Pagina 1 de 13 1. OBJETIVO Definir la metodología para la selección, seguimiento, evaluación y revaluación de los proveedores de bienes y/o servicios que se han identificado como proveedores críticos dentro del sistema de gestión de calidad de la Organización y del Laboratorio de Control de Calidad de Aguas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades de selección, seguimiento, evaluación y reevaluación de los proveedores que suministran bienes y/o servicios tanto a la organización en general como al Laboratorio de Control de Calidad de Aguas, considerados críticos. Estos se encuentran registrados en el FT-DAF-021 Listado de Proveedores Críticos. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR-09 Procedimiento de Compras PR-17 Recepción y verificación de bienes y/o servicios. 4. DEFINICIONES Evaluador: Es la persona que califica el desempeño de los proveedores y/o contratistas críticos. Proveedor: Organización o persona que proporciona un bien y/o servicio. Contratista: Organización o persona con la que se contrata una obra. Proveedor y o Contratista Crítico: Persona natural o jurídica que suministra un bien o presta un servicio que afecta directamente la calidad del producto o la prestación del servicio de la organización y/o del Laboratorio de Control de Calidad de Aguas. Producto Crítico: Bien y/o servicio que afecta directamente la calidad del producto o la prestación del servicio de la organización y/o del Laboratorio de Control de Calidad de Aguas.
Pagina 2 de 13 Selección de Proveedores: La selección de proveedores y contratistas permite realizar un filtro de aquellos que podrán ser tenidos en cuenta para invitarlos a cotizar y continuar de acuerdo al PR-09. Evaluación: Consiste en verificar el desempeño de los proveedores definidos como críticos, durante un periodo determinado y definir así, la continuidad de la relación comercial. Revaluación: Proceso por medio del cual se evalúa un ente u organización para determinar su competencia, una vez haya sido evaluado por primera vez como condicional. Seguimiento: Proceso por medio del cual se obtiene información por cada compra, que es utilizada como soporte para realizar la evaluación del desempeño de los proveedores críticos. Obras: Trabajos de infraestructura de acueducto y alcantarillado, en redes de distribución o domiciliarias (alcantarillado), reparcheos, sumideros, entre otros requeridos para la prestación del servicio. Experiencia: Evalúa la ejecución de trabajos o de obras del tipo a contratar, que se debe evidenciar con certificaciones de las obras ejecutadas, que deberán ser emitidas por los contratantes. Capacidad Técnica, Financiera y de Contratación: Se demuestra mediante el certificado de inscripción, clasificación y calificación de la Cámara de Comercio. 5. DESCRIPCIÓN La selección de los proveedores que suministran bienes y/o servicios tanto a la Organización en general como al Laboratorio de Control de Calidad de Aguas, se realiza para garantizar la calidad, objetividad y confiabilidad de las compras. El seguimiento y evaluación de los proveedores que suministran bienes, y/o servicios tanto a la Organización en general como al Laboratorio de Control de Calidad de Aguas, se realiza con el propósito de verificar el desempeño del proveedor durante un periodo determinado y analizar su comportamiento para definir la continuidad de la relación comercial.
Pagina 3 de 13 El Gerente y el Director Administrativo y de Talento Humano serán los encargados de verificar y aprobar el cumplimiento de la evaluación de proveedores y el Asistente de Compras coordinará todas las actividades relacionados con las mismas, basados en las actividades descritas a continuación. 5.1 Selección de Proveedores No. Descripción Responsable 1 2 Inscripción de los Proveedores de bienes y/o servicios. Para los proveedores que no estén inscritos en la base de datos, se les solicita que diligencien el FT-DAF-018. Para contratistas se solicitará adicionalmente soportes de experiencia, capacidad Técnica, Financiera y de Contratación. En el caso de que los proveedores de servicios de mantenimiento o calibración de equipos del LCCA, no estén acreditados, se deben verificar los aspectos relacionados en el FT-DAF-018. Verificación y aprobación de datos del proveedor. Una vez diligenciado por el proveedor el FT-DAF-018 se envía para que el auxiliar de Planeación, verifique la información suministrada por el proveedor y el Director Administrativo y de Talento Humano de su aprobación final, para ser incluido en el directorio de proponentes de la empresa. Asistente de Compras Director de Proyectos (para Contratistas) Auxiliar de Planeación Director Administrativo y de Talento Humano Documento / Registro FT-DAF-018 Inscripción de proveedores. FT-DAF-018 Inscripción de proveedores. 3 Para contratistas el responsable de verificar la información suministrada es el Director de Proyectos, para posteriormente ser aprobado por el Director Administrativo y de Talento Humano. Registro de información del proveedor. Después de aprobado el FT-DAF-018, se envía a contabilidad donde se revisa que la actividad económica este acorde con los servicios que ofrece, y se procede a la inscripción en la base de datos que alimenta el programa de Apoteosys y el Thor. Director de Proyectos (para Contratistas) Auxiliar contable FT-DAF-018 Inscripción de proveedores.
Pagina 4 de 13 5.2 Seguimiento de Proveedores No. Descripción Responsable 1 2 Verificación de los bienes y/o servicios enviados por el proveedor. Esta verificación se realiza de acuerdo al PR-17 Recepción y Verificación de Bienes y/o Servicios. Recepción y verificación de la obra. En el caso de los servicios de obra el interventor realiza seguimiento que se relaciona por medio de los informes de interventoría, además, al finalizar la obra se realizan las actas de recibo y de liquidación, especificando el valor total a pagar del contrato, la fecha y o adiciones realizadas al mismo. Jefe de Logística, Documento / Registro PR-17 Recepción y Verificación de Bienes y/o Servicios Nota 1: El Asistente de Compras anualmente actualiza el FT-DAF-021 Listado de proveedores críticos. Para el caso de las obras será el Director de Proyectos el encargado de actualizar el listado de proveedores críticos. 5.3 Evaluación de Proveedores No. Descripción Responsable 1 2 Evaluación de los proveedores de bienes y servicios. La evaluación del proveedor se realizará de acuerdo a la valoración de las personas que tengan relación directa con el bien y/o servicio comprado, de acuerdo a los puntajes factor preestablecidos por el Gerente, en este procedimiento. La evaluación de proveedores se realiza cada año en el mes de noviembre, con el fin de seleccionar los proveedores con los que se va a trabajar en el año siguiente, a través del FT- DAF- 001 para los proveedores de bienes y el FT-DAT- 060 para los proveedores de servicios. Evaluación de los proveedores de obra. En el caso de los servicios de obra civil la evaluación se realizará con base en los informes de interventoría y las actas de recibo y de liquidación de los respectivos contratos. La evaluación de los contratistas se realiza cada año, a partir de la Asistente de Compras, Auxiliar de Contabilidad. Solicitante del bien y/o servicio comprado. Director de Proyectos. Interventor de la obra. Documento / Registro FT-DAF-001 revaluación de proveedores de bienes. FT-DAF-060 Revaluación de proveedores de servicios FT-DDP-037 reevaluación de contratistas
Pagina 5 de 13 No. Descripción Responsable fecha de la primera evaluación, a través del FT- DDP-037, es responsabilidad de Director de Proyectos coordinar dicha evaluación. Documento / Registro 5.4 Instructivo para evaluar a los proveedores 5.4.1 La evaluación de proveedores que suministran bienes y/o servicios tanto a la Organización en general como al Laboratorio de Control de Calidad de Aguas, se realizará anualmente para aquellos proveedores considerados como críticos y que se encuentren activos, es decir, que en el periodo a evaluar se les haya efectuado compras o celebrado contratos, los cuales se detallan en FT-DAF-021 Listado de Proveedores Críticos. La base de proveedores completa se encuentra disponible en el área de contabilidad. Los proveedores serán evaluados por el bien y/o servicio suministrado durante el periodo a evaluar. La evaluación de proveedores tendrá en cuenta los siguientes aspectos: Para Bienes: Valoraciones x Áreas Puntaje Factor 1 *Puntaje Factor 2 Responsable Valoración Almacén 30 30 Jefe de Logística Valoración Área Administrativa 15 10 Auxiliar Contabilidad Valoración Área Compras 25 20 Asistente de Compras Valoración Sistema de Gestión N/A 10 Asistente de Compras Valoración Solicitante 30 30 Solicitante Valoración Almacén: evalúa los factores relacionados con el cumplimiento de los tiempos de entrega, las cantidades solicitadas, garantía del bien, presentación del producto y atención de reclamos y/o devoluciones. Se realizará con base en lo registrado en el FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores. Nota 2: Para los proveedores del LCCA y potabilización la valoración del almacén solo hace referencia al cumplimiento en la entrega de cantidades los demás factores serán valorados por la
Pagina 6 de 13 analista de laboratorio y/o jefe de potabilización respectivamente, con base en lo registrado en FT- DAF-020, en el campo valoración solicitante. Valoración área Administrativa: evalúa los factores relacionados con la actualización de documentos soportes requeridos por la organización en el FT- DAF-018 inscripción de Proveedores. Valoración área de Compras: evalúa los factores relacionados con la atención y recepción de solicitudes, presentación de cotizaciones y cumplimiento de los parámetros requeridos para cotizar. Valoración Sistema de Gestión: Este aspecto aplica únicamente para todos los proveedores del LCCA. Nota 3: En el caso de los proveedores del LCCA y los proveedores donde aplique la valoración del sistema de gestión se usará el puntaje factor 2. Valoración Solicitante: evalúa los factores que tienen relación con el cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad del bien, además del valor agregado ofrecido por el proveedor como asistencia técnica, mantenimiento y capacitación. Para Servicios: Valoraciones x Áreas Puntaje Factor 1 Puntaje Factor 2 Responsable Cumplimiento 30 25 Solicitante Garantía 30 25 Solicitante Calidad 30 30 Solicitante Sistema de Gestión N/A 10 Asistente de Compras Valoración Área Administrativa 10 10 Auxiliar Contabilidad Valoración Cumplimiento: evalúa los factores relacionados con el cumplimiento de los tiempos de entrega y con el objeto para el cual fue contratado, Valoración Garantía: el respaldo que ofrece el proveedor por el servicio prestado.
Pagina 7 de 13 Valoración Calidad: evalúa los requerimientos solicitados por la organización. Valoración Sistema de Gestión: Este aspecto aplica únicamente para todos los proveedores del LCCA y los proveedores que prestan el servicio de calibración de equipos. Nota 4: En el caso de los proveedores del LCCA y los proveedores donde aplique la valoración del sistema de gestión se usará el puntaje factor 2. Valoración área Administrativa: evalúa los factores relacionados con la actualización de documentos soportes requeridos por la organización en el FT- DAF-018 inscripción de Proveedores. Para Contratistas: La evaluación de los contratistas de obra se realizará una vez al año para aquellos proveedores considerados como críticos, los cuales se detallan en FT-DAF-021 Listado de Proveedores Críticos y que se encuentren activos, es decir, que en el periodo a evaluar se haya celebrado contratos. La evaluación de los contratistas tendrá en cuenta los siguientes aspectos: La Calidad y Manejo del Personal: evalúa los factores que tienen relación con el personal administrativo y técnico contratado para realizar la obra, en cuanto a su desempeño, presencia en la obra, pagos laborales y seguridad social, como su relación con la comunidad y el medioambiente. El Desempeño Administrativo: tiene en cuenta aspectos como acatamiento de órdenes y sugerencias, cumplimiento del cronograma de obra e inversión y cumplimiento de cláusulas contractuales. El Desempeño Técnico: evalúa factores relacionados con presencia en obra e interés por el contrato, suministro oportuno de materiales, herramientas y equipos, organización y limpieza de la obra, cumplimiento y conocimientos de especificaciones técnicas y documentos suministrados. La Seguridad Social y Salud Ocupacional: tiene en cuenta factores como afiliación a seguridad social, señalización de la obra, dotación de personal y reporte oportuno de accidentes de trabajo.
Pagina 8 de 13 5.4.2 Metodología Para la evaluación de proveedores que suministran bienes tanto a la Organización en general como al Laboratorio de Control de Calidad de Aguas, el Asistente de Compras previa actualización de los listados de proveedores críticos, envía a los responsable la ficha de evaluación donde se especifican los criterios para la valoración de cada aspecto. Una vez diligenciada la ficha se envía nuevamente a la Asistente de Compras quien consolida la información en el FT-DAF 001, para ser presentada al Director Administrativo y de Talento Humano, y al Gerente para su aprobación. En el caso de los proveedores críticos de comercialización el líder del proceso como interventor de los contratos participa en la evaluación de los proveedores de su proceso. Para la evaluación de los proveedores de servicios el solicitante realiza la evaluación directamente en el FT-DAF-060 y lo envía al Asistente de Compras para que continúe con el procedimiento. Los factores se califican de 1 a 4 donde: 4 Excelente 3 Bueno 2 Regular 1 Deficiente Una vez obtenida la puntuación, el proveedor se clasifica de la siguiente manera: Puntos Entre 91-100 Entre 71-90 Entre 50-70 Menos de 49 Clasificación MUY CONFIABLE CONFIABLE CONDICIONAL NO CONFIABLE La organización determina que un proveedor debe continuar en la base de datos cuando en la evaluación el proveedor obtuvo una calificación que lo clasifica como confiable o muy confiable, en el caso de clasificar como condicional se le informaran las razones de dicho resultado y se le invitará a mejorar en ese
Pagina 9 de 13 aspecto, además será reevaluado de acuerdo a lo establecido en el punto 5.6. En caso que el resultado de la evaluación haya sido igual o menor a 49 puntos se notificará al proveedor de su eliminación de la base de datos. El Asistente de Compras debe informarles por escrito a todos los proveedores evaluados el resultado obtenido, en un plazo máximo de 30 días. El proveedor que sea considerado como Muy Confiable, o el que en dos evaluaciones consecutivas sea evaluado como Confiable, tendrá un trato especial dentro del procedimiento de compras, en lo relacionado con la selección; en estos casos cada año se realizará una indagación en el mercado en cuanto a precios o se tendrá en cuenta el incremento del IPC para verificar si continúan siendo competitivos y de ser así, estarán exentos para el cumplimiento de la consecución de varias cotizaciones y por lo tanto no se utilizará el FT-DAF-003 Análisis de cotizaciones y se les dará igual tratamiento que a los proveedores del proceso de mantenimiento. En el caso de los contratistas, para realizar las evaluaciones se tendrán en cuenta los siguientes pasos: A cada aspecto se le asigna un puntaje. El Director de Proyectos asigna los puntajes dando el mayor puntaje al aspecto que consideren más importante para el contrato a evaluar. Una vez asignado el puntaje, se califican los factores de 1 a 4 donde: 4 Excelente 3 Bueno 2 Regular 1 Deficiente En los factores que no se evalúan se marca con una X la casilla NA (no aplica). Finalmente se suman los resultados de los aspectos y obtenemos la puntuación del proveedor. Una vez obtenida la puntuación, el contratista se clasifica de la siguiente manera: 100 70 Muy Confiable Menos 70 No confiable
Pagina 10 de 13 La organización determina que un contratista debe continuar en la base de datos cuando en la evaluación obtuvo una calificación superior a 70 puntos, en caso que el resultado de la evaluación haya sido inferior a este puntaje se notificará al proveedor de su eliminación de la base de datos. El Director de Proyectos será el encargado de coordinar la evaluación e informar los resultados a los contratistas, en un plazo máximo de 30 días. 5.5 Ponderación de las Evaluaciones Una vez hecha la calificación se realiza la ponderación real multiplicando la calificación asignada por el puntaje dado a cada factor; y la ponderación máxima multiplicando la calificación máxima por factor que sería 4 por el puntaje dado a cada factor. Una vez calculadas las ponderaciones real y máxima aplicamos la siguiente ecuación: P= PRF x PsF PMF Dónde: P = PRF = PMF = PsF = Puntuación Ponderación real del factor Ponderación Máxima del factor Puntaje del factor 5.6 Revaluación de Proveedores No. Descripción Responsable Documento / Registro Revaluación de proveedores. La revaluación se realiza a los seis meses siempre y cuando se les haya hecho compras en ese periodo, si no se les Directora Administrativa y de FT-DAF-001 revaluación de proveedores de 1 ha hecho compras la reevaluación se realizará, Talento Humano bienes y FTuna vez se cuente con información para hacerla. DAF-060 Para el caso de las obras no aplica la revaluación. Asistente de Compras Revaluación de proveedores de servicios 2 Eliminación. Si al efectuar la revaluación el Jefe de Logística FT-DAF-001
Pagina 11 de 13 No. Descripción Responsable proveedor continúa con una calificación inferior a la establecida, el grupo evaluador define su eliminación de la base de datos y se notificará al proveedor. Documento / Registro revaluación de proveedores de bienes y FT- DAF-060 Revaluación de proveedores de servicios Si un proveedor ha sido revaluado y su calificación le ha permitido continuar en nuestra base de datos, y en la siguiente evaluación vuelve a obtener una calificación condicional, el grupo evaluador define su eliminación y notifica al proveedor de dicha decisión.
Pagina 12 de 13 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las modificaciones 11 2015-10-14 Todo el documento 4 9-10 Se ajustó el nombre del cargo Auxiliar de Compras por Asistente de Compras y el Asistente de Logística por Jefe de Logística. En el punto 5.2, numeral 1 se actualiza la metodología de verificación de los bienes y/o servicios enviados por el proveedor, sus responsables y documento de registro. En el punto 5.4.2, se ajusta la metodología de evaluación de proveedores. 10 2013-08-01 09 2013-04-03 Todo el documento 08 2013-01-15 3-5 y 7-10 07 2012-06-28 3 4 2 5, 6 y 9 06 2011-01-20 ----- Todo el documento. Se ajustó que el auxiliar de compras coordina las actividades para la evaluación de proveedores y actualiza anualmente el listado de proveedores críticos. Se definió que la evaluación de proveedores se realizará cada año y no semestralmente. Se ajustó la metodología para la evaluación de desempeño, independizando la de bienes de la de servicios. En la actividad 2 del punto 5.1, se asignó a la Directora Administrativa y de Talento Humano como responsable de la aprobación de la inscripción de los proveedores. Se incluyó en la actividad 1 del punto 5.2 como responsable de la verificación de los materiales solicitados para stock al asistente de logística y la nota sobre la verificación de los bienes que llegan a la planta de potabilización. Se ajustó el nombre del Asistente de Logística y del Director Administrativo y de Talento Humano, de acuerdo con la nueva estructura organizacional. Se designó al Director Administrativo y de Talento Humano como responsable de verificar y aprobar el cumplimiento de la evaluación y al Asistente de Logística como responsable de coordinar la misma. Se define al Auxiliar de Planeación como responsable de verificar la información suministrada por el proveedor en el FT- DAF-018 y el Director de Planeación de la aprobación final del proveedor. El Asistente de Logística quedó como responsable de calificar el aspecto comercial y estratégico del FT-DAF-020 al asistente de logística. Se ajustó la definición de reevaluación. Se ajustó la nota No 1 del punto 5.2. Se ajustaron los puntos 5.4.1, 5.4.3 y 5.5
Pagina 13 de 13 Rev. Fecha Página Descripción de las modificaciones 05 2010-01-08 1 2 04 2009-05-15 ----- 3 6 Se excluyó de los documentos de referencia el PR-19. Se incluye al Director Técnico de Desarrollo y Proyectos como responsable de la selección de proveedor para los contratos de obra. Se eliminan como documentos soporte el FT-DAF-004 y 005. Se define como responsable de la evaluación de proveedores por compras superiores a los 10 SMLMV, a las mismas personas que evalúan las compras menores. Se cambia el consecutivo de la numeración a partir de la 5.2, el cual se encontraba repetido. Se define como único responsable de reevaluar a los proveedores, al Director Administrativo y Financiero. Todo el documento, se ajusto para incluir la etapa de selección de proveedores. 03 2008-10-14 ----- Todo el Documento y el nombre del procedimiento. 02 2007-11-15 3 4 5 y 8 9 11 Se incluye el Anexo No 02, donde se detalla el listado de productos de alto impacto. Punto 5.2. Frecuencia. Se cambio el periodo para realizar la reevaluación y punto 5.3. Responsable. Se definió que la persona encargada de recibir el producto o servicio es quien realiza la reevaluación. En el ítem periodo se cambia las fechas de evaluación para el primer alcance. Se cambia el número de días de retraso de 15 a 8 días. Punto 5.5. Se cambia el responsable para realizar la evaluación de proveedores de bienes. 01 2007-08-21 --- No aplica creación del documento. Elaborado: Liliana García L. Elsa Verificado: Elena Marín Beatriz Aprobado: Arlex Pérez Tabares Cargo: Asistente de Cargo: Jefe de Logística Cargo: Director Compras. (E). Administrativo y de Talento Humano. Firma: Firma: Firma: Fecha de aprobación: 2015-10-14 Rige a partir de: 2015-10-15