ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 MATERIALES 5 REFERENCIAS 5 PROCEDIMIENTO 7 FLUJOGRAMA 11 ANEXOS 16 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Marzo 2012 Marzo 2012 U:/008 Serv.Grales.
Clave del Documento PR-DESG-008-E OBJETIVO Llevar a cabo el envío y recepción de información y/o paquetería en Oficinas Centrales y Unidades Operativas de manera interna y externa a través de la mesa de servicios con objeto de que se realice en tiempo y forma. ALCANCE Al Departamento de Servicios Generales, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína de zona metropolitana, foránea y Departamentos. NOTACIONES Y DEFINICIONES Mesa de Servicios: Es el área, instancia o medio electrónico que capta las solicitudes o gestiona en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios. Se refiere al Buzón del Departamento de Servicios Generales ubicado en la Intranet (Buzón DGAA) en el cual se solicitan servicios diversos tales como: mantenimiento de mobiliario y equipo eléctrico, mantenimiento a vehículos institucionales, mensajería, valija y telefonía entre otros. El Buzón es administrado por la Subjefatura de Valija, Telefonía, Limpieza, Traslado de Bienes y Personal, Vigilancia y Servicios. Valija: Es el envío y recepción de información que se realiza entre Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea. Valija Especial: Se refiere al envío urgente de paquetes y/o cajas que soliciten las áreas de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea. Área Solicitante: Se refiere a las Áreas de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana que solicitan servicio a través del Buzón de Servicios Generales (Mesa de Servicios). 1 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Técnico B: Control Administrativo del Servicio Telefónico y Valija. Auxiliar de Servicios Generales: Encargado del Servicio de Valija. 2 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E POLÍTICAS DE OPERACIÓN Área Solicitante Solicitará a través de la Mesa de Servicios los envíos urgentes de información o paquetería Valija Especial Día Siguiente según sus necesidades, en un horario de 9:00 a 13:30. Entregará al Departamento de Servicios Generales 7º. Piso en las oficinas de Aguascalientes en un horario de 9:00 a 13:00 los sobres o paquetes para su envío, los paquetes deberán venir armados y debidamente encintados. No se permite el envío de valores u objetos frágiles. Entregará al Departamento de Servicios Generales la relación por centro de costo y número de sobres o paquetes a enviar. El Ticket de servicio incluirá los siguientes datos: Datos del remitente y Datos completos del destinatario Solicitará a través de la Mesa de Servicios, el envío de información o paquetería (Valija Normal) según sus necesidades, en un horario de 9:00 a 13:00. Entregará en un horario de 9:00 a 13:00 hrs la información en un sobre cerrado y rotulado (remitente y destinatario), así como los paquetes para su envío en la recepción del edificio de Aguascalientes y en el sótano del edificio de Tlaxcala según sea el caso. En su caso, anexará la relación de paquetes a ser enviados con copia para el acuse de recibido. Nota: Será responsabilidad del Área Solicitante la forma de entrega de los paquetes, asimismo, deberá tomar en cuenta que no se permite el envío de valores u objetos frágiles. 3 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Departamento de Servicios Generales Revisará diariamente la Mesa de Servicios, analizará las solicitudes capturadas para verificar que el servicio solicitado corresponda a los proporcionados por el área. Turnará las solicitudes a la Subjefatura correspondiente. Nota: En caso de no poder dar atención a la solicitud la capturará como rechazada justificando el motivo. Valija normal Oficinas Centrales (Aguascalientes y Tlaxcala) Recibirá diariamente la información y/o paquetes para su entrega en las oficinas de Xola y Zempoala en la recepción del edificio de Aguascalientes en un horario de 9:00 a 10:30 hrs. Valija Especial, Día Siguiente Realizará diariamente la recepción de información y/o paquetería de Oficinas Centrales (Aguascalientes y Tlaxcala) en un horario de 9:00 a 10:30 hrs. Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal. Servicio de Mensajería Valija Especial Foránea y Metropolitana Realizará la recepción de información y/o paquetería de zona metropolitana y foránea los días lunes en un horario de 9:00 a 13:00 hrs en el área de valija (sótano del edificio de Tlaxcala). Capturará en el Sistema Mexpost el número de guía para el envío de información y/o paquetes. 4 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal. Secretaria del Departamento de Servicios Generales Elaborará, recibirá y enviará los oficios y documentos que se generen en el Departamento, sellando los acuses correspondientes; y turnando al Jefe de Departamento los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades así lo requieran. MATERIALES Buzón de Servicios Generales Tickets de Servicio Sistema Mexpost Sistema Control Red Pack Hardware, software, consumibles e Internet REFERENCIAS Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Manual de Organización General de Centros de Integración Juvenil, A.C. 5 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E ANEXOS Registro de Valija Control de Correspondencia y/o Paquetería por Valija 6 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS Área Solicitante 1. Prepara la valija y envía al Departamento de Servicios Generales (en las áreas destinadas para ello) en la fecha y horario establecido, pudiéndose presentar tres casos: 1.1 Que se trate de valija para las Oficinas de Xola y Zempoala, en este caso, entrega la información en sobres debidamente cerrados y rotulados. Auxiliar de Servicios Generales 1.1.1 Concentra la información, separa y registra de acuerdo al área. 1.1.2 Realiza la entrega de información en las áreas correspondientes (Oficinas de Xola y Zempoala), y si es el caso recibe valija para zona metropolitana y foránea. 1.1.3 Entrega, si es el caso, a quien corresponda la valija foránea recibida en las Oficinas de Xola y Zempoala. 1.1.4 Lleva a cabo el registro de la información recibida en las oficinas de Xola y Zempoala. 1.1.5 Realiza la entrega de información en las áreas correspondientes (Oficinas de Aguascalientes y Tlaxcala). Termina procedimiento. 7 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales 1.2 Que se trate de valija para Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, en este caso y previa solicitud capturada en la Mesa de Servicios, entrega la información y /o paquetes debidamente cerrados, rotulados, armados y encintados según sea el caso; anexando relación por centro de costo con los datos correspondientes. 1.2.1 Concentra la información y/o paquetes a enviar en el área de valija, la separa de acuerdo al destino, y registra en la relación correspondiente. 1.2.2 Arma, fleja y pesa los paquetes. Técnico B Auxiliar de Servicios Generales 1.2.3 Elabora relación por centro de costo y las guías por unidad operativa dándolas de alta en el Sistema Mexpost, verificando direcciones, fecha y peso de cada paquete e imprime en original y 4 copias. Turna al Auxiliar de Servicios Generales. 1.2.4 Recibe las guías, coloca original y 3 copias en cada paquete de acuerdo al destino; conserva la 4ª. copia y notifica a la Recepcionista para que reporte vía telefónica el número de envíos resultantes al centro de atención en servicio postal. Relación por centro de costo y Guías Relación por centro de costo y Guías 8 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS Auxiliar de Servicios Generales 1.2.5 Entrega los envíos reportados al Proveedor mediante la relación de envío por centro de costo verificando que estén completos. Relación por centro de costo Área Solicitante Técnico B Auxiliar de Servicios Generales 1.2.6 Solicita al proveedor firma de conformidad en la relación de envío por centro de costo. 1.2.7 Entrega al Técnico B relación por centro de costo firmada de conformidad por el proveedor adjuntando la 4ª. copia de las guías que fueron enviadas para su archivo. Termina procedimiento. 1.3 Que se trate de valija especial (Mensajería) para Unidades Operativas de zona foránea, en este caso, y previa solicitud capturada en la Mesa de Servicios, entrega la información y/o paquetes para su envío debidamente cerrados y rotulados al Depto. de Servicios Generales. 1.3.1 Elabora las guías de envío en el Sistema Control Red Pack verificando direcciones, fecha y peso de cada paquete e imprime en original y 3 copias. Turna al Auxiliar de Servicios Generales. 1.3.2 Recibe las guías, coloca original y 2 copias en cada paquete de acuerdo al destino; conserva la 3ª. copia y notifica a la Recepcionista para que reporte vía telefónica el número de paquetes resultantes en el sistema de recolección del proveedor de mensajería exprés. Copia de la Guía Guías Guías 9 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E RESPONSABLE DESCRIPCION MATERIALES Y/O ANEXOS Auxiliar de Servicios Generales 1.3.3 Entrega los envíos al proveedor y le solicita su firma en la copia de la guía. Turna al Técnico B copia firmada de la guía. Termina procedimiento. Copia de la Guía Nota: En caso de extravío de algún paquete el Departamento de Servicios Generales deberá rastrear el número de guía vía Internet, e informará al área correspondiente el estatus del envío y lo que procede para su recuperación. 10 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales Técnico B Inicia 1 1 1.1.1 Prepara la valija y envía al Departamento de Servicios Generales (en las áreas destinadas para ello) en la fecha y horario establecido, pudiéndose presentar tres casos: Concentra la información, separa y registra de acuerdo al área. U.O. de zona metropolitana y foránea Tipo de valija? Especial, para U.O de zona foránea 1.1.2 Oficinas de Xola y Zempoala 1.1 Realiza la entrega de información en las áreas correspondientes (Oficinas de Xola y Zempoala), y si es el caso recibe valija para zona metropolitana y foránea. En este caso, entrega la información en sobres debidamente cerrados y rotulados. 1.1.3 Entrega, si es el caso, a quien corresponda la valija foránea recibida en las Oficinas de Xola y Zempoala. 1 2 3 A 11 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales Técnico B A 1.1.4 Lleva a cabo el registro de la información recibida en las oficinas de Xola y Zempoala. 1.1.5 Realiza la entrega de información en las áreas correspondientes (Oficinas de Aguascalientes y Tlaxcala). 2 Termina 1.2 1.2.1 Que se trate de valija para Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, en este caso y previa solicitud capturada en la Mesa de Servicios, entrega la información y /o paquetes debidamente cerrados, rotulados, armados y encintados según sea el caso; anexando relación por centro de costo con los datos correspondientes. Concentra la información y/o paquetes a enviar en el área de valija, la separa de acuerdo al destino, y registra en la relación correspondiente. B 12 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales Técnico B B 1.2.2 1.2.3 Arma, fleja y pesa los paquetes. Elabora relación por centro de costo y las guías por unidad operativa dándolas de alta en el Sistema Mexpost, verificando direcciones, fecha y peso de cada paquete e imprime en original y 4 copias. Turna al Auxiliar de Servicios Generales. Relación Guías 1.2.4 4/c Recibe las guías, coloca original y 3 copias en cada paquete de acuerdo al destino; conserva la 4ª. copia y notifica a la Recepcionista para que reporte vía telefónica el número de envíos resultantes al centro de atención en servicio postal. Relación Guías 4/c 1.2.5 Entrega los envíos reportados al Proveedor mediante la relación de envío por centro de costo verificando que estén completos. Relación C Guía /c 13 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales Técnico B C 1.2.6 Solicita al proveedor firma de conformidad en la relación de envío por centro de costo. Relación Guía /c 1.2.7 Entrega al Técnico B relación por centro de costo firmada de conformidad por el proveedor adjuntando la 4ª. copia de las guías que fueron enviadas para su archivo. Relación Guía /c Termina D 14 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E Área Solicitante Auxiliar de Servicios Generales Técnico B 3 D 1.3 1.3.1 Que se trate de valija especial (Mensajería) para Unidades Operativas de zona foránea, en este caso, y previa solicitud capturada en la Mesa de Servicios, entrega la información y/o paquetes para su envío debidamente cerrados y rotulados al Depto. de Servicios Generales. Elabora las guías de envío en el Sistema Control Red Pack verificando direcciones, fecha y peso de cada paquete e imprime en original y 3 copias. Turna al Auxiliar de Servicios Generales. Guía 3 /c 1.3.2 Recibe las guías, coloca original y 2 copias en cada paquete de acuerdo al destino; conserva la 3ª. copia y notifica a la Recepcionista para que reporte vía telefónica el número de paquetes resultantes en el sistema de recolección del proveedor de mensajería exprés. Guía 3 /c 1.3.3 Entrega los envíos al proveedor y le solicita su firma en la copia de la guía. Turna al Técnico B copia firmada de la guía. Termina Guía /c Nota: En caso de extravío de algún paquete el Departamento de Servicios Generales deberá rastrear el número de guía vía Internet, e informará al área correspondiente el estatus del envío y lo que procede para su recuperación. 15 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: REGISTRO DE VALIJA II. Clave: S/C III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: Llevar el control de los documentos que los CIJ de zona foránea envían a las áreas de Oficinas Centrales y CIJ s de zona metropolitana. Auxiliar de Servicios Generales Responsable de la Valija. V. Periodicidad de su Elaboración: Diario VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones: Original Archivo del Departamento de Servicios Generales. Letra de molde, legible, números arábigos y bolígrafo de tinta negra. Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda en el área de valija en el edificio de Tlaxcala. 16 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 FECHA: Día, mes y año en que el Servicio Postal Mexicano realiza la entrega los paquetes. 2 REMITENTE: El nombre del CIJ de zona foránea que envía documentos a las Oficinas Centrales. 3 No. DE GUÍA: El número de 8 dígitos asignado por el servicio postal al paquete. 4 N: El último dígito del número de guía. 5 D.G.A.A. SUB.D.O. PLA: PRE: TRAT: CAP: C.IN: Marcar con una X el área a la que van dirigidos los documentos y/o paquetes. D.G. D.G.A.OP DIR.D.O. DIR.INV. COOR. SUB.PRO. BIB. OTROS: 17 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E EJEMPLAR DEL FORMATO FECHA 1 SERVICIOS GENERALES REGISTRO DE VALIJA Remitente No. Guia N D.G.A.A.SUB D.O. PLA PRE TRAT CAP C.IN D.G. DGA OP DIR D.O DIR INV. COOR. UB. PROM BIB. OTROS 2 3 4 5 18 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y/O PAQUETERÍA POR VALIJA II. Clave: S/C III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: Llevar el control de los documentos y/o paquetes que las áreas de Oficinas Centrales y CIJ s de zona metropolitana envían a los CIJ de zona foránea. Fotocopiador V. Periodicidad de su Elaboración: Semanal VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones: Original y copia. Original: Departamento de Servicios Generales Copia: CIJ al que se envía la información y/o paquetes. Letra de molde, legible, con números arábigos y bolígrafo de tinta negra. Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda en el área de valija en el edificio de Tlaxcala. 19 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 DESTINO/ORIGEN: Nombre del CIJ al que se envía la información o del Área que envía la información y/o paquete. 2 MINISTRO: OFICIO: CARTA: Marcar con una X el tipo de sobre en el que el área entrega la información. M. CARTA: 3 PAQUETE. Si es bolsa o caja en la que el área entrega la información. 4 PAPELERIA: El número de paquetes que entrega el Almacén para los CIJ de zona metropolitana. REMESA: Actualmente ya no se utiliza, ya que se realiza mediante el Buzón. 5 CIRCULARES: El número de circulares enviadas por las diversas áreas. 6 OBSERVACIONES: Las especificaciones que se requieran para la identificación del envío. 7 FECHA: El día, mes y año en que la empresa del Servicio Postal Mexicano se lleva los paquetes para su entrega a los CIJ de zona foránea. 20 de 21
Clave del Documento PR-DESG-008-E EJEMPLAR DEL FORMATO 1 2 3 4 5 6 7 21 de 21