MANUAL DEL SUBPROCESO DE MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL CA CGAF 01 P06 01 Versión 1.0 03/08/2015
Página: Página 2 de 11 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 3 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 4 3. ROLES... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE... 6 6.1. PROPÓSITO... 6 6.2. ALCANCE... 7 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 7 7. INDICADORES... 10 8. ANEXOS... 10 2
Página: Página 3 de 11 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CA CGAF 01 P06 01 PROPÓSITO Cumplir con la normativa legal vigente, para la adecuada y segura movilización de los servidores de la Institución. DISPARADOR Necesidad de cumplimiento de la Normativa legal vigente para la movilización de vehículos Necesidad de revisión y matriculación de la flota de vehículos institucional. Descripción ENTRADAS Valores generados por revisión y matriculación de la flota de vehículos. ACTIVIDADES PRINCIPALES Requerimiento de pago Realizar la revisión y matriculación Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESO RELACIONADO Gestión Financiera Emisión de Certificación Presupuestaria Gestión de Mantenimiento de Vehículos Matrícula del vehículo Revisión e Identificación Vehicular Adjetivo Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado 3
Página: Página 4 de 11 Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO 1. La matriculación de la flota de vehículos institucionales, la programa el s en función del último dígito de la placa de cada vehículo sin embargo el pago se genera en febrero apenas se abra el sistema de la Agencia Nacional de Tránsito. 2. La documentación habilitante para realizar la matriculación del vehículo, que debe llevar el Conductor es la siguiente: Comprobante de Pago de la Matrícula Autorización para la matriculación emitida por el Matrícula original del vehículo RUC de la Institución Copia de cédula y nombramiento del Representante Legal de la Institución Autorización del Para matricular el vehículo 3. ROLES Conductor. Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución. Analista de Presupuestos. Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes. Director Administrativo. Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. 4
Página: Página 5 de 11 Director Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.. Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización terrestre de las diferentes unidades administrativas. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS AMT. Agencia Metropolitana de Tránsito, institución responsable de la gestión y el control del transporte terrestre, tránsito y seguridad vial del Distrito Metropolitano de Quito, y de la mejora de la eficiencia y seguridad de la red vial. ANT. Agencia Nacional de Tránsito, institución encargada de la planificación, regulación y control de la gestión del Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial en el territorio nacional, a fin de garantizar la libre y segura movilidad terrestre. Certificación presupuestaria. Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CUR de Pago. Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. Comprobante de Exoneración. Es un documento que emite la Agencia Nacional de Tránsito que se entrega a los propietarios de vehículos nuevos, con el cual no es necesario que le realicen la revisión técnica al vehículo para la matriculación del mismo. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 5
Página: Página 6 de 11 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso de revisión y matriculación, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para la realización de la revisión vehicular y matrícula de la flota de vehículos de la institución a nivel nacional, gestionados por la Unidad de Bienes y Servicios Generales Sección de. 6
Página: Página 7 de 11 6.2. ALCANCE El alcance del subproceso de matriculación de la flota institucional a abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la obtención de los valores para el pago hasta la realización de la revisión y matriculación de los vehículos. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN 1. Revisar los valores por revisión y matriculación de la flota de vehículos 2. Elaborar una tabla con el detalle de los pagos por revisión y matriculación 3. Solicitar la Certificación Presupuestaria por revisión y por matriculación El revisa e imprime la información de la página de la Agencia Nacional de Tránsito (ANT) y de la Agencia Metropolitana de Tránsito (AMT) para conocer los valores que correspondan a la matriculación y revisión vehicular de toda la flota a nivel nacional. Con la información levantada en las páginas de la ANT y AMT, el elabora una tabla con la placa y valores a pagar por cada vehículo tanto para la revisión como para la matriculación. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos tanto para la revisión como la matriculación le envía con memorando al Director Administrativo para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando la impresión de las páginas consultadas. El Director Administrativo mediante memorando solicita al Director Financiero la certificación presupuestaria por lo valores de revisión y de matriculación, adjuntando el detalle de los pagos, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Impresión de la página de la ANT y AMT Tabla de pagos por revisión Tabla de pagos por matriculación Solicitud de certificación presupuestaria 7
Página: Página 8 de 11 4. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Analista de Presupuestos El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Director Administrativo. Certificación Presupuestaria 5. Obtener Certificaciones Presupuestarias Director Administrativo El Director Administrativo recibe las Certificaciones Presupuestarias para Revisión Vehicular y para Matriculación, mismas que envía al para que se realice el trámite correspondiente. 6. Realizar la solicitud de pago Cuando recibe la Certificación Presupuestaria, el realiza mediante memorando al Director Administrativo la Solicitud de Pago. Solicitud de pago 7. Solicitar el pago a Tesorería Director Administrativo A su vez el Director Administrativo envía la solicitud de pago al Director Financiero, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión de Financiera. Mail 8. Subproceso de Gestión Financiera 9. Recibir documentos y programar las revisiones y matriculaciones Director Financiero El Subproceso de Gestión Financiera finaliza con la generación del CUR de Pago de Revisión y los Comprobantes de Pago de la Matrícula para cada vehículo El s al recibir los documentos va validando el número de Comprobantes por cada vehículo del listado enviado. Una vez que tiene los comprobantes de pago de la revisión y matriculación, programa las salidas a la AMT para proceder con la revisión vehicular de toda la flota institucional, así como a la ANT para realizar la matriculación en función del último dígito de la placa de los vehículos CUR de Pago de Revisión Comprobante de Pago de Matrícula 10. Dar de baja del sistema de la AMT los valores de Revisión y solicitar comprobante de exoneración de vehículos nuevos Con el CUR de Pagos de Revisión, el Jefe de se acerca a la AMT para dar de baja del sistema los valores de revisión vehicular de la flota institucional y solicitar el comprobante de exoneración para los vehículos nuevos. Comprobante de Exoneración 8
Página: Página 9 de 11 11. Entregar autorización y documentos y solicitar realizar la matriculación El, de acuerdo a lo programado emite la autorización a cada conductor para que realice la revisión y matriculación de los vehículos, para lo cual genera el turno para matriculación del vehículo y le solicita al Conductor que la realice. Si se trata de un vehículo nuevo, es decir tiene el Comprobante de Exoneración, el conductor lo lleva directamente a matricular. Pero si no tiene la exoneración, debe llevar el vehículo primero para que le realicen la revisión. Autorización para matriculación 12. Llevar el vehículo para realizar la revisión vehicular Conductor El Conductor lleva los vehículos que no son nuevos para que le realicen la revisión vehicular. Si el vehículo pasa la revisión, se continúa inmediatamente con la matriculación. Pero si no pasa la revisión, se deben realizar primero los arreglos requeridos. 13. Solicitar arreglos en el vehículo Si el vehículo no pasa la revisión vehicular, el, solicita al proveedor de mantenimiento que realice los arreglos en el vehículo, con lo cual da inicio al subproceso de Gestión de Mantenimiento de Vehículos. 14. Subproceso de Gestión de Mantenimiento de Vehículos El Subproceso de Gestión de Mantenimiento de Vehículos culmina cuando se han realizado los trabajos de mantenimiento, se recibe el vehículo a conformidad y se realiza la gestión para pago por el mantenimiento realizado. Una vez que se han realizado los arreglos en el vehículo el conductor vuelve a llevar el vehículo para que realicen la revisión, es decir que regresa a la actividad 12. 9
Página: Página 10 de 11 15. Realizar la matriculación del vehículo Conductor El conductor responsable del vehículo lo lleva en la fecha que corresponda para la revisión y además cuando se hayan realizado los arreglos detectados en una revisión anterior de ser el caso. Para lo cual se acerca con el Comprobante de la Matrícula, con la autorización, así como la Matrícula original, RUC, copia de cedula y nombramiento del representante legal. Para los vehículos que nuevos no es necesario llevar el vehículo, sino que además de los demás documentos mencionados debe presentar el Comprobante de Exoneración. En la ANT le entregan al conductor el certificado de Revisión e Identificación Vehicular y además cuando corresponda le entregan la Matrícula, cuyo original lo deja en el vehículo, documentos que los entregan al. Matrícula Revisión e Identificación Vehicular 16. Recibir la matrícula, entregar una copia y archivar original El recibe la copia de la Matrícula y el original del certificado de Revisión e Identificación Vehicular, y le entrega al conductor una copia de este último documento. 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Administrativo Mensual 8. ANEXOS Solicitud de certificación presupuestaria Autorización para matriculación 10
Página: Página 11 de 11 Tabla de pagos por revisión vehicular Tabla de pagos por matriculación FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 03/08/2015 11