Procedimiento para la evaluación y revaluación de proveedores Silletas y Espaciadores de México S.A de C.V
Procedimiento para evaluación de proveedores Objetivo. Establecer los criterios de evaluación y selección de proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Responsable. El Jefe del Departamento de Compras. INICIO Responsables Necesidad de proveedor Llenar formas Identificar Proveedores Evaluar Proveedores No OK? Si Elegir Proveedor y Comprar Información Proveedores Formulario de Evaluación Asistente de Compras Compras Compras Realizar Seguimiento Formulario Evaluación Gerente Administrativo Si OK? No Proponer Acciones Formulario Evaluación Gerente Administrativo Procedimiento.
Necesidades del proveedor Buscar un nuevo proveedor en el caso de que la organización no se encuentre satisfecha con los proveedores habituales o no cuente con ellos. En el caso de que se requiera ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial o en el caso de la fabricación de un nuevo producto. Identificar proveedores El Asistente de compras identifica a los proveedores a través de la búsqueda de información, y elabora una lista consultando las fuentes más habituales: prensa, radio y televisión, ferias y exposiciones comerciales, Páginas Amarillas, Internet, Asociaciones empresariales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos públicos y privados, Otras empresas de nuestro sector A través de la lista de proveedores confeccionada, el Asistente de Compras inicia el contacto directo solicitando la información que se desea obtener. Los proveedores identificados deben responder claramente a los aspectos de calidad, seguridad medio ambiente, condiciones económicas y otras condiciones. Se puede solicitar el envío de catálogos, muestras, llamada telefónica, visita de representantes comerciales o realizar visitas a la empresa proveedora. Elegir proveedor y comprar Una vez identificado y evaluado el proveedor siguiendo los requisitos especificados por la organización (Manual de procedimientos de Compras), se selecciona y se formaliza un pedido. Cuando se formaliza un pedido se registra el código de producto comprado y la fecha del pedido en la Base de Datos de Proveedores.
Evaluar proveedores La evaluación y selección de proveedores tiene como finalidad determinar su capacidad para entregar material acorde con los requisitos de compra establecidos por Simex. Se califica el comportamiento de los proveedores en un periodo de tiempo para determinar la continuidad a la relación comercial, bajo los siguientes criterios: El encargado de compras junto con el responsable del departamento solicitante evalúa y selecciona los proveedores identificados en función de su capacidad para suministrar productos/servicios. También definen si el producto suministrado debe ser considerado crítico o no. Los proveedores aceptados se identifican con un código interno correlativo y se registran en la Base de Datos de Proveedores.
Calidad del material: La calidad se define como el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Certificado de calidad del proveedor: Se evalúa si el proveedor cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad certificado y/o algún producto y/o servicio tiene certificado de calidad. Muy importante evaluar aquí, su compromiso con el medio ambiente a través de certificado. Cumplimiento en el plazo de entrega: Oportunidad en la entrega. Cumplimiento en la cantidad solicitada. Garantía: Se evalúa si el proveedor ofrece cambio o mantenimiento del material una vez ingresado al Almacén y el Servicio Soporte: asesoría técnica y/o capacitación, atención de reclamos y entrega de documentación. La evaluación se aplica al proveedor cada vez que se hace efectiva una orden de compra. El puntaje obtenido y los datos del proveedor son: Nombre del proveedor RFC Fecha de evaluación Número de orden de compra El puntaje asignado de acuerdo con los rangos definidos en el cuadro de criterios
De acuerdo a la calificación obtenida, se toman decisiones y se establecen las acciones a seguir: El formato de evaluación se encuentra diseñado en Excel. El puntaje Total corresponde a la evaluación mes a mes por proveedor y tipo de material. Para permanecer en el registro de proveedores, se requiere un puntaje mínimo de 70 puntos. Los resultados por proveedor se archivan en la carpeta de cada proveedor. Se informa a los proveedores por escrito la NO CONFORMIDAD definida como el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en el formato de evaluación. Se establece un plazo máximo de 90 días para que el proveedor realice las correcciones necesarias. Para este tiempo, si no son corregidas, se inhabilita al proveedor por un año. Si la calificación obtenida, se encuentra en el rango de 70 a 100puntos, se renueva automáticamente el registro por un año. La verificación del material se hace en presencia del personal de compras y del área solicitante, misma que llena su formato de aceptación o rechazo y lo colocan en el registro.
Seguimiento de los proveedores Para el seguimiento se tienen en cuenta los informes de inspección de entrada y datos de retrasos de entrega, etc. Las actividades, responsables, y resultados del seguimiento realizado quedan registradas. En base a la criticidad establecida el Responsable Compras en conjunto con la Gerencia Administrativa y con el Responsable del departamento solicitante definen las actividades de seguimiento a realizar: auditorías, inspecciones de entrada, etc. Proponer acciones correctoras Cuando el seguimiento realizado al proveedor detecta un incumplimiento de los requisitos establecidos, el Responsable de Compras y Gerente Administrativo propone la apertura de acciones correctoras al proveedor. Las acciones propuestas, plazos, fechas y resultados se registran en el Registro de seguimiento. El incumplimiento de las acciones correctoras puede causar una baja parcial (un año) del proveedor, creando la necesidad de un nuevo proveedor. Después de tres bajas parciales se considerará la baja total y definitiva del proveedor, eliminándose éste de nuestra Base de Datos de Proveedores.
Conclusión La evaluación de proveedores nos permite seleccionar y clasificar a los proveedores que cumplen con los requisitos establecidos por la empresa para las compras de materiales y/o servicios. A través de este manual, se pueden identificar los conceptos para determinar la eficiencia de un proveedor, y para calificar cada uno de los criterios que SIMEX ha establecido como fundamentales para las adquisiciones. De igual manera, se analiza la revaluación de cada uno de ellos y el grado de cumplimiento para aplicar acciones correctivas (en caso de ser necesario).