Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 15 Fecha de aprobación: Marzo 22 de 2012 Resolución. 450 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso de devoluciones en la Universidad Industrial de Santander Aplica a todas las personas que realicen solicitud de devolución de dinero por los conceptos establecidos en las consideraciones NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior. 72 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado. Acuerdo del Consejo Superior. 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado Acuerdo del Consejo Superior. 063 de 2006, por el cual se reglamenta el otorgamiento de estímulos económicos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo del Consejo Superior. 034 de 2011, Por el cual se fija el porcentaje de descuento sobre las devoluciones o reintegros de dineros ingresados a la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior. 035 de 2013, por el cual se otorga un estímulo económico a un grupo de estudiantes exaltados públicamente por el Ministerio de Educación Nacional por haber obtenido el mejor puntaje en los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior SABER-PRO. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Consejo Académico (CA): El Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Universidad. Devolución: Restitución del dinero recaudado por la Universidad. Ver tipos y/o casos de devolución en consideraciones (Pág. 2 y 3) CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. Registro Presupuestal : El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el art 37 del Estatuto Presupuestal Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin. SIF: stema de Información Financiero PFU: Por fuera de la Universidad SABER PRO: Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior
Página 2 de 15 El trámite de solicitud de devolución aplica para los siguientes casos: CONSIDERACIONES 1. ESTUDIANTES PREGRADO PRESENCIAL - Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico. - Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica. - Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. - Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula. - Devolución del 85% de los derechos de grado si el estudiante no se gradúa. - Devolución de un porcentaje de los derechos de grado a los estudiantes que obtengan puntajes de excelencia en el SABER PRO. - Devolución del 85% del valor pagado por crédito de Coopfuturo cuando no realiza la matrícula académica. 2. ESTUDIANTES DE POSGRADO - Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico. - Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica. - Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. - Devolución del 100% del valor de la matrícula por becas otorgadas a través del Icetex. - Devolución del 100% de la inscripción y valor de la matrícula a un programa, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad. ta: El porcentaje de devolución cuando es sometido a consulta ante el Consejo Académico varía de acuerdo con la situación plantea da por el. 3. INSTITUTO DE LENGUAS Y OTRAS UNIDADES ACADÉMICAS - Devolución del 100% de la inscripción y valor de un curso, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad. - Devolución del 100% del valor de un curso por doble pago.
Página 3 de 15 CONSIDERACIONES 4. PAGO DE NÓMINA (FUNCIONARIOS Y DOCENTES PLANTA, DOCENTES CÁTEDRA Y AUXILIATURAS ESTUDIANTILES) - Por rechazo bancario cuando se realiza la transferencia. - Por no reclamar las tirillas de pago. - Por error en la liquidación de la nómina. 5. PERSONAS Y ENTIDADES QUE REALIZAN PAGOS QUE NO CORRESPONDEN A LA UNIVERSIDAD (Devolución del 85% del valor recaudado). 6. CONVENIOS DE ALCALDÍAS Y COOPERATIVAS - Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando. - Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula. La Universidad reintegrará el valor correspondiente al estímulo de exoneración de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 6 del Acuerdo del Consejo Superior. 063 de 2006, al estudiante que se haga acreedor del mismo y se gradúe en la primera ceremonia del semestre, programada en el calendario académico ta: Las devoluciones realizadas en las Sedes Regionales son autorizadas por su respectivo coordinador y envían el reporte a la Se cción de de la sede Principal.
Código : PFI. 32 Página 4 de 15 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO 1. Realiza la solicitud de devolución La devolución la autoriza el Consejo Académico? A Pág.7 1. Identifica la necesidad de solicitud devolución y la Unidad a la cual debe realizar la solicitud. Caso 1. Devolución autorizada por el Consejo Académico para s de pregrado presencial y posgrado s, administrativos de planta, profesores de planta, profesores de cátedra, Particulares u otras entidades 2. Entrega solicitud de devolución 2. Entrega en Secretaría General una carta solicitando la devolución, la cual será analizada por el Consejo Académico. 3. Analiza Solicitud 3. Analiza solicitud de devolución y emite concepto. Consejo Académico Acta de Consejo Académico 4. Publicación de resultados solicitudes de devolución 4. Publica en cartelera la decisión del Consejo Académico sobre las solicitudes de devolución. Secretaria General 1
1 Página 5 de 15 Aprobada? FIN 5. la solicitud fue aprobada, envía el acta del Consejo Académico por correo electrónico a la Sección de. Secretaria General 5. Envía copia del acta de aprobación 6. Entrega solicitud 6. Entrega en la Sección de los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Acta de respuesta del Consejo Académico, donde se establece el porcentaje de devolución. Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18 F 7. Revisa la documentación 7. Recibe la documentación y verifica que la información esté correcta y completa. Auxiliar Administrativo E 8. Elabora la orden de pago manual 8. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor. Auxiliar Administrativo Orden de Pago Manual ta: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución corresponde a la vigencia actual. 9. Verifica OPM, soportes y da VoBo 9. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo. Jefe Sección de 2
Página 6 de 15 2 La devolución es para un estudiante de pregrado presencial? 10. Firma la orden de pago manual 10. Firma la orden de pago manual ta: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial de la Sede Principal UIS. Jefe División Financiera Procedimiento de Egresos PFI.08 Egresos FIN 11. Envía la orden de pago manual 11. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Coordinación de posgrado, según corresponda. Auxiliar Administrativo 12. Verifica y firma la orden de pago manual 12. Verifica y firma la orden de pago manual Jefe de Unidad 13. Envía la orden de pago manual y los documentos 13. Envía la orden de pago firmada junto con los documentos soporte a la Sección de Unidad Académica 3
3 Página 7 de 15 Orden de pago firmada 14. Recibe la orden de pago manual 14. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte Auxiliar Administrativo Egresos Procedimiento de Egresos PFI.08 E A Pág.5 FIN La devolución es de pregrado presencial? La devolución es por Convenios de Alcaldías y Cooperativas?? 15. Entrega solicitud B Pág.9 C Pág.8 Caso 2: Devolución Convenios de Alcaldías y Cooperativas 15. Entrega en la Sección de los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad, en el caso de personas naturales. Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Documento que permita la verificación del pago realizado a la Universidad Certificación de otorgamiento de Subsidios emitida por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente. Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18
Página 8 de 15 C La devolución es por puntajes de excelencia en el SABER PRO? D Pág.9 Caso 3. Devolución para estudiantes de pregrado presencial por puntajes de excelencia en el SABER PRO 16.Solicita comunicación 16. Solicita comunicación de la Vicerrectoría Académica informando sobre el descuento otorgado por puntaje de excelencia en el SABER PRO. 17. Envía comunicación 17. Envía comunicación informando el descuento otorgado al estudiante por puntaje de excelencia en el SABER PRO. Vicerrectoría Académica 18. Entrega solicitud 18. Entrega en la Vicerrectoría Académica los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Acuerdo del Consejo Superior especificando el porcentaje de devolución. Recibo original de pago de los derechos de grado. Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18 19. Revisa y envía los documentos 19. Revisa y envía los documentos a la Sección de Vicerrectoría Académica 20. Recibe y revisa los documentos 20. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa Auxiliar Administrativo E Pág.5
D Caso 4. Devolución para estudiantes de pregrado presencial por no realizar matrícula académica, por haber quedado PFU, por haber realizado un doble pago de matrícula, por no graduación Página 9 de 15 B 21. Entrega solicitud F Pág.5 Devolución para estudiantes de posgrados u otras unidades académicas? G Pág.11 21. Entrega en la Sección de los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Certificado de admisiones para los casos en que no se realice matrícula académica, haya quedado PFU, o no se gradúe, o carta de la entidad en el caso de subsidios de Cooperativas, Alcaldías, Fondos. Caso 5: Devolución para estudiantes de posgrado u otras Unidades Académicas Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18 22. Entrega solicitud 4 22. Entrega en la Coordinación de posgrado o en la Unidad Académica correspondiente, los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Documento soporte (Certificado de admisiones (para los casos en que no se realice matrícula académica, quede PFU, o no se gradúe o carta de la entidad en el caso de subsidios)
4 Página 10 de 15 23. Revisa y envía los documentos 24. Recibe y revisa los documentos 25. Elabora orden de pago manual Orden de pago manual 23. Revisa y envía los documentos a la Sección de. ta: la devolución corresponde al valor del nivel introductorio o inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución. 24. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa 25. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor. ta: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución es de la vigencia actual. Unidad Académica Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo 26. VoBo orden de pago manual 26. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo. Jefe Sección de 27. Envía orden de pago manual 27. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Unidad correspondiente (Posgrado, otras Unidades Académicas) Auxiliar Administrativo 28. Verifica y firma orden de pago manual 28. Verifica y firma la orden de pago manual Jefe de Unidad 29. Envía orden de pago manual y documentos soporte 29. Devuelve la orden de pago firmada junto con los documentos a la Sección de Unidad Académica 5
5 Página 11 de 15 30. Recibe la orden de pago manual 30. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte Auxiliar Administrativo Egresos Procedimiento de Egresos PFI.08 FIN G Devolución para estudiantes del Instituto de Lenguas? 31. Entrega solicitud H Pág.12 Caso 6: Devolución para estudiantes del Instituto de Lenguas 31. Entrega en el Instituto de Lenguas los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18 32. Revisa los documentos soporte 32. Revisa la documentación y verifica que la información esté correcta y completa Instituto de Lenguas 6
Página 12 de 15 6 33. Orden de pago manual 33. Elabora la Orden de Pago Manual Instituto de Lenguas 34. Envía la orden de pago manual y los documentos 35. Recibe la orden de pago manual 34. Envía la orden de pago manual firmada por el ordenador del gasto, especificando el número del CDP y el monto de la devolución, con los documentos soporte a la Sección de. ta: la devolución corresponde a la inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución. 35. Recibe la orden de pago manual y revisa los documentos soporte Instituto de Lenguas Auxiliar Administrativo 36. Elabora la orden de pago manual Egresos 36. Elabora la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor, y trascribiendo el número dado por el SIF a la orden de pago enviada por el Instituto. Auxiliar Administrativo Procedimiento de Egresos PFI.08 FIN H Devolución por pago de nómina? I Pág.14 Devolución por no cobrar las tirillas de pago? J Pág.13 7
Página 13 de 15 7 37. Entrega solicitud 38. Elabora la orden de pago manual Orden de pago Caso 7: Devolución por nómina por no cobrar tirillas de pago o error en la liquidación de nómina 37. Entrega en la Sección de los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Para el caso de devolución por no cobrar las tirilla de pago, esta se debe anexar en original, y en caso de pérdida la devolución se realizará con la fotocopia de la tirilla acompañada de la respectiva denuncia y certificación del banco de que la tirilla no ha sido cobrada 38. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad de la persona, concepto de la devolución y valor. / Profesor Auxiliar Administrativo 39. Verifica y firma la orden de pago manual 39. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y la firma. Jefe Sección de 40. Autoriza la orden de pago manual 40. Autoriza la orden de pago manual. Jefe Sección de Egresos Procedimiento de Egresos PFI.08 J 41. Se comunica con la persona Caso 8: Devolución por rechazo bancario 41. Comunica a la persona que presentó el rechazo bancario para verificar su información y descarga del Portal Bancario la causal de rechazo. Auxiliar Administrativo
Página 14 de 15 I 42. Entrega solicitud F Pág.5 Caso 9: Devolución por pagos que no corresponden a la Universidad 42. Entrega en la Sección de los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad, en el caso de personas naturales. Autorización para Pago por Transferencia Electrónica - FFI05 Documento que permita la verificación del pago realizado a la Universidad Particulares u otras entidades Autorización para Pago por Transferencia Electrónica FFI.05 Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18
Página 15 de 15 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Marzo 22 de 1 Creación del procedimiento 2012 2 Septiembre 9 de 2014 Modificación del término ECAES por SABER PRO Eliminación del Caso Devoluciones IPRED dentro de las consideraciones del Procedimiento e inclusión del caso Convenios Alcaldías y Cooperativas. Inclusión ta aclaratoria dentro de las consideraciones referente a la autonomía del Consejo Académico en el porcentaje de devolución a tramitar para los estudiantes. Eliminación de las devoluciones al IPRED en el Caso 1 Devolución Autorizada por el Consejo Académico. Inclusión dentro de los documentos soporte para s de Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos, como alternativa de consulta para el Auxiliar de. Inclusión de ta en la Actividad 10: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial de la Sede Principal UIS. Inclusión de documento soporte en la Actividad 15: Certificación de otorgamiento de Subsidios emitida por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente. Aclaración Caso 6, Devoluciones Instituto de Lenguas, por Instituto de Lenguas Sede Barranca. 3 Septiembre 4 de 2017 Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior. 035 de 2013 Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior. 075 de 2013 Inclusión del acta de respuesta del Consejo Académico como documento a entregar en la Sección de. ta aclaratoria en la actividad 18. Inclusión del Formato Solicitud de Devolución de Dinero FFI.18