Versión: 05 Página 1 de 11 PROCESO y/o SUBPROCESO: ACTIVOS PROCEDIMIENTO: Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. CONDICIONES GENERALES Para el trámite de la solicitud se requiere: indicar los datos del activo fijo, tipo de novedad, ubicación, responsables y el tiempo en que se requiere. Para devolución concepto técnico en los casos que aplique. Los líderes de proceso y/o subproceso son responsables de velar por el buen uso, cuidado, custodia y conservación de los activos asignados temporal o permanentemente, al igual que informar de todos los cambios de ubicación o de responsable de los activos que se encuentren dentro de su proceso y/o subproceso. Se consideran novedades de activos fijos: traslado, devolución y baja. Para traslados de activos fijos entre campus, se requiere concepto del líder del proceso y/o subproceso responsable del bien, y autorización de la Dirección Financiera. Los traslados temporales por préstamos de equipos en el campus, serán tramitados por el Líder del proceso y/o subproceso, enviando solicitud por el aplicativo o por correo electrónico, y el solicitante deberá asumir la responsabilidad por el buen uso, seguridad y devolución de los bienes temporalmente asignados, en el tiempo convenido. Excepto los laboratorios que tienen un formato interno ACF-FT-003-UDES para este tipo de solicitudes. Las solicitudes de traslado de activos fijos fuera de las instalaciones de la UDES deben realizarse por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación, informando por correo electrónico la fecha de reintegro del activo fijo. Cuando Talento Humano reporte retiros de personal o traslados a otra dependencia, los activos asignados al funcionario retirado o trasladado, serán asignados temporalmente al líder del proceso y/o subproceso mientras se realiza el nombramiento del reemplazo. Si no es autorizado, los activos fijos deberán ser devueltos al sub proceso de. En los casos de traslados internos, el líder del proceso y/o subproceso deberá informarlos para realizar la actualización del inventario personal de activos de los funcionarios. Sin embargo, a través del inventario de verificación se actualizará el inventario correspondiente.
Versión: 05 Página 2 de 11 En casos de hurto, daño o deterioro del activo fijo por mal uso por parte del responsable o terceros, notificará mediante correo electrónico a Talento Humano para adelantar la gestión respectiva. La baja de activos fijos aplica sólo para los bienes devueltos al subproceso de. Cuando el valor de la reparación supera el 40% del valor inicial del activo y su vida útil es igual o superior al 70% se considerará la baja del mismo. La Dirección Financiera es la responsable de autorizar la baja del activo fijo. Teniendo en cuenta el registro fotográfico (en los casos que aplique) y el concepto técnico correspondiente, el líder de tendrá la potestad de conceptuar sobre la baja del activo. Para determinar la baja de equipos de cómputo se requiere concepto técnico del subproceso de Servicio a Usuario; aires acondicionados, concepto del líder de Planta Física; equipos de laboratorio, concepto técnico especializado. La disposición final de los de activos fijos dados de baja, será confirmada por Auditoría en el Campus Bucaramanga y por la Jefatura Administrativa y Financiera en Cúcuta y Valledupar. Al realizar la materialización de la baja de activos fijos se debe retirar el sticker o plaqueta asignado al equipo y adherirla a los documentos soportes. Los criterios para la aceptación de este procedimiento son: notificación de novedades con los activos por parte del responsable, suministro de la información completa y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados. Las solicitudes de información, consultas o cambios serán atendidas por el Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística o por correo electrónico. Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: atención de solicitudes o asignación de equipos y muebles con los activos fijos devueltos. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
Versión: 05 Página 3 de 11 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Recibo de solicitudes de movimiento de activos fijos De acuerdo a las solicitudes registradas en el aplicativo o recibidas por correo electrónico, el líder del subproceso determina el tipo de novedad a tramitar y asigna el responsable de atender la solicitud. Líder del proceso y/o subproceso 1 Ticket Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística. Correo electrónico Teniendo en cuenta la prioridad indicada por el cliente, la necesidad de la institución, disponibilidad de recursos de otros subprocesos participantes en la atención de la solicitud, programaciones previas del subproceso, se realizará la programación de atención de la solicitud. P El proceso y/o subproceso solicitante, debe hacer la solicitud por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha en que requiere lo solicitado. Se verifica que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos, de acuerdo al tipo de solicitud para su aprobación. Se da respuesta a la solicitud, si es aprobada, adicionalmente se informan las condiciones de la prestación del servicio. En caso contrario, se registra el motivo por el cual ha sido negada.
Versión: 05 Página 4 de 11 Atención de la solicitud Se diligencia el formato Movimiento de ACF-FT-001-UDES, registrando la información requerida de acuerdo al tipo de novedad. Para solicitudes de: Traslado definitivo o reasignación: Se constata la disponibilidad de lo solicitado. Se da respuesta a la solicitud vía correo electrónico, de ser aprobada. Adicionalmente se informan las condiciones de ejecución de lo solicitado. Auxiliar de 5 Movimiento de ACF-FT-001-UDES Correo electrónico Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística. Traslado temporal: H Cuando se trate de préstamos de activos fijos por un periodo inferior a siete días o cuando se requiere realizar el mantenimiento o reparación del activo, que amerite el traslado a otra dependencia o a las instalaciones de un tercero. Se deberá comunicar por correo electrónico el reintegro del activo fijo. Devolución: Revisa el estado físico del activo fijo, reporta las novedades encontradas y realiza registro fotográfico si se requiere. Retira el bien en el momento o informa por correo electrónico la fecha para el retiro.
Versión: 05 Página 5 de 11 H Se revisa que los datos registrados en el formato Movimiento de ACF-FT-001-UDES correspondan a los requeridos dependiendo del tipo de solicitud, imprime el registro y se procede a la entrega o retiro del bien. Entrega o retiro del bien: Procede a la entrega o retiro del bien mueble. Si se requiere por la ubicación, tamaño y cantidad de bienes muebles a entregar o retirar, coordina con el subproceso de Logística, el servicio de transporte. Efectuado el traslado del bien y recibido a satisfacción, firman las partes involucradas en el registro. Se actualiza en el Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística, el estado de la solicitud a Solucionada. Registro de la novedad en el sistema de información Se entrega el registro de la novedad en el formato Movimiento de. Auxiliar de 1 Movimiento de ACF-FT-001-UDES Cuando la novedad registrada es una devolución, el líder de activos fijos teniendo en cuenta el concepto técnico y estado del activo, indica su Registro en el Sistema de Información contable
Versión: 05 Página 6 de 11 H destinación: disponible para reasignar o baja definitiva. Se registra en el sistema de información contable el tipo de novedad que corresponda y se remite al líder de Activos Fijos para su revisión y aprobación. Una vez realizada la depreciación y registradas las bajas definitivas se debe colocar la fecha de retiro financiero en el sistema a estos activos dados de baja. Líder de Nota de Traslado Internos, Externo o de Baja Verificación de los registros de la novedad Se verifica en el aplicativo el registro de la novedad reportada, revisando: actualización del inventario personal de activos fijos, actualización de la ubicación en el caso de devoluciones y bajas. Jefe de 5 Registro en el sistema de información contable Correo electrónico Se verifica el registro en el sistema de información contable revisando la causación contable: cuentas afectadas y valores registrados. Se confronta con el sistema de información de activos fijos y se verifica que los registros de los activos reconocidos coincidan, si se detectan inconsistencias tales como: errores en las cuentas, valores, facturas no registradas, depreciación aplicada, se informa al auxiliar de activos fijos o al coordinador de activos fijos en el campus correspondiente para que realice el ajuste respectivo.
Versión: 05 Página 7 de 11 H Conciliación contable e integración Mensualmente se solicita a Contabilidad, el envío del auxiliar contable correspondiente para la verificación en los sistemas de información. Cuando se identifican inconsistencias en la parte contable, se notifica por Nota Interna a la oficina de Contabilidad; si el error es de activos fijos, se informa por correo electrónico al coordinador de activos o auxiliar de activos fijos responsables, la solicitud de ajustes. Jefe de Activos fijos 3 Registro en los sistemas de información Nota Interna GED-FT-015-UDES Correo Electrónico Auxiliar Contable cuentas afectadas Una vez realizados los ajustes, se valida la información para evidenciar la conformidad con los requisitos, se realiza la depreciación mensual de activos fijos, se registran las bajas definitivas de activos fijos del sistema financiero y se procede a la integración contable. V Verificación de atención de solicitudes Quincenalmente se verifica el cumplimiento de la planeación de atención de solicitudes y se informa a los responsables las novedades encontradas para su atención inmediata o justificación. Líder de 1 Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística. A Acciones de Mejora Se analizan los resultados del seguimiento a la atención de solicitudes, calificación del servicio, errores detectados en los Líder de 2 Sistema de Requisición de Planta Física, y Logística
Versión: 05 Página 8 de 11 A registros de novedades, cumplimiento en los tiempos establecidos, se analizan posibles causas que han afectado la calidad del servicio y se determinan acciones de mejora. Equipo de trabajo de activos fijos Sistema de Información Administración del SGC-VAF FIN
Versión: 05 Página 9 de 11 DEFINICIONES Activo Fijo: todo bien que se mantiene para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios. Es un bien tangible, usado para el desarrollo de la actividad económica de la UDES, y que no se encuentra para la venta. Entre otros se encuentran: equipos de cómputo, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de laboratorio, equipos de telecomunicaciones, equipo de radio y sonido, equipos de proyección y filmación, muebles y enseres y bienes inmuebles. Activo obsoleto: aquel Activo que sin estar deteriorado no presta el servicio acorde a las necesidades de la Universidad. Baja de un activo: retiro definitivo, administrativo y contable de un activo fijo de la UDES. Puede obedecer a las siguientes causas: obsolescencia, siniestro, desuso, donación, daño parcial o total. Bienes inservibles: son aquellos que presentan condiciones físicas deterioradas debido a daños, desgaste o se encuentran incompletos sin posibilidad de reparación. Daño y/o deterioro: está referida a aquellos bienes que se encuentran inoperativos debido al desgaste por el uso continuo, mal uso o daño intencional. Donación: es la acción de dar fondos u otros bienes materiales generalmente por caridad. Devolución de un activo fijo: se solicita cuando no esté siendo utilizado, por daño o deterioro. Mal uso de bienes: es el uso no adecuado de los bienes para el cual fueron inicialmente asignados, presentando el bien o una de sus partes daño que impide su normal funcionamiento. Mantenimiento oneroso, costoso, elevado: se presenta cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotencialización de un bien es significativo, con relación con su valor real. Plaqueta, sticker o marca: rótulo de identificación que puede ser de origen metálico, acrílico u otro material determinado por la UDES, el cual será adherible a la superficie del elemento y donde se especifica el código de identificación del mismo. Reintegro: devolución de un activo fijo a y/o dependencia que había prestado el bien. Traslado de activo o Reasignación: cambio de ubicación, centro de costos o responsable que tiene un Activo Fijo. Pueden ser temporales o definitivos. No incluye reintegro. Traslado temporal: se considera traslado temporal de activos, cuando el periodo de cambio de ubicación es por un plazo no mayor a siete días, y no implica cambio de responsable ni de centro de costo; se incluyen traslados internos o externos con destino a reparaciones o mantenimientos del activo. El traslado temporal, no se registra en el sistema.
Versión: 05 Página 10 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 29/10/2014 01 Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 05/05/2015 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se aclara: El deber de los líderes de proceso/subproceso de informar los cambios de ubicación y responsables de activos 03 Que la información o solicitud de movimiento se realiza en número de días hábiles. CP. Ruth J. Dávila C. Jefe de 16/08/2016 Que los activos asignados de un funcionario retirado del cargo, serán responsabilidad del líder del proceso/subproceso hasta la definición del reemplazo o devolución de los mismos 04 Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo Institucional. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 11/04/2017 Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08.
Versión: 05 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 05 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 a lineamientos institucionales. Se consolidan en este procedimiento, los procedimientos de Traslado de ACF-PR- 003-UDES, Devolución de Activos Fijos ACF-PR-005-UDES y Baja de ACF-PR-006-UDES. Se denomina Novedades de Activos Fijos y conserva la trazabilidad del primero de los procedimientos incorporados. Jefe de Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora de - Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora de Campus Valledupar Carmen E. Guerrero González Coordinadora SGC-VAF 04/09/2017