Página 1 / 9 1. Objetivo y Alcance Registrar la actualización de las condiciones comerciales en forma oportuna, para garantizar la revisión y ejecución correcta de las condiciones antes de que entren en vigencia, evitando reclamos de clientes y contingencias tributarias. Las condiciones comerciales a actualizar, son precio base, márgenes comerciales, flete de compra y flete de venta, y se actualizarán en todas las organizaciones de venta de la División Cementera, DINO, DISAC, CPSAA, CSSA, y FOSPAC 2. Riesgos aplica 3. Equipo de Protección Personal aplica 4. Herramientas y Equipos stema SAP. Equipo de Cómputo Impresora 5. Diagrama de Flujo
Página 2 / 9 6.1. Actualización de Precios Base, Márgenes Comerciales y Fletes de Compra de DINO, DISAC, CPSAA y CSSA. Jefe de Línea Gerente de Marketing Facturación Jefe de Créditos y Cobranzas Control Interno T.I Inicio Requiere Carga Masiva 1. Elaboración Cuadro de Condiciones Comerciales (Sólo Cemento) 2. Envío en formato PDF y Excel de las condiciones comerciales 4. Solicitud Autorización y preparación plantilla para Carga Masiva 5. Autorización Funcional Solicitud Carga Masiva 6. Solicitud 7. Generación de Ticket (Mesa de Ayuda) Asignación a usuario JPICON transacción LSMW del analista de TI 3. Precios SOLTEK 8. Registro de Condiciones comerciales 9. Revisión de los registros Detección de errores 10. Modificación de de los registros errados 11. Comunicado vía correo de la actualización de las condiciones 12. Revisión aleatoria trimestral de los registros Fin
Página 3 / 9 6.2. Actualización de Precios Base de FOSPAC Jefe de Línea Superintendente de Negocios Ladrillos Diatomita Asistente Administrativo FOSPAC Inicio 1. Envío en formato PDF y Excel de las condiciones comerciales 2. Precios FOSPAC 3. Registro de Condiciones comerciales 4. Revisión de los registros Detección de errores 5. Modificación de de los registros errados 6. Comunicado vía correo de la actualización de las condiciones 7. Revisión de los registros Fin
Página 4 / 9 6.3. Actualización de Fletes de Venta de Cemento Jefe de Logística Jefe de Línea Facturación Inicio 1. Envío de Fletes de Venta y rutas a actualizar al Jefe de Línea y Jefe de Créditos y Cobranzas 2. 3. Registro del Flete de Venta en stema SAP con un día de anterioridad a su validez Se actualiza precio base? 4. Envía los nuevos precios Facturación sigue flujo procedimiento 6.1. 5. Comunica Facturación vigencia de precios base 6. Revisión Registro de Fletes de Venta en el stema SAP Detección de errores 7. Modificación Registros errados de Fletes de Venta en el stema SAP 8. Comunicado vía correo de la actualización de los fletes de venta Fin
Página 5 / 9 6.4. Actualización de Fletes de Venta de Prefabricados y Otras Líneas Jefe de Línea Gerente de Marketing Coordinador de Despachos/An alista de Compras Jefe de Logística Facturación Inicio 1. Solicitar Cotización 2. Cotiza Con Transportista 3. Revisión y aprobación de Cotización Se actualiza precio base? Línea Soltek 7. Solicita Autorización al Jefe de Logística del Flete de Venta cotizados 4. Envía los nuevos precios Analista Comercial y sigue flujo procedimiento 6.1. 5. Comunica Analista Comercial vigencia de precios base 6. Flete Soltek Autoriza? 8. Registro en el stema SAP de los fletes de venta 9. Revisión de registro de los fletes de venta Detección de errores 10. Modificación Registros errados de Fletes de Venta en el stema SAP 11. Comunicado vía correo de la actualización de los fletes de venta Fin
Página 6 / 9 6. Descripción de Actividades 6.1. Actualización de Precios Base, Márgenes Comerciales y Fletes de Compra 1. El Jefe de línea prepara el archivo, con las condiciones comerciales correspondientes. 2. El Jefe de Línea envía vía correo electrónico el archivo de condiciones comerciales al Facturación con copia al Jefe de Créditos y Cobranzas en formato PDF y Excel. El correo con los formatos debe ser enviado máximo a la 1 pm, del día útil anterior de la entrada de vigencia de las condiciones comerciales para la línea de cemento, para el resto de líneas el horario será de 4 p.m. ta: Excepción Solo para nuevos materiales de concreto se harán el mismo día de su solicitud hasta las 5 pm, en los días laborables de la oficina de Lima, que son de Lunes a Viernes 3. En Soltek, las condiciones comerciales requerirán aprobación del Gerente de Marketing 4. En el caso de requerir carga masiva (Ejemplo: Precios de Cemento), el Facturación debe gestionar una solicitud de autorización para carga masiva en el stema SAP, y elaborar la plantilla de la carga (plantilla técnica ZPBD_554). En caso de no requerir carga masiva pasar al punto 8. 5. Esta solicitud debe ser autorizada por el Jefe de Créditos y Cobranzas 6. Control Interno revisará y aprobará la solicitud de autorización de carga masiva 7. Con la aprobación de la solicitud de autorización, Mesa de Ayuda genera el ticket y posteriormente el T.I. asignará el rol al Facturación 8. El Facturación registra las condiciones comerciales del archivo recibido en el stema SAP, el día útil anterior de la entrada de vigencia de las condiciones comerciales (*), con la finalidad de no tener dos precios del mismo producto en el mismo día que nos puede generar una contingencia tributaria. 9. El Facturación revisa aleatoriamente que las condiciones comerciales hayan sido grabadas de manera correcta, para ello usa el Reporte SAP Comparativo de Condiciones Comerciales ZSDREPRE, y lo contrasta con el archivo enviado por el Jefe de Línea 10. En caso de detectarse errores, el Facturación corrige los registros que no se hayan actualizado de manera correcta, y luego revisa que todos los registros observados estén bien grabados 11. Una vez culminado con la revisión de los registros de las condiciones comerciales ingresadas al sistema SAP, el Facturación enviará el correo comunicando la actualización de estas condiciones a todos los involucrados 12. El Jefe de Créditos y Cobranzas hace una revisión aleatoria trimestral de los precios base ingresado al sistema, con el Reporte SAP Comparativo de Condiciones Comerciales, que es la transacción ZSDREPRE (*) En caso el registro sea de cemento y la vigencia sea entre semana (lunes a viernes) la actualización debe realizarse el mismo día de la entrada de vigencia previa coordinación con Despachos, para confirmar su cierre diario que culmina a las 6 am
Página 7 / 9 6.2. Actualización de Precios Base de FOSPAC 1. El Jefe de Línea envía vía correo electrónico el archivo de condiciones comerciales al Jefe de Desarrollo Corporativo y al Superintendente de Negocios Ladrillos Diatomita en formato PDF y Excel. 2. El Superintendente de Negocios Ladrillos Diatomita aprueba las condiciones comerciales. 3. Con las aprobaciones correspondientes el Asistente Administrativo registra las condiciones comerciales del archivo recibido en el stema SAP, el día útil anterior de la entrada de vigencia de las condiciones comerciales, con la finalidad de no tener dos precios del mismo producto en el mismo día que nos puede generar una contingencia tributaria 4. El Asistente Administrativo revisa aleatoriamente que las condiciones comerciales hayan sido grabadas de manera correcta, para ello usa la transacción VK13, y lo contrasta con el archivo enviado por el Jefe de Línea. 5. En caso de detectarse errores, el Facturación corrige los registros que no se hayan actualizado de manera correcta, y luego revisa que todos los registros observados estén bien grabados 6. Una vez culminado con la revisión de los registros de las condiciones comerciales ingresadas al sistema SAP, el Asistente Administrativo enviará el correo comunicando la actualización de estas condiciones a todos los involucrados 7. El Superintendente de Negocios Ladrillos Diatomita hace una revisión de los precios bases registrados, solicitando al Asistente Administrativo la impresión de la pantalla SAP del registro de condiciones que ha cargado, documento que será visado por el Sup. Neg Ladrillos consignado su mbre completo, firma y fecha. 6.3. Actualización de Fletes de Venta de Cemento 1. El Jefe de Logística es la persona que envía las tarifas con los fletes de venta y con las rutas a actualizar al Facturación, Jefe de Línea y Jefe de Créditos y Cobranzas. 2. El Jefe de Línea debe aprobar la tarifa indicada por el Jefe de Logística. 3. El Facturación registra la tarifa del flete en el stema SAP, para las rutas ya existentes, con un día de anterioridad a su validez (*), con la finalidad de no tener dos precios del mismo producto en el mismo día que nos puede generar una contingencia tributaria. 4. el precio base se actualiza el Jefe de Línea envía los nuevos precios base al Analista de Facturación de la ruta a actualizar y sigue el flujo del procedimiento 6.1 Actualización de Precios Base, Márgenes Comerciales y Fletes de Compra. 5. el precio base no se actualiza el Jefe de Línea comunica al Facturación la vigencia de los precios base y el precio de lista varia. 6. El Facturación revisa luego el registro de las tarifas de fletes de venta ingresadas al sistema, donde verifica que hayan sido registradas de manera correcta, para ello usa el Reporte SAP Comparativo de Condiciones Comerciales.
Página 8 / 9 7. En caso de detectarse errores, el Facturación corrige los registros que no se hayan actualizado de manera correcta, y luego revisa que todos los registros observados estén bien grabados. 8. Una vez culminado con la revisión de los registros de las tarifas de fletes de venta ingresados al sistema SAP, el analista comercial envía el correo comunicando su actualización a todos los involucrados. (*) En caso el registro sea de cemento y la vigencia sea entre semana (lunes a viernes) la actualización debe realizarse el mismo día de la entrada de vigencia previa coordinación con Despachos, para confirmar su cierre diario que culmina a las 6 am. 6.4. Actualización de Fletes de Venta de Prefabricados y Otras Líneas 1. El Jefe de Línea solicita cotización de flete al Coordinador de Despachos en el caso de Prefabricados, y al Compras en el caso de las Otras Líneas. 2. El Coordinador de Despachos y/o Compras cotizan el flete de venta con el Transportista 3. El flete de venta cotizado es enviado al Jefe de Línea para su revisión y aprobación. 4. el precio base se actualiza el Jefe de Línea envía los nuevos precios base al Analista de Facturación de la ruta a actualizar y sigue el flujo del procedimiento 6.1 Actualización de Precios Base, Márgenes Comerciales y Fletes de Compra. 5. el precio base no se actualiza el Jefe de Línea comunica al Facturación la vigencia de los precios base y el precio de lista varia. 6. En el caso de Soltek, se requiere aprobación adicional del Gerente de Marketing. 7. Una vez aprobado el flete de venta por Jefe de Línea, el Coordinador de Despachos y/o Compras solicita la autorización del Jefe de Logística de los fletes de venta cotizados. 8. Ya aprobados los fletes de venta, el Coordinador de Despachos y/o Compras, envía las tarifas de flete al Facturación, quien registra la tarifa del flete en el stema SAP, para las rutas, con un día de anterioridad a su validez, con la finalidad de no tener dos precios del mismo producto en el mismo día que nos puede generar una contingencia tributaria. 9. El Analista Comercial revisa luego el registro de las tarifas de fletes de venta ingresadas al sistema, donde verifica que hayan sido registradas de manera correcta, para ello usa el Reporte SAP Comparativo de Condiciones Comerciales. 10. En caso de detectarse errores, el Facturación corrige los registros de tarifas de flete errados y nuevamente revisa que todos los registros estén bien grabados. 11. Una vez culminado con la revisión de los registros de las tarifas de fletes de venta ingresados al sistema SAP, el analista comercial envía el correo comunicando la actualización de estas tarifas de flete a todos los involucrados. 7. Consideraciones de Seguridad, Salud y Restricciones aplica 8. Consideraciones Ambientales aplica
Página 9 / 9 9. Control de Cambios ta: Las modificaciones que se incluirán en la nueva versión del procedimiento se deben identificar con "negrita y cursiva". Versión Ítems Modificados Propósito/Razones de la Modificación 01 Todo el procedimiento: Analista Comercial Se cambian los puestos por reestructuración del área: El Puesto ha cambiado de nombre a Jefe de Administración Facturación Comercial Jefe Corporativo de Control Interno El Puesto ha cambiado de nombre a Jefe de Créditos y Cobranzas El Puesto ha sido eliminado, pero la funciones del área de Control Interno continúan formando parte del procedimiento Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Jorge Picón Picón Facturación Paola Sánchez Jefe de Créditos y Cobranzas Eduardo Zamora Superint. De Negocio Ladrillos Diatomita Martin Riofrio Jefe De Producto Cemento Alexander Palacios Jefe De Línea Prefabricados Jaime Saavedra Jefe de Producto Líneas Complementarias Ibrahim Chahuan Jefe de Producto Concreto Wilson Rojas Jefe de Logística Oscar Bravo Gerente de Administración y Procesos Aldo Bertoli Gerente Comercial Omar Vinatea Gerente De Marketing Antonio Morante Jefe De Distribución Fecha de emisión: Fecha de próxima revisión: 10/02/2016 10/02/2018