Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 1 de 9 1. OBJETIVO Realizar la emisión de cheques de la Facultad de Enfermería. 2. ALCANCE Aplica para la emisión de cheques de Reembolso de Gastos, Gastos por comprobar, Apoyo, Pago a proveedores y Otros de los ingresos propios de la Facultad de Enfermería. 3. POLÍTICAS 3.1. La recepción de documentos para: Reembolso de Gastos, Gastos por comprobar, Apoyo, Pago a proveedores y Otros se realizará los lunes en el área de caja de acuerdo al horario de atención. Nota 1.- Cuando el lunes sea día inhábil se recepcionará al día siguiente hábil. Nota 2.- Los casos no previstos y de urgencia se recepcionarán en el momento en que se requiera previa autorización de la Dirección o la Secretaría Administrativa utilizando el formato solicitud de cheque (F-FENF-SAD-09). 3.2. Los cheques deberán llevar dos de tres firmas de las siguientes autoridades: Dirección, Secretaría Administrativa o Secretaría Académica 3.3. Los pagos a proveedores se realizarán mediante cheque y serán nominativos para abono a cuenta. 3.4. Toda erogación que anteponga un Comprobante Fiscal Digital Por Internet (CFDi), deberá hacer llegar los archivos electrónicos en formato xml y pdf vía e-mail al correo enfermeria.facturas@correo.uady.mx 3.5. La entrega de cheques se hará en la caja de la facultad. Nota 1.- Los cheques en la modalidad de reembolsos o solicitudes de gasto por comprobar se llevarán a cabo los viernes de cada semana. Nota 2.- Los correspondientes a pago a proveedores se llevarán a cabo 10 días hábiles posteriores a la recepción de las Facturas. Nota 3.- Los cheques solicitados mediante el formato Solicitud de cheque (F-FENF-SAD-09) se realizarán en el momento que se requiera. 3.6. Las erogaciones para la adquisición de bienes y servicios con un valor superior a cuatro salarios mensuales vigentes en la ciudad de México
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 2 de 9 deberán presentar por escrito tres cotizaciones de empresas legalmente establecidas. Nota: En el caso de la adquisición de bienes el CFDi ó anexo deberá incluir la siguiente información: Marca, Modelo, Número de Serie y Garantía. 3.7 Para las adquisiciones de bienes y servicios por las que no sea posible obtener las tres cotizaciones y que por las características de las mismas sean proporcionadas por un solo proveedor en el medio; se deberá anexar un oficio firmado por el Director(a) en el que manifiesta haber realizado la investigación de mercado por el área requirente, donde acredite la inexistencia de los bienes y/o servicios con los otros proveedores seleccionados. 3.8. Todas las erogaciones deberán ser autorizadas con la firma de Dirección para la asignación de 3.9. Todos los casos no previstos en las políticas serán resueltos por la Dirección o la Secretaría Administrativa de la Facultad de Enfermería
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 3 de 9 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 4 de 9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 Entregar los documentos Usuario T2 T3 Verificar los documentos Recabar firma de autorización Responsable de caja Responsable de caja 1.1 Entrega a Caja la documentación correspondiente: a) Reembolso de gastos: el formato Reembolso de gastos, anexo los CFDiS, Notas y/o Recibos simples. b) Gastos por comprobar o Apoyo: una carta firmada por el solicitante autorizada con la firma de la Dirección. c) Pago a Proveedores: CFDi con los requisitos establecidos por las leyes fiscales respectivas vigentes. Nota.- El pago a Proveedores por honorarios se hará con el formato Pago a Profesores Externos y documentación relacionada (comprobante domiciliario, INE, alta de hacienda, CURP). 2.1 Recepciona los documentos de acuerdo al tipo de pago. 2.2 Verifica los documentos. Nota.- Para los CFDi se verifica por medio del portal de validación. 2.3 Si los CFDiS cumplen con todos los requisitos fiscales se aceptan los documentos y se entrega un contrarecibo. Nota.- En caso de haber algún error se devuelve al usuario para su corrección. 3.1. Recaba la firma de la Secretaría Administrativa y/o Dirección en el CFDi para autorización de los gastos. 3.2. Registra la recepción del gasto en el formato Recepción asignación para la elaboración de 3.3. Entrega a Contabilidad la documentación autorizada. F-FENF-SAD-09 F-FENF-SAD-19 F-FENF SAD-20 F-FENF-SAD-08 T4 Asignar cheque Responsable o Auxiliar 4.1 Verifica los datos de los documentos. F-FENF-SAD-08
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 5 de 9 del Depto. de Contabilidad T5 Requisitar cheque Responsable de Caja T6 Revisar cheques Responsable o Auxiliar del Depto de Contabilidad T7 Recabar firmas Responsable de Caja T8 Entregar cheque Responsable de Caja Nota.- En caso de haber algún error en el CFDi o en las solicitudes se regresa a la Responsable de caja para que devuelva al usuario y este corrija. 4.2 Asigna cheque y registra el número de este en el formato electrónico Recepción asignación para la elaboración de 4.3 Entrega a caja los cheques y la documentación. 5.1. Llena el cheque y se genera la copia en la póliza Nota.- En caso de haber algún error en el llenado del cheque se cancela y se repite la T4.2 con la asignación de un nuevo 5.2 Firma en la póliza cheque en el campo: Hecho por. 6.1. Revisa los cheques. Nota.- En caso de haber algún error en el llenado del cheque se cancela y se repite la T4.2 con la asignación de un nuevo 6.2 Firma en la póliza cheque en el campo: Revisado. 6.3. Entrega a Caja los cheques revisados. 7.1 Recaba en los cheques las firmas de las autoridades según lo establecido en la política 3.2. 7.2. Recaba la firma de la Dirección en el campo: Autorizado de la póliza 7.3 Resguarda y custodia los cheques hasta su entrega. 8.1 Entrega el cheque al usuario y recaba su nombre, firma y fecha en la póliza cheque en el campo: Firma Cheque recibido. Nota 1.- Para los proveedores deberán presentar el contrarecibo. Nota 2.- En caso de requerir el depósito directo a algún banco, se omite la tarea 8.1 y se anexa la ficha de depósito. 8.2. Entrega la póliza cheque al departamento de.
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 6 de 9 T9 Archivar Responsable o Auxiliar del Depto de Contabilidad 9.1. Archiva las pólizas 9.2. Llena el formato Control Consecutivo de Cheques. F-FENF-SAD-10 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento M-DGF-CSDF-03 MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVO FINANCIERAS DE APLICACIÓN GENERAL PÁGINA WEB DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS 7. CONTROL DE REGISTROS Código F-FENF-SAD-08 F-FENF-SAD-09 F-FENF-SAD-10 F-FENF-SAD-19 F-FENF-SAD-20 Nombre del registro Recepción asignación para la elaboración de cheque Solicitud de Cheque Control Consecutivo de cheques Reembolso de gastos Pago Profesores Externos Lugar de almacenamiento Archivo electrónico de Archivo electrónico de Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros 1 año 2 años en electrónico 1 año 2 años en archivo muerto 1 año 2 años en electrónico 2 años en 1 año electrónico 1 año 2 años en archivo muerto Archivo CFDI Archivo electrónico 1 año 2 años en archivo
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 7 de 9 Contrarecibo Póliza Cheque de muerto 10 días Se destruye 1 año 2 años en archivo muerto 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas CFDI Solicitud de cheque, Solicitud de Reembolso Solicitud de Apoyo Solicitud de Gasto por comprobar Proveedor Autoridades Personal Académico Personal Administrativo Recursos Financieros Cheque Proveedor Autoridades Personal Académico Personal Administrativo Pagos correctos y oportunos y de conformidad con la normatividad de la UADY 9. GLOSARIO 9.1.- SIGLAS CFDi Comporbante Fiscal Digital por internet 9.2.- DEFINICIONES EROGACIÓN.- Pago o desembolso de dinero OTROS: Son los cheques que se emiten por impuestos, apoyos estudiantiles de rectoria, pago de libros a la Organización Panamericana de la Salud o aquellos que se requieran.
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 8 de 9 10. CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión 01 02 03 Sección y/o página Sección 3 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Sección 7 Sección 3 Sección 9 Página 1 Sección 3 Sección 7 Sección 10 Descripción de la modificación y mejora En la política 3.1 se corrigió el horario y el lugar de recepción de facturas, se modificó la nota 1 en día hábil siguiente y se agregó la nota 2. En la política 3.3 se modificó eliminando y poniendo en la nota 1 el nombre y código del formato Solicitud de cheque En la política 3.4 se modificó el horario y área de pago, en la nota 1 se modificó el día de pago y se agregó la nota 2. Se modificaron las tareas 3 y 6 para cambiar la palabra elaborar por generar Se modificó la tarea 4 de programar pago a generar la solicitud de elaboración de Se modificaron las tareas 3 y 6 para cambiar en la descripción la palabra elaborar por generar adecuando la redacción de la descripción de actividad detallada correspondiente. En la tarea 4 se modificó en la descripción de programar pago a generar la solicitud de elaboración de cheque adecuando la redacción de la descripción de actividad detallada correspondiente. Se eliminó del código del Manual de política para la administración de egresos el nivel de revisión Se agregaron tres registros: Factura, Contra recibo y Póliza de En la política 3.1 se corrigieron las notas 1 y 2. En la política 3.2 se adicionó el formato. En la política 3.3 se modificó la redacción y en la nota se actualizó el nombre del formato. En la política 3.4 se modificó de días naturales a hábiles y en la nota 2 se actualizó el nombre del formato. En la política 3.5 se especificó a proveedores. En la política 3.6 y nota se mencionaron a que autoridades. Se incluyeron dos siglas. Se corrigió la fecha de emisión del procedimiento. En la política 3.1 se cambia el horario de caja de recepción. En el F-FENF-SAD-09 se modificó: se quita el nombre de quien autoriza y solo se deja Secretario Administrativo. Se actualiza la persona que elabora y quien revisa el procedimiento. Fecha de modificación 15 de Julio de 2014 25 de Agosto de 2014 17 de Marzo de 2016
Código: P-FENF-SAD-03 Revisión: 04 Página: 9 de 9 04 Página 1 Sección 1 Sección 2 Sección 3 Sección 4 Sección 5 Sección 6 Se modificó el nombre del procedimiento. Se modificó el Objetivo. Se modificó el alcance. Se modificaron por completo las políticas desde la 3.1 a la 3.6 se eliminó la nota y se añadieron la política 3.7, 3.8 y 3.9. Se modificaron las tareas del diagrama de flujo. Se modificó la descripción del procedimiento. Se eliminaron 3 documentos de referencia: Ley de impuesto sobre la renta, Ley de impuesto al valor agregado y Código Fiscal de la Federación. Se agregaron 2 formatos el F-FENF-SAD-19 Y EL F-FENF-SAD-20. Se modificó el Enfoque a Procesos. Se eliminaron las siglas y se creó una nueva. Se actualizó el nombre de la persona que elabora y revisa el procedimiento. 1 de Junio de 2016 Sección 7 Sección 8 Sección 9 Sección 10 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Graciela E. Quintal Delgado MSP. Didier Fco. Aké Canul Secretario Administrativo M en C.de Enfria. Silvia C. Salas Ortegón Directora Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.