PAGO DE NÓMINA Y CONEXOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Decio Castro Granados Blanca Estela Rodríguez Arango Osbaldo Morales Robi Cargo: Cargo: Tesorero General Cargo: Secretario de Despacho
Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. NORMATIVIDAD... 4 5. CONDICIONES GENERALES... 4 6. CONTENIDO... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 9. ANEXOS... 7
Página 3 de 7 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto realizar el pago de las nóminas del Departamento a empleados activos y pensionados del nivel central y los pagos conexos (seguridad social, descuentos autorizados por nómina, embargos judiciales) 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para atender la solicitud de pago que realiza la Dirección de Talento Humano, a la Dirección Financiera (Tesorería). 3. DEFINICIONES 3.1 CLIENTE EXTERNO Está conformado por bancos, administradores de pensiones y cesantías, entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos profesionales, entidades recaudadoras de aportes parafiscales, (SENA, ICBF, COMFENALCO, Ministerio de Educación Nacional, ESAP), personal jubilado. Adicionalmente, corresponde a las instancias y organismos externos que ejercen apoyo, coordinación, control y/o vigilancia sobre la entidad, se destacan entre otros: Entidades de los niveles nacional y territorial (Municipios), Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contraloría General del Departamento. 3.2 CLIENTE INTERNO Está conformado por todo el talento humano vinculado laboralmente, directa o indirectamente, con la Entidad; el cual interactúa interdisciplinariamente entre las diferentes Unidades Administrativas. 3.3 ORDEN DE PAGO Constituye el documento que ordena el pago de una obligación contraída por la Administración Central Departamental. 3.4 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Página 4 de 7 Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Secretaría Privada, Oficinas, Secretarías de Despacho, Departamentos s y Direcciones. 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política de Colombia. - Decreto 111 de 1996. - Ordenanza 041 de 1996, modificada a través de la Ordenanza 016 de 1998 (Estatuto Orgánico del Presupuesto Departamental) 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera. SUBPROCESO: Gestión Financiera. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección de Talento Humano y Financiera (Contabilidad). CLIENTE: Unidades administrativas o dependencias de la Administración Central. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Realizar pagos por mayor o menor valor, derivado de la incorrecta liquidación de las nóminas. 5.3.2 Puntos de control - Revisión en contabilidad para verificación de cumplimiento de requisitos (soportes y anexos). - Revisión global y de acuerdo a los parámetros normativos de los porcentajes para descuentos en Tesorería. (Actividad 1).
Página 5 de 7 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir los listados, para el pago de la nómina, tanto físicos como en medio magnético, órdenes de pago, revisar, las cuales una vez aprobados por el Tesorero General, son enviadas al banco con las instrucciones para su pago. 2 Recibir copia de la PILA, (planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social), revisar, pasar para aprobación de Tesorero y realización del pago a través de la pagina de INTERNET del BANCO autorizado para el recaudo de estos aportes; imprimir los soportes de pago de cada EPS, fondo administrador de pensiones, administradoras de riesgos profesionales y recaudadores de aportes parafiscales, realizar el comprobante de egreso y pasar a Tesorero General para la firma. 3 Recibir orden de pago procedente del subproceso de contabilidad, para el pago de cuentas mediante transferencia electrónica y a través de la página web del banco autorizado, revisar y realizar transferencia electrónica de fondos de la cuenta del Departamento a la cuenta previamente autorizada por escrito por el usuario y realizar el comprobante de egreso, pasar para la firma de Tesorero General, quien es el servidor público facultado para autorizar pagos por Internet. 4 Tramitar pagos con tarjeta prepago. Recibir orden de pago con listados de funcionarios para el pago de nómina (supernumerarios de educación), llenar el formato suministrado por VISA para solicitar tarjetas prepago. Diligenciar formato suministrado por VISA para recargar las tarjetas de los funcionarios 5 Recepcionar comunicaciones procedentes de los juzgados, por medio de los cuales decretan medidas preventiva de embargo. Comprobante de egreso pago de nóminas Comprobante de egresos de seguridad social y parafiscales Comprobante de egreso por Internet Pago a supernumerarios de educación Recepción de medida de embargo Tesorero General - 30 minutos 1 semana
Página 6 de 7 6 Radicar en el formato F-HAC-09, el oficio proveniente del juzgado respectivo. Radicación en el F-HAC-09 de medidas preventivas 7 Verificar el tipo de vinculación para remitir la copia del oficio a las oficinas Traslado de competentes. En caso de contratistas al comunicación Departamento Jurídico y de Contratación y por Dirección Financiera y en el evento de competencias tratarse de funcionarios de planta Oficina de Talento Humano y Dirección Financiera. 8 Verificar si la persona sujeto del embargo tiene aplicado medidas preventivas con anterioridad; además del paso anterior, se oficia al juzgado remitente, informando la Oficio de imposibilidad de darle aplicación ceñidos a respuesta para el la observancia de la normatividad juzgado referente a la prelación de embargos y créditos. 9 Verificar dentro de los períodos de pago Aprobación de que se estén aplicando los descuentos las órdenes de conforme las respectivas órdenes de pago derivadas embargo. de la nómina. 10 Detectar inconsistencias en la aplicación del punto anterior y oficiar al Departamento de Asuntos s Devolución devolviendo la nómina para sus nómina. respectivos ajustes. 11 Actualizar permanentemente la base de datos que contiene la información datos detallada de todos los embargos. actualizado 4 horas 15 minutos
Página 7 de 7 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación No aplica Orden de pago No aplica Nómina No aplica PILA F-HAC-09 No aplica Recepción decreto de embargo de los diferentes juzgados Formato en PCTG comprobante de egreso Datos PCTG - Carpeta Datos - Carpeta Datos - Medio magnético, Programa pago en línea de aportes a la seguridad social. datos Carpeta Carpeta Cronológico - Consecutivo Consecutivo Cronológico Cronológico Personal Autorizado - Director - Director - Director Tesorera Cronológica Tesorero Tiempo de Retención Método 2 años Archivo Central 20 años Archivo Central Archivo Histórico Permanente 20 años Archivo Central Archivo Histórico Permanente 5 AÑOS Archivo central 5 AÑOS Archivo central (20 años microfilmación digital) 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Régimen de seguridad social. 9. ANEXOS 9.1 F-HAC-09 Recepción decreto de embargo de los diferentes juzgados