UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CREDITOS Y COBRANZAS 2005 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD PARA TODOS LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CREDITOS Y COBRANZAS INDICE I.- ALCANCES...4 II.- OBJETIVO...4 IV.- TERMINOLOGIA...4 V.- POLITICAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA...7 VI.- NORMAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA...8 6.1. Normas sobre la Cobranza...8 6.2. Normas sobre el Pago del Ciclo...9 6.3. Normas sobre Cuadre de Caja...9 6.4. Normas sobre la Aplicación de la Mora...10 6.5. Normas sobre Aplicación de Descuentos...11 6.6. Normas sobre Fraccionamiento de la Deuda...11 6.7. Normas sobre Devolución de Dinero...13 VII.- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA...14 7.1. Procedimiento de Cobranza...14 7.2. Procedimiento sobre Formas de Pago...16 7.3. Proceso de Cuadre de Caja...19 7.4. Proceso de Fraccionamiento de Deuda...20 7.5. Procedimiento de Cobranza de Mora...21 7.6. Procedimiento de Elaboración de Nota de Crédito...22 7.7. Proceso de Devolución de Dinero...23 VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS...25 8.1. Formato de Solicitud para la Comité Socioeconómico:...25 8.2. Guía de Usuario del Formato Solicitud al Comité Socioeconómico...26 8.3. Formato de Cuadre de Caja...28 8.4. Reporte Resumen Total de Caja Diario (Total Efectivo)...29 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 3
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CREDITOS Y COBRANZAS I.- ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal que interviene en El Proceso de s de la UCSUR. II.- OBJETIVO Establecer las políticas, normas y procedimientos sobre. IV.- TERMINOLOGIA Amortización: Pago parcial de la Armada o Pensión. Armadas o Pensión: Son las cuotas establecidas entre el alumno y la organización donde se indica el importe y la fecha de vencimiento de cada cuota que deberán sumar el Costo del Ciclo. Ej.: Costo del Ciclo = 6000 Nro. Armadas / pensión = 6 Cuota de Armada / pensión = 1000 Beca: Apoyo económico temporal que se concede a alguien en forma de un estipendio mensual para que continúe o complete sus estudios. Comprobante de Pago: Documento contable que se genera cuando el alumno paga su Armada o Pensión o cuando se realiza el servicio prestado. Costo del Ciclo: Es el pago total de un semestre, según la categoría establecida. Deudas No Obligatorias: Son las Armadas generadas por el sistema pero que no han llegado todavía a la fecha de emisión (20 de cada mes). Deudas Obligatorias: Son las Armadas que han llegado a la fecha de emisión (20 de cada mes). Emisión Masiva de Banco: Es la impresión de los Comprobantes de Pagos de todos los alumnos que hayan cancelada o amortizada en el Banco sus armadas o pensiones. Caja deberá entregar éstos Comprobantes de Pago a cada alumno. Emisión Masiva de Caja: Cuando la Pensión llegó a su fecha de vencimiento (30 de cada mes) y se tiene que imprimir en forma conjunta todos los Comprobantes de Pago (saldos) que no han sido cancelados por el alumno en ese mes. Mora: Son los intereses generados a partir del vencimiento de la Armada y/o Pensión. Notas de Crédito (Abono): Documento contable que se emitirá como comprobante para Descargar o Rebajar Pensiones o Moras producto de nuestros servicios prestados, deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago emitido con anterioridad. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 4
Notas de Débito (Cargo): Documento contable que se emitirá como comprobante por la Cobranza de intereses generados por el pago no oportuno de nuestros servicios prestados deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago emitido con anterioridad. Productos Académicos: Son los servicios ofrecidos por la Organización a los alumnos que tienen una relación directa con el Proceso de Matrícula. Ej. Pre-Matrícula, Primera Pensión, Pensiones, etc. Productos No Académicos: Son los servicios ofrecidos por la Organización a los alumnos que no tienen una relación directa con el Proceso de Matrícula. Ej. Matricula, Certificados, solicitudes, constancias, carné, movilidad, titulación, ventas de artículos diversos, examen de admisión, etc. Prórroga de Pagos: Tiempo que se le concede a un alumno para el pago de su pensión. Boleta de Venta: Comprobante de Pago que se emite a las personas naturales por los servicios educativos brindados. Cronograma de Pagos: Son los montos a pagar en un Semestre Académico. Cuenta Corriente o Reporte de Pagos: Formato emitido por el Sistema de Caja donde figura las transacciones de pago y cuentas por cancelar de los alumnos desde su ingreso a la universidad. Factura: Es un documento de valor contable que se emite a toda persona jurídica por los servicios educativos brindados; los solicitantes de éste documento deberán acercarse a la CAJA indicando su Razón Social, RUC y Dirección. Fraccionamiento de Deuda: Convenio pactado entre la Jefatura de s y el alumno o su apoderado; es la acción de dar nuevas fechas de pago a cuotas ya vencidas (ciclos anteriores); adicionándolas a las cuotas regulares (ciclos actuales). Resolución del Comité Socioeconómico: Es un documento emitido por el Comité Socioeconómico en el que se autoriza el Fraccionamiento, Beca, Recategorización; éste documento debe llevar los sellos y firmas de los miembros del Comité Socioeconómico. Generación: Es un proceso interno que realiza un sistema. Emisión: Es la impresión de un lista o reporte. Cheque: Es un título de crédito mediante el cual una persona (librador) ordena al banco en el que tiene depositados sus recursos (librado), que pague una cierta cantidad de dinero a aquella persona específica cuyo nombre aparece como beneficiario en el mismo o dependiendo de la clase de cheque, a quien presente el documento. Cheque Certificado: En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 5
cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero. Cheque No Negociables: Son todos aquellos que sólo pueden ser cobrados en la ventanilla del banco por el beneficiario o bien depositados en la cuenta bancaria de la persona o empresa que es el beneficiario del cheque. No pueden endosarse. Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta plástica con una banda magnética codificada que da derecho al titular a tener acceso a una línea de crédito. El monto del crédito y la tasa de interés están determinadas por el ingreso del prestatario y su historia crediticia según figure en el informe de crédito. Tarjeta de Débito: Se parece a una tarjeta de crédito pero es emitida por su banco. Los cargos se obtienen directamente de la cuenta del titular de la tarjeta, típicamente una cuenta corriente o cuenta de ahorros. El retiro de fondos es inmediato cuando se trata de tarjetas de débito en línea, existe un retraso de un día o dos en el caso de las tarjetas de débito fuera de línea. Librador: La persona que ordena al banco el pago del cheque mediante su firma. Beneficiario: Es la persona física o moral a favor de quien se libra el cheque y recibe el pago. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 6
V.- POLITICAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA Todo ingreso de dinero por los servicios prestados de cada unidad de negocio deberá estar sustentado por los comprobantes de pagos establecidos por ley. Toda cobranza dentro de la organización deberá realizarse a través de la Caja de la Universidad o desde la red de Bancos Autorizados. La Cobranza de los productos y/o servicios que brinde la UCSUR deberá realizarse distinguiéndose claramente a que Programa pertenece el producto y/o servicio que se vende. El integro del dinero recaudado en efectivo sea en moneda nacional, moneda extranjera, Cheques, Cheques diferido, vouchers (tarjetas de crédito), vouchers (tarjetas de debito) y otros valores (otras tarjetas) por turno deberá ser depositado en las cuentas corrientes de cada unidad de negocio establecido previamente por la dirección de finanzas como máximo al día útil siguiente de su recaudación. Los depósitos tienen que ser en la misma moneda que se recaudo; solo en casos indicados expresamente (correo electrónico) por la dirección de finanzas se podrá efectuar depósitos en cuentas de diferente moneda. El traslado del efectivo debe de efectuarse en diferentes horarios y rutas; cumpliendo estrictamente con lo establecido por la compañía de seguros bajo responsabilidad; el incumplimiento de esta política será considerada como falta grave. Esta terminantemente prohibido utilizar el dinero recaudado por caja para efectuar cualquier tipo de adquisición de bienes, servicios y/o cualquier tipo de pagos, así como cambiar dólares por nuevos soles y/o nuevos soles por dólares bajo responsabilidad; el incumplimiento de esta política será considerado como falta grave. La Presidencia Ejecutiva y/o la Vicepresidencia ejecutiva es la única que podrá autorizar cualquier modificación a lo establecido en los párrafos precedentes. Todos las sedes o puntos de ventas de las unidades de negocios, que de alguna manera reciban dinero por los servicios prestados según sea el caso; deben cumplir con las políticas contempladas en el presente documento. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 7
VI.- NORMAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA 6.1. Normas sobre la Cobranza El envío al banco de la información para la cobranza respectiva por nuestros servicios prestados deberá estar sustentada obligatoriamente por los Comprobantes de Pago establecidos (Boleta de Venta y/o Factura). La emisión de los Comprobantes de Pagos establecidos serán generados contra la prestación del servicio y/o el pago respectivo. Para los casos de la generación de Comprobantes de Pago por concepto de servicios prestados; éste podrá ser amortizado generándose un Recibo de Ingreso de Caja ; el cual deberá obligatoriamente hacer referencia al Número del Comprobante de Pago correspondiente. Al inicio de las operaciones diarias los cajeros y/o los que hagan sus veces deberán verificar la correlatividad de la numeración de cada uno de los tipos de comprobantes de pago con la que inician su operación; el mismo que debe ser correlativo con el último número del día o turno anterior. Toda cobranza efectuada por los cajeros y/o quien haga sus veces deberá estar sustentada obligatoriamente por el Comprobante de Pago correspondiente Es responsabilidad del cajero(a) o quien haga sus veces efectuar recuentos parciales del efectivo recaudado si superara los S/.1,500 o su equivalente en moneda extranjera deberá ser depositado en la caja fuerte; el mismo que deberá cumplir con el proceso del control dual. Es responsabilidad del cajero o quien haga sus veces efectuar el conteo del dinero recaudado durante su turno de trabajo el mismo que deberá coincidir con el cuadre de caja para ser depositado en la caja fuerte; el mismo que deberá cumplir con el proceso del control dual. La Jefatura de s y Jefatura de Administración podrán dar una prórroga de pago de hasta treinta (30) días calendario tiempo durante el cual sigue corriendo la mora. La Jefatura de Administración y/o la Jefatura de s son las únicas que autorizan al Cajero para la elaboración de las Notas de Crédito. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 8
Después de la emisión de un Comprobante de Pago (Boleta o Factura), ya sea por Pago a Cuenta o por que llego la fecha de Emisión Masiva ; sólo se le podrá entregar Recibos de cancelación o amortización de la deuda. El Cajero del primer turno deberá ingresar al Sistema de el Tipo de Cambio (Venta y Compra) al inicio de su turno de trabajo; el mismo que será consultado del periódico oficial El Peruano. 6.2. Normas sobre el Pago del Ciclo El Pago del Ciclo de estudio puede ser cancelado al Contado o en Armadas según lo solicitado por el alumno. El máximo de Armadas que se debe emitir para el Pago del Ciclo es de seis (06) Armadas estas deberán coincidir con la finalización del período académico. Los alumnos que soliciten un número mayor de armadas para la cancelación del Pago del Ciclo deberá presentar una solicitud al área de s. Las Armadas deberán ser canceladas en agencias de los bancos autorizados o en la caja de la Universidad. El pago al contado del ciclo deberá efectuarse en la caja de la Universidad. Se concederá siete (07) días calendarios de gracia sobre la Fecha de Vencimiento. El Pago del Ciclo para aquellos los alumnos que pertenecen a Convenios Especiales con otras Instituciones deberá figurar claramente en su Convenio; así como la vigencia del mismo. El Costo del Ciclo sufre incrementos periódicos de acuerdo al Costo de vida. 6.3. Normas sobre Cuadre de Caja Al termino de cada turno el Cajero o quien haga sus veces deberá efectuar el Cuadre de Caja correspondiente garantizando que la documentación sustentatoria este debidamente conciliada. El Cajero no deberá cerrar el Cuadre de Caja diario hasta que se regularice todas las Notas de Créditos correspondientes a ese cuadre. Cualquier discrepancia en el Cuadre de Caja deberá ser comunicado el mismo día al Director de Sede o Jefe de Administración así como a las Direcciones de Contabilidad, Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 9
Finanzas y Auditoria Interna por el responsable del cuadre de caja así mismo deberá de solucionarse el mismo día (sobrante, faltante, fallas en el sistema etc.). Es responsabilidad de la Jefatura de s y/o el que haga sus veces que los cuadres de caja estén debidamente sustentados. Es responsabilidad del la Jefatura de créditos y cobranzas y/o el que haga sus veces el retiro de los fondos depositados en la caja fuerte de cada unidad de negocio el mismo que deberá cumplir con el proceso del control dual; el incumplimiento de esta norma se considerará como falta grave. Todo depósito y retiro de dinero efectuado en la caja fuerte deben de ceñirse necesariamente al Control Dual. Las cajas de seguridad o cajas fuertes deberán de contar con clave de seguridad así como con la llave respectiva, la misma que en copia serán entregadas en un sobre lacrado y firmado a la Dirección de Finanzas por el Tesorero. Es responsabilidad de la Jefatura de s y/o el que haga sus veces el traslado de los fondos recaudados en el primer turno del día, así como el del segundo turno del día anterior, utilizando diferentes horarios y rutas adicionalmente debe de cumplir con las recomendaciones establecida por la compañía de seguros; el incumplimiento de esta norma se considerara como falta grave. Es responsabilidad de la Jefatura de créditos y cobranzas y/o el que haga sus veces la entrega del cuadre de caja con los depósitos correspondientes; así como con la documentación sustentatoria del mismo, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas a la Dirección de Finanzas (Tesorería); el incumplimiento de esta norma afectara su evaluación personal. Es responsabilidad del Tesorero revisar y entregar la documentación del Cuadre de Caja a la Dirección de Contabilidad en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas de recibido. Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad la recepción, revisión y custodia de la documentación de los Cuadres de Caja. 6.4. Normas sobre la Aplicación de la Mora La mora es de carácter diario y acumulativo según las disposiciones establecidas por la universidad. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 10
El pago de la mora es independiente de los gastos administrativos devengados por el incumplimiento en el pago oportuno. El cajero deberá cobrar en primera instancia la MORA y luego la pensión o armada más antigua. Si el alumno paga toda su Deuda al contado se podrá conceder hasta un 100% de descuento de la MORA, que deberá estar autorizado por el Jefe de Créditos y Cobranzas. Para los alumnos reingresantes que tengan una deuda pendiente se manejará un descuento según el Sistema Bancario (a lo más deberá pagar el 20% de la MORA acumulada). Este descuento sólo lo otorgará el Jefatura de s. Se concederá siete (07) días calendarios de gracia sobre la Fecha de Vencimiento para la aplicación de la mora; a partir del octavo (8vo) día se aplicará la mora de 0.2% diario. El Cajero estará autorizado ha realizar un descuento por mora de hasta siete (07) días, toda a exoneración mayor necesita la autorización de la Jefatura de Administración y/o la autorización de la Jefatura de s. La Mora también se aplicará a los Saldos Pendientes a Cobrar a partir de la fecha de vencimiento de la Armada. 6.5. Normas sobre Aplicación de Descuentos Al Pago adelantado de todo el Ciclo se le podrá conceder un descuento del cinco por ciento (5%); mientras que al pago adelantado de todo el año académico (dos períodos académicos) se le concederá un descuento del diez por ciento (10%) si se cancela antes de la matrícula extemporánea. 6.6. Normas sobre Fraccionamiento de la Deuda Todo alumno que solicita un Fraccionamiento de Deuda deberá una solicitud simple sustentar los motivos de fraccionamiento de la deuda dirigida al Jefe de Créditos y Cobranzas. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 11
Todo alumno que solicita Fraccionamiento de Deuda o un Pago a Cuenta deberá solicitarlo a lo más con dos (02) días de anticipación a la Fecha de Vencimiento de la Armada a Fraccionar; que permita enviar la información al banco en forma correcta y oportuna. El tiempo máximo en que se puede reprogramar un Fraccionamiento de Deuda deberá ser de seis (06) meses. El Director General de la UCSUR será el único que podrá autorizar el fraccionamiento de la deuda en más de seis (06) meses. Si el alumno tiene deudas mayores a S/. 5,000 para ser financiada deberá pagar en Caja una "Cuota Inicial" del veinte por ciento (20%) como mínimo del Monto Total de su Deuda y además deberá de firmar una Letra de Cambio (sin Fecha de Vencimiento) por el Saldo de la Deuda a Financiar. El Financiamiento de una Deuda se hará por Armada. Todo Fraccionamiento de Deuda deberá estar firmado por el Alumno o por su Apoderado, como parte de la aceptación. La atención a los alumnos, padres de familia o apoderados para los casos de Solicitud de Fraccionamiento de Deudas así como de Pago a Cuenta se realizará los días Lunes, Miércoles y Viernes de 3:00 p.m. a 6:00 p.m. El Jefe de s deberá comunicar a los alumnos que podrán Pagar su "Fraccionamiento de Deudas", "Pagos a Cuenta" y/o Saldos en caja de la universidad y en el banco correspondiente incluso para el pago de la Primera Armada y/o Amortizaciones de la misma. La Jefatura de s resolverá los casos de fraccionamiento que tengan deuda como máximo de seis (06) boletas. La Jefatura de Administración resolverá los casos de fraccionamiento que tengan deuda mayores a seis (06) boletas. Para solicitar un Fraccionamiento de Deuda a la Jefatura de s el alumno deberá anexar: Solicitud; especificando claramente los motivos por los cuales solicita el Fraccionamiento de Deudas. Copia de Recibo de Teléfono o de luz del alumno. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 12
Copia del DNI del alumno o de su apoderado. Alguna Información complementaria solicitada al Jefe de Bienestar Estudiantil. Los datos de los "Fraccionamiento de Deudas" serán ingresados al Sistema a más tardar al día siguiente de resuelto el caso previamente visados por Jefe de Créditos y Cobranzas, Administración y/o Dirección General; verificando toda la documentación física que respalda el cambio de tal manera que no se cometan errores. La Carta de respuesta si procede o no el "Fraccionamiento de Deudas" se entregará al alumno a más tardar dentro de los siete (07) días calendarios posteriores a su fecha de recepción de la solicitud. Todo alumno al cual se le aprueba su Fraccionamiento deberá saber que tiene que cumplir con sus pagos en las fechas pactadas; pues de lo contrario no tendrá derecho a solicitar otro fraccionamiento. 6.7. Normas sobre Devolución de Dinero La devolución de dinero correspondientes a boletas para los alumnos que no logran matricularse se hará efectivo sólo si el alumno lo solicita dentro de los treinta (30) días calendarios que realiza su último pago. La devolución de dinero correspondientes a las boletas de los alumnos que se hayan matriculado y han realizado su retiro formal del ciclo; se hará efectivo sólo si al alumno no se le presto el servicio y solicita la devolución dentro de los treinta (30) días calendarios después que se matriculó; procediendo al descuento del 10% del Monto a devolver por concepto de "Gastos Administrativos"; pues el alumno matriculado está ocupando un "cupo" de otro alumno que pudo haber estudiado en nuestra Institución. Para la devolución de dinero es necesario presentar una solicitud de devolución de dinero y adjuntar el Comprobante de Pago (Factura o Boleta de Venta) que justifica dicha devolución. La solicitud de devolución de dinero deberá ser aprobada por el Jefe de Administración. La Nota de Crédito para realizar la Devolución de Dinero deberá estar firmada por el Jefe de Administrador. Toda devolución de dinero se hará con Cheque y será girado a nombre del cliente y/o alumno; para lo cual deberá presentar su D.N.I. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 13
VII.- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS SOBRE CREDITOS Y COBRANZA 7.1. Procedimiento de Cobranza Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 14
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7.2. Procedimiento sobre Formas de Pago Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 16
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7.3. Proceso de Cuadre de Caja Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 19
7.4. Proceso de Fraccionamiento de Deuda Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 20
7.5. Procedimiento de Cobranza de Mora Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 21
7.6 Procedimiento de Elaboración de Nota de Crédito FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE NOTA DE CREDITO CAJERO INICIO INGRESAR AL SISTEMA DE COBRANZAS Módulo Egresos SELECCIONAR NOTAS DE CREDITO BUSCAR NOMBRE Y APELLIDO DEL CLIENTE SELECCIONAR EL TIPO DE COMPROBANTE DE PAGO AL QUE SE LE VA APLICAR EL DESCUENTO O DEVOLUCION INGRESAR EL NUMERO DE COMPROBANTE DE PAGO Como referencia para la nota de crédito INGRESAR EL MOTIVO DEL DESCUENTO O DEVOLUCION IMPRIMIR LA NOTA DE CREDITO ENTREGAR LA NOTA FIN DE CREDITO AL CLIENTE PARA SU FIRMA ARCHIVAR TEMPORALMENT E LA COPIA DE LA NOTA DE CREDITO Emisor y Administrativo FIN UCSUR CREDISTOS Y COBRANZA ELABORADO POR : SUPERVISADO POR: APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : UNA VEZ AL AÑO DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS FECHA ELABORACION : OCTUBRE 2005 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA VERSION 1 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 22
7.7 Proceso de Devolución de Dinero FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE DEVOLUCION DE DINERO ALUMNO ASISTENTE DE CREDITOS Y COBRANZA CAJERO INICIO SOLICITAR DEVOLUCION DE DINERO ASESORAR AL CLIENTE / ALUMNO INDICANDO EL PROCEDIMIENTO SOLICITAR EN ADMINISTRACION LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO ENTREGAR LA SOLICITUD DE DEVOLUCION DE DINERO EN BLANCO REGISTRAR TODOS LOS DATOS EN LA SOLICITUD DE DEVOLUCION DE DINERO SACAR COPIA A LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO Con letra imprenta y legible. Para usarla como cargo. PRESENTAR LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO Adjuntar a la solicitud el Comprobante de Pago. Original y copia COLOCAR EL NUMERO DE SOLICITUD, FIRMA, SELLO, FECHA Y HORA DE RECEPCION ENTREGAR EL CARGO AL CLIENTE / ALUMNO REVISAR LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DINERO 1 UCSUR CREDITOS Y COBRANZA ELABORADO POR : SUPERVISADO POR: APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : UNA VEZ AL AÑO DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS FECHA ELABORACION : OCTUBRE 2005 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA VERSION 1 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 23
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE DEVOLUCION DE DINERO ALUMNO ASISTENTE DE CREDITOS Y COBRANZA JEFE DE CREDITOS Y COBRANZA CAJERO DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA 1 SE AUTORIZA SOLICITUD? SI NO INDICAR LOS MOTIVOS DE NEGACION DE LA SOLICITUD COMUNICAR AL ALUMNO LA NEGATIVA Y LOS MOTIVOS DAR VISTO BUENO A LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DE DINERO FIN INDICAR LAS CONDICIONES DE AUTORIZACION PARA LA DEVOLUCION DE DINERO Se requiere autorización del Administrador de Campus Villa ENTREGAR LA SOLICITUD AL CAJERO PARA QUE REALICE LA NOTA DE CREDITO PROCESO DE ELABORACIO N DE NOTA DE CREDITO Para la devolcuión de dinero. Necesita clave de autorización FIRMAR NOTA DE CREDITO.ENTREGAR NOTA DE CREDITO AL ADMINISTRADOR DE CAMPUS VILLA -Solicitud de Devolución de Dinero -Comprobante de Pago (Original) -Nota de Crédito -Copia de D.N.I. ORDENAR TODOS LOS DOCUMENTOS PARA LA DEVOLUCION DE DINERO AL CLIENTE / ALUMNO ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA Para que proceda a revisar y verificar su conformidad. ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD Para que proceda a elaborar el voucher para la devolución de dinero. FIN UCSUR CREDITOS Y COBRANZA ELABORADO POR : SUPERVISADO POR: APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : UNA VEZ AL AÑO DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS FECHA ELABORACION : OCTUBRE 2005 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA VERSION 1 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 24
VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS 8.1. Formato de Solicitud para la Comité Socioeconómico: CODIGO : SOLICITUD A LA COMISION SOCIO ECONOMICA UCSUR N Señores: COMITE SOCIOECONOMICO UCSUR Presente.- Yo, alumno (a) de la Escuela Académica Profesional de del CICLO con código N solicito: Motivo por el que solicito: DATOS DEL SOLICITANTE: APELLIDOS Y NOMBRES: PARENTESCO: FIRMA: RECEPCIONADO POR: FECHA: HORA: DNI: RESULTADOS: PROCEDE TELEFONO: NO PROCEDE email: Miraflores de del FAVOR LLENAR TODOS LOS DATOS CON LETRA IMPRENTA Y LEGIBLE Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 25
8.2. Guía de Usuario del Formato Solicitud al Comité Socioeconómico A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El Formato de Solicitud al Comité Socio Económico servirá para todos aquellos alumnos que soliciten a la Administración la devolución de dinero, exoneración de moras y/o fraccionamiento de su deuda más no para su recategorización; para éste último existe otro formato. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Jefe de s deberá tener impreso (listos para entregar) los formatos de Solicitud a la Comité Socioeconómica UCSUR N El Jefe de s entregará al alumno que solicite devolución de dinero, exoneración de mora o fraccionamiento de deuda, el Formato de Solicitud a la Comisión Socioeconómica UCSUR N por duplicado en hoja membretada de la UCSUR; indicándole que deberá llenar todos los datos con letra legible. El Jefe s de deberá ayudar al alumno en el llenado de éste formato en caso sea necesario. Cuando la Jefatura de recepcione el formato, llenado por el alumno por duplicado, procederá a indicar en el final del formato su nombre, fecha y hora de recepcionado así como el N de la Socitud recepcionada; esto será en ambos formatos en el que se queda en Bienestar Estudiantil como el que se lleva el alumno como cargo. C. LLENADO DEL FORMATO: N : el Jefe de s deberá indicar el Número que corresponde a la Solicitud recepcionada; deberá respetarse el orden en que son presentados las solicitudes. En la primera parte el alumno escribirá claramente con letras mayúsculas sus apellidos y nombres, su Escuela Profesional, su código. En el bloque A y B: Indicar el ciclo de estudios al cual pertenece la devolución del pago o exoneración de mora según sea el caso. Indicar el mes de estudios al cual pertenece la devolución del pago o exoneración de mora según sea el caso. Indicar el monto de acuerdo a su Cronograma de Pagos Indicar el motivo por el cual el alumno solicita devolución del pago o exoneración de mora según sea el caso. En el bloque C: Tiene 2 partes para aquellos casos en que el alumno solicita fraccionamiento de deudas correspondientes a más de un ciclo. Indicar el ciclo de estudios al cual pertenece el fraccionamiento de deuda Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 26
Indicar el mes de estudios al cual pertenece el fraccionamiento de deuda Indicar la fecha en que el alumno se compromete a pagar Indicar el monto que el alumno se compromete a pagar como Cuota Inicial Indicar el número o los números de armadas a las que se solicita fraccionamiento Indicar el monto de cada armada a la que se solicita fraccionamiento Indicar el monto total correspondiente al fraccionamiento Indicar el motivo por el cual el alumno solicita fraccionamiento de deuda Datos Finales: Los datos que se consignan en ésta parte sirven para comunicarse rápidamente con el alumno en caso se le tenga que dar alguna información. Se escribirá claramente la fecha; día / mes/ año Firmará el alumno o apoderado DNI: del alumno o apoderado Teléfono del alumno o apoderado E-mail del alumno o apoderado Resultados: Indicar con una aspa si procede o no la Solicitud presentada por el alumno; esto lo indicará la Secretaria de Administración o el Administrador después que la Administración y/o el Comité Socio Económico lo hayan revisado. El Jefe de s indicará en el formato: Su nombre y apellidos claramente Fecha de recepción Hora de recepción ; tanto en el formato como en su copia Versión 1 Elaborado por la Dirección de Proceso y Tecnología Pág. 27
8.3. Formato de Cuadre de Caja UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR CUADRE DE CAJA CAJERA : FECHA : DENOMINACION Cantidad Monto Soles Dólares Soles Dólares 200.00 0 0 100.00 0 0 50.00 0 0 20.00 0 0 10.00 0 0 TOTAL BILLETES 0 0 5.00 0 0 2.00 0 0 1.00 0 0 0.50 0 0 0.20 0 0 0.10 0 0 TOTAL FEBLE 0 0 TOTAL GENERAL 0 0 Tipo de Cambio (Venta): S/. 0(*) Tarjeta Visa Tarjeta Master Card Dep. Cheque S/. S/. S/. TOTAL EFECTIVO S/. 0 TOTAL SISTEMA S/. Diferencia S/. 0 FIRMA DEL CAJERO FIRMA DEL RESPONSABLE Versión 1 Pag. 28 / 29
8.4. Reporte Resumen Total de Caja Diario (Total Efectivo) UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR Fecha: Hora: Usuario: RESUMEN TOTAL DE CAJA DIARIO (TOTAL EFECTIVO) CAJERO (A) : CONCEPTO N.S. S/. U.S. $ SUB TOTAL : CANJE DE FACTURAS / BOLETA POR LETRA CANJE DE LETRAS CANCELACION FACTURA / BOLETA CONTADO CREDITO NOTAS DE CARGO TOTAL INGRESOS TOTAL EGRESOS NOTAS DE ABONO TOTALES TOTAL RECEPCIONADO CAJERO TESORERIA RESPONSABLE DE DEPOSITO ENTREGA CONFORME RECIBI CONFORME ENTREGADO A DEPOSITO TIPO DE CAMBIO RECIBOS FACTURAS DÓLAR AMERICANO ---> S/. NUMERACION CONFORME FACTURAS NO ENCONTRADAS Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 29