OPS571 Administración de operaciones MAESTRÍA Proyecto Profesional
Proyecto Profesional: Análisis de una problemática en el desempeño de los procesos de una organización Contenido OBJETIVO DEL PROYECTO TIEMPO ESTIMADO CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO PROFESIONAL PLAN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO PROFESIONAL Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 2
OBJETIVO DEL PROYECTO Elaborar un pronóstico, dirigido al gerente o dueño de la empresa del caso seleccionado en donde, después de analizar su proceso de producción, se identifiquen áreas de oportunidad, problemáticas, necesidades de mejora continua o innovación y se realicen propuestas que optimicen la productividad a través del uso de herramientas como KAIZEN y el ciclo PDCA. TIEMPO ESTIMADO El Proyecto Profesional está diseñado para ser realizado en 25 horas. EVALUACIÓN DEL PROYECTO PROFESIONAL El Proyecto Profesional constituye el 70% de la calificación total de la materia y se distribuye de la siguiente forma: Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Proyecto Profesional (se entrega el séptimo día de la semana académica) 1 er avance del proyecto 10 % 2 o avance del proyecto 10 % 3 er avance del proyecto 10 % 4 o avance del proyecto 10 % Entrega del Reporte final 30 % Entregable Elección de caso de estudio y diagramación del proceso. Análisis del desempeño del proceso. EVENTO KAIZEN: mejora continua en los procesos (ciclo PDCA). Evaluación de riesgos y pronóstico después de la mejora. Integración del Reporte final. La evaluación del Proyecto Profesional estará centrada en dos elementos primordiales: I. Los avances semanales. Se refieren a las entregas que realizarás en las semanas 1 a 4 y que te permitirán recabar toda la información para realizar el Reporte final del Proyecto Profesional. Los avances se evaluarán conforme a la rúbrica que se indica en cada caso. II. El Reporte final del Proyecto Profesional. Se refiere a la integración de los avances semanales siguiendo la estructura que se indica en la semana 5. 3
PLAN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO PROFESIONAL SEMANA 1. Elegir un caso práctico y elaborar un diagrama de flujo de su proceso de producción o de operaciones. INSTRUCCIONES DE LA ACTIVIDAD Objetivo: Elegir un caso práctico y analizar, mediante el diseño de un diagrama de flujo, un problema que se suscita en el desempeño de un proceso. Para este primer avance del Proyecto Profesional deberás realizar lo siguiente: 1. Consulta el archivo: Casos para el desarrollo del Proyecto Profesional y elegir aquel con el que se desarrollará el ejercicio. (Toma en consideración que ambos casos se manejan de manera hipotética, por lo que es necesario imagines las situaciones, así como las soluciones que propondrás posteriormente con fundamento en los temas vistos en la sesión). 2. Si seleccionaste el caso 1: Deberás realizar un diagrama de flujo utilizando los pasos propuestos en el mismo caso. Se evaluará el uso correcto de cada figura en el diagrama de acuerdo con el tipo de actividad. 3. Si seleccionaste el caso 2: Deberás imaginarte en la situación del problema y proponer un modelo del proceso de surtido; no es necesario que conozcas el proceso de manera real, ya que la situación es un supuesto. Lo que se evaluará es la coherencia en la secuencia de las acciones y el debido diagramado del proceso al usar correctamente las figuras de acuerdo con cada actividad. 4. Elabora un documento en el que se observe el diagrama solicitado, toma como ejemplos el diagrama que se muestra más abajo, en este mismo documento. Utiliza letra Arial 12 e interlineado de 1.5. Recuerda incluir las fuentes de consulta en formato APA. Entrega tu avance a más tardar el séptimo día de tu semana académica y nombra tu archivo de la siguiente forma: PP_A1_ApellidoPaterno_ApellidoMaterno Cualquier duda sobre las actividades del Proyecto Profesional de esta semana consulta a tu facilitador. A continuación, se presenta un ejemplo de cómo debes diagramar el proceso que observaste en la empresa seleccionada. Tienes que emplear por lo menos 4 figuras con las cuales se conforma un diagrama de flujo. 4
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EVALUACIÓN. ACTIVIDAD DE LA SEMANA 1 Caso 1: Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Contenido 70 Diseño y desarrollo del diagrama de flujo El manejo de cada uno de los elementos del diagrama de flujo corresponde a la acción por cada paso del proceso. La secuencia del diagrama es coherente. Conclusiones y reflexiones Presenta las principales conclusiones, las cuales se fundamentan en las fuentes de consulta o en las evidencias recolectadas durante la actividad. Caso 2: Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Contenido 70 Sugerencia del Claridad y coherencia en la secuencia de cada paso que conforma el proceso. modelo del proceso de surtido Diseño y desarrollo del diagrama de flujo El manejo de cada uno de los elementos del diagrama de flujo corresponde a la acción por cada paso del proceso. La secuencia del diagrama es coherente. Conclusiones y reflexiones Presenta las principales conclusiones, las cuales se fundamentan en las fuentes de consulta o en las evidencias recolectadas durante la actividad. NOTA: Las entregas que contengan información plagiada no tendrán derecho a evaluación. 6
SEMANA 2. Análisis del desempeño del proceso producción o de operación actual de la empresa. INSTRUCCIONES DE LA ACTIVIDAD Objetivo: Identificar la importancia que tienen los indicadores dentro del análisis de desempeño de un proceso en una organización. Indicaciones Para este segundo avance del Proyecto Profesional deberás realizar lo siguiente: 1. Redacta a manera de resumen cuál es la importancia que tienen los indicadores de desempeño dentro del análisis de los procesos y qué relación tienen con la planeación, la toma de decisiones y la mejora continua. El contenido debe ser de media cuartilla por lo menos. Para realizar este punto, toma en cuenta el siguiente planteamiento: De acuerdo con Pardo, J. (2012) Configuración y uso de un mapa de procesos, los indicadores de desempeño son instrumentos de medida utilizados para dar seguimiento objetivo al funcionamiento de un proceso. Todos los procesos operativos deberían llevar asociado algún indicador. Podemos denotar 2 tipos de procesos: INDICADORES DE RESULTADO: son aquellos que nos indican si el producto o servicio generado ha satisfecho los requisitos acordados con los clientes. INDICADORES OPERACIONALES: están centrados en el funcionamiento interno del proceso. Ofrecen información del desarrollo de ciertas partes del mismo. Los indicadores operacionales suelen estar correlacionados con los resultados, de modo que los primeros son inductores de los segundos. Por ejemplo, si establecemos como indicador tiempo de llegada al destino un indicador operacional sería: velocidad de la marcha. Controlando una velocidad de marcha adecuada es muy probable que se consiga el resultado pretendido. 2. Dependiendo del tipo de proceso que elegiste genera una tabla de indicadores; toma en consideración los siguientes elementos. (Nota: no hay límite para el número de indicadores que puedas sugerir). Nombre del proceso Indicador de desempeño Objetivo el indicador (mencionar para qué sirve) Fórmula con la que crees se puede calcular este indicador (por ejemplo si el indicador es margen de utilidad, la formula sería: 7
(Número de artículos vendidos*costo unitario) / 100 3. Describe cuáles son las repercusiones en el desempeño del proceso con la problemática descrita en cada caso e incluye una justificación de por qué es necesario generar acciones de mejora mediante el uso de herramientas de la Gestión de la Calidad Total. 4. Redacta un documento en el que plasmes los puntos anteriores. Elabora tu escrito en Word 97-2003. Anota tus datos de identificación y de la materia. Utiliza letra Arial 12 e interlineado de 1.5. Recuerda incluir las fuentes de consulta en formato APA. Entrega tu avance a más tardar el séptimo día de tu semana académica y nombra tu archivo de la siguiente forma: PP_A2_ApellidoPaterno_ApellidoMaterno Cualquier duda sobre las actividades del Proyecto Profesional de esta semana consulta a tu facilitador. 8
EVALUACIÓN. ACTIVIDAD DE LA SEMANA 2 Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Contenido 70 Resumen sobre la importancia de los indicadores en el El contenido debe estar redactado con claridad y coherencia. Debe mencionarse la importancia de los indicadores y su relación con la planeación, la toma de decisiones y la mejora continua. desempeño de los procesos Tabla de indicadores Se cubrieron cada uno de los criterios que se citaron como mínimos (las fórmulas de cada indicador tienen que estar bien planteadas). Conclusiones y reflexiones Presenta las principales conclusiones, las cuales se fundamentan en las fuentes de consulta o en las evidencias recolectadas durante la actividad. NOTA: Las entregas que contengan información plagiada no tendrán derecho a evaluación. 9
SEMANA 3. Evaluación del proceso de producción o de operaciones actual con las herramientas de mejora continua KAIZEN y Ciclo PDCA. INSTRUCCIONES DE LA ACTIVIDAD Objetivo: Analizar el desempeño de los procesos en la organización y establecer un plan de mejoras mediante el empleo de herramientas de gestión de la calidad total como KAIZEN y el Ciclo PDCA. Indicaciones Para este tercer avance del Proyecto Profesional deberás realizar lo siguiente: 1. Además de revisar los materiales indicados esta semana, realiza la lectura de Gillet, F. (2014). La caja de herramientas: Control de calidad, Carpeta 2: Poner en práctica el PDCA. (Disponible en la Biblioteca Virtual ULA, Colección e libro). 2. Describe de manera breve qué es KAIZEN y el círculo PDCA, así como en qué consiste su desarrollo en una organización. Te servirán como conceptos necesarios en tu investigación. Incluye la explicación del siguiente esquema: 3. Diseña una tabla que incluya el plan de medidas tomando en consideración los siguientes elementos: Problema identificado Causa raíz que origina el problema (hipotéticamente el que se cree está generando la situación expuesta) KPI (indicador de desempeño) involucrado Acción de mejora (qué se hará para corregir el error) Responsable de realizar la acción 10
Fecha de inicio y de conclusión de la acción Periodos de seguimiento a las acciones de mejora (semanal, quincenal, mensual) 4. Redacta un documento en el que plasmes los puntos anteriores. Elabora tu escrito en Word 97-2003. Anota tus datos de identificación y de la materia. Utiliza letra Arial 12 e interlineado de 1.5. Recuerda incluir las fuentes de consulta en formato APA. Entrega tu avance a más tardar el séptimo día de tu semana académica y nombra tu archivo de la siguiente forma: PP_A3_ApellidoPaterno_ApellidoMaterno Cualquier duda sobre las actividades del Proyecto Profesional de esta semana consulta a tu facilitador. Para realizar esta entrega, toma en cuenta la siguiente información: Qué son los Quick Wins? Dentro del diagnóstico del desempeño de un proceso y en la implementación de mejoras es indispensable buscar éxitos rápidos o Quick Wins que infundan confianza en el personal y los convenza de que el cambio forma parte fundamental del desarrollo organizacional. Ejemplos de Quick Wins: Cambiar un cesto de basura de un lugar a otro Compra de algún material que mejore la operación Creación de formato de apoyo para operación Cambiar de lugar a un operador Acercar más a la línea de producción la materia prima Colocación de un letrero de seguridad 11
EVALUACIÓN. ACTIVIDAD DE LA SEMANA 3 Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Contenido 70 Descripción de Conceptualiza correctamente las herramientas KAIZEN y Ciclo PDCA. KAIZEN y Ciclo PDCA Plan de medidas Realiza el plan de medidas de acuerdo con los criterios estipulados y la secuencia del círculo de Deming (PDCA). Conclusiones y reflexiones Presenta las principales conclusiones, las cuales se fundamentan en las fuentes de consulta o en las evidencias recolectadas durante la actividad. NOTA: Las entregas que contengan información plagiada no tendrán derecho a evaluación. 12
SEMANA 4. Evaluación de riesgos y pronóstico del proceso de producción o de operaciones después de implementar las acciones de mejora INSTRUCCIONES DE LA ACTIVIDAD Objetivos: Identificar los posibles riesgos a los que se puede enfrentar una organización al momento de tomar la decisión de realizar una reingeniería de sus procesos. Describir los pronósticos de evolución en el desempeño de los procesos con las propuestas definidas en el proyecto. Indicaciones Para este cuarto avance del Proyecto Profesional deberás realizar lo siguiente: 1. Elabora una tabla en la que describas los riesgos que puede enfrentar la organización al momento de la implementación de las mejoras. Toma en consideración los siguientes elementos: Descripción del riesgo Posibles consecuencias Evaluación de riesgo (bajo, medio, alto) Medidas para contrarrestar el riesgo Responsable de ejecución de la acción 2. De acuerdo con la naturaleza del proceso seleccionado en cada caso, elabora un cuadro de pronósticos en el que estipules el porcentaje de mejora por cada acción que planteaste y el tiempo en el que se pretende lograrlo (corto, mediano o largo plazo). 3. Describe y justifica el modelo de pronóstico utilizado para este proyecto. 4. Redacta un documento en el que plasmes los puntos anteriores. Utiliza para tu escrito Word 97-2003, letra Arial 12 e interlineado de 1.5. Anota tus datos de identificación y de la materia. Recuerda incluir las fuentes de consulta en formato APA. Entrega tu avance a más tardar el séptimo día de tu semana académica y nombra tu archivo de la siguiente forma: PP_A4_ApellidoPaterno_ApellidoMaterno Cualquier duda sobre las actividades del Proyecto Profesional de esta semana consulta a tu facilitador. 13
EVALUACIÓN. ACTIVIDAD DE LA SEMANA 4 Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Contenido 70 Tabla de riesgos Describe cada riesgo de manera precisa y coherente de acuerdo con los criterios establecidos en la lista de acciones. Descripción del modelo de pronóstico Describe el modelo de pronósticos utilizado de manera clara y precisa. Justifica de forma coherente y clara la utilización de dicho modelo de pronósticos. Tabla de pronósticos Conclusiones y reflexiones Describe de manera coherente y precisa los pronósticos por cada acción de mejora propuesta en el plan de medidas de la semana 3. Incluye el porcentaje de mejora esperado y el plazo en el cual se estipula lograrlo. Presenta las principales conclusiones, las cuales se fundamentan en las fuentes de consulta o en las evidencias recolectadas durante la actividad. NOTA: Las entregas que contengan información plagiada no tendrán derecho a evaluación. 14
SEMANA 5. Reporte final. INSTRUCCIONES DE LA ACTIVIDAD Objetivos: Integrar los avances de las 4 semanas. Realizar un reporte técnico sobre el caso que se decidió estudiar. Evaluar las áreas de oportunidad que puede tener una organización para generar soluciones efectivas. Elaborar el Reporte final. Indicaciones A continuación se te proporciona la estructura con la que debes de presentar el Reporte final de tu proyecto profesional: Portada: Nombre Materia Nombre del proyecto Fecha Introducción Retoma la información que has recabado en tus entregas semanales que permita al lector tener un antecedente sobre la empresa que seleccionaste. Esta información debe ser muy concreta y explicar de manera clara y fluida las características de la empresa como razón social, número de empleados, servicio o producto que ofrece, historia, etcétera, así como la descripción del proceso que se analizó. Describe qué es un proceso de producción o de operaciones y la utilidad que tiene su análisis. Tu introducción deberá tener una extensión máxima de una cuartilla. Desarrollo Explica la información que contienen los archivos que elaboraste y porqué la organizaste de ese modo (esta descripción debe abarcar un párrafo como máximo). Retoma los documentos que elaboraste y crea un archivo en el que se presenten de manera coherente y fluida: Justificación de por qué te resultó interesante el caso de estudio seleccionado (media cuartilla). Diagrama de flujo del proceso seleccionado Descripción del problema a resolver 15
Indicadores de desempeño de acuerdo con el caso seleccionado Justificación de por qué es necesario generar acciones de mejora ante una problemática en una organización Plan de medidas de mejora Tabla de riesgos Cuadro de pronósticos haciendo mención al modelo empleado Revisa las interpretaciones parciales que realizaste en las semanas 2, 3 y 4; redacta una explicación general de los resultados que obtuviste. No hay una extensión mínima ni máxima para esta sección de tu Reporte. Cierre Esta sección incluye dos elementos: Conclusión general. Revisa las conclusiones que elaboraste en cada entrega parcial y redacta un párrafo que indique de manera general los resultados obtenidos, de tal suerte que el lector obtenga información relevante y fácil de entender. Reflexiones de aprendizaje. Es muy importante que reflexiones sobre lo siguiente: - Cuál es la relevancia de analizar los procesos en las organizaciones? - Existen herramientas que ayuden al análisis exhaustivo de los procesos y a la identificación de problemas? - Qué es la mejora continua y para qué sirve si la empleamos en los negocios? - Qué relación existe entre la administración y el análisis de los procesos? Esta sección deberá tener una extensión de media cuartilla. Entrega tu avance a más tardar el séptimo día de tu semana académica y nombra tus archivos con el siguiente formato: PP_RF_ApellidoPaterno_ApellidoMaterno 16
EVALUACIÓN DEL REPORTE FINAL Criterio Descripción Puntos Elementos formales de la entrega: 30 Organización y Presenta una secuencia lógica y ordenada en todas sus secciones. secuencia Formato Incluye portada con datos de identificación; el tipo de letra es uniforme en todo el documento. Ortografía No tiene errores de ortografía. Redacción No tiene errores de redacción. Referencias Todas las fuentes de consulta están documentadas y citadas correctamente, de acuerdo con el formato establecido. Desarrollo 70 Introducción. Información de la empresa y del proceso de producción o de operaciones seleccionado Introducción. Procesos de producción o de operaciones Desarrollo. Justificación de los datos a presentar Desarrollo. Análisis del proceso Desarrollo. Interpretaciones Proporciona de manera clara y completa las características de la empresa y del proceso seleccionado. Incluye una explicación del proceso de producción o de operaciones y los elementos que deben tomarse en cuenta para su análisis. Explica cómo organizó la información y qué datos contienen los archivos elaborados. Presenta los documentos con la información completa y correcta. Realiza una interpretación clara y completa de los datos que incluyen los documentos elaborados. Conclusión general Señala de manera breve los puntos relevantes del método de gestión de calidad seleccionado a fin de explicar su análisis de calidad. Incluye propuestas de mejora. Reflexión de aprendizaje Demuestra comprensión de la toma de decisiones mediante el análisis de la información del proceso de producción o de operaciones. NOTA: Las entregas que contengan información plagiada no tendrán derecho a evaluación. 17