PAGINA: 1 de 13 A. OBJETIVO Seleccionar al personal competente de acuerdo a los requisitos educación, formación, habilidades y experiencia requeridas por la empresa y garantizar el cumplimiento de las necesidades de personal. B. ALCANCE Inicia con el reclutamiento de personal, la planificación de las necesidades de talento humano, la contratación hasta la desvinculación del empleado en la empresa. C. RESPONSABLE Comité de Selección Jefe Departamento de Auxiliar Departamento de D. REQUISITOS Norma ISO 9001 Ley 50 Ley 80 Ley 100 Código Sustantivo de Trabajo. E. POLÍTICAS Cuando se actualicen o modifiquen documentos (formatos) o políticas del proceso de selección se debe analizar si el cambio impacta en gran medida las competencias (Educación, Formación y Habilidades) de los conductores y personal administrativo contratado antes de aprobados estos cambios, en caso afirmativo implica que las solicitudes de conductores de reingreso deben volver a aplicar todo el proceso completo con los nuevos documentos, en caso contrario se deben mantener las evidencias registradas en los documentos autorizados durante sus últimos procesos de selección, a menos que sean documentos que tengan vigencia; en caso de nuevos requisitos de educación o formación se debe dar un tiempo de máximo un año para que los conductores con contrato activo lo realicen. POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN DE TALENTO HUMANO La administración de los puestos del personal administrativo estará a cargo del Jefe de Talento Humano. Todas las políticas lineamientos generales y específicos que se generen en cuanto a la gestión del talento humano deberán estar aprobadas por el direccionamiento estratégico de la sociedad. Los requerimientos de personal, se realizaran al Jefe del departamento de talento humano, por los jefes de las distintas dependencias de la sociedad, previo visto bueno del, Operativo y Gerente General de la sociedad
PAGINA: 2 de 13 Los requisitos de competencia del personal: educación (preparación formal), formación (nivel de formación sobre un área determinada), habilidades y experiencia de acuerdo al cargo, están definidas en los Perfil de cargo y manual de funciones; se diseñara un documento por cada cargo establecido en la organización teniendo. Todas las políticas y requisitos que se generen en cuanto a la administración del talento humano deberán estar aprobadas por el Gerente General Los requerimientos de conductores se realizaran teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los afiliados. Dentro del proceso de gestión del empleo no se incluye el personal bajo contrato de Prestación de Servicios, ya que hace parte del subproceso gestión de compras de tipo C. POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO Solo se recibirán hojas de vida de aspirantes de Lunes a Viernes entre las 8:00 am a 12:00 m en el departamento de talento humano de la empresa Flota Sugamuxi S.A. POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES Las hojas de vida de los conductores ya sean Ingresos nuevos o reingresos, deberán tener el 100% de los documentos solicitados en el documento FS.021 Requisitos de ingreso de conductor, la prueba de conducción aprobada y la prueba teórica aprobada para ser evaluados por el comité de selección. La prueba de conducción se realizara y evaluara de acuerdo a lo establecido en el formato FS.024 examen práctico aspirantes conductores. La prueba teórica se realizara y evaluara de acuerdo a lo parametrizado en el aplicativo examen teórico Flota Sugamuxi instalado en uno de los computadores de, de esta actividad se imprime un registro con el resultado de la prueba Aprobo o No Arpobo. A todos los aspirantes se les deber realizar las 2 pruebas psicológicas establecidas en la organización (PIP-G y Wartegg) y una entrevista psicológica según lo establecido en el formato FS.083 Entrevista psicológica de conductores, los resultados con el concepto de Apto o No Apto deben ser entregados por la psicóloga al departamento de talento humano en el formato FS- 091 Formato concepto psicológico; las pruebas y lo registrado en la entrevista debe ser archivado en el consultorio de psicología bajo custodia del profesional. Los vehículos afiliados a la sociedad flota Sugamuxi S.A deben tener conductor titular y relevador. Los vehículos tipo bus deben tener 2 conductores titulares y 1 relevador. Para los conductores que soliciten reingresos se evaluara en cada caso la situación de documentos que requieran actualización, en todo caso se debe adjuntar a la documentación solicitada, el
PAGINA: 3 de 13 expediente con el historial de sus contratos anteriores y el resumen de los procesos disciplinarios que haya tenido para ser evaluados por el comité de selección. Teniendo en cuenta la alta rotación de conductores, la empresa ha establecido la siguiente vigencia para los exámenes del proceso de selección: TIPO VIGENCIA OBSERVACIONES Examen Practico 1 AÑO Se deja a criterio del subgerente operativo Examen Teórico 1 AÑO Aplica nuevamente para los reintegros Examen Psicológico 6 MESES Aplica nuevamente para los reintegros Examen Medico ocupacional 1 AÑO Después de culminado el año se realiza los exámenes periódicos, el examen médico pierde vigencia automáticamente en el momento que el empleado es retirado de la nómina de la empresa, en toda solicitud de reingreso debe volver a practicarse los exámenes médicos ocupacionales. Certificado de inducción 1 año Después de culminado el año se realiza una re inducción, también aplica para los reintegros Anualmente se deben verificar los siguientes documentos del expediente laboral de los conductores: SIMIT; MOVILIDAD DE BOGOTÁ; RUNT. La licencia de transito se actualizara de acuerdo a las fechas de vencimiento, directamente en el sistema y luego archivarla en su correspondiente expediente. Los expedientes laborales de los empleados de Flota Sugamuxi S.A. ( y Conductores) se deben organizar de la siguiente manera: o Lado izquierdo de la carpeta: Formato de selección Expediente laboral Recomendaciones de Afiliados Documentos legales como: Runt, Simit, movilidad BogotaCertificado de la Policía. Documentos personales: Cedula, Licencia, Libreta, Certificación de estudios, Referencias laborales Examen teórico, practico, concepto entrevista y examen psicologico Orden de exámenes médicos Resultados de exámenes médicos Soportes de: Inducción, evaluación de inducción, reglamento interno. o Lado derecho de la carpeta:
PAGINA: 4 de 13 Certificaciones de EPS, Pensión y Cesantías. Radicados de afiliaciones. Contrato. Orden de despacho. Otros documentos (procesos disciplinarios) en orden cronológico. POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Los cargos nombrados por Junta Directiva serán informados al Gerente General a través de las comisiones expedidas por este órgano administrativo con el fin de iniciar el proceso de incorporación y capacitación. Las hojas de vida del personal administrativo seleccionado, deberán cumplir con los requisitos de competencia establecidos en los perfiles de cargo. La validación de los requisitos de experiencia se realiza a través de llamadas a empleadores anteriores la cual se registra en el formatofs.023 confirmación de referencias Para validar las habilidades frente al cargo el aspirante debe aprobar una prueba teórico-práctica que estará a cargo del Jefe de departamento a la cual está presentando proceso. A todos los aspirantes se les deber realizar las 2 pruebas psicológicas establecidas en la organización (PIP-G y Wartegg) y una entrevista psicológica según lo establecido en el formato FS.088 Entrevista psicológica personal administrativo y operativo, los resultados con el concepto de Apto o No Apto deben ser entregados por la psicóloga al departamento de talento humano en el formato FS-091 Formato concepto psicológico; las pruebas y lo registrado en la entrevista debe ser archivado en el consultorio de psicología bajo custodia del profesional. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Solo se podrá iniciar el proceso de contratación de conductores cuando el formato FS.018 Resumen proceso de selección tenga el visto bueno del. El personal administrativo iniciara proceso de contratación cuando tenga visto bueno de Gerencia su contratación, luego de la validación de la idoneidad del cargo. POLÍTICAS DE INDUCCIÓN La inducción se realizara antes de firmar contrato y cuando haya cumplido un año de haber ingresado a la empresa y deberá garantizar el conocimiento de las políticas y procedimiento del sistema de gestión de calidad, el sistema de seguridad y salud en el trabajo y el plan estratégico de seguridad vial, para lo anterior se utilizara el documento FS.016 Inducción y reinduccion, para cada empleado la auxiliar de talento humano que se delegue debe colocar en las casillas correspondientes con la expresión N/A en esfero frente a los temas que no aplican según las funciones y el perfil de cargo de la persona que va a iniciar el proceso.
PAGINA: 5 de 13 Se realizara re inducción en las políticas de seguridad y salud en el trabajo a empelados que se reintegren a sus labores luego de incapacidades superiores a 15 días ya sea por enfermedad general o accidente de trabajo. Se realizará inducción específica al cargo cuando se presenten novedades de otro si para el personal administrativo. Se programara mínimo un curso de actualización anual a las políticas del servicio Libertadores para los empleados nuevos y de reintegro en el cual deberán estar incluidos los siguientes temas: - REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - MANUAL DEL CONDUCTOR (Protocolo de servicio) - PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL - SALUD OCUPACIONAL - PROCESO DISCIPLINARIO - REGLAMENTO OPERATIVO Los conductores deberán presentarse a entrevista con psicólogo para seguimiento y reinduccion en los siguientes casos: - Luego de un accidente laborar o de transito severo (con heridos y/o muertos) independiente de la responsabilidad demostrada del conductor. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL Solo se podrá iniciar el proceso de contratación de conductores cuando el formato FS.018 Resumen proceso de selección tenga el visto bueno del. El personal administrativo iniciara proceso de contratación cuando tenga visto bueno de Gerencia su contratación, luego de la validación de la idoneidad del cargo. Todo personal operativo (conductores), se debe ingresar al software de transporte pasajeros CTA después de realizada la contratación y vinculación a la empresa. POLITICA DE DESVINCULACION DEL PERSONAL. La desvinculación inicia al presentarse alguna de las causales de terminación de contrato establecidas en el código sustantivo de trabajo. Los conductores deben presentar paz y salvo según formato FS.025 Paz y Salvo El personal y operativo recibirá carta de examen de egresos o carta de desistimiento. Se realiza liquidación y pago de prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador. Se formaliza la salida del trabajador en el sistema Helisa y del software de transporte pasajeros CTA (este último solo aplica para conductores).
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 6 de 13 F. ACTIVIDADES: El Subproceso de Gestión del empleo de procesos está compuesto por los siguientes actividades PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Todos los procesos Licitación, Políticas Junta directiva Necesidades de afiliados y áreas de la empresa Planificación de Talento Humano Establecer las normas y perfiles idóneos para cada cargo Identificar las políticas y parámetros establecidos por la compañía Recursos Humanos Según Requerimientos Todos los procesos Afiliados, distintas áreas de la empresa Reclutamiento Cumplir con prontitud las necesidades de personal de acuerdo a criterios preestablecidos por la administración de la empresa y disponer de un amplio grupo de vacantes para determinar la mejor opción Publicar por varios medios las vacantes necesitadas Todos los procesos Según Requerimiento Todos los procesos Empresa Selección de personal administrativo Contribuir a que la empresa posea personal altamente calificado, que llenen todas las expectativas del puesto en lo referente a experiencia, capacidad, habilidades y destrezas. Que se caracterice por cumplir con los parámetros asignados por la empresa Todos los procesos Según requerimiento Aspirantes a conductores Los afiliados Selección de conductores Seleccionar personal idóneo para el cargo requeridos según las normas establecidas por la empresa Cubrir los vacantes Recursos Humanos Según Requerimientos
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 7 de 13 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Todos los procesos Todos los procesos Contratación Contratar de forma adecuada según las leyes que nos rigen, con el fin de garantizar a nuestros empleados un proceso transparente conforme a los lineamientos legales. Cumplir con el requerimiento de las áreas solicitadas Recursos Humanos Según Requerimientos Todos los procesos Ingreso del personal Inducción de personal Dar a conocer los procedimientos de calidad, riesgos a los cuales se encuentran expuestos durante sus labores, deberes y derechos del trabajador. Minimizar las no conformidades y accidentes Recursos Humanos Afiliados a la organización Al ingreso y Anual G. INDICADORES Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo) H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 8 de 13 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO FS.021 Requisitos de ingreso de conductor FS.087 Verificación de documentos administrativo y operativo ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Papel Expediente laboral Por proceso de selección Papel Expediente laboral Por proceso de selección ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL FS.018Resumen proceso de selección PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección. abierto hasta cuando se publique nueva gestión FS.023 Confirmación de referencias FS.036 Evaluación De inducción de calidad personal administrativo y operativo Papel Expediente laboral Por proceso de selección Papel Expediente laboral Por proceso de selección
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 9 de 13 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO FS.037Evaluación de inducción calidad conductores FS.024 Examen práctico de aspirantes conductores ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Papel Expediente laboral Por proceso de selección PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección Resultado Examen Teórico PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección FS.091formato concepto psicologica Papel Expediente laboral /medio magnético computador psicologo Por proceso de selección Formatos EPS Papel Expediente laboral Por proceso de seleccion ACCESO psicólogo TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 10 de 13 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Formatos CCF Papel Expediente laboral Por proceso de seleccion Formato afiliación ARL Papel Expediente laboral Por proceso de selección Cambio de contrato cambio vehículo FS.025Paz y salvo trabajador Carta exámenes médicos egreso Papel Expediente laboral Por proceso de seleccion Papel Papel Expediente laboral Expediente laboral /medio magnético computador talento humano Por terminación de contrato Por terminación de contrato ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN vinculación labora vinculación labora CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL
CARACTERIZACIÓN PAGINA: 11 de 13 I. DOCUMENTOS CONTROLADOS CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN FS.016 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN 3 02/07/2015 FS 018 RESUMEN PROCESO DE SELECCIÓN 5 01/05/2015 FS 021 REQUISITOS DE INGRESO DE CONDUCTOR 9 01/05/2015 FS 023 CONFIRMACIÓN DE REFERENCIAS 3 01/05/2015 FS 024 EXAMEN PRÁCTICO ASPIRANTES CONDUCTORES 5 01/05/2015 FS 0.25 PAZ Y SALVO TRABAJADOR 6 01/05/2015 Jefe Departamento TH Salud Gestión de calidad Subgerencias Seleccion Selección, Administativo Selección, Administativo Selección, Administativo Selección, Administativo FS 036 EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN DE CALIDAD PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO 2 05/03/2015 Selección, Administativo FS 037 EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN DE CALIDAD CONDUCTORES 2 05/03/2015 Selección, Administativo
PAGINA: 12 de 13 FS.086 ENTREVISTA PSICOLÓGICA DE CONDUCTORES 2 02/07/2015 FS.087 FS.088 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO) ENTREVISTA PSICOLÓGICA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO 5 02/07/2015 1 02/07/2015 FS.091 FORMATO CONCEPTO PSICOLÓGICO 1 08/07/2015 Jefe departamento TH - Psicologo Jefe departamento TH - Auxiliar de talento humano Jefe departamento TH - Psicologo Psicólogo - Auxiliar de Talento Humano
PAGINA: 13 de 13 J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 01/05/2015 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión, se modifican los códigos de los documentos que soportan la ejecución de las actividades del proceso. 2 9/07/2015 Se crea el formato FS.091 Concepto psicológico con el fin de asegurar que la información que se archiva en el expediente laboral del empleado no es utilizada inadecuadamente, se modifica control de registros de Entrevista Psicología personal administrativo y Entrevista psicológica conductores, se agrega control de registros del formato FS.091 3 Se adiciona los paso para la desvinculación del personal de la empresa. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO Dr Luis Cardozo Gerente General Diego Fernando Parra Niño Jefe Dpto Ing Cesar Silva Ingeniero de procesos