1 6 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO 2 4.1 GENERALIDADES 2 4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 2 5. FLUJOGRAMA 4 6. REGISTROS 6 7. CONTROL DE CAMBIOS 6 8. ANEXOS 6 Elaborado por Aleyda Corro Hoyos Firma: Cargo Jefa Oficina Talento Humano Revisado por Helman Hernánz Riaño Firma: Cargo Jefe Oficina Aseguramiento la Calidad Aprobado por Rafael Castellanos Pinedo Firma: Cargo Vicerrector Administrativo
2 6 1. OBJETIVO Garantizar los beneficios y prestaciones dados por retiro los empleados públicos la Institución, generados por pensión, renuncia, terminación contrato trabajo, insubsistencias nombramientos y otros. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica a todo el personal que se encuentra en fase pensión, renuncia, terminación contrato o hayan clarado en insubsistencia. 3. DEFINICIONES Declaración insubsistencia: Acto mediante el cual se da por terminada la relación laboral por parte l nominador. Pensión: Se da cuando se cumple con los requisitos generales para el acceso a la pensión, y el empleado cesa totalmente su actividad. Renuncia: Cuando se da por terminado unilateralmente por parte l empleado la relación laboral. 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES El procedimiento retiro se realiza con el fin dar por terminada legalmente la relación laboral l empleado con la Institución. 4.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Técnico archivo Elabora listado l personal próximo a pensionarse. 2 Psicólogo 3 Secretaria 4 5 Jefe Oficina Talento Humano Liquidador pensiones Recibe lista l personal que será retirado durante el año en curso y sarrolla el programa svinculación asistida. Recibe solicitud pensión, resolución o aceptación renuncia cargos, resolución insubsistencia l nombramiento y remite al Jefe Oficina. Da visto bueno y envía al Liquidador pensiones para estudio. Recibe solicitud y proce así: a. Si el retiro es por renuncia, claración insubsistencia o muerte, verifica la información con la historia laboral, y liquida las prestaciones sociales pertinentes, según
3 6 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN procedimiento PGRH-001 (liquidación cesantías), se da por finalizado el procedimiento. b. Si el retiro es por pensión, revisa la documentación recibida y realiza el estudio la pensión. Si cumple con los requisitos pensión: Se liquida la pensión y realiza el proyecto resolución. Si no cumple, se le informa al interesado los requisitos faltantes. a. Si el solicitante la pensión tiene tiempo servicio en otras entidas, se remite a la entidad el proyecto resolución pensión jubilación, para efectuar la consulta las cuotas partes. Si la entidad respon aceptando la cuota parte se elabora la resolución finitiva y continúa el paso 7 6 Liquidador Pensiones Si la entidad respon objetando la resolución, se analiza la resolución así: Si hay lugar a correcciones se expi la resolución finitiva teniendo en cuenta la sugerencia. Si la resolución no se justifica legalmente se expi la resolución finitiva justificando la objeción planteada. Si no se recibe respuesta por parte la entidad concurrente durante los 15 días hábiles siguientes a la fecha recibo la comunicación, se da aplicación al silencio administrativo y se entien por aceptada la consulta. 7 Liquidador Envía resolución finitiva otorgamiento pensión Pensiones jubilación al Jefe Oficina 8 Jefe Oficina Revisa, da visto bueno y remite a Secretaría General. Talento Humano 9 Secretaria Revisa, da visto bueno y remite a Rectoría para su aprobación General 10 Rector Firma la resolución 11 Una vez firmada la resolución pensión jubilación se le Liquidador notifica al beneficiario y se envía novedad para su vinculación a la Pensiones nómina.
4 6 5. FLUJOGRAMA
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6 6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha Emisión Breve Descripción No aplica Ente que expi la Norma 7. REGISTROS No Código Nombre Responsable 1 2 No aplica FGRH 043 Resoluciones Formato relación solicitus prestaciones sociales. 8. CONTROL DE CAMBIOS No aplica Secretaría General y Rectoría Profesional Universitario Lugar gestión central gestión Medio Físico Tiempo 4 años, infinido Disposición Conservación Físico 2 años Eliminación 9. ANEXOS No aplica