UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA 300-18 300-18-02 INFORMES Informe Mensual Estados Financieros -Balance de Prueba -Balance General -Estados de actividad financiera, económica social y ambiental -Libros auxiliares mensuales 300-18-07 Informe a la Contaduría General de la Nación 300-18-08 informe a la Contraloría Departamental 300-18-10 Informe en medios magneticos a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 9 Años 300-18-13 Informe a las Supersociedades S: Selección -------------------------------------------- -------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA 300-18-20 300-18-22 CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe de Cartera - Circularización carteraz Informe de Ejecución Presupuestal 300-18-23 Informe de Facturación Mensual 300-18-38 Informe diario de Caja y Bancos - Informe resumen diario semanal - Detalle de caja - Detalle de bancos - Detalle de inversiones El 5% de los que tengan relevancia para la historia, la investigación y la cultura S: Selección -------------------------------------------- ------------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA 300-18-40 CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe de los Estados Financieros - Balance general - Estado de actividad financiera, económica social y ambiental - Ejecución presupuestal de ingresos y gastos - Estados de flujos de efectivo - Estado de cambios situación financiera - Estado de cambios en el patrimonio Las subseries que aparecen en estos cuadros todos son de conservación total y tienen los mismos tiempos de retención. 300-18-56 Informe de Rendición de Cuentas 300-18-57 Informe Deuda Pública 300-18-58 Informe Sistema de Rendición SIDEF (se hace en el sistema) 4 años S: Selección -------------------------------------------- -------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA 300-18-61 CONTINUACIÓN DE INFORMES Informe SIRVALLE a la contraloría Departamental. Se hace por internet una vez al año S: Selección -------------------------------------------- -------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DVISIÓN FINANCIERA 300-01 300-01-17 ACTAS ACTAS COMITÉ PRIMARIO 300-02 300-02-02 300-02-03 300-05 300-05-06 ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Informativas Circulares normativas CERTIFICACIONES Certificados de Retención en la Fuente - Rete IVA - Rete ICA 1 año 1 año 2 años 2 años 19 Años Por perdida de vigencia Una vez microfilmados seleccionar el 5% de aquellos que tenga relevancia para la historia, la investigación y la Cultura. 300-05-03 Certificados de Disponibilidad Y Registro Presupuestal - Solicitud Adquisición de bienes y Servicios - Registro presupuestal - Certificado de Disponibilidad Presupuestal Se elimina en Gestión por que el original reposa en los contratos, Ordenes de gasto, Resoluciones de Pago, Nóminas, Reembolsos de Caja Menor, Legalizaciones, Anticipos 300-09 CONCILIACIONES BANCARIAS - Extractos - Libros Auxiliares 19 Años Una vez microfilmados seleccionar el 5% de aquellos que tenga relevancia para la historia, la investigación y la Cultura. S: Selección -------------------------------------------- -------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA 300-14 ESTADOS FINANCIEROS - Balance General - Balance de prueba - Estado de flujo de efectivo - Estado de cambios situaciones financiera - Estado de cambios en el patrimonio - Estado de actividad financiera, económica y social - Notas Estados Financieros 2 Años 3 Años 300-37 SOPORTES CONTABLES - Recibos de caja - Calculo actuarial - Factura de venta - Avalúo técnico - Notas contables - Comprobantes de diario - Libro diario - Libro mayor y balances - Libro de registro de socios - Libro de inventarios y balance - Notas de recibo de caja- Nor - Notas de traslado (Tra y Trb) 9 Años De acuerdo con el Código de Comercio se podrán eliminar los autorizados. S: Selección ---------------------------------------- -------------------------------------------- E: Eliminación Nombre y Firma Jefe división Nombre y Firma Jefe de Archivo
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISIÓN FINANCIERA 300-21 300-21-06 300-21-04 300-21-23 SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA LIBROS RADICADORES Comprobantes de Egreso Certificados Disponibilidad Presupuestal Registro presupuestal 300-06 COMPROBANTES DE EGRESO - Solicitud del Gasto - Constancia de Recibo de Servicio - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Registro Presupuestal - Facturas o documentos equivalentes - Entrada de Almacén - Copia del comprobante de causación contable - Ejecución Presupuestal - Carta autorización anticipo - Carta de especificación de gastos cajas menores y anexos 9 Años Una vez microfilmados seleccionar el 2% de aquellos que tengan relación con la historia, la investigación y la cultura. S: Selección ------------------------------------------- ------------------------------------------ Nota aclaratoria: los tipos documentales se diferencia de acuerdo al pago que se vaya hacer si es por orden de gasto, anticipo, reembolso cajas menores u otros pagos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA: DIVISION FINANCIERA SOCIEDAD TELEVISION DEL PACIFICO LTDA 300-12 300-12-01 DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración Industria Y Comercio 19 Años 300-12-02 300-12-03 300-12-04 300-12-05 Declaración Impuesto Valor Agregado IVA Declaración Impuesto a la Renta Declaración Retención en la Fuente- RETEFUENTE Declaración Tributaria Impuesto Estampillas 5 Año 19 Años 15 Años 19 Años Una vez microfilmados, seleccionar el 5%de aquellos que tengan relevancia para la historia, la investigación y la cultura. 300-28 300-28-05 PLANES Plan de Presupuesto General - Presupuesto aprobado - Presupuesto aprobado y modificaciones - Resoluciones Codfis - Resoluciones de Gerencia aprobando traslado y distribución presupuesto S: Selección -------------------------------------------- --------------------------------------------