1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS PÚBLICOS GESTIÓN Y CONTROL GESTIÓN Procedimiento para aprobación de planos y PROCEDIMIENTO emisión del permiso de construcción ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO PRO-DGCT-002 2. OBJETIVO 2.1 OBJETIVO GENERAL Regular el procedimiento para el trámite de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción por parte de la, que requieren los ciudadanos para realizar la construcción de edificaciones y para lo cual presentarán los planos debidamente firmados por los profesionales respectivos en cada rama y que deberán cumplir con las normas técnicas, de edificación, zonificación, etc., de conformidad con la normativa vigente (*3.1 BASE LEGAL). 2.2 ALCANCE Este procedimiento inicia desde que el usuario presenta en el área de atención al usuario la solicitud para el trámite de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción, hasta la aprobación de los planos y emisión del permiso de construcción por la Dirección de Gestión y Control Territorial y continuar con el procedimiento para llevar el control en la etapa constructiva, y posteriormente el procedimiento para la emisión del permiso de habitabilidad y devolución de la garantía. 3. NORMAS GENERALES 3.1 BASE LEGAL Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) Ordenanza de Reglamentación del área Urbana y Rural del Cantón de Portoviejo y sus reformas Código de Arquitectura y Urbanismo Norma Ecuatoriana de la Construcción Ordenanza que Regula el uso del espacio en la vía Publica Normas INEN relacionadas a la construcción Reglamento de prevención contra incendios. Leyes conexas Pág. 3 de 16
3.2 NORMAS GENERALES a) Las normas generales son de aplicación para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo quienes tienen obligatoriedad de la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos aquí establecidos. b) El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. c) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. d) En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el COOTAD, Ordenanza de Reglamentación del Área Urbana y Rural del Cantón Portoviejo y leyes conexas. e) Una vez ingresada la solicitud del trámite de aprobación de planos y si el usuario abandona el trámite, es decir no continúa con los pasos establecidos en un lapso de treinta días laborables, dicho trámite será automáticamente dado de baja y el usuario de requerirlo, deberá ingresar nuevamente su solicitud. f) Los tiempos establecidos para las actividades de este procedimiento corresponde a días laborables. 3.3 PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD a) Responsables de la ejecución.- Director de Gestión y Control Territorial, servidor(es) responsable(s) de atención al usuario de la, Director Financiero, Coordinador de Rentas, Tesorero. b) Responsables del Control Director de Gestión y Control Territorial, Director Financiero c) Responsables del levantamiento del proceso y la elaboración del Documento Normativo.- Dirección General de Planificación y Gestión, d) Responsables de la revisión del procedimiento Director de Gestión y Control Territorial e) Responsables de la aprobación.- Alcalde, Director General de Planificación y Gestión, Director General de Servicios públicos, Director Corporativo de Servicios Institucionales. f) Responsables de la actualización.- Funcionarios responsables de la ejecución, control y elaboración. g) Distribución.- A los servidores involucrados, en las diferentes direcciones y áreas municipales, a través de su publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. Pág. 4 de 16
4. PROCEDIMIENTO PARA APROBACIÓN DE PLANOS Y EMISIÓN DEL PERMISO DE CONSTRUCCIÓN Previo a iniciar el trámite de solicitud de aprobación de planos y emisión del permiso de construcción, el usuario deberá haber actualizado la información del predio y datos constructivos en el catastro municipal, en conformidad con el proceso de actualización catastral. Nº Actividad Responsable Tiempo (días) 1 Cumplir y presentar los siguientes requisitos: a) Ser solvente (no adeudar al GAD) para iniciar el trámite b) Presentar C.I. y papeleta de votación. En caso de que el trámite lo realice un tercero presentará la autorización del propietario y su C.I. y papeleta de votación. c) Certificado Solvencia del Registro de la Propiedad d) Informe de Regulación Urbana/Rural y Riesgos IRURR e) Planos (en físico un juego y en digital en formato AUTOCAD) con la firma del propietario y de los profesionales respectivos en cada especialidad según el tipo de edificación y funcionalidad, los mismos que deberán contar con su patente municipal. Los planos deberán estar elaborados en conformidad con las normas técnicas, de edificación y zonificación respectivas (ANEXO 1). f) Estudio de suelo para obra nueva desde cimientos (se verificará con los datos de estudios micro zonificación con los que el GAD contará). USUARIO 2 a) Revisa que el usuario presente todos los requisitos, de no presentarlos le informa lo pertinente. b) Si cuenta con los requisitos revisa que los planos cumplan en forma general con las normas técnicas arquitectónicas, estructurales, de instalaciones, las normas de edificación y zonificación, etc., en conformidad con el ANEXO 1.. *Cuando el usuario entrega planos corregidos, recepta y revisa las correcciones, carga en el sistema el nuevo archivo digital y modifica datos de ser el caso. c) Ingresa el trámite en el sistema y carga el archivo digital de los planos, imprime la solicitud (FORMA 1) dos ejemplares, recepta la firma del usuario y le entrega uno como recibo de su trámite, le informa que vía correo electrónico se le notificará (FORMA 4) si los planos están correctos o tienen observaciones d) De incumplir normas técnicas, ingresa en el sistema las novedades u observaciones. e) Envía el trámite y el expediente físico al Director de Gestión y Control Territorial o su delegado para su revisión. Tiempo aproximado atención en ventanilla: 25-30 minutos ANALISTA DE GESTIÓN (atención al usuario) Pág. 5 de 16
3 Revisa que los planos cumplan con las normas técnicas (arquitectónicas, estructurales, de instalaciones, etc.), las normas de edificación y zonificación; en función de la tipología y funcionalidad. Realiza la inspección del predio, verifica que este conforme con su Informe de Regulación Urbana Rural y Riesgos, de ser el caso lo actualizará (malla urbana, afectaciones, etc.). Si las condiciones topográficas ameritan obras auxiliares requerirá al usuario las mismas con los planos respectivos. Si el trámite procede, despacha el trámite en el sistema. Si no procede y es posible realizar correcciones, ingresa en el sistema las observaciones o correctivos a realizar en los planos. De requerir elabora para el usuario un Informe donde se representan condicionantes para las construcciones. 4 Si esta es procedente aprueba el trámite y los planos, el sistema genera una notificación automática (FORMA 4) que es enviada al correo del usuario informándole que puede acercarse al GAD con el delegado del Director de Gestión y Control para entregar tres juegos de planos adicionales, los mismos que serán sellados y firmados, para que continúe con su trámite en el Cuerpo de Bomberos y en la EPMAPAP. De existir observaciones no aprueba, y si es posible realizar correcciones despacha el trámite que envía automáticamente al correo del usuario las correcciones a realizar. Devuelve los planos con errores y el trámite por el sistema al analista de atención al usuario para que entregue al usuario y le informe las correcciones a realizar. (paso 2 - b). 5 Una vez que el usuario se acerca recibe tres juegos de planos adicionales (copias) y los sella en trámite, e informa al usuario que debe acercarse al Cuerpo de Bomberos y a la EPMAPAP para realizar el trámite respectivo 6 Presenta en la EPMAPAP y el Cuerpo de Bomberos los planos para su aprobación y realiza el pago de la tasa respectiva, cada institución retiene un juego de los planos, los dos juegos de planos restantes deberán ser sellados por dichas instituciones para ser presentados al GAD y continuar con el trámite de aprobación. 7 Recepta los siguientes requisitos: a) Planos sellados por la EPMAPAP y el Cuerpo de Bomberos (dos juegos) b) Comprobante de pago de tasa de la EPMAPAP y el informe de acometida de conexión de agua potable y alcantarillado. ANALISTA DE GESTIÓN (Ingeniero Estructural) DIRECTOR DE GESTIÓN Y CONTROL O SU DELGADO DIRECTOR DE GESTIÓN Y CONTROL O SU DELGADO USUARIO 5 días 1 día 1 días (2 días) Tiempo muerto, hasta que el ciudadano realice este trámite Pág. 6 de 16
7 c) Comprobante de pago de tasa del Cuerpo de Bomberos. Registra en el sistema la numeración de los comprobantes y genera automáticamente la emisión del título de la tasa de aprobación de planos y la garantía para asegurar que tanto el propietario como el constructor ejecuten la construcción de acuerdo con los planos aprobados. Tiempo aproximado de atención en ventanilla (5 minutos) 8 Recibe del usuario el pago de la tasa de aprobación de planos y le entrega el título de crédito pagado. Recibe la garantía (si es póliza la registra en el sistema correspondiente). 9 Imprime en el sistema el permiso provisional de construcción FORMA 2 (el sistema que verifica el pago de la tasa y entrega de la garantía), le entrega al usuario los planos aprobados y el permiso, el otro juego de planos y la documentación habilitante la envía a la secretaría de la Dirección de Gestión y Control Territorial para archivo. Tiempo aproximado de atención en ventanilla (7 minutos) 1 0 Con la finalidad de establecer un control a la etapa constructiva, una vez concluido este proceso iniciará un proceso de control de planos aprobados y su construcción, se ingresará fecha tentativa para entrega de informe e inspección. TIEMPO DEL PROCESO TIEMPOS MUERTOS: Son aquellos que depende del usuario hasta realizar otras gestiones para continuar con el trámite o hasta que efectúe pagos o entrega de garantía. ANALISTA DE DE GESTIÓN - Atención al Usuario /RENTAS TESORERÍA ANALISTA DE ATENCIÓN AL USUARIO DE GESTIÓN Y CONTROL Automático (1 día): Tiempo muerto hasta que el usuario realice pago 6 días 4 días TIEMPO TOTAL (días laborables) TIEMPO APROXIMADO SI SE REQUIEREN CORRECCIONES A LOS PLANOS (días laborables) 10 días 15 DÍAS Pág. 7 de 16
5. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR EL CONTROL EN LA ETAPA CONSTRUCTIVA Nº Actividad Responsable Tiempo (días) 1 Con la finalidad de establecer un control a la etapa constructiva, una vez concluido este proceso iniciará un proceso de control de planos aprobados y su construcción, por lo cual el usuario una vez realizada la estructura de la edificación es decir un avance del 40% de la obra, deberá presentar el Informe de cumplimiento de ejecución de obra en base a los planos presentados firmado por el Ingeniero responsable de la obra como requisito para obtener el permiso definitivo. De no presentarlo el sistema enviará un correo recordatorio al usuario para presentar dicho informe y obtener el permiso definitivo, de no realizar su trámite se enviará al proceso sancionador. Realiza la Inspección en la fecha determinada para verificar el cumplimiento de las normas técnicas de construcción y verifica versus el informe, si está correcto ingresa la conclusión, genera el permiso y sube al sistema el informe presentado por el usuario y despacha la tarea a conformidad. Si el informe esta incorrecto, ingresará las observaciones. De ser el caso ingresa nueva fecha para inspección, la misma que igualmente alertará. USUARIO ANALISTA DE GESTIÓN (Ingeniero estructural) 35 Si esta correcto, aprueba el permiso definitivo que será enviado automáticamente al correo del usuario. En caso contrario enviará el informe a Control Territorial para iniciar el Proceso Sancionador correspondiente. A la terminación de la obra deberá obtener el permiso de habitabilidad para devolución de su garantía. Una vez transcurridos dos años a partir del depósito de la garantía, esta no será devuelta y el GAD Portoviejo ejecutará dicha garantía a su favor. (El usuario podrá actualizar el permiso de construcción, de requerir más tiempo para la construcción) TIEMPO DEL PROCESO (o el tiempo correspondiente de acuerdo a las inspecciones requeridas) DIRECTOR DE GESTIÓN Y CONTROL O SU DELGADO 2 USUARIO 1 38 días Pág. 8 de 16
6. DIAGRAMAS DE FLUJO: Pág. 9 de 16
7. INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FORMULA MEDIO DE VERIFICACIÓN Cumplimiento del tiempo 15 días 100 % o Director de ((Tiempo Promedio de Sistema de Gestión de atención menos Gestión y Control Atención /Tiempo estándar de Trámites Territorial de atención ) * 100 Aprobación de Planos Porcentaje de trámites 15 días 95% Director de (Número de Trámites Sistema de Gestión atendidos dentro del Gestión y Control atendidos dentro del tiempo/ de Trámites tiempo ideal Territorial Número de trámites Aprobación de atendidos) * 100 Planos Porcentaje de trámites 95% Director de (Número de trámites Sistema de Gestión atendidos mensualmente Gestión y Control atendidos/ No. trámites de Trámites Territorial ingresados) * 100 Aprobación de Planos Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad. Pág. 10 de 16
8. FORMAS FORMA 1: SOLICITUD PARA APROBACIÓN DE PLANOS Pág. 11 de 16
FORMA 2: PERMISO DE CONSTRUCCIÓN TEXTO A MODIFICAR EN EL PERMISO DE LA IMAGEN Analizando los planos por Ud. presentados mediante trámite n.xxxxx, los mismos se encuentran diseñados en conformidad con la normativa técnica respectiva, se le confiere el PERMISO DE CONSTRUCCION PROVISIONAL, para la ejecución de la obra que deberá sujetarse estrictamente a los planos aprobados. Cuando la obra tenga un avance del 40% en su ejecución, Ud. deberá obligatoriamente canjear por el permiso definitivo, para lo cual debe presentar el Informe de cumplimiento de ejecución de obra en base a los planos presentados con su respectivo anexo fotográfico de cada uno de los elementos ejecutados firmado por el Responsable Técnico de la obra. A la terminación de la obra deberá obtener el permiso de habitabilidad, que constituyen un documento habilitante para la devolución de su garantía. Una vez transcurridos dos años a partir del depósito de la garantía y de no haber renovado el permiso, esta no será devuelta y el GAD Portoviejo ejecutará dicha garantía a su favo.r En caso de NO ejecutar en base a los planos aprobados, esta Dirección supenderá la obra y se iniciará el proceso administrativo correspondiente en su contra para sancionar con la multa respectiva y demolición de ser el caso. Según el CÓDIGO DE ARQUITECTURA Y URBANISMO: Art.47 INSPECCIÓN A LA CIMIENTACIÓN y Art.65 CONFORMIDAD DE LAS OBRAS CON LOS PLANOS Según el Art.115 de la Ordenanza de Reglamentación del Área Urbana y Rural del cantón de Portoviejo, las construcciones a partir de los 300 m2, el constructor está obligado a colocar un letrero en el predio que va a coque se va a construir con la identificación del proyecto, nombre de los profesionales proyectistas y número de trámite. Pág. 12 de 16
FORMA 3: CERTIFICACIÓN DE LA APROBACIÓN DE LOS PLANOS Pág. 13 de 16
FORMA 4: NOTIFICACIÓN 1. APROBADO. Estimado usuario xxxx, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACION DE PLANOS ha sido atendida y los planos presentados se encuentran en CONFORMIDAD, para continuar con su trámite, favor acercarse a las ventanillas de atención al usuario con los siguientes requisitos: Tres juegos de planos impresos Adicionalmente se le informa que una vez que reciba sus planos sellados por la Unidad de Gestión Territorial del GAD Portoviejo, deberá acercarse al Cuerpo de Bomberos y a la EPMAPAP para la revisión de sus planos y pago de las respectivas tasas. Con los recibos de las tasas indicadas deberá acercarse a las ventanillas de Atención al Usuario para la emisión de los títulos de crédito respectivos y depósito de los siguientes valores para obtener su PERMISO DE CONSTRUCCIÓN: Valor de la Tasa Municipal de aprobación de planos : USD XXXX. Valor de la GARANTIA por inicio de construcción: USD xxxx. Valor de la Tasa por el servicio de información, certificaciones, informes y otros que los usuarios obtienen de la bases de datos catastrales : $ xxxx. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. 2. CORRECCIONES. Estimado usuario xxxx, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACIÓN DE PLANOS ha sido revisada, encontrándose en los planos presentados las siguientes NOVEDADES: xxx Una vez corregidas dichas novedades y para continuar con su trámite, favor acercarse a las ventanillas de atención al usuario, en donde deberá entregar: Un juego de planos corregidos El archivo digital con el plano en versión AutoCAD 2007 Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. 3. NEGACIÓN Estimado usuario, se comunica que su SOLICITUD DE APROBACIÓN DE PLANOS ha sido revisada, detectando que los planos presentados no cumplen la normativa vigente y por lo cual se ha procedido a NEGAR su solicitud por las siguientes razones: xxxxxx Cualquier información adicional que requiera puede acercarse a las ventanillas de atención al usuario. Atentamente, Unidad de Gestión Territorial GAD Municipal del Cantón Portoviejo Nota: este correo electrónico es automático, por lo cual no necesita respuesta. Pág. 14 de 16
ANEXO 1 Pág. 15 de 16
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