Hoja: 1/5 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Ing. Claudia Vidaurre Lic. Olga Fleitas Coordinador de Calidad Coordinador de Compras Descripción de las modificaciones: Revisión general del documento Fecha de vigencia: 8 de junio de 2016 Lic. Pablo Céspedes Administrador 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como propósito describir las actividades que se realizan para la selección y evaluación de proveedores críticos de bienes y servicios que ejecutan trabajos para la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica: 2.1. Para la selección de proveedores críticos de materiales, insumos y servicios para la empresa y su posterior inclusión en el FOR_OPS_04 - Listado Maestro de Proveedores Aprobados. 2.2. Evaluación de todos los proveedores que están en el FOR_OPS_04 - Listado Maestro de Proveedores Aprobados de la empresa. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Proveedores Críticos: todas aquellas personas físicas o jurídicas que proveen bienes o servicios que afectan directamente a la calidad del producto que ofrece la empresa a sus clientes y a la normal provisión del mismo. Subcontratista: persona física o jurídica a la cual se le delega la ejecución de una parte o la totalidad de un servicio con la responsabilidad de los suministros de: mano de obra, equipos y materiales si fueren necesarios, mediante un contrato en donde se establecen las condiciones del suministro, como ser especificaciones técnicas, precio, cantidad, plazo, multas, especificaciones de calidad, entre otros.
Hoja: 2/5 4. FRECUENCIA Este procedimiento se aplica cada vez que se presentan nuevos proveedores y semestralmente a los proveedores ya registrados en el FOR_OPS_04 - Listado Maestro de Proveedores Aprobados. 5. RESPONSABILIDAD El cumplimiento de este procedimiento es responsabilidad de: 5.1. Para la selección de proveedores: Ingeniero Residente, Gerente de Operaciones y Coordinador de Compras. 5.2. Para la evaluación de proveedores: Ingeniero Residente, Gerente de Operaciones, Coordinador de Compras y Encargado de Depósito. 6. RELACION CON OTRAS NORMAS O PROCEDIMIENTOS Este procedimiento se relaciona con: El punto 8.4 de la Norma ISO 9001:2015. Procedimiento de Compras. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. Selección de Proveedores El proveedor deberá cumplir con al menos uno de los siguientes criterios: 7.1.1. Empresa certificada con la norma ISO 9001: Se solicitará el alcance del certificado que deberá abarcar el Sistema de Gestión de Calidad aplicable a la producción del insumo en cuestión. 7.1.2. Compra de productos críticos sin rechazos: Los proveedores quedan aprobados después de haberles comprado por lo menos 5 (cinco) veces en un año y no haber sido rechazado en ninguna ocasión. 7.1.3. Para la selección de subcontratistas y fleteros en obra, se procede a contratar los servicios de manera provisoria; es decir, hasta que se realice la primera evaluación de los mismos. Para que se realice la contratación de un
Hoja: 3/5 subcontratista y/o fletero, el mismo deberá presentar la inscripción en el IPS (aplica desde el montaje del campamento, la ejecución de la obra y desmontaje de campamento). Nota: para el pago de certificado de obra de subcontratistas deberá acompañar al certificado la copia del pago de IPS al día con la lista de personal activo en obra. 7.1.4. Los proveedores que cumplen con las especificaciones solicitadas citados son incluidos en el FOR_OPS_04 Listado Maestro de Proveedores Aprobados. 7.1.5. Cuando el Coordinador de Compras o el Administrador de Obras detecte que ningún proveedor seleccionado se encuentre en condiciones de proveer algún material y la necesidad sea urgente, solicita al Gerente de Operaciones o Ingeniero Residente (según corresponda) su autorización para la realización de la compra. 7.1.6. Gerente de Operaciones o Ingeniero Residente una vez analizada la situación de urgencia, autoriza al Coordinador de Compras o Administrador de Obras (según corresponda) a proceder a la contratación del proveedor no seleccionado poniendo su Visto Bueno en el FOR_OPS_01 Pedido de Compra y/o en el FOR_OPS_02 Cuadro de Cotizaciones. 7.2. Evaluación de Proveedores 7.2.1. El Encargado de Depósito/ Administrador de Obras/ Auxiliar Administrativo (obras), proceden a registrar las no conformidades de los proveedores de materiales, insumos y servicios (las no conformidades que a su criterio afectan adversamente a la calidad), esto lo hace en el FOR_OPS_03 - Informe de Servicios o Materiales de Proveedores. 7.2.2. El Coordinador de Compras/ Encargado de Depósito/ Administrador de Obra/ Ingeniero Residente (según corresponda) se reúnen cada 6 meses o cada vez que termina un servicio o contrato con un proveedor y proceden a analizar el comportamiento del proveedor y asignan una calificación del 1 al 5 en la Evaluación de Proveedores según corresponda.
Hoja: 4/5 7.2.3. Los criterios que se tienen en cuenta para la evaluación son los establecidos en el FOR_OPS_06 Evaluación de Proveedores 7.2.4. Los criterios que se consideran para evaluar a subcontratistas y fleteros son los establecidos en el FOR_OPS_10 Evaluación de Subcontratistas y/o Fleteros. Nota: Si algún criterio de evaluación no es aplicable al proveedor la nota que se otorga es cero (0) y el promedio se calcula en base a la cantidad de criterios considerados para realizar la evaluación. 7.2.5. Se procede a la evaluación final sumando los puntajes obtenidos y dividiendo el total por el número total de ítems evaluados (se calcula el promedio) y siguiendo la siguiente TABLA DE CALIFICACION: Insuficiente Aceptable Bueno Muy Bueno Excelente 1 2 3 4 5 7.2.6. Si obtiene una calificación mayor o igual a 2 se mantiene en el FOR_OPS_04 Listado Maestro de Proveedores Aprobados y se registra en el mismo la calificación correspondiente. 7.2.7. Si obtiene una calificación menor a 2 se excluye del Listado Maestro de Proveedores Aprobados. 8. CUSTODIA Y UBICACION El presente procedimiento debe ser custodiado por la Coordinación del Sistema de la Calidad y la distribución se realiza a través de la página web de manera digital.
Hoja: 5/5 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS Código FOR_OPS_01 FOR_OPS_03 FOR_OPS_04 FOR_OPS_06 FOR_OPS_10 Nombre del Registro Pedido de Compra Responsable del archivo Tiempo de Retención Destino Activo Inactivo Final Contabilidad 1 año 5 años destrucción Informe de Servicios o Materiales de Proveedores Depósito 1 año 1 año archivar Listado Maestro de Proveedores Aprobados Compras 1 año 2 años destrucción Evaluación de Proveedores Compras 1 año 2 años destrucción Evaluación de Subcontratistas y/o Fleteros Compras 1 año 2 años destrucción