PRESIDENCIA MUNICIPAL

PRESIDENCIA MUNICIPAL Secretaría Particular del Presidente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JULIO 2016 1

Contenido I. PRESENTACIÓN... 4 II. OBJETIVO GENERAL... 4 III. PROCEDIMIENTOS... 5 3.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:... 5 ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LA CIUDADANÍA... 5 3.1.1 OBJETIVO... 5 3.1.2 ALCANCE... 5 3.1.3. REFERENCIAS... 5 3.1.4. RESPONSABILIDADES... 6 3.1.5. DEFINICIONES... 6 3.1.6. INSUMOS... 7 3.1.7. RESULTADOS... 7 3.1.8. POLITICAS... 7 3.1.9. DESARROLLO... 8 1.1.10. DIAGRAMACIÓN... 10 3.1.11. MEDICIÓN... 13 3.1.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS.... 14 3.2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:... 17 MANEJO DE LA AGENDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.... 17 3.1.1 OBJETIVO... 17 3.1.2 ALCANCE... 17 3.1.3. REFERENCIAS... 17 3.1.4. RESPONSABILIDADES... 17 3.1.5. DEFINICIONES... 18 3.1.6. INSUMOS... 18 3.1.7. RESULTADOS... 18 2

3.1.8. POLITICAS... 18 3.1.9. DESARROLLO... 19 3.1.10. DIAGRAMACIÓN... 20 3.1.11. MEDICIÓN... 21 3.1.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS.... 22 IV. DIRECTORIO... 24 V. VALIDACIÓN... 25 VI. HOJA DE ACTUALIZACIÓN... 26 3

I. PRESENTACIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa, y para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales de la administración en turno el Ayuntamiento de Coyotepec pone a disposición el presente Manual de Procedimientos el cual presenta las diversas funciones que se realizan dentro de la oficina de de manera interna, en el ámbito administrativo actuando con integridad y dando respuestas concretas a las demandas ciudadanas, respetando en todo momento la Legalidad dentro de los procedimientos a cargo de las Direcciones que integran la estructura de la Dependencia, eficientando el funcionamiento de las cada una de las unidades administrativas de la Administración Pública Municipal y dando cumplimiento a lo establecido en las leyes aplicables vigentes. II. OBJETIVO GENERAL Integrar la información para guiar a las y los servidores(as) públicos(as) que laboran en la Oficina de la Municipal, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios o la atención de trámites en lo particular ante las dependencias municipales, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento del Municipio de Coyotepec y de su población, prestando servicios públicos municipales con eficiencia y eficacia, así como dirigir, coordinar y controlar la operación encomendada a cada unidad administrativa que integra la estructura administrativa del municipio, con el objeto de propiciar una mejor calidad de vida con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes. 4

III. PROCEDIMIENTOS OFICINA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL 1.- ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LA CIUDADANÍA. 2.- MANEJO DE LA AGENDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 3.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LA CIUDADANÍA 3.1.1 OBJETIVO Dar atención y seguimiento a las peticiones de la Ciudadanía, a efecto de armonizar el desarrollo Municipal 3.1.2 ALCANCE El procedimiento correspondiente para la atención de oficios y peticiones conjunta a las diversas unidades de la Administración Pública Municipal para dar contestación de manera eficiente y eficaz a las necesidades de la ciudadanía. 3.1.3. REFERENCIAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 115. Código de Procedimientos Administrativos. Titulo Segundo, Capitulo Segundo, Sección Segunda, artículo 127. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Titulo Tercero, Capitulo II, artículo 42. Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Título III, Capítulo I, artículo 48 y Titulo VI, Capitulo Primero artículos 160-165. 5

Bando Municipal. Titulo Cuarto, Capitulo Primero artículo 22-24 y Capitulo Segundo, artículo 25. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables. 3.1.4. RESPONSABILIDADES SECRETARIO PARTICULAR: Sus principales funciones son brindar atención ciudadana y demás funciones que confiere el presidente municipal. Por otra parte, coordina y distribuye la agenda del Presidente Municipal Constitucional de la misma manera que coordinan las audiencias públicas, giras de trabajo y eventos, mediante bitácora registra el control de las reuniones que tienen verificativo en sala de cabildo. PERSONAL DE LA SECRETARÍA PARTICULAR: Se hace cargo de brindar atención ciudadana, misma que tiene como objetivo orientar al ciudadano en cuanto a sus peticiones y sugerencias, se hace responsable de la recepción y registro de la documentación dirigida al presidente; da a conocer a los peticionarios los requisitos necesarios para atender su solicitud de apoyo o requisición de servicio, remitiendo la documentación a las diferentes áreas que integran el Ayuntamiento para el trámite respectivo. Así mismo se da seguimiento a la gestión, control y seguimiento de los apoyos solicitados por la ciudadanía y demás funciones que confiere el Presidente Municipal Constitucional. 3.1.5. DEFINICIONES PETICIÓN. - Solicitud que se realiza de manera escrita o verbal para hacer una solicitud de servicios o apoyos económicos, la cual debe dirigirse por escrito al C. Presidente Municipal Constitucional. PETICIONARIO. - Persona encargada de realizar solicitud de manera escrita o verbal. 6

APOYOS. - Ayuda otorgada en especie, efectivo y/o servicio. REQUISICIÓN. - Formato en el que se solicita servicios, materiales y combustibles. AUDIENCIA PUBLICA. Celebración de un acto con la asistencia permitida de personas ajenas al órgano jurisdiccional actuante y a las partes y sus representantes intervinientes en dicho acto. 3.1.6. INSUMOS Oficio de Petición dirigida al C. Presidente Municipal Constitucional. Formato de Solicitud de Petición. Oficio de remisión al área correspondiente a quien se designe la petición para su respectiva contestación. 3.1.7. RESULTADOS Oficio de Contestación y otorgamiento en su caso del apoyo otorgado en especie, efectivo y/o servicio. 3.1.8. POLITICAS Se mantendrá comunicación permanente con los enlaces de cada unidad administrativa para el seguimiento de las solicitudes recibidas. Las dependencias municipales deberán atender oportunamente las solicitudes turnadas en un tiempo mínimo de ocho días y máximo de quince días. La Secretaría Particular se coordinará con las dependencias y organismos municipales para el trámite correspondiente de la información. Las dependencias municipales y órganos desconcentrados responsables, mantendrán informada a la Secretaría Particular del seguimiento de la información remitida a través de oficio o vía telefónica. 7

3.1.9. DESARROLLO PROCEDIMIENTO: 3.1. Atención a solicitudes de la ciudadanía. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Municipal/Personal De Municipal/Personal De. Municipal/Personal De Municipal/Personal De Municipal/Personal De Municipal/Secretario Particular. Municipal/ Secretario Particular Municipal/Personal De ACTIVIDAD Se orienta a la ciudadanía en torno al inicio de procedimiento de la entrega de su oficio de petición. Se remite a la ciudadanía a la oficina de Oficialía de Partes para la recepción de su documentación. Se recibe el oficio de petición en la oficina de presidencia, acusando debidamente con el sello oficial. Se registra el oficio de petición en la base de datos. Se registran los datos del solicitante en un directorio general. El oficio de petición es turnado al Secretario particular para su respectivo análisis, si lo remite a la dependencia correspondiente continua paso 7, si no continuo paso 11. El Secretario Particular determina si la solicitud emitida en el oficio de petición es aceptada y turna a personal de para la elaboración del respectivo oficio turnado al área correspondiente. Se entrega el oficio en la dependencia correspondiente a efecto de darle seguimiento. 8

9 10 11 Dependencia correspondiente Municipal/Personal De Municipal/Personal De Analiza el oficio de petición y remite contestación a Municipal en torno a las indicaciones conferidas, dirigido al Ciudadano correspondiente. Se entrega respuesta de petición al ciudadano correspondiente. Fin. 9

1.1.10. DIAGRAMACIÓN PROCEDIMIENTO: 3.1. ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LA CIUDADANÍA. PERSONAL DE PRESIDENCIA SECRETARÍA PARTICULAR DEL PRESIDENTE. SECRETARIO PARTICULAR OFICIALIA DE PARTES DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO INICIO 1 Se orienta a la ciudadanía entorno al inicio de procedimiento de la entrega de su oficio de petición 2 Se remite a la ciudadanía a la oficina de Oficialía de Partes para la recepción de su documentación. 3 Se recibe el oficio de petición en la oficina de presidencia, acusando debidamente con el sello oficial. 10

4 Se registra el oficio de petición en la base de datos. 5 Se registran los datos del solicitante en un directorio general. 6 Se entrega el Oficio de Petición al Secretario Particular para su respectivo análisis. NO SI 11

7 11 FIN 11 Se entrega el oficio en la dependencia correspondiente a efecto de darle seguimiento. 8 El Secretario Particular determina si la solicitud emitida en el oficio de petición es aceptada y turna a personal de para la elaboración del respectivo oficio turnado al área correspondiente. 9 Analiza el oficio de petición y remite contestación a Municipal en torno a las indicaciones conferidas, dirigido al Ciudadano correspondiente. 12

Se entrega respuesta de petición al Ciudadano correspondiente. 10 3.1.11. MEDICIÓN Indicador para medir capacidad de respuesta: Numero mensual de peticiones turnadas 100 = Porcentaje de peticiones contestadas Número mensual de peticiones recibidas 13

3.1.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. FORMATO DE SOLICITUD DE PETICIÓN, APOYO Y/O SERVICIO. Coyotepec, Estado de México a del mes de del año 20. LIC. PEDRO LUNA VARGAS PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DE COYOTEPEC. PRESENTE. Por medio de la presente reciba un cordial saludo y al mismo tiempo remito el presente escrito a efecto de solicitarle tenga a bien el otorgarme un apoyo para; con motivo de, en el lugar Agradeciendo la atención brindada a la presente, quedo de usted para cualquier duda y/o aclaración, esperando una respuesta satisfactoria al respecto. A T E N T A M E N T E Nombre y firma del peticionario. No. Telefónico. 14

SOLICITUD DE PETICIÓN. Fecha de solicitud: Nombre: Dirección: Núm. Telefónico: AREA A LA QUE SE TURNA LA PETICIÓN: ASUNTO: NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE LA PETICIÓN. NOMBRE Y FIRMA DEL PETICIONARIO. 15

DEPENDECIA: PRESIDENCIA MUNICIPAL. NUM. DE OFICIO:. ASUNTO:. Coyotepec, Estado de México a de 2016. NOMBRE DEL TITULAR DEL AREA AL QUE SE REMITE EL OFICIO. CARGO DEL TITULAR. El que suscribe LIC. PEDRO LUNA VARGAS, PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL DEL MUNICIPIO DE COYOTEPEC, para el periodo 2016-2018, por este medio, le envió un cordial y afectuoso saludo, al mismo tiempo manifiesto lo siguiente: Sirva la para reenviar escrito emitido por la, en donde solicita. Se reenvía la presente con la finalidad de que dicha petición quede valorada. Sin más por el momento me despido de usted, agradeciendo su atención, quedando a sus órdenes para cualquier duda o aclaración. ATENTAMENTE LIC. PEDRO LUNA VARGAS. PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL. 16

3.2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DE LA AGENDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL. 3.1.1 OBJETIVO Recibir y programar los eventos y/o invitaciones que recibe el Presidente Municipal para su desarrollo en tiempo y forma, previa confirmación de su asistencia. 3.1.2 ALCANCE El procedimiento correspondiente para el manejo de la agenda conjunta al Presidente Municipal. 3.1.3. REFERENCIAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 115. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables. 3.1.4. RESPONSABILIDADES SECRETARIO PARTICULAR: Coordina y distribuye la agenda del Presidente Municipal Constitucional de la misma manera que coordina las audiencias públicas, giras de trabajo y eventos, mediante bitácora registra el control de las reuniones que tienen verificativo en sala de cabildo. PERSONAL DE SECRETARÍA PARTICULAR: Se hace responsable de la recepción y registro de eventos y/o invitaciones dirigidas al Presidente, turnando al Secretario Particular para su respectiva calendarización. 17

3.1.5. DEFINICIONES PRESIDENCIA MUNICIPAL. CALENDARIZACIÓN. - Se refiere a la planificación de las diversas actividades que le competen al Presidente Municipal. BITACORA. - Es el libro donde se registran las diversas actividades que realiza el Presidente Municipal. FICHA TECNICA: Es el documento que se elabora posterior a una reunión o asistencia de evento programado por parte del Presidente Municipal. 3.1.6. INSUMOS Ficha Técnica. Agenda. 3.1.7. RESULTADOS Elaboración de ficha técnica donde se registra el nombre de la Reunión y se puntualizan los acuerdos establecidos en dicho evento, dándole el seguimiento correspondiente a la dependencia que se encargara de obtener los resultados acordados. 3.1.8. POLITICAS La Secretaria Particular es responsable de realizar un concentrado de las actividades que le hacen llegar al Presidente Municipal. La Secretaria Particular entregara el concentrado de actividades al Presidente Municipal para determinar la viabilidad de su asistencia. La Secretaria Particular notificara en tiempo y forma a la autoridad municipal que representa el Presidente Municipal en los eventos a los cuales no pueda asistir. 18

3.1.9. DESARROLLO PROCEDIMIENTO: 3.2 MANEJO DE LA AGENDA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL. No. 1 2 3 4 5 6 UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Municipal/Personal De Municipal/Personal De. Municipal/Personal De Municipal/Secretario Particular Municipal/Personal De Municipal/Personal De ACTIVIDAD Recibir solicitudes de las y los titulares de las dependencias municipales, por oficio o correo electrónico institucional para que asista el Presidente Municipal a algún evento. Registra el nombre del evento, lugar, fecha y hora y lo entrega al Secretario Particular. Recibe las solicitudes, las analiza y las registra, las concreta en una base de datos y acuerda su viabilidad con el Secretario Particular. Informa al Presidente Municipal los eventos registrados y acuerdan con factibilidad de su asistencia con base en su agenda de trabajo (si asistirá al evento el Presidente Municipal se continua con el paso 6, de lo contrario continuar con el paso 4). Si el presidente no puede asistir, designa a un representante (Autoridad Municipal) para que asita al evento y solicita al Secretario Particular avise al responsable de asistir al evento. Se notifica en tiempo y forma la instrucción del Presidente Municipal y verifica su asistencia al evento, solicitando una ficha técnica de las actividades a las autoridades designadas. Fin. 19

3.1.10. DIAGRAMACIÓN PRESIDENCIA MUNICIPAL. PROCEDIMIENTO: 3.2 MANEJO DE LA AGENDA DEL PRESIDENTE. PERSONAL DE PRESIDENCIA INICIO PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARIO PARTICULAR 1 Recibir solicitudes de las y los titulares de las dependencias municipales, por oficio o correo electrónico institucional para que asista el Presidente Municipal a algún evento. Registra el nombre del evento, lugar, fecha y hora y lo entrega al Secretario Particular. 2 Recibe las solicitudes, las analiza y las registra, las concreta en una base de datos y acuerda su viabilidad con el Secretario Particular. 3 Informa al Presidente Municipal los eventos registrados y acuerdan con factibilidad de su asistencia con base en su agenda de trabajo 20

4 Si el presidente no puede asistir, designa a un representante (Autoridad Municipal) para que asita al evento y solicita al Secretario Particular avise al responsable de asistir al evento. 6 5 FIN 6 Se notifica en tiempo y forma la instrucción del Presidente Municipal y verifica su asistencia al evento, solicitando una ficha técnica de las actividades a las autoridades designadas. 3.1.11. MEDICIÓN Indicador para medir capacidad de respuesta: Numero mensual de invitaciones a las que se asistieron 100 Número mensual de invitaciones recibidas = Porcentaje de eventos asistidos. 21

3.1.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. AGENDA. CALENDARIZACIÓN DE EVENTOS PROGRAMADOS. MES: No. EVENTO FECHA DE DIRECCIÓN HORARIO DEL TURNADO A: NÚM DE OFICIO. VENCIMIENTO DEL EVENTO EVENTO 1 2 3 4 5 22

FICHA TECNICA: NOMBRE DE LA REUNIÓN: FECHA: PONENTES: TEMAS TRATADOS: PROPUESTAS ACORDADAS: NOMBRE Y FIRMA DE ASISTENTE 23

IV. DIRECTORIO Lic. Pedro Luna Vargas Presidente Municipal Constitucional de Coyotepec 2016-2018. C. Héctor Juárez Salinas Secretario del Ayuntamiento. C. Secretario Particular del Presidente. 24

V. VALIDACIÓN Lic. Pedro Luna Vargas Presidente Municipal Constitucional de Coyotepec 2016-2018. Secretario Particular del Presidente. 25

VI. HOJA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN 05/06/2016. FORMATO DE SOLICITUD, PATICIÓN Y/O SERVICIO 05/06/2016. FORMATO DE SOLICITUD DE PETICIÓN. 05/06/2016. CALENDARIZACION DE EVENTOS PROGRAMADOS 05/06/2016. FICHA TECNICA. 26