FORMACIÓN Y DESARROLLO Lic. Oscar Jesús Hallens Córdova
Administración del Conocimiento Aprendizaje Organizacional Capital Intelectual El aprendizaje organizacional implica una serie de mecanismos para obtener, difundir y crear conocimientos y competencias que generan valor para la empresa. Compartir el conocimiento con herramientas tecnológicas. Tecnología Procesos Está alineado con las competencias estratégicas y los procesos que otorgan valor al negocio, conocidas como prácticas de valor. Compartir el conocimiento y promover la innovación de tal manera, que el aprendizaje sea parte del quehacer cotidiano de la organización. Cultura Organizacional
Gestión por Competencias y Formación Una de las funciones primordiales en la gestión por competencias es la formación. El Plan de RH como el Plan de Formación deben realizarse a partir de las competencias estratégicas, las competencias requeridas y el diagnóstico de las competencias actuales de los empleados. Administración del Conocimiento Competencias Laborales Administración del Capital Humano Administración del Aprendizaje Organizacional
Gestión por Competencias y Formación La formación debe fundamentarse en un proceso racional que integre todos los esfuerzos de la administración de capital humano. La formación reviste tal importancia que Ishikawa, padre de la calidad total en Japón, decía que: calidad empieza con educación y termina con educación o sea que este debe ser un proceso continuo. El factor humano es el activo más valioso de la organización y de la administración del conocimiento la clave del éxito en las empresas del siglo XXI, y la mejor manera para acrecentar este factor es a través del proceso de formación siempre y cuando ésta sea planeada e implantada con base en las necesidades reales de la organización y en las competencias estratégicas. La educación es el proceso de modificación de la conducta.
Gestión por Competencias y Formación La formación se refiere al proceso educativo que se imparte en la organización con la finalidad de: Desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo. Promover la eficiencia, productividad y calidad de elemento humano en la organización. Incrementar el capital intelectual de la empresa. Preparar y desarrollar los recursos humanos para el desempeño de los puestos y el logro de los objetivos. Formar y desarrollar cuadros administrativos y directivos para futuras oportunidades. Lograr la excelencia organizacional.
Elementos de la Formación Organizacional La Formación Organizacional incluye: Un Programa de Inducción que ofrezca información detallada sobre la organización, su misión y sus valores (Cultura Organizacional). Un Programa de Capacitación donde los Gerentes aprenden a darles coaching a sus colaboradores. Un Centro de Desarrollo Profesional o una Biblioteca donde los empleados puedan tener acceso a búsquedas de información relacionada con el entorno laboral y sus funciones. Acceso a un Consejero profesional para sesiones individuales. Un Sistema de Evaluación del Desempeño para que los empleados reciban retroalimentación constructiva constante. Talleres de Desarrollo Profesional con temas tales como presentación de informes; cómo entrevistar; exploración de intereses, valores y destrezas; evitar agotamiento profesional; y creación de metas. Un sistema disponible de posiciones vacantes para los colaboradores. Acceso a los Perfiles de Cargo para que los empleados sepan las competencias y requisitos necesarios para otras posiciones Un Sistema de Desarrollo Profesional indicando los pasos a seguir cuando se poseen determinadas destrezas y capacitación.
Elementos de la Formación Organizacional La Formación Organizacional incluye: Un Programa de Acción Afirmativa/Igualdad de Oportunidades para asegurar la igualdad y diversidad del ambiente de trabajo. Programas Internos de Capacitación para que los empleados puedan desarrollar sus destrezas actuales y aprender nuevas que los prepare para ascensos y donde pueden aprender más sobre la organización. Un Programa formal de Mentores donde los empleados aprendan de otros que ocupan o hayan ocupado los puestos a los que ellos aspiran (Mentoring). Un Plan de Sucesión que identifique las competencias de las altas posiciones, e identifique y desarrolle a los empleados que potencialmente pueden ser ideales para dichas posiciones. Un Programa de Reembolso de Gastos Educativos para que los colaboradores puedan inscribirse en la universidad o cursillos de desarrollo profesional. Un Programa de Pasantías para que jóvenes profesionales puedan tener experiencias directas al trabajar para desarrollar y utilizar nuevas destrezas. Un Programa de Desarrollo para Supervisores/Gerentes que capacite en habilidades de liderazgo. Entrevistas de salida para saber porque un empleado deja la organización.
Tipos de Formación en la Organización Según Objetivos Capacitación en el puesto o capacitación técnica. Se refiere a la preparación en conocimientos especializados para desempeñar el puesto. Desarrollo personal. Se enfoca a desarrollar aptitudes, habilidades y cualidades en el personal, por ejemplo capacitación en valores, manejo de estrés, etc. Se refiere a la obtención de conocimientos o grados académicos. Según Nivel Jerárquico Programas Operativos, para desarrollar habilidades o destrezas en el trabajo, su carácter es eminentemente práctico. Programas Administrativos, se forma al colaborador para desarrollar funciones en el puesto. Programas para Mandos Medios y Gerentes, ayudan al personal a que se prepare integralmente. Según Ámbito y Metodología Externa o interna. La capacitación interna es aquella que se proporciona por personal de la empresa. La capacitación externa se realiza en centros especializados o a través de consultores. Metodología. Puede ser personalizada, a distancia, vía internet, vía conferencias, en simuladores, entre otras.
Etapas de la Formación Organizacional Detección de Necesidades Diseño del Programa Implementación Evaluación y Retroalimentación
Detección de Necesidades de Formación Determinar las necesidades reales de capacitación. Debe fundamentarse en el análisis y estudio de os siguientes elementos: Plan Estratégico de la Organización Plan de Recursos Humanos Mapa de Competencias Planes de Carrera Evaluación del Desempeño Estándares e Indicadores Encuestas a entrevistadores,supervisores y gerentes Con los resultados de esta información se diseña un Programa de Formación Anual que incluye objetivos, capacidades, habilidades y competencias que habrán de desarrollarse en cada área de la organización. El propósito de la detección o diagnóstico de necesidades es determinar las áreas que requieren capacitación y a qué temas debe dirigirse de acuerdo con el PRH y el PEO.
Detección de Necesidades de Formación La formación tiene un coste que, en ocasiones, es muy alto, por ello los esfuerzos deben centrarse donde son más necesarios. Primero han de evaluarse las necesidades tanto en cuanto a las personas que hay que formar, como en lo relativo a las materias en las que hay que formarlas. Las necesidades pueden tener diversos orígenes: A) Las necesidades vienen determinadas por cambios provenientes del entorno. Las innovaciones tecnológicas pueden obligar a actualizar los conocimientos de los técnicos de la empresa. B) Las necesidades provienen de la propia estrategia de la organización. El lanzamiento de nuevos productos, o la introducción en nuevos mercados. C) Las necesidades pueden ponerse de manifiesto por la existencia de problemas, como accidentes laborales frecuentes, baja productividad, baja calidad, absentismo, etc. La iniciativa de identificar las necesidades puede provenir del propio empleado, del Departamento de RRHH y de los directivos de línea.
Detección de Necesidades de Formación Cómo detectar las NdF? A) Descripción del puesto de trabajo para identificar las tareas que lo forman. A continuación se determinan las necesidades de formación que existen. B) Se pregunta a quienes van a recibir la formación en qué aspectos necesitan formarse. Resulta más motivador, ya que los propios trabajadores determinan el contenido de la formación, pero requiere que sepan en qué aspectos necesitan perfeccionarse. No es fácilmente aplicable a los nuevos empleados. C) La NGT o Técnica de Grupo Nominal, es un método de conseguir ideas a partir de un grupo de personas sobre un tema específico. Se pregunta a un grupo de diez o quince formadores, directivos y trabajadores que hagan una relación escrita de todas las necesidades de formación que se les ocurran y se pide a cada persona que dé una idea hasta que se les agoten. Los participantes votan las cinco necesidades de formación más importantes y se obtienen las necesidades de formación más apremiantes. Es un método semejante a la tormenta de ideas, con la diferencia de que en esta última se permite que algunas personas no den ideas.
Plan de Formación Se elabora un Plan de Formación Anual que incluye: Objetivos de capacitación. Especificar en términos medibles y cuantificables el desempeño que se espera obtener de cada área de acuerdo con la capacitación. Resumen del diagnóstico de necesidades y el mapa de competencias relacionado con cada área específica de la organización. Los cursos, objetivos, duración, contenidos y metodologías para cada área. La programación, por fechas para la implantación de cursos. Los instructores que se requieran, ya sea internos o externos, así como la metodología que se va a utilizar. El presupuesto de capacitación. El costo beneficio. La relación entre la inversión en capacitación y los beneficios esperados en el programa. La autorización de cada área involucrada, así como de la alta dirección. La logística, recursos y necesidades para impartir los cursos. Un error común, en gran parte de las empresas es considerar a la capacitación como un mal necesario ya que en algunos países la legislación laboral obliga a las organizaciones a impartir un mínimo anual de horas de entrenamiento. Sin embargo, esta debe ser considerada como una de las mejores inversiones de la organización ya que a través de la capacitación se incrementa el capital intelectual.
Implantación del Plan de Formación Anual Una vez que el programa ha sido aprobado y el presupuesto asignado, será necesario programar cuidadosamente cada uno de los cursos: esto incluye logística, manuales, aulas, instructores, convocatorias para los asistentes, instrumentos de evaluación así como una organización y control minucioso para que todos los objetivos se cumplan conforme a lo planeado y, sobre todo, para validar que los empleados adquieran los conocimientos y competencia requeridas por la organización.
Evaluación y Retroalimentación Se compara el desempeño de los empleados antes y después de la capacitación, y se evalúa la eficiencia del programa. Es necesario realizar estas evaluaciones periódicamente y determinar avances y logros así como detectar posibles fallas.
Plan de Carrera Los planes de carrera cumplen el objetivo de motivar e implicar a los colaboradores en la vida de la empresa, para capacitarlos más y crear así trabajadores eficientes y con posibilidades de mejorar profesionalmente a la vez que mejoran con la empresa. Es un Proyecto de Desarrollo Individual (PDI) con uno o varios trabajadores de la empresa y que se debe pactar con el colaborador, teniendo en cuenta los objetivos que se pretenden, compromisos, el tiempo en que se realizará, un perfil biográfico, de formación y trayectoria, cuadro de competencias que influirán en la empresa para crear un plan de formación continua y la evaluación. El colaborador establece sus metas de carrera y es capaz de identificar cómo alcanzarlas con la ayuda de la empresa. Éste consiste en un método que se aplica al desarrollo de futuras aptitudes, requiere una planificación a más largo plazo, requiere de recursos y una gran implicación.
Estructura del Plan de Carrera Para crear un plan es necesario contar principalmente con: Nombre del empleado o empleados Edad Nivel de estudios Puesto que desempeña en la empresa Puesto que podría desempeñar en el futuro Antigüedad en la empresa Puntos fuertes o débiles, a mejorar y a reforzar Necesidades de capacitación Evaluación del desempeño Para hacerlo se requiere hacer un análisis muy estudiado y diagnóstico profesional teniendo en cuenta muchos aspectos, un análisis de la empresa, planificar y revisar las prioridades, fijar objetivos a corto y largo plazo y crear un plan de acciones que se desarrollarán con el tiempo.
Las 5 Claves Para Elaborar un Plan de Carrera Análisis de la empresa: Tener claro su organización, necesidades y expectativas. Organigrama realista y actualizado, escalas salariales coherentes y equitativas, determinar si la plantilla que tenemos es la adecuada y el futuro de la misma. Identificar los puestos clave y las competencias: Tenemos que saber en qué se basa el desempeño de dichos puestos y qué perfil es preciso. Profundizar en las competencias y conocimientos teóricos y prácticos requeridos. Diseño de PDI s: Supone un mayor desarrollo en las competencias técnicas o de especialización. Planificar acciones: De formación y desarrollo a medio plazo, programando cursos, prácticas, experiencia y capacitación necesaria. Actualmente tenemos que tener en cuenta 3 instrumentos claves: Evaluación 360º : Consiste en una autoevaluación del empleado y una evaluación de los responsables, subordinados, colegas de otras áreas de la empresa y colaboradores externos. El 360º permite reflexionar sobre los éxitos y fracasos para una mejora profesional y personal. Mentoring: son los consejos, la información o las pautas que ofrece una persona, el mentor, en beneficio del desarrollo personal y profesional de otra persona. Es una herramienta de desarrollo del equipo humano, basada en la transferencia de conocimientos y en el aprendizaje a través de la experiencia. Coaching: método que consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir alguna meta o desarrollar habilidades específicas. En el proceso de coaching, el coach facilita el autoaprendizaje, centrándose en analizar las virtudes y fortalezas, así como, detectar las debilidades o carencias. Plan de comunicación: Por último, resaltar que es necesario dar la difusión adecuada a los planes de carrera dentro de la organización, elaborar un plan de comunicación sobre las ventajas y oportunidades del sistema, que sensibilice y motive. Los planes de carrera son, junto a la evaluación del desempeño y las políticas de compensación y retributivas, elementos claves para la optimización y retención del talento en nuestras organizaciones.
Plan de Sucesión Planificación y ejecución de una continuidad ordenada de personas en los puestos críticos de una organización. Supone conocer las capacidades y el potencial de las personas que pueden ocupar en un futuro posiciones clave de gestión y dirección. La sustitución de directivos y de otros puestos vitales para una organización es fundamental en un entorno de creciente lucha por el talento.
Plan de Sucesión No se tienen que confundir los planes de sucesión con el Plan de Carrera. Los planes de carrera suelen ser rígidos y lineales, valoran sobre todo los años de permanencia y la formación académica. Los planes de sucesión son un proceso dinámico, basado en un mapa de competencias y se centran en el potencial, asumiendo que por su talento hay personas que pueden quemar etapas. En un modelo óptimo, el plan de carrera estará integrado y alineado con el plan de sucesión. Las ventajas de disponer de un plan de sucesión son: Garantizar la continuidad ordenada en las funciones críticas. Transmitir un sentimiento de pertenencia. Poner en valor el talento y su retención. Obligar a definir un perfil de talento alineado con la estrategia. Facilitar una cultura de la transparencia y la comunicación de habilidades. Integrar diferentes herramientas de RH en un marco global
Metodología de Evaluación Puede ser encargada a un proveedor o consultor externo. Hay herramientas de software disponibles para realizarla Assessment Center Técnica de selección que permite evaluar a los candidatos en diferentes situaciones individuales o de grupo, simuladas o reales. El objetivo es conocer los potenciales, valores y comportamientos de los candidatos Auditoría de Sucesión Feedback 360 Modelo de gestión integral que parte de la identificación y el desarrollo de aquellas competencias profesionales fundamentales para el desarrollo de un puesto de trabajo. Gestión por Competencias Herramienta basada en la evaluación de las personas por parte de múltiples fuentes, es decir, por todas las personas que tienen una relación laboral (jefes, compañeros, subordinados, clientes, proveedores, etc.)
Estrategias de Formación Programa de Desarrollo Individual Mentoring Equipo de Alto Rendimiento Coaching Training in the Job (Reemplazos)
Plan de Desarrollo Individual: Proceso mediante el cual las personas de una organización adquieren habilidades y ajustan sus actitudes y capacidades a los cambios que se producen en su entorno operativo, vinculados al cumplimiento de los objetivos estratégicos. Equipos de Alto Rendimiento: grupo de personas con unos roles específicos que cooperan juntos, con gran compromiso e identificación, en la consecución de un objetivo común para cuya consecución cuentan con los recursos y la autonomía suficientes. Training in the job (Reemplazos): programa interno de formación que se desarrolla en el propio puesto de trabajo. Coaching: es un proceso formativo que persigue optimizar el rendimiento de una persona en su puesto de trabajo mediante la figura de un superior (coach) que acompaña y orienta. Mentoring: proceso de desarrollo de talento en el cual una persona con experiencia aconseja, guía y ayuda en el desarrollo personal y profesional a medio plazo de una persona de elevado potencial en una relación de mutua confianza.