Código :PBI.01 Página 1 de 6 Revisó: Director y Profesional Biblioteca Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades que se llevan a cabo en la selección del Material Bibliográfico para la Biblioteca UIS Este procedimiento aplica a la selección de Material Bibliográfico, que ha sido solicitado por los usuarios autorizados de las Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Acuerdo N 101 de 2004 de Consejo Académico, Política de desarrollo de colecciones. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal Coordinador Biblioteca: Coordinador Biblioteca para Sede Regional. IPRED: Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia ISBN: Numero internacional normalizado de libro. ISSN: Numero internacional normalizado de publicación seriada. LIBRUIS: Sistema Integrado de Información de la Biblioteca UIS. Listados de solicitudes: Hace referencia al registro de Material Bibliográfico recomendado por las UAA UAA: Unidad Académico Administrativa, corresponde a Escuelas y Unidades administrativas.
Página 2 de 6 CONSIDERACIONES La Biblioteca cada semestre convocará a los usuarios autorizados, para solicitar el material bibliográfico requerido. La convocatoria se realizará a través de la noticia publicada en la pagina web de biblioteca (http://biblioteca.uis.edu.co) o mediante correo electrónico. El director de la UAA aprobará mediante visado la solicitud y enviará las solicitudes a la Biblioteca. Es responsabilidad de cada sede regional hacer la selección del material bibliográfico para su biblioteca. En la Biblioteca sede Central las solicitudes la recepciona el profesional de Biblioteca. Y en las Bibliotecas sedes regionales el coordinador de Biblioteca. El profesional de Biblioteca que se encuentre en el área de selección y adquisición puede seleccionar material Bibliográfico y el visado ira por parte del Director de Biblioteca. El profesional de Biblioteca revisará, autorizará y enviará las solicitudes de cotización a los proveedores. Antes de elaborar la solicitud de cotización por proveedor se debe contar con el CDP Para la Sede de Málaga el rol de Coordinador de biblioteca sede lo ejerce la auxiliar administrativa.
Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Procedimiento predefinido Conector Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Realiza convocatoria 2. Recibe solicitudes 3. Verifica Y corrige información 4. Verifica existencias 5. Organiza solicitudes 6. Elabora Análisis de mercado 7. Diligencia de formatos de contratación 1 1. Inicio de convocatoria para solicitud de material bibliográfico. 2. Recibe las solicitudes aprobadas por el director de las UAA. para verificación de existencias.( Ver anexo 1) 3. Verifica y corrige la información registrada en las solicitudes que corresponda a los catálogos de cada editorial o librería. Se revisa el titulo, la edición, el autor, la editorial y el ISSN o ISBN. 4. Verifica las existencias del material solicitado en el Sistema Integrado de Información LIBRUIS. (Ver Anexo 1) 5. Organiza las solicitudes identificando editoriales, distribuidores, librerías y demás proveedores para preparar listas de solicitud de cotización. 6. Elabora el análisis de Mercado y se diligencia el formato FCO.68 Sondeo de mercado 7. Elabora el Informe de oportunidad y conveniencia FCO.27- FCO.34, análisis de valoración y mitigación de riesgos FCO.52. Director de Biblioteca, Profesional Biblioteca, auxiliar de biblioteca o Profesional Biblioteca, auxiliar de biblioteca o Profesional Biblioteca Profesional Biblioteca Profesional Biblioteca Catálogos físicos y/o virtuales de cada editorial o librería. FCO.68 Formato Sondeo de Mercado FCO. 27 informe de oportunidad y conveniencia para contratación directa (Cuando existe Pluralidad de Oferentes) FCO.34 Informe de Oportunidad y conveniencia para contratación directa (Único Proveedor) FCO.52 Análisis, valoración y mitigación de riesgo
Página 4 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 8. Crea Solicitud de cotización 8. Elabora la solicitud de cotización por proveedor. Auxiliar de Biblioteca Listados de Solicitudes 9. Envía solicitud de cotización 9.Envía la solicitud de cotización al proveedor seleccionado vía e-mail. Auxiliar de Biblioteca FCO.23 Formato Solicitud de Cotización Fin
Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1 FECHA DE APROBACIÓN Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 2 3 4 5 6 Marzo 6 de 2008 Octubre 5 de 2009 Agosto 30 de 2011 Junio 17 de 2014 Octubre 26 de 2016 Modificación del Documento. Inclusión de consideraciones para la solicitud del material bibliográfico. Modificación del Documento. Inclusión de consideraciones para la solicitud del material bibliográfico - módulo de adquisiciones. Corrección de la palabra INPREAD, por la sigla IPRED «Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia», adicionalmente se colocó su descripción en Definiciones y/o Abreviaturas. Modificación del Documento. Eliminación en el alcance de la palabra previamente. Eliminación de las definiciones módulo de selección e inclusión de la definición lista de solicitudes e ISSN. Estructuración de todas las consideraciones. Eliminación de decisiones, actividades, procesamiento en S.I. o intranet y procedimientos predefinidos, en el flujograma del procedimiento, debido a que algunas de estas hacen parte del procedimiento de compras. Modificación del documento. Se incluye en las definiciones y/o abreviaturas el CDP, Se incluye la última consideración Se adicionan las actividades No. 6 y No. 7 con sus documentos de referencia En la actividad No.9 se elimina la palabra fax.
Página 6 de 6 ANEXOS Anexo1. Verificar existencias: N Actividad 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico) 3 Seleccionar Consulta. 4 En el menú que se despliega seleccionar Palabras claves.