MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2 de la Subdirección Administrativa Presentación 4 Índice Organigrama 5 Simbología 6 de la Subdirección Administrativa 9 1. Departamento de Recursos Humanos del Departamento de Recursos Humanos 10 Admisión, Movimientos y Nóminas Elaboración de Nómina Reclutamiento de personal 17 Prestaciones y Servicios Elaboración de la Hoja Única de Servicios 23 Sueldos y Salarios Elaboración de Finiquito Laboral Elaboración de las Obligaciones Fiscales Departamento de Recursos Financieros Asignación y comprobación de viáticos en Asignación y comprobación de viáticos en las Coordinaciones de Zona Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE Radicación de Recursos para el Gasto Corriente Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones 57 Adquisiciones 3.1 Adquisiciones 58 Protección Civil Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene Integración del Comité de Protección Civil Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene Integración del Comité de Protección Civil 74

3 Índice Servicios Generales Control de combustible y kilometraje Control de Consumo de Energía Eléctrica Control de los Servicios de Vigilancia Control de Servicio Telefónico Elaboración Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro Envío y Recepción de Valijas Fotocopiado y Engargolado Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular Mantenimiento del Servicio Telefónico Servicio de Mensajería Solicitud de Servicios y Reparación de Mobiliario, equipo de oficina e Instalaciones Utilización de la Sala de Juntas 120 Seguros y Fianzas Aseguramiento de Bienes 124 Almacén Estatal Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal Entradas y Salidas de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos Registro y control de entradas en el Almacén Estatal Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal Departamento de Tecnologías de la Información (TI) Mantenimiento de Sistemas Desarrollo de Sistemas Procesamiento de Información en Base de Datos Instalación de la Red Integral de Datos Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web Mantenimiento Preventivo de Equipos de Computo Mantenimiento Correctivo de Equipo de Computo Asesoría para Usuarios de Equipo de Computo (Sistema de Información) Asesoria para Usuarios de Equipo de Computo (soporte Técnico) 174 Anexos 177 Nota: Los Diagramas de Flujo se agregan como Anexos al final de cada procedimiento Directorio Firmas de autorización

4 Presentación En cumplimiento del artículo 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, y en apego a la metodología para la elaboración de manuales administrativos, emitida por la Contraloría General del Estado de Veracruz, el Superior (IVE), emite el presente con el objeto de contar con un documento que defina las operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática para realizar las actividades de cada área que integra el Superior, en el contexto del Plan Veracruzano de Desarrollo Así mismo, es una necesidad prioritaria contar con un documento de esta índole que sirva como una herramienta para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, ayudar en la coordinación del trabajo y finalmente constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. El presente documento es resultado del trabajo efectuado por la Subdirección Administrativa y su contenido obedece al siguiente orden: 4

5 Organigrama H. JUNTA DE GOBIERNO DIRECCIÓN GENERAL Oficina de Difusión Departamento Jurídico Subdirección Académica de Educación Media Superior Subdirección Académica de Educación Superior Subdirección de Planeación, Vinculación y Control Educativo Subdirección de Administración y Finanzas Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Humanos Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Tecnologías de la Información 5

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbología Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias. Archivo Definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo " Documento " y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico 6

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbologia Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de Página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo. Dirección de Flujo o Líneas de Unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación Indica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo. Pasa el Tiempo Representa una interrupción del proceso. 7

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Simbología Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genere o salga del procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. CD Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad lectora de Disco. 8

9 de la Subdirección Administrativa 9

10 del Departamento de Recursos Humanos 10

11 Presentación Organigrama: Simbologia: Descripción de procedimientos: Directorio: Firmas de Autorización: Mediante el cual se muestra gráficamente la estructura orgánica de la Subdirección así como, los niveles jerárquicos, los canales formales de comunicación y las líneas de autoridad. Indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento. Señala el nombre, objetivo, frecuencia, normas, descripción narrativa y gráfica (diagrama de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Subdirección. Menciona el nombre de los titulares y el cargo que ocupan dentro de la estructura de la organización del Instituto. A través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento. 11

12 del Departamento de Recursos Humanos Admisión, Movimientos y Nómina 12

13 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Elaboración de Nómina. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Procesar las incidencias del personal (altas, bajas, cambios), integrar las percepciones y deducciones, para la emisión de la nómina y proceder a su pago. Quincenal. NORMAS La integración y emisión de la nómina, deberá apegarse al calendario establecido por la Subdirección Administrativa. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 13

14 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Recursos Humanos IVE. 1. Captura las incidencias de altas, bajas y cambios para actualizar el catálogo de empleados; registra incidencias en el catálogo de percepciones tabulador autorizado; emite listado de datos capturados. 2. Elabora la Nómina respaldando la información de la quincena anterior modifica los rangos de sueldos y verifica que el trabajador que cumpla 6 meses de antigüedad cambie su rango en la clave de puesto de clave "1" a clave "2" Calculadlas trabajados e integra a todos los trabajadores con 15 días de trabajo, modificando sólo a aquellos trabajadores que estén registrados en el catálogo de prestaciones con descuentos por faltas. Es decir: días trabajados = 15 - (número de descuentos). o reembolsos por descuentos por faltas improcedentes: días trabajados = 15 + (número de reembolsos) integra y calcula todas las percepciones y deducciones correspondientes a cada empleado, de acuerdo a la normatividad establecida. 5. Revisa en la pre- nómina todas las percepciones y deducciones, a fin de encontrar posibles errores y poder corregirlos antes de emitir la nómina definitiva 6. Identifica y considera obligaciones fiscales, incluyendo en la nómina el ISR retenido. 7. Emite la Nómina mediante la elaboración de los reportes de percepciones y deducciones por cada empleado; acumulados de percepciones y deducciones por adscripción; acumulados de percepciones y deducciones por tipo de contratación y por funciones. Subdirección Administrativa. Departamento de Recursos Humanos. Subdirección Administrativa. Coordinación de Zona. Departamento de Recursos H 8. Emite información que se deriva de la Nómina, tales como: Impresión de recibos de pago. Elaboración del archivo para depósito en banco y/o reporte para pago por cheque, tratándose de personal que no cuenta con la tarjeta Pago-Matico. Impresión del catálogo de personal, plantilla personal ocupado y vacante y listado de personal que se encuentra con goce de licencia. 9. Respalda en un disquete la información de la nómina, el catálogo de personal y de prestaciones e informa a la Subdirección Administrativa. 10. Recibe el catálogo de personal y prestaciones e Informa al titular del IVE. 11. Solicita el recurso para el pago de la Nómina, y los Cheques de las retenciones a la Subdirección Administrativa. 12. Recibe y revisa la Solicitud de recursos para el pago de la nómina y procede al pago, ya sea mediante Cheques o mediante el sistema de Tarjeta Pago- matico. 13. Envía copia de la nómina validada al departamento de Recursos Humanos. 14. Recibe copia de la Nómina validada y concentra la información de las percepciones y deducciones del año a nivel institucional y acumula la Nómina del periodo al acumulado de nóminas del año (Archivo histórico de Nóminas). 14

15 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Subdirección Administrativa. Departamento de Recursos Humanos. 15. Concentra y captura los pagos de nómina cancelados en el catálogo de cancelaciones de pagos, por todas y cada una de las percepciones no cobradas por los empleados. 16. Emite Concentrado anual de percepciones y deducciones y elabora reporte de acuerdo al archivo histórico de nómina, así como al archivo de cancelaciones y los reportes necesarios para la declaración anual de crédito al salario y la declaración de impuestos. 17. Elabora la documentación correspondiente para efectuar el depósito de la quincena en tarjeta Pago-Matico o para pago en efectivo. Si el depósito es por tarjeta se debe mandar disco magnético al banco). 18. Procede al pago y turna el original de la nomina al Departamento de Recursos Humanos. 19. Recibe el original de la Nómina y procede a elaborar conciliación de nóminas y obligaciones fiscales, registrando en archivos auxiliares los conceptos de percepciones y deducciones, originados en las nóminas y en pagos fuera de Nómina para conciliar con el auxiliar de nóminas y con el responsable de obligaciones fiscales de la Subdirección Administrativa. 20. Fin del procedimiento. 15

16 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina Departamento de Recursos Humanos Subdirección Administrativa Coordinación de Zona INICIO CAPTURA INCIDENCIAS REGISTRA Y EMITE LISTADO ELABORA, MODIFICA RANGOS Y VERIFICA NÓMINA CALCULA DÍAS TRABAJADOS EMITE MEDIANTE REPORTES NÓMINA EMITE INFORMACIÓN DERIVADA PRODUCTOS RESPALDA E INFORMA RECIBE Y CONCENTRA INFORMACIÓN NÓMINA VALIDADA C CONCENTRA Y CAPTURA PAGOS CONGELADOS CATÁLOGO DE CONG. DE PAGOS EMITE EMITE Y ELABORA CONCENTRADO ANUAL DE PERCEPCIÓN Y DEDUCCIÓN REPORTE RECIBE, ELABORA CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTRA BASE PARA DECLARACIÓN ANUAL DE IMPUESTOS RECIBE E INFORMA CATALOGO DE PERSONAL Y PRESTACIONES 1 RECIBE REVISA Y PAGA SOLICITUD DE RECURSOS TITULAR DEL IVE SISTEMA DE TARJETA O CHEQUE ENVIA NÓMINA VALIDADA C INTEGRA Y CALCULA PEREP. Y DEDUC. INFORME DE NÓMINA CATÁLOGO DE PERSONAL REPORTE DE APORTACIONES SA NÓMINA CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y OBLIG. FISCAL 2 ELABORA REVISA ELABORA DOCUMENTACIÓN PARA EL DEPÓSITO PRE-NÓMINA IDENTIFICA Y CONSIDERA OBLIGACIONES FISCALES SOLICITA RECURSO PARA NÓMINA Y RETENCIONES SOLICITUD DE RECURSOS 1 SOLICITUD DE RECURSOS 2 PAGO DE APORTACIONES SAR-FOVISSSTE FIN PROCEDE EL PAGO Y TURNA NÓMINA O 16

17 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Reclutamiento de personal. PROCEDIMIENTO Objetivo: Seleccionar y reclutar al personal idóneo para ocupar la plaza vacante. Frecuencia: Eventual. NORMAS El reclutamiento de personal deberá realizarse a través de una entrevista con el interesado y en del análisis del Curriculum vitae. El Curriculum vitae que proporcionen los aspirantes, deberán integrar las constancias que acrediten el nivel su nivel de estudios. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 17

18 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Áreas del IVE y/o Coordinaciones de Zona. 1. Solicita al Departamento de Recursos Humanos, candidatos para cubrir el puesto, definiendo el perfil requerido. Departamento de Recursos Humanos IVE. 2. Recibe requerimiento de personal y determina si cuenta con los candidatos en su cartera de empleo. Cuenta con candidatos en cartera? En caso de contar con candidatos: 3. Envía Curricula y referencias al Área solicitante. Continúa en la actividad número 11. En caso de no contar con candidatos: 4. Solicita candidatos a otras instituciones o a través del Servicio Estatal de Empleo Persona interesada. 5. Llena Formato de Solicitud de Empleo y entrega Curriculum en el Departamento de Recursos Humanos. Departamento de Recursos Humanos IVE. 6. Recibe la solicitud de empleo y el curriculum vitae. 7. Revisa datos y documentos del candidato, verifica si cubre el perfil del puesto vacante. 8. Aplica exámenes correspondientes. 9. Realiza entrevistas para confirmar sus rasgos y características de personalidad. 10. Informa al área solicitante los resultados obtenidos, proporcionando los candidatos. Área solicitante y/o Coordinación de Zona. 11. Recibe la información sobre los candidatos evaluados, entrevista y selecciona al candidato idóneo, de acuerdo al perfil y resultados obtenidos para la entrevista final. 12. Comunica al responsable de Recursos Humanos el (los) candidato(s) seleccionado(s) y la fecha y hora para la entrevista final. 13. Elabora Oficio dirigido a la Subdirección Administrativa para que procedan los trámites de contratación. Departamento de Recursos Humanos IVE 14. Recibe Oficio solicitando la contratación del candidato seleccionado, indicando puesto a desempeñar, vacante a ocupar, así como el ingreso a recibir, ya sea por nómina o por honorarios. 15. Elabora el Formato de Incidencias de Personal para procesarlo en nómina, en su caso el contrato de honorarios. 18

19 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION 16. Recaba la firma del interesado, asigna número de cobro, turnando la documentación al archivo para abrir su expediente y se integra a la plantilla autorizada. Departamento de Recursos Humanos IVE. 17. Controla la asistencia del personal, mediante tarjetas de asistencia, libreta o relación, según corresponda. 18. Elabora mediante formatos, movimientos de personal, integra soporte documental en relación a la afectación de la nómina con Oficios de incidencias de personal o elabora Formatos de incidencias de personal para registrar altas, bajas, licencias, reanudaciones, ceses, incapacidades, promociones prorrogas, cambios de adscripción, transferencias, quinquenios y corrección de datos personales. 19. Informa las altas, bajas y movimientos a la Subdirección Administrativa del IVE. Subdirección Administrativa IVE. 20. Recibe Informe de altas, bajas y movimientos de personal, y presenta el reporte al Titular del IVE. 21. Fin del procedimiento. 19

20 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal Áreas del IVE y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Humanos Persona Interesada Subdirección Administrativa INICIO RECIBE Y DETERMINA LLENA Y ENTREGA 2 TITULAR DEL IVE SOLICITA CANDIDATOS REQ. DE PERSONAL ENVIA 1 ÁREA SOLICITANTE FORMATO DE SOLICITUD DE EMPLEO RECIBE Y PRESENTA 1 CUENTA CON CANDIDATOS EN CARTERA? SI CURRICULA CURRICULUM INF. DE ALTAS, BAJAS Y MOV. DE PERSONAL REPORTE RECIBE ENTREVISTAS Y SELECCIONA CANDIDATOS INFORMACIÓN NO SOLICITA CANDIDATOS RECIBE OTRAS INSTITUCIONES A TRAVÉS DEL SERVICIO ESTATAL DE EMPLEO REALIZA ENTREVISTA ÁREA SOLICITANTE RECIBE FIN COMUNICA EL (LOS) CANDIDATO(S) SELECCIONADOS ELABORA OFICIO SAF SOLICITUD DE EMPLEO CURRICULUM VITAE REVISA Y VERIFICA PERFIL INFORMA RESULTADOS Y PROPORCIONA CANDIDATOS NÓMINA RECIBE, ELABORA CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTRA CONTRATO DE HONORARIOS EN SU CASO APLICA NÓMINA EXAMENES 1 20

21 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal Áreas del IVE y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Humanos Persona Interesada Subdirección Administrativa INTERESADO 1 RECABA FIRM ASIGNA NÚMERO DE COBRO Y TURNA SE INTEGRA A PLANTILLA AUTORIZADA DOCUMENTOS CONTROLA ASISTENACIA TARJETAS DE ASISTENCIA SEGÚN CORRESPONDA LIBRETA RELACION ELABORA, INTEGRA FORMATOS INFORMA MOVIMIENTOS ALTAS Y BAJAS 2 SOPORTE DOC. OFICINA DE INCID. DE PERSONAL FORMATO DE INCID. DE PERSONAL 21

22 del Departamento de Recursos Humanos Servicios 22

23 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Elaboración de la Hoja Única de Servicios. PROCEDIMIENTO Objetivo: Otorgar la constancia al trabajador que solicita la hoja única de servicios. Frecuencia: Eventual. NORMAS La Hoja Única de Servicios se deberá elaborar a solicitud del interesado y deberá contener las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administración y Finanzas. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 23

24 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Interesado. Departamento de Recursos Humanos. 1. Presenta la Solicitud de la Hoja Única de Servicios ya sea en forma verbal o escrita al Departamento de Recursos Humanos del IVE. 2. Recibe la Solicitud de la Hoja única de Servicio, para lo cual verifica: Expediente personal Antigüedad Puesto (s) ocupado (s) Sueldos devengados por puesto (s) Período (s) laboral (es) 3. Elabora la Hoja única de servicios en original y tres copias, cuando se requiera para el trámite de jubilación, baja del Instituto o para comprobación de la antigüedad. 4. Entrega al interesado la Hoja Única de Servicio, debidamente firmada por el Jefe de Departamento de Recursos Humanos y del Subdirector de Administración y Finanzas, recabando la firma del interesado que la solicito. Interesado. 5. Recibe la original de la Hoja Única de Servicios. 6. Fin del procedimiento. 24

25 Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Hoja Única de Servicios INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Interesado Departamentos de Recursos Humanos INICIO PRESENTA SOLICITUD DE LA HOJA ÚNICA DE SERVICIOS RECIBE Y VERIFICA SOLICITUD DE LA HOJA ÚNICA DE SERVICIOS EXPEDIENTE PERSONAL, ANTIGÜEDAD, PUESTO, SUELDO DEVENGADO Y PERIODO VACACIONAL ELABORA HOJA ÚNICA DE SERVICIOS O-3C RECIBE INTERESADO HOJA ÚNICA DE SERVICIOS ENTREGA Y RECABA FIRMA HOJA ÚNICA DE SERVICIOS FIRMA DEL JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS Y SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FIN 25

26 del Departamento de Recursos Humanos Sueldos y Salarios 26

27 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Elaboración de finiquito laboral. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Determinar las percepciones a que tenga derecho el trabajador con lo cual se da por terminada la relación laboral con el IVE Ocasional NORMAS El trabajador no podrá finiquitarse, cuando tenga adeudos pendientes de pagar, aclarar o de comprobar a la Subdirección Administrativa. La Constancia de no adeudo deberá ser firmada por los jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros y Recursos Materiales. Se realizara el cálculo de las percepciones de conformidad a la normatividad laboral vigente Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 27

28 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Empleado Departamento de Recursos Humanos. 1. Presenta por escrito su renuncia y su Solicitud de finiquito al Departamento de Recursos Humanos. 2. Recibe la renuncia del trabajador conjuntamente con la Solicitud de finiquito, y procede a elaborar el cálculo del mismo. 3. Elabora la Constancia de no adeudo y la turna al departamento de Recursos Materiales y al departamento de Recursos Financieros para recabar la firma de no adeudos Recibe de los departamentos la Constancia de no adeudo Sin adeudo? En caso de tener adeudos: 5. Solicita al trabajador mediante oficio, la aclaración de su situación respecto a los adeudos contraídos con el Instituto o en su caso el pago correspondiente En caso de no tener adeudos: 6.. Elabora el finiquito de conformidad a la Normatividad vigente. Elabora 7. Elabora la Solicitud del recurso dirigido a la Subdirección de Administrativa y Finanzas para la elaboración de cheque, anexando la Constancia de no adeudos, debidamente firmada por los Jefes de los Departamentos de Recursos Humanos; Recursos Financieros, Recursos Materiales y el Departamento de Tecnologías de la Información. 8..Fin del procedimiento 28

29 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Elaboración de Finiquito Laboral Empleado Departamentos de Recursos Humanos INICIO RECIBE Y ELABORA EL CÁLCULO SIN ADEUDO SOLICITA ACLARACION O PAGO EMPLEADO PRESENTA RENUNCIA OFICIO RENUNCIA ELABORA SOLICITUD DE FINIQUITO SOLICITUD DE FINIQUITO FINIQUITO ELABORA, TURNA Y RECABA FIRMA ELABORA Y ANEXA SUBDIRECCIÓN ADMIN ISTRATIVA DEPTOS CONSTANCIA DE NO ADEUDOS SOLIICTUD DE RECURSO CONSTANCIA DE NO ADEUDOS RECIBE CONSTANCIA DE NO ADEUDOS FIN 29

30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Entero de las Obligaciones fiscales. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Determinar el pago de las obligaciones fiscales por concepto de sueldos y salarios. Mensual NORMAS El cálculo y entero de las obligaciones fiscales del IVE, se realizará en apego a la normatividad fiscal vigente: Ley del Impuesto Sobre la Renta Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Código Fiscal de la Federación. Resolución Miscelánea. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 30

31 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Humanos 1. Elabora hojas electrónicas de concentración de Impuestos sobre la renta, Subsidio de ISR y de Crédito al Salario y elabora hojas electrónicas para integrar los pagos efectuados al personal de base, confianza, de contrato, honorarios asimilados a sueldos, define base gravable para el impuesto sobre nóminas. Departamento de Recursos Financieros 2. Requisita Formatos fiscales para el entero y cumplimiento de opbligaciones fiscales mensuales, mediante el análisis de las hojas de cálculo, generadas de las que se extrae la información necesaria. 3. Genera Solicitud de cheques, a nombre de Tesorería de la Federación, o del Gobierno del Estado, para el pago de impuestos federales o locales según el caso, utilizando como soporte los concentrados de las nóminas y de la información de las hojas de trabajo electrónicas. Departamento de Recursos Financieros 4. Da seguimiento a la elaboración del cheque para efectuar el pago en el plazo establecido en la ley y mantiene comunicación con las áreas correspondientes. 5. Expide cheques para pagos de impuestos apoyándose en la base de datos con soporte documental. Departamento de Recursos Humanos 6. Lleva registro de los pagos mensuales efectuados para conciliar cifras anuales para declaraciones informativas, para lo cual utiliza la información de las hojas electrónicas y el soporte documental generado con el fin de conciliar con registros contables Genera constancias de percepciones y deducciones anuales a personal contratado por honorarios, así como al de mandos medios y superiores, mediante la información generada en el curso del año, utilizando bases de datos y con apego a las disposiciones fiscales emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. Fin del procedimiento 31

32 Nombre del Procedimiento: Elaboración de las Obligaciones fiscales INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamentos de Recursos Humanos Departamentos de Recursos Financieros INICIO RECIBE Y ELABORA EL CÁLCULO ELABORA FORMAS FISACLES HOJAS ELECTRONICAS DE CONCENTRACION HOJAS ELECTRONICAS PARA INYEGRAR PAGOS GENERA SOLIICTUD DE CHEQUES LLEVA DA SEGUIMIENTO REGISTRO DE PAGOS CONCILIAR CIFRAS ANUALES PARA DECLARACIONES Y REGISTRO CONTABLES CHUEQUES GENERA EXPIDE CONSTANCIAS CHEQUES FIN 32

33 del Departamento de Recursos Financieros 33

34 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: Asignación y comprobación de viáticos en PROCEDIMIENTO Dar a conocer al personal de la del Superior de y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para la tramitación y comprobación de viáticos, con motivo de las comisiones que habrán de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripción Periódica NORMAS La documentación comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentación y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretaría de Finanzas y Planeación y por la Contraloría General del Estado. Solo se otorgaran viáticos a los servidores públicos en activo, cuando temporalmente y para el desempeño de una comisión oficial se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripción. Por lugar de adscripción se entenderá aquel en que se encuentra ubicada la Unidad Administrativa o el centro de trabajo en el cual preste sus servicios el servidor público y cuyo ámbito geográfico delimita el desempeño de sus funciones. Todas las comisiones del personal de la del Superior y de las Coordinaciones de Zona deberán sustentarse en criterios de austeridad y racionalidad en el ejercicio del gasto público y considerando que: a) Los resultados esperados de la comisión, coadyuven en la consecución del objetivo y metas del Instituto. b) Antes de que se autorice la comisión, debe verificarse la posibilidad de que el trabajo pueda ser efectuado por el personal del Instituto, de las Coordinaciones de Zona o cualquier otra instancia en la entidad. c) Se autoricen exclusivamente las comisiones indispensables para el desarrollo de las funciones, reduciendo al mínimo el tiempo y cuidando que solo concurran a ellas el personal estrictamente necesario Toda comisión que se asigne al personal de la del Instituto, deberá ser autorizada por el titular de dicho Instituto y en las Coordinaciones de Zona por el titular de la misma. La asignación de viáticos para el desempeño de una comisión se realizará a través del formato "OFICIO DE COMISION", mismo que se acompañará al formato de Solicitud de Recursos. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 34

35 NORMAS Los viáticos se otorgaran exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que se lleve a cabo el desempeño de la comisión conferida en forma oportuna, eficaz y eficiente. En todos los trámites de viáticos se deberá firmar la póliza cheque correspondiente por parte del personal comisionado al recibir el importe que cubre la comisión. Cuando en el desarrollo de la comisión se atraviesen días inhábiles, se deberá determinar la conveniencia de otorgar viáticos a personal comisionado a efecto de que se continúen los trabajos al siguiente día hábil, según presente menor costo aprovechamiento de los recursos económicos. Cuando al servidor público se le asignen varias actividades para desempeñar, solo se otorgara la cuota de viáticos que corresponda al lugar en que se realicen, como si se tratara de una sola comisión. Los viáticos se cubrirán de acuerdo con las tarifas establecidas, a partir de la fecha en que el servidor público se encuentre desempeñando la comisión. Las cuotas establecidas en las tarifas constituyen el límite máximo para las autorizaciones de viáticos, y no se podrán asignar cantidades superiores a las señaladas en las mismas. Para determinar cuál será el monto de viáticos que deberá asignarse al comisionado se identificará: a) A qué zona económica pertenece la localidad en donde se efectuara la comisión de acuerdo al cuadro de zonificación, "Zonificación para la aplicación de Viáticos Nacionales". b) El nivel de tarifa al que pertenece el comisionado de acuerdo a su puesto y tabulación. c) Los viáticos nacionales se cubrirán atendiendo al nivel jerárquico correspondiente al puesto o a la categoría del servidor público comisionado, de acuerdo con la tarifa contenida, a partir de la fecha en que este se encuentre desempeñando la comisión y conforme al lugar de la misma, considerando la zonificación. Bajo ninguna circunstancia se otorgaran viáticos: a) A los servidores públicos que se encuentren disfrutando de su periodo vacacional o cualquier otro tipo de licencia. b) Como incremento o complemento de sueldo u otras remuneraciones que correspondan a los servidores públicos, ni para cubrir gastos de presentación o de orden social, ni para cualquier otro distinto a lo señalado en el párrafo primero de estas políticas. Para sufragar de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeño de una comisión oficial d) Cuando el lugar de adscripción y el de comisión se encuentren en la misma población o en un radio menor a 50 Km. de la Coordinación de Zona o de la sede del Instituto. Los trámites para la obtención de los viáticos y pasajes se realizarán ante el Departamento de Programación y Presupuesto adscrito a la Subdirección de Planeación, Programación Y Presupuesto del IVE, o en la Unidad Administrativa de las Coordinaciones de Zona, según corresponda. 35

36 NORMAS Se podrá prorrogar al personal que ha sido comisionado en un lugar distinto al de su trabajo, el anticipo por concepto de viáticos, por un máximo de 30 días. Sin perjuicio de lo anterior, el IVE establecerá los mecanismos internos de control que permitirán certificar los días efectivos de comisión reportados por los servidores públicos comisionados y la correcta aplicación de los recursos. Al identificar anomalías, faltas o hechos ilícitos que se detecten en la obtención y comprobación de viáticos, se deberá hacer del conocimiento de la Unidad de la Contrataría Interna del Instituto, para que proceda según corresponda. De acuerdo al clasificador por objeto del gasto, son viáticos nacionales las asignaciones destinadas a cubrir a funcionarios, empleados y trabajadores de la Administración Pública, los gastos de alimentación y hospedaje cuando el desempeño de sus labores y comisiones temporales dentro del país, pero en lugares distintos a los de su adscripción lo requiera. Cuando el desempeño de la comisión no requiera pernoctar en una localidad y el servidor público comisionado regrese al mismo día a su lugar de trabajo, se aplicará la tarifa de viáticos nacionales por un tiempo menor de 24 horas. El servidor público que se traslade en su propio vehículo (bajo su propia responsabilidad), para el desempeño de una comisión, se le cubrirá adicionalmente a los viáticos que le correspondan de acuerdo a las tarifas, una cuota estimada por el pago de peaje en las casetas federales de cuota y por el consumo de gasolina. Para determinar el monto a pagar por gasolina; se calculará el número de kilómetros en l lugar de adscripción y el de la comisión, en vías de ida y de regreso, dicha cantidad se dividirá e neo y el resultado se multiplicará por el precio de gasolina magna vigente a la fecha de la comisión. En ningún caso el IVE será responsable de las averías, daños o desgaste que sufran los automoviles del personal que haya decidido utilizarlo para el cumplimiento de una comisión. Los viáticos debidamente calculados de gasolina y casetas, deberán estar incluidos en el oficio de comisión". Cuando se trate de comisiones en las que se requiera que los servidores públicos se trasladen a varias poblaciones o entidades federativas distintas, la cuota se asignara con base en la tarifa Correspondiente a cada lugar de acuerdo al número de días de permanencia. En los casos en que coincida la permanencia en dos o más localidades en un mismo día, se aplicará la tarifa de aquella en que pernocte. 36

37 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Director General, Subdirectores Comisionado Departamento de de Recursos Financieros Departamento de Recursos Financieros 1. De acuerdo a necesidades de trabajo en el Instituto, designa al personal que será comisionado y se le notifica verbalmente. 2. Recibe la Notificación de la comisión de trabajo que se le fue asignada, requisita el formato "Oficio de comisión ", con las características especificas de la comisión y calcula los importes correspondientes de acuerdo a la tabla de tarifas y la tabla de zonificación, genera " Solicitud de Recursos " y turna junto con Oficio de comisión al Departamento de Programación y Presupuesto. 3. Recibe "Solicitud de Recursos" y "Oficio de Comisión" y verifica Disponibilidad Presupuestal. Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso de existir disponibilidad: 4. Afecta presupuestalmente firma de Vo. Bo. en la" Solicitud de Recursos " y entrega al Departamento de Recursos Financieros. En caso de no existir disponibilidad: 5. Realiza transferencia entre partidas y afecta presupuestalmente. 6. Recibe "Solicitud y Oficio de Comisión" y verifica si el comisionado no tiene comprobación de viáticos pendientes. Existe comprobación pendiente de entregar por el Comisionado (viáticos)? En caso de existir comprobación: 7. Solicita al personal comisionado regularice su situación pendiente de comprobar. En caso de no existir comprobación: Comisionado 8. Envía a caja (pasa actividad número 10) o realiza aplicación 9. Recibe notificación de que su Oficio de Comisión no procede por tener gastos pendientes de comprobar. - Procede a regularizar su situación 37

38 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Responsable de Caja Subdirección Administrativa 10. Recibe Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión, elabora Cheque y Póliza de Egresos correspondiente a viáticos, pasaje y viaje del comisionado y turna a la Subdirección Administrativa para su firma. 11. Recibe Póliza de Cheque junto con Oficio de Comisión y Solicitud de Recursos, los verifica, firma y turna a la del IVE, a fin de recabar su autorización Director General Subdirección Administrativa Responsable de Caja Comisionado Departamento de Recursos Financieros analista encargado De la comprobación de viáticos 12. Recibe, autoriza y turna el Cheque, "Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión" a la Subdirección Administrativa. 13. Recibe documentos Cheque Póliza "Oficio de Comisión y Solicitud de Recursos" y revisa que estén debidamente firmados y los turna a la caja. 14. Recibe Cheque, Póliza de Cheque " Solicitud de Recursos y Oficio de Comisión, revisa que estén debidamente firmados y entrega cheque y copia del Oficio de Comisión al comisionado, y envía a la oficina de contabilidad Póliza Cheque una vez firmados por el comisionado. 15. Recibe Cheque y verifica contra Oficio de Comisión el importe de la comisión a realizar y firma de conformidad en la Póliza de Cheque. 16. Cumple comisión en forma, recaba y conserva los Comprobantes de Viáticos, pasaje, gasolina y peajes y elabora el informe de la comisión, Liquidación de Viáticos y gastos de traslado y los presenta al supervisor para autorización y entrega los documentos a analista encargado de la comprobación de viáticos al Departamento de Recursos Financieros. 17. Recibe y revisa que la comprobación reúna los requisitos fiscales y cumpla con las tarifas autorizadas y elabora Póliza de Comprobación y turna a la oficina de Contabilidad. Oficina de Contabilidad 18. Recibe y registra contablemente la comprobación mediante póliza en el sistema electrónico. 19. Fin del procedimiento 38

39 Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Director General Subdirectores Comisionado Departamento de Recursos Financieros Subdirección Administrativa INICIO RECIBE, REQUISITA, CALCULA IMPORTE, GENERA Y TURNA RECIBE Y VERIFICA 1 RECIBE Y VEREFICA DESIGNA PERSONAL Y NOTIFICA VERBALMENTE OFICIO DE COMISIÓN SOLIICTUD DE RECURSOS OFICIO DE COMISIÓN SOLICITUD DE RECURSOS SOLICITUD OFICIO DE COMISIÓN RECIBE AUTORIZA Y TURNA CHEQUE 2 RECIBE Y PROCEDE A REGULARIZAR NOTIFICACIÓN EXISTE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTA LTAL? SI REALIZA TRANSFERENCIA NO EXISTE COMPROBACIÓ N PENDIENTE DE ENTREGAR POR EL COMISIONADO NO ENVIA CAJA 1 SOLICITUD DE RECURSOS OFICIO DE COMISIÓN 4 RECIBE Y FIRMA CHEQUES OFICIO DE COMISIÓN AFECTA PRESUPUESTALMENTE, FIRMA VoBo. Y ENTREGA SI SOLICITA REGULARICE SITUACIÓN 3 POLIZA DE CHEQUE SOLICITUD DE RECURSOS RECIBE, REVISA, ELABORA Y TURNA 5 CUMPLE COMISIÓN, RECABA Y CONSERVA ELABORA, PRESENTA Y ENTREGA COMPROBANTE DE VIATICO SUPERVISOR COMPROBACIÓN POLIZA DE COMPROBACIÓN INFORMACIÓN 39

40 Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Responsable de Caja Subdirección Administrativa Oficina de Contabilidad RECIBE, ELABORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS OFICIO DE COMISIÓN CHEQUE RECIBE, VERIFICA, FIRMA Y TURNA POLIZA DE CHEQUE OFICIO DE COMISIÓN 5 RECIBE REGISTRA COMPROBACIÓN OFICIO DE COMISIÓN SISTEMA ELECTRONICO POLIZA DE EGRESOS SOLIICTUD DE RECURSOS FIN RECIBE, REVISA Y ENTREGA 2 CHEQUE POLIZA DE CHEQUE SOLICITUD DE RECURSO 3 RECIBE Y REVISA CHEQUE POLIZA OFICIO DE COMISIÓN OFICIO DE COMISIÓN C 4 SOLICITUD DE RECURSOS 40

41 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: PROCEDIMIENTO Asignación y comprobación de viáticos en las Coordinaciones de Zona. Objetivo: Dar a conocer al personal de la del Superior, y de las Coordinaciones de Zona, los procedimientos a seguir para la tramitación y comprobación de viáticos, con motivo de las comisiones que habrán de desarrollar, en lugares distintos al de su adscripción. Frecuencia: Periódica NORMAS La documentación comprobatoria que se presente como soporte de las erogaciones efectuadas, por concepto de gastos de alimentación y hospedaje, deben reunir los requisitos fiscales y apegarse a la normatividad emitida para tal efecto por la Secretaría de Finanzas y Planeación y por la Contraloría General del Estado. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 41

42 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Financieros Subdirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros Unidad Administrativa De la Coordinación de zona Coordinador de Zona Unidad Administrativa De la Coordinación de zona Departamento de Recursos Financieros, analista encargado de La Coordinación de Zona Oficina de Contabilidad 1. Asigna las cantidades correspondientes para viáticos de Técnicos Docentes y Coordinadores de Zona, elabora Solicitud de Recursos y asigna partida presupuestal y turna la solicitud a la Subdirección Administrativa. 2. Recibe la Solicitud de Recursos, da visto bueno y la turna al Departamento de Recursos Financieros, para que proceda a situar ios recursos. 3. Recibe Solicitud de Recursos y realiza la aplicación de recursos a la Coordinaciones de Zona vía electrónica y envía por fax el detalle de los recursos enviadas a las Coordinaciones de Zona. 4. Recibe el detalle de envío de los viáticos y elabora Cheques y Pólizas para distribución de viáticos, recaba firma del Coordinador de Zona, entrega Cheques a sus beneficiarios, recaba la firma, registra en el libro auxiliar de bancos el depósito y los Cheques. 5. Realiza actividades de acuerdo a programas de trabajo, desplazándose a las distintas micro regiones debiendo, requisitar su Oficio de Comisión, mensualmente comprueban los viáticos al Jefe de la Unidad Administrativa, requisitando los formatos de Oficio de comisión, Informe de la comisión, anexando Comprobante de gastos. 6. Recibe la comprobación de viáticos debidamente autorizada por el Coordinador de Zona, entrega mensualmente al analista del Departamento de Recursos Financieros, las comprobaciones correspondientes. 7. Recibe y revisa la Documentación Comprobatoria, verificando que los documentos sean originales y cumplan con los requisitos fiscales. Esta presentada correctamente la documentación? En caso de estar correcta: 8. Realiza Póliza de registro de comprobación de viáticos y la envía a la Oficina de Contabilidad. En caso de no estar correcta: 9. Devuelve la documentación a la Coordinación de Zona para que se integre debidamente, en caso contrario se solicita la devolución de los recursos. 10. Recibe y realiza el registro de Póliza Contable en el Sistema Electrónico. 11. Fin del procedimiento. 42

43 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en las Coordinaciones de Zona Departamentos de Recursos Financieros Subdirección Administrativa Departamentos de Recursos Financieros Unidad INICIO ASIGNA CANT., ELABORA, ASIGNA PARTIDA Y TURNA RECIBE Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS RECIBE, REALIZA APLICACIÒN DE SOLICITUD DE RECURSO DETALLE DE RECURSOS RECIBE, ELABORA, REACBA FIRMA, ENTREGA Y REGISTRA DETALLE DE ENVIÓ DE VIATICOS BENEFICIARIO SOLICITUD DE RECURSOS 2 CHEQUE POLIZA RECIBE Y REVISA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA 1 COORD. ZONA RECIBE Y ENTREGA MENSUALMENTE ESTA PRESENTADA CORRECTAMEN TE LA DOC? NO DEVUELVE COMPROBACIÓN DE VIATICOS SI DOCEUMENTACIÓN REALIZA Y ENVIA 2 POLIZA 3 43

44 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asignación y Comprobación de Viáticos en las Coordinaciones de Zona Coordinación de Zona Oficina de Contabilidad 3 REALIZA, REQUISITA, COMPRUEBAN MENSUALMENTE REQUISITANDO OFICIO DE COMISIÓN I INFORME DE LA COMISIÓN RECIBE Y REALIZA REGISTRO POLIZA CONTABLE SISTEMA ELECTRONICO COMPROBAMTE DE GASTOS FIN 1 44

45 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE PROCEDIMIENTO Objetivo: Contar con los recursos financieros para hacer frente a las necesidades de cubrir erogaciones menores de bienes y servicios, de conformidad a la normatividad vigente. Frecuencia: Periódica NORMAS Los recursos financieros provenientes de los fondos fijos de caja chica o revolventes, tanto en las oficinas de la como en las Coordinaciones de Zona en ningún caso se utilizaran para el pago de las erogaciones siguientes: Servicios personales (sueldos y/o honorarios) Préstamos personales Cambio de cheques personales Viáticos Pasajes foráneos Compra con importe superior a $ (los gastos mayores a estas cantidades serán autorizados por el titular de la dependencia o entidad de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones Vigente, o en su caso se cubrirán con cheque a nombre del proveedor o prestador deservicios). Adquisiciones o nuevos arrendamientos de: bienes muebles para oficinas públicas, mobiliario y equipo, equipo de transporte y servicios destinados a programas administrativos. El titular del Superior (IVE) o el titular de la Subdirección Administrativa, pueden autorizar el fondo fijo necesario para cubrir requerimientos de bienes y servicios de poca cuantía (gastos menores y misceláneos) necesarios para el desarrollo de sus actividades. En ningún caso, deberá fraccionarse la adquisición de bienes con facturas sucesivas, por lo que no deberá aceptarse documentación que se presente en tal forma. Se evitará utilizar recursos de fondos fijos revolventes, cuando las erogaciones para adquirir materiales y servicios, puedan ser cubiertos mediante el procedimiento normal de solicitud de recursos, que se debe presentar al área administrativa del Instituto, (proceso de radicación de recursos para el gasto corriente). Solamente se podrán efectuar compras o gastos imprevistos y urgentes, con cargo al fondo fijo revolvente en función del que se tenga autorizado y con la firma del titular de la Entidad, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones vigentes. La documentación comprobatoria que se reúna para el reembolso del fondo debe presentarse requisitada y debidamente autorizada por el responsable del área usuaria del bien o servicio del IVE, con firmas autógrafas y debe contener los siguientes requerimientos. 45

46 NORMAS Facturas o recibo original (no se admite copias, ni fotostáticas) El comprobante debe contar con lugar, fecha de expedición, razón social de quien expide, registro federal de contribuyente, número de folio y domicilio de quien lo expide. El comprobante en todos los casos, deberá expedirse a nombre del Instituto Veracruzano para la Educación Superior, tener fecha de compra, descripción del artículo o bien adquirido, precio unitario y el importe total en número y letra. Cuando exista tira de máquina sumadora, solo se tomará como complemento de la nota, nunca como comprobante definitivo, salvo que la tira de la máquina contenga los requisitos fiscales. Todos los comprobantes deberán detallar de manera clara la cantidad y clase de mercancía adquirida. Cuando la nota corresponda a gastos por alimentación, deberá indicarse número de comensales y motivo oficial del consumo. Las notas de gasolina deberán especificar, número de litros consumidos, número de placas del vehículo, número económico y el Kilometraje al momento de carga. En cuanto a los vales utilizados como comprobante definitivo de gastos, estos deberán usarse en los siguientes casos: Cuando en el establecimiento donde se adquiera el bien, no se cuente con comprobantes impresos y requisitados debidamente, y que el importe de tal pago, sea menos de cuatro veces el salario mínimo diario correspondiente a la Zona Económica donde se ubiquen las Coordinaciones de Zona. El comprobante utilizado de esta manera como gasto de pasajes, deberá contar con nombre y número de identificación del usuario, fecha y descripción de la comisión en su caso e importe en número y letra. En su caso, se solicitará a la autoridad local (presidencia municipal) donde se efectuó el gasto, sellar el vale o comprobante de gasto. Todas las compras menores que se efectúen en días festivos o en fines de semana (días no laborales), deberán justificarse plenamente y en su caso, contar con la firma del Subdirector de Administración y Finanzas y/o del Coordinador de Zona. Cuando los comprobantes presentados no reúnan uno o varios de los requisitos antes mencionados, así como si tienen raspaduras o enmendaduras o evidentes alteraciones, serán rechazados por el área revisora. Todos los comprobantes, una vez pagados deberán ser cancelados con el sello de pagado. Las Coordinaciones de Zona y sólo podrán adquirir materiales comprendidos en los capítulos del Gasto 2000 "Materiales y Suministros" y 3000 "Servicios Generales". En caso de que el material requerido tenga un costo mayor a $700.00, sólo podrá adquirirse con la autorización por escrito del titular de la Subdirección Administrativa del Instituto. Los comprobantes de gastos (factura, nota, recibos, etc.) deberán presentarse para su reembolso dentro de los 30 días naturales siguientes a su expedición. En cada corte para reembolso del fondo fijo, deberán elaborarse tiras sumadoras para verificación y constancia de números de comprobantes y suma total. 46

47 Así mismo y tratándose de erogaciones relacionadas con la compra de refacciones, accesorios y mantenimiento de vehículos, deberá anexarse y requisitarse el formato "Reporte de Mantenimiento de Vehículos". Los comprobantes deberán ordenarse por concepto de gasto homogéneo, y así serán anotados en la relación, "Reposición del fondo fijo de caja chica o revolverte" Los comprobantes para su reembolso, se deberán presentar por medio del formato "Solicitud de Recursos" acompañada de la relación antes mencionada. Los fondos asignados deberán registrarse contablemente en la cuenta de fondo fijo y no en deudores diversos. Será responsabilidad de los titulares de las Áreas Centrales del IVE el cumplimiento de estas normas, para la correcta aplicación y funcionamiento de los recursos presupuéstales del Instituto, que sean erogados a través de fondos fijos. Deberá elaborarse Oficio de cargo o recibo firmado por quien sea responsable del control y operación del Fondo Fijo, para de esta manera acreditar la entrega, debiéndose elaborar nuevamente cuando se remueva el responsable. Debe promoverse afianzar a quienes sean responsables del manejo de los fondos fijos. Los arqueos a los fondos de caja chica o revolventes, se practicaran tanto en las visitas que se hagan por auditorías internas y externas, como por la Subdirección Administrativa del Instituto, efectuándose por lo menos estas acciones por el Instituto con un mínimo de una vez al mes. Los arqueos deberán ser practicados por personas que no estén relacionadas con la custodia o manejo de los fondos fijos. Los fondos fijos de caja chica autorizados, deberán ser cancelados el 31 de diciembre de cada año. Para cumplir con esta norma, se expedirá cheque a favor de quien lo custodia y depositar el importe del mismo en la cuenta de IVE, con fecha 1 de enero, para de esta manera, dejar al 31 de diciembre el registro contable con saldos de fondos fijos de caja chica en "ceros". x Será responsabilidad de los titulares de los Fondos Fijos, el cumplimiento cabal del o dispuesto en las presentes normas. Se solicitará el reembolso del fondo fijo cuando se haya agotado el 60% del importe asignado. NORMAS Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 47

48 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Áreas operativas del IVE Subdirección Administrativa Director General 1. Solicitan a la Subdirección Administrativa, un bien o servicio necesario para su operación, mediante Solicitud de servicio o de materiales. 2. Recibe Solicitud de servicio o de Materiales y verifica si en almacén se dispone del material solicitado. Existe material? En caso de existir material: 3. Surte el material al solicitante. Fin. En caso de no existir material: 4. Continúa en actividad número Determina que el material o servicio sea adquirido o contratado con recursos del fondo fijo revolvente en función del monto, el tipo de material y la prioridad de los requerimientos, autoriza la Solicitud de servicio o de materiales para que los bienes o servicios sean adquiridos o contratados mediante recursos del fondo fijo revolvente. Área operativa del IVE o Responsable Del Fondo Fijo del Revolvente Departamento de Recursos Financieros Subdirección Administrativa Control Presupuestal 6. Solicita efectivo a Caja o efectúa gastos con cargo al Fondo Fijo Revolvente, apegándose a las políticas y normas de operación, integrando documentación comprobatoria (facturas, notas, etc. ) debidamente requisitada y elabora e incorpora la documentación comprobatoria a los formatos " Reporte de Mantenimiento de Vehículos " ( cuando se trate de compra de refacciones, accesorios o mantenimiento de vehículos) y " Relación de Gastos efectuados "y la entrega a Recursos Financieros. 7. Recibe documentación comprobatoria de gastos con cargo a fondo fijo revolvente, elabora Póliza y registra en sistema una vez verificada la documentación y emite un Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente. 8. Recibe Reporte Contable Presupuestal sobre gastos efectuados con cargo a fondo fijo revolvente y analiza gastos y adopta medidas de ajuste en caso de ser necesario, elabora formato de Solicitud De Recursos para reponer fondo fijo revolvente y envía a control presupuestal para su validación y afectación. 9. Recibe Solicitud de Recursos, verifica la disponibilidad presupuestal. Existe disponibilidad? En caso de existir disponibilidad: 10. Turna Solicitud de Recursos con la firma de Vo.Bo. al responsable de Caja.En caso de no existir disponibilidad 11. Devuelve la Solicitud de Recursos a la Subdirección Administrativa Responsable de Caja 12. Recibe Solicitud de Recursos respaldada por el visto bueno de Control Presupuestal, elabora Cheque para reponer fondo fijo revolvente y turna Cheque a la Subdirección Administrativa para su firma. 13. Recibe y firma el Cheque y da instrucciones para su cobro al responsable del fondo fijo revolvente. Subdirección Administrativa Responsable del Fondo Fijo Revolvente 14. Recibe 14. Cheque autorizado y cobra en sucursal bancaria y repone el efectivo al Fondo Fijo y ejerce el recurso de las instrucciones de la Subdirección Administrativa. 15. Fin del procedimiento. 48

49 Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Áreas Operativas del IVE Subdirección administrativa Áreas Operativa del IVE o Responsable del Fondo Fijo Revolvente Departamento de Recursos Financieros INICIO RECIBE Y VERIFICA 1 SOLICITAN SOLICITUD DE SOLICITUD DE SERVICIO O DE MATERIAL RECIBE, FIRMA Y DA INSTRUCCIONES DOC. COMPROBATORIA RECIBE, ELABORA, REGISTRA Y EMITE DOC. COMPROBATORIA SERVICIO O DE MATERIAL REPORTE DE MANTO.DE VEHICULOS POLIZA EXISTE MATERIAL? NO 1 REL. DE GASTOS EFECTUADOS REP. CONT. PRESUPUESTAL SI SURTE MATERIAL 5 DETERMINA Y AUTORIZA SOLICITUD DE SERVICIO O DE MATERIAL 4 RECIBE, FIRMA Y DA INSTRUCCIONES RECIBE, COBRA, REPONE EFECTIVO CHEQUE RECIBE, ELABORA Y ENVIA CHEQUE FIN REPORTE CONTABLE PRESUPUESTAL SOLICITUD DE RECURSOS

50 Nombre del Procedimiento: Ejercicio de Fondo Fijo Revolvente en Oficinas del IVE INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Control Presupuestal Responsable 2 RECIBE, VERIFICA Y FIRMA SOLICITUD DE RECURSOS 3 RECIBE, ELABORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSO CHEQUE NO 4 EXISTE DISPONIBILIDAD? DEVUELVE SUB. ADMINISTRATIVA SI SOLICITUD DE RECURSO TURNA SOLICITUD DE RECURSOS 3 50

51 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Radicación de Recursos para el Gasto Corriente PROCEDIMIENTO Objetivo: Apoyar las tareas administrativas (contables y financieras) de las instancias del IVE, mediante la descripción de los procesos operativos básicos de finanzas y de control presupuestal que permitan conocer en forma confiable y oportuna las operaciones financieras respecto a los fondos proporcionados por la Federación y el Estado. Frecuencia: Periódica NORMAS El IVE deberá llevar su propia contabilidad de acuerdo a los lineamientos, métodos y procedimientos establecidos en congruencia con las disposiciones emitidas para tal efecto, por el Gobierno del Estado a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado. Las políticas, lineamientos, métodos y procedimientos serán utilizados consistentemente en todos los ejercicios, salvo comunicación escrita avalada por la Administración del Instituto. Los registros deberán estar de acuerdo al método acumulativo, para poder determinar cuantitativamente costos y cualitativamente bases de evaluación de programas. El IVE registrará en su contabilidad los presupuestos autorizados por la Federación y el Estado, así como los provenientes de otros apoyos y asignaciones que autoridades o sectores sociales otorguen a la entidad. El presupuesto que se asigne para el gasto en activo fijo (gasto de inversión), no podrá utilizarse por ninguna circunstancia, para cubrir erogaciones en gasto corriente y por lo tanto no podrá aplicar a ningún fondo o saldo de otras partidas presupuestadas para compras de esta naturaleza. Se deberá integrar un expediente de acuerdo al inventario, el cual se archivará por separado de las pólizas, en las cuales quedara copia; dicho expediente contendrá: Factura Original, localización, o responsable de custodia. Con referencia a los recursos federales de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 28 y 29 de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y el artículo 45 de su reglamento. Los compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada ejercicio, deberán registrarse como pasivos conteniendo los soportes indispensable para este tipo de operaciones (remisiones, notas de entrada, recibos, facturas, pedidos o contratos, etc.) ya que el no contabilizarlos los dejara fuera de autorización puesto que no quedaran registrados ante la SHCP, como lo indican los artículos mencionados. El manejo y aplicación de los recursos financieros provenientes de la federación y del estado se hará con estricto apego a lo estipulado en las disposiciones del presupuesto de egresos federal y estatal. El otorgamiento de anticipos para viáticos a comprobar, se llevará cabo de acuerdo con el manual de Políticas para el trámite, control de viáticos y pasajes en vigor autorizado por el Gobierno del Estado de Veracruz. El registro contable por los movimientos que se generen en materia de inventarios se deberá asentar de conformidad con lo establecido en la guía contabilizadora. Los presupuestos de fondos federales y estatales inicialmente autorizados a registrar en cada ejercicio, así como las posibles ampliaciones, cancelaciones o disminuciones, serán comunicadas expresamente por el Departamento de Recursos Financieros del IVE. 51

52 NORMAS En materia de fondos federales y estatales, el IVE tiene la obligación de vigilar el cumplimiento de medidas de racionalidad austeridad y disciplina presupuestal del gasto. En las Coordinaciones de Zona, la actividad administrativa se circunscribe al manejo de erogaciones y/o recursos que soliciten (vía solicitud de recursos) para cubrir gastos y requerimientos de la operación en estas áreas y ejecutará también pagos relacionados con renta, luz y servicios de limpieza o que sean precisados por la Subdirección Administrativa del IVE. Deberán a su vez, realizar los registros en libros auxiliares de bancos y la integración y custodia de la documentación comprobatoria que, por instrucciones del titular del IVE o del titular de la Subdirección Administrativa, les sea indicado mediante los lineamientos e instructivos correspondientes. Por acuerdo del titular del Instituto, las Coordinaciones de Zona y las Subdirecciones del Instituto que lo requieran, podrán contar con un fondo fijo de caja chica, para cubrir gastos menores que se generen por la operación de estas áreas y se manejarán conforme lo marca la normatividad descrita en el procedimiento correspondiente. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 52

53 ÁREA Instituto Veracruzano e ACTIVIDAD Educación DESCRIPCIÓN Superior, A Departamento de Recursos 1. Proporciona a la Subdirección Administrativa el Presupuesto - calendarizado de los Recursos Federales y Estatales en forma financieros mensual e informa respecto de los conceptos de gasto programados para ejercer los recursos depositados a cuentas del IVE. Departamento de Recursos financieros 2. Recibe recursos Federales y Estatales, solicita saldos a bancos, elabora Pólizas de Ingresos y las turna a la Oficina de Contabilidad para su registro Subdirecciones, Unidades Administrativa y Coordinadores De Zona Departamento de Recursos financieros 3. Genera Solicitudes de Recursos necesarios para apoyar su operación en función de suprograma de trabajo o las instrucciones recibidas (cursos de formación, de nómina, adquisiciones, pago de servicios etc.) y presenta Solicitud de Recursos a la Subdirección de Planeación, Programación y Presupuesto. 4. En caso de no existir suficiencia presupuestal: 5. Devuelve la Solicitud de Recursos a las áreas solicitantes. En caso de existir suficiencia presupuestal: 6. Asigna folio a cada Solicitud de Recursos y determina las partidas o capítulos que pueden ser afectados para cubrir la Solicitud de Recursos acorde a los criterios del ejercicio presupuestal establecidos y asigna número de partida a ser afectada y monto para cubrir la Solicitud de Recursos, firma la encargada de asignar partida presupuestal y el Subdirector de Planeación, Programación y Presupuesto y turna Solicitud a la Subdirección Administrativa. Subdirección Administrativa Departamento de Recursos financieros Caja 7.. Analiza la situación de los fondos e instruye a Caja y Recursos Financieros sobre los pagos o egresos a realizar. 8. Recibe Solicitudes de Recursos con la asignación de la partida presupuestal debidamente autorizada, determina los pagos a realizar conforme al calendario de pagos, compromisos establecidos y documentación de respaldo recibida, firmada de autorización por los responsables de las Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona que avalan la generación de los pagos y asigna, en su caso prioridades conforme a solicitudes y envía Solicitudes de Recursos autorizados a Caja. 9. Recibe Solicitudes de Recursos autorizados, elabora Cheque y una Póliza por cada cheque por los gastos y pagos generados en la, en la Subdirecciones y Unidades Administrativas y turna Cheques al Departamento de Recursos Financieros. Departamento de Recursos 10. financieros Recibe y revisa los Cheques elaborados por el responsable de Caja, elabora Relación de Cheques y turna a la Subdirección Administrativa para su firma. Subdirección Administrativa Caja 11. Recibe, revisa y firma los Cheques y recaba la firma del y los entrega al Responsable de Caja. 12. Recibe y entrega Cheques a los beneficiarios y recaba firma de recibido en Póliza de Cheque, presenta Órdenes de Pago, Cheques, Pólizas Cheque y documentación de respaldo a contabilidad para su registro en el sistema contable. Departamento de Recursos 13. Financieros Departamento de Recursos 14. Financieros Recibe Solicitudes de Recursos autorizados por la Subdirección Administrativa, realiza la aplicación de recursos, vía banca electrónica, por concepto de pago de nómina, asignación viáticos al personal que cuenta con tarjeta, traspaso de recursos a Patronato de Fomento Educativo del Estado de Veracruz, A.O, pagos diversos a Coordinaciones de Zona y turna Aplicación de recursos y Solicitud al analista para elaboración de póliza diario y registro en contabilidad. Ministra los recursos autorizados que corresponde a cada Coordinación de Zona y Íes informa vía fax o sobre el movimiento realizado, especificando la Coordinación de Zona, la cuenta a la que se radicó el recurso, el concepto de la erogación y el importe. 53

54 Instituto Veracruzano e Educación Superior, A ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Coordinación de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa Coordinación de Zona Coordinación de Zona/ Responsable De la Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Analista Caja Oficina de Contabilidad 15. Recibe del IVE información respecto de los conceptos de gastos programados para ejercer, así como sobre los recursos depositados a la cuenta de la Coordinación de Zona, registra ingresos en libros y elabora Cheque, documenta el trámite de pago, y lo pasa a firma y autorización del Coordinador de Zona. 16. Firma el Cheque y autoriza el pago. 17. Entrega Cheques a beneficiarios y recaba firma de recibido en Póliza Cheque, registra la salida de recurso en el libro auxiliar de bancos e integra documentación comprobatoria y pólizas. 18. Entrega documentación comprobatoria del gasto a la Subdirección Administrativa del IVE para su registro y control, conforme a las fechas de corte establecidas y en su caso remanentes. 19. Recibe y revisa la documentación comprobatoria de los recursos enviados a las Coordinaciones de Zona, cuidando que se compruebe la totalidad de adeudos correctamente y elabora Póliza Diario, misma que transfiere a contabilidad para su registro en el sistema contable. 20. Recibe los remanentes de los recursos no ejercidos por las Coordinaciones de Zona o por personal de las Subdirecciones y Unidades Administrativas y elabora Recibo y Póliza de ingresos, envía los remanentes al banco para registrar el depósito en la cuenta correspondiente y transfiere a la oficina de contabilidad la Póliza de Ingreso con el respaldo de la ficha de deposito para su registro en el sistema contable. 21. Registra las operaciones, capturando Pólizas de Ingreso, Diario y Cheque en el sistema contable e integra información contable del IVE, con base en lo señalado en Manual Contable. Subdirección Administrativa 22. Elabora los Estados Financieros acumulados en el periodo y Reportes presupuéstales mensuales con base en los registros del sistema contable presupuestal, y en lo estipulado en el Manual de Contabilidad para el IVE. 23. Envía mensualmente los Estados Financieros a las oficinas del INEA, a la Dirección de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a la Unidad Administrativa de la Secretaria de Educación y Cultura y a la Contraloría Interna de la Secretaria de Educación y Cultura. 24. Fin del Procedimiento. 54

55 Nombre del Procedimiento: Radicación de Recursos para el gasto corriente INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Financieros Subdirecciones, Unidades Administrativas y Coordinaciones de Zona Subdirección Administrativa INICIO PROPORCIONA E INFORMA PRESUPUESTO SUB. ADMINIS TRATIVA FORMA MENSUAL 2 RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS EALBORA Y TURNA POLIZAS DE INGRESO OFICINA DE CONTABILIDAD GENERA Y 5 PRESENTA SOLICTUD DE RECURSOS ANALIZA SITUACIÓN DE LOS FONDOS E INSTRUYE 1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CAJA 1 RECIBE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD SOLICITUDES DE RECURSOS RECIBE, REVISA, ELABORA Y TURNA CHEQUES RELACIÓN DE CHEQUES 1 DIRECCIÓN GENERAL 3 RECIBE, REVISA, FIRMA, RECABA FIRMA Y ENTREGA CHEQUES OFICINA DE CONTABILIDAD ENCARGADO Y DEPTO. DE REC. FIN. EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL? ASIGNA FOLIO, DERTERMINA, ASIGNA NUMERO DE PARTIDA FIRMA Y TURNA SOLOICITUD DE RECURSOS SI SUB. ADMINIS TRATIVA NO ÁREA SOLIC ITANTE DEVUELVE SOLOICITUD DE RECURSOS 11 3 RECIBE, APLICA RECURSOS Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS APLICACIÓN DE RECURSOS SOLICITUD AL ANALISTA MINISTRA RECURSOS E INFORMA BANCA ELECTRONICA OFICINA DE CONTABILIDAD COORDINACIÓN DE ZONA VIA FAX O 8 ENVIA ESTADOS FINANCIEROS FIN RELACIÓN DE CHEQUES 4 SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA SEV Y CONTRALORIA INETRNA SEV MENSUALMENTE 6 RECIBE, REVISA, ELABORA Y TRANSFIERE DOC. COMPROBACIÓN DIARIO POLIZA 55

56 Nombre del Procedimiento: Radicación de Recursos para el gasto corriente INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Recursos Financieros Caja Coordinaciones de Zona Responsable de la Unidad Administrativas Coordinación de Zona Oficina de Contabilidad 10 RECIBE, DETREMINA, PAGOS Y ENVIA SOLICITUD DE RECURSOS ASIGNA PRIORIDADES RECIBE RECURSOS SOLICITA SALDOS EALBORA Y TURNA SOLICITUD DE RECURSOS CHEQUE ÁREA ADMINISTRAVIVAS Y COORD. DE ZONAS RECIBE, REGISTRA ELABORA, DOCUMENTA Y PASA A FIRMA REMANENTE DE RECURSOS RECIBO BANCO OFIC. DE CONTABIL IDAD 11 RECIBE, REGISTRA, ELABORA DOCUMENTA Y PASA A FIRMA INFORMACIÓN GASTOS PROGRAMADOS LIBROS CHEQUE 5 FIRMA Y AUTORIZA CHEQUE RGISTRA, CAPTURA E INTEGRA OPERACIONES POLIZA DE INGRESO POLIZA DE DIARIO POLIZA POLIZA DE INGRESO TRAMITE DE PAGO POLIZA DE CHEQUE CHEQUES 2 RECIBE, ENTREGA, RECABA FIRMA Y PRESENTA POLIZA DE CHEQUES ORDENES DE PAGO PARA SU REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE DOC. DE RESPALDO BENEFICIARIO RESPALDO DE LA FICHA DE DEPOSITO 7 OFICINA DE CONTABILIDAD 6 ENTREGA, RACABA, FIRMA, REGISTRA E INTEGRA ENTREGA CHEQUE POLIZA 5 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS DOCUMENTO COMPROBATORIA DE GASTOS BENEFICIARIO DOC. COMPROBATORIO Y POLIZA ELABORA ESTADOS FINANCIEROS INF. CONTABKLE DEL IVE MENSUALES REPORTES PRESUPUESTALES 8 56

57 del Departamento de Recursos Materiales Adquisiciones 57

58 Nombre: Adquisiciones MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Objetivo: Proporcionar los elementos indispensables al personal del Superior, acerca de la adquisición de bienes muebles e identificar las actividades a desarrollar, dentro del marco normativo. Frecuencia: Conforme al programa anual de adquisiciones. NORMAS Corresponde a la Subdirección Administrativa, a través del Departamento de Administración y Finanzas, a través del Departamento de Recursos Materiales, elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, para lo cual solicitará a las distintas áreas administrativas del Instituto, sus requerimientos de equipo, materiales y suministros La Administración y registro de los bienes deberá ajustarse a las disposiciones legales contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado, a los Lineamientos Generales para el control de inventarios, al Código Financiero para el Estado y a las disposiciones normativas emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado. Serán sujetos a registro y resguardo todos aquellos bienes, cuyo costo de adquisición, sea igual o superior a quince salarios mínimos vigentes en la capital del Estado, tengan una vida útil superior a un año (dos años, para bienes muebles de carácter científico y técnico), y que no se consideren de consumo. La guarda y custodia de la documentación original, que ampare la propiedad de los bienes, estará a cargo de la Subdirección Administrativa. Todos los bienes son objeto de registro, sin importar si la adquisición se efectuó con recursos federales, estatales, o si fueron producto de donaciones, adjudicaciones, permuta, comodato o cualquier acto que implique la transmisión de la propiedad al IVE. En el caso del activo fijo, los bienes se registrarán al valor de adquisición y no incluirán los gastos de transportación ni de instalación. 58

59 NORMAS El control y registro de los bienes muebles que no tengan costo asignado o documentación que acredite su valor de adquisición, podrán ser valuados de acuerdo a lo siguiente: A valor de reposición A valor de bienes similares Avalúo de un perito Avalúo interno con asesoría de un valuador independiente En el caso de vehículos, el precio de compra que establezca el libro azul emitido por la Asociación Mexicana de Distribuidores de Automotores, A.C Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 59

60 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Área solicitante y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) 1. Elabora Requisición de compra y la presenta al área de Adquisiciones conforme al programa anual de adquisiciones y de acuerdo con las políticas establecidas para su elaboración. 2. Recibe y revisa la Requisición de compra. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: 3. Devuelve la Requisición al área solicitante, indicando causas de incumplimiento. En caso de cumplir con los requisitos: 4. Asigna número consecutivo a la requisición de compra y entrega la última copia al área solicitante. 5. Elabora relación de solicitudes, registra la requisición de compra y archiva una copia en orden consecutivo. 6. Elabora consolidado de requisiciones de compra por línea de bienes, con base en el catálogo de adquisición de bienes. Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal) 7. Determina la alternativa que proceda para la adquisición de los bienes, considerando el origen nacional o extranjero de los mismos, así como el costo aproximado de los bienes y las disposiciones legales que en lo particular deban contemplarse, según corresponda: - Adjudicación directa. - Adquisiciones mediante convocatoria o cuando menos 3 proveedores. - Adquisiciones mediante licitación pública. - Adquisición por emergencia o exento de licitación pública. 8. Elabora Orden de pedido y /o Contrato, en su caso, procedente de acuerdo al fallo otorgado para la adquisición. 9. Registra orden de pedido y asigna número de folio al pedido y/o contrato. 10. Archiva en orden consecutivo la última copia del pedido Departamento de Recursos 11. Materiales.(Adquisiciones) Solicita al área de control presupuestal la autorización del pedido en cuanto a la disponibilidad presupuestal y envía el pedido en original y copia al área de control presupuestal Departamento de Recursos 12. Financieros(control presupuestal) Recibe el pedido en original y copia, verifica la disponibilidad presupuestal Existe disponibilidad? En caso de no existir disponibilidad: 60

61 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 13. Rechaza el pedido por falta de disponibilidad presupuestal, devolviéndolo al área de adquisiciones. Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) 14. Recibe pedido rechazado y archiva la Requisición de compra y toda la documentación existente al respecto en el expediente por proveedor. 15. Notifica al área solicitante la cancelación de la Requisición de compra por falta de disponibilidad presupuestal. Área Solicitud Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Subdirección Administrativa 16. Recibe Notificación de cancelación de la Requisición de compra por falta de disponibilidad presupuestal. En caso de existir disponibilidad : 17. Autoriza el pedido debidamente requisitado y lo entrega al Área de Adquisiciones. 18. Recibe pedido con la autorización presupuestal y lo turna al Subdirector de Administración y Finanzas con la documentación generada en el proceso de adquisición, para su autorización. 19. Recibe, autoriza y turna el pedido y los documentos de apoyo al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones). Departamento de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Recursos Financieros(control presupuestal) 20. Recibe el pedido autorizado con la documentación de apoyo y lo entrega al proveedor seleccionado solicitándole la garantía de cumplimiento del pedido, cuando las políticas así lo determinen. 21. Recibe pedido, firma y entrega la garantía de cumplimiento de pedido al Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal). 22. Recibe el pedido firmado por el proveedor y la garantía por cumplimiento de pedido y verifica que ésta se encuentre debidamente requisitada. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos. 61

62 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 23. Indica al proveedor las adecuaciones que deban hacerse a la garantía. En caso de cumplir con los requisitos: Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Proveedor Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) Almacén 24. Devuelve a Recursos Materiales el pedido y una copia firmada y sellada de la garantía al Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones). 25. Recibe y entrega el original del pedido al proveedor, así como la copia de la garantía por sostenimiento de ofertas firmada y sellada para cumplimiento de pedido. 26. Recibe original del Pedido y la copia firmada y sellada de garantía por sostenimiento de ofertas y prepara los bienes a suministrar conforme al Pedido. 27. Envía al área solicitante o al almacén del Pedido y muestra si es el caso, y distribuye las copias restantes del pedido de la siguiente manera: -Archivo del proveedor. -Seguimiento, control y estadística del área de adquisiciones. 28. Recibe copia del Pedido y lo archiva en el expediente del proveedor. 29. Entrega los bienes solicitados en las condiciones pactadas y entrega la factura y/o remisión al almacén y/o coordinación de zona. Almacén y/o Coordinación de Zona 30. Recibe los bienes contenidos en la factura, revisa que los bienes respondan al pedido y a la factura y las muestras recibidas del área de adquisiciones. Está completo el pedido y cumple con las especificaciones solicitadas? En caso de no estar completo y no cumpla con las especificaciones 31. Devuelven al proveedor los bienes y la factura. En caso de estar completo y cumpla con las especificaciones: 32. Recibe los bienes, sella y firma la factura por tal concepto. 62

63 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Almacén y/o Coordinación de Zona 33. Elabora nota de entrada si es el almacén quien lo recibe y envía copia al departamento de Recursos Materiales para notificar recepción de bienes si es la Coordinación de Zona y entrega al proveedor el original de la factura. Proveedor Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) 34. Recibe la factura y envía al Departamento de Recursos Materiales. 35. Recibe la documentación y compara los documentos recibidos del proveedor Es correcto? En caso de no estar correcto: 36. Notifica al proveedor y le devuelve la documentación recibida. En caso de estar correcto: 37. Desarrolla tramite de pago, continua procedimiento Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) 38. Recibe la documentación y revisa que concuerde con los bienes solicitados. La documentación es correcta? En caso de no estar correcta la documentación: 39. Devuelve al proveedor la documentación. Continúa en el número 44. En caso de estar correcta la documentación 40. Continúa el procedimiento Departamento de Recursos Materiales.(Adquisiciones) 41. Revisa que el tiempo de entrega haya sido dentro del plazo señalado en el pedido Tiempo de entrega correcto? En caso de no entregar a tiempo: 42. Elabora Tabla de formulación de descuento por incumplimiento e informa al proveedor. En caso de entreqar a tiempo. 43. Procede a elaborar Solicitud de recursos y la turna al Subdirector de Administración y Finanzas para su firma con la documentación soporte. Proveedor Subdirección Administrativa 44. Resuelve causas de improcedencia y/o firma tabla de formulación de descuentos por incumplimiento. 45. Recibe Solicitud de recursos con factura (o), Nota de entrada (o) Pedido y/o Tabla de formulación de descuento, si corresponde. Revisa y autoriza Solicitud de recursos y devuelve al Área de Adquisiciones. Departamento de Recursos 46. Materiales.(Adquisiciones) Recibe Solicitud debidamente autorizada y requisitada con toda su documentación. Está debidamente requisitada? En caso de no estar debidamente requisitada: 63

64 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 47. Envía documentación para su devolución al Proveedor. Continúa en el número 44. En caso de estar debidamente requisitada: Departamento de Recursos Financieros(Caja) 48 Registra la información derivada de la documentación presentada por el Proveedor y se envía al Departamento de Recursos Financieros Efectúa el pago al proveedor 49. Efectúa el pago a proveedor 50. Fin del procedimiento 64

65 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Área solicitante y/o Coordinación de Zona Departamento de Recursos Materiales-Adquisiciones Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal) Subdirección Adminitrativa INICIO ELABORA, PRESENTA RECIBE Y REVISA REQUISISCION DE COMPRA REGISTRA Y ASIGNA ORDEN DE PEDIDO NÚMERO DE FOLIO AL PEDIDO Y/O AL CONTARTO 5 2 RECIBE, AUTORIZA Y TURNA PEDIDO REQUISICIÓN DE COMPRAS DOCUEMNTOS ARCHIVA 3 CUMPLE REQUISITOS? NO DEVUELVE ÁREA SOLICITANTE PEDIDO C 6 2 RECIBE NOTIFICACIÓN DE CANCELACIÓN REQUISICION DE COMPRA SI ASIGNA ENTREGA REQUISICIÓN DE COMPRA ELABORA REGISTRA Y ARCHIVA C REQUISICIÓN NÚMERO CONSECUTIVO ÁREA SOLICITANTE 1 RECIBE Y VERIFICA PEDIDO O -C EXISTE DISPONIBI LIDAD? NO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RECHAZA, DEVUELVE PEDIDO RECIBE, REVISA, AUTORIZA Y DEVUELVE SOLICITUD DE RECURSOS FACTURA O NOTA DE ENTRADA O RELACIÓN DE SOLICITUD SI PEDIDO 1 RELACIÓN DE SOLICITUDES C AUTORIZA Y ENTREGA PEDIDO TABLA DE FORMULACIÓN DE DESCUENTO 65

66 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales(Adquisiciones) ELABORA 1 CONSOLIDADO DE REQUISICIONES 1 DE COMPRA POR LINEA 1 DE BIENES RECIBE Y ARCHIVA PEDIDO REQUISICIÓN DE COMPRA 6 2 RECIBE Y ENTERGA DE PEDIDO DOCUMENTACIÓN RECIBE Y COMPARA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTOS RECIBIDOS POR ELPROVEEDOR NO SOLICTA AUTORIZACIÓN Y ENVIA DETERMINA ALTERNATIVA ELABORA DE ACUERDO AL FALLO ORDEN DE PEDIDO CONTRATO 4 2 NOTIFICA CANCELACIÓN REQUISICIÓN DE COMPRA 3 2 RECIBE, TURNA PEDIDO RECIBE Y ENTERGA PEDIDO ENVIA RECIBE PEDIDO GARANTIA O C O 10 2 ÁREA SOLICITANTE O ALMACÉN PROVEEDORES SI ES CORRECTO? DEARROLLA TRAMITE DE PAGO RECIBE Y REVISA DOCUMENTACIÓN NOTIFICA Y DEVUELVE CON CONCUERDE CON LOS BIENES SOLICITADOS DOCUMENTACIÓN RECIBIDA PROVEEDOR PEDIDO 1 O-C DOCUMENTACIÓN 5 2 C ADQUSICIONES

67 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Proveedores Almacén Almacén y/o Coordinación de Zona Departamentos de Recursos Financieros Caja 7 2 RECIBE, FIRMA Y ENTREGA RECIBE Y ARCHIVA PEDIDO C 12 RECIBE BIENES, REVISA PEDIDO 19 2 EFECTUA PAGO PROVEEDOR PEDIDO FACTURA FIN GARANTIA 10 8 RECIBE Y PREPARA PEDIDO O BIENES ES TA COMPLETO DE PEDIDO Y CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES SOLICITADAS? SI NO DEVUELVE FACTURA PROVEEDOR GARANTIA C RECIBE BIENES SELLA Y FIRMA FACTURA ENTREGA BIENES 11 ELABORA, ENVIA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES FACTURA NOTA DE ENTRADA C NOTIFICACIÓN POR RECEDPCIÓN DE BIENES FACTURA PROVEEDOR 67

68 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Financieros (Control Presupuestal) Proveedor 8 2 VERIFICA Y RECIBE 13 RECIBE Y ENVIA PEDIDO FIRMADO FACTURA GARANTIA 14 2 CUMPLE REQUISITOS? SI NO INDICA GARANTIA PROVEEDOR ADECUACIONES RESUELVE Y LO FIRMA TABLA DE FORMULACIÓN DE DESCUENTO POR INCUMPLIMIENTO CAUSAS DE IMPROCEDENCIA DEVUELVE PEDIDO GARANTIA C 9 68

69 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales (Adquisiciones) 2 NO LA DOCUMENTA CION ES CORRECTA? DEVUELVE DOCUMENTACIÓN PROVEEDOR 17 RECIBE SOLICITUD DE RECURSOS SI 15 DOCUMENTACIÓN REVISA QUE EL TIEMPO DE ENTREGA HAYA SIDO DENTRO DEL PLAZO SEÑALADO EN EL PEDIDO NO TIEMPO DE ENTREGA CORRECTO? NO ELABORA E INFORMA PROVEEDOR ESTA DEBIDAMENTE REQUISITADA? ENVIA DOCUMENTACIÓN PROVEEDOR SI TABLA DSE FORMULACIÓN DE DESCUENTOS SI ELABORA Y TURNA REGISTRA Y ENVIA 18 SOLICTUD DE RECURSOS INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN SOPORTE

70 del Departamento de Recursos Materiales Seguridad, higiene y Protección Civil 70

71 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: PROCEDIMIENTO Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene. Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisión Central Mixta de Seguridad e Higiene del Superior y su Comité de Protección Civil, para resolver los problemas que en la materia se pudieran presentar. Frecuencia: Eventual. NORMAS El proceso de seguridad e higiene se apegará al Reglamento para la promoción integración y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector público afiliado al régimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994). El proceso de protección civil se apegará al Decreto por el que se establece el Programa de Protección Civil (D.O.F.17/Julio/1996) Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC , /Señales y\ avisos para la protección civil, colores, formas y símbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992). Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 71

72 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Subdirección administrativa 1. Determina el número de centros de trabajo por cada inmueble sea o no propiedad, para instalar una comisión por cada uno de ellos que tenga más de 10 personas laborando. 2. Notifica a la delegación del ISSSTE correspondiente, para que se otorgue el número de clave de la Comisión Central y la subcomisiones, en su caso informará de los auxiliares administrativos capacitados en las Coordinaciones de Zona. Subdirección administrativa Comisión de Seguridad e Higiene Comisión de Seguridad e Higiene Subdirección administrativa 3. Integra la Comisión Central y las Subcomisiones con los representantes del departamento de Recursos Humanos y departamento de Recursos Materiales 4. Determina el número de personas que requieren capacitación y procede a capacitar al personal que integre cada una de las Subcomisiones, así como a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zonas, con el fin de tener en el Instituto el más alto número de personas capacitadas. La capacitación se puede obtener solicitándole a la delegación del ISSSTE o a otras dependencias o entidades que desarrollen labores en materia de seguridad e higiene. 5. Integra grupos de recorridos, conformados por todos los miembros de la comisión.. 6. Efectúa recorridos en las aéreas de trabajo para identificar los posibles riesgos físicos que pudiesen existir y una vez identificados, genera opciones de solución 7. Recibe Informe de los riesgos detectados en los recorridos y soluciona 8. Registra diagnostico y las soluciones, utilizando la formatería proporcionada por la delegación del ISSSTE. 9. Fin del Procedimiento 72

73 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Integración y funcionamiento de las Comisiones Auxiliares Mixtas de Seguridad e Higiene Subdirección Administrativa Comisión de Seguridad e higiene INICIO DETERMINA NÚMERO DE CENTRO NOTIFICA E INFORMA INTEGRA LA COMISIÓN CENTRAL Y LAS SUBCOMISIONES DELEGACIÓN DEL ISSSTE, AUXILIAR ADMINISTRATIVO CAPACITADOS CONJUNTAMENTE REPRESENTANTE DEPT. DE RECURSOS HUMANOS, DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES DETERMINA NÚMERO DE PERSONAS Y CAPACITA INTEGRA GRUPOS, DE RECORRIDO CON MIEMBROSDE LA COMISIÓN EFECTUA RECORRIDOS GENERA OPCIÓN DE SOLUCIÓN INTEGRANTES DE LAS SUBCOMISIONES Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS RECIBE Y SOLUCIONA INFORME DE RIESGOS REGISTRA DIAGNOSTICOS Y LAS SOLUCIONES FIN 73

74 Nombre: Integración del Comité de Protección Civil MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Objetivo: Integrar y sentar las bases para el funcionamiento de la Comisión Central Mixta de Seguridad e Higiene del Instituto veracruzano de Educación Superior y su Comité de Protección Civil, para resolver los problemas que en la materia s pudieran presentar, Frecuencia: Eventual. NORMAS El proceso de seguridad e higiene se apegará al Reglamento para la promoción integración y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del sector público afiliado al régimen de seguridad social del ISSSTE (D.O.F. 26/Septiembre/1994). El proceso de protección civil se apegará al Decreto por el que se establece el Programa de Protección Civil (D.O.F.17/Julio/1996). Declaratoria de vigencia de la Norma Oficial Mexicana NOM -S-PC , señales y avisos para la protección civil, colores, formas y símbolos a utilizar. (D.O.F.13/Julio/1992). Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección de Administrativa Subdirección de Administrativa 74

75 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Subdirección administrativa 1. Integra el Comité de Protección Civil con la participación de todas las áreas del IVE incluyendo sus Coordinaciones de Zona, el cual debe estar integrado por un 15% del total del personal fijo. 2. Solicita el apoyo de Protección Civil Estatal, Cruz Roja, ISSSTE y todas aquellas dependencias o entidades que desarrollen labores a favor del Programa Nacional de Protección Civil. Subdirección administrativa Comisión de Seguridad e Higiene Comisión de Seguridad e Higiene Subdirección administrativa 3. Detecta los fenómenos físicos naturales que se puedan originar, en la zona territorial donde están ubicados los inmuebles que concentran las oficinas administrativas y operacionales del Instituto e integra brigadas de protección civil que puedan hacer frente a los fenómenos detectados. 4. Determina el número de personas que requieren de capacitación y capacita al personal que integre cada una de las brigadas, así como a los auxiliares administrativos de las Coordinaciones de Zona, con el fin de tener el Instituto el más alto número de personas capacitadas, para lo cual solicita a las dependencias y entidades los cursos necesarios para cumplir con los requisitos del Comité. 5. Determina las zonas de seguridad internas y externas de todos y cada uno de los inmuebles que tienen oficinas del Instituto. 6. Efectúa ejercicios en zonas de seguridad internas con notificación previa(día y hora), debiéndose cronometrar, afin de obtener tiempos aceptables, inicia ejercicios sin notificación, posteriormente realiza ejercicios a zonas de seguridad externas con el mismo sistema. 7. Notifica a Protección Civil Estatal para que efectúe la supervisión de los ejercicios, a fin de constatar los resultados favorables obtenidos. 8. Fin del procedimiento. 75

76 Nombre del Procedimiento: Integración del Comité de Protección Civil INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Subdirección Administrativa Comisión de Protección Civil INICIO DETECTA FENOMENOS FÍSICOS E INTEGRA BRIGADAS ZONA TERRITORIAL DE OFICINAS DEL IVE PROTECCIÓN CIVIL, CRUZ ROJA, ISSSTE Y DEPENDENCIAS O ENTIDADES INTEGRACIÓN DE COMITE SOLICTA AOPYO INTEGRADO POR UN 15% DEL TOTAL DEL PERSONAL FIJO DETERMINA NÚMERO DE PERSONAS, CAPACITACIÓN Y SOLICITA CURSOS DETERMINA ZONAS DE SEGURIDAD DEPENDENCIAS Y ENTIDADES MUEBLES DEL IVE EFECTUA EJERCICIOS EN ZONAS CON Y SIN NOTIFICACIÓN PREVIA NOTIFICA PARA QUE SUPERVISE PROTECCIÓN CIVIL ESTATAL FIN 76

77 . del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales 77

78 Nombre: Control de combustible y kilometraje. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Ejercer un estricto control sobre el consumo de combustible, de conformidad a los Lineamientos para Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina y Austeridad Presupuestal. Permanente. NORMAS Las áreas de la y las Coordinaciones de Zona, deberán entregar a la Oficina de Servicios Generales el formato Control de combustible y kilometraje (Bitácora), en la fecha establecida pro la Subdirección Administrativa. El Departamento de Recursos Materiales, Seguros, Fianzas e Indemnizaciones establecerá la cantidad de combustible a emplear en las comisiones asignadas de la a las diversas Coordinaciones de Zona, en base al promedio de consumo de los distintos tipo de unidad, ya sea de 4, 6, u 8 cilindros. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 78

79 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Recursos Materiales (Parque Vehicular) Subdirección Administrativa Chofer 1. Asigna a cada unidad su bitácora de control de combustibles y Kilometraje. 2. Asigna vehículos para el desarrollo de comisiones oficiales de conformidad a las solicitudes de las áreas de la Dirección, así como a la programación de servicios de mensajería, elaborando su respectivo vale de salida de vehículo. 3. Asigna recursos al chofer en el caso de que algún vehículo requiera combustible, para que se llene el tanque de gasolina, mediante la firma de un vale provisional de caja. 4. Recibe el vehículo y el recurso para la toma de gasolina, si es el caso y las condiciones del vehículo en su carrocería, herramientas, llantas de refacción, agua, luces, etc., recibiendo por parte del área del parque vehicular el resguardo correspondiente. Existe alguna irregularidad? En caso de que exista irregularidad: 5. Reporta en forma inmediata al encargado de servicios general. En caso de que no existan irregularidades: 6. Registra nombre y kilometraje inicial en bitácora y procede a realizar comisión asignada. 7. Traslada el vehículo a la gasolinera más cercana para la toma de combustible (cuando sea el caso) registra en bitácora el kilometraje, litros e indicación del tanque de gasolina al momento de la toma de combustible. 8. Registra en la bitácora el kilometraje final y la firma, así como la indicación del tanque de gasolina, una vez concluida la comisión. 9. Regresa el vehículo a Servicios Generales junto con la bitácora, y si es el caso la factura de gasolina que deberá incluir los siguientes datos: - Nombre y firma del conductor - Marca y placas del vehículo - Kilometraje en la toma de combustible - Litros e importe total de la factura 10. Fin del procedimiento. 79

80 Nombre del Procedimiento: Control de Combustible y Kilometraje INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Subdirección Administrativa Chofer INICIO ASIGNA RECURSOS PARA COMBUSTIBLE RECIBE VEHICULO Y RECURSO, REVISA REGISTRA VEHICULO SERVICIOS GENERALES ASIGNA A CADA UNIDAD BITACORA VALE PROVISIONAL DE CAJA RESGUARDO SI ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES BITACORA EN SU CASO DEVUELVE FACTURA DE GASOLINA NO EXISTE ALGUNA NO IRREGULAR IDAD? REPORTA DE FORMA INMEDIATA FIN ASIGNA VEHICULOS ELABORA REGISTRA BITACORTA NOMBRE, KILOMETRAJE, REALIZA COMISION SOLICITUDES PROGRAMACIÓN VALE DE SALIDA TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MÁS CERCANA Y REGISTRA BITACORA KILOMETRAJE, LITROS E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA AL MOMENTO DE LA TOMA DE COMBUSTIBLE DE SALIDA VALE REGISTRA Y FIRMA BITACORA KILOMETRAJE FINAL E INDICACION DEL TANQUE DE GASOLINA, UNA VEZ CONCLUIDA LA COMISION 80

81 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Control de Consumo de Energía Eléctrica. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Difundir e implantar las disposiciones de racionalidad y control en el consumo de energía. Permanente. NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, emitirá Circular, mediante la cual da a conocer al personal del Instituto las disposiciones que en materia de racionalidad y control en el consumo de energía eléctrica se deberá observar. El Departamento de Recursos Materiales, realizará actividades permanentes creando conciencia al personal del Instituto sobre el cuidado en el consumo de energía eléctrica. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 81

82 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Recursos Materiales Servicios Generales 1. Conoce, observa y actualiza la normatividad vigente que en materia de ahorro de energía eléctrica emitan las autoridades competentes. 2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y lineamientos que en materia de racionalidad y control en el consumo de energía eléctrica se deberán observar, con base en la normatividad vigente y al programa interno de ahorro y uso eficiente de la energía eléctrica y realiza actividades permanentes, a fin de crear conciencia y hacer responsable solidario al personal sobre el cuidado en el consumo de energía eléctrica. 3. Mantiene un seguimiento sobre la observancia de las medidas y disposiciones implantadas. 4. Recibe y revisa bimestralmente los recibos de energía eléctrica de los inmuebles arrendados. 5. Elabora Solicitud de recursos por el importe total a cubrir y tramita cheque en la Subdirección Administrativa. 6. Recoge cheque y realiza pago en oficina de Comisión Federal de Electricidad, en caso de existir alguna duda se realiza reclamación por escrito. 7. Fin del procedimiento 82

83 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de consumo de energía eléctrica Departamentos de Recursos Materiales-Servicios Generales INICIO CONOCE, OBSERVA Y ACTUALIZA NORMATIVIDAD DE AHORRO DE ENERGIA ELECTRICA ELABORA Y TRAMITA ADMINISTRACION Y SOLICITUD DE RECURSOS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VIGENTE CHEQUE CHEQUE DIFUNDE Y REALIZA ACTIVIDADES PERMANENTES DISPOSICIONES Y LINEAMINETOS RECOGE Y REALIZA PAGO DE ELECTRICIDAD OFICINA DE COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD EN CASO DE EXISTIOR ALGUNA DUDA SE REALIZA RECLAMACION POR ESCRITO CIRCULARES CHEQUE OFICIOS CHEQUE MANTIENE SEGUIMIENTO BIMESTRAL FIN RECIBE Y REVISA RECIBOS DE ENERGÍA 83

84 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Control de los Servicios de Vigilancia. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Constatar que el servicio de vigilancia contratado, se realice de acuerdo a los requerimientos del Instituto. Permanente. NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, notificará a los supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrán de cumplir en la prestación del servicio y de los Reportes a elaborar. El Departamento de Recursos Materiales, a través de la oficina de Servicios Generales vigilará el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Contrato de Servicios de Vigilancia. El personal de vigilancia presentará diariamente el Parte de novedades describiendo los hechos más relevantes durante las 24 horas del día. De existir irregularidades o deficiencias en la prestación del servicio, la oficina de Servicios Generales solicitará en forma inmediata al personal responsable de la empresa encargada de la vigilancia, la corrección de tales deficiencias. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 84

85 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos materiales 1. Elabora el programa de actividades para el desarrollo óptimo de los servicios y la supervisión y control de los mismos, una vez contratados los servicios de vigilancia. 2. Notifica a los responsables supervisores de los servicios de vigilancia sobre las acciones y disposiciones que se habrán de cumplir en la prestación del servicio y de los reportes a elaborar. 3. Gira instrucciones al personal de mantenimiento de servicios generales, a fin de que realicen la supervisión de los servicios de vigilancia. Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento. Oficina de Servicios Generales. Personal Responsable O Empresa de Vigilancia 4. Supervisa los servicios de vigilancia conforme las instrucciones de Servicios Generales, elabora el Reporte respectivo y lo presenta a la oficina de Servicios Generales. 5. Recibe Reportes sobre la prestación del servicio de vigilancia, en el caso de que existan irregularidades o deficiencias en la prestación del servicio, solicita en forma inmediata al personal responsable de la empresa contratada la corrección de tales deficiencias. 6. Elabora diariamente el parte de novedades y lo presenta a la oficina de Servicios Generales. 7. Recibe parte de novedades del servicio de vigilancia y revisa Reporte e información y aplica medidas correctivas para optimizar la prestación de los servicios 8. Archiva documentos en consecutivo. 9. Fin de procedimiento. 85

86 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de los Servicios de Vigilancia Departamento de Recursos Materiales Oficina de servicios Generales-Personal de Mantenimiento Oficina de Servicios Generales Personal Responsable o Empresa de Vigilancia INICIO ELABORA SUPERVISA SERVICIOS DE VIGILANCIA, ELABORA Y PRESENTA PERSONAL RESPONSABLE RECIBE, SOLICITA CORRECCION DE DEFICIENCIAS REPORTE ELABORA Y PRESENTA PARTE DE NOVEDADES PROGRAMA DE ACTIVIDADES REPORTE NOTIFICA ACCIONES Y DISPOSICIONES RESPONSABLE SUPERVISORES RECIBE, REVISA Y APLICA MEDIDAS PARTE DE NOVEDADES REPORTE GIRA INSTRUCCIONES ARCHIVA DOCUMENTOS FIN 86

87 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Control de Servicio Telefónico. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Establecer y dar a conocer las medidas de disciplina y austeridad en cuanto al servicio telefónico. Permanente. NORMAS El Departamento de Recursos Materiales, elaborará Circular para dar a conocer al personal las disposiciones en materia y racionalidad del servicio telefónico en lo concerniente a llamadas de larga distancia y celulares. La encargada del conmutador elaborará de manera mensual el Reporte de las llamadas oficiales de larga distancia realizadas por las diferentes áreas de la. Las llamadas de larga distancia no oficiales deberán ser aclaradas o justificadas y en su caso su importe deberá ser cubierto por el responsable. La encargada del conmutador estará autorizada para realizar llamadas de carácter oficial. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 87

88 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales 1. Conoce y observa la normatividad vigente que en materia de servicio telefónico se emite por parte de las autoridades competentes. 2. Difunde mediante Circulares, Oficios y reuniones a todo el personal las disposiciones y normas que en materia de racionalidad de servicio telefónico se deban observar con base en la normatividad vigente y al programa de ahorro telefónico interno. 3. Realiza actividades permanentes, para el logro de una actitud responsable en todo el personal sobre el ahorro del servicio telefónico. 4. Solicita a las unidades administrativas elaboren el Reporte de llamadas de larga distancia realizadas durante un mes. Titulares de las Áreas Administrativas del IVE,( 5. Elabora mensualmente Reporte de llamadas oficiales de larga distancia y lo entrega al jefe del área de servicios generales. Titulares de las Áreas Administrativas Responsable en el IVE. (Conmutador) 6. Recibe los Reportes mensuales de llamadas oficiales de larga distancia y elabora el Concentrado de llamadas telefónicas de larga distancia, verificando que sean de carácter oficial. 7. Informa al área administrativa sobre las llamadas telefónicas de larga distancia no oficiales para su justificación o cobro. Titulares de las Áreas Administrativas Responsable en el IVE. 8. Revisa el reporte de llamadas telefónicas no oficiales de larga distancia en Coordinaciones de Zona e investiga dentro de la unidad administrativa (personal adscrito al área). La llamada telefónica es de carácter oficial? En caso de que sea de carácter oficial: 88

89 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 9. Elabora Justificación y recaba el visto bueno del titular de la Coordinación de Zona. En caso de que no sea de carácter oficial: 10. Gira instrucciones al responsable para que cubra el importe de la llamada telefónica, solicitándole que en lo sucesivo se evite totalmente incurrir en esta anomalía, envía justificación y/o soporte documental de las llamada al Departamento de Recursos Materiales. Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales) 11. Recibe Justificación y soporte documental por parte del titular de la Unidad Administrativa responsable, sobre la llamada telefónica, revisa y verifica el carácter oficial de la misma y que cuente con el visto bueno del titular del IVE, registra y archiva y recibe fotocopia del recibo de caja que ampara el importe cubierto por concepto de llamada telefónica no oficial y anexa al reporte telefónico, la Póliza de Pago. 12. Revisa mensualmente los recibos de las líneas telefónicas contratadas, elabora Solicitud de Recursos por el importe total a pagar y tramita cheque en la Subdirección Administrativa. 13. Recoge cheque en Caja y procede a realizar el pago total por el servicio telefónico recibido. 14. Fin de procedimiento. 89

90 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefónico Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales) Titulares de las Áreas Administrativas de IVE (Dir. Gral.) Titular de Área Administrativa Responsable en el IVE (Conmutador) INICIO ELABORA Y ENTREGA RECIBE, ELABORA Y VERIFICA INFORMA SOBRE LLAMADAS NO OFICIALES CONOCE Y OBSERVA NORMATIVIDAD REPORTE DE LLAMADAS DE L.D. MENSUALMENTE REPORTES MENSUALES DE LLAMADAS DE L.D. CONCENTRADO DE LLAMADAS TELEFONICAS REVISA E INVESTIGA DIFUNDE NORMAS DE RACIONALIDAD CIRCULARES REPORTE DE LLAMADAS NO OFICIALES EN COORDINACIONES DE ZONA TITULAR DE LA COORDINACIÓN DE ZONA OFICIOS LA LLAMADA ES DE CARÁCTER OFICIAL SI ELABORA Y RECABA VISTO BUENO JUSTIFICACION REALIZA ACTIVIDADES PERMANENTES NO GIRA INSTRUCCIONES Y ENVIA SOLICITA MENSUALMENTE REPORTE DE LLAMADAS DE L.D. JUSTIFICACION SOPORTE DOCUMENTAL 1 RESPONSABLE PARA QUE CUBRA EL IMPORTE DE LA LLAMADA 90

91 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Control de Servicio Telefónico Departamentos de Recursos Materiales (Servicios Generales) 1 RECIBE, REVISA VERIFICA, REGISTRA ARCHIVA Y ANEXA JUSTIFICACION SOPORTE DOCUMENTAL RECIBO DE CAJA F POLIZA DE PAGO CHEQUE RECIBE, REVISA CHEQUE ELABORA Y TRAMITA RECIBOS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA SOLICITUD DE RECURSOS CHEQUE RECOGE Y REALIZA PAGO CHEQUE FIN 91

92 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: PROCEDIMIENTO Elaboración Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro. Establecer y dar a conocer el Programa Interno de Ahorro. Anual NORMAS El Departamento de Recursos Materiales enviará Circulares a todo el personal para observar las diversas disposiciones con la finalidad de propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios, en razón a la normatividad basada en los criterios de disciplina, racionalidad y autoridad presupuestal emitidos por la Contraloría General del Estado. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 92

93 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales. Servicios Generales Subdirección Administrativa Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales. 1. Elabora Programas Internos de Ahorro dentro de los primeros quince días del mes de Enero de cada año, donde se incluyen todas las acciones y medidas a realizar con el objeto de racionalizar el gasto y fomentar el ahorro y uso racional de los servicios. 2. Difunde mediante comunicado los programas de ahorro a las Unidades Administrativas, así como las medidas y disposiciones que se deberán observar. 3. Recibe copia de los programas de ahorro y gira instrucciones al personal adscrito a su área, a fin de que se observen estrictamente las disposiciones emitidas para propiciar el ahorro y uso eficiente de los servicios. 4. Comenta con el área de Servicios generales sobre mejoras en el contenido y aplicación de los programas, a fin de realizar los ajustes convenientes que sean necesarios. 5. Da seguimiento a los programas de ahorro de acuerdo a su aplicación, a los resultados que se vayan obteniendo y a las sugerencias y propuestas de las unidades administrativas y en su caso se proponen ajustes o medidas correctivas. 6. Fin del procedimiento. 93

94 Nombre del Procedimiento: Elaboración, Aplicación y Seguimiento de Programas de Ahorro INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Subdirección Administrativa INICIO ELABORA PROGARMAS INTERNOS DE AHORRO PRIMEROS 15 DIAS DEL MES DE ENERO DE CADA AÑO RECIBE, GIRA INSTRUCCIONES Y OBSERVANCIA PROGRAMAS DE AHORRO C PERSONAL ADSCRITO A SU ÁREA DIFUNDE PROGRAMAS UNIIDADES ADMINISTRATIVAS DEI IVE COMENTA MEJORAS SERVICIOS GENERALES COMUNICADO PROGRAMAS DE AHORRO DA SEGUIMIENTO Y PROPONE EN SU CASO AJUSTE O MEDIDAS CORRECTIVAS PROGRAMAS DE AHORRO FIN 94

95 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: PROCEDIMIENTO Envío y Recepción de Valijas. Establecer un medio de control para el envío y recepción de la correspondencia Periódica. NORMAS Se recibirán diariamente valijas con documentación oficial para envió, debidamente relacionada y autorizada por parte de la Unidad de Documentación y Seguimiento, respetando el horario de recepción de la misma (de 9:00 a 15:00 horas). La Oficina de Servicios Generales recibirá y relacionará las valijas con información de la institución, las cuales serán entregadas el mismo día a la Unidad de Documentación y Seguimiento para su revisión y distribución correspondiente Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 95

96 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad Administrativa Solicitante Unidad de Documentación y Seguimiento Oficina de Servicios Generales Responsable de Valija 1. Concentra documentación que se enviará, la selecciona y coloca en sobres debidamente cerrados y sellados indicando en todos los casos el nombre del destinatario y del remitente y la entrega a la Oficina de Servicios Generales (Responsable de Valija). 2. Recibe sobres que contienen documentos para ser enviados, revisa que estén debidamente rotulados con el nombre y dirección del destinatario, en el caso de que no se cuenten con los requisitos completos, devuelve documentos al área solicitante. 3. Requisita formato "Relación para envió de Correspondencia" (original y dos copias), registrando todos y cada uno de los documentos a enviar. 4. Elabora guías de envío de acuerdo al destino final de cada documento, escribiendo la leyenda a domicilio en todos los casos y coloca los documentos debidamente seleccionados en bolsas de plástico especiales que la línea de transporte asigna para este fin; anexa relación de correspondencia (original y copia). 5. Acude a las oficinas de transporte a depositar la valija, recoge la 1 a copia de la guía, debidamente sellada de recibido. Registra números de guías debidamente sellada de recibido. Registra número de guía enviados en el reporte correspondiente; cuando el servicio es contratado con una empresa, para la recolección a domicilio de la valija en días preestablecidos, se hace entrega al encargado y se recaba copia de la guía de envío. 6. Registra en formato los números de guía de los documentos enviados. Línea de Transporte 7. Envía documentos al destinatario marcado en la guía de envío y recaba sello de recibido en la 2 a copia de la misma. Destinatario Responsable de Valija. Unidad de Documentación y Seguimiento. 8. Recibe valija por parte de la línea de transporte con original de la guía de embarque y sella 2 a copia, revisa documentos de acuerdo a la relación de correspondencia (original y copia) y le realiza anotaciones en la copia sobre oficios faltantes, retrasos en la entrega por parte de la línea de transporte, etc., y firma y sella de acuse la relación y remite al IVE en la siguiente valija. 9. Recibe valija que incluye relación de correspondencia de la ultima valija enviada y que contiene las observaciones relevantes sobre faltantes de documentos o retrasos en su llegada, revisa que los documentos recibidos por valija concuerden con lo relacionado en la relación de correspondencia, realiza anotaciones en el espacio de observaciones de la copia de la relación de correspondencia (acuse de recibo, sobre documentos faltantes o retrasos en el envío de la valija por parte de la línea de transporte. 96

97 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 10. Envía en la siguiente valija la copia de la relación de correspondencia con las anotaciones correspondientes (acuse de recibo). 11. Registra documentos recibidos de los destinatarios. Oficina de Servicios Generales. Responsable de valijas. 12. Solicita aclaración por escrito a la línea de transporte cuando en el acuse de recibo (relación de correspondencia) entregado por el destinatario, exista alguna anotación sobre perdida de algún documento o retraso importante en el envío de la valija, en el caso de que no existan observaciones en la relación de correspondencia (copia como acuse de recibo), procede a registrar y archivar en consecutivo 13. Fin del procedimiento 97

98 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Envío y recepción de Valijas Unidad Administrativa Solicitante. Unidad de Documentación y Seguimiento Oficina de Servicios Generales Responsable de Valija Línea de Transporte Destinatario Responsable de Valija VALIJA INICIO CONCENTRA SELECCIONA COLOCA Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECIBE, REVISA REALIZA DOCUMENTOS SOBRES RECIBE, REVISA REALIZA DOCUMENTOS REQUISITA Y REGISTRA RELACIÓN PARA ENVIO DE CORRESPONDENCIA O-2C ELABORA Y ANEXA GUIAS DE ENVIO EN CASO DE QUE NO CUENTEN CON LOS REQUISITOS COMPLETOS, DEVUELVEN DOCUMENTOS AL ÁREA SOLICITANTE CUANDO EN EL ACUSE DE RECIBO EXISTA ALGUNA ANOTACIÓN, EN CASO DE QUE NO EXISTAN PROCEDE A REGISTRAR Y ARCHIVAR LINEA DE TRANSPORTE ENVIA Y RECABA SELLO DOCUMENTOS GUIA C LINEA DE TRANSPORTE RECIBE, SELLA, REVISA, REALIZA FIRMA, SELLA Y REMITE VALIJA GUIA DE EMBARQUE O IVE 2 RELACIÓN DE O CORRESPONDENCIA ANOTACIONES C ENVIA RELACIÓN DE COORRESPONDENCIA O-C SOLICITA ACLARACIÓN VALIJA RELACIÓN DE CORRESPONDENCIA C ENCARGADO O ACUDE, RECOGE REGISTRA, ENTREGA Y RECABA GUIA 1C OFICINAS DE TRANSPORTE FIN ANOTACIONES REGISTRA NÚMERO DE GUIAS DOCUMNETOS RECIBIDOS REGISTRA FORMATOS 98

99 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: Fotocopiado y Engargolado Controlar el Servicio de Fotocopiado y engargolado Diaria. PROCEDIMIENTO NORMAS El servicio de fotocopiado y engargolado será proporcionado únicamente a documentación oficial mediante la presentación de la solicitud debidamente autorizada, la documentación deberá estar ordenada y sin grapas. Para el pago de fotocopiado por arrendamiento se deberá efectuar el conteo en base a las solicitudes autorizadas recibidas para fotocopiado. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 99

100 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Área Administrativa Solicitante. Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado 1. Solicita el servicio de fotocopiado y engargolado y requisita formato "Solicitud de fotocopiado "(original), recabando firma de autorización de titular del área, la que deberá estar registrada en el catalogo de firmas. 2. Entrega de Solicitud y material a fotocopiar al responsable de fotocopiado. 3. Recibe formato "Solicitud de fotocopiado" (original), identifica firma. Cumple requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: 4. Cancela solicitud e informa al área solicitante. En caso de cumplir con los requisitos: 5. Programa sus actividades, de conformidad a requerimientos y fechas de entrega y procede al fotocopiado del documento original o material de que se trate, verifica el número de copias producidas y totaliza el número de veces que se produjeron. 6. Archiva temporalmente las "Solicitudes de fotocopiado" recibidas y entrega al área solicitante las copias solicitadas. Área Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Fotocopiado 7. Recibe el material fotocopiado y verifica que se haya realizado en la cantidad solicitada y sobre todo con la calidad requerida. Si se requirió servicio de engargolado, verifica que este se haya realizado conforme a lo establecido. 8. Obtiene diariamente al término de cada turno, del archivo temporal las "Solicitudes de fotocopiado" y la registra en el reporte de fotocopiado de acuerdo al número progresivo asignado, anotando el área solicitante y el numero de fotocopias obtenida de cada unidad y verifica el contador de las maquinas y lo registra. 9. Registra y controla las "Solicitudes de fotocopiado". 10. Compara la cantidad que indica el contador de la maquina contra la sumatoria de copias de las "Solicitudes de fotocopiado" mensual Coincide la cantidad? En caso de no coincidir con la cantidad: 11. Realiza las aclaraciones que correspondan, anotándolas en la columna de observaciones del "Reporte de fotocopiado". En caso de coincidir con la cantidad: 12. Acumula la cantidad y aparece al inicio de la jornada siguiente. 13. Fin del Procedimiento. 100

101 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Fotocopiado y Engargolado Área Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales-Responsable de Fotocopiado INICIO SOLICITA SERVICIO REQUISITA, RECABA FIRMA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O TITULAR DEL ÁREA RECIBE E IDENTIFICA Y FIRMA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO CUMPLE REQUISITOS? O NO CANCELA E INFORMA ÁREA SOLICITANTE SACA, REGISTRA Y VERIFICA CONTADOR DE LAS MAQUINAS Y LAS REGISTRA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O REPORTE DE FOTOCOPIADO AL TÉRMINO DE CADA TURNO ENTREGA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O MATERIAL A FOTOCOPIAR RESPONSABLE DE FOTOCOPIADO SI PROGRAMA ACTIVIDADES, FOTOCOPIA VERIFICA Y TOTALIZA Nº. REPRODUCCIONES SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O COMPARA EL CONTADOR DE LA MAQUINA SOLICITUDES DE FOTOCOPIADO RECIBE Y VERIFICA ARCHIVA ENTREGA SOLICITUD DE FOTOCOPIADO O COINCIDE LA CANTIDAD? NO REALIZA ACLARACIONES ANOTANDOLAS MATERIAL FOTOCOPIADO COPIAS SI REPORTE DE FOTOCOPIADO ACULUA CANTIDDA Y APARECE ALINICIO DE LA JORNADA SIGUIENTE FIN 101

102 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Mantenimiento Preventivo y correctivo del Parque Vehicular. Dar mantenimiento preventivo o correctivo al parque vehicular. Frecuencia: El mantenimiento preventivo se dará conforme al Programa Anual. El mantenimiento correctivo se dará conforme se presenten los casos NORMAS Se efectuará servicio preventivo y/o correctivo al parque vehicular del Instituto siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. El servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo de las unidades adscritas a las distintas áreas del Instituto, deberá solicitarse por escrito en tiempo y forma a la Oficina de Servicios Generales, en los formatos establecidos, debidamente autorizados por el titular del área usuaria. Deberá ser entregada la unidad por parte del usuario para el servicio preventivo y/o correctivo a la Oficina de Servicios Generales un día hábil antes de ingresar al taller junto con el formato de Vale de resguardo, debidamente firmada. La solicitud por escrito para mantenimiento será verificada contra Bitácora de la-unidad para comprobar si efectivamente la unidad requiere del mantenimiento requerido. La Oficina de Servicios Generales será quien reciba de los distintos talleres los vehículos, y verificará que el mantenimiento o reparación de la unidad se haya realizado conforme a lo solicitado procediendo a su entrega a los usuarios Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 102

103 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular). 1. Solicita a Coordinaciones de Zona el llenado de la Bitácora para el control de kilometraje y combustible mensual y así programar con anticipación los servicios de mantenimientos respectivos. 2. Elabora al inicio del año, el Programa de Mantenimiento Preventivo del parque vehicular. 3. Realiza tres cotizaciones con diferentes talleres, analiza y elabora cuadro comparativo y elige la mejor opción. 4. Canaliza el parque vehicular a los servicios de mantenimiento requeridos de conformidad a especificaciones del fabricante en la bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, el kilometraje recorrido y al Programa de Mantenimiento Preventivo, solicitando al taller mecánico contratado, proceda a realizar el servicio de mantenimiento menor a mayor según corresponda (servicio menor cada 5000 o 7500 kilómetros) según la marca del vehículo. Servicio mayor cada 10, ,000 kilómetros según la marca del vehículo) 5. Elabora la Orden de reparación a talleres (original y copia) donde se especifican los datos del vehículo (marca, modelo, número económico, número de serie, kilometraje), así como el servicio de mantenimiento requerido (afinación, cambio de aceite, lavado y engrasado, frenos, suspensión, alineación y balanceo, etc.). 6. Entrega la Orden del servicio de mantenimiento requerido (original) al responsable del taller mecánico, junto con la unidad para la reparación correspondiente, para vehículos modelos 2001 y 2002, el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo se debe realizar en agencia automotriz autorizada de la marca que corresponda la unidad a efectuar dicho mantenimiento. Chofer. Servicios Generales. 7. Realiza comisión de trabajo y detecta alguna falla en el vehículo, o si e vehículo sufre una descompostura no prevista, reporta al Departamento de Recursos Materiales (servicios generales) y elabora un Reporte por escrito sobre las fallas presentadas. 8. Recibe Reporte de la falla del vehículo y comunica al taller mecánico, a fin de que acudan a recoger la unidad y trasladarla al centro de servicio. Taller automotriz. 9. Traslada el vehículo y realiza el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo solicitado, así como la verificación vehicular por ser un requisito. 103

104 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales (parque vehicular). 10. Entrega el vehículo debidamente reparado junto con la orden de reparación debidamente sellada y firmada y el comprobante de verificación vehicular obligatoria, en su caso 11. Recibe del taller mecánico o de la agencia automotriz autorizada el vehículo junto con la Orden de reparación a talleres debidamente sellada y firmada, así como el comprobante de la verificación, si es el caso y elabora Reporte de mantenimiento de vehículos. 12. Recaba de la agencia automotriz autorizada el sello de garantía en la póliza de garantía del vehículo en el espacio correspondiente al kilometraje del ejercicio realizado. 13. Registra en bitácora de mantenimiento el kilometraje y el detalle de los servicios realizados al vehículo ( afinación, cambio de aceite, frenos, refacciones utilizadas, etc. ) y firma la bitácora de mantenimiento del parque vehicular. 14. Archiva bitácora de mantenimiento en consecutivo o por Coordinación de Zona. 15. Registra el gasto acumulado en los servicios preventivos y correctivos en el transcurso del año. 16. Fin del procedimiento. 104

105 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) Chofer Servicios Generales Taller Automotriz INICIO SOLICITA LLENADO, PROGRAMA CON ANTICIPACIÓN EL MANTENIMIENTO ELABORA ORDEN DE REPARACIÓN O-C REALIZA COMISIÓN, REPORTA Y ELABORA REPORTE DE LAS FALLAS RECIBE Y COMUNICA REPORTE DE LA FALLA DEL VEHICULO TRASLADA, REALIZA SERVICIO DE VERIFICACIÓN VEHICULO BITACORA ENTRTEGA RESPONSABLE DEL TALLER MECANICO ENTREGA REPARADO VEHICULO ELABORA PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PARQUE VEHICULAR AL INICIO DEL AÑO ORDEN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO O JUNTO CON LA UNIDAD ORDEN DE REPARACIÓN COMPROBANTE DE VERIFICACIÓN REALIZA, ANALIZA ELABORA Y ELIGE DIFERENTES TALLERES 3 COTIZACIONES CUADRO COMPARATIVO CANALIZA PARQUE VEHICULAR A LOS ERVICIOS DE MANTENIMIENTO 105

106 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular Departamento de Recursos Materiales (Parque Vehicular) TALLER MECANICO O AGNECIA AUTOMOTRIZ RECIBE VEHICULO REGISTRA GASTO ACUMULADO ORDEN DE REPARACIÓN COMPROBANTE DE LA VERIFICACIÓN FIN REPORTE DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS AGENCIA AUTOMOTRIZ RECABA SELLO GARANTÍA DEL VEHICULO REGISTRA Y FIRMA KILOMETRAJE Y EL DETALLE DE LOSSERVICICOS REALIZADOS AL VEHICULO BITACORA DE MANTENIMIENTO ARCHIVA BITACORA DE MANTENIMIENTO 106

107 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Mantenimiento del Servicio Telefónico. Mantener el servicio telefónico en buenas condiciones de uso. Eventual. NORMAS Se efectuará el servicio de mantenimiento a toda línea en particular que reporte una falla de manera escrita, siempre y cuando la falla sea interna, si está es externa se reportará al servicio TELMEX. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 107

108 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad Administrativa Solicitante. 1. Reporta fallas en el servicio telefónico de una línea en particular, mediante el formato " Solicitud de Servicio " (original y 2 copias). Departamento de Recursos Materiales. Servicios Generales Responsable de Mantenimiento. 2. Atiende "Solicitudes de servicio" (original y copia), gira instrucciones al responsable de mantenimiento para que revise la línea y el aparato telefónico. 3. Recibe instrucciones y procede a revisar línea telefónica dañada (original de solicitud de servicio) y si el problema es interno realiza la reparación necesaria, a fin de poner en funcionamiento la línea telefónica, si es externo procede a reportar las fallas detectadas a TELMEX. 4. Atiende al personal técnico de TELMEX para que revise el tablero principal de la línea y proceda a la reparación de la falla, ya reparado el desperfecto firma de conformidad la orden de reparación emitida por TELMEX. 5. Recaba firma y sello por parte de la Unidad Administrativa solicitante (una vez reparada la línea telefónica) y reporta al Jefe de Servicios Generales sobre los trabajos realizados. 6. Registra en el formato " Control de solicitudes atendidas " el trabajo realizado para efecto de reportes trimestrales. 7. Archiva en consecutivo la solicitud de servicio ya atendida. 8. Fin del procedimiento. 108

109 Nombre del Procedimiento: Mantenimiento del Servicio Telefónico INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Unidad Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Responsable de Mantenimiento INICIO REPORTA FALLAS SOLICITUD DE SEVICICO O-2C ATIENDE GIRA INSTRUCCIONES SOLICITUD DE SEVICICO O-2C RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA LINEA TELEFÓNICA SOLICITUD DE SEVICICO ATIENDE AL PERSDONAL TÉCNICO DE TELMEX FIRMA DE CONFORMIDAD O SI EL PROBLEMA ES INTERNO REALIZA REPARACION, SI ES EXTERNO REOPORTA A TELMEX UNIDAD ADMINSTRATIVA SOLICITANTE ORDEN DE REPARACIÓN RECABA FIRMA Y SELLO Y REPORTA JEFE DE SERVICIOS GNERALES UNA VEZ REPARADA LA LINEA TELEFÓNICA REGISTRA CONTROL DE SOLICITUDES ATENDIDAS ARCHIVA SOLICITUD DE SERVICIO.O FIN 109

110 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Nombre: Servicio de Mensajería. Objetivo: Frecuencia: Programar el envío de correspondencia. Diaria NORMAS La mensajería será recibida de acuerdo al horario establecido por la Oficina de Servicio Generales de 9:00 a 15:00 hrs., siendo enviadas al momento de recepción las de carácter urgente, por lo que respecta a los envíos ordinarios y recibidos fuera del horario de recepción serán enviados al ' siguiente día hábil. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 110

111 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad Administrativa Solicitante. Departamento de Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. Personal de Mensajería. Departamento de Recursos Materiales. Responsable de Mensajería Unidad Administrativa solicitante. 1. Reúne diariamente documentos a enviar a distintos destinatarios y registra nombre del destinatario y del remitente en el formato "Envío de Correspondencia" (original), requisitando nombre, firma y área de adscripción, entrega documentos al jefe del área de Servicios Generales. 2. Recibe documentos a enviar, junto con formato "Envío de correspondencia" (original), programa las rutas para la entrega de documentos, de conformidad a las direcciones de destino y gira instrucciones al personal de mensajería para que acudan a entregar la documentación dentro de la ruta asignada 3. Recibe instrucciones y documentos a entregar y de acuerdo a la ruta asignada, procede a la entrega a domicilio de los diversos documentos, y recaba firma y sello de recibido en copia del oficio o documentos anexos, concluida la entrega del último documento, entrega al responsable de mensajería los acuses debidamente firmados y sellados. En caso de que no se haya entregado algún documento debe señalar por escrito las causas o razones por las que no fue posible entregar el mismo (cambio de dirección, error en dirección, etc.) 4. Recibe por parte del personal de mensajería los acuses de recibo y los distribuye a las unidades administrativas solicitantes y en su caso, informa los motivos que imposibilitaron la entrega (cambio de domicilio, domicilio equivocado, no se encontraba el destinatario, etc.), recaba firma y sello de conformidad sobre la entrega de documentos en el formato "Envío de correspondencia" (original) y archiva en consecutivo. 5. Recibe acuses de recibo, en su caso, recibe información sobre los motivos que imposibilitaron la entrega y procede según corresponda. 6. Fin de procedimiento 111

112 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Servicio de Mensajería Unidad Administrativa Solicitante Departamento de Recursos Materiales-Servicios Generales Personal de Mensajería Departamento de Recursos Materiales-Responsable de Mensajería INICIO REUNE Y REGISTRA, REQUISITA, ENTREGA DOCUMENTOS ENVIO DE CORRESPONDENCIA O RECIBE, PROGRAMA RUTAS Y GIRA INSTRUCCIONES DOCUMENTOS A ENVIAR ENVIO DE CORRESPONDENCIA O RECIBEINSTRUCCIO NES, ENTREGA, RECABA FIRMA Y SELLO Y ENTREGA DOCUMENTOS A ENVIAR OFICIO C EN CASO DE QUE NO HAYA ENTREGADO ALGUN DOCUMENTO DEBE SEÑALAR LA CAUSA O RAZON POR ESCRITO RECIBE, DISTRIBUYE RECABA FIRMA Y SELLO, ARCHIVA ACUSES ENVIO DE CORRESPONDENCIA EN CASO INFORMA MOTIVOS QUE IMPOSIBILITARON LA ENTREGA ACUSES 1 RECIBE EN SU CASO RECIBE INFORMACIÓN SOBRE LOS MOTIVOS QUE IMPOSIB ILITARON LA ENTREGA Y PROCEDE SEGÚN CORRESPONDA 1 ACUSES FIN 112

113 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO Nombre: Objetivo: Frecuencia: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones. Mantener en buenas condiciones tanto los bienes muebles como las instalaciones, de conformidad al Programa Anual de Mantenimiento. Periódica. NORMAS El área solicitante detectará la descompostura, avería o desperfecto de un bien o equipo de oficina. Se efectuará servicio y/o reparación de mobiliario y equipo siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal. Se recibirá para mantenimiento el mobiliario y equipo siempre y cuando sea solicitado mediante Oficio autorizado por el titular del área solicitante, especificando la falla y/o necesidad de reparación del mobiliario o equipo. Se efectuara servicio de mantenimiento y/o reparación a las instalaciones del Instituto siempre y cuando se solicite por escrito y la autorización correspondiente del titular del área solicitante El Departamento de Recursos Materiales efectuará el mantenimiento a los bienes inmuebles una vez evaluada la necesidad de los mismos. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 113

114 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Unidad Administrativa Solicitante. Oficina de Servicios Generales. Personal de Mantenimiento. Oficina de Servicios Generales. Responsable de Mantenimiento. 1. Detecta la descompostura, avería o desperfecto de un bien mueble (escritorio, sillón, silla, etc.) o de algún equipo de oficina (ventilador, máquina de escribir, calculadora, etc.). 2. Elabora Solicitud de servicio (original y copia), recaba firma de autorización y entrega al responsable de mantenimiento del área de servicios generales. 3. Verifica y supervisa de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento, las condiciones de las instalaciones (pintura, sanitarios, pisos, puertas principales de acceso, etc.). Detecta falla o avería? En caso de que no se detecte falla: 4. Fin del Procedimiento. En caso de que se detecte falla: 5. Procede a requerir las Solicitudes de servicio (original y copia) y recaba firma de autorización del Jefe del Área de Servicios Generales y entrega solicitud al responsable de mantenimiento. 6. Recibe Solicitud de servicio debidamente requisitada y autorizada, revisa y procede según cada caso, si Corresponde a una falla de maquina, escribir, equipo de cómputo o calculadora, verifica si existe contrato de mantenimiento. Existe contrato de Mantenimiento Correctivo? En caso de que exista contrato: 7. Procede a llamar al técnico de la empresa contratada para que acuda a revisar y a reparar la falla según contrato. En caso de que no exista contrato: 8. Continúa en el número Corresponde a una reparación de mobiliario de oficina (escritorios, sillones,. Archivero etc.) Es reparación menor? En caso de que sea reparación menor: 114

115 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 10. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al área solicitante a realizar el trabajo de reparación requerido. En caso de que no sea reparación menor: 11. Continúa en la actividad número Corresponde a una reparación de las instalaciones donde se alojan las oficinas de la delegación. Es reparación menor? En caso de que sea reparación menor : 13. Gira instrucciones al personal de mantenimiento a fin de que acudan al lugar donde se detecto la falla o desperfecto y realicen la reparación requerida. En caso de que no sea reparación menor 14. Continúa en la actividad número Recaba cotizaciones en el caso de que se trate de alguna reparación mayor de un bien mueble o de las instalaciones o que no exista contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, de acuerdo a los rangos que establezca el Decreto de Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz-Llave. Ejemplo para el ejercicio fiscal 2009: Cotización de $ 0.1 a $ 32, procede a realizar adjudicación directa. De 32, a $ 850, procede a realizar Licitación Simplificada. De $ 850, en adelante realizar Licitación Pública 16. Verifica con el Departamento de Programación y Presupuesto la disponibilidad presupuestal. Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso de que exista disponibilidad: 17. Continúa procedimiento. En caso de que exista disponibilidad: 115

116 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 18. Notifica al área solicitante y termina procedimiento. 19. Informa al responsable de Servicios Generales, en el caso de no existir disponibilidad presupuestal. 20. Informa al prestador del servicio que ofreció las mejores condiciones en precio, calidad y oportunidad, para que realice el trabajo solicitado. Continúa en la actividad número Recibe instrucciones y solicitud de servicio y procede a realizar los trabajos menores de mantenimiento requeridos. 22. Recaba firma de conformidad del titular del área solicitante, una vez concluidos los trabajos. 23. Firma en la Solicitud de servicio y entrega solicitudes atendidas al responsable de mantenimiento para efectos de registro y control. 24. Recibe indicaciones para que realice las reparaciones mayores requeridas de conformidad a la cotización presentada. 25. Realiza trabajos de reparación solicitados (bienes muebles y/o servicios de mantenimiento). 26. Entrega bienes debidamente reparados al responsable de mantenimiento y firma solicitud de servicio. 27. Recibe los bienes muebles debidamente reparados y verifica que los trabajos se hayan realizado conforme a lo solicitado y recibe a satisfacción, los trabajos de mantenimiento realizados en las instalaciones del IVE. 28. Entrega los bienes reparados al área solicitante y recaba firma de conformidad del titular del área. 116

117 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 29. Recibe Solicitudes de servicio atendidas por el personal de mantenimiento. 30. Archiva Solicitudes de servicio atendidas en consecutivo. 31. Fin del procedimiento. 117

118 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones Unidad Administrativa Solicitante Oficina de Servicios Generales INICIO DETECTA DESCOMPOSTURA AVERIA O DESPERFECTO ELABORA RECABA FIRMA Y ENTREGA RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES 1 JEFE DEL ÁREA DE SERV.GRALES VERIFICA Y SUPERVISA DETECTA FALLA O AVERIA? SI REQUIERE RECABA FIRMA Y ENTREGA NO CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES FIN RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO SI CORRESPONDE A UNA REPARACIÓN DE MOBILIARIO DE OFICINA ES REPARACIÓN MENOR? 2 GIRA INSTRUCCIONES NO VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTA? SI NO DEPTO. DE PROG. Y PPTO RESPONSABLE DE SERV. GRALES AREA SOLICITANTE NOTIFICA FIN SOLICITUD DE SERVICIOS O-C 1 SOLICITUD DE SERVICIOS O-C RECIBE, REVISA Y VERIFICA SOLICITUD DE SERVICIOS CORRESPONDE A UNA REPARACIÓIN DE LAS INSTALACIONES DE OFICINA ES REPARACIÓN MENOR? 2 INFORMA 3 PRESTADOR DEL SERVICIO QUE OFRECIO LAS MEJORES CONDICIONES PARA QUE REALICE EL TRABAJO SI EXISTE CONTRATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO? LLAMA NO 2 TÉCNICO DE LA EMPRESA CONTRATADA 2 SI GIRA INSTRUCCIONES RECABA COTIZACIONES PERSONAL DE MANTENIMINETO SE TRATA DE ALGUNA REPARACIÓN MAYOR DE UN BIEM MUEBLE O DE QUE LAS INSTALACIONES O QUE NO EXISTA CONTARTO DE MANTENIMIENTOPREVENTIVO Y CORRECTIVO RECIBE INSTRUCCIONES, PORCEDE A REALIZAR TRABAJOS SOLICITUD DE SERVICIOS PERSONAL DE MANTENIMIENTO MENORES DE MANTENIMIENTO REQUERIDO 118

119 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Solicitud de servicios y reparación de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones Oficina de Servicios Generales Prestador de Servicio 1 ARCHIVA 3 RECIBE INDICACIONES CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES RECABA FIRMA UNA VEZ CONCLUIDOS LOS TRABAJOS SOLICITUD DE SERVICIOS REALIZA FIRMA Y ENTREGA RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO FIN TRABAJOS DE REPARACIÓN SOLCITADOS SOLICITUD DE SERVICIOS PARA EFECTO DE REGISTRO Y CONTROL ENTREGA BIENES Y FIRMA RESPONSABLE MANTENIMIENTO SOLICITUDES ATENDIDAS SOLICITUD DE SERVICIO RECIBE BIENES MUEBLES REPARADOS Y VERIFICA ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS Y RECABA FIRMA ENTREGA BIENES MUEBLES REPARADOS Y RECABA FIRMA RECIBE SOLICITUD DE SERVICIOS 119

120 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Utilización de la Sala de Juntas. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Programar debidamente la utilización de la Sala de Juntas y dotar los materiales requeridos para el evento. Periódica. NORMAS La Sala de Juntas deberá solicitarse mediante escrito firmado por el titular del área solicitante, con un día de anticipación. El servicio de cafetería deberá ser gestionado y proporcionado por el área usuaria. El área solicitante usuaria deberá entregar la Sala de Juntas en el tiempo establecido. El área usuaria deberá retirar materiales o bienes utilizados al término de la utilización de la Sala de Juntas. La Oficina de Servicio Generales llevará acabo la limpieza de la Sala de Juntas inmediatamente después de haber sido entregada por el usuario. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 120

121 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Área Administrativa Solicitante. Recursos Materiales. Oficina de Servicios Generales. 1. Solicita permiso para utilizar la Sala de Juntas a la mediante Oficio, por lo menos con tres días hábiles de anticipación a la fecha que sea requerida la Sala de Juntas, indicando: Fecha y hora del evento, (inicio y termino), número de participantes, material necesario para el evento (rota folio, proyector de acetato, pantalla, etc.), material de insumo (café refresco, agua etc.) y envía copia del Oficio al responsable de servicios generales. 2. Recibe Oficio y verifica disponibilidad de la Sala en la fecha y hora solicitada y programa eventos. Hay disponibilidad? En caso de que no haya disponibilidad: 3. Avisa al área solicitante para que reprograme el evento y termina el procedimiento. En caso de que haya disponibilidad: 4. Notifica al área solicitante que la Sala de Juntas estará disponible para realizar el evento programado en fecha y hora requerida. 5. Organiza y realiza el evento requerido, acondicionando previamente al inicio del evento, la distribución de las mesas y sillas de la sala, así como la ubicación de equipo de audio o video solicitado y los materiales requeridos, de acuerdo a petición del interesado, prepara los insumos indispensables para la reunión (café, agua, refresco, etc.). 6. Verifica durante la realización del evento, que todo se realice de acuerdo a lo programado y de conformidad a lo solicitado. 7. Recoge y guarda el equipo y material utilizado al término del evento y prepara la sala para el siguiente evento que tenga programado. 8. Fin del procedimiento. 121

122 NSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Utilización Sala de Juntas Área Administrativa Recursos Materiales-Oficina de Servicios Generales INICIO SOLICITA PERMISO Y ENVIA POR LO MENOS CON 3 DÍAS HABILES DE ANTICIPACIÓN RECIBE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD OFICIO OFICIOS NO C HAY DISPONIBILIDAD? AVISA PARA QUE PROGRAME EVENTO ÁREA SOLICITANTE SI NOTIFICA DISPONIBILIDAD ÁREA SOLICITANTE ORGANIZA Y REALIZA EVENTO ACONDICIONA Y PREPARA INSUMOS VERIFICA D URENTE EL EVENTO RECOGE Y GUARDA EQUIPO Y MATERIAL PARA EL SIGUIENTE EVENTO FIN 122

123 del Departamento de Recursos Materiales Seguros y Fianzas 123

124 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Aseguramiento de Bienes. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Obtener las mejores opciones, tanto en cobertura como en primas de seguros para los bienes asegurables del IVE. Anual NORMAS Para el buen funcionamiento del programa de seguros, el encargado deberá manejar en forma cotidiana las pólizas y la pronta tramitación de la reclamación ante la empresa aseguradora. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 124

125 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos materiales Comité de Adquisiciones Departamento de Recursos Materiales 1. Elabora las bases de licitación para la contratación de un asesor externo de seguros. 2. Valida las bases de licitación y autoriza su publicación, los interesados manifiestan sus propuestas, el costo de sus servicios, expresados como un porcentaje máximo del monto de las primas que el IVE tenga que pagar por la contratación del Programa de Seguro. 3. Adjudica contrato previa autorización del comité de adquisiciones y de conformidad a la normatividad vigente, a la persona que haya cumplido con todos los requisitos señalados en las bases, ofreciendo sus servicios a menor costo, asimismo el asesor externo será responsable del resultado de su actuación por lo que al ser contratado deberá contar con una póliza que cubra errores u omisiones y deberá ser agente de Seguros con autorización legal tipo " B " o " C ", dependiendo de la normatividad establecida por la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas para las dependencias o entidades clasificadas como " A " o " AA " el agente de seguros deberá ser Persona Moral y constar con la constancia de inscripción en el Registro de Asesores Externos. 4. Realiza visitas de campo a las Coordinaciones de Zona y Micro regiones, verifica si las medidas de protección con ias que cuenta el IVE siguen siendo las adecuadas y si funcionan correctamente, considera si los riesgos que detectaron son los mismos o a caso han surgido más o desaparecido uno de los que antes existían. 5. Identifica y describe los riesgos no cubiertos y da aviso a la Compañía Aseguradora y solicita el endoso adicional correspondiente. 6. Señala la vigencia que deberán tener los contratos y no debiendo afectar ejercicios presupuéstales de otros años. 7. Estima el costo de primas para el próximo ejercicio fiscal y actualiza el cuadro de sumas aseguradas en incrementos o reducciones registrando los movimientos de altas y bajas. 8. Adecúa el plan de aseguramiento cuando existan modificaciones o cambios en los riesgos asegurables, notificando por escrito a la Compañía Aseguradora. 125

126 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 9. Establece sistemas de prevención de riesgos asegurables y solicita a la Compañía Aseguradora una supervisión de las ubicaciones a efecto de obtener sus comentarios y recomendaciones sobre estas medidas. 10. Reúne y entrega al asesor externo de seguros mediante oficio, la información de los bienes patrimoniales a cargo o propiedad del IVE, así como toda la documentación o referencias que permitan determinar el valor de reposición de los bienes a asegurar. Asesor externo o Personal especializado Que cuente con la Autorización correspondiente 11. Elabora las bases de licitación para la contratación de pólizas de seguros, apoyándose con la información que el responsable Estatal de seguros le proporcione. 12. Formula el programa integral de Aseguramiento para ser sometido a la aprobación del comité, el cual contendrá lo siguiente: Identificación de los riesgos asegurables del IVE Identificación de los bienes asegurables Determinación de las coberturas adecuadas mediante una comparación de condiciones de aseguramiento y costo en el mercado, así como los riesgos involucrados Señalamiento de las cantidades de deducibles y franquicias Asesoría al Comité en la evaluación de los programas propuestos por parte de las aseguradoras y en general para cualquier decisión en materia de seguros Asesoría al IVE en la elaboración de manuales de operación para el mantenimiento del programa. 13. Solicita al IVE ( en caso de siniestro), la documentación requerida por la compañía Aseguradora para tramitar los pagos de indemnización, para toda eventualidad el IVE deberá contar con la averiguación previa certificada, ya que sin este documento la Compañía Aseguradora no resarcirá de la perdida al Instituto. 14. Firma convenios de ajuste el asesor externo, revisará los términos y condiciones en que la compañía Aseguradora liquidará al IVE. Fin del procedimiento

127 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Aseguramiento de Bienes Departamento de Recursos materiales Comité de Adquisiciones Asesor externo o personal Especializado que cuente con La autorización correspondiente INICIO ELABORA PARA CONTRATAR ASESOR EXTERNO DE SEGUROS BASES DE LICITACION ADJUNTA ESTIMA COSTO ACTUALIZA PRIMAS CUADRO DE SUMAS ADECUA, NOTIFICA POR ESCRITO BITACORTA COMPAÑÍA ASEGURADORA VALIDA, AUTORIZA PUBLICACION BASES DE LICITACIONES ELABORA BASES DE LICITACION FORMULA INFORMACION PROGRAMA INTEGRAL DE ASEGURAMIENTO CONTRATO REALIZA VISITAS, VERIFICA MEDIDAS DE PROTECCION, CONSIDERA RIESGOS IDENTIFICA, DESCRIBE RIESGOS AVISA Y SOLICITA ENDOSO SEÑALA VIGILANCIA COORDINACION DE ZONA Y MICROREGIONES COMPAÑÍA ASEGURADORA TRASLADA VEHICULO A GASOLINERA MAS CERCANA Y REGISTRA PLAN DE ASEGURAMIENTO REUNE Y ENTREGA OFICIO INFORMACION DE BIENES PATRIMONIALES COMPAÑÍA ASEGURADORA ASESOR EXTERNO DE SEGUROS ASESOR EXTERNO SOLICITA PARA TRAMITAR INDEMNIZACION DOCUMENTACION FIRMA, REVISA CONVENIOS DE AJUSTE TERMINOS Y CONDICIONES IVE EN CASO DE SINIESTRO DE LA LIQUIDACION CONTRATOS DOCUMENTACION DE BIENES FIN 127

128 del Almacén Estatal 128

129 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Controlar los movimientos de los bienes muebles, mediante el registro de entradas y salidas Eventual NORMAS Serán sujetos de registro de entrada y salida al Almacén Estatal todos los bienes muebles propiedad del IVE, que cumplan con las condiciones que señala la normatividad vigente, sin importar los recursos económicos que dieron origen a la adquisición, ya sean recursos federales o estatales o si fueron el resultado de donaciones, adjudicaciones u otro acto que de lugar a la transmisión de la propiedad. Toda salida de bienes muebles del almacén, deberá contener el número de inventario, destino, nombre y firma de quien recibe, en caso de no contar con él, se consignará en la Nota de salida el número de serie del bien Toda entrada de bienes muebles al almacén, deberá ser notificada al encargado de activo fijo, a fin de que proceda a darlo de alta. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 129

130 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Almacén Estatal. 1. Recibe los bienes Muebles y revisa su calidad y su cantidad y los ingresa al almacén, registrándolo en tarjetas kardex y/o archivo informativo. 2. Elabora Notas de Entrada de almacén para los bienes muebles y notifica su ingreso al responsable de inventarios (activo Fijo), para que asigne el numero de inventarios y marque el bien. Subdirección Administrativa Unidad de Apoyo Logístico Departamento Almacén Estatal. Departamento de Recursos Materiales ( Servicios Generales) Depto. de Recursos Materiales (Servicios Generales) Departamento Almacén Estatal. Coordinación de Zona 3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdirección Administrativa para que informe a las diferentes áreas del IVE, así mismo reporta a la unidad de Apoyo Logístico. 4. Recibe informe de entradas al Almacén Estatal, revisa, avisa a las áreas interesadas y remite al Almacén Estatal la programación de envíos. 5. Determina la distribución de los bienes muebles e informa a la Subdirección Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignación de la unidad vehicular para proceder a su traslado. 6. Elabora Salida del Almacén y notifica al responsable de inventarios (activo fijo) para que elabore el resguardo correspondiente al usuario designado. 7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la solicitud de recursos por concepto de Viáticos y Gastos, ante la Subdirección Administrativa. 8. Efectúa el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los turna al Almacén Estatal. 9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la salida del almacén a la Subdirección Administrativa y a la unidad de Apoyo Logístico. 10. Recibe los bienes Mueble, elabora Notas de entrada en coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes Muebles. 11. Determina la distribución de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los bienes en base a las necesidades y elabora salidas de los Bienes. 12. Fin de procedimiento. 130

131 Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Bienes Muebles al Almacén Estatal INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Departamento de Almacén Estatal Subdirección Administrativa Unidad de Apoyo Logístico Departamento de Recursos Materiales Coordinación de Zona INICIO RECIBE, REVISA, INTEGRA Y REGISTRA TARJETAS KARDEX Y/O ARCHIVO INFORM. RECIBE, REVISA, AVISA Y REMITE INFORME DE ENTRADAS AL ALMACEN PROG. DE ENVIOS AREA INTERESADA 1 RECIBE, DETERMINA DISTRIBUCION E INFORMA VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL SUBDIR. ADMINIS TRATIVA DETERMINA, ELABORA Y TRAMITA SOLICITUD DE RECURSOS SUBDIR. ADMINIS TRATIVA RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA TARJETA AUX. KADEX ELABORA Y NOTIFICA NOTAS DE ENTRADA RESP. DE INVENTARIOS 2 EFECTUA TRASLAD, ENTREGA MATERIAL RECABA Y TURNA DETERMINA DISTRIBUCION Y ELABORA REPORTA INGRESO DE LOS BIENES UNIDAD DE APOYO LOGISTICO ACUSE DE RECIBO SALIDA DE LOS BIENES FIN 2 1 ELABORA Y NOTIFICA SALIDA DE ALMACEN RESP. DE INVEN- TARIO RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA TARJETA AUX. KARDEX 131

132 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: PROCEDIMIENTO Entradas y Salidas de Materiales Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos. Objetivo: Frecuencia: Controlar los movimientos del material didáctico, apoyo, acreditación e insumos mediante el registro de entradas y salidas al Almacén Estatal. Periódica. NORMAS Todo ingreso de material deberá registrarse en el formato " Nota de Entrada al Almacén Estatal " Toda salida de material deberá registrarse en el formato "Salida de Material del Almacén Estatal", debidamente requisitada y firmada por el Subdirector Administrativo y por el Funcionario que señale la normatividad vigente del IVE. El encargado del Almacén será responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento del material que se reciba para su posterior distribución. Se deberá realizar un conteo físico de existencias y emitir un reporte mensual de inventarios. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 132

133 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Almacén Estatal 1. Recibe los bienes Materiales Didácticos, de Apoyo, de Acreditación e Insumos, revisa la calidad y cantidad e ingresan los Materiales a almacén. 2. Registra en tarjetas kardex y/o por medio informático, los materiales y elabora Notas de entrada de almacén para los materiales. 3. Reporta el ingreso de los bienes a la Subdirección Administrativa para que informe a las diferentes áreas interesadas del IVE, así mismo reporta a la Unidad de Apoyo Logístico de la Subdirección de Planeación, programación y Presupuesto. Subdirección Administrativa Subdirección de planeación, Programación y Presupuesto. Departamento Almacén Estatal. 4. Remite al Almacén Estatal la programación de envíos. 5. Informa a la Subdirección Administrativa el volumen, peso y destino del material para la asignación de la unidad vehicular para su traslado. 6. Elabora Salidas de Almacén por los diferentes tipos de Materiales. 7. Determina unidad, chofer, ayudante y elabora y tramita la Solicitud de recursos por concepto de Viáticos y Gastos, ante la Subdirección Administrativa. Departamento de Recursos Materiales (Servicios Generales) Departamento Almacén Estatal Coordinación de Zona. 8. Efectúa el traslado de bienes, entrega el material, recaba acuse de recibo y los devuelve al almacén Estatal. 9. Recibe los acuses de recibo y manda copias de la Salida de almacén a la Subdirección Administrativa y a la Subdirección de Planeación, Programación y Presupuesto. 10. Recibe los bienes materiales didácticos, de apoyo, acreditación e insumos, elabora Notas de entrada en Coordinaciones y registra en tarjetas auxiliares Kardex sus entradas y Salidas de Bienes materiales e insumos. 11. Determina la distribución de materiales en base a las metas y elabora salidas de material de Coordinaciones. 12. Fin del procedimiento. 133

134 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Entradas y Salidas de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación e Insumos. Departamento de Almacén Estatal Subdirección Administrativa Subdirección de Planeación y presupuesto Departamento de Recursos Materiales Coordinación de Zona INICIO RECIBE, REVISA, INTEGRA E INGRESA REMITE PROGRAMA DE ENVIOS ALMACEN ESTATAL INFORMA VOLUMEN, PESO Y DESTINO DEL MATERIAL SUBDIR. ADMINIS TRATIVA EFECTUA TRANSLADO, ENTREGA MATERIAL, RECABA Y DEVUELVE ACUSE DE RECIBO RECIBE, ELABORA Y REGISTRA NOTAS DE ENTRADA REGISTRA Y ELABORA TARJETAS KARDEX Y/O MEDIO INFORM 1 TARJETA AUX. KADEX NOTAS DE ENTRADA DETERMINA DISTRIBUCION Y ELABORA REPORTA INGRESO DE MATERIALES 1 SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN. PROG. PRESUPUESTO SUBDIR. ADMINISTRATIVA Y SUBDIR DE PLAN. PROG. SALIDA DE MATERIAL E INSUMOS FIN ELABORA RECIBE Y MANDA SALIDAS DE ALMACEN SUBDIR. ADMINIST ACUSE DE RECIBO DETERMINA, ELABORA Y TRAMITA SOLIC. DE REC. SALIDA DE ALMACEN C 134

135 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Registro y Control de Entradas en el Almacén Estatal. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Ejercer control sobre la recepción de bienes, ya sean por pedidos fincados a proveedores o por la solicitud de almacenaje, por parte de las áreas del IVE. Periódica NORMAS El registro y control de inventarios se deberá realizar cuando su ingreso sea el resultado de: - Compraventa - Donación - Permuta - Permuta - Comodato - Cualquier otro acto que dé lugar a la transmisión de la propiedad o posesión. Los proveedores deberán entregar los bienes en los sitios oficiales y con la calidad y oportunidad estipulada en los pedidos o contratos. Todo ingreso de bienes deberá registrarse en el formato Nota de Entrada al Almacén Estatal. Se creará una base de datos para el registro de las entradas, salidas y transferencias de bienes de Almacén Estatal, que deberá contener como mínimo, la siguiente información: - Folio - Descripción del bien - Fecha - Tipo de movimiento (entrada y salida) - Cantidad - Número de pedido - Unidad de medida - Costo - Clave del Artículo - Código Presupuesta Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 135

136 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento Almacén Estatal Encargado de Enlace Administrativo 1. Recibe de la Oficina de adquisiciones copia de los Pedidos fincados a Proveedores, revista y gira instrucciones al enlace administrativo para su atención y registro. 2. Recibe copia, de pedidos o solicitud de almacenaje, archiva en expediente y turna a la Oficina de Recepción. Encargado de Recepción Encargado de Guarda y acomodo Encargado de Recepción 3. Recibe copia del pedido o de solicitud de Bienes por ingresar al Almacén e integra un expediente y notifica al encargado de guardia y acomodo de los bienes por recibir. 4. Recibe notificación de los bienes a recibir y coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo, para la preparación de espacios y distribución de los Bienes que ingresarán dentro de las Áreas de almacenamiento designadas Atiende al Proveedor o al área Administrativa que requiere almacenaje; revisa, verifica la documentación presentada que ampara el envío, coteja con el periodo fincado el contenido de los datos relativos a identificación y descripción de los bienes, determinando si es entrega parcial o total. 6. Revisa conjuntamente con el encargado de guarda y acomodo que los artículos por entregar coincidan con los documentos en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones. Coinciden los artículos en características y especificaciones? En caso de no coincidir: 7. Devuelve material y anota en la factura o remisión expedida por el proveedor, la cantidad y el motivo de rechazo de los bienes, recabando la firma de conformidad por parte del proveedor. En caso de coincidir: Recibe y quedan bajo resguardo del encargado de guarda y acomodo firmando posteriormente la nota de entrada al Almacén Elabora la Nota de entrada en el caso de que los Bienes se hayan aceptado Elabora Reporte diario de entradas al almacén y lo entrega al enlace Administrativo del almacén. 136

137 Nombre del Procedimiento: Registro y Control de entradas en el Almacén Estatal INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Depto. De Almacén Estatal Encargado de Enlace Administrativo Encargado de Recepción Encargado de Guarda y Acomodo OFICINAS DE ADQUSICIONES INICIO RECIBE ARCHIVA Y TURNA RECIBE, INTEGRA Y NOTIFICA RECIBE Y COORDINA RECIBE, REVISA Y GIRA INSTRUCCIONES PEDIDOS C 1 PEDIDOS O SOLICITUDES DE BIENES C RECIBE Y TURNA REPORTE DIARIO DE ENTRADAS..F DIF. ÁREAS ADMVAS., DEPTO. DE REC. MAT., SEGUROS, FINANZAS E INDEMINIZACIONES Y DEPTO.DE REC. FIN. PEDIDOS O SOLICITUD DE BIENES ATIENDE, REVISA, VERIFICA Y COTEJA REVISA DOCUEMNTOS VS ARTICULOS CANTIDAD, CALIDAD Y...ESPECIFICACIONES PROVEEDOR NOTIFICACIÓN DE LOS BIENES A RECIBIR ENTREGA ÁREA DE REGISTRO ENTRADA A ALMACÉN PARA SU REGISTRO Y CARDEX COINCIDEN LOS ART. EN CARAT. Y ESPECIFICAI ONES NO DEVUELE, ANOTA Y RECABA FIRMA FIN SI ELABORA RECIBE BIENES Y FIRMA POSTERIORMENTE NOTA DE ENTRADA 1 ELABORA Y.ENTREGA REPORTE DIARIO DE ENTRADA 137

138 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Ejercer control sobre las salidas de bienes que estén sustentadas en los requerimientos de las distintas áreas del IVE y debidamente autorizadas. Periódica. NORMAS Toda salida de bienes del Almacén Estatal, deberá registrarse en el formato Salida de Material del Almacén Estatal, debiendo anexar la requisición del area solicitante debidamente requisitada y con la firma del funcionario que autoriza. Fecha Elaboró: Revisó: Autorizó: Elaboración Autorización Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa 138

139 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Jefe del Departamento de Almacén Estatal Oficina de Despacho. 1. Recibe de la Subdirección de Planeación Programación y Presupuesto, la programación de suministro para envío de Bienes o Materiales a Coordinaciones de Zonas y áreas de las oficinas centrales del IVE, procede a su difusión y lleva a cabo mediante oficio de aclaraciones sobre su contenido cuando así se requiera, instruye al enlace Administrativo para que turne al encargado, la programación de suministros referida, para su seguimiento en el tramite de despacho. 2. Recibe la programación de suministros, registra los requerimientos en el formato denominado "Control de requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos". Jefe del Departamento de Almacén Estatal. Encargado de Guarda y Acomodo 3. Revisa y verifica que el formato de "Control de requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos", este debidamente requisitado, comprobando el contenido de su información preliminar y su debida justificación, contra la programación de suministros, la requisición del almacén u otros documentos y oficios de solicitud de bienes y solicita al encargado de guarda y acomodo prepara los bienes a distribuirse por destinatarios. 4. Recibe del Jefe del Departamento de Almacén Estatal, la instrucción de Salida de Bienes, coordina las actividades y maniobras del personal a su cargo para preparación, loteo y acomodamiento de los bienes programados para su entrega, o bien para su embarque y envío a las coordinaciones de zona y áreas de las oficinas centrales del FVEA Verifica la correcta preparación, loteo y acomodo de los Bienes y procede a efectuar las anotaciones relativas a cantidad a surtir. 6. Remite la información a la oficina de despacho para que elabore la " Salida de Almacén " correspondiente para ser turnada para la autorización del Jefe del Departamento de Almacén. Oficina de Despacho. 7. Recibe del encargado de Guarda y Acomodo la información de los bienes preparados para elaborar la Salida del Almacén correspondiente Entrega al Jefe del Departamento de Almacén el formato completo de Salida de Almacén para recabar autorización. Jefe del Departamento de Almacén Revisa y verifica los datos de la Salida de Almacén con el formato " Control de Requerimientos de Material Didáctico, Apoyo, Acreditación, Activo Fijo e Insumos " y procede a su autorización. Oficina de Despacho Recibe del Jefe del Departamento de Almacén la "Salida de Almacén" debidamente autorizada y comunica al jefe de la Oficina de Parque Vehicular, solicitando el transporte adecuado para el envió de Materiales 139

140 ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales Oficina del Parque Vehicular Oficina de Despacho Recibe las salidas debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento de Almacén Estatal, calcula el peso aproximado de los bienes por enviar y determina el vehículo apropiado para su transportación. Inf 12. Informa a la Oficina de Despacho los datos del vehículo y operador para que se integren a la salida correspondiente. 13. Recibe los datos del vehículo y del operador designados para cumplir con la comisión de entrega de los Materiales y llena con esta información la Salida correspondiente. 14. Envía la "Salida de Almacén" al encargado de guarda y acomodo para que proporcione los Bienes al personal comisionado para su entrega. Encargado de guarda Y acomodo. Oficina de Despacho 15. Recibe la "Salida de Almacén" y entrega los Materiales al personal comisionado para su entrega al destinatario. 16. Recibe de la Oficina de Parque Vehicular la Salida de los Bienes que fueron entregados, debidamente firmados y sellados por el destinatario. 17. Elabora el reporte diario de Salidas y lo turna al Enlace Administrativo del Departamento de Almacén Estatal. Enlace Administrativo del Almacén Estatal. 18. Recibe el reporte diario de envíos, obtiene fotocopias y las remite a las diferentes áreas del Instituto que tienen que ver con la asignación del material que salió del Almacén, así como a la Subdirección de Planeación Programación y Presupuesto y a la Subdirección Administrativa. 19. Entrega el original de la Salida al encargado del Kardex para que proceda a su registro en las tarjetas de existencias y/o a través de su captura en medios informáticos. 20. Fin del procedimiento. 140

141 Nombre del Procedimiento: Registro y Control de Salidas en el Almacén Estatal INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Jefe del Depto. De Almacén Estatal Oficina de Despacho Encargado de Guarda y Acomodo Depto. De Rec. Mat. Ofic. Del Parque Vehicular Enlace Administrativo De Almacén Estatal SUBDIR. DE PLAN. PROG. PPTO. INICIO RECIBE, DIFUNDE E INSTRUYE ENLACE ADMIN ISTRATIVO RECIBE Y REGISTRA PROGRAMA DE SUMINISTRO CONTROL DE REQUERIMIENTOS RECIBE Y LLENA RECIBE INSTRUCCIONES Y COORDINA VERIFICA Y EFECTUA ANOTACIONES 1 RECIBE, CALCULA Y DETREMINA SALIDAS 2 RECIBE, OBTIENE Y REMITE REPORTE DIARIO DE ENVIOS DIF.ÁREAS, SUBDIR.PLAN. PROG.PPTO., SUBDIR. ADMVO. PROGRACIÓN DE SUMNISTRO REVISA, VERIFICA Y SOLICITA RECIBE, INFORMA Y ELABORA SALIDA DE ALMACÉN SALIDAS ENVIA REMITE INFORMACIÓN INFORMA VEHICULO Y OPERADOR ENTREGA F ENCARGADO DEL KARDEX CONTROL DE REQUERIMIENTOS REVISA, VERIFICA Y AUTORIZA ENTREGA SALIDA DE ALMACÉN OFICINA DE PARQUE VEHICULAR RECIBE, FIRMADO Y SELLADO SALIDA DE ALMACÉN PERSONAL COMISIONADO SALIDA FIN O SALIDA DE ALMACEN SALIDA DE BIENES ENTREGADOS RECIBE, ENTREGA MATERIAL RECIBE Y SOLICITA ELABORA Y TURNA SALIDA DE ALMACÉN SALIDA DE ALMACÉN 1 REPORTE DIARIO DE SALIDAS 2 141

142 del Departamento de Tecnologías de la Información (TI) 142

143 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Mantenimiento de Sistemas. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en las diversas áreas de la Subdirección de Administración y Finanzas, así como del IVE, a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de información actuales. Eventual. NORMAS La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibirá de las áreas del IVE por escrito; así mismo deberá ser registrada en el formato de Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de Información (TI) y a su vez en la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos. El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar. El Departamento de TI proporcionará la capacitación al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informático. La actualización de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionan las áreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado. El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentación, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación: - El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Descripción de Métodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama Jerárquico de Módulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo del Sistema-Documentación-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas). - El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario. 143

144 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Recibe de las áreas del IVE, la solicitud para adecuar los Sistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos. 2. Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atención. 3. Acude a las áreas del IVE que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informáticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades. 4. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al área la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para realizar las modificaciones al Sistema Informático. 5. Recaba firma del titular del área solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos. 6. Entrega al área solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronológica permanente. 7. Recibe del área del IVE solicitante la Documentación adicional y la analiza para obtener mayor información. 8. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área del IVE. 9. Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático. 10. Complementa la descripción de métodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático. 11. Complementa el diagrama jerárquico de módulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático modificado. 12. Complementa el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informático. 13. Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos. 14. Complementa el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en modificación o mantenimiento. 15. Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones o mantenimiento de los datos del Sistema Informático. 144

145 16. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informático en mantenimiento. 17. Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación del Sistema Informático. 18. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento. Existen fallas en el Sistema? Departamento de Tecnologías de la Información 18A. En caso de existir fallas: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número En caso de no existir fallas: Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático. 20. Presenta al área del IVE solicitante, el Sistema Informático modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, además entrega un tanto del Manual del usuario. 21. Archiva de manera cronológica permanente en expediente la documentación técnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ 2. TI-DSBD-DOC-ALB 3. TI-DSBD-DOC-DFP 4. TI-DSBD-DOC-DMP 5. TI-DSBD-DOC-DJM 6. TI-DSBD-DOC-DIT 7. TI-DSBD-DOC-DID 8. TI-DSBD-DOC-DIR 9. TI-DSBD-DOC-DFD 10. TI-DSBD-DOC-E/S 11. TI-DSBD-MAN-USR 12. Manual del Usuario, en un tanto. Fin del procedimiento. 145

146 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas Departamento de Tecnologías de la Información ÁREAS DEL IVE INICIO RECIBE SOLICITUD ÁREA SOLICITANTE DEL IVE RECIBE Y ANALIZA DOCUMENTACIÓ N ADICIONAL ELABORA DICCIONARIO DE TABLAS TI-DSBD-DOC-DIT 0 COMPLETA Y ESTABLECE PERIODO SOLICITUD DE CONTROL DE ACTIVIDADES 0 COMPLETA TI-DSBD-DOC-OB J ELABORA DICCIONARIO DE DATOS TI-DSBD-DOC-DID ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA COMPLETA Y SOLICITA ÁREAS DEL IVE 0 TI-DSBD-DOC-AL B 0 ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DFP 0 ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES TI-DSBD-DOC-DIR TI-DSBD-DOC-MIT 0 0 TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE DEL IVE 2T RECABA FIRMA ELABORA DESCRIPCIÓN ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-MIT 2T TI-DSBD-DOC-DMP 0 TI-DSBD-DOC-DFD 0 TI-DSBD-DOC-MIT T ENTREGA T ÁREA SOLICITANTE DEL IVE C TI-DSBD-DOC-DJM 0 ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-E/S 0 ELABORA Y DETERMINA 1 146

147 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas Departamento de Tecnologías de la Información 1 1 REALIZA MODIFICACIÓN, MANTENIMIENTO Y PROGRAMACIÓN SISTEMA INFORMÁTICO REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SISTEMA INFORMÁTICO ARCHIVA TI-DSBD-DOC-OBJ 0 TI-DSBD-DOC-ALB 0 TI-DSBD-DOC-DFP 0 TI-DSBD-DOC-DMP 0 EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA? NO COMPLEMENTA MANUAL DEL USUARIO 2T SI CORRIGE FALLAS SISTEMA INFORMÁTICO 1 TI-DSBD-DOC-DJM 0 TI-DSBD-DOC-DIT 0 TI-DSBD-DOC-DID 0 TI-DSBD-DOC-DIR 0 TI-DSBD-DOC-DFD 0 PRESENTA Y ENTREGA ÁREA DEL IVE TI-DSBD-DOC-E/S 0 SISTEMA INFORMÁTICO MANUAL DEL USUARIO T FIN TI-DSBD-MAN-USR 0 MANUAL DEL USUARIO T C 147

148 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Desarrollo de Sistemas. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Atender las necesidades para el manejo de la información que las áreas del IVE requieran, implementando sistemas informáticos que permitan emitir informes oportunos para la toma de decisiones. Eventual. NORMAS Las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de las áreas del IVE, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologías de la Información. El tiempo de la entrega del Sistema Informático a las áreas del IVE, dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar. El Departamento de Tecnologías de la Información proporcionará a los usuarios del Sistema, la capacitación necesaria, a fin de que se aproveche a su máxima capacidad. El lenguaje de programación que se utilizará para elaborar el Sistema Informático será de acuerdo a las necesidades que se requieran para el desarrollo del mismo. El Departamento de Tecnologías de la Información proporcionará mantenimiento y asesoría técnica permanente sobre los Sistemas Informáticos que se desarrollen para las áreas del IVE. El desarrollo de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionen las áreas de trabajo a través de entrevistas con el personal usuario, además de considerar los documentos tales como cuestionarios, cédulas, tarjetas y formatos. El área de trabajo solicitante será responsable de proporcionar la información para el desarrollo de Sistemas Informáticos, con apego al marco normativo que corresponda al proceso a desarrollar. 148

149 NORMAS El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departamento de TI como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos, iniciales de documentación, objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación: - El Formato TI-DSBD-DOC-MIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Minuta de Trabajo. - El Formato TI-DSBD-DOC-OBJ es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Objetivo del Sistema. - El Formato TI-DSBD-DOC-ALB es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Alcances y Beneficios. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Flujo de Procesos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DMP es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Descripción de Métodos y Procedimientos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DJM es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama Jerárquico de Módulos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIT es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Tablas. - El Formato TI-DSBD-DOC-DID es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diccionario de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-DIR es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Diagrama de Relaciones. - El Formato TI-DSBD-DOC-DFD es relativo a Tecnologías de la Información-Desarrollo del Sistema-Documentación-Diagrama de Flujo de Datos. - El Formato TI-DSBD-DOC-E/S es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos-Documentación-Entradas y Salidas del Sistema (Pantallas). El Formato TI-DSBD-MAN-USR es relativo a Tecnologías de la Información- Desarrollo de Sistemas y Bases de Datos -Manual del Usuario. 149

150 Departamento de Tecnologías de la Información AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION 1. Recibe del área del IVE, la solicitud para desarrollar un Sistema Informático que satisfaga sus necesidades en el manejo de la información. 2. Acude al área del IVE que solicita el Sistema Informático y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita llevar a cabo un análisis para el desarrollo del Sistema. 3. Completa el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en original y copia, establece compromisos y solicita al área del IVE la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para desarrollar el Sistema Informático. 4. Recaba firma del titular del área solicitante del IVE en el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos. 5. Entrega al área solicitante del IVE el formato TI-DSBD-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronológica permanente. 6. Recibe del área del IVE solicitante la Documentación adicional en original y la analiza para determinar las necesidades del área y obtener mayor información. 7. Completa, en su caso los formatos TI-DSBD-DOC-OBJ y TI-DSBD-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del desarrollo del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área del IVE. 8. Elabora diagrama de flujo de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático. 9. Determina la descripción de métodos y procedimientos en el formato TI-DSBD-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información que permita desarrollar el Sistema Informático. 10. Elabora el diagrama jerárquico de módulos en el formato TI-DSBD-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático desarrollado. 11. Elabora el diccionario de tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DIT en original, para integrar la base de datos del Sistema Informático. 12. Define el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato TI-DSBD-DOC-DID en original, para complementar las bases de datos. 13. Integra el diagrama de relaciones en el formato TI-DSBD-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en desarrollo. 14. Establece el diagrama de flujo de datos en el formato TI-DSBD-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de los datos del Sistema Informático en desarrollo. 15. Complementa el formato TI-DSBD-DOC-E/S en original y determina las pantallas, fuentes y productos del Sistema Informático en desarrollo. 16. Elabora en lenguaje de programación un Bosquejo del Sistema Informático y presenta al área solicitante del IVE el diseño conceptual, los objetivos, alcances, beneficios y restricciones del Sistema Informático diseñado. 150

151 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Se acepta el diseño del Sistema Informático? Departamento de Tecnologías de la Información 16A. En caso de no aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza ajustes en el diagrama de flujos de procesos en el formato TI-DSBD-DOC-DFP, en original con base en los requerimientos que presenta el área de trabajo. Continúa con la actividad número En caso de aceptar el diseño del Sistema Informático: Realiza el desarrollo y la programación del Sistema Informático en el lenguaje de programación más conveniente. 18. Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático desarrollado y verifica su correcto funcionamiento. Existen fallas en el Sistema? 18A. En caso de existir fallas en el Sistema: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número En caso de no existir fallas en el Sistema: Elabora el Manual del usuario en dos tantos en el formato TI-DSBD-MAN-USR, para facilitar la operación del sistema. 20. Presenta al área del IVE solicitante, el Sistema Informático desarrollado y entrega el Manual del usuario en un tanto y archiva cronológicamente en forma temporal un tanto del documento. 21. Archiva de manera cronológica permanente en expediente la documentación técnica del Sistema los formatos en original siguientes: 1. TI-DSBD-DOC-OBJ, en original. 2. TI-DSBD-DOC-ALB, en original. 3. TI-DSBD-DOC-DFP, en original. 4. TI-DSBD-DOC-DMP, en original. 5. TI-DSBD-DOC-DJM, en original. 6. TI-DSBD-DOC-DIT, en original. 7. TI-DSBD-DOC-DID, en original. 8. TI-DSBD-DOC-DIR, en original. 9. TI-DSBD-DOC-DFD, en original. 10. TI-DSBD-DOC-E/S, en original. 11. TI-DSBD-MAN-USR, en original. Fin del procedimiento. 151

152 Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas Departamento de Tecnologías de la Información INICIO COMPLETA DEFINE DICCIONARIO DE DATOS ÁREA DEL IVE RECIBE SOLICITUD ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA ÁREA SOLICITANTE DEL IVE TI-DSBD-DOC-OBJ 0 TI-DSBD-DOC-ALB 0 TI-DSBD-DOC-DID 0 ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES ÁREA SOLICITANTE DEL IVE COMPLETA Y SOLICITA DOCUMENTACIÓN ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DIR 0 TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE DEL IVE TI-DSBD-DOC-MIT 0-1 RECABA FIRMA TI-DSBD-DOC-MIT 2T TI-DSBD-DOC-MIT T ENTREGA T ÁREA SOLICITANTE DEL IVE C 1 TI-DSBD-DOC-DFP 0 DETERMINA DESCRIPCIÓN TI-DSBD-DOC-DMP 0 ELABORA DIAGRAMA TI-DSBD-DOC-DJM 0 ELABORA DIAGRAMA DE DATOS TI-DSBD-DOC-DFD 0 COMPLETA Y DETERMINA TI-DSBD-DOC-E/S 0 ÁREA SOLICITANTE DEL IVE RECIBE Y ANALIZA DOCUMENTACIÓ N ADICIONAL.0 ELABORA DICCIONARIO DE TABLAS TI-DSBD-DOC-DIT.0 ELABORA Y PRESENTA BOSQUEJO DE SISTEMA INFORMÁTICO ÁREA SOLICITANTE DEL IVE 1 152

153 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas Departamento de Tecnologías de la Información 1 SE ACEPTA EL DISEÑO DEL SISTEMA? SI NO REALIZA AJUSTES TI-DSBD-DOC-DFP 0 PRESENTA Y ENTREGA SISTEMA INFORMÁTICO MANUAL DEL USUARIO T ARCHIVA TI-DSBD-DOC-OBJ 0 REALIZA DESARROLLO Y PROGRAMACIÓN 1 T TI-DSBD-DOC-ALB 0 2 SISTEMA INFORMÁTICO REALIZA PRUEBAS Y VERIFICA SISTEMA INFORMÁTICO C TI-DSBD-DOC-DFP 0 TI-DSBD-DOC-DMP 0 TI-DSBD-DOC-DJM 0 TI-DSBD-DOC-DIT 0 EXISTEN FALLAS EN EL SISTEMA? NO SI CORRIGE FALLAS SISTEMA INFORMÁTICO TI-DSBD-DOC-DID 0 TI-DSBD-DOC-DIR 0 ELABORA MANUAL DEL USUARIO 2T 2 TI-DSBD-DOC-DFD 0 TI-DSBD-DOC-E/S 0 TI-DSBD-MAN-USR TI-DSBD-MAN-USR 0 FIN C 153

154 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Procesamiento de Información en Base de Datos. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Integrar en una base de datos la información que generen las áreas del IVE como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros, para la emisión de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones. Eventual. NORMAS Las solicitudes para el procesamiento de información en base de datos que las áreas del IVE requieran, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologías de la Información. Las áreas del IVE que requieran del procesamiento de información en base de datos, deberán entregarla en los siguientes medios magnéticos y/o electrónicos: Disco Compacto (CD y/o DVD) o vía correo electrónico. La información recibida para ser procesada en base de datos, deberá encontrarse en el formato de los programas informáticos Excel, DBF, ASCII, MDB, etc. 154

155 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Procesamiento de Información en Bases de Datos Departamento de Tecnologías de la Información ÁREAS DEL IVE INICIO RECIBE SOLICITUD PROCESA Y VALIDA ES CORRECTO EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN? NO REALIZA CORRECCIONES AL SOFTWARE COMPLETA INFORMACIÓN SI INFORMACIÓN CONTROL DE ACTIVIDADES 0 1 GRABA E IMPRIME ÁREAS DEL IVE ÁREA SOLICITANTE DEL IVE RECABA FIRMA 1 CONTROL DE ACTIVIDADES 0 C ÁREAS DEL IVE ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA RECIBE ÁREAS DEL IVE BASE DE DATOS REPORTES E INFORMACIÓN T FIN INFORMACIÓN ENTREGA Y VERIFICA ÁREAS DEL IVE ANALIZA Y DETERMINA PROCESO BASE DE DATOS REPORTES E INFORMACIÓN T INFORMACIÓN DEFINE SOFTWARE 155

156 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Instalación de la Red Integral de Datos. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas del. Eventual. NORMAS Las áreas del IVE que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área o subdirección; asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas del IVE y deberá solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales. La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad. La instalación de los servicios a la red integral de datos procederá sólo si el modem-adsl/router/switch principal cuentan con líneas disponibles para su conexión. 157

157 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Recibe de las áreas del IVE una Tarjeta de solicitud u Oficio en original para instalar o añadirse a la red integral de datos. 2. Revisa la Tarjeta de solicitud u Oficio, la archiva de manera cronológica permanente y visita a las áreas del IVE que requieran el servicio de instalación de la red integral de datos. 3. Evalúa en las áreas del IVE, la viabilidad de la instalación de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicación y la trayectoria de los mismos. Es viable la ubicación para la instalación de la red integral de datos? 3A. En caso no ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Propone a las áreas del IVE una nueva ubicación para instalar los servicios de la red integral de datos. Continúa con la actividad número En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas del IVE. 5. La oficina de Redes y Soporte Técnico elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información. 6. La oficina de Redes y Soporte Técnico entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de Recursos Materiales para que realice la compra del material necesario y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. 7. Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las áreas del IVE. 8. Personal de la oficina de Redes y Soporte Técnico acude con el material a las áreas del IVE que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos. 9. Realiza pruebas a la red integral de datos instalada en las áreas del IVE, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento. Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos? 9A. En caso de existir fallas en la red integral de datos: Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos. 158

158 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Continúa con la actividad número En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el área ya cuenta con los servicios. 11. Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titular del área del IVE cuántos y cuáles servicios de la red integral de datos fueron dados de alta. 12. Personal de la oficina de Redes y Soporte Técnico recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información en la Tarjeta informativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden: - La original para las áreas del IVE que solicitan el servicio de instalación de la red integral de datos. - La primera copia para el Subdirector de Administración y Finanzas. - La segunda copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento. 159

159 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Instalación de la Red Integral de Datos Departamento de Tecnologías de la Información INICIO ENTREGA TARJETA INFORMATIVA 0 DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES ÁREAS DEL IVE RECIBE 1 C ELABORA TARJETA DE SOLICITUD 0 TARJETA INFORMATIVA 0-2 REVISA, REALIZA Y VISITA TARJETA DE SOLICITUD 0 ÁREAS DEL IVE C DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES RECIBE MATERIAL JEFE DEL DEPTO. DE TI RECABA FIRMA EVALÚA Y DETERMINA ÁREAS DEL IVE ACUDE E INSTALA RED INTEGRAL DE DATOS MATERIALES ÁREAS DEL IVE TARJETA INFORMATIVA 0 TARJETA DE SOLICITUD 1 ÁREAS DEL IVE SUB. DE ADMÓN. Y FINANZAS ES VIABLE LA INSTALACIÓN O AGREGACIÓN A LA RED? NO PROPONEN ALTERNATIVA ÁREAS DEL IVE REALIZA PRUEBAS BO DEL TRABAJO 2 C 1 SI DETERMINA SEGUIMIENTO DE TRAYECTORIA Y REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO 1 EXISTEN FALLAS EN LA RED? SI CORRIGE FALLAS FIN JEFE DEL DEPTO. DE TI ELABORA Y RECABA FIRMA 2 NO INSTALA E INFORMA ÁREAS DEL IVE 2 TARJETA INFORMATIVA 0-1 MATERIALES 160

160 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Diseño, Actualización y Mantenimiento del sitio Web. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Integrar un sitio Web funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas del. Eventual. NORMAS Las áreas del IVE que requieran del uso del sitio Web, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área o subdirección; asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades del Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información determinará los requerimientos de formato necesarios para actualizar los documentos del sitio Web del IVE. 161

161 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Recibe de las áreas del IVE, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnéticos la información para actualizar la página web. 2. Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de la solicitudes de las áreas. 3. Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar qué información recibe y cómo procesarla. Qué tipo de información recibe? 3A. En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías. 3A1. Digitaliza los gráficos o las fotografías y las graba en el formato correspondiente. 3A2. Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG o PNG. 3A3. Accede al Servidor del programa previa autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continúa con la actividad número En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas del IVE. 5. Procesa la información y selecciona el programa Acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red. 6. Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en el software correspondiente. 7. Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones de acuerdo al volumen de información procesada. 8. Accede al Servidor de la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web. Fin del procedimiento. 162

162 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Diseño, Actualización y Mantenimiento del sitio Web Departamento de Tecnologías de la Información INICIO QUÉ TIPO DE INF RECIBE? GRÁFICOS O FOTOS REVISA Y SELECCIONA SOFTWARE DOCUMENTOS ACUDE AL AREA Y VALIDA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA RED DEL IVE ÁREAS DEL IVE RECIBE OFICIO DE SOLICITUD 0 1 TEXTO REVISA Y DETERMINA PROGRAMA DOCUMENTOS INFORMACIÓN ES CORRECTO PARA PUBLICAR? NO REALIZA AJUSTES A LA INFORMACIÓN DOCUMENTOS INFORMACIÓN INFORMACIÓN DIGITALIZA Y GRABA SI EDITA PÁGINA Y REALIZA HIPERVÍNCULOS 2 ASIGNA FORMATO COMPLETA CONTROL DE ACTIVIDADES 0 2 PROCESA Y SELECCIONA PROGRAMA REALIZA DISEÑO ACCESA A PROGRAMA E INSERTA ÁREAS DEL IVE RECABA FIRMA CONTROL DE ACTIVIDADES 0 ANALIZA INFORMACIÓN DOCUMENTOS RELIZA HIPERVÍNCULOS Y ASIGNA EXTENSIONES 1 OFICIO DE SOLICITUDTA DE SOLICITUD 0 BOSQUEJO DEL DOCUMENTOS INFORMACIÓN ACCESA Y ALOJA ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES INFORMACIÓN SERVIDOR SEFIPLAN C FIN 163

163 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Que el equipo de cómputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional óptimo, a fin de que las áreas del IVE puedan procesar con oportunidad la información que manejan. Periódica. NORMAS El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo, se elaborará con base en el inventario de equipo de cómputo con el que cuenten las áreas del IVE. Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cómputo, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito en el Departamento de Tecnologías de la Información. El mantenimiento preventivo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Tecnologías de la Información para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas del IVE en el transcurso de un día hábil. El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Tecnologías de la Información solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio. 164

164 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original y verifica las áreas de la Contraloría General a las que les corresponde el mantenimiento. 2. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos. 3. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información en la Tarjeta informativa original y copia y entrega el original al área del IVE programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original. Pasa el tiempo. 4. Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas del IVE de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo y elabora Pase de salida en original y dos copias. 5. Recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias. 6. Acude a las áreas del IVE retira la instalación del equipo de cómputo programado para mantenimiento. 7. Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia al Departamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. 8. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo. 9. Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo? 9A. En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Informa verbalmente a las áreas del IVE que procederá el mantenimiento correctivo. Fin. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo. 10. En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cómputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que corresponda. 165

165 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION 11. Traslada el equipo de cómputo a las áreas de IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. 12. Entrega el equipo de cómputo en las áreas del IVE y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. Fin del procedimiento. 166

166 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo Departamento de Tecnologías de la Información INICIO VERIFICA MANTENIMIENTO PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0 ELABORA C JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. RECABA FIRMA PASE DE SALIDA 0-2 ACUDE Y RETIRA INSTALACIÓN EQ. DE CÓMPUTO JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. 1 EXISTEN FALLAS EN EL EQUIPO (PC)? NO ELABORA Y RECABA FIRMA PASE DE SALIDA 0-2 SI INFORMA EQ. DE CÓMPUTO FIN CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO ÁREAS DEL IVE VERBALMENTE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TI TARJETA INFORMATIVA 0-1 RECABA FIRMA Y ENTREGA TARJETA INFORMATIVA 0 1 ÁREA DEL IVE ENTREGA PASE DE SALIDA 0 1 REALIZA MANTTO. PREVENTIVO 2 C ÁREAS DEL IVE DEPTO. DE REC. MATERIALES TRASLADA Y ENTREGA EQ. DE CÓMPUTO PASE DE SALIDA 0 SOLICITUD 1 BOSQUEJO DEL 2 GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE REC. MATERIALES PROG. ANUAL DE MANTTO. PREV DE PC`S 0 EQ. DE CÓMPUTO C C VERIFICA FUNCIONAMIENTO ENTREGA INSTALA E INFORMA INFORMA Y ELABORA ÁREAS DEL IVE VÍA TELEFÓNICA EQ. DE CÓMPUTO EQ. DE CÓMPUTO ÁREAS DEL IVE PASE DE SALIDA 0-2 FIN 167

167 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo. PROCEDIMIENTO Objetivo: Frecuencia: Que el equipo de cómputo con el que cuentan las diversas áreas del IVE se encuentre en óptimas condiciones, a fin de que la información que manejan pueda ser procesada oportunamente. Eventual. NORMAS Los servicios de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo, deberán anotarse en el formato de Control de actividades. El mantenimiento correctivo se llevará a cabo a los equipos de cómputo siempre y cuando se cuente con el material necesario para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Tecnologías de la Información para su mantenimiento correctivo, será devuelto a las áreas del IVE en tiempo y forma dependiendo de la falla existente. 168

168 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de la compra de refacciones. Requiere de refacciones? 1A. En caso de no requerir refacciones: Corrige las fallas al equipo de cómputo para que sea entregado en las áreas del IVE. Continúa con la actividad número En caso de requerir refacciones: Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales la compra de refacciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información. 3. Entrega al Departamento de Recursos Materiales la Tarjeta informativa original y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. 4. Recibe del Departamento de Recursos Materiales las refacciones solicitadas para el equipo que requiere de mantenimiento correctivo y efectúa la reparación que permita su funcionamiento adecuado. 5. Elabora Pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipo de cómputo y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que correspondan. 6. Traslada el equipo de cómputo a las áreas del IVE y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. 7. Entrega el equipo de cómputo en las áreas del IVE, lo instala e informa a los usuarios del mantenimiento realizado. Fin del procedimiento. 169

169 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo Departamento de Tecnologías de la Información INICIO DEPTO. DE REC. MATERIALES INFORMA DETERMINA EQ. DE CÓMPUTO REQUIERE DE REFACCIONES? COMPRA DE REFACCIONES NO CORRIGE FALLAS JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. 1 EQ. DE CÓMPUTO ELABORA Y RECABA FIRMA PASE DE SALIDA 0-2 SI EQ. DE CÓMPUTO TRASLADA Y ENTREGA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TI ELABORA Y RECABA FIRMA 1 EQ. DE CÓMPUTO TARJETA INFORMATIVA 0-1 PASE DE SALIDA 0 SOLICITUD 1 GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE REC. MATERIALES INFORMA Y ELABORA BOSQUEJO DEL 2 TARJETA INFORMATIVA 0 1 DEPTO. DE REC. MATERIALES ENTREGA INSTALA E INFORMA C C EQ. DE CÓMPUTO ÁREAS DEL IVE USUARIOS FIN 170

170 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: PROCEDIMIENTO Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información). Atender las necesidades de los usuarios de equipo cómputo, de las diversas áreas del IVE que puedan presentarse, debido a la forma de operación de los Sistemas de Información. Eventual. NORMAS Las áreas del IVE (Oficinas Centrales) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de información deberán hacerlo por escrito. El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se registrará en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del Sistema de Información a las diversas áreas del IVE. 171

171 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Recibe por escrito de las distintas áreas del IVE, la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o mal funcionamiento de los mismos. 2. Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato de Control de Actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente. 3. Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información. Cuál es la causa de la solicitud de asesoría? 3A. En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación del usuario: Explica a las áreas del IVE la adecuada operación del Sistema de Información, personalmente o vía telefónica. Fin. 4. En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento del Sistema de Información: Determina la causa del mal funcionamiento. Cuál es la causa del mal funcionamiento? 4A. En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómputo: Explica a las áreas del IVE personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo. Fin. 5. En caso de que se deba a una falla de programación: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes. 6. Notifica vía telefónica a las áreas del IVE que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado para su uso. Fin del procedimiento. 172

172 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información) Departamento de Tecnologías de la Información ÁREAS DEL IVE INICIO RECIBE SOLICITUD DE ASESORÍA POR ESCRITO O PERSONALEMENTE FALLA DE PROGRAMACIÓN CUÁL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE ASESORÍA? CONFIG. DEL EQUIPO DE CÓMPUTO EXPLICA PROCESO PARA LA CONFIGURACIÓN ÓPTIMA EQ. DE CÓMPUTO ÁREAS DEL IVE PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA REGISTRA CONTROL DE ACTIVIDADES 0 C REALIZA CORRECCIONES Y FORMULA PRUEBAS FIN ATIENDE SOLICITUD Y ANALIZA SISTEMA DE INFORMACIÓN NOTIFICA MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN ÁREAS DEL IVE PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA CUÁL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD DE ASESORÍA? ERROR POR OPERACIÓN DEL USUARIO EXPLICA OPERACIÓN ÁREAS DEL IVE FIN MAL FUNCIONAMIENTO SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA DETERMINA CAUSA FIN SISTEMA DE INFORMACIÓN 173

173 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre: Objetivo: Frecuencia: PROCEDIMIENTO Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico). Solucionar los problemas en cuanto a Soporte Técnico del equipo de cómputo se refiere, de las distintas áreas del IVE. Eventual. NORMAS Las áreas del IVE deberán solicitar la asesoría relativa al soporte técnico de equipo de cómputo por escrito o personalmente al personal del Departamento de Tecnologías de la Información. El servicio de asesoría de soporte técnico se registrará en el formato Control de actividades en el Departamento de Tecnologías de la Información. El Departamento de Tecnologías de la Información podrá brindar asesoría técnica (vía telefónica) al personal de las distintas áreas del IVE sobre el equipo de cómputo. El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Tecnologías de la Información solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio. 174

174 AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION Departamento de Tecnologías de la Información 1. Recibe por escrito o vía telefónica de las distintas áreas del IVE, la solicitud de asesoría técnica para la operación del sistema o equipo de cómputo. 2. Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. Es necesario revisar físicamente el equipo? 2A. En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo. 2A1. Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin. 3. En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área del IVE y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. Requiere traslado físico del equipo de cómputo? 3A. En caso de no requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo. 3A1. Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin. 4. En caso de requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cómputo en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y del responsable de trasladar el equipo. 5. Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Tecnologías de la Información para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo. 175

175 INSTITUTO VERACRUZANO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Nombre del Procedimiento: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico) Departamento de Tecnologías de la Información INICIO ÁREAS DEL IVE RECIBE SOLICITUD DE ASESORÍA TÉCNICA POR ESCRITO O VÍA TELEFÓNICA TRASLADA Y ENTREGA EQ. DE CÓMPUTO ATIENDE SOLICITUD Y EVALÚA PASE DE SALIDA 0 PASE DE SALIDA 1 GUARDIA DE SEGURIDAD DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES PASE DE SALIDA 2 C ES NECESARIO REVISAR FISICAMENTE EL EQUIPO? NO EXPLICA CORRECCIÓN USUARIO PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA FIN SI ACUDE AL ÁREA Y VERIFICA COMPRUEBA FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN USUARIO PERSONALEMENTE O VÍA TELEFÓNICA CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO EQ. DE CÓMPUTO FIN EXPLICA CORRECCIÓN USUARIO JEFE DEL DEPTO. DE TI RESP. DE TRASLADO DE EQ. REQUIERE TRASLADO FÍSICO EL EQUIPO? SI ELABORA Y RECABA FIRMA NO EQ. DE CÓMPUTO COMP. FUNCIONAMIENTO EQ. DE CÓMPUTO USUARIO PASE DE SALIDA 0-2 FIN 176

176 ANEXOS 177

177 Formato Servicio Preventivo de Equipo de Cómputo 178

178 179

179 Formato Servicio Correctivo de Equipo de Cómputo 180

180 181

181 Formato Servicio Externo de Equipo de Cómputo 182

182 183