GUIA DEL PROCESO DE CIERRE 2007 Y ESPECIAL APERTURA 2008 CON ESPECIAL MENCION AL PROGRAMA DE ADAPTACION DE EUROWIN AL NUEVO PLAN GENERAL CONTABLE

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1 GUIA DEL PROCESO DE CIERRE 2007 Y ESPECIAL APERTURA 2008 CON ESPECIAL MENCION AL PROGRAMA DE ADAPTACION DE EUROWIN AL NUEVO PLAN GENERAL CONTABLE Jornadas de Formación EUROWIN SOFT Noviembre / Diciembre

2 PROGRAMA DE ADAPTACIÓN DE EUROWIN A LAS NUEVAS NORMAS CONTABLES: PASOS A SEGUIR PASOS A SEGUIR EN EL CAMBIO DE EJERCICIO : 1.- INSTALACION del PROGRAMA de ADAPTACION DE EUROWIN a la nueva normativa contable. 2.- ASISTENTE DE EQUIVALENCIAS. Preparación y Revisión por parte de los contables de las empresas. 3.- APERTURA de la gestión del ejercicio Proceso de CONVERSION DE CUENTAS, a partir de las equivalencias generadas. 5.- CIERRE CONTABLE del ejercicio Proceso de TRASPASO DE SALDOS del ejercicio 2007 al 2008, con el asiento de apertura Deshacer el asiento de apertura cuando se precise y volver a realizar el traspaso de saldos, según convenga. Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CONTABLES de EUROWIN 2

3 PRIMER PASO: INSTALACION DEL PROGRAMA DE ADAPTACION.- PASO Nº 1 INSTALACION del PROGRAMA de ADAPTACION a NPGC: Implica: * El programa de adaptación queda instalado como un módulo más:.. Aparece en Euroserv / MODULOS la carpeta EWNICS. * Aparece en Euroterm la carpeta EWNICS con el ejecutable ewnics.exe. * Control de usuarios en la entrada de este programa. * 3 opciones del programa: 1.- Asistente de Cuentas (Plan General o Plan Pymes) 2.- Proceso de Cambio 3.- Apertura contable 2008 * Modificación de algunas opciones de programa del ejercicio 2007: Notas para la memoria en asientos Cuándo? Principios de Diciembre. Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CONTABLES de EUROWIN CONSIDERACIONES GENERALES Ésta es una herramienta que pretende simplificar el proceso de adaptación al NPGC, pero no sustituye la labor a realizar por los responsables contables de las empresas puesto que no existe una correspondencia biunívoca entre las cuentas del antiguo plan y las cuentas del nuevo plan. Por otro lado, en el nuevo plan, existen cuentas que mantienen su numeración y contenido, cuentas que cambian de numeración pero que mantienen su contenido, cuentas que cambian de numeración y contenido y nuevos grupos contables, por todos estos cambios, será necesario realizar ajustes, reclasificaciones y revalorizaciones que no se pueden automatizar y que requerirán la intervención del personal contable de la empresa. INSTALACION: El usuario de Eurowin dispondrá del programa de adaptación y que deberá instalar de la siguiente forma: Instalar.exe Al ejecutar el botón Instalar.exe el programa mostrará las pantallas siguientes: 3

4 Seleccionamos el botón SIGUIENTE para pasar a la pantalla de aceptación de la licencia: Una vez aceptada la licencia, el programa muestra otra pantalla donde se deberá indicar la ruta del servidor de Eurowin: 4

5 Clicaremos en Siguiente para pasar a la pantalla donde se solicita el número de licencia con el código de instalación, facilitado por Eurowin, y clicando el botón Internet el programa accederá a autentificarse con un número de autorización facilitado desde la web de licencias de Eurowin. Si algún usuario no dispone de Internet, deberá solicitar la clave de autorización llamando a Eurowin, al teléfono

6 Si la licencia es correcta, al pulsar el botón SIGUIENTE nos mostrará una pantalla donde podremos EMPEZAR la instalación. Una vez el programa de adaptación esté instalado, cada terminal que entre al programa Eurowin detectará que ha habido cambios y que se debe ejecutar el programa new. 6

7 Para comprobar que el programa ha sido instalado correctamente, vaya al apartado de Asientos Contabilidad y compruebe que dispone de nuevas opciones tales como Notas para la memoria, Mantenimiento de notas y Listado de notas. 7

8 SEGUNDO PASO: ASISTENTE DE CUENTAS.- PASO Nº 2 ASISTENTE DE EQUIVALENCIAS. Implica: * Mostrar los niveles y cuentas actuales creados en el ejercicio 2007, con una propuesta de cuentas para el * Revisión por parte de los contables de las empresas de estas cuentas propuestas y validación de las mismas. * Posibilidad de guardar varias propuestas de cuentas. * Posibilidad de impresión. Cuándo? Durante el mes de Diciembre. Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CO NTABLES de EUROWIN ASISTENTE DE EQUIVALENCIAS Y CAMBIO Para que sirve? Esta opción permitirá preparar equivalencias entre cuentas de plan antiguo a plan nuevo. EUROWIN ha preparado una propuesta de equivalencias que deberá ser revisada y completada por el personal contable de la empresa. Esta propuesta no afectará al plan contable en el ejercicio 2007 ni en el ejercicio 2008 hasta que ser realice el Proceso de cambio. Cuándo puedo realizarlo? Estas plantillas se pueden ir preparando durante el ejercicio Hasta que no se realice el Proceso de cambio no afectará a la contabilidad, puesto que solamente se trata de la plantilla de preparación del cambio. Tiene algún requisito? Esta opción no necesita haber realizado ninguna acción previa para su utilización. 8

9 Para poder empezar a trabajar con el asistente, lo primero que se deberá seleccionar es el Plan Contable del cual se querrá obtener el cuadro de cuentas. La pantalla que se mostrará al entrar en el asistente de cuentas es la que sigue: Seleccione el Plan General del cual quiere obtener el cuadro de cuentas. O Plan General de Contabilidad O Plan General de Contabilidad de PYMES / MICROEMPRESAS Si se precisa ayuda para decidir cuál es el plan contable que deben aplicar las empresas se puede consultar el BOTON: Qué plan general puedo aplicar? La información que se explica en este botón es la siguiente: De forma resumida, diríamos que las empresas podrán optar a aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES / MICROEMPRESAS, cuando dos ejercicios consecutivos reúnan, al menos dos de las circunstancias siguientes: PGC PYMES PARTIDAS DE ACTIVO < IMPORTE NETO CIFRA NEGOCIOS < NÚMERO MEDIO DE TRABAJADORES < 50 Por otro lado, en ningún caso podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de PYMES, las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias: a) Que tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea. 9

10 b) Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas. c) Que su moneda funcional sea distinta del euro. d) Que se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable. Para más detalle, consultar los Artículos 2, 3 y 4 del PROYECTO de Real Decreto XXX / 2007, de X de X de 2007, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de PYMES y los criterios contables específicos para MICROEMPRESAS. Artículo 2. Ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. 1. Podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de PYMES todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros. c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta. Las empresas perderán la facultad de aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. En el ejercicio social de su constitución o transformación, las empresas podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de PYMES si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en este apartado. Si la empresa formase parte de un grupo de empresas en los términos descritos en la norma de elaboración de las cuentas anuales 11ª Empresas de grupo, multigrupo y asociadas contenida en la tercera parte del Plan General de Contabilidad de PYMES, para la cuantificación de los importes se tendrá en cuenta la suma del activo, del importe neto de la cifra de negocios y del número medio de trabajadores del conjunto de las entidades que conformen el grupo. Las magnitudes contables a las que se refiere este apartado serán las que se deriven de las normas contables que hayan resultado de aplicación en el último ejercicio y en ausencia de éste, las del Plan General de Contabilidad de PYMES. 2. En ningún caso podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de PYMES, las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias: a) Que tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea. b) Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas. c) Que su moneda funcional sea distinta del euro. d) Que se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable. 3. La opción que una empresa, incluida en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad de PYMES, ejerza de seguir este Plan o el Plan General de Contabilidad, deberá mantenerse de forma continuada, como mínimo, durante tres ejercicios. 10

11 Artículo 3. Aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. 1. La empresa que, cumpliendo los requisitos exigidos en el artículo anterior, opte por la aplicación del Plan General de Contabilidad de PYMES, deberá aplicarlo de forma completa. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, no tendrán carácter vinculante los movimientos contables incluidos en la quinta parte y los aspectos relativos a la numeración y denominación de cuentas incluidos en la cuarta parte, salvo en aquellos aspectos que contengan criterios de registro o valoración. 2. Cuando una empresa que aplique el Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación cuyo tratamiento contable no esté contemplado en dicho texto habrá de remitirse a las correspondientes normas y apartados contenidos en el Plan General de Contabilidad con la excepción de los relativos a activos no corrientes y grupos enajenables de elementos mantenidos para la venta que en ningún caso serán aplicables. Artículo 4. Criterios específicos aplicables por microempresas 1. Los criterios señalados en los apartados siguientes de este artículo, podrán ser aplicados por todas las empresas que habiendo optado por aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias: a) Que el total de las partidas del activo no supere el millón de euros. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los dos millones de euros. c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a diez. Las empresas perderán la facultad de aplicar los criterios específicos contenidos en el presente artículo si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. En el ejercicio social de su constitución, o transformación las empresas podrán aplicar los criterios específicos contenidos en el presente artículo si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en este apartado. Si la empresa formase parte de un grupo de empresas en los términos descritos en la norma de elaboración de las cuentas anuales 11ª Empresas de grupo, multigrupo y asociadas contenida en la tercera parte del Plan General de Contabilidad de PYMES, para la cuantificación de los importes se tendrá en cuenta la suma del activo, del importe neto de la cifra de negocios y del número medio de trabajadores del conjunto de las entidades que conformen el grupo. Las magnitudes contables a las que se refiere este apartado serán las que se deriven de las normas contables que hayan resultado de aplicación en el último ejercicio y en ausencia de éste, las del Plan General de Contabilidad de PYMES incluyendo los criterios específicos para microempresas. A estos exclusivos efectos, cuando proceda considerar los criterios específicos para microempresas, el total activo deberá incrementarse en el importe de los compromisos financieros pendientes derivados de los acuerdos descritos en la norma primera del apartado 3 de este artículo. 2. La opción que una microempresa ejerza de aplicar o no los criterios específicos contenidos en el apartado 3 siguiente, deberá mantenerse de forma continuada, como mínimo, durante tres ejercicios. 11

12 3. Las empresas que opten por los criterios específicos de las microempresas, habrán de hacerlo de forma conjunta, debiendo seguir las siguientes normas, respecto a las operaciones descritas a continuación: 1.ª Acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar: En la calificación de un acuerdo de arrendamiento como financiero, se estará a lo dispuesto en la norma de registro y valoración correspondiente incluida en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de PYMES. Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que no tengan por objeto: terrenos, solares u otros activos no amortizables, contabilizarán las cuotas devengadas en el ejercicio como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En su caso, en el momento de ejercer la opción de compra, se registrará el activo por el precio de adquisición de dicha opción. En la memoria de las cuentas anuales, en el apartado 5. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias, deberá indicarse el valor razonable o valor al contado del activo calculado al inicio del arrendamiento y su vida útil estimada, las cuotas abonadas, la deuda pendiente de pago y el importe por el que se pudiese ejercer la opción de compra, si la hubiere. La información acerca de las cuotas deberá suministrarse diferenciando la parte que corresponda a la recuperación del coste del bien y la carga financiera. A tal efecto, para cada acuerdo de arrendamiento financiero deberá cumplimentarse la siguiente información: Año Cuota del acuerdo de arrendamiento Recuperación del coste Compromisos pendientes Carga financiera 1... n Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que tengan por objeto: terrenos, solares u otros activos no amortizables, aplicarán los criterios de registro y valoración relativos a los arrendamientos financieros y otras operaciones de naturaleza similar contenidos en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de PYMES. 2.ª Impuesto sobre beneficios: El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades relativas al ejercicio. A tal efecto, al cierre del ejercicio, el gasto contabilizado por los importes a cuenta ya pagados, deberá aumentarse o disminuirse en la cuantía que proceda, registrando la correspondiente deuda o crédito frente a la Hacienda Pública. En la memoria de las cuentas anuales, en el apartado 9. Situación fiscal, deberá indicarse la siguiente información: a) Diferencias entre la base imponible del impuesto y el resultado contable antes de impuestos motivadas por la distinta calificación de los ingresos, gastos, activos y pasivos. b) Bases imponibles negativas pendientes de compensar fiscalmente, plazos y condiciones. 12

13 c) Incentivos fiscales aplicados en el ejercicio y los pendientes de deducir, así como los compromisos adquiridos en relación con estos incentivos, y d) Cualquier otra circunstancia de carácter sustantivo en relación con la situación fiscal. A los empresarios individuales, al no estar sujetos al impuesto sobre sociedades, les será de aplicación lo dispuesto en la norma de registro y valoración relativa al impuesto sobre beneficios contenida en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de PYMES. 4. Las cuentas a utilizar para el registro contable de las operaciones descritas en el apartado 3 anterior serán las siguientes: La cuenta 621. "Arrendamientos y cánones" prevista en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad de PYMES, se desagregará en las siguientes cuentas de cuatro cifras: 6210."Arrendamientos y cánones" 6211."Arrendamientos financieros y otros" El movimiento de la cuenta 6211 es el siguiente: Se cargará: Por el importe devengado por las cuotas del arrendamiento financiero y otros similares, con abono, normalmente, a cuentas del subgrupo 57. Se abonará: Con cargo a la cuenta 129. La cuenta "Impuesto corriente" prevista en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad de PYMES. 5. Las empresas que apliquen los criterios específicos contenidos en el apartado 3 de este artículo incluirán en el apartado 2.1.a) de la memoria una mención expresa de la aplicación de estos criterios. NOTA: SEGÚN EL BORRADOR DEL PGC DE PYMES: 9ª Cifra anual de negocios El importe neto de la cifra anual de negocios se determinará deduciendo del importe de las ventas de los productos y de las prestaciones de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, el importe de cualquier descuento (bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas) y el del impuesto sobre el valor añadido y otros impuestos directamente relacionados con las mismas, que deban ser objeto de repercusión 10ª Número medio de trabajadores Para la determinación del número medio de trabajadores se considerarán todas aquellas personas que tengan o hayan tenido alguna relación laboral con la empresa durante el ejercicio, promediadas según el tiempo durante el cual hayan prestado sus servicios. 13

14 Una vez decido qué Plan Contable es el que se va a aplicar, el programa propone por defecto el nombre del documento que se generará a partir de la fecha y del Plan escogido. El usuario podrá modificar el nombre del archivo. Al pulsar aceptar el programa cargará en la pantalla los niveles y cuentas del ejercicio 2007 y sugerirá una cuenta equivalente a la antigua para el nuevo plan general y teniendo en cuenta el tipo de plan escogido. El usuario deberá indicar en el apartado de cuenta definitiva la que considere correcta para sustituir la cuenta antigua o bien corregir la descripción, tanto la cuenta como la descripción podrán coincidir o no con la propuesta. Los botones de los diferentes niveles permitirán filtrar según los niveles que se quieran visualizar en cada momento... BOTÓN NIVEL 1: Agrupará la información a partir del primer dígito de cuentas, que corresponde con los títulos de los diferentes grupos contables... BOTÓN NIVEL 2: Mostrará las cuentas a niveles 1 y 2... BOTÓN NIVEL 3: En este caso se verán los datos a los niveles 1,2 y 3... BOTÓN NIVEL 4: Mostrará todos los niveles del 1 al 4... El botón CUENTAS, va permitir visualizar aquellas cuentas creadas por el propio usuario según sus necesidades así como las equivalentes propuestas por el programa. 14

15 Desde cualquiera de estas opciones, situándose encima de la cuenta y realizando un doble clic va a desglosar a un nivel más o unos va a agrupar un nivel menos dependiendo del nivel en el que se esté situado. Se podrán guardar los documentos de varias formas:.. Des del BOTÓN GUARDAR, lo que hará es guardar el documento que se esté editando en esos momentos... Des del BOTÓN GUARDAR COMO, esta opción guardará en un documento nuevo, con otro nombre, los cambios realizados en el documento sobre el que se encuentre. De esta forma se podrán mantener diferentes versiones de los documentos que se van modificando y recuperar alguna versión anterior en el momento en que sea necesario. Si necesitamos crear una versión nueva de documento a partir de la plantilla original, disponemos del botón éste nos preguntará a partir de que Plan General deseamos generar el nuevo documento. Para seleccionar la plantilla a mostrar, disponemos de la pestaña Documento. Si se desea eliminar alguna de las plantillas creadas, el usuario dispondrá del botón. En el caso que se quiera visualizar toda la información en la misma pantalla sin necesidad de utilizar las barras de desplazamiento o bien aumentar el tamaño de los textos, se podrá disminuir o aumentar el tamaño de la fuente utilizada mediante la opción Fuente. El ancho de los campos se ajustará al tamaño de la fuente de forma automática aunque el usuario podrá realizar los ajustes convenientes en las columnas. Dentro de las cuentas y niveles mostrados se podrán diferenciar dos partes diferenciadas, los datos del plan contable creado en la empresa y las cuentas y niveles por los que serán sustituidos en el nuevo plan contable. El contenido de cada columna es el siguiente:.. Cuenta 2007: Muestra las cuentas y niveles creados en la instalación del usuario de EUROWIN. Estas cuentas no se podrán modificar puesto que se obtienen del plan general de la empresa... Nombre: Mostrará la descripción de la cuenta en la instalación del usuario... Propuesta 2008: Corresponderá a la cuenta propuesta por EUROWIN para sustituir la cuenta del antiguo plan general. Esta cuenta simplemente se trata de una propuesta que el usuario deberá validar puesto que no existe una relación una a una en las cuentas y la cuenta sustitutiva dependerá de las circunstancias de cada empresa. Si la cuenta propuesta aparece vacía puede significar o bien que la cuenta del 2007 desaparece en el ejercicio 2008 o bien que la cuenta 2007 es una cuenta de uso exclusivo de la empresa y no se conoce su equivalencia de antemano... Definitiva: El usuario indicará en esta casilla la cuenta que, definitivamente, sustituirá a la del 2007 en el ejercicio 2008 (plan antiguo a plan nuevo)... Nombre: Si en cuenta definitiva no existe ningún valor, corresponderá a la descripción de la cuenta propuesta, mientras que si en cuenta definitiva existe algún valor, el nombre corresponde al de la cuenta definitiva. El usuario podrá modificar esta descripción según le convenga... Cta. Situación: En este campo se deberá indicar la cuenta de situación asociada al nivel 4 que designará en que apartado del balance de situación de EUROWIN debe aparecer. El usuario podrá consultar mediante F4 o botón de búsqueda las cuentas de situación propuestas por el nuevo plan general y crear de nuevas si se desea. En la creación se podrá indicar el código, nombre, si se trata de una cuenta de activo o pasivo y el orden que deberá ocupar dentro del balance. 15

16 .. Validado: Esta marca significará que el registro está validado por el usuario y que éste lo considera correcto. Al indicar manualmente una cuenta definitiva, la marca de validado se rellena de forma automática mientras que si se marca como validado un registro que no tiene cuenta definitiva copiará como cuenta definitiva la propuesta por EUROWIN. En el caso que la cuenta propuesta esté vacía y se valide el registro, se entenderá que la cuenta desparece en el ejercicio Hay que remarcar que aunque las cuentas que se marquen como no existentes en el 2008 no se crearán en la contabilidad del 2008, pueden tener saldo en el 2007 ya que antes de que desaparezcan este saldo se podrá redistribuir entre la cuenta o cuentas que corresponda en el proceso de generación del asiento de apertura. Al validar las cuentas a nivel 4, el programa entenderá que la validación sirve también para las subcuentas (a nivel 8, 10 ) asociadas a cada nivel 4, por lo que al dar como equivalente una cuenta en el nivel 4, automáticamente sustituirá también los 4 primeros dígitos de las subcuentas del nivel manteniendo la terminación y la descripción de la subcuenta original. Existe un botón de observaciones asociado a cada registro donde se podrán realizar anotaciones y consultarlas posteriormente. Para facilitar la introducción de cuentas y simplificar la información de la pantalla, existen varias opciones:.. Validar: Permite rellenar de forma masiva con la cuenta propuesta 2008 las cuenta definitivas que no tengan valor asignado y las marca de forma automática como validadas... Check Validadas Sin validar Todas: Permite filtrar las cuentas que se visualizan en función de si tienen o no la marca de validadas... Check Sin propuesta Con propuesta Todas: Filtrará aquellos registros que no tengan cuenta propuesta. Ambos filtros se pueden combinar para poder revisar el estado de la información de una forma ágil... Buscar: Permite localizar registros ya sea por cuenta antigua, propuesta o definitiva o por descripción pudiendo seleccionar la columna sobre la cual se desea buscar... El botón imprimir permitirá imprimir en papel la los datos con la posibilidad de aplicar filtros antes de la impresión y escoger la información que se desea. 16

17 LEYENDA DE COLORES DE LA PANTALLA: El grid de la pantalla aparece con diferentes colores en función del estado de las líneas. Para ello existe el botón de ayuda que identifica cada uno de los colores... BLANCO: Líneas sin ninguna incidencia, es decir, la cuenta del 2007 ya tiene su correspondencia para el 2008, con todos los datos que se precisan (validación, cuenta de situación para el nivel 4, etc.)... ROSA: Línea donde la cuenta del 2007 no tiene cuenta propuesta para el Existen diferentes casos: 17

18 . Que falte indicar la cuenta propuesta, porque es una cuenta especial de esta empresa.. Que se deba validar sin cuenta propuesta por tratarse de cuentas que desaparecen en el 2008 y sí existían en el AMARILLO: Líneas donde la misma cuenta definitiva para el 2008 está en más de una cuenta del 2007, es decir, hay varias cuentas del 2007 que se juntan en una sola cuenta del VERDE: Líneas donde la cuenta definitiva es diferente a la propuesta por la plantilla inicial... GRIS: Líneas que contienen niveles inferiores con algún nivel o cuenta sin validar... NOMBRE DE LA CUENTA DEFINITIVA EN AZUL: Líneas donde se han modificado las definiciones de las nuevas cuentas propuestas a partir del nuevo plan general contable. Esta leyenda recoge la casuística que se puede recoger entre las equivalencias de cuentas del 2007 al 2008 a nivel contable:.. Cuentas que existen en 2007 y en 2008 desaparecen => Se deberán validar sin cuenta equivalente. Sus saldos se traspasarán a las cuentas que se indiquen en la otra opción de programa llamada Proceso de Apertura... Cuentas del 2007 que en el 2008 pueden tener más de un equivalente, a efectos de reparto de su saldo. La equivalencia se deberá dejar a una cuenta, aunque el programa en algunas de ellas avisará en el momento de ajuste de los saldos conforme se puede repartir el saldo en más de una cuenta del Cuentas del 2007 cuya cuenta para el 2008 es una determinada y para el ajuste de su saldo es otra diferente... Cuentas que aparecen nuevas en el Varias cuentas del 2007 se pueden agrupar en una sola del 2008 => El programa lo permite y marca las líneas en color amarillo. 18

19 TERCER PASO: CREACION DEL EJERCICIO PASO Nº 3 APERTURA de la gestión del ejercicio 2008 Siguiendo el procedimiento de cada año: * Apertura de las tablas para el * Traspaso de documentos del 2007 hacia la gestión del 2008, para finalizar el circuito en A tener en cuenta: * El Cuadro de Cuentas se abrirá con las cuentas del * Mostrará los nuevos formatos de las Cuentas Anuales existentes. * Añadirá los dos nuevos informes de Cuentas Anuales. * Mostrará algunos asientos predefinidos en el * Dejará inactiva la opción de Asiento de Apertura del 2008, desde dentro del programa. Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CONTABLES de EUROWIN 19

20 El proceso de creación de la base de datos para el nuevo ejercicio y traspaso de la información se actualiza automáticamente conectando a un servidor de FTP y descargando los archivos necesarios. Para empezar ejecutaremos el programa Nuevoej.exe desde el terminal de Eurowin. Si disponemos de un terminal de Eurowin con conexión a Internet, se realizará la actualización automática de los ficheros que intervienen en el proceso. Si no disponemos de conexión a Internet, para actualizar el proceso de apertura deberemos ponernos en contacto con nuestro proveedor de Eurowin. Se deberá realizar la actualización del programa con la última revisión. En este segundo caso aparecerá el aviso siguiente "No se ha detectado ninguna conexión a internet activa para efectuar la actualización del cambio de ejercicio. Si desea iniciar ahora el cambio de ejercicio, presione aceptar. Si desea configurar una conexión a internet y volver a intentar la actualización, presione cancelar y vuelva a ejecutar el programa." y se podrá realizar la apertura con el procedimiento antiguo que se encuentre en el servidor de Eurowin. Trabajo con Multiempresa Cuando trabajamos con multiempresa, la apertura del nuevo ejercicio se deberá realizar individualmente para cada grupo. Para crear el nuevo ejercicio tenemos que seleccionar el grupo deseado con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Apertura de nuevo ejercicio. A partir de aquí, el procedimiento será el mismo que en las instalaciones sin multiempresa. A continuación se explica el funcionamiento de los tres programas que intervienen en el proceso. Nuevoej.exe Para iniciar el proceso de cambio de ejercicio hay que ejecutar el programa Nuevoej.exe que se encuentra en la carpeta del terminal de Eurowin. 20

21 El programa Nuevoej.exe realiza la conexión con el servidor de FTP, compara los ficheros del servidor de FTP con los ficheros de la carpeta Apertura del servidor de Eurowin y descarga sólo los ficheros que son distintos, desde el servidor de FTP a la carpeta Apertura del servidor de Eurowin. Después de terminar la descarga de los ficheros, se copiará el fichero Cambio.exe desde la carpeta Apertura del servidor de Eurowin a la carpeta del terminal y se ejecutará el fichero Cambio.exe que se encuentra en el terminal de Eurowin. 1. Conexión FTP 2. Comparación de ficheros FTP <=> EuroServ\Apertura 3. Descarga FTP => EuroServ\Apertura 4. Copiar EuroServ\Apertura\Cambio.exe => EuroTerm\ 5. Ejecutar EuroTerm\Cambio.exe Mensajes del sistema "No se puede abrir el archivo 'config.ini'. Compruebe la configuración del terminal." La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la ruta del servidor. Proceso interrumpido" La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "Error en la conexión a internet. No ha sido posible conectar con el servidor ftp." Revisar la configuración de conexión a Internet. "Error en la conexión a internet. "No ha sido posible acceder a los archivos del servidor ftp." Revisar la configuración de conexión a Internet. "Error en la conexión a internet. "No ha sido posible acceder al archivo en el servidor ftp."" Volver a iniciar el proceso de apertura. "Error en la copia de archivos. No ha sido posible crear el archivo en el servidor." Comprobar que los ficheros del proceso de apertura del servidor de Eurowin no estén abiertos y que tenemos permisos para copiar ficheros en el servidor. "No se ha detectado ninguna conexión a internet activa para efectuar la actualización del cambio de ejercicio. Si desea iniciar ahora el cambio de ejercicio, presione aceptar. Si desea configurar una conexión a internet y volver a intentar la actualización, presione cancelar y vuelva a ejecutar el programa." 21

22 Cambio.exe El proceso de apertura está creado con Visual Foxpro 8. Por este motivo es necesario tener instaladas las librerías correspondientes en el ordenador del terminal de Eurowin desde el que se realiza la apertura del nuevo ejercicio. Las librerías de Visual Foxpro 8 se encuentran en el fichero comprimido Librerias.zip dentro de la carpeta Apertura del servidor de Eurowin. Para descomprimirlo se utilizará la librería Polarzip.ocx. El programa Cambio.exe comprobará si en el ordenador del terminal de Eurowin se encuentran instaladas las librerías de Visual Foxpro 8. En el caso de que no se encuentren instaladas, se copiará el fichero Polarzip.ocx desde la carpeta Apertura del servidor de Eurowin al terminal y se instalará en el mismo. Después se descomprimirá automáticamente el fichero Librerias.zip que se encuentra en la carpeta Apertura del servidor de Eurowin y se copiarán las librerías de Visual Foxpro 8 a la carpeta del sistema de Windows del terminal. Por último, se copiará el fichero Apertura.exe desde la carpeta Apertura del servidor al terminal de Eurowin y se ejecutará este programa desde la carpeta del terminal. 1. Buscar librerías de Visual Foxpro 8 en el terminal 2. Copiar e instalar Polarzip.ocx de EuroServ\Apertura a EuroTerm 3. Descomprimir Librerias.zip en EuroServ\Apertura 4. Copiar las librerías de Vfp8 de EuroServ\Apertura a c:\windows\system32 5. Copiar Apertura.exe de EuroServ\Apertura a EuroTerm 6. Ejecutar EuroTerm\Apertura.exe Mensajes del sistema "No se ha encontrado el programa de apertura del nuevo ejercicio APERTURA.EXE." Comprobar si se encuentra en la carpeta Apertura del servidor. Comprobar permisos de escritura en el servidor de Eurowin. "No se han podido descomprimir las librerías del programa." En el terminal no se han podido instalar las librerías de Visual Foxpro 8. Revisar que en la carpeta Apertura del servidor de Eurowin se encuentran los ficheros Polarzip.ocx y Librerías.zip y que se tienen permisos para copiar los ficheros descomprimidos en la carpeta del sistema del terminal (gdiplus.dll, vfp8r.dll, vfp8resn.dll, msvcr70.dll). "No se ha encontrado el directorio de trabajo en el servidor." En el servidor de Eurowin no se encuentra la carpeta Apertura que contiene el proceso de apertura. Comprobar que se tiene permisos de escritura en el servidor. Esta carpeta se crea al actualizar o al iniciar el proceso de apertura al descargar los ficheros del servidor de FTP. "No se ha encontrado el directorio del servidor del programa." No se encuentra la carpeta del servidor de Eurowin indicada en el fichero Config.ini. Hay que revisar el contenido de Config.ini y comprobar que se tiene acceso al servidor desde el terminal. "No se ha encontrado el archivo de configuración del programa." En la carpeta del terminal de Eurowin no se encuentra el fichero de configuración CONFIG.INI. Este fichero es imprescindible para poder trabajar con Eurowin. 22

23 Apertura.exe El programa Apertura.exe es el que va a realizar proceso propiamente dicho de creación de las bases de datos del nuevo ejercicio y traspaso de datos, que consta de dos opciones: SELECCIONAR MODO: Crear nuevo ejercicio y traspasar datos. Traspasar datos de un ejercicio anterior. CREAR NUEVO EJERCICIO Y TRASPASAR DATOS Con más de un ejercicio Con un ejercicio La opción Crear nuevo ejercicio y traspasar datos crea la base de datos Gestion del nuevo ejercicio y copia la información de las tablas de los mantenimientos y de otras de carácter general. El stock no se traspasa en este proceso, se explica en el apartado Traspaso de stock. El nuevo ejercicio creado será el siguiente al último existente en la aplicación. EJERCICIOS: Al pulsar el botón Siguiente el proceso mostrará los datos del último ejercicio existente desde el que obtendrán los datos a traspasar, y los del nuevo ejercicio que se va a crear. La selección es distinta si se trabaja con grupos de empresas o no. 23

24 Sin grupos de empresas Con grupos de empresas SELECCIONAR DATOS: La siguiente decisión será indicar si se desea realizar una copia de seguridad de los datos del ejercicio anterior antes de realizar el traspaso y seleccionar los documentos pendientes a traspasar. Los documentos pendientes son: Los pedidos de compra pendientes de recibir. Los depósitos de compra y de venta pendientes de traspasar a albarán. Los pedidos de venta pendientes de servir. Los certificados de obra no traspasados a albarán. Los albaranes de compra y de venta no facturados. Se podrá indicar si se desea traspasar únicamente los albaranes de venta que no tienen la marca de no facturable. Los albaranes de producción no terminados. Los asientos con fecha posterior a la fecha final del ejercicio, con o sin los registros de IVA soportado y repercutido relacionados. Después de traspasar los asientos, desde el programa se deberán actualizar los balances del nuevo ejercicio mediante el proceso Cuadro General del menú Herramientas, opción únicamente disponible para el usuario Supervisor. CONTADORES: A continuación se podrá indicar la acción a realizar con los contadores de los distintos documentos en el nuevo ejercicio. Hay tres opciones: Continuar el número actual de contador. Es aconsejable que el contador de remesas y el contador de presupuestos conserven su número de un ejercicio a otro. Inicializar el contador a cero. Inicio de periodo: inicializar con el formato Año + ceros. 24

25 TRASPASO DE DATOS: Con la información introducida, el proceso está preparado para iniciar la creación de la nueva base de datos con los mantenimientos y configuración del último ejercicio. El proceso permite realizar un traspaso selectivo de documentos. Para cada documento se muestra la lista de los que se encuentran pendientes en el ejercicio que se está cerrando y son susceptibles de ser traspasados al nuevo ejercicio. El usuario podrá seleccionar individualmente los que desee traspasar. 25

26 FINALIZAR: Al llegar a este punto ya se puede empezar a trabajar con el nuevo ejercicio. Al ejecutar la aplicación Eurowin tendrá como predeterminado el nuevo ejercicio. Para realizar consultas o trabajar sobre los ejercicios anteriores se deberá seleccionar el ejercicio deseado de la lista de ejercicios que aparece en la barra de herramientas del programa. IMPORTANTE: Las altas y modificaciones realizadas en un ejercicio son exclusivas de dicho ejercicio. Los documentos pendientes del penúltimo ejercicio se podrán traspasar en cualquier momento al último. En cambio, los mantenimientos no se podrán volver a traspasar. Éstos solamente se copian al realizar la creación de la base de datos durante el proceso de apertura del nuevo ejercicio. TRASPASAR DATOS DE UN EJERCICIO ANTERIOR La otra opción del programa Apertura.exe es Traspasar datos de un ejercicio anterior. Con esta opción se podrá realizar el traspaso de documentos pendientes del penúltimo ejercicio 26

27 al último. No se traspasará ningún mantenimiento ni se modificarán los contadores de los documentos en el último ejercicio. EJERCICIOS: Al pulsar el botón Siguiente el proceso mostrará los datos del penúltimo ejercicio existente desde el que obtendrán los datos a traspasar, y los del último ejercicio en el que se copiarán los datos. La selección es distinta si se trabaja con grupos de empresas o no. Sin grupos de empresas Con grupos de empresas SELECCIONAR DATOS: Se podrán seleccionar los documentos a traspasar. Se traspasarán los documentos pendientes en el ejercicio anterior y cuyo número no exista en el último ejercicio. Los documentos pendientes son: Los pedidos de compra pendientes de recibir. Los depósitos de compra y de venta pendientes de traspasar a albarán. Los pedidos de venta pendientes de servir. Los certificados de obra no traspasados a albarán. Los albaranes de compra y de venta no facturados. Se podrá indicar si se desea traspasar únicamente los albaranes de venta facturables. Los albaranes de producción no terminados. Los asientos con fecha posterior a la fecha final del ejercicio, con o sin los registros de IVA soportado y repercutido relacionados. Después de traspasar los asientos, desde el programa se deberá ejecutar el proceso Cuadro General del menú Herramientas para actualizar los balances correspondientes en el nuevo ejercicio. 27

28 El proceso de contadores no se ejecuta en el traspaso de datos de un ejercicio anterior. Por último se ejecuta el proceso traspaso de datos de la misma forma que en el proceso de creación del nuevo ejercicio. Cuando se trabaja con grupos de empresa, al terminar el proceso completo de creación y / o traspaso de un grupo de empresas se iniciará el proceso para el siguiente grupo. Mensajes del sistema "Ha sido imposible conectar con el servidor de datos de SQL. Por favor, revise la configuración del programa. Eurowin 8.00 SQL. "Se ha detectado un problema con la licencia del programa. Por favor, póngase en contacto con su proveedor." Licencia incorrecta. "Las siguientes tablas de la gestión NO están en las tablas vacías: Desea continuar con el proceso de apertura?" Este mensaje aparece cuando existen tablas en el ejercicio actual que no estarán disponibles en el nuevo ejercicio. Se recomienda revisar dichas tablas. "Debe seleccionar al menos un ejercicio a traspasar." No se ha seleccionado ningún ejercicio anterior a traspasar. "No se puede abrir el archivo 'opciones.dbf'. Compruebe la configuración del terminal." Los ficheros del proceso de apertura no están actualizados correctamente. "No se puede abrir el archivo 'config.ini'. Compruebe la configuración del terminal." La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la ruta del servidor. Proceso interrumpido" La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene la conexión a COMUNES. Proceso interrumpido" La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "El archivo 'config.ini' no contiene el tipo de gestor de datos. Proceso interrumpido" 28

29 Eurowin 8.00 SQL. La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "La ruta hacia el servidor especificada en el fichero 'config.ini' no es correcta. Proceso interrumpido." La configuración del terminal de Eurowin no es correcta. "Imposible abrir las tablas en modo exclusivo. Asegúrese de que nadie está trabajando con estos datos." Eurowin No deber haber ningún usuario ni proceso utilizando los ficheros de datos de Eurowin. Si es necesario, hay que reiniciar el servidor de datos de Eurowin. "No se puede abrir el archivo 'tablas.dbf'. Compruebe la configuración del terminal." Los ficheros del proceso de apertura no están actualizados correctamente. RESUMEN NUEVOEJ.EXE CAMBIO.EXE APERTURA.EXE Conectar con el servidor de FTP Comparar ficheros Servidor FTP Vs EuroServ\Apertura Descargar ficheros distintos a EuroServ\Apertura Copiar Cambio.exe a EuroTerm Comprobación de librerías de Visual Foxpro 8 en el terminal Instalar Polarzip Descomprimir Librerias.zip en EuroServ\Apertura Instalar librerías en el terminal Copiar Cambio.exe a Ejecución del proceso de apertura del nuevo ejercicio Finalizar 29