SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION UNIVERSITARIA

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1 SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION UNIVERSITARIA MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Realizado por: La Comisión Designada: Septiembre, 2007

2 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 2 AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Léster Rodríguez Herrera RECTOR Humberto Ruiz Calderón VICERRECTOR ACADÉMICO Mario Bonucci Rossini VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Nancy Rivas de Prado SECRETARIA Jesús Calderón Vielma Director de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)

3 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 3 EQUIPO DE TRABAJO ELABORADO POR: Comisión designada, integrada por: Ec. Yesenia Rodríguez Rpte de la Dirección de FOMENTO Ec. María Antonia Altuve Rpte de la Dirección de PLANDES Lic. María Gabriela Rivas Rpte de la Dirección de Ing. y Mto TSU. Oscar Dugarte Rpte del Dpto de Higiene y Seguridad Laboral (Dir. Personal) Abg. Frank Solano Rpte de la Dirección de Vigilancia Lic. Gladys Rodríguez de Lezama Líder del Proyecto Rpte de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) COLABORADORES: Personal Directivo, Administrativo y Obrero de las Direcciones de: Fomento, PLANDES, Ingeniería y Mantenimiento, Vigilancia, DSIA y Departamento de Higiene y Seguridad Laboral de la Dirección de Personal. DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA: Ing. Elvia Abreu R., Especialista Organizacional y Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA MÉRIDA, SEPTIEMBRE 2007

4 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 4 MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SN

5 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 5 INDICE DE CONTENIDO Introducción Antecedentes Históricos Representación gráfica de los Procesos por Dependencia Modelo de Negocio (MN) del Sistema de los Inmuebles y Rentas de la ULA Modelo del Sistema de Negocio (SN) Diagrama de Jerarquía de Sistemas Modelo de Objetivos de Negocio del SN Modelo de Procesos de Negocio del SN Índice de Contenido del Modelo de Procesos Diagrama de Proceso del SN Cadena de Valor del SN Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales (PF) Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo (PA) Procesos Fundamentales (PF) PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en terrenos Universitarios. PF Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y Fichaje de Terrenos.

6 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 6 PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería PF Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF Solicitud de Material Servicio de Albañilería PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento PF- 4: Prevención de Riesgo. Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles PF Coordinación de Proyectos de Señalización PF Recolección de Información PF Tramites Administrativos PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF Remodelación de Obras PF Adecuación de Nuevos Proyectos PF Renovación de Tecnologías de Proyectos

7 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 7 PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad. PF Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA PF Información de las eventualidades sucedidas en los bienes inmuebles de la ULA. PF Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA. PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA PF Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA PF Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA

8 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 8 Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Planificación y Supervisión de Actividades PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Elaboración Plan Operativo Anual PA Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA Registro Distribución Administrativa PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA Registro Cuentadantes PA Apertura de Cuentas Bancarias PA Conciliación de Cuentas Bancarias PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Apertura de Ingresos Propios PA Reposición Ingresos Propios PA Rendición Ingresos Propios PA Cierre de Ingresos Propios PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución de Ingresos Propios PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Creación Caja Chica PA Reposición Caja Chica

9 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 9 PA Cierre Caja Chica PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución de Compras PA Registro de Bienes Muebles PA Traslado de Bienes Muebles PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones PA-3 Apoyo Informático Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-3.1 Instalación de Equipos PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos PA-5 Asesoría Legal Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas

10 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Autoridades Universitarias Página: 10 PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión. Modelo de Reglas de Negocio del SN Modelo Actores y Unidades Organizacionales Modelo Actor-Rol-Actividad Matriz Actores Procesos Glosario de Términos

11 AREA: BIENES Y RENTAS Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Introducción Página: 11 Introducción El propósito de este instrumento es establecer los criterios, definiciones y procedimientos que intervienen en las operaciones relacionadas con los inmuebles y rentas de la Universidad de Los Andes, en el marco de las autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con su Administración, Asignación de Uso, Mantenimiento, Prevención de Riesgo y Resguardo. Igualmente pretende implementar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las Dependencias competentes. El cumplimiento preciso y oportuno de las normas, procesos y procedimientos, enmarcados en la política de generación de ingresos de la Universidad de Los Andes, particularmente en los bienes inmuebles y rentas, permitirá que las Dependencias involucradas, coordinen la ejecución de sus funciones, a los efectos de lograr su objetivo de salvaguarda del patrimonio inmobiliario. La Universidad de los Andes según lo establecido en la Ley de Universidades Sección XIII artículos 130 y 131 crea la estructura para gestionar el fomento de las rentas provenientes de la administración de inmuebles y de prestación de servicios complementarios a la comunidad universitaria. El Consejo Universitario como autoridad suprema de la Universidad dictamina las políticas que regirán en materia inmobiliaria, en un todo de acuerdo al mandato de la Ley de Universidades.

12 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Asunto: Antecedentes Históricos Página: 12 Antecedentes Históricos La Universidad de Los Andes, Universidad Nacional Autónoma con domicilio en la ciudad de Mérida capital de Estado Mérida, Venezuela, creada originalmente por decreto de la Superior Junta Gubernativa de la Provincia de Mérida, en fecha 21 de septiembre de 1810, bajo el nombre de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros, y con el nombre de Universidad de Los Andes que le fue dado en 1883, según Decreto Nº 2543, Título I, artículo 5º, publicado en la Recopilación de Leyes y Decretos de Venezuela formada por orden del Ilustre Americano, General Guzmán Blanco, Tomo X del año Como una Institución educativa acreditada, requiere disponer de una Planta Física propia, para garantizar la continuidad del desarrollo de sus funciones. Esta Planta Física ha venido creciendo a través de los años, mediante actos de adquisiciones, donaciones y comodatos. No obstante, estos actos no han sido unilaterales; por cuanto así como la Universidad ha recibidos bienes inmuebles mediante las figuras de donaciones y comodatos, otras instituciones también han sido favorecidos con inmuebles propiedad de la Universidad de Los Andes, a través de estas figuras. El patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes, a través de los años, ha sido objeto de usufructo ilícito, sin que la Institución obtenga algún beneficio, por el contrario esto ha causado daños y pérdidas en muchos de los casos irrecuperables. Es por ello que la Universidad de Los Andes ha querido implementar un Reglamento, que permita normar de manera expresa los procedimientos de administración, uso, mantenimiento, prevención de riesgo y resguardo de los bienes inmuebles y sus rentas, con la finalidad de salvaguardar el patrimonio inmobiliario de la Universidad de Los Andes.

13 Sistema de Inmuebles y Rentas de la Universidad de los Andes Página: 13 Asunto: Representación Gráfica de los Procesos por Dependencias

14 Modelo del Sistema de Negocio Página: 14 Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN) MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

15 Página: 15 Modelo del Sistema de Negocio (SN) Asunto: Diagrama de Jerarquía de Sistemas

16 Página: 16 Modelo del Sistema de Negocio (SN) des Asunto: Modelo de Objetivos de Negocio de SN

17 17 Manual de Normas, Procesos y Procedimientos Modelo de Procesos de Negocio del SN Página: 17 Asunto: Modelo de Procesos de Negocio del SN MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

18 Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido Página: 18 ÍNDICE DE CONTENIDO 1. Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio (SN) 2. Cadena de Valor del Sistema de Negocio 3. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales PF-1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación y Registro de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9. Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles y/o Procesar Diseño de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en terrenos Universitarios. PF Recopilación de Información para Base de Datos, Plano Teca y Fichaje de Terrenos. PF-2: Asignación y Control del Uso de los Inmuebles de la ULA Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-2.1 Asignación de Uso de los Bienes Inmuebles PF-2.2 Seguimiento y Control del uso de los Bienes Inmuebles PF-3: Mantenimiento de los Inmuebles Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF- 3.1 Procesamiento de solicitudes de mantenimiento de los Inmuebles PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería

19 Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido Página: 19 PF Procesamiento de solicitud de servicio de Carpintería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF Solicitud de Material Servicio de Albañilería PF-3.18 Ejecución física de trabajos de mantenimiento PF Inspección de ejecución de trabajo de mantenimiento PF- 4: Prevención de Riesgo. Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF-4.2 Señalización Internas y Externas de los Inmuebles PF Coordinación de Proyectos de Señalización PF Recolección de Información PF Tramites Administrativos PF-4.3 Evaluación de Proyectos de Ingeniería PF Remodelación de Obras PF Adecuación de Nuevos Proyectos PF Renovación de Tecnologías de Proyectos PF-4.4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo PF-4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a solicitud PF- 5: Resguardo de los Inmuebles Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos Proceso Fundamental PF-5 Resguardo de los Inmuebles

20 Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido Página: 20 Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad. PF Prevención y Protección para nuevos inmuebles de la ULA PF Registro en los libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA PF Información de las eventualidades sucedidas en los bienes inmuebles de la ULA. PF Resguardo Permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA PF Recepción de autorizaciones para el ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA. PF-5.2 Control y Procedimiento de Siniestros en la ULA PF Ejecución de planes de prevención y disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA PF Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA Procesos de Apoyo (PA) PA1: Apoyo Administrativo Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos PA-1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Planificación y Supervisión de Actividades PA-1.2 Coordinación y Formulación el Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Elaboración Plan Operativo Anual PA Elaboración el Ante Proyecto de Presupuesto PA Registro Distribución Administrativa

21 Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido Página: 21 PA-1. 3 Ejecución de la asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución Física trimestral a nivel de Proyectos y acciones especificas PA Registro Cuentadantes PA Apertura de Cuentas Bancarias PA Conciliación de Cuentas Bancarias PA-1.4 Administración y Gestión Ingresos Propios Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Apertura de Ingresos Propios PA Reposición Ingresos Propios PA Rendición Ingresos Propios PA Cierre de Ingresos Propios PA-1. 5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución de Ingresos Propios PA-1.6 Administración y Gestión de la Caja Chica Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Creación Caja Chica PA Reposición Caja Chica PA Cierre Caja Chica PA-1. 7 Tramitación de Viáticos y pasajes Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales PA-1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Diagrama de Actividades y Procedimientos PA Ejecución de Compras PA Registro de Bienes Muebles PA Traslado de Bienes Muebles PA-2. Servicios Secretariales y de Mantenimiento Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-2.1 Recepción de Correspondencia PA-2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas PA-2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida PA-2.4 Recolección de basura

22 Modelo de Procesos de Negocio del SN Asunto: Índice de Contenido Página: 22 PA-2.5 Mantenimiento de las Instalaciones PA-3 Apoyo Informático Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-3.1 Instalación de Equipos PA-4. Archivo Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-4.1 Préstamo de Documentación del Archivo PA-4.2 Archivo de Documentos PA-5 Asesoría Legal Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-5.1 Elaboración del Documento Compromiso PA-5.2 definición del Marco Legal del Financiamiento PA-5.3 Visado de Documentos PA-5.4 Actualización de Documento de Cobranzas de Cuentas Morosas PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PA-6.1 Definición de lineamientos, Políticas y Planes PA-6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios PA-6.3 Evaluación de la gestión.

23 Modelo de Procesos del Negocio del SN Página: 23 Asunto: Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio

24 Modelo de Procesos del Negocio del SN Página: 24 Asunto: Cadena de Valor del Sistema de Negocio

25 Modelo de Procesos del Negocio del SN Página: 25 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

26 Modelo de Procesos del Negocio del SN Página: 26 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Albañilería S I S T E M A D E I N M UE B LE S Y PF-3.1 PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Carpintería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Herrería PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Pintura PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Plomería R E N T A S D E L A U L A PF-3 MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES PF Procesamiento de solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.2. SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN PF-3.3. EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO PF-3.4. INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

27 Modelo de Procesos de Negocio del SN Página: 27 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA PROCESOS FUNDAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS S I S T E M A D E I N M UE PF-4.2 SEÑALIZACIÓN INTERNAS Y EXTERNAS DE LOS DEPENDENCIAS PF 4.1 Inspección de Seguridad de los Inmuebles PF Coordinación de Proyectos de Señalización PF PF Recolección de Información B LE S Y R E N T A S PF- 4 PREVENCIÓN DE RIESGO PF PF Trámites Administrativos PF Remodelación de Obras D E L A U L A PF-4.3 EVALUACIÓN E PROYECTOS DE INGENIERÍA PF Adecuación de Nuevos Proyectos PF Renovación de Tecnologías de Proyectos PF 4..4 Audita a los arrendatarios en el cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo PF 4.5 Inspección de Inmuebles sujetos a uso por parte de terceros, bajo programación o a solicitud,

28 Modelo de Procesos de Negocio del SN Página: 28 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA PROCESOS FUNADAMENTALES SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS S I S T E M A D E L O S I N M UE B LE S Y R E N T A S D E L A U L A Y PF-5 RESGUARDO PF-5.1 Operación de Actividades de Seguridad PF-5.2 Control y Procedimientos de Siniestros en la ULA Prevención y Protección para nuevos Inmuebles de la ULA Registro en los Libros de Novedades de los Bienes Inmuebles de la ULA Información de las eventualidades sucedidas en los Bienes Inmuebles de la ULA Resguardo permanente a los Bienes Inmuebles de la ULA Recepción de autorizaciones para el Ingreso de personas a los Bienes Inmuebles de la ULA Ejecución Planes de Prevención y Disminución de riesgos y siniestros que afecten los Bienes Inmuebles de la ULA Investigación y seguimiento para determinar los siniestros ocurridos en los Bienes Inmuebles de la ULA

29 Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Página: 29 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO Procesos de Apoyo PA-1 Apoyo Administrativo Sub-Procesos 1.1 Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo Desconcentrada 1.2 Coordinación y Formulación del Proyecto Presupuestario de la Dirección de Fomento 1.3 Ejecución de la Asignación Presupuestaria y Financiera de la Dirección de Fomento. 1.4 Administración y Gestión de Ingresos Propios. 1.5 Administración y Gestión del Fondo para el Financiamiento 1.6 Administración y Gesti ón de la Caja Chica 1.7 Tramitación de Viáticos y Pasajes 1.8 Administración y Gestión de Bienes Muebles Procedimientos Planificación y Supervisión de Actividades 1.21 Elaborarción del Plan Operativo Anual Elaboración Ante Proyecto de Presupuesto Registro la Distribución Administrativa Ejecución Física trimestral de proyectos y acciones especificas Registro Cuentadantes Apertura Cuentas Bancarias Conciliación de Cuentas Bancarias Apertura de Ingresos Propios Reposición Ingresos Propios Rendición de Ingresos Propios Cierre de Ingresos Propios Ejecutción de Ingresos Propios Creación Caja Chica Reposición Caja Chica Cierre Caja Chica Tramitación de Viáticos y Pasajes Nacionales Ejecución de Compras Registro de Bienes Muebles Traslado de Bienes Muebles

30 Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Página: 30 Asunto: Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE FOMENTO Procesos de Apoyo Sub-Procesos Procedimientos S I S T E M A D E L O S I N M U E B L E S Y R E N T A S D E L A U L A PA-2 Servicios Secretariales y de Mantenimiento PA-3 Apoyo Informático PA-4 Archivo PA-5 Asesoría Legal PA-6 Desarrollo y Evaluación de Políticas y Planes 2.1 Recepción de Correspondencia 2.2 Recepción de Comunicación de Llamadas 2.3 Preparación y Entrega de la Correspondencia de Salida 2.4 Recolección de Basura 2.5 Mantenimiento de las Instalaciones 3.1 Instalación de Equipos 4.1 Préstamo de Documentación del Archivo 4.2 Archivo de Documentos 5.1 Elaboración del Documento Compromiso 5.2 Definición del Marco Legal del Financiamiento 5.3 Visado de Documentos 5.4 Actualización de Documento de Cobranza de Cuentas Menores 6.1 Definición de Lineamientos, Políticas y Planes 6.2 Desarrollo del Plan Económico de Ingresos Propios 6.3 Evaluación de la Gestión

31 Modelo de Procesos del Sistema de Negocio Asunto: Proceso Fundamental Página: 31 PROCESOS FUNDAMENTALES

32 Procesos Fundamentales Página: 32 Asunto: Proceso Fundamental 1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA PROCESO FUNDAMENTAL PF-1: ADMINISTRACIÓN DE LOS INMUEBLES Y RENTAS DE LA ULA

33 Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Asunto: Índice de Contenido Página: 33 INDICE DE CONTENIDO Proceso Fundamental. PF1. Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos PF-1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles. PF-1.2 Incorporación de Bienes Inmuebles por Donación. PF-1.3 Incorporación de Bienes Inmuebles por Permuta. PF-1.4 Recaudación de Ingresos por Operaciones Inmobiliarias. PF-1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA. PF-1.6 Servicios Complementarios. PF-1.7 Arrendamiento de Bienes Inmuebles. PF-1.8 Tramitación de Ventas de Bienes Inmuebles. PF-1.9 Procesar Diseño de Espacios Físicos. PF-1.10 Evaluación de Ofertas de Bienes Inmuebles. PF-1.11 Evaluación de Proyectos y Desarrollos Habitacionales propuestos en terrenos Universitarios

34 Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Asunto: Diagrama de Procesos Página: 34 DIAGRAMA DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN <<reglas>> - Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999) -Ley Orgánica de Prevención y Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo.(2005) -Ley de Alquileres.(2005). Ley de Universidades (2/09/1970) -Ley de Propiedad Horizontal.(2004) -Código Civil. -Normas Venezolanas COVENIN. Normas de Higiene y Seguridad.(1988). Normas internas del Departamento regula <<actor>> Jefe de la Unidad de Bienes y Rentas controla cumple <<fin>> <<objeto>> <<producto>> Alquiler de Bienes que permiten el retorno de Inversión. Director de Fomento, <<información>> -Catastro actualizado de los Bienes Inmuebles propiedad de la ULA. -Licitación de Contratos de Alquiler. -Evaluación de las oportunidades de Inversión de los Bienes Inmuebles. -Estudios del acondicionamiento, mejoras y mantenimiento de los Bienes Inmuebles. -Quejas, reclamos de los administradores y usuarios de los Servicios Complementarios. requiere <<proceso>> PF-1 ADMINISTRACIÓN Consulta Apoya <<producto>> Orientar y Coordinar la política de Inversiones y Generación de Rentas. <<producto>> Optimo aprovechamiento de los Bienes Inmuebles <<producto>> Alquiler de Bienes Inmuebles para la Prestación de Servicios Complementarios <<producto>> Regularizar el Uso Complementario de los Espacios Universitarios Dependencias Universitarias Ejecuta <<actor>> Personal Administrativo Profesional y Técnico de la Unidad de Bienes y Rentas <<información>>. WEB s: RedULA Sistemas: -Sistema Automatizado de Recaudación.(SAR) -Sistema Universitario Administración Sectorial.(SUAS) <<actor>> Personal Técnico y Obrero, de la Unidad de Bienes y Rentas Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos Jonás Montilva. CEISoft Fig. 9 Diagrama del Proceso de Bienes y Rentas

35 Procesos Fundamental1: Administración de los Inmuebles y Rentas de la ULA Página: 35 Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO INMOBILIARIO <<procesos>> <<proceso>> PF-1 Administración <<proceso>> PF 2 Asignación y Control del Uso <<proceso>> PF-3 Mantenimiento <<proceso>> PF-4 Prevención de Riesgo <<proceso>> PF-5 Resguardo PF-2 Administración de Bienes y Rentas <<proceso >> PF-1.1 Adquisició n Bienes Inmuebles <<procso>> PF-1.2 Incorporació n de Bienes Inmuebles por Donación <<proceso>> PF-1.3 Incorporación de Bienes Inmuebles por Permuta <<proceso>> PF-1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias <<proceso>> PF-1.5 Adjudicación de Bines Inmuebles a Dependencias de la ULA <<proceso >> PF-1.6 Servicios Compleme ntarios <<proceso> > PF-1.7 Arrendamie nto de Bienes Inmuebles <<proceso> > PF1.8 Tramitación de Venta de Bienes Inmuebles <<proceso>> PF-1.9 Evaluación de ofertas de Bienes Inmuebles y/o Diseño Diseño de Espacios Físicos <<proceso>> PF-1.10 Evaluación de Proyectos Habitacionales propuestos en Terrenos Universitarios <<proceso>> PF-1.11 Recopilación de información para base de datos digital plano teca y fichaje de terrenos Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA

36 Página: 36 Procesos Fundamentales Asunto: Diagrama de Actividades y Procedimientos DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

37 Procesos Fundamentales 1 Administración de los Inmuebles Página: 37 Asunto: Diagrama de Actividades 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles

38 Página: 38 Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles Responsable Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Secretaria Consejo Jurídico Asesor Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Unidad de Apoyo Administrativo Actividad 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas ofertas de Inmuebles por parte de terceros. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 2. Revisa y estudia las propuestas de ofertas de Bienes Inmuebles. 3. Solicita al oferente el Documento de Propiedad del Inmueble, y otros documentos requeridos. 4. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal conformación del estatus legal del inmueble. 5. Emite criterio Legal del Documento de propiedad del Inmueble en Informe razonado y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 6. Revisa Informe Legal del Inmueble. 7. Elabora oficio dirigido al Consejo Jurídico Asesor para Visar Documento. 8. Entrega a la secretaria el oficio acompañado del Documento de propiedad del Inmueble y el Informe razonado de Asesoría Legal para enviar al Consejo Jurídico Asesor. 9. Envía el oficio al Consejo Jurídico Asesor. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 10. Revisa el documento: Si se ajusta a Derecho: 11. Visa el Documento y regresa a la Dirección de Fomento en la Unidad de Bienes y Rentas. Si no se ajusta a Derecho: 12. Devuelve a la unidad de Bienes y Rentas a su corrección. 13. Prepara el Informe Técnico justificado de la Adquisición del Inmueble. 14. Entrega al Director el Informe Técnico Justificado de la Adquisición del Inmueble. 15. Revisa el Informe Técnico Justificado y opina en la relación al Informe. Si no esta conforme: 16. Devuelve a la Unidad de Bienes y Rentas y solicita revisión del Informe de Adquisición del Inmueble. Si esta conforme: 17. Entrega al Administrador para revisar Disponibilidad Presupuestaria. 18. Revisa Informe del Inmueble y revisa Disponibilidad Presupuestaria.

39 Página: 39 Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Consejo de Fomento Secretaria Unidad de Bienes y Rentas Si no existe Disponibilidad Presupuestaria: 19. Estudia modificación presupuestaria (ver procedimiento Modificación Presupuestaria) 20. Realiza modificación presupuestaria y registra en el SUAS el compromiso presupuestario por el monto del Inmueble y emite certificación de Disponibilidad Presupuestaria. Si existe Disponibilidad Presupuestaria: 21. Registra en el SUAS el compromiso por el monto del Inmueble y emite Certificación de Disponibilidad Presupuestaria. 22. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas el Informe de Adquisición del Inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria. 23. Verifica Informe del Inmueble y certificación de Disponibilidad Presupuestaria. 24. Prepara Informe y Expediente de Adquisición del Inmueble para el Consejo de Fomento. 25. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble al Director de Fomento. 26. Recibe, revisa y opina con relación al Informe de Adquisición del Inmueble: Si no esta conforme: 27. Solicita a la Unidad de Bienes y Rentas revisar el informe y hace correcciones. Si esta conforme: 28. Presenta Informe de Adquisición del Inmueble al Consejo de Fomento 29. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo. 30. Entrega Informe de Adquisición del Consejo de Fomento y Acta del Consejo a la Secretaria del Director de Fomento. 31. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas 32. Revisa decisión del Consejo de Fomento en Acta del consejo de Fomento. Si no fue aprobada: 33. Informa al Oferente la decisión del Consejo de Fomento mediante oficio debidamente firmado por el Director y entrega expediente de Adquisición del Inmueble al Archivo.

40 Página: 40 Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles Director de Fomento Secretaria Consejo Universitario Unidad de Bienes y Rentas Si fue aprobada: 34. Prepara Informe Justificado de Adquisición del Inmueble para el Consejo Universitario y archiva temporalmente el expediente. 35. Entrega al Director el Informe de Adquisición del Inmueble acompañado de certificación de Disponibilidad Presupuestaria. 36. Firma el Informe de Adquisición del Inmueble. 37. Entrega a la Secretaria Informe de Adquisición del Inmueble acompañado de la certificación de Disponibilidad Presupuestaria. 38. Entrega Informe de Adquisición del Inmueble y certificación de Disponibilidad Presupuestaria al Consejo Universitario. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 39. Estudia Informe de Adquisición del Inmueble y deja constancia de la decisión en Acta del Consejo Universitario. 40. Entrega copia de Acta de la decisión del Consejo Universitario acompañado del Informe de Adquisición del inmueble y certificación de disponibilidad presupuestaria a la Unidad de Bienes y Rentas 41. Recibe copia de Resolución del Consejo Universitario y revisa: Si no fue aprobada: 42. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario por medio de oficio firmado debidamente por el Director de Fomento y entrega al Archivo copia de la Resolución del Consejo Universitario. Si fue aprobada: 43. Informa al oferente la decisión del Consejo Universitario mediante oficio firmado por el Director de Fomento indicando los requerimientos para el proceso de Adquisición del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 44. Registra en el Sistema de Control de Gestión estatus de la negociación. 45. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaboración del Documento de Compra-Venta entrega Resolución del Consejo Universitario, Documento de Propiedad del Inmueble y Fotocopia del Informe del Avalúo.

41 Página: 41 Proceso Fundamental 1 Administración Asunto: Procedimiento 1.1 Adquisición de Bienes Inmuebles Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Archivo 46. Revisa Documento de Propiedad del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y el Informe del Avalúo del Inmueble. 47. Elabora Documento de compra Venta del Inmueble. 48. Entrega Documento de Compra Venta a la Unidad de Bienes y Rentas. 49. Revisa el Documento de Compra Venta del Inmueble y entrega a la secretaria para ser enviado al Consejo Jurídico Asesor. (Ir al paso N 9) 50. Tramita la presentación del Documento de Compra Venta del Inmueble ante el Registro Principal correspondiente. 51. Recibe el Inmueble. 52. Entrega el Inmueble al usuario o dependencia de la Universidad. 53. Registra en el Sistema de control de Gestión fecha de entrega del Inmueble y en el Sistema Inmobiliario Rental ubicación, dimensiones y uso del Inmueble. 54. Entrega al Archivo Original del Documento de compra Venta del Inmueble. 55. Incluye en la carpeta de archivo en la Sección de Inmuebles, destinadas a las ofertas de terceros aprobadas: Original de Documento de Compra Venta Informe sobre el estudio de la oferta, y Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.

42 Proceso Fundamental 1: Administración Página: 42 Asunto: Diagrama de Actividades 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación

43 Proceso Fundamental 1. Administración Página: 43 Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación Responsable Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Consejo de Fomento Secretaria Unidad de Bienes y Rentas Actividad 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Propuesta y Resolución de Donación del Consejo Universitario.(ver procedimiento Entregar Correspondencia) 2. Registra Resolución de Donación del Consejo Universitario en el Sistema de control de Gestión de la Unidad. 3. Solicita al Donante Documento de Propiedad del Inmueble, objeto de Donación, Documentos como persona natural o jurídica que lo acrediten para la Donación, mediante comunicación firmada por el Director. 4. Analiza documentos y elabora Informe sobre la Donación del Inmueble. 5. Entrega a la Unidad de Asesoría Legal Informe sobre la Donación del Inmueble acompañado de la Resolución del Consejo Universitario y Documentos de Propiedad del Inmueble. 6. Revisa Informe sobre la Donación y Documentos de propiedad del Inmueble y emite criterio legal sobre la adquisición del Inmueble por Donación. 7. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas Estudio Legal de la Donación y Documentos de Adquisición del Inmueble. 8. Revisa los aspectos legales y entrega al Director Informe sobre Donación del Inmueble conjuntamente con los aspectos legales. 9. Revisa el Informe de Donación del Inmueble y decide: Si no esta conforme: 10. Solicita a las Unidades involucradas revisión y corrección del Informe de Donación. Si esta Conforme: 11. Firma el Informe de Donación del Inmueble y presenta al Consejo de Fomento. 12. Estudia en sesión del Consejo de Fomento Informe de Donación del Inmueble, y deja constancia de decisión en el Acta de Consejo 13. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Acta de decisión del Consejo de Fomento a la Secretaria. 14. Reproduce Acta del Consejo de Fomento y entrega copia del Acta a la Unidad de Bienes y Rentas 15. Revisa decisión del Consejo de Fomento. 16. Entrega Informe de Donación del Inmueble y Resolución

44 Proceso Fundamental 1. Administración Página: 44 Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Secretaria Consejo Jurídico Asesor Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Secretaria Unidad de Bienes y Rentas Director de fomento Unidad de Bienes y Rentas del Consejo de Fomento a la Unidad de Asesoría Legal. 17. Elabora Documento de Donación y entrega a la Unidad de Bienes Y Rentas. 18. Revisa Documento de Donación y elabora oficio para el Consejo Jurídico Asesor para visar Documento. 19. Entrega a la Secretaria el documento de Donación y el oficio para enviar al Consejo Jurídico Asesor. 20. Envía el oficio acompañado del Documento de Donación. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 21. Revisa el Documento de Donación. 22. Visa el Documento de Donación si se ajusta a derecho. 23. Devuelve el Documento de Donación a la Unidad de Bienes y Rentas si no se ajusta a derecho a su corrección. 24. Revisa el Documento y entrega a la Unidad de Asesoría Legal para corregir observaciones. 25. Corrige el Documento de Donación del Inmueble ajustándose a las observaciones del Consejo Jurídico Asesor y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 26. Tramita nuevamente el Visado del Documento de Donación del Inmueble. (Ir al Paso Nº 18). 27. Entregar Documento Visado de Donación del Inmueble al Director de Fomento. 28. Revisa Informe de Donación del Inmueble, Documento Visado y Resolución del Consejo de Fomento y entrega a la Secretaria. 29. Elabora oficio de remisión al Consejo Universitario de la decisión del Consejo de Fomento acompañado de Informe de Donación del Inmueble. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 30. Entrega copia fotostática de la decisión del Consejo de fomento a las Unidades de Bienes y Rentas y Asesoría Legal. 31. Espera de 2 a 3 días la decisión del Consejo Universitario. 32. Recibe Resolución del Consejo Universitario (ver procedimiento Recibir Correspondencia). 33. Entrega a la unidad de Bienes y Rentas copia de Resolución del Consejo Universitario. 34. Registra en el Sistema de Control de la Unidad la decisión y fecha de la Resolución del Consejo Universitario.

45 Proceso Fundamental 1. Administración Página: 45 Asunto: Procedimiento 1.2 Incorporar Bienes Inmuebles por Donación Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Secretaria Archivo 35. Solicita a la unidad de Asesoría Legal incluir en el Documento de Donación del Inmueble N de Resolución del Consejo Universitario y le entrega copia de la decisión del Consejo Universitario. 36. Incluir en el Documento de Donación N de Resolución del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 37. Elabora oficio al Consejo Jurídico Asesor para Visar Documento de Donación. (ir al paso N 18). 38. Tramita la presentación del Documento en el Registro Principal. 39. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número del Documento de Donación del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental registra la ubicación, dimensiones y uso del Inmueble. 40. Reproduce dos copias del Documento de Donación del Inmueble. 41. Elabora oficios de remisión de Donación del Inmueble a la oficina de PLANDES. 42. Entrega a la Secretaria oficios con copia del Documento de Donación del Inmueble para su respectivo envío a la Oficina de PLANDES. 43. Entrega al Archivo Resolución del Consejo Universitario, Informe de Donación y Documento Original de Donación del Inmueble. 44. Entrega oficios a la Oficina de PLANDES (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 45. Archiva en la carpeta correspondiente a Donaciones Informe de Donación y Documento del Inmueble, Resolución del Consejo Universitario y Consejo de Fomento.

46 Proceso Fundamental 1: Administración Página: 46 Asunto: Diagrama de Actividades 1.3 Incorporar Bienes Inmuebles por Permuta

47 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 47 Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta Responsable Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Consejo de Fomento Secretaria Unidad de Bienes y Rentas Actividad 1. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas propuesta de permuta para su evaluación e informe. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 2. Solicita a las partes interesadas condiciones de la permuta, autorización para efectuarla, y documentos de propiedad del inmueble. 3. Verifica en el Sistema Inmobiliario Rental registro del o los inmuebles por cambiar. 4. Estudia el uso de los inmuebles, ubicación, área en negociación, y condiciones del área. 5. Prepara Informe de Permuta del Inmueble y entrega a la Unidad de Asesoría Legal 6. Analiza aspectos legales de la permuta: Si no procede: 7. Prepara informe razonado y lo entrega con el Informe de Permuta del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas. Si procede: 8. Redacta documento de Permuta y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 9. Elabora Informe para el Consejo de Fomento y entrega al Director. 10. Revisa el Informe de Permuta de inmuebles y opina: Si está inconforme: 11. Solicita a las Unidades emisoras de informes revisión y corrección del estudio de Permuta del inmueble. Si está conforme: 12. Presenta el Informe de Permuta del Inmueble al Consejo de Fomento para su consideración. 13. Estudia el Informe de permuta del Inmueble en sesión del Consejo de Fomento y deja constancia en Acta del Consejo. 14. Entrega Acta del Consejo de Fomento a la secretaria acompañada del Informe de permuta del inmueble. 15. Reproduce acta del Consejo de Fomento y entrega copia a la Unidad de Bienes y Rentas acompañado del Informe de permuta del inmueble. 16. Revisa decisión en el Acta de Consejo de Fomento No aprobada: 17. Informa al oferente mediante oficio firmado por el

48 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 48 Asunto: Procedimiento 1.3 Incorporar de Bienes Inmuebles por Permuta Consejo Universitario Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Secretaria Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Director (ver Procedimiento Entregar Correspondencia) 18. Entrega Informe de Estudio de Permuta del Inmueble y Resolución del Consejo de Fomento al Archivo. Aprobada: 19. Busca firma del Director de Fomento en el Informe de Permuta del Inmueble y envía al Consejo Universitario acompañado de Resolución del Consejo de Fomento. 20. Revisa el Informe de Permuta del Inmueble, decide y remite Resolución del Consejo Universitario a la Dirección de Fomento. 21. Revisa la decisión del Consejo Universitario y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 22. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha y número de la Resolución del Consejo Universitario. 23. Entrega copia de Resolución del Consejo Universitario a la Unidad de Asesoría Legal. 24. Revisa Resolución del Consejo Universitario y elabora Contrato de Permuta. 25. Entrega a la Secretaria Contrato de Permuta. 26. Envía al Consejo Jurídico Asesor Contrato de permuta para Visar Documento. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 27. Tramita ante el Registro la firma del Rector y las partes interesadas en el Contrato de Permuta. 28. Entrega a la Unidad de Bienes y Rentas original del Contrato de Permuta. 29. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario Rental la ubicación y uso del inmueble. 30. Entrega al Archivo original del Contrato de Permuta, Resolución del Consejo de Fomento y del Consejo Universitario.

49 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 49 Asunto: Diagrama de Actividades 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias

50 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 50 Asunto: Procedimiento 1.4 Recaudación de Ingresos Propios por Operaciones Inmobiliarias Responsable Unidad de Bienes y Rentas Actividad 1. Verifica de acuerdo al Plan de pagos de Alquiler la fecha de vencimiento de cancelación de alquileres. 2. Espera cancelación del arrendamiento, mediante Depósitos Bancarios por parte del arrendatario. 3. Revisa fecha de depósito y fecha de consignación del depósito. 4. Calcula Intereses de mora si se amerita. 5. Informa al Arrendatario sobre su puntualidad en el pago. 6. Calcula intereses de mora si no fue oportuno el pago e informa al arrendatario que debe depositarlo con el mes siguiente. 7. Registra el arrendamiento en el sistema. 8. Registra los Ingresos en el Sistema. 9. Imprime el reporte de pagos del arrendatario. 10. Elabora el reporte de los Ingresos. 11. Registra Anticipos. 12. Entera Ingresos. 13. Entrega reporte de Ingresos a la Dirección de Finanzas.

51 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 51 Asunto: Diagrama de Actividades 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA

52 Proceso Fundamental 1 Administración Página: 52 Asunto: Procedimiento 1.5 Adjudicación de Bienes Inmuebles a Dependencias de la ULA Responsable Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Unidad de Asesoría Legal Unidad de Bienes y Rentas Director de Fomento Unidad de Bienes y Rentas Actividad 1. Entrega solicitud de asignación de bienes inmuebles a la Unidad de Bienes y Rentas. (ver procedimiento Entregar Correspondencia) 2. Revisa y estudia la solicitud de asignación de Bienes Inmuebles por parte del Rector y Dependencias. 3. Evalúa la solicitud de asignación y verifica disponibilidad de uso del inmueble en Dependencias de la ULA. Si no existe disponibilidad de uso: 4. Remite oficio firmado por el Director de Fomento indicando la situación de no existir disponibilidad del uso del Inmueble al Solicitante. Si existe disponibilidad de uso: 5. Revisa el inmueble para conocer en que condiciones se encuentra. 6. Elabora Informe de Situación y Condiciones de asignación del Inmueble. 7. Solicita a la Unidad de Asesoría Legal elaborar Acta de Entrega del Inmueble. 8. Revisa Informe de Situación y Condiciones de asignación del Inmueble. 9. Elabora Acta de Entrega del Inmueble. 10. Envía el Acta de Entrega del Inmueble y el Informe de situación y condiciones de asignación del Inmueble a la Unidad de Bienes y Rentas. 11. Revisa el Acta de entrega y envía al Director de Fomento acompañado del Informe de situación y condiciones de asignación del Inmueble. 12. Revisa el Informe de Asignación del Inmueble y el Acta de Entrega del Inmueble. Si no está Conforme: 13. Devuelve a las Unidades encargadas para su corrección. Si está Conforme: 14. Firma el Informe y entrega a la Unidad de Bienes y Rentas. 15. Registra en el Sistema de Control de Gestión fecha de entrega del Inmueble, y en el Sistema Inmobiliario ubicación, dimensiones y uso del Inmueble. 16. Entrega el Inmueble a la Dependencia de la ULA solicitante.