Equilibrium2000. Trabajo de Investigación. Habilidades y Destrezas de un Gerente de Proyectos. Elaborado por: Luis Diego Bolaños Aguilar

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1 Equilibrium2000 Trabajo de Investigación Habilidades y Destrezas de un Gerente de Proyectos Elaborado por: Luis Diego Bolaños Aguilar

2 Índice 1. Resumen e Introducción Página 3 2. Contenido: Página Analizando un poco más el concepto de proyectos Página El Gerente de Proyectos Página El Liderazgo en Proyectos Página La comunicación Efectiva Página Reuniones Efectivas Página Presentaciones Página La Delegación Página El equipo Humano Página Manejo de conflictos Página La negociación Página Solución de Problemas Página Manejo del Tiempo Página Conclusiones y Recomendaciones Página Bibliografía Página 16

3 Habilidades y Destrezas de un Gerente de Proyectos Resumen: Las empresas e instituciones generalmente carecen de un sentido claro de lo que representa su gente para el logro de los objetivos de la organización. La presente investigación tiene como objetivo mostrar la inmensa importancia que el talento humano tiene en los proyectos. Presento las competencias más resaltantes que debe poseer el gerente de proyecto y todo miembro de un equipo de proyecto. Realizo un análisis detallado de las mejores practicas en nuestro medio, de las dificultades encontradas y del inmenso potencial que tenemos, todo ello para concluir con las sugerencias y recomendaciones más relevantes que se puedan aplicar a nuestro entorno. He aprendido por medio de la experiencia y de la investigación, que la gente es el activo mas importante de cualquier proyecto, de ahí que es muy recomendable examinar buena parte de las habilidades y capacidades necesarias, el corazón del talento humano, no solo para el gerente de proyecto, sino para rodos los involucrados en un proyecto. 1. INTRODUCCION El presente trabajo ofrecerá un espacio para examinar las habilidades y capacidades humanas requeridas en la gerencia moderna de proyectos. El trabajo se enfocara particularmente a tratar los conceptos básicos de proyectos, el perfil del gerente de proyecto, los aspectos fundamentales del liderazgo de proyectos, los elementos fundamentales de la comunicación en un equipo de proyecto, el manejo de reuniones, las técnicas recomendadas para realizar presentaciones. Así como lo relacionado con la Facultación, el trabajo en Equipos Reales, el manejo de conflictos y la negociación en un proyecto, para finalizar proponiendo el modelo recomendado para manejar problemas y concluir con un análisis del manejo del recurso mas inapreciable, cual es el tiempo. Las anteriores habilidades y capacidades conforman los elementos decisivos para lograr la tan anhelada productividad en un proyecto que no solo depende del gerente de proyecto sino también de un equipo humano bien estructurado y desarrollado en aquellas competencias. Ellas son la clave para liberar el enorme potencial que posee el ser humano que lo conducirá a niveles superiores de creatividad, productividad, calidad y compromiso, base para el éxito de un proyecto.

4 2. CONTENIDO 2.1 Analizando un poco más el Concepto de proyectos Casi toda actividad que una empresa realiza se puede considerar proyecto. El objetivo de un proyecto es cumplir una necesidad del negocio de la organización. Ocurre una sola vez, tiene una fecha de inicio y de fin, congrega recursos, se compone de tareas, tiene un responsable final, debe estar alineados con los objetivos de la organización y generar resultados concretos, todo ello, casi invariablemente, con el apoyo de la tecnología. Los proyectos representan un esfuerzo de la organización por generar cambios, cambios que aumentan en velocidad y que requieren una mejor gerencia de los proyectos. El énfasis gerencial se focaliza en lograr que el proyecto cumpla su objetivo de tiempo, costo y calidad acordada. Un proyecto parte de una idea que se concreta en requerimientos para solucionar un problema o una situación dada; lo inicia una persona y progresa realizando una serie de estudios que refina los requerimientos iniciales. Con esto como base se procede al diseño, se desarrolla el resultado del proyecto (producto), se prueba y se alista para la operación. Todos estos procesos se logran con la aplicación de una serie de conceptos y técnicas modernas de la gerencia aplicadas a los proyectos. Centralizando en el desarrollo de habilidades humanas y gerenciales necesarias para el éxito del proyecto. 2.2 El gerente de proyectos La gerencia de proyectos es rol de suma importancia para las organizaciones. Sus esfuerzos se dirigen a la planeacion, organización, dirección y control de los proyectos. Como un proyecto es sinónimo de cambios, la gerencia de proyectos es la gerencia de los cambios. La gerencia de proyectos se puede visualizar como la interfaz entre la gerencia general, la gerencia de operaciones y la gerencia técnica. Esta función se presenta como un conjunto de herramientas y técnicas que se usan para dirigir la utilización de diversos recursos hacia el logro de resultados únicos. Las funciones de la gerencia de proyectos, a cargo del gerente de proyecto, son las siguientes: -La integración de la solución, con énfasis en la integración de los recursos humanos -La alineación del proyecto con la estrategia empresarial/institucional -Manejo de recursos, su asignación a las tareas y la determinación de los costos -Gerencia del alcance -Gerencia de la calidad acorde con lo que el cliente espera -Gerencia de los plazos para lograr terminar a tiempo el proyecto

5 -Administración de los costos con el objeto de cumplir lo requerido por el cliente en términos de costos -Análisis y manejo de los riesgos -La administración del recurso humano, con énfasis, muy particularmente, al talento humano - El manejo del contrato con el cliente y de los subcontratos y, finalmente -El manejo de la comunicación -El manejo de la información del proyecto 2.3 Liderazgo en proyectos El liderazgo es esencial para crear y mantener el ambiente de calidad del proyecto. Los líderes son el modelo de las acciones a tomar a través del ciclo de vida del proyecto. Ellos son los que crean la razón de ser para trabajar productivamente y poder satisfacer a los involucrados del proyecto. Inspiran la imaginación del equipo humano. Aportan significado al lugar de trabajo permitiendo que cada persona se enfoque en su contribución a las necesidades de los involucrados. Particularmente, hacen lo siguiente: -Crean sinergia mediante la creación de significado y valor mas allá de la persona, hacia el equipo -Aportan su visión al proyecto (imagen de cambio) de cómo el proyecto servirá a las necesidades de la organización y permiten que el equipo alinee su propia contribución personal a la realización de esa visión. -Dan el ejemplo en su comportamiento diario y adoptan el mejoramiento continuo como una forma de vida -Hacen que otros líderes crezcan mediante el apoyo, la asesoria, la educación y el control de los mismos. -Establecen y mantienen los sistemas de apoyo al proyecto. Los líderes dirigen sus esfuerzos a manejar sus equipos con el objeto que logren las variables de costo, tiempo y calidad esperada en un proyecto y con la mente siempre puesta en la satisfacción de los involucrados. 2.4 La comunicación efectiva La comunicación es la herramienta más importante dentro de la gerencia de proyectos, es crucial para el éxito del mismo ya que la gerencia involucra comunicación constante formal e informal a todos los niveles en las organizaciones participantes en un proyecto. La comunicación involucra intercambio de información entre los miembros de un equipo con el objeto de tomar decisiones efectivas Es un proceso complejo que incluye el intercambio de información adecuada en sus formas verbal y no verbal como, por ejemplo, escuchar, hablar, observar, escribir y leer, Esta complejidad hace que la información se transmita incorrectamente.

6 El gerente de proyecto debe dar la orientación en el proceso comunicacional, manejar reuniones, aportar ideas, compartirlas con su equipo y recibir retroalimentación de el. Para que la comunicación sea productiva se recomienda: -La persona que hable debe ser digna de confianza -El mensaje debe ser claro -La persona que escucha debe interpretar el mensaje de la manera como lo dijo el que hablo -El entorno es un elemento que afecta considerablemente el proceso y poca atención se le presta; las distracciones, el ambiente de trabajo, la presión de cualquier tipo y otros aspectos enturbian la claridad del mensaje compartido. La comunicación se puede mejorar teniendo en cuenta lo siguiente: -Transmitir el mensaje con claridad -Observar el comportamiento corporal -Mantener la autoestima de cada participante en la comunicación -Hablar de una manera concisa y simple -Entender el punto de vista del otro -Apreciar los sentimientos del otro -Involucrarse en el mensaje, ser parte de el -Comprender el mensaje -Escuchar primero Para que la comunicación sea efectiva, la retroalimentación se convierte en factor crítico de éxito. Para ello se debe tener en cuenta lo siguiente: -Promover un ambiente de apoyo a la retroalimentación -Conseguir que sea rutinaria. -Dar guías para una buena retroalimentación -Discutir todo lo que no se presente con claridad, parafrasear y resumir -Ser directo al retroalimentar -Hacer preguntas que generen una respuesta diferente al si o al no -Tener en cuenta los sentimientos reales de los miembros del equipo -Mantenerse enfocado en el punto que se esta tratando 2.5 Reuniones efectivas Las reuniones son una forma de vida en la gerencia de proyectos, donde se intercambian y comparten mensajes, ideas e información. Ya que las reuniones ocupan una buena parte del tiempo del equipo de trabajo, se requiere un especial cuidado en el manejo de ellas. Las reuniones de proyecto incluyen: las de arranque, planeacion, avance del proyecto, manejo de problemas, publicas, de presentaciones y las de negociación y manejo de conflictos. Las reuniones sirven para:

7 -Definir el proyecto -Definir los miembros del equipo -Revisar y actualizar el proyecto -Apoyar a los miembros del equipo en sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos del proyecto. -Ayudar a los miembros del equipo a aumentar su compromiso con el proyecto -Tomar acciones -Definir responsabilidades -Hacer visible el proyecto -Promover la participación -Promover la creatividad La frecuencia de las reuniones se relaciona con el ciclo de vida del proyecto. En la etapa conceptual y de factibilidad es conveniente tener más reuniones. Una vez que el equipo trabaja en el diseño. La fabricación y ensamblaje de los componentes del proyecto, se puede reducir el número de reuniones. Aumenta de nuevo hacia el final del proyecto para no dejar ningún cabo suelto. Para lograr que las reuniones sean efectivas se debe tener en cuenta no cometer los siguientes errores: No hacer ni muchas ni pocas reuniones No enviar una agenda con anterioridad No invitar a gente que tenga la autoridad en la toma de decisiones No tener en cuenta las guías para hacer presentaciones Gastar mucho tiempo en aspectos triviales No asignar acciones No asignar responsabilidades No controlar el tiempo de la reunión Sin lugar a dudas, las reuniones efectivas son un foco excelente para manejar el proyecto exitosamente; se recomienda planearlas, programarlas y actuar en consecuencia. 2.6 Presentaciones Con frecuencia, el gerente de proyecto debe realizar una presentación formal. Los participantes pueden ser gerentes de alto nivel, personal técnico, usuarios y la audiencia puede ser una persona o un grupo de ellas. La duración puede ser de unos minutos o mas de una hora: El tema puede ser de naturaleza variada. Se sugiere se sigan los siguientes pasos para lograr hacer una presentación efectiva: Conseguir el apoyo necesario antes de hacer la presentación Anticipar objeciones Ensayar la presentación

8 Romper el hielo Hacer las recomendaciones que considere Enfatizar los beneficios Proponer acciones Hacer seguimiento, luego de terminar la presentación El contenido de la presentación debe tener una introducción, el cuerpo y las conclusiones, En la introducción se rompe el hielo mediante el uso de una introducción al tema, se obtiene la atención de la audiencia y se le dice lo que se va a decir en la presentación. En el cuerpo, se enuncia su misión, se describe el proceso con sus insumos y resultados y se detallan las acciones solicitadas. Y en la conclusión, se refuerzan los resultados, se les dice lo que ya se les dijo, se obtienen los compromisos y se resumen las acciones. Es menester asegurar la programación de la presentación a tiempo y en su lugar, Se deben buscar alternativas para lograr que los participantes vengan, Se requiere organizar el lugar de la presentación y tener todos los materiales a la mano. Asegurar, también, el actuar naturalmente y mantener una actitud positiva. Manejar el cuerpo tal que no distraiga a la audiencia, hacer uso de los gestos para enfatizar o reforzar lo que se dijo y mirar a los ojos naturalmente. 2.7 La delegación La delegación es un asunto complejo. Altamente dependiente de las relaciones humanas y de las habilidades gerenciales, la delegación es quizás la segunda en complejidad a la hora de tomar decisiones y quizás es una de las técnicas gerenciales menos entendidas. La delegación permite que el gerente de proyecto pueda ser excelente en el logro de resultados por medio y con el apoyo de otras personas para el mutuo beneficio de ambas partes. La mayoría de los gerentes y subordinados piensan que el proceso de delegación consiste en asignar trabajo, responsabilidad y autoridad al subordinado sin desprenderse de la responsabilidad general del gerente. Poca atención se presta, sin embargo, a las otras habilidades humanas y gerenciales tales como comunicación, liderazgo, negociación, motivación y otras, que son el verdadero corazón de la delegación efectiva. Cada gerente debe tener un claro entendimiento de tres relaciones gerenciales en el proceso de delegación: Autoridad Responsabilidad y Rendición de cuentas (accountability) La autoridad significa autorización para proceder, no es poder, implica el derecho a tomar decisiones dentro del límite de la responsabilidad de la persona con el objeto de lograr resultados medibles y con la obligación de rendir cuentas de su trabajo. La responsabilidad se asigna al delegado y la acepta el subordinado previo acuerdo entre las partes. La responsabilidad, cuando la delega el gerente de proyecto, no lo libera de su responsabilidad final hacia sus superiores, La rendición de cuentas del equipo de trabajo atañe al gerente de proyectos y no se debe delegar.

9 El gerente de proyecto, para delegar apropiadamente, debe establecer los estándares y objetivos, revisar el progreso del equipo, guiar al subordinado hacia los resultados deseados y aplicar los controles necesarios para obtener los resultados esperados. La delegación implica que las cosas se hagan por medio y con la gente para el mutuo beneficio de las partes. El problema es que las relaciones con la gente son de carácter personal y dependen del desarrollo individual en el conocimiento y aplicación de las habilidades humanas y gerenciales. El ser humano es único en su personalidad. La solución es, por lo tanto, tener en cuenta estas habilidades y determinar cuales son las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de un equipo de proyecto. Las habilidades que, como mínimo, hay que tener en cuenta son: Comunicación, Motivación, Liderazgo, Negociación, Manejo del Tiempo y Solución de Problemas. 2.8 El equipo humano Un equipo humano es la estructura organizacional primordial para competir en el entorno demandante económico global de hoy en día. Los equipos bien diseñados pueden responder rápidamente a las necesidades y expectativas siempre cambiantes de los involucrados de un proyecto. Un equipo es un grupo de personas que trabajan juntas hacia un objetivo común. Los equipos pueden ser de función única, cuyos miembros provienen de una disciplina u organización, o multifuncionales, cuyos miembros son parte de diferentes unidades funcionales u organizaciones. Los equipos de proyecto son los responsables de rendir cuentas por el desempeño y mejoras del proyecto. El trabajo en equipo debe ser un lineamiento que provenga de la alta gerencia; esta debe llevar a cabo una serie de acciones para que el equipo pueda tener éxito. Un trabajo en equipo se establece determinando el foco o misión del grupo y obteniendo el compromiso del grupo para trabajar en su misión. El equipo debe hacer lo que sea necesario para satisfacer su misión, cual es atender a su cliente, dentro de límites predefinidos. Para ello, el gerente de proyecto debe trabajar con su equipo en la planeacion, organización, manejo de personal, dirección, control y coordinación del proyecto. Los elementos básicos del proceso de planeacion de un equipo son: Preparación adecuada Identificación de los miembros claves del equipo Intercambio interactivo de información Establecimiento de un lugar físico con suficiente espacio, abierto, iluminación y otros Registro de la memoria del equipo, para guardar la experiencia de las sesiones de trabajo. Disposición de un facilitador del proceso El gerente de proyecto tiene un papel fundamental de integración de los miembros y eso se hace patente en la fase de planeacion del equipo. Debe

10 anticiparse a conflictos potenciales y resolverlos si surgen. Debe apuntar a la identificación de los aspectos que interrelacionan a los diferentes miembros del equipo, a las transiciones de responsabilidad de un miembro a otro. Los beneficios principales derivados de la planeacion del trabajo en equipo son: Los planes resultantes están basados en el trabajo real que debe ejecutarse Las personas obtienen un sentido de compromiso al trabajo y al proyecto El tiempo de ejecución de cada plan elaborado es mínimo El contenido de cada plan refleja la sabiduría de los miembros del equipo Desarrollo permanente del grupo de trabajo Visión compartida entre los miembros Ampliación de la habilidad de comunicación entre las partes Intercambio de experiencias Miembros motivados Aumento de la creatividad Interdependencia Sentido de identidad Alta calidad en la toma de decisiones Sinergia Una mayor satisfacción en el trabajo. Cómo percibe el gerente de proyecto que el equipo tiene problemas en su desempeño? A continuación presento una guía que será de utilidad: Frustración Competencia no saludable Conflictos Reuniones improductivas Falta de confianza en el gerente de proyecto Falta de confianza en uno de sus miembros Entrenamiento inadecuado Control defectuoso Poca motivación Objetivos no claros Manejo inadecuado de los reconocimientos Cultura organizacional que no apoya el trabajo en equipo Las acciones no se lleva a cabo Un equipo de proyecto no sale de la nada; debe pasar a través de un proceso de creación detallado, complejo y lento, lo que representa un problema serio dada la velocidad con que se producen los hechos hoy en día. Es un proceso de nunca acabar; su formación se debe dar desde la fase de la iniciación y planeacion de un proyecto, va mas allá y termina cuando se llega a

11 la fase de cierre y pasa el proyecto a su fase de operación. El proceso de creación de un equipo de proyecto debe tener en cuenta lo siguiente: Planear la creación del equipo Seleccionar de los miembros, si es posible Organizar el equipo Romper el hielo con una reunión de arranque Definir las metas del equipo Acordar las líneas de comunicación Establecer los planes de trabajo Identificar áreas problemáticas Definir papeles y responsabilidades de cada miembro Lograr el compromiso de cada persona Desarrollar actividades que apoyen el desarrollo del equipo Mantener informado a cada miembro del equipo Reconocer los logros destacados Destacar el manejo ético de los asuntos del equipo Desarrollar las habilidades de solución de problemas Promover una comunicación efectiva El trabajo en equipo y su desarrollo puede ser el aspecto más importante del trabajo del gerente de proyecto. Los proyectos de hoy en día, si quieren ser exitosos, requieren de un desarrollo sobresaliente de los equipos. La persona mas preparada para lograrlo es sin duda el gerente de proyecto quien es el responsable final del éxito del proyecto. 2.9 Manejo de conflictos El conflicto puede existir siempre que se reúnen dos o mas personas. Las diferencias existen en toda organización, y estas diferencias son una ventaja para cualquier organización que ha aprendido a manejar el conflicto. La diversidad es una de las grandes fortalezas de cualquier organización, Los equipos de proyecto deben sacar ventaja de sus diferencias para ser exitosos; se pueden obtener grandes beneficios poniéndole atención a las diferencias. A continuación se presenta una lista de fuentes potenciales de conflicto que pueden ser beneficiosas para un proyecto. La cultura y sus antecedentes Las opiniones Las necesidades y las expectativas Los hechos Las percepciones Los departamentos, las unidades de negocios y el organigrama de la entidad Los intereses Las personalidades y los egos Las competencias El conocimiento Las habilidades

12 La misión y los objetivos Los conflictos se pueden controlar. Se debe tener presente la siguiente lista de recomendaciones como medio eficaz de control: No se debe competir sino cooperar Manejar la situación y no la persona Acordar soluciones ganar-ganar Tener una visión global Aceptar que el conflicto es natural Ser empatico con los puntos de vista de los otros Limitar las diferencias percibidas de status Mantener una comunicación abierta Generar confianza Involucrarse en la situación De otro lado, se necesita tener cuidado con los acuerdos ya que tienen su lado negativo. Existe cierta tendencia en los grupos a ponerse de acuerdo aun cuando ese acuerdo pueda tener un efecto adverso en la habilidad del equipo de lograr su misión. Para evitar esta situación se debe tener en cuenta: Conseguir un abogado del diablo Lograr una discusión abierta de todos los asuntos Reconocer el impacto de las diferencias en status Examinar todos los acuerdos sin resistirse Evaluare todos los puntos de vista del asunto o punto en consideración. Para manejar el conflicto lo que primero debe hacerse es identificar los síntomas del conflicto. Algunos de ellos son: La comunicación abierta se detiene o desaparece Se permiten soluciones gana-pierde Se percibe poco movimiento dirigido hacia la solución Existe presión para no manejar los retos No se acepta la propia responsabilidad No se presentan sugerencias Los miembros permanecen callados Se detiene cualquier resistencia El conflicto debe manejarse diariamente. Se recomienda tener en cuenta lo siguiente: Tratar de tener situaciones cara a cara con el miembro del equipo Si el honor y el orgullo están en juego, las personas defenderán su posición aun cuando se den cuenta que no tienen la respuesta Examinar y manejar las actitudes propias Enfocarse en la misión y mantener una actitud positiva constantemente

13 Involucrar a todo el equipo en las actividades que le son propias; la gente no se torna en desacuerdo con sus propias contribuciones; si todos los miembros del equipo participan, cada uno apoyara la decisión, Evitar el discutir, es inútil y no conduce a soluciones positivas. Promover las diferencias de opinión; cada una de las personas esta en lo correcto en su mente; no hay respuestas correctas o equivocadas; las diferencias de opiniones se pueden usar para estimular a otras ideas Apoyar las relaciones constructivas; las relaciones son la clave del trabajo en equipo Las relaciones se deben construir basadas en la honestidad y la confianza lo que permitirá la comunicación abierta y libre, la clave real de la gerencia del conflicto La negociación La negociación es un hecho de la vida real en el ambiente de proyectos, Es el proceso de llegar a un acuerdo con los involucrados de un proyecto con relación a la transferencia de recursos, la generación de información y el logro de resultados. Es un proceso persuasivo y una de las habilidades más importantes, necesarias para manejar proyectos exitosamente. El proceso de negociación es tan importante como el resultado de la misma. Las negociaciones exitosas están basadas en tópicos reales, problemas e intereses comunes más que en la gente. Como mencioné anteriormente, la forma de resolver situaciones esta basada en las relaciones humanas. Por ello se debe tratar de separar el problema de la gente, enfocarse en los intereses de las partes, tratar de obtener opciones que generen ganancia mutua y generar criterios objetivos para la obtención de resultados. La cultura, aun dentro de un mismo país o región, afecta la estrategia de negociación, Por lo tanto se requieren habilidades que manejen los aspectos multiculturales, por ejemplo: el lenguaje, la estética, la educación, la religión, las creencias y actitudes, las organizaciones sociales y la vida política. Los gerentes de proyecto deben negociar con clientes, contratistas, proveedores, especialista, otros gerentes y miembros del equipo involucrado acerca de temas como presupuesto, programación, prioridades, responsabilidades, requerimientos de información y criterios para evaluar desempeño, entre otros. No debe olvidarse que el gerente de proyecto debe tener en cuenta que, después de un proceso de negociación, la gente se puede sentir, como es común en nuestro medio, insatisfecha, desgastada, alienada o las tres Solución de problemas

14 Una de las formas de solucionar problemas es prevenirlos y una de las mejores maneras de hacerlo es durante la fase de iniciación y la de planeacion. El gerente de proyecto se pregunta con frecuencia que sucedería si el paso precedente no se termina a tiempo. Una vez el gerente de proyecto pueda identificar inconvenientes en el futuro, puede usar su experiencia y habilidades para prevenirlos o minimizarlos. Una vez se identifican los problemas, se buscan las causas probables y se establecen acciones preventivas. Y, como no se pueden prevenir todos los problemas, se crean acciones contingenciales que minimicen el efecto sobre el proyecto. Todo lo anterior debe contemplarse dentro del plan original del proyecto. Uno de los usos del anterior enfoque se relaciona con la prevención de accidentes. Es recomendable hacer las siguientes preguntas: Qué podría ir mal? Qué ha ido mal en el pasado? Qué dicen nuestros críticos sobre lo que puede ir mal? Qué dicen los pesimistas y los optimistas sobre lo q ira mal? Qué es lo peor que puede pasar? Aun los mejores planes no anticipan todos los problemas. Cuando un problema inesperado surge, el gerente de proyecto debe: Recolectar la información acerca del problema Encontrar la causa (el que, el donde, el cuando y la extensión del problema) y Tomar la acción apropiada Los gerentes de proyectos, buenos en encontrar la solución a los problemas, piensan más allá del arreglo como tal. Ellos piensan donde mas puede ocurrir el problema y donde más puede aplicarse la solución Manejo del tiempo El tiempo es el recurso del que nunca tendremos suficiente. A pesar de esto, la mayor parte de la gente no posee un enfoque sistemático para programar sus actividades y para planear el uso efectivo del tiempo. Los conceptos básicos de la administración del tiempo requieren del conocimiento de los hábitos de tiempo, el desarrollo de un plan de acción sistemático con metas y prioridades, la eliminación de los agentes que hacen perder el tiempo, la procrastinación (dejar las cosas para ultimo momento) y la habilidad de crear y manejar el tiempo personal y de grupo. Al manejar un proyecto, el plan de acción del gerente de proyecto debe incluir; planes a largo, mediano y a corto plazo que manejen actividades diarias; establecimiento de prioridades con estimados del grado de flexibilidad; delegación de actividades con requerimientos de informes de avance y la

15 planeacion de reuniones y control. El plan debe también incluir el uso efectivo del tiempo disercional. El gerente de proyecto debe tener tiempo para evaluar los hábitos de su equipo y ayudarles a que manejen su tiempo. 3. Conclusiones y Recomendaciones Nuestras organizaciones enfrentan serios retos a la hora de generar productividad y competitividad, en parte debido al ambiente de cultura organizacional y gerencial poco desarrollado que se vive en ellas; lo anterior obstaculiza seriamente el desarrollo humano de las mismas impactando significativamente la productividad de los proyectos. La dinámica de los negocios en el contexto de nuestro entorno, su situación siempre cambiante, la competencia, la incorporación de la tecnología, la presencia a tiempo en el entorno y el uso limitado de los recursos hacen que se tenga que enfocar la gerencia de proyectos de una manera diferente. Siguen siendo importantes el aspecto técnico, el financiero, el tecnológico y otros no relacionados con el ser humano. Sin embargo, el lado humano de los proyectos es condición indispensable si el gerente de proyecto pretende ser competitivo. Las habilidades humanas que presenté son el corazón del talento humano; ellas son la clave para liberar el enorme potencial que posee el ser humano que lo conducirá a niveles superiores de creatividad, productividad, calidad y compromiso, base para el éxito de un proyecto. Mis recomendaciones son mis esperanzas de que este ciencia o habilidad de gerenciar proyectos sean utilizadas, absorbidas y respetadas en nuestras organizaciones para estar potencialmente más cerca del éxito en los proyectos. Si tomamos consideración y ejecutamos los planteamientos que aquí he descrito puedo garantizar que aumentaremos la taza de efectividad de los proyectos. Los Hábitos de la Gente Efectiva pudieron haberse llamado los Hábitos de los Gerentes de Proyecto Efectivos, por esa razón recomiendo su lectura y aplicación. Otra recomendación fundamental es la de crear una cultura de trabajo en Equipos reales y aplicar los conceptos de Llamado a cuentas, definición de propósito con significado y otros que asegurarán que el Norte del proyecto este claro para todos y así se puedan comprometer con él. Le corresponde al gerente de proyectos el dominar estos aspectos para mejorar su efectividad en este maravilloso rol. 4. Bibliografía 1. PMBOX 2. Covey, Stephen, Los 7 Hábitos de las Personas altamente Efectivas. 3. Katzenbah, John, The Wisdom of Teams. Harper Business, USA. 4. Guido, Clements, Administracion exitosa de proyectos. México: Thomson Editores 5. Vijay K. Verma Managing the Project Team. Pennsylvania: PMI 6. Vijay K. Verma Human Resource Skills for the Project Manager. Pennsylvania: PMI