Mi primer sistema de contabilidad para Pymes

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1 Mi primer sistema de contabilidad para Pymes Proyecto Tecnológico, Crear, compartir y descubrir, MEP Profesora, MAF Karina Hernández Hernández [Escribir texto]

2 Autora: MAF. Prof. Karina Hernández Hernández, docente técnica de Contabilidad, de los Colegios Técnicos San Antonio de Escazú y San Juan Sur Corralillo de Cartago. Materias (Subareas) Contabilidad y Tecnología aplicada a la Contabilidad Especialidades: Contabilidad décimo año y Talleres Exploratorios Modalidad: Comercial y Servicios de Educación Técnica Cedula: Teléfono: Correo: kari265@yahoo.es 2

3 Contenido CONTEXTO-JUSTIFICACIÓN 4 OBJETIVOS GENERALES 6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6 RECURSOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS 7 CONTENIDO 8 DESARROLLO 8 Consideraciones previas 8 Desarrollo 9 El modulo de inventarios 10 Módulo de Facturación 11 Módulo de activos fijos 13 Módulo de planillas 14 Módulo de Contabilidad 16 Estado de Resultados 17 CONCLUSIONES 18 RECOMENDACIONES 18 3

4 Contexto-Justificación La especialidad de Contabilidad en los Colegios Técnicos de Costa Rica, se imparte en la mayoría de los Centros Educativos de esta modalidad, tanto en lecciones nocturnas como diurnas, esto se debe a la alta demanda de las empresas transnacionales instaladas en el país; las cuales ocupan personal técnico en el área financiera-contable, tanto para elaborar en su propia contabilidad, como para dar servicios internacionales a empresas hermanas en el resto del mundo, compañías tales como Intel, Coca Cola, Bridgeston, Protec and Gamble, y muchas más han establecido su centro de servicios financieros internacional en Costa Rica. La tendencia sigue creciendo debido a los avances tecnológicos, la descentralización de operaciones profesionales y técnicas, a mercados con mano de obra con niveles académicos aceptables y además, con rangos salariales por debajo del promedio de los países desarrollados donde se encuentran su casa matriz. Las empresas nacionales también requieren personal capacitado en las áreas antes mencionadas, para desarrollar sus operaciones. Aunado a esto la profesión de contabilidad no se limita solo a un puesto determinado de Gerencia (con un grado universitario), Contador o Asistente (puestos técnicos), sino que el colaborador profesional en esta especialidad, tiene un amplio campo donde se puede desarrallorar en empresas de todos tipos: tecnológicas, agrícolas, de servicios, financieras o industriales, y además en una variedad de posiciones, dentro de los diferentes departamentos y unidades funcionales de las empresas, Instituciones públicas compañías sin fines de lucro. o Posiciones en tesorería, auditoria, (sistemas, financiera, operativa, fiscal, o forense) bolsas de valores, Intermediarias financieras, planillas, inventarios, administración y mucho más son los puestos y empleos potenciales para los egresados de las carreras de contabilidad tienen la posibilidad de optar. Es por esto que nace la preocupación para el docente de la especialidad antes mencionada; que los estudiantes ingresen al mercado laboral competitivo y además 4

5 globalizado de Costa Rica (como se explicó en líneas anteriores), conocedores de las herramientas que utilizaran en su trabajo diario. Para el egresado de contabilidad dominar un software contable y una hoja electrónica es tan necesaria como saber por ejemplo, que es un débito o crédito. Sin embargo en la mayoría de Colegios técnicos Profesionales Públicos no se cuenta con software de contabilidad para preparar a los alumnos; debido a muchas situaciones las cuales se enumeran a continuación: Alto precio de las licencias Alto costo del mantenimiento del sistema (actualizaciones, canones) Alto costos del hardware necesario, y vida útil limitada por sus características Escasa capacitación de los docentes de los programas contables Desconocimiento de los profesores de sistemas contables comerciales debido a que existen varios en el mercado Falta de experiencia laboral del docente en la calle, ya que solo se han desempeñado como educadores y no han ejercido su profesión técnica, lo que limita su conocimiento de la utilización de sistemas contables en las diferentes compañías Desconocimiento de las fases de implementación de software en los Colegios Técnicos ya que este requiere de un proceso y trabajo en equipo, de la empresa dueña del programa, los docentes y encargados de soporte técnico de las Instituciones Educativas. Por lo anterior, y tratando de buscar una solución que permitiera a los estudiantes contar con una opción accesible y practica de una simulación de software contable, tanto para que tuvieran una idea general de los procesos que se llevan en la contabilidad a nivel de sistemas (como se utiliza en la actualidad) y no solo en papel, libros y hojas columnares (como los profesionales de hace 30 años), se realizó en una hoja electrónica de Excel 2007, una simulación de sistema contable, utilizando las macros de visual basic y todas las formulas y herramientas que permiten este programa amigable. Como segundo fin y no menos importante el aprendizaje del uso de la herramienta de Excel, la cual es utilizada en el 100% de las empresas en sus departamentos financieroscontables. 5

6 Objetivos Generales Facilitar a los estudiantes de Contabilidad de Colegios Técnicos tanto diurnos como nocturnos, un software contable, amigable y accesible en la mayoría de centros educativos del país. Desarrollar las capacidades tecnológicas de los estudiantes de las especialidades de contabilidad en la hoja electrónica de Excel. Objetivos Específicos Que el estudiante con Mi primer sistema de contabilidad para Pymes obtenga de forma general el conocimiento los procesos básicos efectuados en un programa informático de contabilidad, donde se complete todo un ciclo de operación. Que el alumno logre apreciar la interacción de los diferentes módulos financieros (inventarios, facturación etc.) en un software contable. Preparar al educando como un usuario capacitado de la hoja electrónica de Microsoft Excel. Concientizar en el colegial la importancia de preparar los diferentes auxiliares contables, brindándole la herramienta informática de la hoja electrónica de Excel para este fin. 6

7 Recursos Tecnológicos Utilizados Debido a la necesidad de tener una educación continua cuando se es profesor, y actualizarse en el área tecnológica, pensando que los estudiantes de educación técnica secundaria deben ser formados adecuadamente en este campo, la autora de esta obra utilizo como herramienta principal una capacitación de 192 horas virtuales en el Instituto Nacional de Aprendizaje en Aplicaciones Ofimáticas, y el conocimiento adquirido como contadora de empresas nacionales e internacionales durante diez años de experiencia, no se consultó bibliografía adicional. Computadora laptop, Sony core i5. Internet. Un proyector para las demostraciones en clase. El software office Dispositivos de almacenamiento USB Sitio web (version gratuita) Sitio web (version gratuita) Los productos que se obtuvieron y que se han utilizado en la enseñanza de estudiantes de contabilidad, de todos los niveles así como en los diferentes talleres exploratorios (en este último caso solamente a modo de ejemplo), fueron: Un ejemplo de un software de contabilidad creado en la hoja electrónica de Excel 2007, donde se puede demostrar a los estudiantes la función de varios módulos (Contabilidad, Inventarios, facturación, activos y planillas), para luego obtener los Estados Financieros con la información y datos generados de estos. Archivos de práctica para poder capacitar paso a paso a los alumnos en la creación y programación de este software utilizando las formulas, funciones y macros de Excel Archivos confeccionados para la evaluación del aprendizaje con su rúbrica correspondiente para el docente. Video demostrativo en la página: Video demostrativo en: 7

8 Uno de los puntos más importantes es que el módulo de planilla, está confeccionado adaptado estrictamente a la realidad de la legislación fiscal y parafiscal del país, para el periodo 2015, es decir los diferentes porcentajes de cargas fiscales e impuestos de renta están actualizados a la fecha indicada, por lo que el alumno obtiene una excelente herramienta para capacitarse en el tema de nóminas, de los más complejos y de volúmenes de trabajo en las empresas e industrias. Contenido El presente proyecto es un desarrollo de un sistema básico contable con fines pedagógicos, programado en la hoja de Excel office 2007, donde el estudiante puede apreciar de una forma muy simple la interacción de un micro ciclo contable, desde el ingreso de facturas, notas de crédito, o la elaboración de una planilla de 30 colaboradores, registro de activos no corrientes en un auxiliar, administración de inventarios, hasta la mayorizacion de todos los anteriores, confección de una hoja de trabajo, dando como resultado los estados financieros de una PYME. Sumado a lo anterior se le pedirá al estudiante que confeccione el mismo, un sistema contable, para capacitarlo en el adecuado manejo del sistema Excel, (utilizado prácticamente en todos los departamentos contables de las empresas, como herramienta básica de trabajo), y a la vez desarrollar sus competencias en la creación de fórmulas, uso de funciones y programación de macros, todo lo anterior parte del día a día de un contador cuando se encuentra en el campo laboral. El alumno encontrara en esta forma práctica de obtener aprendizaje y capacidades en el área tecnológica aplicada a su área técnica de trabajo; la contabilidad. Desarrollo Consideraciones previas 8

9 Antes de comenzar a utilizar el software contable elaborado para este proyecto, los estudiantes de colegios técnicos, de la especialidad de contabilidad deben haber recibido según cronograma del MEP los siguientes temas para el área de Contabilidad: Ciclo contable de una empresa de servicios y Ciclo contable de una empresa comercial, Para el área de Tecnología Aplicada a la Contabilidad el software de hojas electrónicas. En el caso de los talleres exploratorios se recomienda solo utilizar el software Mi primer Sistema de contabilidad para Pymes de manera meramente ilustrativa de cómo funciona a modo general este tipo de herramientas, o por el contrario específicamente solo los módulos necesarios para explicar cierta área, por ejemplo en el Taller Exploratorio Ideando mi pequeño negocio, se debe estudiar el tema de Salarios y Beneficios económicos y sociales, se podría utilizar el perfectamente el módulo de planillas. Para utilizar los sistemas y archivos de Excel se deben Habilitar las macros, es decir cuando se abren el archivo de Excel, se muestra la siguiente caja de dialogo: Ilustración #1, muestra como habilitar los macros en una hoja electrónica de Excel Desarrollo 9

10 Se le muestra mediante un sesión de presentación utilizando un proyector, a los estudiantes la aplicación práctica de Mi primer sistema de contabilidad para Pymes Como se detalla en la ilustración siguiente, de esta forma se va a presentar el panel de control del programa, este es interactivo es decir, al oprimir el botón de por ejemplo inventarios el automáticamente lo llevara al modulo indicado. Ilustración #2, Panel de control El modulo de inventarios Oprimir aqua Ilustración #3, muestra como el sistema se dirige al módulo de inventarios Este módulo, muestra la lista de productos, con su respectivo código, descripción, si este es gravado o exento y por su puesto su precio, como se indica en la ilustración #4. 10

11 Oprima aqui Mi Primer Sistema de Contabilidad para PYMES Ilustración #4 Modulo de inventarios Módulo de Facturación Ilustración #5, Se puede visualizar como accesar el módulo de facturación. 11

12 Ilustración #6, Este es el formato de una factura. Dentro de las ventajas que posee los formatos de este apartado Se tiene la posibilidad de realizar facturas y notas de crédito. Automáticamente inserta la fecha del día, (función Hoy) Posee una lista desplegable para asignar el vendedor (previamente ingresados los colaboradores). Tiene opción para indicar si la factura es al contado o crédito (y así más adelante, poder utilizar la respectiva cuenta contable a cargar cuentas por cobrar o Bancos) Con solo digitar el código, el sistema automáticamente, despliega el nombre del articulo precio y si posee impuesto de ventas o no. Todas las operaciones aritméticas, totales y subtotales se calculan automáticamente. 12

13 Módulo de activos fijos Oprime aqui Ilustración #7, Indica como desplazarse al módulo de activos. La función principal de este módulo es capacitar al estudiante para realizar un auxiliar de activos fijos, sobre todo los detalles que debe tener para poder controlar adecuadamente esta cuenta, y a la vez conocer el gasto de depreciación mensual que se debe cargar a resultados. En muchas empresas, donde los activos no corrientes no representan una partida significativa en sus estados financieros, relegan los registros de auxiliares y el control de esta cuenta, para cuando tenga tiempo. En este módulo se podrá obtener la siguiente información actualizada: Placa Descripción Foto o imagen Fecha de compra Valor Histórico Valor en libros Depreciación acumulada Gasto de depreciación Porcentaje de depreciación Centro de costos o departamento asignado 13

14 Ilustración #8 Modulo de activos, donde se muestra la imagen del activo, su número de placa, porcentaje de depreciación según la ley de renta, depreciación mensual, acumulada y su correspondiente del valor histórico. Módulo de planillas 14

15 Oprima aqui Ilustración #9, módulo de planillas, donde se puede apreciar los datos personales y desgloses de pago de cada colaborador. En este apartado el usuario tendrá acceso a los datos personales de cada colaborador, así como su puesto, horas laboradas, salario bruto y base, horas laboradas, extras, rebajos, retenciones de la fuente como el impuesto de renta (el cual es calculado automáticamente sobre su sueldo bruto) o Asociación Solidarista, y cargas sociales obreras y patronales. Todo se determina automáticamente, con solo ingresar las horas laboradas del periodo al sistema. También son ajustables los porcentajes respectivos tanto de deducciones como registro de cargas sociales, INS u Asociación Solidarista. 15

16 La información recabada indica el monto que hay que depositar a cada empleado, y automáticamente se realizan además los asientos de diario, de nómina, donde además se realizan las provisiones de los gastos acumulados vacaciones, aguinaldo y cesantía. Este módulo a la vez permite tener una base actualizada de los datos de cada trabajador de la empresa. Módulo de Contabilidad Ilustración #10, Indica la forma en que se mayoría cada una de las cuentas contables que tuvieron movimiento en el periodo, la información proviene de los módulos antes expuestos además se totalizan, para luego pasar a formar parte de la hoja de trabajo. 16

17 Ilustración #11, hoja de trabajo, aquí se puede apreciar el balance de comprobación inicial; las columnas moradas son los movimientos del mes, o lo que proviene de las T o mayorizacion. Finalmente las últimas dos columnas el resultado final de la contabilidad del periodo, donde se totalizan las cuatro columnas anteriores. Estado de Resultados Aqua! 17

18 Oprimiendo el botón que se muestra en la figura anterior, se podrá acceder a los estados de resultados de la empresa. Cabe destacar que cada módulo cuenta con un menú interactivo que lo permite por medio de un botón, devolverse al menú principal en cualquier momento. Conclusiones Después de poner en práctica Mi primer software de Contabilidad para Pymes como ejemplo de un ciclo contable pequeño en forma digital, (simulando la labor de un sistema financiero), ante los estudiantes del primer nivel de la especialidad de contabilidad Colegio Técnico Nocturna de Escazú; se llega a la conclusión, de que este programa es una excelente herramienta para ilustrar a estos alumnos el funcionamiento de un proceso contable en la practica o en la realidad. Ayuda de forma determinante a que se den una primera idea de cómo se dan a lo interno de un software contable todos los pasos y procesos, hasta llegar a dar un producto final; los estados financieros. Los estudiantes en la mayoría de CTP, reciben estos conocimientos, por medio de representaciones manuales, y es difícil desarrollarlos a un nivel informático por las limitaciones, antes expuestas en las secciones previas, por estas razones la experiencia fue satisfactoria para los alumnos, por tener una instrumento donde practicar todo lo aprendido en forma teórica y práctica manual, en un sistema básico informático, y a la vez el perfeccionamiento del uso de sus habilidades de una hoja electrónica (Excel), y para el docente una herramienta indispensable para fines pedagógicos. Recomendaciones Sería deseable que el 100% de los colegios técnicos del país, gozaran de un laboratorio de computo, en el cual se tuviera acceso a un sistema de contabilidad, para la preparación de los estudiantes al mundo laboral, pero no solo la existencia de este garantiza en proceso de capacitación en esta área, sino que debe existir un equipo de trabajo para la implementación de este proyecto que involucre profesionales capacitados y asignados por los entes encargados en mínimo las siguientes tareas: 18

19 Implementar el software, con la ayuda conjunta de un equipo interdisciplinario (no solo el docente), que debe incluir los profesores interesados, el encargado de soporte técnico de la Institución, la empresa proveedora del Software. Mantenimiento adecuado del hardware e instalaciones físicas, Mantenimiento preventivo y actualización de los sistemas (mediante un contrato con la empresa proveedora) Capacitación a los docentes sobre el manejo de los sistemas informáticos de negocios, con fines pedagógicos y técnicos. Capacitación a los profesores mediante pasantías, en empresas que utilicen sistemas contables (en especial para los que solo han laborado en el MEP) 19