MODELO Y METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE LA CREATIVIDAD EN LAS ORGANIZACIONES QUE GESTIONAN PROYECTOS

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1 1 MODELO Y METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE LA CREATIVIDAD EN LAS ORGANIZACIONES QUE GESTIONAN PROYECTOS Angelica López (p)(1), Ana Arroyo (1), Alberto Ibáñez (1), Jaione Ganzarain (2) (1) Fundación ROBOTIKER. (2) Universidad de Mondragon. SUMMARY Creativity and Innovation are two concepts that go hand-in-hand. The idea that a "creative and innovating organization" has more possibilities of reaching the excellence enjoys universal acceptance. Nevertheless, actually few organizations manage to translate theory into practice. A gap between the process of generation of ideas and their materialization in Innovation exists. In order to replace this gap the concept and the parameters of Creativity have been studied to develop a model and the methodology for the implementation of Creativity in organizations. Assuming Creativity as the process of generation of ideas and their management to be translated into practical innovation that it is implemented so as to reach the objectives organization in a more effective way. Also this study has been specified for the organizations that manage projects. RESUMEN Creatividad e Innovación son dos conceptos que van de la mano. La idea de que una organización creativa e innovadora tiene más posibilidades de alcanzar la excelencia goza de aceptación universal. Sin embargo, en la práctica pocas organizaciones logran traducir la teoría en la práctica. Existe una brecha entre el proceso de generación de las ideas y la materialización de las mismas en Innovación. Para suplir esta brecha se ha estudiado el concepto y los parámetros de la Creatividad para desarrollar un modelo y la metodología de implantación de la Creatividad en las organizaciones. Se parte de la Creatividad como el proceso de generación de ideas y la gestión de las mismas para traducirlas en innovación práctica que se implanta con el fin de alcanzar los objetivos de la organización de forma más eficaz. Asimismo se ha particularizado este estudio para las organizaciones que gestionan proyectos. 1 INTRODUCCIÓN. Para prosperar en las nuevas realidades las organizaciones, sea cual sea su tamaño, necesitarán ser activas en la creación, en el descubrimiento continuo de nuevas posibilidades y en la generación de nuevas oportunidades, superando la espera pasiva a que estas aparezcan. En suma, deberán ser emprendedoras e innovadoras a todos los niveles de su estructura y de su actividad.

2 Implantar la Creatividad en las organizaciones es importante por los siguientes motivos. Creatividad constituye una ayuda para la solución de problemas dentro de una organización o un equipo de trabajo. Aporta nuevas formas para analizar la naturaleza de un problema y para generar una amplia variedad de opciones para su solución. La creatividad sirve para trabajar, solucionar las cosas, desarrollar ideas provechosas para la organización, para, en definitiva, cambiar. Cambiar para evolucionar, mejorar sus servicios o productos, sus circuitos comerciales, sus formas de afrontar el trabajo, sus estrategias de marketing, su visión empresarial, su estructura organizativa, las relaciones entre los trabajadores, sus circuitos de información, y todos aquellos aspectos que conducirán a la senda del éxito. Una organización no puede evolucionar ni alcanzar niveles altos de competitividad sin fomentar la armonía creativa, que empieza en cada trabajador, continúa en los equipos de trabajo y los departamentos y acaba en el beneficio de toda la organización. Es importante para que una empresa sea creativa que sus fundadores y directivos lo sean. La innovación se consigue a través de la creatividad. Es la aplicación práctica de las ideas creativas que se implanta con el fin de alcanzar los objetivos de la organización de la forma más eficaz. La innovación se traduce en resultados comerciales gracias a los nuevos productos, servicios y procesos generados o por la mejora de los mismos. Hay que tener en cuenta además que la Creatividad no tiene amos. El pensamiento creativo no es patrimonio de nadie, no es un atributo de personas, departamentos o empresas. Debe de extenderse a la generalidad de individuos. Por todo ello es necesario desarrollar e implantar mecanismos y metodologías que permitan canalizar y desarrollar la Creatividad. A continuación se muestran los resultados del desarrollo de una metodología para implantar la Creatividad en las organizaciones. - Modelo de organización creativa: recoge las características que ha de tener una empresa en la que la Creatividad forma parte de la cultura, es asimilada como una forma de trabajar y está presente en la mentalidad y en la actividad constante del personal. - Cuestionario de diagnóstico de la Creatividad en la organización. presenta en un gráfico radar la situación de la empresa respecto a la Creatividad tomando como referencia el modelo de empresa creativa. - Acciones para fomentar la Creatividad: permiten pasar a un nivel más avanzado en la implantación de la Creatividad - Metodología de implantación. Pasos y consideraciones a seguir para implantar con éxito la Creatividad en la empresa. - Proceso Creativo: se recogen las fases del proceso creativo 2 ASPECTOS RELATIVOS A LA CREATIVIDAD Concepto y definiciones Crear proviene del latín (creare) y significa producir una cosa que no existía, engendrar, inventar, fundar, establecer y hacer nacer.

3 Por otro lado el término Creatividad proviene de creación. La creación producida por el hombre no significa necesariamente provocar algo completamente nuevo y desconocido hasta el momento. Puede crearse a partir de algo existente, de manera que genera mejora, una innovación sobre algo conocido, pero que ya no sirve al mismo fin y es capaz de generar resultados diferentes. Como se puede comprobar la definición de la creatividad no es del todo específica, varía en función de cada autor. Para esta investigación se ha considerado la siguiente: Creatividad es el proceso de generación de ideas y la gestión de las mismas para traducirlas en Innovación 3 Generación de ideas Gestión de ideas Valor para la Empresa Creatividad Innovación Figura1. Concepto de Creatividad 1.2 Componentes de la Creatividad En cada individuo la Creatividad es una función de tres componentes: pericia, capacidad de pensamiento creativo y motivación. A continuación se muestra qué incluye cada uno de estos componentes y de qué dependen: PERICIA CAPACIDAD DE PENSAMIENTO CREATIVO MOTIVACIÓN INCLUYE - Conocimiento sobre el campo - Destrezas técnicas - Talento relevante para el campo - Adecuado estilo cognitivo - Conocimiento implícito o explícito de heurísticos y técnicas novedosas - Estilo de trabajo favorecedor - Actitudes hacia la tarea - Percepciones de motivación para acometer la tarea DEPENDE DE - Capacidades cognitivas innatas - Destrezas perceptivas motrices innatas - Educación formal e informal y - Entrenamiento - Experiencia en la generación de ideas - Nivel de motivación intrínseca hacia la tarea - Presencia/ Ausencia de limitaciones extrínsecas destacadas en el ambiente social - Capacidad individual para minimizar cognitivamente las limitaciones extrínsecas Tabla 1. Componentes de la Creatividad

4 3 MODELO DE EMPRESA CREATIVA El Modelo de Referencia de Empresa Creativa que se describe a continuación es uno de los resultados de la investigación. Se trata de un modelo teórico de empresa creativa ideal que determina qué características ha de cumplir una empresa para alcanzar ese calificativo. Se presenta una propuesta de empresa en la que la Creatividad es algo intrínseco en la Organización, forma parte de la cultura, es asimilada como una forma de trabajar y está presente en la mentalidad y en la actividad constante del personal. El modelo de empresa creativa está compuesto por cuatro pilares y estos a su vez por subpilares. A continuación se definen estos conceptos. Pilar: Son los campos en los que se ha divido el ámbito de la empresa. Para cada uno de estos pilares se han de dar unas condiciones que favorezcan la Creatividad. Constituyen la base del modelo. Los pilares son Organización, Producto y Servicio, personas y procesos. Subpilar: Cada pilar está formado por subpilares que abarcan aspectos concretos del pilar que los contiene. Clasifican el contenido de los pilares determinando las áreas de actuación en el ámbito de la Creatividad. 4 Análisis de producto Desarrollo y Evolución de producto/servicio Producto & Servicio Estrategia y planificación de la Creatividad Estructura Organización organizativa Comunicación Ambiente - Motivación Personas Personas adecuadas para la Creatividad Motivación frente a la Creatividad Ambiente Creativo Formación frente a la Creatividad Procesos Figura 2. Modelo de Referencia de Empresa Creativa. Gestión de procesos creativos Evaluación del proceso creativo Soporte del proceso creativo El modelo de empresa creativa está formado por los siguientes pilares y subpilares: P1. Organización Este pilar trata de reconocer la organización de una empresa, para que cumpla con el ideal de Creatividad, como medio para llegar a la Innovación en cualquiera de sus procesos. En este sentido se han considerado que deben darse cuatro condiciones:

5 5 SP1.1. Estrategia y Planificación. Ha de estar establecida una estrategia y planificación adecuada y asumida por todos los estamentos organizacionales, para desarrollar la creatividad. SP1.2. Estructura Organizativa. La estructura organizativa debe de ayudar a mejorar o facilitar el ambiente creativo. SP1.3. Comunicación. El sistema de comunicación ha de ser lo suficientemente fluido para que los procesos/ resultados creativos sean compartidos por todos los implicados/ interesados. SP1.4 Ambiente y motivación. El ambiente ha de ser adecuado para alentar la participación de los empleados en los procesos creativos. P2. Producto & Servicio Este pilar está referido a la implantación de la creatividad, como medio para llegar a la innovación de productos y servicios, que para el caso de las organizaciones que se gestionan por proyectos serían los propios proyectos. En este sentido se han considerado los siguientes subpilares: SP2.1. Análisis de producto (proyecto), ha de darse en la empresa este análisis para localizar los ámbitos de aplicación de la creatividad. SP2.2 Desarrollo y evolución de proyecto. Que el proceso de generación de ideas por medio de la creatividad ayude a la realización de los proyectos. P3. Personas Este pilar está referido a los aspectos relacionados con las personas que han de darse en una empresa para que cumpla con el ideal de Creatividad, como medio para llegar a la Innovación en cualquiera de los procesos. En este sentido se han considerado los siguientes subpilares: SP3.1. Personas adecuadas para la Creatividad, en cada fase del proceso creativo y en referencia a los temas que sean objeto de las sesiones de Creatividad. SP3.2 Motivación Actitud frente a la Creatividad, las personas han de tener motivación para participar en la creatividad. SP3.3 Ambiente creativo, lo que indudablemente influirá en la motivación. SP3.4 Formación para la Creatividad. Las personas han de conocer en qué consiste la creatividad, el proceso creativo, técnicas y herramientas creativas a usar...

6 6 P4. Procesos Se trata de ver cómo han de ser los procesos creativos ideales en una organización. Los subpilares en este caso son los siguientes: SP4.1 Gestión del Proceso Creativo, para lo que debe de existir un equipo de gestión de la Creatividad. SP4.2 Soportes del Proceso Creativo, para llevar a cabo el proceso creativo son necesarios ciertos recursos materiales e infraestructura que lo soporten. Estos deben de existir y ser gestionados adecuadamente para que estén disponibles en las mejores condiciones cuando sea necesario. SP4.3 Evaluación del Proceso Creativo. Para poder mejorar la efectividad en la aplicación de la Creatividad es necesario que se evalue el proceso y sus resultados. 4 METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE LA CREATIVIDAD. Definir Alcance del proyecto D I A G N O S T I C O Recogida y toma de datos Representar los datos obtenidos Interpretar los resultados Propuesta de soluciones/mejoras Definir el PLAN de IMPLANTACION E J E C U C I O N ESPECIFICACION Planificar Actividades REALIZACION Ejecutar Actividades FINALIZACION Formar el Equipo Control y Seguimiento Comunicacion y Relacion Figura 3. Diagrama de implantación Como muestra la figura la metodología de implantación consta de dos fases: diagnóstico e implantación.

7 7 FASE DE DIAGNÓSTICO Partiendo de un análisis de situación actual de la organización en base a un diagnóstico de Creatividad y determinando el nivel al que se quiere llegar en la organización se proponen una serie de acciones de mejora que se recogen en un plan de implantación. FASE DE IMPLANTACIÓN En esta fase esas actividades definidas se planifican, se elige el grupo de trabajo para llevarlas a cabo y se desarrollan. Se han desarrollado herramientas para la realización del diagnóstico como son: El cuestionario de Creatividad, realizado a partir del Modelo de empresa creativa, descrito anteriormente. El cuestionario está dividido en cuatro partes que se corresponden con los cuatro pilares, que tienen ponderaciones distintas según su importancia. El resultado del cuestionario es un esquema tipo radar por Pilares y Subpilares, pudiendo así sacar conclusiones de forma ágil y rápidamente. ORGANIZACIÓN Soporte del Proceso Creativo Estrategia y Planificación 9 Evaluación de los Procesos Creativos 8 Estructura organizativa Gestión de los Procesos Creativos Comunicación PROCESO CREATIVO 1 Ambiente-Motivación Formación en Creatividad Ambiente Creativo Motivación-actitud frente a la Creatividad Personas adecuadas PRODUCTO/SERVICIO Analisis de producto Desarrollo y evolución del producto PERSONAS Figura 4. Esquema radar Acciones para fomentar la creatividad. También se ha desarrollado partiendo del modelo de referencia de empresa creativa y consta de una tabla para cada subpilar en la que se especifican tres niveles de implantación de la Creatividad: (bajo, medio, alto), las acciones para pasar de un nivel a otro y unos indicadores para el control del proceso. Estas actividades son las que se propondrían en el plan de implantación y los indicadores servirían para la supervisión.

8 8 BIBLIOGRAFIA. Michalko, M. Thinkertoys, Ten Speed Press Michalko, M. Cracking Cretivity, Ten Speed Press Robinson, A and Stern, S. Corporate Creativity. Berret-Koehler Publishers, Inc Harvard Business Review, Creatividad e Innovación, Ediciones Deusto 2000 CORRESPONDENCIA. Angélica López Sobrado Fundación ROBOTIKER Parque Tecnológico de Zamudio, edf Zamudio Telf alsobrado@robotiker.es