MANTENCIÓN PREVENTIVA DE EQUIPAMIENTO MÉDICO en el Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela

Transcripción

1 MANTENCIÓN PREVENTIVA DE EQUIPAMIENTO MÉDICO en el Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

2 Indice INTRODUCCIÓN... 3 PROPÓSITO... 3 OBJETIVOS... 3 RESPONSABLES... 4 PROCEDIMIENTO... 5 DESCRIPCION DE TRABA JOS A REALIZAR...14 BIBLIOGRAFÍA...16 ANEXO 1: ORDEN DE SALIDA DE EQUIPAMIENTO MÉDICO DEL HOSPITAL PROVINCIAL DR. RAFAEL AVARIA VALENZUELA...17 ANEXO 2: TARJETA DE IDENTIFICACION DE EQUIPO RELEVANTE ANEXO 3: ETIQUETA DE SEGUIMIENTO DE MANTENCIONES EN TERRENO...19 Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

3 Introducción La necesidad de dar continuidad a las acciones que realiza un establecimiento de salud, hacen de la mantención preventiva de sus equipos e instalaciones un elemento estratégico. En el presente documento se detalla el procedimiento a seguir para la mantención preventiva de los equipos clínicos relevantes para la seguridad de los pacientes en el Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela, constituyéndose en una guía acerca de las acciones que deben ser desarrolladas tanto por la Unidad de Mantención como por el responsable del mantenimiento preventivo del equipamiento a nivel institucional. Propósito Establecer el procedimiento de mantención preventiva de los equipos clínicos relevantes para la seguridad de los pacientes en el Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela. Objetivos Definir al profesional responsable del mantenimiento preventivo del equipamiento médico a nivel institucional. Definir el programa de mantenimiento preventivo que incorpora al equipamiento clínico relevante para la seguridad de los pacientes del Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

4 Alcance Los Equipos de aplicación de este protocolo serán: Monitores desfibriladores Equipos de monitorización Hemodinámica Máquinas de anestesia Ambulancias de urgencia ( SAMU ) Incubadoras Autoclaves ( esterilización ) Campana de flujo laminar Equipos de laboratorio: - Contadores hematológicos - Equipos para determinación de electrolitos y gases - Analizadores automatizados de Química Clínica o Química Sanguínea Equipos de imagenologia Refrigeradores para Sangre y hemoderivados. Responsables El responsable del mantenimiento preventivo del equipamiento médico a nivel institucional es el Jefe de Mantencion del Hospital Dr. Rafael Avaria V. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

5 Procedimiento a) Norma Los equipos definidos como estratégicos y que se incluyen en el presente protocolo, deben cumplir con las mantenciones preventivas indicadas. b) Indicación Todos los equipos médicos mencionados en el Alcance del presente Procedimiento. c) Desarrollo del Procedimiento 1.- Priorización del Equipamiento con Mantenimiento Preventivo Con los recursos existentes disponibles del Presupuesto del Hospital, la Subdirección Administrativa y la Unidad de Mantención establecen una priorización del equipamiento médico al cual contratar Mantención Preventiva, a través de Servicios Técnicos Externos y a la vez se define el equipamiento que será mantenido directamente por la Unidad de Mantención del Establecimiento Categorizaciones para el Equipamiento El postulado de Fennigkoh & Smith es un documento en el que se propone una metodología para cuantificar el nivel de riesgo asociado a cada equipo médico. Este documento tiene por finalidad determinar el factor de riesgo asociado a los equipos basándose en una ponderación de tres criterios: - Función del equipo Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

6 - Riesgo físico del equipo. - Requerimientos de mantención Función del equipo: corresponde a la función que desempeña el equipo. Se asigna uno de los números siguientes dependiendo de la función que realice. En caso de Equipos Multipropósitos, aquellos capaces de realizar más de una función, se le asig nará el valor de la función más importante. A este criterio de Función del equipo, la variable si es un equipo para las patologías AUGE, ya sea de tratamiento o diagnóstico, pero cuya falla afecta el GES, se le asigna el puntaje máximo. Puntaje Función del equipo Tipo de Equipo Puntaje Equipos no Relacionados al Paciente y Otros 2 Computadores y Relacionados 3 Accesorios de Laboratorio 4 Equipos de Análisis de Laboratorio 5 Equipos de Monitoreo y Diagnostico 6 Equipo Quirúrgico y de Monitoreo 7 Equipos de Terapia Física y Tratamiento 8 Equipo Quirúrgico y / o de Cuidados Intensivos 9 Equipos de Soporte Vital 10 Fuente: Elaboración Propia en base de Postulados de Fennigkoh & Smith Riesgo físico del equipo: Tiene relación con el riesgo físico al paciente que el equipo pudiese causar en caso de malfuncionamiento. Se le asignará un número del 1 al 5 dependiendo de lo siguiente: Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

7 Puntaje Riesgo Físico del Equipo Tipo de Equipo Puntaje Riesgo levemente Significante 1 Mal diagnóstico o Terapia Inapropiada 3 Daño a Pacientes u Operarios 4 Muerte del Paciente 5 Fuente: Elaboración Propia en base de Postulados de Fennigkoh & Smith Requerimientos de Mantención: Corresponde al número de mantenciones programadas y a la intensidad de estas (tiempo que toman). Este factor se asignará según lo siguiente: Puntaje Requerimientos de Mantención Tipo de Equipo Puntaje Mínima 1 Promedio 3 Extensivo 5 Fuente: Elaboración Propia en base de Postulados de Fennigkoh & Smith Una vez que se le hayan asignado los números de cada característica al equipo estos se procederán a ponderar de la siguiente manera: Requerimientos de Mantención + Riesgo Físico del Equipo + Función del Equipo = Factor Riesgo Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

8 La definición de los criterios de priorización del equipamiento e infraestructura, se basa en la selección de los equipos ya ponderados con el método explicado anteriormente, determinando el factor de riesgo de cada equipo estableciendo el umbral mínimo 12 puntos, para incluir al equipo en este proyecto de mantenimiento. De acuerdo a los criterios expresados, se procede a mencionar el equipamiento que se seleccionó para el Plan de Mantención. Además se indica la frecuencia en que se debe realizar estas mantenciones. Nombre Equipo Sector Priorización Frecuencia Máquina de anestesia Pabellón 20 Trimestral Monitor Cardíaco c/ecg y Desfibrilador Todos 18 SEMESTRAL Autoclaves Esterilización 17 CUATRIMESTRAL Equipos de Análisis de Laboratorio Laboratorio 16 SEMESTRAL Equipos de imagenología Imagenologia 16 SEMESTRAL Fuente: Elaboración Propia en base de Postulados de Fennigkoh & Smith Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

9 1.2.- Con la priorización obtenida, se genera el listado de los equipos a incorporar a mantención, verificando en primer lugar cuales son los equipos que ya tienen contrato de mantención preventiva Para los equipos con contrato de mantención preventiva vigente se procede de la siguiente forma: Se define una rutina y frecuencia de sus mantenciones. En Diciembre de cada año se ratifican con las empresas los meses y la semana de visita del Servicio Técnico para el año siguiente. El procedimiento que se emplea para las mantenciones preventivas es el siguiente: A comienzo de mes, se solicita la autorización presupuestaria para esta mantención y se envía la Orden de Compra vía Portal Mercado Público como Contrato de Arrastre (CA) Hay mantenciones que se hacen en día hábil, para lo cual el Servicio Clínico no usa el equipo, reprograma sus actividades para disponer del equipo las horas promedio que toma la mantención. Los equipos a los cuales se les realiza mantención en días sábados o domingos, el jefe de mantención los retira y prepara para la venida de los técnicos uno o dos días antes. El Servicio Técnico Externo (STE) procede a la mantención de acuerdo a pauta conocida por el jefe de mantención. Para los equipos de soporte vital, Personal de mantencion permanece casi el 80% del tiempo realizando contraparte técnica, para los otros equipos, la permanencia es parcial. Terminada la mantención, el jefe de mantención presencia las pruebas finales y los test de verificación de operatividad y firma la hoja de atención o Informe Técnico que le presenta el STE. Una copia de informe queda en el Servicio Clínico respectivo y el Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

10 original se lo deja el Jefe de Mantención. El jefe de mantención reubica el equipo en el Servicio Clínico correspondiente. De encontrarse elementos necesarios a reponer o reemplazar, se analiza si el contrato existente incorpora o no éstos o los cotiza a un precio preferencial. De cualquiera de las dos formas, se requiere un trámite adicional contable administrativo: Se cotiza con la empresa de STE o en el Portal Mercado Público. Solicitar la autorización del gasto, a SDA Emitir la Orden de Compra vía portal Mercado Público. Una vez recepcionado el repuesto, es la misma empresa quien realiza el cambio o el jefe de Mantención. Este trabajo, al realizarlo el jefe de mantención, lo regulariza con una Orden de Trabajo interna y con la firma conforme del usuario. Caso contrario, hay un nuevo Informe de la empresa con la firma del Jefe de mantención. El Servicio Clínico se queda con una copia, el Jefe de mantención tiene otra copia y se registra en la Base de Datos de mantención (Hoja de Vida del equipo) Para los equipos sin contrato de mantención preventiva se pro cede de la siguiente forma: El encargado la Unidad de Mantenimiento del Hospital emite un Informe a la Dirección, adjuntando el nombre y modelo del o los equipos que requieren contratar mantención preventiva, indicando precios referenciales. Si la compra de servicio no es autorizada por la Dirección, la Unidad de Mantención archiva la solicitud. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

11 Si la compra es autorizada por la Dirección, se tramitan las firmas y autorizaciones respectivas para la contratación del servicio de mantención, es decir: Dirección y Subdirección Administrativa. El departamento de mantención elaborara las Especificaciones Técnicas y Bases Administrativas. a.- Publicación en el Sistema Informático de Compras y Contrataciones del Sector Público. Una vez emitida la Resolución que aprueban las Bases Administrativas y Técnicas de la compra de servicio, la Unidad de Abastecimiento del Hospital, deberá publicar el requerimiento en el Sistema de Compra y Contrataciones del Sector Público, de acuerdo a la Ley , su respectivo Reglamento y sus modificaciones. b.- Compra Modalidad Convenio Marco. Una vez recepcionada la solicitud, la Unidad de Abastecimiento, revisará el catálogo electrónico de Convenios Marcos del Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público, comparando las especificaciones del servicio de mantención solicitado con las características del producto en Convenio Marco y en caso que éste cumpla con lo requerido, confeccionará la Orden de Compra respectiva y la enviará al Departamento de Mantencion, el cual deberá señalar todas las especificaciones del productos, nombre, Rut y dirección de la empresa adjudicada y modalidad de pago, etc. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

12 c.- Compras Modalidad Licitación. Cuando el requerimiento no se encuentre disponible en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco, la Unidad de Abastecimiento, publicará el requerimiento en dicho Sistema, detallando claramente el servicio que se requiere contratar, programación de fecha (consultas, aclaraciones, adiciones, cierre y apertura), responsable de la licitación, (nombre, cargo, teléfono y correo electrónico), garantías de seriedad de oferta y fiel cumplimiento de contrato, en caso que fueran necesarias, además deberá adjuntar bases administrativas o términos de referencia y especificaciones técnicas. La recepción y apertura de las ofertas se realizarán a través del Sistema Informático de Compras y Contrataciones del Sector Público. La Unidad de Abastecimiento, será la encargada de realizar la apertura, bajando del Sistema de Compras y Contrataciones el cuadro comparativo que arroja éste, el cual será remitido a la Comisión de Adjudicación que para tal efecto nombrará la Dirección del Hospital, adjuntando todas las ofertas técnicas que los proveedores hubiesen subido al sistema, para su estudio, evaluación y posterior adjudicación o declaración de deserción y/o inadmisibilidad de ofertas. La Comisión de Adjudicación en un plazo que será establecido en la resolución que la nombra, deberá enviar un Informe de Selección de Oferta a la Dirección del Hospital, informado su decisión de adjudicar o declarar desierta. Este documento deberá considerar al menos, fecha, nombre de la licitación, equipamiento solicitado, nombre y Rut de las empresas que presentaron ofertas, criterios de evaluación, calificación de las empresas, motivos de adjudicación o deserción y nombre y Rut del oferente adjudicado. Una vez otorgado el V B por parte de la Dirección del Hospital, el Informe Selección de Ofertas, será enviado a la Subdirección Administrativa para la confección del contrato correspondiente, el cual deberá señalar todas las especificaciones del servicio, nombre, Rut y dirección de la empresa adjudicada, garantías del contrato, infracciones y multas, Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

13 inspector del contrato, modalidad de pago, etc. Tramitado el contrato, se enviará copia a la Unidad de Abastecimiento, para su publicación en el Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público y la publicación de la respectiva Orden de Compra. d.- Compras Mediante Trato o Contratación Directa. Para proceder a un trato o contratación directa por la adquisición de un servicio de mantención, la subdirección Administrativa deberá señalar claramente las circunstancias que proceden para realizar el trato directo con el proveedor determinado, el artículo de ley , además el costo del servicio, sistema de evaluación de la calidad técnica del servicio, nombre y RUT del proveedor con cual se procederá al trato o contratación directa. Para todos los efectos el documento antes señalado deberá contar con VºBº de la Dirección del Hospital Dr. Rafael Avaria V. Una vez recepcionado el documento señalado en el párrafo anterior, la Subdirección Administrativa deriva a la unidad de Abastecimiento, quien procederá a confeccionar el contrato correspondiente, el cual deberá señalar todas las especificaciones del producto, nombre, RUT y dirección de la empresa adjudicada, garantías del contrato, infracciones y multas, inspector del contrato, modalidad de pago, etc. Tramitado el contrato, la Unidad de Abastecimiento, realizará la publicación en el Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público y la publicación de la respectiva Orden de Compra. Una vez firmado el contrato de mantención, se procede de similar forma que para los contratos con mantención vigente indicado en el numeral del presente procedimiento. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

14 DESCRIPCION DE TRABAJOS A REALIZAR En cada mantención realizada a equipos descritos en el presente procedimiento se debe realizar como mínimo las acciones detalladas a continuación, y controlar su frecuencia, como se indica. a) Monitor desfibrilador: debe considerar dos mantenciones por año, que consideren a lo menos las siguientes revisión: Estado general, limpieza, estado de la batería y test de funcionamiento con simulador. b) Monitorización hemodinámica: debe considerar al menos una mantención por año, esto puede variar según la complejidad del equipo o pacientes a tratar, es el caso de Pabellón o Pos Operado, que no debe ser inferior a 2 veces por año, esta debe considerar a lo menos las siguientes revisiones: Estado general, limpieza batería y test de funcionamiento con simulador. c) Maquinas de Anestesia: debe considerar tres mantenciones por año, que consideren a lo menos las siguientes revisiones: Chequeo visual, revisión sistema de alta y baja presión, chequeo ventilador mecánico. d) Ambulancias: las mantenciones de las ambulancia se consideraran por kilometraje y serán las básicas exigidas como cambio de aceites, cambio de filtros, revisión de frenos. e) Incubadoras fija y trasporte: debe considerar dos mantenciones por año, que consideren a lo menos las siguientes revisión: Inspección general revisión de filtros, control de temperaturas. f) Autoclave: Revisión y lubricación empaquetadura, pruebas de esterilizado y revisión de válvulas selenoides. g) Campana Flujo Laminar: debe considerar certificación una vez por año, y mantencion preventiva cuando lo requiera, este debe considerar chequeo de funcionamiento y cambio de todos sus filtros. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

15 h) Equipos de laboratorio: limpieza general, lubricación de partes móviles y pruebas de funcionamiento. i) Equipos de imagenologia: dependiendo de su complejidad varia la cantidad de mantenciones preventivas, pudiendo ir estas de una anual hasta 3 como el caso del mamógrafo. Mamógrafo: 3 mantenciones anuales, de deben considerar a lo menos los siguientes acciones, limpieza general, revisión y ajustes de piezas mecánicas, revisan corrientes en fuga y pruebas de funcionamiento. Rayos X dental: 1 mantenciones anuales, de deben considerar a lo menos los siguientes acciones, limpieza general, revisión y ajustes de piezas mecánicas, revisan corrientes y pruebas de funcionamiento. Ecógrafos: 1 mantenciones anuales, de deben considerar a lo menos los siguientes acciones, limpieza general, revisión de funcionamiento de transductores. Arco C: 1 mantenciones anuales, de deben considerar a lo menos los siguientes acciones, limpieza general, revisión y ajustes de piezas mecánicas, revisan corrientes y pruebas de funcionamiento Raxos X, 2 mantenciones anuales, que deben considerar, limpieza, ajustes, lubricación de partes móviles y pruebas de funcionamiento según protocolos de fábrica. j) Refrigerador para sangre y hemoderivados: 1 mantención anual, que debe considerar revisión general, pruebas de funcionamiento. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

16 BIBLIOGRAFÍA 1. Alicia Zamorano León, Carlos Tapia Aguilera Plan de Mantención Instituto Nacional del Cáncer. 2. Carlos Rex Dote, Protocolo de Mantencion a Equipamiento Medico, noviembre 2009, Instituto Nacional del Cáncer. Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

17 ANEXO 1: Orden de Salida de Equipamiento Médico del Hospital Provincial Dr. Rafael Avaria Valenzuela Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

18 ANEXO 2: TARJETA DE IDENTIFICACION DE EQUIPAMIENTO RELEVANTE HOSPITAL DR RAFAEL AVARIA V. DPTO. MANTENCION EQUIPO MARCA MODELO NºSERIE SERVICIO CLINICO Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19

19 ANEXO 3: ETIQUETA DE SEGUIMIENTO DE MANTENCIONES EN TERRENO Departamento de mantención y SSGG Hospital Dr. Rafael Avaria Valenzuela Fecha Mantención Fecha Próxima Mantención cm 4 Nombre Empresa y Técnico Av. Bernardo O Higgins 111 Curanilahue - Fono Fax de 19