SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE VIDA UTIL DE EQUIPAMIENTO RELEVANTE PARA LA SEGURIDAD DE LOS USUARIOS HOSPITAL DR. MAURICIO HEYERMANN TORRES DE ANGOL

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2 Código : Páginas: 1 de 11 SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE VIDA UTIL DE EQUIPAMIENTO RELEVANTE PARA LA SEGURIDAD DE LOS USUARIOS HOSPITAL DR. Índice Sección Página Introducción 2 Objetivos 2 Alcances 3 Responsabilidades 4 Definiciones 5 Desarrollo 7 Documentos Relevantes 8 Evaluación del proceso 8 Actualizaciones 8 Socialización 9 Anexos 10 Preparado por: Revisado por: Aprobado por: IC. Biomédico Katherine Gacitúa C. Unidad de Gestión de Proyectos EU. Claudia Navarro Soto Encargada Oficina de Calidad D. René Lopetegui Carrasco Director Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres Angol 1

3 Código : Páginas: 2 de 11 INTRODUCCIÓN Los equipos utilizados en recintos Hospitalarios están sometidos a un continuo desgaste, dado al alto uso y demanda a los que son expuestos diariamente, funcionando las 24 horas del día los 7 días de la semana. Para el cumplimiento de las funciones de este tipo de Establecimiento en virtud de mantener y proporcionar seguridad a los usuarios, los equipos deben permanecer en condiciones óptimas de uso. Requiriendo de todos los esfuerzos posibles para evitar una interrupción y cuando esto suceda, contar con mecanismos de acción efectivos ante tales eventualidades. Por lo anterior es indispensable contar con un sistema de seguimiento que nos permita dar cuanta de la vida útil del equipamiento, de manera de programar su retiro del inventario Institucional y programar su reposición. El mantenimiento preventivo programado juega un rol vital en la tarea de maximizar la disponibilidad de los equipos, ya que contribuirán a prevenir reparaciones mayores que pueden ser más costosas, complejas y largas, muchas ocasiones causando un riesgo a la integridad de los pacientes. OBJETIVO GENERAL Establecer un registro de vida útil del equipamiento relevante para la seguridad de los pacientes, tales como equipos de anestesia, monitorización hemodinámica, monitores desfibriladores, ventiladores mecánicos e incubadoras. 2

4 Código : Páginas: 3 de 11 OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer la vida útil del equipamiento relevante para la seguridad de los usuarios, de manera de anticiparse al cese de funciones y garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento. Detectar oportunamente requerimientos respecto de intervenciones, reposición de equipos, término de vida útil y análisis técnico. Asesorar y proporcionar los antecedentes necesarios a la alta dirección, para contribuir a la eficiente y efectiva toma de decisiones respecto de planificar proyectos de inversiones en equipos a mediano y largo plazo. ALCANCES Este procedimiento debe ser aplicado por la Unidad de Ingeniería y Mantención, en coordinación con los servicios clínicos, en lo relativo a la evaluación de requerimientos, abarcando la totalidad de equipos considerados como relevantes. Sean estos: - Equipos de anestesia - Equipos de monitorización hemodinámica - Monitores desfibriladores - Ventiladores mecánicos - Incubadoras 3

5 Código : Páginas: 4 de 11 RESPONSABLES Jefe C.R. Apoyo Cínico, Terapéutico y Logístico Aplicar este Documento para la reposición de equipamiento. Difundir a personal asignado este documento. Informar formalmente necesidades de reposición de equipamiento a la Dirección de la Institución. Canalizar las necesidades que demanda este proceso en cuanto a recursos profesionales y apoyo financiero. Jefe de Ingeniería y Mantención Responsable de gestionar el programa de seguimiento de vida útil para los equipos relevantes, los que forman parte fundamental en el proceso de tratamiento y recuperación de los pacientes. Canalizar las necesidades que demanda este proceso en cuanto a recursos profesionales, técnicos, administrativos, de infraestructura y costo financiero (gestión de recursos). Encargado de Equipos Médicos Llevar actualizado el programa de seguimiento de vida útil de equipos médicos definido y en conjunto con el jefe de Ingeniería y Mantención, evaluar las intervenciones necesarias. Emitir informe anual de las necesidades de reposición de equipos médicos. 4

6 Código : Páginas: 5 de 11 Jefes Servicios Clínicos Responsable de proporcionar los antecedentes de registros administrativos de puesta en marcha, desempeño y utilización del equipo médico. DEFINICIONES Mantención de Equipos Médicos: Proceso por el cual se canalizan acciones logísticas, administrativas y financieras, puede ser de carácter preventivo o reparativo, que tienden a proyectar la vida útil del equipo. Mantención Preventiva: Mantención programada destinada a asegurar el funcionamiento óptimo de los equipos. La mantención preventiva permite detectar fallos repetitivos, disminuir los puntos muertos por paradas, aumentar la vida útil de equipos, disminuir costos de reparaciones, detectar puntos débiles en la instalación, entre una larga lista de ventajas. Proporcionando una seguridad de al menos el 90% de que las piezas no fallarán. Equipamiento médico: Equipamiento de uso directo con pacientes, ya sea para tratamiento y/o diagnóstico médico. Los equipos con que cuenta el hospital son de distinta complejidad tanto en el área diagnóstica como de intervenciones en especialidades médicas. Estos equipos por su manejo, operatividad y alta tecnología, es necesario cruzar información tanto con la empresa distribuidora, representante designado en la zona y con la empresa encargada del servicio técnico, si es que existe, y/o con el servicio técnico de cada establecimiento. Equipos relevantes: Son todos aquellos equipos que están relacionados directamente con el paciente e intervienen en procesos claves del funcionamiento del hospital. Para efectos de este sistema de seguimiento, se definirán como tales al menos los siguientes equipos: 5

7 Código : Páginas: 6 de 11 Equipamiento de Anestesia, Equipos de Monitorización Hemodinámica, Monitores Desfibriladores, Ventiladores Mecánicos, Incubadoras. Vida Útil: Es el tiempo proyectado en el cual un equipo opera con todas las funciones para las que fue diseñado, sin presentar riesgo para el operador y el paciente, hasta que sea necesario someterlo a un reacondicionamiento mayor, se encuentre obsoleto o haya sufrido un deterioro total por uso o envejecimiento. Durante la vida útil, un equipo debe ser seguro para ser utilizado en recintos hospitalarios y confiables en la entrega de todos sus parámetros. Reacondicionamiento mayor: Es el reemplazo o reconstrucción de partes principales del equipo para restablecer las funciones para las cuales fue diseñado. Traduciéndose muchas veces en un alto costo monetario y de disponibilidad del recurso para la Institución. Equipo Obsoleto: Estado que puede ocurrir por diversas razones, como por ejemplo la no disponibilidad de repuestos (fabricante inexistente, equipos discontinuado), altos costos de operación, mantenimiento y reparación, equipo no proporciona las condiciones de confiabilidad y seguridad para las que fue adquirido. Hoja de Vida: Registro de antecedentes de mantenciones preventivas y correctivas de un equipo médico durante toda la vida de funcionamiento del equipo. 6

8 Código : Páginas: 7 de 11 DESARROLLO Se generará un registro para cada equipo definido como relevante, en el que deberá indicarse al menos los siguientes antecedentes: - Nombre del equipo - Modelo - Serie - Nº de Inventario - Año de instalación - Vida útil estimada - Servicio a cargo del equipo - Observaciones Cada equipo relevante tendrá instaurada una hoja de vida, en la cual se registrará toda intervención realizada y considerada relevante para su funcionamiento, ya sea realizada por servicio técnico externo o interno. La vida útil considerada para los equipos relevantes es la siguiente: EQUIPO AÑOS DE VIDA ÚTIL Máquinas de Anestesia Equipos de monitorización hemodinámica Monitores Desfibriladores Ventiladores Mecánicos Incubadoras 10 años 10 años 10 años 10 años 10 años 7

9 Código : Páginas: 8 de 11 En base a los resultados obtenidos de este seguimiento se generará un informe anual con las necesidades de reposición de equipamiento relevante. DOCUMENTOS RELEVANTES PARA EL SEGUIMIENTO DE LA VIDA UTIL - Catastro de equipos médicos institucionales - Hoja de Vida de los equipos relevantes - Registro de informes técnicos - Presupuesto anual de mantención preventiva EVALUACION DEL PROCESO El proceso finaliza con la evaluación del cumplimiento del sistema de seguimiento de vida útil de los equipos relevantes. La Unidad de Ingeniería una vez finalizado el año deberá chequear el informe de reposición de equipamiento y dar seguimiento al proceso, cuyo objetivo es mantener operativos los equipos y en condiciones óptimas de funcionamiento y seguridad para los pacientes. ACTUALIZACIONES DEL PROTOCOLO La vigencia del presente Documento corresponderá al período de 3 años, sin perjuicio de ello y producto de la dinámica asistencial o de nuevas formas de trabajo implementadas, los equipos clínicos serán los encargados de informar formalmente que el documento requiere de una actualización. Para ese efecto, las modificaciones propuestas deberán ser remitidas a la Oficina de Calidad para revisión y publicación. Adjuntando cada año los listados de reposición correspondientes. 8

10 Código : Páginas: 9 de 11 El proceso de actualización del Protocolo debe ser registrado en documento que especifique los respectivos cambios, según se especifica en el anexo. PLAN DE SOCIALIZACION Difusión y Capacitación Se hará una reunión con las coordinaciones y jefaturas de área para que este documento sea difundido a todos los funcionarios en las diversas áreas del establecimiento y precisar la responsabilidad de dichos equipos para lograr su cumplimiento. Esta reunión estará a cargo de la Subdirección de Gestión del Cuidado, Subdirección Medica y la Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente del Establecimiento. 9

11 Código : Páginas: 10 de 11 ANEXOS TOMA CONOCIMIENTO DE PROTOCOLO NOMBRE FECHA FIRMA 10

12 Código : Páginas: 11 de 11 FORMULARIO REGISTRO DE MODIFICACIONES. MODIFICACIONES FECHA 11

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