ALCALDÍA MUNICIPAL DE MELGAR - TOLIMA

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1 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 1 de 88 ALCALDÍA MUNICIPAL DE MELGAR - TOLIMA 2013 DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 2 de 88 CONTENIDO PAG INTRODUCCIÓN... 5 OBJETIVO GENERAL 6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 6 POLÍTICA DE OPERACIÓN.. 6 ALCANCE... 7 CONDICIONES GENERALES.. 7 MARCO NORMATIVO.. 9 LA EN LA PRODUCCIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES.. 11 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 12 CREACIÓN Y DISEÑO DOCUMENTOS COMUNICACIONES NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ESTRUCTURA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES NOTA INTERNA. 16 RESOLUCIONES 18 DIRECTIVAS Y CIRCULARES 21 CIRCULARES ACTA ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE PROCESOS.. 27 ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS SIMBOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMA RÓTULO PARA LA ELABORACIÓN DE FORMATOS OFICIOS Y CARTAS.. 31 OFICIOS MEMORANDO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. 37 TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 37 ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ALCALDÍA DE MELGAR. 38

3 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 3 de 88 CONTENIDO PAG ARCHIVO DE GESTIÓN 38 ARCHIVO CENTRAL 39 ARCHIVO HISTÓRICO CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 39 TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL 39 UNIDAD DOCUMENTAL EXPEDIENTE. 40 SERIE DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. 41 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.. 41 ARCHIVOS DE GESTIÓN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.. 46 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ALCALDÍA DE MELGAR TOLIMA. 48 CODIFICACIÓN PARA LAS TABLAS DE RETENCIÓN ETAPAS DE ELABORACIÓN DE UN TRD. 53 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 54 MAPA DE PROCESOS ALCALDIA DE MELGAR FASES DE ARCHIVO CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.. 58 CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES ARCHIVÍSTICAS. 60 CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES. 61 ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES. 62 ARCHIVO CENTRAL 62 EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDÍA DE MELGAR -TOLIMA.. 63 FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL 63 FORMALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA.. 64 TRANSFERENCIA PRIMARIA. 65 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS. 65 ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRÉSTAMOS CONSERVACIÓN TEMPORAL 68 CONSERVACION TOTAL. 68 ELIMINACIÓN.. 68

4 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 4 de 88 CONTENIDO PAG SELECCIÓN 68 ROTULACIÓN DE LAS CAJAS INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INVENTARIO 71 ÚNICO DOCUMENTAL.... DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.. 73 ELIMINACIÓN 73 SELECCIÓN 74 MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN GLOSARIO 78

5 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 5 de 88 INTRODUCCIÓN En Colombia se ha venido estructurando una política de archivos, especialmente a partir de la ley 80 de y de la Constitución de 1.991, que consagró entre otros, los derechos a la información y acceso a los documentos públicos, política que se consolida con los principios en que se fundamenta la Ley 594 de y los mandatos allí establecidos. Con la normativa vigente se pretende lograr un manejo técnico de los recursos informáticos de la Administración, para hacer más eficiente y transparente la gestión, logrando la adecuada conservación del patrimonio documental del país. No obstante, lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico; Sin embargo, hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación del Programa de Gestión Documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para la Administración Municipal, que puede recurrir a falsas soluciones de tipo manual, mecánico o automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos, con la gestión institucional y con el marco normativo. Ante esta situación, y con la asesoría, directrices y lineamientos del Archivo General de la Nación, se debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, estén organizados conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de Programas de Gestión Documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. Como filosofía esencial del Sub-Proceso Gestión Documental, preservar la memoria colectiva para la construcción de la identidad local, El Manual de Gestión Documental, es una herramienta que permite organizar e integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la Administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la efectividad de sus procesos y la satisfacción de la comunidad. En tal sentido, la Alcaldía de Melgar consciente de la necesidad de ofrecer cada vez mejores servicios, ha decidido realizar una revisión del Manual de Gestión Documental y sus procedimientos para actualizarlos, y así adecuarlos a los cambios progresivos que se han presentado en la legislación y en las condiciones del entorno. El objetivo de este manual es hacer de los archivos de la Alcaldía Municipal centros de información básicos para la gestión, la transparencia administrativa, el servicio al ciudadano y preservación de la memoria colectiva local.

6 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 6 de 88 OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el Sub-Proceso Gestión Documental, para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación; coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y la armonización con los diferentes procesos de la Administración y la comunidad, que contribuyan a la calidad y oportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones. OBJETIVOS ESPECIFICOS Estructurar el Archivo Municipal, a través de su gestión documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Administración Municipal. Señalar la normativa vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. Identificar los puntos críticos del Sub-Proceso Gestión Documental a través de Gestión de Gobierno, para diseñar los controles que permitan disminuir al máximo el desarrollo del riesgo existente. POLÍTICA DE OPERACIÓN La Alcaldía Municipal de Melgar -Tolima, elabora el presente manual para establecer los lineamientos y técnicas pertinentes para el manejo del Archivo Total 1, concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital donde comprende aspectos tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Así mismo, el manual fija directrices que permiten normalizar y racionalizar la producción logrando regularizar el flujo de los documentos, además suministra las pautas necesarias para la adecuada gestión de los documentos producidos y recibidos, en cumplimiento de sus funciones y garantizando la conservación del acervo documental de la Alcaldía Municipal. 1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

7 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 7 de 88 ALCANCE Este manual se conceptualiza en el Sub-proceso Gestión Documental y se determinan los procesos que estarán interrelacionados entre sí, y se desarrollarán en las unidades de correspondencia durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) POLÍTICA DE OPERACIÓN Dentro del marco de documentación e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), se han generado un conjunto de criterios de estandarización para la elaboración y presentación de documentos, según en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación (AGN), y le elaboración de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC 3393 Guía para la elaboración de cartas, NTC 3397 Guía para la elaboración de memorandos, NTC 3393 Guía para la elaboración de circulares), en concordancia a otras normas que reglamentan la materia como las emitidas por la Real Academia de la Lengua Española. Ley 594 de 2000, expedida por el Congreso de la República y por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental, elaborado por el Archivo General de la Nación, en el cual se busca dotar a las entidades públicas y privadas que presten servicios públicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un Programa de Gestión Documental (PGD). El Subproceso Gestión Documental garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. CONDICIONES GENERALES Los archivos son un componente básico del proceso de modernización de la Alcaldía de Melgar - Tolima, y desde el punto de vista de la información son la base para el logro de los objetivos. De aquí depende la necesidad de instaurar normas que reglamenten la elaboración y manejo de los documentos como algo exclusivo a la administración pública, vigilando por su mantenimiento, clasificación y ordenamiento, que permita hacer seguimiento a las funciones de la Entidad.

8 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 8 de 88 Los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad buscando esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciando la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promover la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva Por lo tanto, este documento busca dar cumplimiento a uno de los procedimientos obligatorios de la norma NTCGP-1000, Control de Documentos y ser producto de la recomendación efectuada por el Archivo General de la Nación, constituye un marco normativo y procedimental cuya finalidad es el establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la generación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, de los documentos. Por lo tanto, es de vital importancia que la Alcaldía Municipal y la Gestión Documental se realicen mediante la observancia de las siguientes políticas: Cada una de las Secretarias, Departamentos, Oficinas y grupos de trabajo debe realizar y actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestión de la misma y de acuerdo a la Tabla de Retención y Valoración Documental y al plan de transferencia, efectuar el envío de sus documentos al Archivo Central. Los servidores Públicos de la Alcaldía al desvincularse de la Entidad, a la terminación del contrato o al ser trasladados de áreas de trabajo, deberán hacer entrega del formato A-GG- FT-076, PAZ Y SALVO POR RETIRO, y los requisitos establecidos en el presente manual, de los documentos producidos, recibidos y relacionados en las TRD en desarrollo de sus labores. Cada dependencia debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de Retención Documental TRD; al requerir ajustes, deben presentar la solicitud al Área de Gestión Documental para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada por el Comité de Interno de Archivo.

9 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 9 de 88 De acuerdo al plan de transferencias definido por el Área de Gestión Documental y aprobado por el Comité Interno de Archivo, cada dependencia debe hacer transferencia al Archivo Central. El Comité Interno de Archivo es el único órgano competente para autorizar la eliminación de documentos. Todas las comunicaciones producidas por la Alcaldía y que sean de carácter oficial, deben cumplir con lo establecido en el presente manual. MARCO NORMATIVO Para que la Gestión Documental pueda ser formalizada de manera adecuada, es necesario que la Alcaldía Municipal responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación y las demás normas 2 aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental: Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación es el encargado a nivel Nacional de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función Archivística en toda la Nación, será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección y depuración llevados a cabo en el Archivo Total de la Alcaldía Municipal de Melgar, la normativa que para el efecto haya expedido el Archivo General de la Nación. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. 2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

10 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 10 de 88 Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación, estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Acuerdo 007 de La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, expide el reglamento general de archivos esto en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. El artículo 15 de la Ley 594 del Establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Ley 594 de Art. 24 Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. Acuerdo 039 de Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de Acuerdo 060 de Archivo General de la Nación, establece los lineamientos y procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas con funciones de cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Decreto 032 de 16 Abril de Por medio del cual se actualiza el Comité Interno de Archivo de la Alcaldía Municipal de Melgar, y se dictan otras disposiciones.

11 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 11 de 88 Decreto 034 de 30 Abril de Por el cual se expide y adopta el Reglamento General de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Melgar Tolima. LA EN LA PRODUCCIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES ARCHIVO DE Se entiende por el proceso archivístico que se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por la Alcaldía Municipal. 1. PRODUCCIÓN Recepción Distribución Tramite Clasificación Física de la Documentación Selección y Eliminación de la Documentación 2. ORGANIZACIÓN Ordenación Documentación Valoración Documental Inventario Documental 3. CONSULTA Descripción Documental 4. CONSERVACIÓN 5. DISPOSICIÓN FINAL Selección Microfilmación/ Digitalización Conservación Total Eliminación

12 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 12 de 88 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL La producción documental es un factor importante dentro del ciclo de vida de los documentos, debido a que en ella se establecen los elementos relevantes que determinan la organización y conservación de actos administrativos y demás comunicaciones oficiales en las entidades, de igual manera comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. Creación y diseño documentos Determinación de uso y finalidad. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquina de escribir o procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (Cintas magnéticas, CD ROM, discos ópticos, discos duros, microfilmes, video etc.). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas, etc. Establecer criterios para la asignación de consecutivos y la producción de copias. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logo de la Entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas, etc. Comunicaciones Se denomina comunicación oficial internas al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.

13 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 13 de 88 Normas Están autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas los Secretarios y Funcionarios de los cargos del nivel Jerárquico en la Alcaldía, en el evento en que los funcionarios no se encuentren en el momento de las firmas se consultara al Despacho para su debida solución. Los requisitos mínimos para el diligenciamiento de las comunicaciones internas deben ser los siguientes: Indicación en la referencia del asunto a tratar El original y anexos relacionados para su tramite Los anexos deben estar claramente descritos y relacionados Firma del Funcionario autorizado El tiempo máximo para dar respuesta al trámite de comunicaciones internas será de cinco (5) días hábiles a la fecha de llegada a la dependencia Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras: acorde con el organigrama de la Alcaldía. (consultar pagina de Web Definición de tipologías documentales: conforme a los formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos identificados en el listado de maestro de documentos y la Tabla de Retención Documental. Directrices relacionadas con el número de copias: copias controladas (control de cambios y modificaciones de los documentos producidos por la entidad: código, versión, fecha de aprobación, así mismo N de originales de un mismo documento). Control de producción de nuevos documentos: los nuevos documentos que se produzcan en la Alcaldía, deben estar registrados en el control de registros y en listado maestro de documentos, una vez revisados y aprobados por el responsable de cada proceso. Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones técnicas dadas por su función, su valor administrativo e histórico y la vigencia de consulta, con el fin de contrarrestar

14 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 14 de 88 factores de deterioro para garantizar la permanencia de los documentos y por ende, de la información. Los documentos que se producen tiene un carácter de facilitadores o esenciales y se definen en uno de los siguientes ciclos: Los que se producen y permanecen en el Archivo de Gestión: son documentos facilitadores o de apoyo y son eliminados en esta etapa; por ejemplo las planillas de reparto de correspondencia, copias normas o procedimientos, que consulta la dependencia etc. Los que se producen o se transfieren del Archivo de Gestión al Archivo Central: son considerados de conservación temporal y son eliminados una vez agotados los valores primarios (Administrativos, legales, fiscales, contables) por ejemplo los informes de gestión, los documentos contables, etc. Los que se elaboran en los archivos de Gestión, se transfieren al Central y posteriormente pasan al Archivo e Histórico: son de conservación permanente como los decretos, resoluciones y las actas de juntas directivas. Para mantener la uniformidad, el estilo y la buena presentación de los actos administrativos y las comunicaciones oficiales, se deben seguir las recomendaciones de carácter tipográfico, gramatical y de estilo (puntuación, fuentes, márgenes, titulaciones, etc.,) que se presentan a continuación: Se partirá del margen izquierdo o bloque extremo, con las excepciones que para títulos se describen en cada documento. Formato carta (21.5 x 28) para decretos, resoluciones, directivas, circulares, comunicaciones oficiales y memorandos. En todos los casos la redacción debe ser impersonal. Los parágrafos no deben llevar sangría. Entre párrafos se debe dejar dos espacios o interlíneas. Cuando la impresión original de los actos administrativos supera las 25 páginas se utilizaran las dos caras de cada hoja, es decir imprimirá por ambos lados. Después de un punto seguido deje un espacio y de punto aparte dos interlineas. Luego de dos puntos (:) el texto comienza con minúscula excepto cuando se cita en estilo directo lo dicho o escrito por otra persona.

15 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 15 de 88 El texto debe estar exento de errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales, de redacción o de puntuación. Tipo de letra: Con base a los principios de economía y eficacia que propone la UNESCO, para los actos administrativos y las comunicaciones oficiales, como cartas y memorandos se debe utilizar preferiblemente la letra Times New Roman, tamaño 12 para encabezado, tamaño 12 para el texto y firmas. Éste tipo de fuente tipográfica permite la lectura de forma ágil al texto en menos tiempo y en la hoja impresa ocupa menos espacio. Fuente: el tamaño de la fuente será 12 puntos para el cuerpo del texto; los títulos o capítulos será de 12 puntos en mayúscula fija y negrilla; los subtítulos en altas y bajas y a 12 puntos; 9 puntos para citas o referencias de pie de página y 10 puntos en citas dentro del texto. Se escribe con mayúscula inicial los nombres propios de persona, lugares, empresas, nombres de cargos o dependencias, así como las disposiciones normativas cuando se identifican por su número y años (ejemplo: Decreto Ley 1421 de 1993). Los oficios se elaboraran: Encabezado: Escudo Municipal, Alcaldía y dependencia. Pie de página: Logo Institucional, dirección de la Alcaldía y teléfonos. En la margen superior derecha debe anotarse el código de la serie documental. Dependiendo del documento debe elaborarse en el formato respectivo. En textos jurídicos y administrativos decretos, sentencias, bandos, edictos, certificados o instancias- el verbo o los verbos que se presentan, el objetivo fundamental del documento, se escriben con mayúscula y con negrita, seguido del digno dos puntos: CERTIFICA:, DECRETA:, RESULVE;, EXPONE:, SOLICITA:, MARGENES: Las copias de oficios y anexos que estén dirigidos a usuarios externos no podrán ser enviados en papel de reciclaje, igualmente estas copias y las que reposan en el consecutivo oficial de la Alcaldía, deben enviarse legibles y en tinta oscura.

16 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 16 de 88 ESTRUCTURA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES OFICIALES A continuación se normaliza la elaboración de actos administrativos y de las comunicaciones oficiales (formatos), sin perjuicio de aquellos que deben regular los manuales de procesos y procedimientos en desarrollo de sus funciones específicas. NOTA INTERNA Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de la Alcaldía y funcionarios. PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

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18 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 18 de 88 RESOLUCIONES Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter particular y concreto. Estilo Las resoluciones se presentaran en estilo de bloque justificado o marginados a la izquierda, a excepción del encabezado. Las facultades legales y las palabras CONSIDERANDO y RESUELVE irán centrados, en negrita y mayúscula sostenida. El interlineado será siempre sencillo; la fuente o tipo de letra Times New Roman, tamaño 12 puntos. Los párrafos van separados por una (1) interlínea y no llevan sangría. Formato carta (21.5 x 28) Partes Logotipo: Centrado en los márgenes superiores se inserta el escudo de la ALCALDÍA, como lo establecen las directrices que para el efecto haya establecido La Administración Municipal. Por lo tanto, no se deben agregar, suprimir o modificar los textos e imágenes adoptados por la actual Administración. Denominación del documento, número y fecha: Encabeza la página: RESOLUCIÓN N XXX DE XXXX, escrita en mayúsculas, negrita, centrada y a dos interlineas del logotipo, dejando espacio suficiente después de la abreviatura de numero (N ) para estampar el numero respectivo, por el área de Gestión Documental. Encabezado: Constituido por el epígrafe, la descripción del cargo del funcionario, que firma la indicación de las facultades legales del firmante para la expedición de la resolución. Se consideran las siguientes directrices:

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20 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 20 de 88 Vigencia y derogatorias: Cuando la vigencia sea de carácter general, deberán indicarse en el último artículo de la resolución, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos efectos se produce con la expedición del acto. Igualmente, deberá indicarse a partir de cuándo rige la norma expedida. A dos (2) interlíneas del último párrafo se escribe en mayúscula sostenida, sobre la margen izquierda y en negrilla la frase, COMUNÍQUESE PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE, o se coloca la parte en la misma que aplique al acto expedido. En la línea siguiente y con margen a la izquierda y sin negrilla se indica la ciudad y la fecha de expedición así: Dado en Melgar -Tolima, a los (fecha espacio blanco para estampar por el Área de Gestión Documental). Firma: A cinco (5) interlíneas o espacios verticales de la ciudad y fecha de expedición, se escribe el nombre del servidor (a) que firma la resolución, en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla. En la línea siguiente, el cargo con mayúscula inicial. Iniciales y nombres de redacción y transcripción y revisión: A dos (2) interlíneas del cargo y de la firma, sobre el margen izquierdo, se anotarán quien proyecta, Revisión Técnica y Revisión Jurídica dado el caso, por ejemplo: Proyectó: Nombre y Apellido Cargo Xxxxxxx Xxxxx Revisión Técnica: Nombre y Apellido Cargo Xxxxxxxx Xxxx Revisión Jurídica: Nombre y Apellido Cargo Xxxxxx Xxxxx

21 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 21 de 88 DIRECTIVAS Y CIRCULARES Directiva: Son aquellos actos que determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen políticas de Gobierno. Circular: Es toda aquella información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la Administración Municipal; también se utiliza como medio para requerir una misma información a cada uno de los organismo o dependencias de la Administración Municipal. ESTILO La directiva y la circular se presentarán en estilo bloque justificado donde todas las líneas parten del margen izquierdo, a excepción del encabezado que irá centrado sobre los márgenes izquierdo y derecho. El interlineado será siempre sencillo, y se sugiere el uso de la letra Times New Roman, 12 puntos. Los párrafos van separados por dos (2) interlíneas. PARTES Logotipo: Centrado en la márgenes se inserta el escudo de la Alcaldía, como lo establecen las directrices de la Administración Municipal. Encabezado: Denominación del documento, el numero y año: encabeza la hoja la frase DIRECTIVA N. _ DE 200_, escrita con mayúsculas, negrita, centrada y a dos (2) interlíneas del logotipo, dejando un espacio suficiente después de la palabra para estampar el número respectivo una vez que haya sido firmada. A una interlínea de la anterior frase se colocan dos corchetes suficientemente espaciados para estampar la fecha (mes y día) en que se firma la directiva. Destinatario: se escribe la palabra PARA: sobre el margen izquierdo en mayúscula sostenida y negrita, seguida de dos puntos y a tres líneas de la fecha. La circular no tiene un destinatario identificado, sino una referencia genérica que abarca a varias o a muchas personas; la directiva sí. Se escriben los cargos o las personas indeterminadas a las cuales va dirigido, en mayúscula iniciales.

22 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 22 de 88 Remitente: se escribe la palabra DE: en el margen izquierdo en mayúscula sostenida y negrita, seguida de dos puntos y a dos interlíneas del destinatario. En el dato de remitente se coloca el cargo del funcionario que emite la circular o la dependencia. Asunto: se describe la palabra ASUNTO: en el margen izquierdo, en mayúscula sostenida y negrita, seguida de dos puntos y a dos interlineas del remitente. En este espacio se coloca de forma clara y resumida el contenido de la directiva. Cuerpo o contenido: Tanto la directiva como la circular contienen información de interés general, de importancia o trascendencia para la Administración Municipal; en ella se determinan o establecen lineamientos o directrices que impliquen políticas de gobierno. El texto de la directiva se inicia tres o cuatro interlíneas del asunto, y se dejan dos espacios entre párrafos. Debe redactarse en primera persona singular o plural (yo, nosotros) y de forma breve, clara, sencilla y cortés. Despedida: a dos interlíneas de la última línea de texto, de la misma forma que en el oficio. Firma: A cuatro o seis espacios de la despedida, centrado, en mayúscula y en negrita. Comprende el nombre, cargo y firma del funcionario autorizado. CIRCULARES Se denomina Circular a la comunicación interna generada por los diferentes secretarios de Despacho, Jefes de departamento de la Administración Municipal de Melgar. Normas Están autorizados para firmar circulares los Secretarios de despacho, Jefes de departamento del nivel jerárquico en la Alcaldía Municipal de Melgar. Los requisitos mínimos para el diligenciamiento de las circulares deben ser los siguientes: Indicación del número de la circular, asunto a tratar en la referencia, fecha.

23 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 23 de 88 Original y copia los cuales serán radicados y fechados en la ventanilla única de radicación. La dependencia productora del documento luego de ser radicada deberá tomar las copias y entregarlas a las otras oficinas para su notificación y recibido. Deben estar elaboradas en el formato estipulado por el Archivo General de la Nación asignado dentro de los anexos del Programa de Gestión Documental. ACTA Es un documento en el que consta de sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones o los comités. PARTES Encabezado: Se sitúa a 2.5 cm. del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúsculas inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión (Conciliación Prejudicial, comité Junta). Identificación del documento y número: Después del título, a una interlínea, se ubica la palabra ACTA en mayúscula sostenida, centrada y, a continuación, el número consecutivo que le corresponde. Fecha: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Hora: En la casilla siguiente, se digita la palabra HORA en mayúscula sostenida Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Lugar: En la casilla siguiente de la hora se digita la palabra LUGAR en mayúscula sostenida. Al frente se anota el sitio de la reunión. Reunión convocada por: En mayúscula sostenida, y en el cuadro siguiente se escribe el Área y persona que convoca la reunión. En la parte inferior se relacionan las personas asistentes determinando nombres, con mayúscula inicial, dependencia a la que pertenece, cargo que desempeña y su respectiva firma. Orden del día: Se enumeran los temas que fueron motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigo. Si el tema requiere de dos o más renglones, el

24 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 24 de 88 segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1.5 a 2 interlíneas. Objetivo: Se define el motivo de la reunión. Desarrollo: Se especifica las temáticas de la reunión y las intervenciones de los presentes. Conclusiones: De manera precisa y concisa se mencionan las conclusiones de los temas tratados. Próxima Reunión: Si se programa una nueva reunión, se escribe la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. Compromisos: Se registran los compromisos adquiridos dentro de conversatorio del evento con nombre del responsable en ejecutar o gestionar el compromiso estipulando el plazo máximo para cumplir con el compromiso. Nombre, cargo y Firma: Se registran los asistentes que deben cumplir con los compromisos establecidos en la reunión.

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26 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 26 de 88

27 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 27 de 88 Esquema para elaboración de Procesos

28 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 28 de 88 Esquema para elaboración de Procedimientos

29 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 29 de 88 Simbología para la elaboración de diagramas de flujo Deben incluir: 1. Objetivo: finalidad del procedimiento 2. Alcance: límites de aplicación 3.Referencias y Marco Jurídico: otros documentos que lo fundamentan y complementan y la Normativa. 4. Responsabilidades: quienes responden por la aprobación, implantación, ejecución. 5. Desarrollo: descripción lógica, completa y coherente de las acciones a ejecutar, contiene exigencias del sistema de calidad (requisitos, acciones) 6. Puntos de Control / Registros 7.Anexos documentos (tablas, gráficos, diagramas, modelos, etc.) necesarios para la ejecución del procedimiento o que se generan como resultado de la misma, cada anexo que constituya registro se identificará como tal. Para efectos de la representación gráfica de la secuencia de las actividades, se tiene el FLOJUGRAMA; indicando de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición en que deben realizarse y los registros a elaborarse para el aseguramiento de la calidad de los servicios que se esperan obtener con el procedimiento.

30 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 30 de 88 Esquema para elaboración de Flujograma

31 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 31 de 88 Rótulo para la elaboración de formatos OFICIOS Y CARTAS OFICIOS: Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las entidades Municipales y en las privadas, que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otras entidades. PARTES Una carta u oficio se compone de encabezado, cuerpo y pie. Encabezado: Código: Consignar en el margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión (-). A continuación el número de radicado de la comunicación u oficio el cual asigna el área de correspondencia. La datación: Se escribe en este orden: ciudad, departamento, día, mes, año (los últimos tres datos deben venir en blanco, ya que estos son radicados por el área de correspondencia de la ALCALDÍA. Melgar, Tolima 30 de Abril de 2013 Evite dirigirse a la entidad (Señores CORTOLIMA), cuando se puede a la persona (Doctora Lorena Cifuentes / Gerente Agenda Cultural / IDCT).

32 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 32 de 88 Datos del destinatario: Siempre que sea posible, los oficios se dirigirán en forma personalizada. Nombre completo del destinatario: En la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Se escribe nombre y en lo posible los dos apellidos. Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesión lo ejerce una mujer, se escribe en femenino. Entidad: Se escribe con mayúscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial de cada palabra, se escribe con mayúscula sostenida; cuando es acrónimo (que no corresponde exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayúscula inicial. Dirección o apartado: Las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse completas; a dos espacios se escribe el número procedido de la abreviatura N, separado por un guion intermedio. Ciudad de destino: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local. El Asunto: Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido de la carta. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano ). Escriba la referencia o el número de solicitud o expedición que responde, si es más de uno no repita; si es una referencia nueva debe escribirla completa Escriba siempre un saludo (Apreciada señora Carolina) (Respetado doctor Augusto). Agregue el nombre o apellido después del antenombre (señor, doctor, licenciado, ingeniera). No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Rodríguez.

33 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 33 de 88 Cuerpo Se escribe a dos interlíneas del saludo, a una interlínea entre reglones y a dos entre párrafos. Para facilitar su comprensión, todo párrafo no debe ser mayor de diez interlíneas o renglones. Si hay varios asuntos, dedique un párrafo a cada uno. Deje espacios blancos: líneas y media o dos líneas entre párrafo y párrafo. No use negrilla ni mayúscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso equivale a un grito disonante en la comunicación. Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas. Use una cara de cada hoja. Pie Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas. Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones técnicas del equipó con que se elabora la carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal procedimiento. Despida: a dos interlineas del último párrafo del cuerpo del oficio. Datos del remitente: En los datos del remitente se debe tener en cuenta la utilización de la dirección del correo electrónico. De ahora en adelante será imprescindible su colocación. Por ejemplo ALDEMAR LOZADA BOLAÑOS Jefe Oficina Control Interno <oacimelgar@melgar-tolima.gov.co

34 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 34 de 88 Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocará la palabra o seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo. Se puede escribir la palabra Copia o la indicación c.c., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así: tratamiento de cortesía, nombre cargo y la entidad. Si se dirige a un funcionario de la ALCALDÍA, se omite la entidad. Aprobación, redacción y/o transcripción: se escribe a dos interlíneas del último renglón escrito. Se anotarán quien Proyectó: con Nombre completo, Revisó / Aprobó. Nombre completo. Esta se puede ajustar en letra Times New Roman fuente 7. Ejemplo Proyectó: Aprobó: Recomendaciones Fuente Times New Romas, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Los oficios no llevaran visto bueno en ningún caso. Si el oficio lleva dos o más firmas, éstas aparecerán en el orden jerárquico correspondiente. En orden descendente u horizontal dejando el de más alto nivel a la margen izquierda. MEMORANDO Es un acto administrativo de carácter general e interno destinado a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios, que agilizan la gestión de la entidad. Es una comunicación empresarial o institucional dirigida a una sola persona para transmitir una sola idea. No se debe

35 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 35 de 88 entender la palabra memorado con sanción o regaño. Un memorando puede transmitir también un elogio, una felicitación, un estímulo o simplemente dar una información. ESTILO Procure que el destinatario y receptor del memorando estén identificados como personas (Jefe de Almacén, Tesorera) y no como antes del organigrama (jefatura de almacén, Secretaria Hacienda). Escriba el asunto en máximo 4 palabras que resumen el contenido, al estilo de un titular de noticias: nuevos formatos de contratación y no Mensaje de la Secretaría General y de Gobierno. Este último no informa nada. Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: se elabora el contenido del memorando dejando en blanco la línea de destinatario, que debe llenar individualmente mediante la herramienta combinación de correspondencia. No deje de escribir una despedida breve, un cordialmente, antes de la firma. Se utilizan las mismas especificaciones técnicas que para el oficio. PARTES DEL MEMORANDO Encabezado: debe ir identificado con el logo de la Alcaldía y en pie de página con el logo corporativo. Memorando: se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla MEMORANDO. Código: después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora seguida de guión (-), se coloca el número de radicado el cual es asignado por el área de correspondencia de la Alcaldía. Ciudad y fecha: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha (este último dato debe venir en blanco para ser radicado por el área de correspondencia de la Alcaldía). Datos del destinatario: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúscula sostenida el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.

36 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 36 de 88 De: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la dependencia productora. Asunto: constituye la síntesis del tema del memorando, a continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Texto: se escribe a una línea entre renglones y a dos párrafos, se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. Despedida: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (agradecemos su gentil colaboración.). Datos de remitente: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, y negrilla, sin subrayar o centrar, el cargo se anota en línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia (oficina, división, grupo de trabajo, unidad, presidente o secretario de comité) según lo autorizado en manuales de métodos y procedimientos de la respectiva dependencia. Anexos: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo ajustar en letra Times New Roman fuente 9. Datos del transcriptor: quien proyecta, revisa y aprueba, debe estar en letra Times New Roman fuente 7. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Con base en este proceso la Ventanilla Única de Radicación realizara o quien haga sus veces: Verificar que los documentos que ingresen o entregue la Alcaldía independientemente de su remitente o entrega, estén completos, que contengan lo que anuncia incluyendo los anexos y comprobantes que detallen Ninguna dependencia deben recibir correspondencia, para ello debe orientar al peticionario, para que se dirija a la unidad de correspondencia.

37 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 37 de 88 Cuando los funcionarios reciban documentos deben entregarlos a la unidad de correspondencia para que emprenda el proceso de recepción y distribución correspondiente. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS La unidad de correspondencia en la Ventanilla Única de Radicación, mediante las T.R.D., procederá a recibir, radicar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la Administración y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. Normas El horario de atención al público interno de la Ventanilla Única de Radicación o quien haga sus veces, será de 8:00 a.m. a 12:30 a.m. y en la tarde de 2: 00 p.m. a 6: 00 p.m. Para el público externo será de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. Los documentos se entregaran mediante las planillas de A-GG-FT-025 Control de Correspondencia, en la cual se relaciona el número de radicado, anexos y dependencia a la cual fueron direccionados. Todos los oficios generados por las dependencias deberán tramitarse por la Ventanilla Única de Radicación o quien haga sus veces, tanto enviados como recibidos para mayor control. Es de aclarar que este horario será modificado siempre y cuando lo decrete el Alcalde Popular. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Una vez que las dependencias o unidades productoras de la Alcaldía, reciban correspondencia por parte de la Ventanilla Única de Radicación o quien haga sus veces, procederán a adelantar todas las gestiones necesarias para tramitar la correspondencia promoviendo las actuaciones administrativas, que permitan satisfacer la petición teniendo presente que todo escrito que reciban debe ser objeto de respuesta, independientemente que en ellos aparezcan los artículos contentivos del derecho de petición, cuando no se es posible dar respuesta dentro del término

38 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 38 de 88 legal, deben indicar las razones que lo impiden e indicarle al peticionario la fecha en la cual darán la respuesta definitiva. En caso que alguna dependencia reciba un documento que no le corresponda deberá remitirla inmediatamente a la dependencia respectiva en el menor tiempo posible con el fin que la dependencia competente cumpla con lo términos legales para la respuesta. ELEMENTOS CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ALCALDÍA DE MELGAR ARCHIVO DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta a solicitud a los asuntos iniciados.

39 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 39 de 88 ARCHIVO CENTRAL Es aquel donde se agrupan documentos transferidos, por los distintos archivos de gestión de la Entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión, que por decisión del Comité Interno de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Documentos Es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene un valor: administrativo, jurídico, fiscal, contable, técnico, científico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. PIEZA DOCUMENTO DOCUMENTAL O TIPO DOCUMENTAL Tipo Documental o Pieza Documental Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.

40 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 40 de 88 Unidad Documental La más pequeña unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser: simple, cuando está constituida por un solo documentó, o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente. EXPEDIENTE Expediente Conjunto de documentos relativos a un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad Archivística Conjunto de piezas o tipos documentales. Serie Documental Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. Ejemplos de Series Documentales Procesos Serie Documentales Procesos de Alimentos. Procesos de Violencia Intrafamiliar Procesos de Custodia Sub - serie

41 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 41 de 88 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificación Documental Labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico - funcional de la Alcaldía. En la clasificación documental se debe tener en cuenta el Principio de Procedencia, el cual establece que "todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina, que en razón de sus funciones específicas lo generó, recibió o lo debe conservar". ARCHIVOS DE GESTIÓN Principios básicos para su organización. Cada Unidad Administrativa ha de mantener su Archivo de Gestión correctamente organizado. La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa determinará, casi de manera irremediable, dado el volumen de los documentos, las posibilidades de tratamiento que recibirá más tarde. La Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los Jefes de unidades administrativas. (Artículo 3. Acuerdo 042 de 2002 Expedido por el AGN). Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del

42 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 42 de 88 archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. El primer paso a seguir en la organización de los Archivos de Gestión es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente archivística, siguiendo el esquema Siguiente: Documentos de Apoyo Informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos paro servir de ayuda a la gestión administrativa, normalmente se trata de: Tarjetas de presentación o de direcciones, una vez actualizado el directorio. Formatos en blanco que no sean de utilidad por que se modificaron. Ofertas de cursos, reuniones, seminarios que no sean de interés para la empresa. Hoja de vida de personal rechazado. Cotizaciones rechazadas. Ofertas de servicios, propaganda, publicidad o suministros no aceptados. Borradores que no aporten nada adicional (declaraciones de renta, cuadros estadísticos, etc.). Tarjetas, fax e invitaciones que hagan alusión a compromisos ya cumplidos. Certificaciones vencidas de Cámara y Comercio y Superintendencia Financiera. Avisos de vencimiento, horarios e instrucciones, una vez realizada la diligencia. NOTA: Nunca se han de transferir al Archivo Central y pueden ser eliminados en el Archivo de Gestión después de un año de ser almacenados. Consejos para su organización Esta documentación ha de organizarse separada del resto del archivo administrativo. Una forma útil de organizar esta información en soporte papel es la creación de doscientos temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes). Los doscientos temáticos de papel se instalarán preferiblemente en carpetas suspendidas y los libros o revistas en estanterías abiertas o revisteros.

43 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 43 de 88 Organización de los documentos administrativos La función del Archivo de Gestión es un factor determinante en cualquier organismo, para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generan. Criterios para la organización de archivos de gestión. (Artículo 4. Acuerdo 042 de 2G02 Expedido por el AGN) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Retirar los objetos metálicos (ganchos, clips) que al oxidarse manchan el papel, así como las cabuyas y bandas elásticas que rasgan las hojas.

44 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 44 de 88 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B Mirado dos (2); No se debe foliar con lápiz de mina roja, ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos por las maquinas reprografía. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Los planos, mapas, dibujos, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas), que se encuentren se enumeraran como un solo folio. Procurar no doblar los documentos, pero si su tamaño es muy grande hacer la menor cantidad de pliegues posibles, documento por documento. Verificar que los documentos legajados en una carpeta correspondan al mismo año, archivando primero las solicitudes y a continuación las respuestas. El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de gestión, si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo Central. La función del archivo de gestión es un factor determinante en cualquier organismo para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generan. Examinar los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los tramites específicos y que por lo tanto pueden archivarse en la carpeta correspondiente (actas, informes, proyectos, planes...). Una vez que los documentos han cumplido su trámite administrativo y han agotado su tiempo de retención establecido en la T.R.D., se ordena al interior de cada uno de los

45 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 45 de 88 expedientes (carpetas), en orden cronológico empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente con gancho plástico colocado hacia abajo. En la organización del Archivo de Gestión aparecen documentos que no es posible ubicar dentro de las series son los documentos de apoyo son de carácter general como su nombre lo indica sirven únicamente de soporte en la oficina. En la conservación y custodia del Archivo de Gestión las dependencias deben conservar los documentos conforme a las T.R.D., en carpetas con ganchos plásticos, ordenación cronológica y foliación. La documentación producida por las dependencias se conservara en carpetas indicando La Sección (dependencia) Subsección (sub - dependencia) Serie (informes) Subserie (informes de gestión) Código (código de la dependencia, serie y subserie) Número de legajos (número de carpetas) Número de folios (cantidad de documentos) Fecha inicial, fecha extrema Verificar si se requiere más de una carpeta para los expedientes que pasan de los doscientos (200) folios, lo cual se procede abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada anteriormente (1/2, 2/2), igualmente debe contener las fechas extremas de la documentación legajada. Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal, deben elaborar sus inventarios de la oficina en medio físico y magnético, que detallen la totalidad de carpetas y folios, el cual se mantendrá actualizado, revisado y certificado por parte del jefe de la dependencia.

46 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 46 de 88 La organización de los documentos en los archivadores deben ser adecuados, alejados de humedad, fuentes de calor, áreas con altas temperaturas, instalaciones eléctricas e hidráulicas, que deterioren el documento con el pasar de los días. Los Archivos de Gestión no deben quedar al alcance de personal ajeno a la dependencia en medios abiertos o estantes desprotegidos, el funcionario a cargo del archivo debe estar en constante observación y revisión de los documentos a su cargo. ALCALDIA MUNICIPAL DE MELGAR Sección: Secretaría General y de Gobierno Subsección: Talento Humano Serie: NÓMINAS Subserie: Nóminas de Docentes Código: N de Legajos: 3/3 N de Folios: Fecha Inicial: Julio Fecha Extrema: Diciembre SISTEMA DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN El respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los documentos son el punto de partida para la adecuación y organización de los archivos, entendiendo por organización el conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas que se aplican a las agrupaciones documentales. Ordenación: Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite. Para adelantar esta labor archivística es importante respetar el principio de original, dado a los documentos por la propia gestión que los originó o recibió. Los expedientes se pueden ordenar alfabéticamente o numéricamente atendiendo al orden cronológico en que se originaron.

47 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 47 de 88 Descripción: Es el proceso de análisis los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar, la información para la gestión o la investigación. Carpetas: En este sistema las unidades archivísticas están conformadas por una carpeta de propalcote, tamaño oficio, en donde son legajados los tipos documentales con un gancho de dos piezas, el cual permite adicionar documentos, con pliegues adicionales o dobleces marcados, ampliando su capacidad. Orden Original Se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se realiza el trámite. El documento que inicia la secuencia, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y el que lo termina se encontrara al final de la misma. (Acuerdo 042 de AGN). Ejemplo 1. : Contratos 1. Proyecto 2. Análisis 3, Viabilidad 4. Solicitud de C.D.P S. C.D.P G. Documentos del Contratante 7. Contrato Ejemplo 2.: Historias Laborales 1. Acto Administrativo de nombramiento 2. Oficio de notificación de nombramiento o contrato 3. Oficio de aceptación de nombramiento 4. Documentos de identificación 5. Hoja de vida

48 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 48 de 88 Foliación La numeración se realiza en forma ascendente en el orden en que se produjeron las actuaciones administrativas, correspondiendo el número uno (l) al documento con él que se inició el trámite y el número mayor al documento de producción más reciente con el cual finaliza el trámite. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA DE MELGAR TOLIMA

49 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 49 de 88 Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las T.R.D. facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico, no solo a nivel del Archivo Central sino desde el momento en que se inicia el proceso de Gestión Documental; sirven en los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales.

50 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 50 de 88 Marco Jurídico Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Decreto 1777 de 1990, por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 1990 sobre adopción de los estatutos del A.G.N. Acuerdo 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo. Acuerdo 09 de 1985, por el cual se reglamenta la presentación de las T.R.D. al A.G.N., ordenadas por el Decreto 1382 de Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas para preservar la moralidad en la administración pública. Ley 594 de 2000, Art. 24: Obligatoriedad de las T.R.D., será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas. Acuerdo 039 de 2002, por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las T.R.D. en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 de Pautas para su Aplicación Con estas pautas se pretende dar herramientas mínimas indispensables para la organización del archivo total de la Alcaldía Municipal de Melgar, aplicando las Tablas de Retención Documental elaboradas para tal fin. Metodología para la disposición física Identifique las series documentales que se producen en su oficina (Ver T.RD. de la oficina). Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando una carpeta para cada expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada oficina (ver T.R.D.). Recuerde, siempre se debe mantener el orden natural, es decir al abrir la carpeta debe aparecer el último documento recibido en relación con este asunto y el último relaciona el más reciente. Utilice carpetas blancas debidamente marcadas en la etiqueta (identificando la información contenida en el legajo).

51 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 51 de 88 Clasificación Documental Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subseccion), de acuerdo a la estructura orgánico - funcional de la Alcaldía). En la clasificación documental se debe tener en cuenta el Principio de Procedencia, el cual establece "todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina, que en razón de sus funciones específicas lo generó, recibió o lo debe conservar". Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series y unidades documentales en el orden previamente establecido, los sistemas de ordenación son: Alfabético: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales escogidas como representativas de su información. Por ejemplo para las fichas catastrales se empleó este sistema. Cronológica: Se relaciona directamente con el principio del orden natural y se aplica principalmente a la ordenación que hace de los tipos documentales ubicándose de manera consecutiva como libro. Numérica: La ordenación numérica tiene que ver con la ubicación consecutiva de piezas documentales cuya referencia es el número, por ejemplo para resoluciones, actas, procesos, contratos. Actualización Para actualizar las Tablas de Retención Documental, se deberá informar al Jefe del archivo de la Alcaldía, sobre las carpetas que se abran durante el año, siguiendo el formato de las T.R.D. con el propósito de asignarle el nombre de la serie, el tiempo de conservación y el destino final a los nuevos documentos. El grupo de archivo soportado en esta información, verificará si puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignará un código a la serie requerida informando al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento, y posteriormente se presentara al Comité

52 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 52 de 88 Interno de Archivo para su aprobación oficial, de no hacerse el reporte para la actualización, el archivo central no recibirá las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales. Las carpetas al abrir deben estar relacionadas con la función de la dependencia, es decir que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman deben reflejar dicha función. Descarte Documental Los criterios para el descarte de los documentos deberán aplicarse de acuerdo con los parámetros estipulados por el Archivo General de la Nación (A.G.N.). De coexistir autorización para la eliminación se deberá recurrir al Archivo y con visto bueno del Consejo Departamental de Archivo. Comité Interno de

53 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 53 de 88 Codificación para las Tablas de Retención. Etapas de elaboración de un TRD: 1. Compilación de la información de la institución. Disposiciones legales, actos administrativos y normas relacionadas con la creación y cambios estructurales de la Entidad (decretos, acuerdos, resoluciones, entre otros). Estructura interna vigente de la institución (manual de funciones y manual de procedimientos). Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos de creación de grupos y asignación de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos en la institución Identificación y definición de unidades documentales. Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificación de valores primarios de la documentación. 3. Análisis e interpretación de la información recolectada Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones de cada una de las dependencias. Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurídicos, contables o fiscales).

54 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 54 de 88 Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, de acuerdo con los documentos que conforman esa unidad documental. Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales en cada uno de los archivos, tanto de gestión, central o histórico, racionalizando la producción y garantizando la protección del patrimonio documental de la institución, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. La valoración documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la consulta de los documentos. Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservación total, selección o eliminación. Aplicación de las Tablas de Retención Documental Se debe hacer una difusión en la Entidad indicando: La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento El instructivo de su aplicación Las normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la Tabla de Retención Documental de cada dependencia La codificación se ha estructurado así: Código Proceso Nombre Código Dependencia del Proceso Dependencia Procesos estratégicos 10 Mejoramiento Continuo 100 Despacho del Alcalde 20 Gestión de Planeación Departamento Administrativo de Planeación 30 Gestión de Comunicaciones XXX Secretaría General y de Gobierno Procesos Misionales 40 Gestión de Educación, Cultura y Deporte

55 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 55 de 88 Código Proceso Nombre del Proceso Código Dependencia XXX Dependencia Secretaría de Educación, Cultura y Deporte 50 Gestión de Infraestructura y Desarrollo Físico XXX Secretaría de Infraestructura 60 Gestión de Salud XXX Secretaría de salud 70 Gestión de Desarrollo Social XXX Secretaría de Desarrollo Social 80 Gestión de Tránsito, Transporte y Movilidad XXX Secretaría de Tránsito, Transporte y Movilidad 90 Gestión de Desarrollo Económico y Turismo XXX Secretaría de Desarrollo Económico y Turismo Procesos de Apoyo 100 Gestión de Gobierno XXX Secretaría General y de Gobierno 200 Gestión de Hacienda XXX Secretaría de Hacienda Proceso 300 Gestión de Contratación XXX Departamento Administrativo de Contratación Nombre Código Dependencia del Proceso Dependencia 400 Gestión Jurídica XXX Oficina Asesora Jurídica

56 NECESIDADES DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD PROCESO GESTIÓN DE GOBIERNO CÓDIGO A-GDG-MA-002 SUBPROCESO VERSIÓN 01 PÁGINA: 56 de 88 De acuerdo con la estructura orgánica y al Mapa de Procesos de la ALCALDIA de Melgar - Tolima, se establece la siguiente codificación, la cual comprende de un total de tres (3) dígitos en la escala decimal para cada una de las dependencias, que se requiere para la producción y distribución de comunicaciones oficiales y para la codificación de las Tablas de Retención Documental. Mapa de Procesos ALCALDÍA MELGAR PROCESOS ESTRATÉGICOS GESTIÓN DE PLANEACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO FÍSICO GESTIÓN DE SALUD GESTIÓN DE DESARROLLO SOCIAL GESTIÓN DE TRÁNSITO, TRANSPORTE Y MOVILIDAD GESTIÓN DE DESARROLLO ECONÓMICO Y TURISMO PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE GOBIERNO GESTIÓN DE HACIENDA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA PROCESO DE EVALUACIÓN - AUDITORÍAS INTERNAS-