PROCEDIMIENTO LIQUIDACION CONCESIONARIOS DE OPERACIÓN

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1 1. OBJETIVO Describir los pasos y responsables para el reconocimiento de los kilómetros comerciales efectivamente recorridos por los buses que operan para el S.I.T.M. y que se encuentren integrados a la plataforma de control y gestión de flota del sistema Simlínea, más los buses convencionales que no poseen equipos de control de flota. 2. ALCANCE Reconocimiento de los kilómetros comerciales efectivamente recorridos para su posterior pago. 3. DEFINICIONES: 3.1 Sistema Simlínea. Es el conjunto de recursos administrativos, tecnológicos y organizacionales del Sistema Metrolínea que integra todos los sistemas especializados. Consta de procedimientos basados en computadores y/o procedimientos automáticos y manuales que proporcionan información, completa, útil y oportuna para la gestión y el control del Sistema Metrolínea e involucra todas las necesidades estructurales técnicas y de desarrollo del Sistema Metrolínea, para suplir las necesidades generadas por los servicios de transporte, recaudo, monitoreo de imágenes, información y atención al usuario, gestión y control de la operación. 3.2 Aplicativo de Despacho: Programa informático tipo web que permite la consulta del reporte realizado por los vehículos y conductores hacia el centro de control. 3.3 Kilometro Efectivamente Recorrido: Es el número de kilómetros programados y exitosamente recorridos por un autobús del concesionario durante el cumplimiento de un itinerario en la prestación del servicio de transporte de pasajeros, conforme a los cuales se liquidan los pagos que corresponden a los concesionarios, esta información se obtiene de los dispositivos a bordo. 3.4 Administrador de los Recursos: Es la sociedad fiduciaria debidamente autorizada para operar en la República de Colombia, encargada de la administración de los recursos provenientes del recaudo de la venta de pasajes del Sistema Metrolínea y demás ingresos provenientes de la explotación del Sistema Metrolínea, la cual será contratada por el concesionario del Sistema de Recaudo y Control del Sistema Metrolínea, conforme al pliego de condiciones que al efecto apruebe Metrolínea S.A. 4. DESARROLLO El Director de Operaciones reconocerá, después de una etapa de convalidación con los concesionarios de transporte, los kilómetros comerciales efectivamente recorridos, a través de la consulta de los diferentes aplicativos del sistema Simlínea, de acuerdo al patronaje de cada ruta. Dicho soporte se enviará a la Dirección Financiera para su posterior cuantificación y reconocimiento económico. Página:1

2 4.1 CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN La Dirección Técnica de Operaciones, consultará la información disponible en los aplicativos SPA y Aplicativo de Despachos, pertenecientes a la Plataforma Simlínea, para para el reconocimiento de los kilómetros comerciales efectivamente recorridos. Es de comprender que es responsabilidad de los Concesionarios y por extensión la de los conductores, realizar los procedimientos que garanticen el registro de la información requeridas para el posterior reconocimiento de los kilómetros recorridos por los buses del sistema, de acuerdo a lo estipulado en la Cláusula 15.1 Obligaciones Respecto a la Prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Masivo : t) Cumplir con el Protocolo de Integración Tecnológica entre Concesionarios de conformidad con el Anexo No 4 del presente contrato, para la entrada en operación de transporte de los autobuses al Sistema Metrolínea y durante la operación del mismo, y en el Anexo 4 de los contratos operación de transporte: El Protocolo de Integración Tecnológica entre Concesionarios, tiene por objeto garantizar que cada autobús que se disponga para la operación, cumpla con las necesidades físicas, técnicas y tecnológicas requeridas por el Sistema Metrolínea y que se cuente permanentemente con los equipos a bordo en óptimas condiciones de funcionamiento. La adherencia a este requerimiento es de obligatorio cumplimiento para la operación, teniendo en cuenta que dentro de cada autobús se tiene considerado un sistema integrado por un conjunto de conexiones físicas y programas informáticos empleados para conectar los equipos y dispositivos del sistema de recaudo y del sistema de control a bordo del autobús comunicándolos interna y externamente con el sistema central y con el Centro de Control, para suplir las necesidades de gestión del Sistema Metrolínea. y en la Cláusula 77. Disposición y Destinación de los Recursos Generados por Efectos del Pago de la Tarifa de Transporte en el Sistema Metrolínea: Para el pago de la participación a los agentes del Sistema Metrolínea que requieren procesos de validación de parámetros técnicos (kilómetros comerciales efectivamente recorridos, viajes que constituyen pago, etc.), Metrolínea S.A. establecerá procedimientos que permitirán considerar y confrontar la información técnica del Sistema Simlínea con aquella que cada agente obtenga., 4.2. CRONOGRAMA DE LIQUIDACION Para la realización de la liquidación de los kilómetros comerciales realmente ejecutados es fundamental tener en cuenta los siguientes pasos con sus respectivos tiempos de ejecución: a. RESUMEN DEL CONSOLIDADO DE DESPACHOS: Una vez terminado el periodo de liquidación se procederá a revisar el aplicativo de despacho disponible por parte del concesionarios de recaudo y control a más tardar a las ocho de la mañana (8:00 am) del primer día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar. b. REVISION DE LOS APLICATIVOS DEL SIMLINEA: El director de operaciones se encargará de revisar los aplicativos SPA, DESPACHOS, NOVEDADES DE CENTRO DE CONTROL y EL RESUMEN DE CONSOLIDADO DE DESPACHOS, con el fin de Página:2

3 determinar la cantidad real de despachos por cada concesionario y ruta. Esta revisión debe ser terminada a más tardar el cuarto día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar. c. ENVIO DE ARCHIVO CON LOS VIAJES QUE CONSTITUYEN PAGO: Del proceso anterior, se establece por cada operador y ruta los viajes que constituyen pago. Este archivo consolidado se enviará a los operadores a más tardar el sexto día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar para que estos de acuerdo a la programación y a través del aplicativo MRC verifiquen los viajes no incluidos dentro del archivo. El archivo producto de esta verificación debe ser enviado por parte de los concesionarios al Director de Operaciones a más tardar el Octavo día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar a las seis de la tarde (6:00 pm). d. REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LOS CONCESIONARIOS: Una vez recibida dicha información por parte de los operadores, el Director de Operaciones procederá a validar la información enviada por los operadores con el soporte del aplicativo MRC a más tardar el noveno día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar. Es claro precisar que los procesos estipulados en los literales c) y d), los cuales se basan en la consulta del aplicativo MRC, serán de carácter temporal y hasta que Metrolínea S.A. lo determine, con el fin de dar cumplimiento estricto a lo estipulado en la Cláusula 15.1 Obligaciones Respecto a la Prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Masivo : t) Cumplir con el Protocolo de Integración Tecnológica entre Concesionarios de conformidad con el Anexo No 4 del presente contrato, para la entrada en operación de transporte de los autobuses al Sistema Metrolínea y durante la operación del mismo, y en el Anexo 4 de los contratos operación de transporte: El Protocolo de Integración Tecnológica entre Concesionarios, tiene por objeto garantizar que cada autobús que se disponga para la operación, cumpla con las necesidades físicas, técnicas y tecnológicas requeridas por el Sistema Metrolínea y que se cuente permanentemente con los equipos a bordo en óptimas condiciones de funcionamiento. La adherencia a este requerimiento es de obligatorio cumplimiento para la operación, teniendo en cuenta que dentro de cada autobús se tiene considerado un sistema integrado por un conjunto de conexiones físicas y programas informáticos empleados para conectar los equipos y dispositivos del sistema de recaudo y del sistema de control a bordo del autobús comunicándolos interna y externamente con el sistema central y con el Centro de Control, para suplir las necesidades de gestión del Sistema Metrolínea, es decir, la consulta del aplicativo MRC quedará excluida del procedimiento de liquidación de concesionarios de operación, a partir de la fecha que Metrolínea S.A. lo determine. Con esto se busca que el procedimiento de liquidación se obtenga solamente con los aplicativos enunciados en el punto b. del Cronograma de Liquidación. e. LIQUIDACION DE LOS KILOMETROS COMERCIALES EFECTIVAMENTE RECORRIDOS: El Director de Operaciones procederá a enviar a la Dirección Financiera Página:3

4 la certificación de los kilómetros comerciales realmente recorridos por tipología y concesionarios se registrarán en el Formato registro de certificación F0, a más tardar el Décimo día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar. Adicionalmente, en este certificado se informará la respectiva aplicación del índice de calidad de desempeño, adjuntando los soportes que correspondan. f. GENERACIÓN DE REGISTROS PARA RECONOCIEMIENTO ECONÓMICO: La Dirección Financiera generará los formatos de Liquidación de los Agentes Financieros Operadores Del Transporte F2 y la carta remitida a Transporte Inteligente S.A. con las respectivas firmas, donde se indicará los valores a pagar a cada operador, según las cifras reportadas en el formato F0, entregado por el área de operaciones y según confirmación de Transporte Inteligente S.A., a más tardar el Doceavo día hábil posterior a la terminación de la catorcena a liquidar. Adicionalmente, se descontará del valor total liquidado, las respectivas multas e indicadores de calidad y desempeño a que hubiese lugar. Página:4

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6 g. AMPLIACION DE LOS PLAZOS: En la eventualidad que alguno de las partes involucradas en el proceso de liquidación (Metrolínea S.A, Metrocinco Plus S.A. y/o Movilizamos S.A) determine la necesidad de ampliar los tiempos antes establecidos se hace necesario que esta prórroga se haga de manera escrita y se concederá de manera automática. Esta prórroga solo se aplicará para el periodo en liquidación y de ninguna manera afectará los tiempos estipulados para las siguientes liquidaciones 4.3. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE INFORMACION CONSULTA DE APLICATIVO SPA (SISTEMA DE PLANEAMIENTO Y ANALISIS) La primera consulta del procedimiento obedece al aplicativo (SPA), por medio de los informes viajes por día, de la siguiente manera pestaña: Informes -> Viajes -> Viajes Realizados x día Este informe brindará el soporte de viajes diarios consolidados para el periodo de liquidación. Es así, como este brindará una información similar a la imagen siguiente: Página:6

7 Considerando, que en la ejecución de la operación se puede llegar a presentar inconvenientes con los equipos a bordo (cortos eléctricos, vandalismo, y/o cualquier otro), y que igualmente las condiciones para mantenimientos entre concesionarios tiene un periodo de resolución, la información consolidada por el Sistema de Planeamiento y Análisis puede ser complementada por el Sistema de Despacho de Centro de Control (Novedades) CONSULTA APLICATIVO DE DESPACHO La segunda consulta informática, corresponde al Sistema de Despacho de Centro de Control, para lo cual se deberá consultar el día y la ruta en particular que permita aclarar si dicho viaje fue realizado o reportado por el conductor. Con lo anterior, si el viaje o tabla aparece como AUTORIZADO en el aplicativo de despacho, constituirá prueba suficiente para reconocerse a favor del Concesionario de Operación el kilometro correspondiente a la ruta. En el caso contrario, en donde este se evidencia registrado como NO AUTORIZADO no tendrá ningún reconocimiento a favor del concesionario. Lo cual podría constituirse como una falla del equipo de comunicación del vehículo y/o desacato por parte del conductor, como sea, podrá darse inicio a los procesos sancionatorios que determine el interventor del contrato. Y en aquellos eventos en donde estos aparezcan como CANCELADOS no tendrán ningún tipo de Página:7

8 reconocimiento y/o apelación por parte del concesionario, considerándose estos como una orden explicita y expresa por parte de Centro de Control para el vehículo no salga a operar, en eventos los cuales pueden corresponder a los siguientes específicos y taxativos: Contingencia Operativa (Accidentes, desvíos, manifestaciones), que constituyen un desajuste al plan de servicio operativo diseñado por Metrolínea S.A Flota Insuficiente Baja demanda de usuarios Es así, como el funcionario encargado de compilar la información disponible en los procedimientos automatizados consultara el día y ruta particular para complementar la información del Sistema de Planeamiento y Análisis CONSULTA DE APLICATIVO MRC (MERCURY REPORT CENTER) La tercera consulta informática, corresponde al Sistema Mercury Report Center, el cual consiste en verificar los archivos enviados por cada operadora de transporte, como soporte de los viajes efectivamente realizados. Se analizan una a una las validaciones dependiendo de la hora de salida a recorrido. Se tendrá en cuenta los siguientes parámetros (Ejemplo): 1- Hora de Búsqueda: Fecha Inicial Uso: 10/03/2014 y hora: 03:00- Fecha Final Uso: 11/03/2014 y hora 02:59 2- Vehículo Inicial-Final: Ejemplo: Ruta: Ejemplo: AB2-P01-AC4A 4- Hora de Validación: Este debe coincidir con el tiempo de ciclo de cada una de las rutas. Página:8

9 4.3.4 RECONOCIMIENTO DE KILOMETROS RECORRIDOS POR ALIMENTADORES SIN EQUIPOS DE CONTROL Y GESTION DE FLOTA Este procedimiento aplica, según lo estipulado en el documento Reconocimiento Kilómetros Recorridos buses convencionales del SITM P PROCEDIMIENTO DE CONTINGENCIA DE RECONOCIMIENTO DE KILÓMETROS COMERCIALES EFECTIVAMENTE RECORRIDOS PARA BUSES ARTICULADOS Debido a que los vehículos articulados no cuentan con el sistema de recaudo que permite tener información de soporte por el sistema Simlínea por intermedio del aplicativo MRC, es primordial que en estos buses se cumpla con la integración tecnológica de manera inmediata, con el fin de que se determine la cantidad de despachos realmente ejecutados en el punto b. del Cronograma de Liquidación. Página:9

10 CUADRO DE APROBACION CARGOS NOMBRE FECHA FIRMA REVISADO POR: Director de Operaciones Fabián Enrique León Isaza 28/03/2014 PUI Calidad María Paula Cárdenas 28/03/2014 APROBADO POR: Director de Operaciones Fabián Enrique León Isaza 28/03/2014 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓ N FECHA DE REVISIÓN SOLICITUD NO. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Emisión inicial. Página:10

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