OBLIGACIONES DE HACER INSTITUCIONES PÚBLICAS (INSTITUCIONES EDUCATIVAS, HOSPITALES Y CENTROS DE SALUD) DECRETO 2044 DE 2013

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1 OBLIGACIONES DE HACER INSTITUCIONES PÚBLICAS (INSTITUCIONES EDUCATIVAS, HOSPITALES Y CENTROS DE SALUD) DECRETO 2044 DE 2013 ANEXO 6 METODOLOGÍA DE RECIBO DEL SERVICIO DE JUNIO DE 2014

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES NOTIFICACIÓN POR PARTE DEL ASIGNATARIO AL MINISTERIO TIC O QUIEN ESTE DELEGUE, INFORMANDO LA FINALIZACIÓN DE LA INSTALACIÓN DEL SERVICIO DE A INTERNET EN LA(S) INSTITUCIÓN(ES) PÚBLICA(S) VERIFICACIÓN POR PARTE DEL MINISTERIO TIC O QUIEN ESTE DELEGUE DE LOS SOPORTES QUE EVIDENCIEN LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS OBJETO DE APROBACIÓN PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS O PRUEBAS REMOTAS PARA LA APROBACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS OBJETO DE APROBACIÓN APROBACIÓN DEL SERVICIO DE DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS ENTREGA DEL INFORME DE APROBACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y CUMPLIMIENTO DE META, ASÍ COMO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LO ANTERIOR ACTUALIZACION SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTA DE INSTALACIÓN Página 2 de 11

3 TABLA DE MODIFICACIONES AL DOCUMENTO DOCUMENTO TECNICO En este documento se realizaron cambios. Por favor léalos y aplíquelos. Verifique que esté utilizando la última Versión correspondiente a la última revisión. VERSIÓN MODIFIC. FECHA MODIFIC. MODIFICACIONES - Página 3 de 11

4 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES DOCUMENTO TECNICO Dentro del proceso de recibo de las instituciones públicas objeto del se realizan las siguientes actividades: 1. Notificación por parte del Asignatario al Ministerio TIC o quien este delegue, informando la finalización de la instalación del servicio de conectividad a Internet en la(s) Institución(es) Pública(s). 2. Verificación por parte del Ministerio TIC o quien este delegue de los soportes que evidencien la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad en las Instituciones Públicas objeto de aprobación. 3. Programación de las Visitas o Pruebas Remotas para la aprobación de la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad en las Instituciones Públicas objeto de aprobación. 4. Aprobación del servicio de conectividad de las Instituciones Públicas. 5. Entrega del Informe de Aprobación de la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad en las Instituciones Públicas y cumplimiento de meta, así como de la documentación que soporta lo anterior. Página 4 de 11

5 1.1 NOTIFICACIÓN POR PARTE DEL ASIGNATARIO AL MINISTERIO TIC O QUIEN ESTE DELEGUE, INFORMANDO LA FINALIZACIÓN DE LA INSTALACIÓN DEL SERVICIO DE A INTERNET EN LA(S) INSTITUCIÓN(ES) PÚBLICA(S) Una vez el Asignatario haya finalizado la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad en las Instituciones Públicas, mediante comunicación escrita y en formato digital, informará al Ministerio TIC o quien este delegue lo siguiente: Listado de Instituciones Públicas en las cuales el Servicio de Conectividad fue instalado y se encuentra en funcionamiento y operativo, con la información que permita identificar cada una de las Instituciones reportadas (Ejemplo: Nombre de la Institución, Código DANE Institución Educativa, Código DANE Sede educativa, Código Compartel Institución, etc.) Información de Ubicación de cada una de las Instituciones Reportadas (Ejemplo: Código DANE Departamento, Código DANE municipio, localidad, dirección, Información Georeferenciada, etc.). Acta de Instalación suscrita por un representante debidamente autorizado por el Asignatario y el representante de la Institución Pública beneficiada, donde conste que el Asignatario realizó la instalación y puesta en servicio de la conectividad en dicha Institución Pública, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1. del Documento Técnico. Para cada institución, los datos de Contacto de la persona que suscribió el Acta de Instalación. (Ejemplo: Nombre, Teléfono, , Dirección, etc.) Soporte de las pruebas de la Instalación: - Fotografías del momento en que el Asignatario realiza la instalación y puesta en Servicio de la Conectividad a Internet en la Institución Pública - Fotografía de las coordenadas geográficas de la ubicación de la Institución Pública, arrojadas por el GPS; - Fotografías que demuestren que las estaciones de trabajo pueden acceder a Internet (Ejemplo: fotografías de PIN, fotografías de navegación, etc.) Pruebas de la Puesta en servicio de la Conectividad (Ejemplo: IP equipo de borde, Velocidad de Subida Operativa, Velocidad de Bajada Operativa, Latencia, Disponibilidad, Páginas Visitadas, Reporte de Fallos, Trafico Entrante, Trafico Saliente, Tasa de transferencia, Paquetes perdidos, etc.). Relación de los equipos de comunicaciones instalados en la Institución Educativa (Incluyendo referencia, característica, fotografías, etc.) El reporte que realice el Asignatario de las Instituciones Públicas a las cuales les haya instalado el servicio y por lo tanto puedan acceder a Internet, se podrá realizar de manera parcial; es decir que se pueden realizar varios reportes, antes que se haya cumplido alguna de las metas establecidas en el numeral 1.2. Del Documento Técnico. 1.2 VERIFICACIÓN POR PARTE DEL MINISTERIO TIC O QUIEN ESTE DELEGUE DE LOS SOPORTES QUE EVIDENCIEN LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS OBJETO DE APROBACIÓN Una vez entregada la documentación relacionada en el numeral 1.1 del presente anexo, el Ministerio TIC o quien este delegue verificará: 1. La entrega de toda la documentación de la información requerida en el mencionado numeral. Página 5 de 11

6 2. Las pruebas de la puesta en servicio de la conectividad en el sistema de gestión del Asignatario. 3. Que la institución se haya reportado al Sistema de Monitoreo descrito en el Anexo 5 - Sistemas de Información y Monitoreo. 4. Demás requerimientos que realice el Ministerio TIC o quien este delegue, para evidenciar la instalación y puesta en servicio de la conectividad en las Instituciones Públicas relacionadas por el Asignatario en su comunicación. El Ministerio TIC o quien este delegue notificará mediante comunicación escrita al Asignatario, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del recibo de la comunicación a la que se hace referencia en el numeral 1.1 del presente documento, el resultado de la verificación. En caso que la documentación presente inconsistencias o la misma esté incompleta, el Asignatario contará con dos (2) días hábiles para subsanar los requerimientos del Ministerio TIC o quien este delegue. Una vez el Ministerio TIC o quien este delegue conceptúe, mediante comunicación escrita al Asignatario, que los soportes presentados cumplen con los requisitos establecidos, el Asignatario procederá a Programar con el Ministerio TIC o quien este delegue y el responsable de la Institución beneficiada, las Visitas o Pruebas Remotas para la aprobación de la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad en las Instituciones Públicas objeto de aprobación; en dicho comunicado se informará al Asignatario cuales instituciones serán aprobadas mediante visita de campo y cuales a través de pruebas remotas. 1.3 PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS O PRUEBAS REMOTAS PARA LA APROBACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS OBJETO DE APROBACIÓN El Asignatario dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibido del concepto de parte del Ministerio TIC o quien este delegue, sobre el cumplimiento de los soportes presentados para la verificación, de acuerdo con lo establecido en los numerales 1.1 y 1.2 del presente anexo, deberá programar con los responsables de las Instituciones reportadas y con el Ministerio TIC o quien este delegue la realización de las Visitas o Pruebas Remotas para la aprobación de la Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad de la Conectividad. Para las instituciones que serán objeto de visita, el Asignatario en conjunto con el Ministerio TIC o quien este delegue definirán la ruta óptima para realizar las mismas. 1.4 APROBACIÓN DEL SERVICIO DE DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS. La aprobación de la puesta en servicio de la Conectividad en una Institución Pública se podrá realizar a través de alguna de las siguientes formas: Visita: El Asignatario deberá coordinar con el Ministerio TIC o quien este delegue y la comunidad una visita de verificación a las instituciones definidas por el Ministerio TIC o quien este delegue, de la cual se levantará un acta. Durante la realización de la visita deberán estar presentes obligatoriamente por lo menos un (1) representante debidamente autorizado del Ministerio TIC o quien este delegue y un (1) representante de la Institución Pública beneficiada; en los casos en que no asista un (1) representante debidamente autorizado del Asignatario, se consignará esta situación en el acta, pero no será una condicional para la aprobación o Página 6 de 11

7 rechazo de la puesta en servicio de la conectividad en la Institución. Esta Acta deberá estar suscrita por quienes participaron en la visita de verificación. Durante la visita, el Ministerio TIC o quien este delegue desarrollará el protocolo de pruebas con los ítems que se describen a continuación, con el fin de verificar que el servicio cumpla con las siguientes condiciones: 1) Información General. 2) Estado físico del lugar post-instalación 3) Solución Tecnológica de Red de Acceso. 4) Estación remota. 5) Servidor de Red. 6) Estaciones de trabajo. 7) Direccionamiento IP LAN. 8) Pruebas de Conectividad. 9) Aplicaciones Informáticas. 10) Comisionamiento y Validación del Sistema de Monitoreo. 11) Restricción de acceso a páginas Web. 12) Funcionalidad de Equipos. 13) Relación de equipos recibidos. 14) Documentación. 15) Fotografías de la visita, donde se evidencie las personas que participaron de la misma y el estado de la instalación del servicio de conectividad, y de los avisos instalados en la institución, de conformidad con lo establecido en el numeral del Documento Técnico. 16) Resultado de la Visita. Adicionalmente el Ministerio TIC o quien este delegue podrá adicionar ítems adicionales al protocolo de pruebas. El proceso de recibo del servicio de conectividad en cada una de las instituciones se realiza de acuerdo con los procedimientos establecidos para la solución tecnológica presentada en el Informe Detallado de Ingeniería y Operación. De esta visita se levantará un acta suscrita por las personas presentes, en la cual se plasmarán los resultados de la visita, las recomendaciones del Ministerio TIC o quien este delegue y demás observaciones que se consideren pertinentes y se anexarán los resultados de los protocolos de las pruebas ejecutadas durante la misma. El Ministerio TIC o quien este delegue tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la realización de la visita, para emitir el concepto de aprobación. En consecuencia, el Asignatario asume la responsabilidad que al momento de la visita de verificación, la prestación del servicio cumpla con todas las condiciones establecidas en el numeral 2.2. Del Documento Técnico. Por lo tanto, en los casos en que la aprobación de la puesta en servicio de la Conectividad se rechace, el Asignatario deberá programar y coordinar una nueva visita, en los términos establecidos en mencionado numeral. Página 7 de 11

8 Teniendo en cuenta que Asignatario previamente presentó los reportes de tráfico y participó en la coordinación de la ruta, el que no se haga presente al momento de la verificación en campo, no lo exime de la responsabilidad de asumir las visitas de campo adicionales a las que haya lugar en caso de presentarse un rechazo. Verificación Remota: El Ministerio TIC con el fin de encontrar mecanismos que permitan verificar, evaluar y conceptuar acercar del estado de la conectividad en las sedes educativas puestas a disposición por el asignatario, evitando los desplazamientos a las mismas, propone una metodología de verificación remota que auspicie desde el NOC(Network Operations Center) o Centro de control de red validar el mayor numero de condiciones de conectividad, permitiendo a la supervisión de las Obligaciones de Hacer partir de los resultados obtenidos con los soportes entregados y la revisión remota emitir concepto de aprobación o rechazo. Para llevar acabo la Verificación remota desde el NOC el Asignatario deberá coordinar con el Ministerio TIC o quien este delegue y con la Institución Educativa, la agenda que posibilite realizar el protocolo de pruebas que permitan verificar que el servicio de conectividad en la sede educativa se encuentra activo y en buen funcionamiento. Para esto el asignatario deberá con tres (3) días hábiles de anticipación dar aviso a la Ministerio TIC o quien este delegue acerca de la hora y fecha coordinada con la sede educativa, para la realización de la revisión remota. En el aviso realizado por el Asignatario, enviado vía correo electrónico deberán estar incluidos los datos de la sede educativa, los datos de contacto del encargado o delegado de la sede educativa que acompañara la prueba remota y la tecnología implementada. Los datos de Contacto de la persona delegada por parte de la sede educativa que acompañara la prueba permitirá al Ministerio TIC o quien este delegue verificar el estado de la conectividad en la sede educativa. Los resultados de la validación serán enviados al asignatario, vía correo electrónico, al segundo día hábil de notificado el Ministerio TIC o quien este delegue acerca de la agenda de la verificación remota En el momento de la verificación remota el asignatario deberá asegurar que el personal del NOC estará disponible en toda duración de la misma, así como tener habilitado un medio de comunicación con el fin que el Ministerio TIC o quien este delegue realice llamadas telefónicas a un funcionario encargado o delegado por parte de la institución pública. Del resultado de la verificación remota se levantará un acta firmada por las personas presentes en la cual se plasmen los resultados de la misma, las recomendaciones del Ministerio TIC o quien este delegue y demás observaciones que se consideren pertinentes. Una vez recibida la información referente a la verificación remota, el Ministerio TIC o quien este delegue tendrá un plazo de diez (10) días hábiles, para emitir el concepto de aprobación o Rechazo. En el concepto de la verificación remota se deberá expresar claramente si se aprueba o rechazada la instalación y puesta en servicio de la Conectividad en cada una de las Instituciones. En caso de rechazarse, se deben establecer claramente las causales que provocaron el mismo, en cada una de las instituciones. En los casos que el concepto emitido por el Ministerio TIC o quien este delegue sea de rechazo el Asignatario deberá allegar nuevamente los soportes que evidencien el levantamiento de la causal de rechazo y cumplir con el protocolo descrito en el presente numeral. Página 8 de 11

9 Protocolo de Verificación Remota Antes de iniciar el Protocolo de verificación remota el asignatario deberá haber entregado a satisfacción del Ministerio TIC o quien este delegue todos los soportes que evidencien el cumplimiento de las obligaciones de Hacer, de acuerdo a lo establecido en los numerales 1.1 y 1.2 de la presente metodología Con el fin de ajustar la presente verificación de recibo remoto se realizará una sesión piloto en el NOC del adjudicatario, en la cual se validará cuáles pruebas se mantendrán para la verificación, eligiendo así el procedimiento más eficiente que resulte para las parte, permitiendo cumplir con las condiciones indicadas por el Ministerio. Durante la realización de las Pruebas Remotas, el Ministerio TIC o quien este delegue desarrollará el protocolo de pruebas con los ítems que se describen a continuación, Información General: En esta Actividad se verificaran los datos de la sede educativa, tales como: Departamento Municipio, Localidad, Tipo de Localidad, Datos de la Institución, Código Compartel, datos de contacto de la persona encargada o delegada para realizar la verificación de la conectividad de la sede educativa, etc. Estado Físico Lugar Post Instalación: En esta Actividad se verificará que el asignatario dejo a nivel de obra civil la sede educativa en las condiciones óptimas, evitando dejar escombros sobrantes, daños a terceros, etc. Señalización: Esta actividad permitirá corroborar si el asignatario coloco los avisos de señalización en los sitios estipulados en el Anexo técnico, así como la información incluida en los mismos. Solución Técnica Implementada: Esta actividad busca verificar el estado de la infraestructura de telecomunicaciones instalada por el Asignatario en la sede educativa, la cual posibilita la optima prestación del servicio de conectividad, tales como Módems 3G, IDU, Routers, UPS o reguladores, Canaletas y/o ductos, etc. Así como el estado de instalación de los mismos. Direccionamiento IP: Esta actividad permite establecer el estado de conectividad y levantar información acerca de los parámetros de red correspondientes a los equipos de borde y las estaciones de trabajo, pruebas de conectividad y navegación, tales como PING, TRACERT, Transferencia de datos de Subida y de Bajada, pruebas FTP, pruebas HTTP. etc. Funcionalidad de los equipos: Esta actividad permite conocer el número de equipos de cómputo encontrados en sitio, numero equipos de cómputo que funcionan, número de equipos de cómputo que navegan, etc. Documentación: Esta Actividad busca corroborar que efectivamente el asignatario haya entregado la documentación que le permite a la sede educativa, ente otros: conocer los equipos que le fueron entregados, las bondades del beneficio de conectividad, etc. Comisionamiento y Validación del Sistema de Monitoreo (SIMONA). Página 9 de 11

10 Resultado de la Visita. Adicionalmente el Ministerio TIC o quien este delegue podrá adicionar ítems adicionales al protocolo de pruebas. 1.5 ENTREGA DEL INFORME DE APROBACIÓN DE LA INSTALACIÓN Y PUESTA EN SERVICIO DE LA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y CUMPLIMIENTO DE META, ASÍ COMO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LO ANTERIOR. El Ministerio TIC o quien este designe emitirá un informe como mínimo con las siguientes características: Lista de todas las instituciones entregadas por el Asignatario en cada una de las metas. Resultados de las visitas o de la aprobación remota, para cada una de las instituciones. Verificación del estado final de la instalación reportado por el Asignatario y el estado encontrado por el Ministerio TIC o quien este delegue. Verificación de la restricción de páginas web. Se verificará el cumplimiento de las velocidades mínimas exigidas para el recibo de la institución. ACTUALIZACION SISTEMA DE INFORMACIÓN Finalizando el proceso de Instalación y Puesta en Servicio de la Conectividad, cada una de las Instituciones Públicas que sea aprobada por el Ministerio TIC o quien este delegue hace parte de la Fase de Operación del Proyecto. En consecuencia de lo anterior, la información de cada una de las instituciones relacionadas en el Informe descrito en el numeral 1.5 debe ser actualizada conforme a lo dispuesto en el Anexo 5 - MONITOREO Y SISTEMA DE INFORMACIÓN del Documento Técnico del. Página 10 de 11

11 ACTA DE INSTALACIÓN INSTITUCIÓN: [Nombre de la Institución Pública] MUNICIPIO: [Nombre del Municipio donde está ubicada la Institución Pública] DEPARTAMENTO: [Nombre del Departamento donde está ubicada la Institución Pública] Yo con Cedula de Ciudadanía número de En calidad de representante autorizado y facultado por la institución Pública para recibir la puesta en servicio de la conectividad en el marco del proyecto de Telecomunicaciones Rurales, en compañía del Sr(a) con Cedula de Ciudadanía número de En calidad de representante debidamente facultado y autorizado por el Asignatario, certificamos que: La institución pública cuenta con fluido eléctrico por lo menos en horario Académico. La institución pública cuenta con una Red LAN que permite la transferencia de datos en 2 o más estaciones de trabajo. El servicio de conectividad quedó habilitado al menos en dos (2) estaciones de trabajo (Incluido el Servidor); en consecuencia en estas estaciones y en el Servidor se puede acceder a Internet. Los avisos fueron ubicados en la entrada de la Institución Pública y dentro de la sala de sistemas los cuales tienen la siguiente información: Datos general del Asignatario; información general del Programa Compartel; Procedimiento detallado para el reporte de fallas; etc. Se realizo la instalación del Agente de Monitoreo Nacional SIMONA del Ministerio TIC Nota: Una copia del presente documento deberá ser entregado al representante autorizado y facultado por la institución Pública para recibir la puesta en servicio de la conectividad. Para constancia firman a los días del mes de 2012 REPRESENTANTE DE LA INSTITUCIÓN PÚBLICA Nombre: Cargo: C.C.: Teléfono: Celular: REPRESENTANTE DEL ASIGNATARIO Nombre: Cargo: C.C.: Teléfono: Celular: Página 11 de 11

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