Sistema de Gestión Académica. Programas de Intercambio. Revisión 1. Servicio de Informática Área de Gestión

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1 Sistema de Gestión Académica Programas de Intercambio Revisión 1 Servicio de Informática Área de Gestión febrero de 2004

2 1 Introducción Interfaz Pantalla Inicio Lista de valores Salir y grabar Tipos de datos Configuración de usuario Ayuda 6 3 Menú de la aplicación Perfiles de usuario Parámetros Programas de Intercambio Universidades Acuerdos bilaterales Coordinadores Asignaturas Cuadro de equivalencias 15 6 Solicitudes programa de intercambio Becas Séneca Acuerdo académico Calificaciones Grabación de calificaciones Traspaso de calificaciones a expediente Diligencias al acta Renuncias Consulta Informes Incidencias en el SIGA Listas de clase de la UCO Actas de la UCO Certificaciones del expediente académico 37 Servicio de Informática Área de Gestión 2

3 1 Introducción La aplicación informática de Programas de Intercambio de Estudiantes facilitará la gestión académica de los estudiantes de nuestra universidad que marchan a otras universidades acogidos a un programa de intercambio ERASMUS, SICUE u otros. La aplicación está integrada en el SIGA, aprovechando los datos ya existentes, a la vez que proporciona una información más completa de los estudiantes. A continuación se relacionan los aspectos que abarcará la aplicación informática: Las solicitudes de los estudiantes a los programas de intercambio para las universidades con las que existen acuerdos bilaterales. Los acuerdos académicos o Learning agreement, registrando las asignaturas que los estudiantes cursarán en la universidad destino y las asignaturas equivalentes en su titulación de origen. Los cuadros de equivalencia almacenarán los reconocimientos registrados en los acuerdos académicos. La salida impresa en modelos oficiales: solicitud de programa de intercambio SICUE, Application Form, Acuerdo académico, Learning agreement, Solicitud de beca SENECA, relación priorizada de solicitudes SICUE Informes variados: asignaturas, acuerdos bilaterales, cuadros de equivalencias, relación de estudiantes, estadísticas. Las renuncias de estudiantes a programas de intercambio. El acta de calificaciones, un acta por estudiante con todas las asignaturas implicadas en el proceso de intercambio. La certificación del expediente académico incluirá las asignaturas reconocidas, la universidad destino y el nombre del programa de intercambio. La transferencia de información al MECD a través de ficheros: estudiantes que han solicitados el programa SICUE y estudiantes que han solicitado la beca SENECA. Servicio de Informática Área de Gestión 3

4 2 Interfaz 2.1 Pantalla Inicio Una vez que se accede a la aplicación se muestra la siguiente pantalla: En ella se puede distinguir: Barra de título. Donde se muestra el nombre de la aplicación (CMP) y el código y nombre de la opción de menú que se está ejecutando. Menú de la aplicación. Con las distintas opciones de la aplicación. Barra de botones: Grabar (F4) Salir (Esc) Lista de valores (F11) Introducir consulta (F2) Ejecutar consulta (F3) Cancelar consulta (Esc) Servicio de Informática Área de Gestión 4

5 Bloque anterior (RePág) Bloque siguiente (AvPág) Registro anterior (Flecha arriba) Registro siguiente (Flecha abajo) Crear registro (Ctrl+n) Borrar registro (Ctrl+b) Limpiar campo (F6) Imprimir (Ctrl+p) Seleccionar impresora Configuración del usuario Información del sistema: Nombre de la aplicación, fecha, centro, titulación, curso académico y usuario. 2.2 Lista de valores Los campos que tienen listas de valores se reconocen porque en la parte inferior de la pantalla (línea de estado), aparece Lista de valores. Para desplegar la lista de valores pulsaremos la tecla F11 o el botón Lista de valores. 2.3 Salir y grabar Cuando realizamos cambios sobre los datos de un formulario, tenemos dos opciones: grabar los datos (pulsando la tecla F4 o el botón Grabar ) o salir sin hacer cambios (pulsando la tecla Esc o el botón Salir ), en este caso un mensaje de aviso nos pedirá confirmación. 2.4 Tipos de datos Cuando se muestra un formulario, el color de las etiquetas y el fondo de los datos, indicarán sus características: Datos obligatorios: la etiqueta es de color rojo y el fondo del dato de color blanco. Datos no obligatorios: la etiqueta es de color negro y el fondo del dato de color blanco. Datos no modificables: la etiqueta es de color negro y el fondo del dato de color gris. Servicio de Informática Área de Gestión 5

6 2.5 Configuración de usuario Podemos acceder a los datos de configuración de usuario, pulsando el botón configuración de usuario o desde el menú de la aplicación. Desde esta opción podremos cambiar el centro, la titulación, el curso académico y la impresora por defecto. 2.6 Ayuda En la parte inferior de la pantalla, en la línea de estado, se muestra una descripción más detallada de la opción de menú sobre la que estamos posicionados. Algunos campos del formulario también muestran esta ayuda. También se muestra otro tipo de ayuda en fondo amarillo, cuando sobre un botón de la barra de botones o algunos elementos del formulario se posiciona el cursor del ratón unos instantes. Servicio de Informática Área de Gestión 6

7 3 Menú de la aplicación A continuación se muestra el menú completo de la aplicación. Existen tres submenús de la aplicación en las opciones: Solicitudes, Parámetros e Informes. Para los usuarios de la aplicación con perfil de secretaría de centros se crean las siguientes opciones en el submenú Exámenes/Programa Intercambio: Servicio de Informática Área de Gestión 7

8 4 Perfiles de usuario Las opciones de menú mostradas variarán según el perfil asignado, en esta aplicación se han definido tres perfiles: Consulta: se tendrá acceso en modo consulta a todos los datos y no se podrá modificar información. De centro: con este perfil el usuario tendrá acceso, en modo consulta y modificación, a los datos de su centro. Responsable: este perfil esta orientado a gestionar datos de la aplicación comunes a todos los centros, por ejemplo: tipos de programas de intercambio, acuerdos bilaterales además tendrá acceso completo a consultas e informes. Servicio de Informática Área de Gestión 8

9 5 Parámetros Las opciones de programa del submenú Parámetros, mantienen los datos que son utilizados por la aplicación. 5.1 Programas de Intercambio Desde esta opción podremos añadir nuevos Programas de Intercambio, para que sean tratados por la aplicación. Servicio de Informática Área de Gestión 9

10 5.2 Universidades Las universidades se almacenan con la codificación ERASMUS. Las nuevas universidades tendremos que añadirlas desde esta opción de menú, para que podamos incluirlas en los acuerdos bilaterales. Servicio de Informática Área de Gestión 10

11 5.3 Acuerdos bilaterales En esta opción se registran los acuerdos bilaterales entre universidades. Tras seleccionar la convocatoria, la titulación y el programa de intercambio, en la parte inferior de la pantalla aparecerán las universidades con las que esa titulación tiene acuerdos. En la pantalla siguiente se muestran las universidades que podrán elegir los estudiantes de la titulación de Veterinaria que quieran participar en el programa de intercambio ERAMUS en la convocatoria 2003/04. Servicio de Informática Área de Gestión 11

12 5.4 Coordinadores En los modelos oficiales, aparecen datos del director de la ORI y/o del profesor coordinador de los programas de intercambio en los centros. Desde aquí actualizaremos esta información para que los impresos salgan con esta información rellena. Servicio de Informática Área de Gestión 12

13 5.5 Asignaturas Desde esta opción mantendremos los datos de las asignaturas cursadas por los estudiantes en la universidad destino. Para facilitar la grabación de las asignaturas, se han establecido dos opciones diferentes en el menú: una para asignaturas de programas SICUE y ERASMUS, y otra para otros tipos de programas. Es muy importante tener en cuenta lo siguiente, hay que crear una asignatura nueva, nunca modificarla, cuando: El nombre de la asignatura sea muy parecido, sólo varía muy ligeramente. El nombre de la asignatura coincide y sólo varía el número de créditos. Los cambios efectuados sobre una asignatura, afectarán a todos los estudiantes que tengan incluido ese código de asignatura en su expediente. Al seleccionar una titulación, en la parte inferior de la pantalla aparecen las universidades en las que esta titulación tiene definidas asignaturas, indicando también el programa de intercambio. Servicio de Informática Área de Gestión 13

14 A continuación se muestran los datos que hay que registrar si la asignatura pertenece a un programa de intercambio ERASMUS. Existe un control de vigencias, en las columnas inicio y fin, que permitirá indicar si la asignatura está vigente. Para las asignaturas del Programa de Intercambio SICUE tendremos que incluir además, dos datos situados en las columnas de la derecha, si son créditos ECTS y el tipo de créditos (troncales, obligatorios, optativos o libre configuración). Servicio de Informática Área de Gestión 14

15 5.6 Cuadro de equivalencias En el cuadro de equivalencias se registran los reconocimientos de asignaturas cursadas en la universidad de destino por asignaturas de nuestra universidad. Tras seleccionar una titulación y un plan, en la parte inferior de la pantalla se muestran las universidades con las que tenemos registrados cuadros de equivalencias. Los cuadros de equivalencias se pueden mantener manualmente, o se pueden rellenar de forma automatizada, añadiendo aquellos reconocimientos existentes en los acuerdos académicos de los estudiantes que no se encuentran en el cuadro de equivalencias. Servicio de Informática Área de Gestión 15

16 A continuación se muestra la pantalla cuando el cuadro se mantiene de forma manual. Se muestra un reconocimiento de asignaturas identificado por un número de equivalencia, existe un control de vigencias para indicar cuando está vigente ese reconocimiento. La pantalla en su parte inferior se divide en dos partes, una parte para registrar las asignaturas de nuestra universidad y la otra para registrar asignaturas de la universidad destino. Ambos campos disponen de lista de valores y se puede establecer cualquier combinación, una o varias asignaturas de la universidad destino por una o varias asignaturas de nuestra universidad. Podemos desplazarnos por los distintas equivalencias con las teclas de flecha arriba y flecha abajo, o pulsando los botones situados al lado del número de la equivalencia. Si queremos añadir una nueva equivalencia, pulsaremos la tecla Ctrl+n o pulsaremos el botón Crear registro. Servicio de Informática Área de Gestión 16

17 Si queremos rellenar el cuadro de forma automatizada pulsaremos el botón acuerdo que aparece en la primera pantalla, y nos aparecerá la pantalla que se muestra a continuación. Seleccionando los datos que se muestran y pulsando el botón aceptar se incluirán los reconocimientos de los acuerdos académicos que aún no están en el cuadro de equivalencias. Servicio de Informática Área de Gestión 17

18 6 Solicitudes programa de intercambio A los estudiantes que quieran participar en un programa de intercambio les grabaremos los datos de su solicitud. Para facilitar la grabación de las solicitudes de programa de intercambio, se han establecido tres opciones de menú diferentes: SICUE, ERASMUS y otros programas de intercambio. En este apartado sólo mostraremos las pantallas de solicitud del programa de intercambio SICUE, para las otras opciones de menú (ERASMUS y otros programas de intercambio) las pantallas son muy similares. Primero seleccionamos la convocatoria del programa de intercambio y la titulación con la que queremos trabajar. Estos datos se rellenan por defecto con la convocatoria actual del programa de intercambio (curso académico en el que el estudiante realizará el intercambio), que coincide con el año actual, y con la titulación por defecto (seleccionada en configuración de usuario). Servicio de Informática Área de Gestión 18

19 Al pulsar la tecla AvPág, o el botón Buscar se muestran todos los estudiantes que han solicitado el programa de intercambio SICUE, en la convocatoria y titulación seleccionadas. En la columna Universidad adm. se muestra la universidad en la que ha sido admitido el estudiante. Cuando este dato está vacío significa que la solicitud del estudiante esta pendiente de admisión. La columna más a la derecha, refleja la situación última del estudiante: Solicitud SICUE, Admitido SICUE, Solicitud Beca, Acuerdo académico o Renuncia. Cuando la situación es Renuncia, los datos de la solicitud se muestran atenuados. Desde esta pantalla también es posible imprimir la solicitud de movilidad académica para un estudiante, pulsando las teclas Ctrl.-p o el botón Imprimir. En la parte inferior de la pantalla se muestran algunos de los siguientes botones: Añadir: para añadir una nueva solicitud. Modificar: para modificar una solicitud existente. Eliminar: para eliminar una solicitud existente. Servicio de Informática Área de Gestión 19

20 Al pulsar los botones Añadir o Modificar se muestra la siguiente pantalla: Al teclear el DNI, la aplicación recupera los datos académicos del estudiante y comprueba que reúne los requisitos de la convocatoria. El número de créditos superados y la nota media del expediente se tendrán que calcular manualmente, pues hay que considerar las calificaciones obtenidas en el primer ciclo, cuando la titulación es de segundo ciclo, o cuando la titulación es de ciclo largo y el estudiante accede por el modo de acceso directo a segundo ciclo. El estudiante podrá elegir en la solicitud hasta un máximo de tres universidades y el orden de preferencia se muestra en la columna pref. Habrá que especificar también si se trata de un estudiante que va a realizar el proyecto fin de carrera seleccionando Si o No en el campo Proyecto f.c.. Y si el estudiante se compromete a realizar el intercambio aunque no le concedan beca marcando en ese caso la casilla correspondiente. Cuando todos los campos estén rellenos se pulsará F4 o el botón Grabar para guardar la solicitud, o bien el botón Imprimir que graba e imprime la solicitud de movilidad académica (modelo A), en este caso podrá lanzarse el listado por pantalla (por defecto) o impresora, marcando o no la casilla Pantalla que aparece junto al botón de imprimir. Al grabar se vuelve a la primera pantalla donde aparecerá la nueva solicitud en el listado de estudiantes con la situación Solicitud SICUE. Una vez concedido el intercambio hay que entrar a modificar la solicitud para marcar la opción en la que el estudiante haya sido admitido (campo Adm.). Servicio de Informática Área de Gestión 20

21 7 Becas Séneca Mediante esta opción se grabarán las solicitudes de beca Séneca que realizarán aquellos estudiantes que han obtenido una plaza SICUE. En la parte inferior de la pantalla se mostrarán alguno de los siguientes botones: Añadir: para añadir una nueva solicitud de beca. Será necesario que el estudiante tenga admitida la solicitud de plaza SICUE. Modificar: Este botón se muestra cuando el estudiante tiene registrada la Solicitud de Beca. Eliminar: Para eliminar la solicitud de Beca de un estudiante. Desde esta pantalla se puede imprimir el impreso de solicitud de beca Séneca, pulsando las teclas Ctrl.-p o el botón Imprimir. Servicio de Informática Área de Gestión 21

22 Al pulsar el botón Añadir o Modificar, se mostrará la siguiente pantalla con los datos necesarios para formalizar la solicitud de Beca. Datos personales del estudiante, se recuperan pero se pueden modificar: Datos académicos se recuperan del expediente del estudiante: Servicio de Informática Área de Gestión 22

23 Datos de la plaza SICUE del estudiante, se recuperan excepto la provincia de destino que se seleccionará de una lista, y el curso en el que se matricula: Una vez completada la solicitud se guardará pulsando F4 o el botón Grabar. Servicio de Informática Área de Gestión 23

24 8 Acuerdo académico En esta opción grabaremos el acuerdo académico a los estudiantes que han sido admitidos en un programa de intercambio, requiere que el estudiante esté matriculado en su centro. Desde esta pantalla podremos imprimir el Acuerdo académico (programa SICUE) o Learning Agreement (programa ERASMUS) pulsando las teclas Ctrl.-p o el botón Imprimir. Haciendo doble clic o pulsando la tecla Av.Pág. sobre el registro en el que estemos posicionados, daremos de alta o modificaremos un acuerdo académico, y se mostrará la siguiente pantalla con los datos necesarios para formalizar el acuerdo académico. Servicio de Informática Área de Gestión 24

25 Datos matrícula, se muestran los datos recogidos en la solicitud del programa de intercambio. Datos asignaturas, esta pantalla se divide en dos partes, en la parte superior registraremos las asignaturas cursadas en la universidad destino y en la parte inferior las asignaturas equivalentes de nuestra universidad. Las columnas Rec. sirven para establecer los reconocimientos de las asignaturas. Si la asignatura cursada en la universidad destino no es reconocida, el valor de la columna Rec. estará vacío. Servicio de Informática Área de Gestión 25

26 Las columnas cód. (códigos de asignaturas) tienen asociadas una lista de valores. La lista de valores de las asignaturas de nuestra universidad (bloque origen) mostrará las asignaturas en las que se encuentra matriculado el estudiante. Además para el Programa de Intercambio SICUE, las asignaturas tienen que estar en primera convocatoria, es decir que no se hayan presentado a examen. Una vez relleno los datos grabaremos pulsando el botón Grabar, F4, o bien pulsando la combinación de teclas Ctrl.-p o el botón Imprimir, además de grabar, se imprimirá el acuerdo académico o Learning Agreement. Servicio de Informática Área de Gestión 26

27 9 Calificaciones 9.1 Grabación de calificaciones Las universidades de destino nos envían las calificaciones obtenidas por nuestros estudiantes en las asignaturas cursadas en su universidad. Desde la opción de menú calificaciones registraremos las calificaciones obtenidas en las asignaturas cursadas en la universidad destino y las calificaciones correspondientes en las asignaturas de su titulación. Seleccionamos una titulación y en la parte inferior de la pantalla aparecen los estudiantes que tienen formalizado el acuerdo académico en un programa de intercambio y que sus calificaciones aún no han sido traspasadas a su expediente académico. Desde esta pantalla podremos imprimir el acta del alumno, cuando estén grabadas las calificaciones, pulsando la tecla Ctrl.-p o el botón Imprimir. Haciendo doble clic en el registro posicionado o pulsando la tecla Av. Pág. se muestra la siguiente pantalla. El primer dato que podemos seleccionar es la convocatoria, primera convocatoria (de febrero o junio) o segunda convocatoria (de septiembre). En la parte inferior se muestran todas las asignaturas que intervienen en el Servicio de Informática Área de Gestión 27

28 proceso de intercambio. Primero aparecen las asignaturas correspondientes a la universidad destino y más abajo las asignaturas de nuestra universidad. Para las asignaturas correspondientes a la universidad destino, en la primera columna en blanco se rellenará con el texto de la calificación, cuando esta no coincida con la utilizada en nuestro país (EJEMPLO), en la segunda columna en blanco se introducirá la calificación numérica y la columna más a la derecha la calificación alfabética (tiene lista de valores). En las asignaturas de nuestra universidad solo tendremos que introducir la calificación numérica y la calificación alfabética. Servicio de Informática Área de Gestión 28

29 Solamente cuando hayamos introducido las calificaciones a todas las asignaturas en la primera convocatoria, podremos seleccionar la segunda convocatoria. Nos aparecerán únicamente las asignaturas que el estudiante no ha superado en la primera convocatoria. Cuando hayamos introducido las calificaciones a todas las asignaturas podremos imprimir el acta de calificaciones, que contiene los datos identificativos del estudiante, todas las asignaturas que intervienen en el proceso de intercambio y las calificaciones introducidas. Servicio de Informática Área de Gestión 29

30 9.2 Traspaso de calificaciones a expediente Seleccionamos una titulación y nos recuperará los estudiantes que tienen registradas todas las calificaciones (por lo menos en la primera convocatoria) y aún no han sido traspasadas a su expediente académico. En la parte inferior aparecen tres botones Sel. Todos: selecciona todos los estudiantes, marcando la casilla de selección. Calificaciones: presenta las calificaciones de las asignaturas del estudiante que intervienen en el proceso de intercambio. Traspaso: Efectuará el traspaso de todos los estudiantes que han sido seleccionados. Servicio de Informática Área de Gestión 30

31 9.3 Diligencias al acta Cualquier modificación de calificaciones posterior al traspaso de expediente, sólo puede realizarse desde la opción de menú Diligencias. En esta pantalla tras seleccionar la titulación y la convocatoria del programa de intercambio, en la parte inferior se muestran los alumnos que tienen sus calificaciones traspasadas a expediente. Haciendo doble clic pasaremos a la siguiente pantalla, que contiene las calificaciones del estudiante en las asignaturas que intervienen en el proceso de intercambio, separadas por convocatorias. Para registrar una diligencia al acta, modificamos las calificaciones objeto de la diligencia, anotamos la fecha y el motivo, y pulsamos la tecla F4 o el botón grabar. Servicio de Informática Área de Gestión 31

32 La siguiente vez que entremos en la opción de diligencias, nos permitirá crear una nueva diligencia al acta, como se ha explicado anteriormente, y también podremos consultar las diligencias que tiene registrada ese acta. Pulsando el botón de ayuda, nos aparecerá la información como se muestra a continuación. Servicio de Informática Área de Gestión 32

33 10 Renuncias En cualquier momento del proceso de intercambio el estudiante podrá solicitar la renuncia. Los datos del estudiante relacionados con el programa de intercambio permanecen pero con la marca de renuncia. Los datos que hay que introducir para registrar una renuncia son el motivo y la fecha. Desde esta pantalla pulsando la tecla Ctrl+p o el botón Imprimir se puede imprimir el modelo de renuncia. Servicio de Informática Área de Gestión 33

34 11 Consulta La finalidad de esta opción es poder consultar la totalidad de datos que tiene registrado un estudiante, referente a los programas de intercambio, sin permitir modificarlos. En la pantalla siguiente entramos en el modo introducir consulta, tras introducir cualquiera condición de búsqueda, pulsaremos el botón Ejecutar Consulta o la tecla F3. Si la consulta recupera varios registros, con las teclas de cursor Flecha Arriba o Flecha Abajo podremos desplazarnos hacia delante o hacia atrás, una vez localizado el registro pulsando la tecla intro o Av.Pág., nos mostraría los datos del estudiante. Si la consulta recupera un solo registro directamente nos mostrará los datos del estudiante. Si la consulta no recupera ningún registro, podremos realizar una nueva consulta, pulsando la tecla F2 o el botón Introducir Consulta. Servicio de Informática Área de Gestión 34

35 12 Informes En el submenú Informes se muestran varias opciones de menú desde donde se podrán imprimir todos los informes de que dispone esta aplicación. Los datos o parámetros que hay que seleccionar para lanzar el listado variarán según la opción de menú elegida, la pantalla siguiente muestra los parámetros para el listado de acuerdos bilaterales. Desde la aplicación se pueden enviar por pantalla o impresora los siguientes informes: Estudiantes pendientes de plaza en programa de intercambio. Estudiantes que han obtenido plaza en programa de intercambio. Relación priorizada de solicitudes SICUE (Modelo B). Estudiantes que han solicitado beca SENECA. Estudiantes que renuncian al programa de intercambio. Estudiantes que formalizan el acuerdo académico. Estudiantes que han renunciado a programas de intercambio Asignaturas de otras universidades. Servicio de Informática Área de Gestión 35

36 Cuadro de equivalencia Solicitud de movilidad académica SICUE (Modelo A) Acuerdo académico SICUE (Modelo C) Solicitud beca SENECA Student Application Form Learning Agreement ERASMUS Acta de calificación Acuerdos bilaterales Renuncia al programa de intercambio. Servicio de Informática Área de Gestión 36

37 13 Incidencias en el SIGA A continuación se explica el tratamiento informático de estos estudiantes en las listas de clase, actas y certificados de expedientes académicos Listas de clase de la UCO Los estudiantes de nuestra universidad, que participan en un programa de intercambio, no aparecen en las listas de clase de la Universidad de Córdoba, siempre y cuando esas asignaturas matriculadas intervengan en el proceso de intercambio. En el pie de las listas de clase, en los que existan estudiantes en programas de intercambio, figurará el número de estudiantes en programas de intercambio Actas de la UCO Los estudiantes de nuestra universidad, que participan en un programa de intercambio, no aparecen en las actas de la primera convocatoria de examen (convocatoria de febrero o junio), siempre y cuando esas asignaturas matriculadas intervengan en el proceso de intercambio. En la segunda convocatoria de examen (convocatoria de septiembre), estos estudiantes aparecerán en las actas sí no han superado la asignatura en la primera convocatoria y sí no tienen calificada la segunda convocatoria Certificaciones del expediente académico Las certificaciones del expediente académico aparecen más completas, incluyendo las asignaturas reconocidas, la universidad de destino y el nombre del programa de intercambio. Servicio de Informática Área de Gestión 37

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