Este manual pretende mostrar la forma organizada de las actividades que se realizan el el área de Recepción de Albergados en sus tres turnos:

Transcripción

1 Esta información es Pública y de Carácter Fundamental de Conformidad con el Art 8 / Fracc. IV. Inciso d) De la Ley de Transparencia del Estado de Jalisco MANUAL DE OPERACIÓN RECEPCION. Introducción: Este manual pretende mostrar la forma organizada de las actividades que se realizan el el área de Recepción de Albergados en sus tres turnos: Turno Matutino Turno Vespertino Fin de Semana y Días Festivos. Así como las responsabilidades, derechos y obligaciones que recaen sobre este puesto. Es importante señalar que el presente manual es revisado anualmente, o bien, cuando surgen cambios que modifiquen la estructura o funciones de los puestos incluidos, para efectos de mantenerlo actualizado. Objetivo del Manual. El objetivo de este documento es que se encuentre de forma organizada, clara y precisa toda la información sobre las responsabilidades, derechos y obligaciones de los empleados de Recepción, de esta Institución, detallando los pasos a seguir en cada una de las funciones que se desempeñan de manera que las personas que vinieran a suplir, tengan a la mano toda la información que se requiera para seguir el trabajo de forma continuada y profesional.

2 MISION, VISION Y OBJETIVO MISION Recibir con calidad y calidez a los pacientes foráneos y sus familiares, brindándoles hospedaje y apoyo profesional y humano mientras permanecen en la ciudad y acuden al hospital para su atención medica. VISION Contribuir en la constitución de un mundo mas justo, fraterno y humano a través de nuestro servicio realizado con calidad y calidez, logrando que los enfermos foráneos y sus familiares encuentren un lugar digno mientras tengan estancia en esta ciudad. OBJETIVO GENERAL Proporcionar atención inmediata consistente en recibir e ingresar a los familiares y pacientes foráneos que solicitan albergue con previa valoración de sus necesidades para permanecer aquí.

3 ACTIVIDADES 1. INGRESO NUEVO o Cuando una persona llega al albergue por primera vez a solicitar el servicio de albergue: o Se le explica a quienes esta dirigido nuestro servicio y la aportación que deben de hacer. (Actualmente pesos por adulto y por niño) en los casos que pueden pagar. Algunas personas quedan exentas de acuerdo a un estudio socioeconómico, realizado por Trabajo Social. o Posteriormente se realiza una entrevista y se determina la necesidad de las personas de recibir el apoyo y permanecer en el albergue. o Las personas con enfermedades infecciosas o enfermos psiquiátricos, no podrán ser albergados ya que no contamos con las áreas adecuadas ni el personal para su debida atención. Ellos y los indigentes se canalizan de igual manera a otras instituciones a través del Depto. de Trabajo Social. o De cubrir el perfil deberá presentar un su pase de visita (si tiene paciente hospitalizado), su tarjetón de cita con fecha reciente no mayor a 15 días, orden para estudios o comprobante de que esta recibiendo algún tratamiento médico o de rehabilitación física. o Se llenara formato de registro de Ingreso. (anexo) o Se da a conocer el reglamento de la institución. (anexo) o El solicitante firma de conformidad con lo establecido. o Se procede a elaborar el boleto de admisión, que le servirá al albergado para registrar sus pagos y entrar y salir del albergue. (anexo) o Se registra y cobra la cuota de recuperación. Depositando el dinero en la caja registradora y elaborando un recibo para el albergado.

4 o Se solicita al recién ingresado registrarse con el policía de la entrada, para posteriormente llevarlo a un recorrido para que conozca las instalaciones y ubique, baños, cocina, lavaderos, etc. o Se le entrega a cada uno un juego de sábanas, almohada con funda, cobertor y toalla. o Se le ubica en su cama, dependiendo del su situación, en el área correspondiente, niños enfermos o enfermos delicados, terminales, o trasplantados, en el área especial para ellos; mujeres en el edificio principal en los cuartos marcados con M; hombres en el edificio principal, en los cuartos marcados con H y matrimonios en la habitación especial, donde comparten con otras parejas. o Cuando el albergado recibe cita para después de 15 días debe desocupar el lugar y regresar cuando deba presentarse en el hospital. o Si el enfermo es grave y puede presentar situaciones de urgencia, puede permanecer en el albergue. o No se admiten familias completas, que vengan con niños sanos, o personas que no vayan a colaborar con la atención y cuidado de su paciente. 2. REINGRESOS o Solicitar al albergado su pase de visita (si tiene paciente hospitalizado), su tarjetón de cita con fecha reciente no mayor a 15 días, orden para estudios o comprobante de que esta recibiendo algún tratamiento médico o de rehabilitación física. o Deberá presentar el boleto de admisión. o Registrar el pago de la cuota o Solicitar al albergado registrarse con el policía.

5 3. DAR A CONOCER EL REGLAMENTO o Al realizar el ingreso por primera vez se dará a conocer el reglamento interno de la institución. o Explicar de forma clara cada punto del reglamento. (anexo) o Solicitar al albergado exponer cualquier duda. o El albergado firma de conformidad con lo estipulado en el reglamento. o Se hace saber que de No cumplir con el mismo o causar cualquier tipo de problema que afecte a los demás, será causa de baja de la institución. 4. DAR A CONOCER LAS INSTALACIONES o Se realiza un recorrido por el albergue para que la persona conozca e identifique las diferentes áreas del albergue, trabajo social, enfermería, servicios sanitarios, regadera, lavandería, dormitorios, comedor entre otros. 5. ENTREGA DE ROPA DE CAMA o Después de registrar a la persona se procede a la entrega de su ropa de cama. o En el almacén se entregara juego de cama (2 sabanas, cobija, funda, almohada, toalla) por persona. o Deberán firmar recibo de préstamo. o Al retirarse debe entregarse el juego completo en el almacén.

6 6. ASIGNAR CAMA o Al tener su juego de cama se procede a ubicar a la persona en su área. o Primeramente se determina a que área corresponde ubicarse. o Se buscaran espacios disponibles. o Se realiza entrega de cama al albergado. 7. REGISTROS VARIOS: o Realizar registro correspondiente a cada archivo, en la computadora, dichos registros corresponden a: o Registro del lugar de procedencia de los albergados. o Indicando número de personas, estado y municipio. o Registro de los pagos del día. o Registro de la ubicación asignada a los albergados en el archivo Distribución de cuartos. o Registro de préstamo de lockers, donde se anotara el numero de llave correspondiente al préstamo. 8. RECORRIDO o Realizar recorrido físico por las instalaciones del albergue de todas sus áreas. o En cada cuarto identificar espacios disponibles. o Supervisar el orden y la limpieza de cada área. o De ser necesario solicitar el aseo a quien corresponda.

7 9. RECIBO DE PAGO o Solicitar al albergado su boleto de admisión. o Registrar en el mismo la fecha de pago correspondiente. o Elaborar recibo de pago. o Registrar en la caja la cantidad a cobrar. o Realizar el cobro. 10. RECEPCIÓN DE DONATIVOS (Solo en ausencia del Almacenista) o Recibir a las personas que son enviadas por el oficial de la puerta y que traen algún donativo al albergue. o Atender con cordialidad y amabilidad. o Solicitar dejen en la oficina el donativo, y en caso de ser necesario se busca quien de los albergados puede ayudar a bajar el donativo del vehículo donde lo transportan. o Anotar nombre y teléfono de la persona donadora en la bitácora de donativos. o Realizar recibo de donativo en caso de solicitarlo. o Depositar el donativo en el área del Almacén, hasta que el almacenista se haga cargo de registrarlo oficialmente y distribuirlo según corresponda. Nota: en caso de que el donativo sea de medicamento se le solicitara al benefactor muestre su IFE y obligadamente su número de teléfono y nombre corroborando que dicho nombre sea el mismo que la credencial del IFE muestre.

8 11. ATENCIÓN DE LLAMADAS TELEFONICAS o Recibir y atender las llamadas que entren a la oficina de recepción. o Derivar las llamadas a la Asistente de Dirección o a quien corresponda. o Tomar nota de recados en caso de ser necesario, anotando datos completos de quien llama. (Nombre y teléfono) 12. REGISTRO DE POSADA AME En apoyo al programa de la Secretaria de Salud, Posada AME, es responsabilidad del área de recepción: o Captar a las personas que son beneficiadas por el programa. o Solicitar ficha de derivación en caso de ser enviada de su centro de salud. o Llenar el formato correspondiente. (anexo) o Enviar el reporte mensual a la Secretaria de Salud. 13. DERIVACIONES Cuando la persona que solicita albergue no puede ingresar al mismo debido a que no cumple con las políticas de admisión: o Se le ofrecerán opciones de diferentes albergues en donde pueda asistir, dándoles la dirección de cada lugar y diciéndoles cómo llegar a los mismos, o En caso de ser necesario se llamara al albergue a donde se le envía a la persona con la intención de pedir sea recibido, o Si es necesario que la persona sea enviada en vehículo por la dificultad de esta para trasladarse, entonces se canalizara a Trabajo Social.

9 14. ADMINISTRACIÓN DE LOCKERS o Al usuario se le prestara una llave de algún locker, correspondiente al cuarto en donde él duerme, siguiendo los siguientes pasos: o El usuario deberá dejar $20 pesos como depósito el cual cuando entregue su llave se le devolverá íntegramente, sin embargo si la llave se extravía o se rompe mientras esté en disposición del usuario el mencionado depósito servirá para sacar el duplicado. o El nombre del usuario al que se le preste la llave deberá de quedar registrado en la computadora, al igual que mencionar cual fue la llave que se le presto, y cuando sea regresada se borrara al usuario. 15. CONTEO DE ALBERGADOS o Con la finalidad de saber exactamente cuántas personas adultas, niños y bebés, por separado, pasan la noche en el albergue: o A las 9:30 PM. Se les pide a los usuarios pasen hasta sus dormitorios y se prosigue a contar a los usuarios por separado niños, bebés y adultos. o Se destienden las camas que aparentemente estaban ocupadas, pero que en la realidad no llegaron a dormir. Nota: se dejaran tendidas las camas de los usuarios que avisaron que por una noche no podrían llegar a dormir. 16. CORTE DE CAJA: Al finalizar el conteo de los usuarios se procede a realizar el corte de caja debiendo coincidir el dinero existente en la caja registradora, con lo que señala el ticket y la sumatoria final de lo que indica las cuotas registradas en la computadora, así como los recibos de pagos.

10 Registrar la cantidad, con No de ticket y fecha en la bitácora para recabar firma de la Administración al recoger la cuenta para el depósito. o Se hace un corte sub total en la caja registradora para verificar que se haya marcado correctamente las cuotas de recuperación de los usuarios. o Se realiza una sumatoria total en los ingresos económicos que se registraron en la computadora, o Se verifica que coincidan el resultado de la sumatoria de la computadora y el subtotal de la caja. o Si hubo errores al registrar se procede a solucionarlos, y una vez que ya hayan coincidido se procede al siguiente punto, o Se realiza un corte total en la caja registradora o Se guarda el dinero de la caja en un sobre o Al sobre se le anexa el ticket del corte total 17. ELABORACIÓN DE BITACORA Todos los días antes de finalizar la jornada de trabajo se deberá de elaborar una bitácora con los siguientes datos: o Nuevos ingresos (los cuales se obtiene contando el número de usuario nuevos que se anotaron en el libro de registro) o Cantidad de albergados adultos, niños y bebes, que pasan la noche en el albergue. o Cantidad de adultos exentos que pasan la noche en el albergue (este dato se obtiene de la computadora, en el archivo donde se registra la ubicación donde duermen cada usuario y se pone una distinción a los adultos que son exentos) o Ingreso cuotas (es lo que muestra la computadora cuanto ingreso económico entro ese día al albergue) o Total en caja La bitácora deberá de llevar la fecha de cada día y al final deberá de ser firmada por la persona que la realizó.

11 18. CANALIZACIONES Las canalizaciones que se realizan en el área de recepción son de carácter interinstitucional, ya que se hacen de manera informal y también formal a los departamentos de Psicología, Trabajo Social y enfermería, ya sea personalmente (informal) o mediante un formato (formal). o Se hace la valoración en la que se determina si el usuario necesita ser canalizado a otro departamento, o Se procede a llenar un formato de canalización, o se hace la canalización verbalmente con el departamento a que incumbe el caso, o Se entrega el formato al departamento correspondiente. 19. DISTRIBUIR EL DONATIVO (Solo en ausencia del Almacenista) El donativo que llegue al área de recepción deberá de o ser revisado para enviarlo al lugar que corresponde, si es que son medicinas se van a enfermería, si es despensa se va al comedor, si es material para manualidades se entregan a psicología, si es ropa se reparte en el centro del patio de las tres casas que conforman el albergue. En caso de ser ropa: o se pondrán camastros en el centro del patio del área general, o se avisara por el altavoz a los usuarios que se les regalara ropa en el patio o se vaciara la ropa sobre los camastros, o los usuarios podrán escoger lo que necesites, o se estará presente en la repartición, cuidando el orden de la misma.

12 o Solo se repartirá el donativo cuando sean cosas para los Albergados, el donativo en especie que es de uso del Albergue se entregará al Almacenista en cuanto regrese a su turno. 20. COORDINAR EL VOLUNTARIADO (Solo el autorizado por Dirección) Existe personal voluntario que apoyo en el área de recepción, dicho personal tiene un manual de procedimientos, del cual: o El encargado en turno del área de recepción deberá de conocer dicho manual o Se pedirá a los voluntarios cumplan con las actividades de su manual cuando se requiera de su participación. ACTIVIDADES EXTRAS PARA FINES DE SEMANA: 21. BUSCAR VOLUNTARIOS PARA ASEO DE BAÑOS Y REGADERAS Los días sábado por la mañana después del desayuno o Se buscara 4 voluntarios hombres para asear el baño y las regaderas de los hombres en el área general, o Los días domingos o se buscara voluntarios para asear baños y regaderas en las tres casas que integran el albergue, serán 2 personas por cada área Nota: se les proporcionara los utensilios y productos de limpieza que requieran para su efecto. 22. BUSCAR VOLUNTARIOS PARA EL AREÁ DE COCINA Los días sábados después de servir el desayuno, comida y cena o se rezara la oración para bendecir los alimentos

13 o Se darán indicaciones sobre mantener limpia la cocina pidiendo separen la basura organiza de la inorgánica, así como pedir que cada quien lave sus trastes, los sequen y acomoden en sus lugares y alguna indicación extra que sea oportuna o Se pedirán voluntarios para asear la cocina al finalizar los alimentos. o El domingo la cocina permanece cerrada. 23. BRINDAR UN APERITIVO COMO DESAYUNO Ya que los domingos y días festivos, no se preparan alimentos, o A las 9 de la mañana se saca de la cocina al patio central, leche y pan (o lo que haya y se pueda disponer) o Se invitan a todos los usuarios a acercarse, mediante el altavoz. o Se reparte en el patio central. 24. LLEVAR A LOS USUARIOS AL HOSPITAL CIVIL A TOMAR LOS ALIMENTOS DE LA COMIDA Cada segundo y cuarto domingo del mes, se ofrecen alimentos en el patio de donde antes era urgencias en el Antiguo Hospital Civil, por lo que: o A las 2 de la tarde, en el albergue se hace una lista de las personas que quieran asistir a recibir los alimentos en el hospital, o Se entrega dicha lista al guardia de seguridad del albergue, o Se les coloca un gafete a los usuarios que irán a tomar los alimentos, que cuando se regrese del hospital deberán de entregar al guardia de seguridad del albergue para que los borre de la lista, o Se parte del albergue al hospital a las 2:30, o Se pide al oficial de seguridad del Hospital permita la entrada identificando a los acompañantes como albergados,

14 o Se organiza la formación de los usuarios para que les den sus alimentos o Al finalizar de comer dirigirse al albergue. todos juntos salen del hospital para 25. ORGANIZAR SE PREPARE LO NECESARIO PARA QUE SE REPARTA CENA Todos los domingos voluntarios llevan cena al albergue, o Se deberá de cerciorar que haya 2 tablones en el centro del patio para que cuando los voluntarios lleguen a las 7:30PM. Ya estén listos, o Después de haber sido usados se guardaran en su lugar. Nota: en ocasiones los voluntarios llaman para decir que no podrán llevar alimentos, por lo que se les hará saber a los albergados mediante el uso del altavoz, para que estos prevengan su cena con antelación.

15 Resumen del procedimiento del cobro de las cuotas: El albergado al quedar registrado efectúa el pago de su cuota. El dinero se registra en la caja registradora por la persona encargada del turno matutino, vespertino o de fin de semana y días festivos según sea el caso. Se elabora un recibo foliado, del que se entrega el original al albergado y la copia a contabilidad, los recibos cancelados se entregan en original y copia. Al cierre del turno el encargado, llena la bitácora donde registra las entradas que tuvo de personas, los albergados que existen dentro del albergue, señala cuantos hombres, mujeres, niños, etc. Y la cantidad que deja en caja. El turno entrante recibe y realiza el mismo procedimiento al cierre de su turno. Cada día, las cuotas son entregadas en la administración, donde se corrobora la cantidad y se depositan el la cuenta bancaria, entregando el comprobante a tesorería/contabilidad. Se anexan las copias correspondientes. Horario recepción: Lunes a viernes turno matutino 8:00 a 3:00 Lunes a viernes turno vespertino 3:00 a 10:00 Sábado, Domingo y días festivos. 8:00 a.m. a 10:00 p.m

16 REGLAMENTO PARA ALBERGADOS