NORMAS Y REGULACIONES PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL PARQUE HISTÓRICO GUAYAQUIL

Transcripción

1 NORMAS Y REGULACIONES PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL PARQUE HISTÓRICO GUAYAQUIL A.- Objetivo: Prestación de servicios para la realización de eventos en el área turística, corporativa, familiar y social. Estas actividades deberán ser compatibles y de acuerdo a los conceptos que desarrolla el Parque Histórico Guayaquil, bajo la autoridad de la Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos, que se base en el cuidado y promoción del desarrollo del medio ambiente y de nuestra identidad cultural. Para normar dichas actividades se expide el presente documento. B.- Tipo de Eventos: Turísticos: paseos Corporativos: conferencias, ronda de negocios, reuniones de trabajo, eventos de capacitación, confraternidad, entre otros. Sociales: matrimonios, reuniones familiares, cumpleaños, etc. C.- Confirmación del Evento: El evento se considerará confirmado a partir de la autorización de la presente solicitud, y mediante el abono del 50% del valor total del alquiler hasta 48 horas posteriores a la fecha que la autoridad asignada de la Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos haya admitido la petición, como procedente de conformidad a las actividades propias del Parque Histórico Guayaquil. Si posterior a las 48 horas de plazo para el pago, el contratante no ha procedido con el abono del anticipo por alquiler del espacio, se procederá a liberar la fecha para otros eventos. Junto con el formulario, el contratante debe entregar una copia de cédula y certificado de votación de la persona, o RUC de la empresa firmante. D.- Fondo de Garantía: Una vez aprobada la solicitud del evento, el contratante entregará un fondo de garantía en cheque certificado, a nombre de la Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos, por la cantidad de $400 el mismo que será utilizado en caso de las siguientes causales: 1.- Daños de cualquier tipo en los bienes o las instalaciones del Parque. 2.- Daños a terceros en la utilización de las instalaciones. *Este fondo de garantía no limita a que la Administración del Parque presente una liquidación adicional por la diferencia en caso de que el monto del fondo no cubra los valores por cualquiera de las causales antes mencionadas..

2 E.- Pago del Espacio para Eventos: Se cancelará el 50% correspondiente al valor total del espacio, como un abono en el momento en que se apruebe la solicitud del evento, como ha quedado expresado en el apartado C de estas regulaciones. El saldo se cancelará dos semanas antes de la fecha reservada. Formas de pago: Efectivo: Depósito en cuenta corriente No del Banco del Pacífico a nombre de: Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos Cheque: El cheque debe ser certificado y debidamente endosado, previo a su depósito en la cuenta corriente No del Banco del Pacífico a nombre de: Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos Transferencia de fondos o interbancaria Tarjeta de crédito El contratante declara que los fondos entregados son de procedencia lícita. Los comprobantes de pago, tanto del abono como del saldo, deben ser entregados a las Asistente Financiera del Parque Histórico Guayaquil, como aval para la reservación del espacio. En el caso de cancelación del evento, el calor abonado no será devuelto, debido a que la fecha programada se considerará perdida para poder ofrecerla a otros clientes. NOTA: La Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos no es agente de retención por ser una institución del Estado. El valor del espacio debe ser cancelado en su totalidad, sin aplicar ningún tipo de porcentaje de retención a la factura. F.- Responsabilidad por Daños y Perjuicios: El contratante asume completa responsabilidad por el pago, en caso de daños y perjuicios causados a la propiedad por sus invitados. G.- Responsabilidad por Pérdidas: El Parque Histórico Guayaquil, no asume responsabilidad por la custodia de artículos o materiales de uso personal o profesional entregados por el contratante a los proveedores varios del evento, ni será responsable por la pérdida y daño de equipos, productos o bienes que sean ingresados por el contratante o sus invitados. En virtud de eso, se recomienda que un responsable del proveedor seleccionado por el contratante deba estar en día del evento, precautelando la seguridad de sus equipos y material. El desmontaje del evento debe realizarse por el proveedor inmediatamente a la finalización del mismo.

3 H.- Asignación de Espacios.- Serán asignados los espacios del Parque Histórico Guayaquil de acuerdo a su capacidad, tipo de montaje y número de asistentes. El Parque Histórico Guayaquil se reserva el derecho de reasignar por motivos de fuerza mayor o caso fortuito el espacio, previa notificación al contratante, mínimo con dos días de anticipación al día de la fecha señalada para el evento. Así mismo, el contratante podrá solicitar mínimo con tres días de anticipación y previa disponibilidad, la reasignación del espacio contratado, cuando por justa causa el espacio no resultare apto para realizar el evento y se encuentre otros espacios disponibles dentro de las instalaciones del Parque Histórico Guayaquil. I.- Características de los Eventos: La forma y contenido de los eventos deberá estar acorde a los conceptos que se desarrollan en el Parque Histórico Guayaquil, entre los cuales se pueden citar: turísticos, educativos, recreativos, culturales y sociales. Evitar eventos que incentiven el consumo desmesurado de alcohol. No se podrán realizar eventos que incentiven el uso de sustancias prohibidas o que resulten perjudiciales en exceso sin justa medida. J.- Condiciones Generales.- El costo del espacio contratado tiene una duración de 8 horas. Si el contratante se excede de ese tiempo, deberá cancelar el valor por hora adicional establecido en el tarifario. El contratante y el Proveedor se comprometen a respetar los horarios pactados para el evento, que en ningún modo pueden exceder de las 04H00 am. El Parque proveerá del servicio de parqueo. La EPPUEP se compromete a correr con los rubros de la asistencia del personal de apoyo para los eventos en el Parque Histórico Guayaquil. Estos rubros incluyen: custodios, electricista y personal para cuidado de los baños, y estarán a disposición del contratante hasta la finalización del evento. El cliente deberá obligatoriamente contratar una de las empresas de catering que conste en la lista de proveedores autorizados para brindar el servicio de alimentos y bebidas en los eventos del Parque Histórico Guayaquil. El cliente se compromete a entregar a la Coordinadora de Eventos del Parque Histórico Guayaquil, copia del contrato suscrito con el proveedor de su elección. Cualquier requerimiento de alimentos y bebidas que se genere posterior a la firma del contrato suscrito entre el cliente y el proveedor de servicio de catering, deberá ser notificado a la coordinadora de eventos y respaldado con la entrega de una copia del adendum del contrato inicial, con la diferencia solicitada por el cliente en un máximo de 72 horas posteriores al evento.

4 Se deberá entregar con carácter obligatorio a la coordinadora de eventos la(s) copia(s) de la(s) factura(s) de compra de los licores que se servirán en el evento. Por disposición de la SENAE no se permite la recepción de bebidas alcohólicas sin respaldo de factura o adquiridas en Duty Free, y todas las botellas deben cumplir con las especificaciones exigidas por dicha institución. Para matrimonios o renovación de votos, la Iglesia Hospicio Corazón de Jesús se da de cortesía al contratante. Los trámites de permisos y del sacerdote que oficia la ceremonia es responsabilidad del contratante. El montaje se realizará a partir de las 11H00 am el día del evento. Los eventos que requieren montajes más complejos se realizara a las 08H30 am. En caso de requerir un día adicional para montaje, deberá cancelar la tarifa correspondiente. Las personas naturales o jurídicas que sean contratadas por los clientes para la decoración de sus eventos deberán proveerse de su propio material y llevar su propio personal de montaje. El mobiliario que necesite ser movido por los organizadores o la instalación de cualquier estructura deberá contar con la autorización del Parque Histórico Guayaquil. Todo el material decorativo debe ser retirado inmediatamente después de que culmine el evento. El parque no se responsabiliza por daños o pérdidas de piezas y muebles de decoración. El contratante y el proveedor se comprometen a realizar el desmontaje y retiro de la logística y cualquier tipo de estructura que se instale al finalizar el evento. Esto porque el Parque debe quedar habilitado para poder recibir visitantes al día siguiente. Las áreas en uso deberán quedar en buen estado de limpieza al final del evento. El ingreso para presentación de orquestas o grupos en vivo, debe manejarse a un volumen moderado sin caer en escándalos excesivos, debido a que en ciertas áreas del Parque, el alto volumen de sonido es incómodo para los moradores de las ciudadelas vecinas y perturba el descanso de las especies que se encuentran dentro del Parque. La Administración se reserva el derecho de admisión. En caso de que se presente un evento con un exceso de invitados que supere la capacidad del salón, el parque tendrá la potestad de detener el ingreso de personas adicionales. La Administración del Parque Histórico Guayaquil y su personal, por ninguna razón será responsable por vehículos de los asistentes a los eventos que no estén dentro del estacionamiento cerrado del parque.

5 K. Costos y capacidades de las áreas.- El tarifario para el alquiler de espacios y sus capacidades son las siguientes: EVENTOS SOCIALES ZONAS ÁREA CAPACIDAD PRECIO (hasta 8H) PRECIO (hasta 3H) HORA ADICIONAL Zona de Tradiciones Casa Hacienda Campesina 80 $ $ $ Casa Julián Coronel 200 $ $ $ Café $ $ $ Capilla Hospicio Corazón de Jesús 80 $ Malecón 1900 (Exteriores de casas) 600 $ 1, $ Malecón 1900 y Estación Fluvial 800 $ 1, $ Zona Urbana Arquitectónica Proporcional del malecón y Estación fluvial 250 $ 1, $ Malecón 1900 y Café $ 1, $ Estación Fluvial y Muelle 150 $ $ Jardines del Hospicio 250 $ $ Bóveda Banco Territorial 40 $ $ Proporcional calles - $ $ Cocina $ OTRAS ÁREAS Sala de Interpretación 1 40 $ $ Sala de Interpretación 2 60 $ $ NOTA: En caso de necesitar el espacio un día previo al evento para montaje se le cobrará adicionalmente un valor de $ más IVA (hasta 6 horas) y por cada hora adicional un rubro de $50.00 más IVA.

6 SESIONES FOTOFRÁFICAS Y FILMACIONES TIPO ÁREA PRECIO (hasta 3 horas) HORA ADICIONAL Fotos Fotos comerciales Filmaciones Exteriores $ $75.00 Exteriores e interiores $ $75.00 Exteriores $ $75.00 Exteriores e interiores $ $75.00 Malecón 1900 $ $75.00 Jardines del Hospicio $ $75.00 Casa Hacienda $ $75.00 FERIAS / EVENTOS COMERCIALES ÁREA CAPACIDAD Mesas Stands PRECIO HORA ADICIONAL Café $ $50.00 Malecón $1, $ Malecón Estación Fluvial $2, $ Malecón Café $2, $ Estación fluvial + Muelle 12 - $1, $50.00 Posterior Hospicio y Jardines - 16 $ $50.00 Malecón Estación Fluvial + Café HCJ $4, $ Proporcional calles - - $ $50.00 NOTA: El cliente tendrá derecho a montaje desde 1 día antes del evento. En caso de necesitar el espacio un día adicional para montaje se le cobrará adicionalmente un valor de $ más IVA (hasta 6 horas) y por cada hora adicional un rubro de $50.00 más IVA. L.- Prohibiciones.- Se prohíbe fumar en las áreas del Parque Histórico Guayaquil, salvo 5 metros distantes desde la orilla ribereña, siempre que no se halle cerca de las casas y el Hospicio del Corazón de Jesús. No está permitido por ningún motivo clavar, rasgar o pegar ningún objeto en las paredes de los salones o en cualquier área del parque. Cualquier daño en las instalaciones o activos, será asumido en su totalidad por el cliente. Está prohibida la utilización de papel o plástico picado y serpentinas, y materiales muy difíciles de retirar durante la limpieza posterior. No se permitirá el ingreso de personas en estado etílico, inadecuadamente vestido, portando armas de fuego y corto punzantes.

7 No se permite el uso de velas en la Capilla y el salón Julián Coronel y en áreas abiertas se permitirá su uso solo con briseros. Bajo ningún concepto los espacios alquilados para eventos deben interrumpir el funcionamiento habitual del Parque Histórico Guayaquil. Los visitantes deben tener acceso a todas las áreas, sin excepción. En caso de incumplimiento de cualquiera de estos enunciados, la EPPUEP aplicará la sanción o multa que considere pertinente, según sea el caso. Está prohibida la utilización de FUEGOS ARTIFICIALES, al interior ni en las áreas anexas y periféricas del Parque Histórico Guayaquil, ya que su utilización y residuos causa daño a los animales del Parque, así como a los residentes y animales de las ciudadelas vecinas y constituye un riesgo para la seguridad de las casas de madera restauradas del Malecón Bajo ningún concepto, se autorizará esta actividad. Este documento debe ser leído y debidamente firmado por el contratante del evento de conformidad con las condiciones establecidas en este normativo para realizar eventos en el PARQUE HISTÓRICO GUAYAQUIL. Certifico haber leído este documento y acepto los términos del mismo para el desarrollo de eventos en el Parque Histórico Guayaquil, además declaro conocer que la utilización y goce de las instalaciones solicitadas no podrá contravenir ni el ordenamiento jurídico nacional ni las buenas costumbres. En Samborondón, de del 20. Nombre: C.I. #: Hora de entrega de la solicitud: