GUILLEN MARTEL HERMANOS

Transcripción

1 PC-04, REV:9 COPIA CONTROLADA Nº: RELACIÓN DE REVISIONES Nº REV MOTIVO DE LA REVISIÓN Rev. 0 Primer Ejemplar Rev. 1 Se incluye el registro de I1-PC-04 Ficha de mantenimiento de maquinaria y se modifican datos manuscritos Rev. 2 Se explica mejor la función de alquiler de maquinaria Rev. 3 Ampliación punto 4.1 Alquiler de maquinaria Rev. 4 Ampliación punto 4.1 Alquiler de maquinaria Rev. 5 Ampliación punto 4.3 Mantenimiento de maquinaria Rev. 6 Ampliación punto 4.1 Alquiler de maquinaria, devoluciones de material de la empresa por otros motivos. Rev. 7 Modificación UNE EN ISO 9001 (2000) por UNE EN ISO 9000 y añadir punto Propiedad del cliente (datos personales y reparación en obra) Rev. 8 Ampliación punto 4.1 Alquiler de Maquinaria Gruistas - Chofers Rev. 9 Ampliación punto 4.1 Alquiler de Maquinaria Gruistas Chofers y archivo diario de albaranes. ELABORADO POR: RESPONSABLE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE: REVISADO Y APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL: Fecha: 28/01/2013 Fecha: 28/01/2013 Página 1 de 15

2 ÍNDICE 00.- RELACIÓN DE REVISIONES ÍNDICE OBJETO ALCANCE DEFINICIONES MÉTODO OPERATIVO RESPONSABILIDADES DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ANEXOS 7 Página 2 de 15

3 1.- OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto asegurar que los procesos de alquiler, venta, reparación y mantenimiento de maquinaria, se llevan a cabo en condiciones controladas. Así como establecer la sistemática para realizar las inspecciones necesarias para asegurar la calidad del producto y/o servicio prestado por GUILLEN MARTEL HERMANOS. 2.- ALCANCE Este procedimiento alcanza a los procesos de alquiler, venta, reparación y mantenimiento de maquinaria de obra pública de GUILLEN MARTEL HERMANOS. Las inspecciones que se realizarán afectarán a todos los servicios prestados por GUILLEN MARTEL HERMANOS. 3.- DEFINICIONES Producto: Resultado de un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Página 3 de 15

4 Inspección: Actividades tales como medir, examinar, ensayar o contrastar con un patrón una o varias características de una entidad y comparar los resultados con requisitos especificados con el fin de determinar si la conformidad se obtiene para cada una de estas características. 4.- MÉTODO OPERATIVO 4.1. Alquiler de Maquinaria El personal de Administración y comercial es el encargado de llevar a cabo la consecución de los pedidos, entregas, devoluciones, averías, en resumen todo el trabajo que se desarrolla en la empresa tiene que ser comunicado por el cliente verbalmente que es el medio habitual, también lo puede reconfirmar por escrito (mediante fax ó ), a nuestro departamento de administración, y nunca y bajo ningún concepto al departamento de taller, mecánicos, gruistas ó subcontratistas. Al hilo de lo anterior se da por hecho que Guillén Martel Hnos, S.L ha recepcionado bien el pedido o comunicado verbal por parte del cliente. El personal de administración es por ello el único responsable de llevar a cabo la consecución de los pedidos. Una vez reflejado el pedido en el Albarán o contrato Alquiler de Maquinaria tal como se establece en el procedimiento PC-01 Ventas, estos se cursan inmediatamente. Nunca recepcionamos entregas con devoluciones en el mismo pedido, es decir que el cliente alquila la máquina y cuando termine el trabajo tiene la obligación de comunicar a Guillén Martel Hnos, S.L mediante llamada telefónica, personalmente en nuestras oficinas, via o fax solicitando la devolución de la maquinaria alquilada. Administración elabora el correspondiente Albarán de entrega de maquinaria que es proporcionado al transportista subcontratado, al propio transportista de la empresa o al cliente. En caso de ser entregado el material en el exterior de nuestras instalaciones el transportista deberá comprobar que coincide el material cargado con la descripción del albarán (máquina, nº flota, etc..) En dicho albarán se indican: fecha, hora, datos del cliente, obra (datos de la dirección de trabajo), datos fiscales, persona, teléfono, máquina (maquinas entregadas con Página 4 de 15

5 descripción), nº de serie, y nº de flota, portes, seguro, implementos, precio del alquiler y fecha de devolución. En caso de que el cliente lo requiera o en su defecto siempre a empresas nacionales, se entregará manual de uso y manejo de la maquinaria entregada, Sello CE, Parte de salida y comprobación de la maquinaria y nota informativa si procede. Existe un Protocolo de entrega a empresas nacionales. Todo el personal de Administración conoce dicho protocolo, para que poder controlar que se está cumpliendo la entrega de manuales, se ha elaborado un Registro de Documentación diaria, en el que constan los siguientes apartados: - Cliente - Obra - Máquina - Nº Flota - Persona que envía documentación. Cada día se comprobará con los albaranes de entrega del día anterior y el registro de documentación diaria, que se ha enviado la documentación. (ESTA TOTALMENTE PROHIBIDO ENTREGAR Y RETIRAR MAQUINAS SIN ALBARAN) EL GRUISTA CHOFER SERÁ RESPONSABLE DE CUALQUIER PÉRDIDA DE MAQUINA O ROTURA DE STOK, DEBIDO A QUE ES LA PERSONA RESPONSABLE FINAL DE LA COMPROBACIÓN MAQUINARIA QUE ENTREGA O RECOGE. DICHAS FALTAS SUPONDRÁN AMONESTACIONES POR ESCRITO). El cliente a la entrega de la maquinaria firma el albarán, en el cual debe escribir su nombre, apellidos, Página 5 de 15

6 D.N.I y firma (como aceptación de dicho pedido, precio de alquiler y sus condiciones de contratación, (las cuales vienen escritas dorso del albarán) y le entregamos una copia, en caso de que sea una entrega a pie de obra, el transportista entregará el albarán de entrega al personal de Administración una vez realizada la entrega, (el transportista debe entregar los albaranes a Administración el mismo día, nunca al día siguiente o posteriores) Administración lo archiva en la carpeta de albaranes de entrega numerados. (ordenadas por número). El archivo de albaranes también será en el día. Durante la entrega, QUEDA TOTALMENTE PROHIBIDO, ENTREGAR EN OBRA, IMPLEMENTOS, COMPLEMENTOS, O ANEXOS AJENOS A LA MAQUINARIA, TALES COMO, GRILLETES, GANCHOS, CUERDAS, AMARARRES, CINCHAS, BRAGAS, LA ENTREGA DE MAQUINARIA ES ENTREGA DE LA MÁQUINA PROPIAMENTE DICHA. El trabajo del Gruista es: Entrega la máquina que pone y coincide con el albarán de entrega o devolución, todo lo demás, está fuera de su trabajo y la empresa no se hace responsable de los complementos utilizados por los chofers que no estén homologados y comprados por la empresa. ESTA FALTA SUPONE UNA FALTA MUY GRAVE Y SERA SANCIONADA POR LA EMPRESA. Guillén Martel Hnos tiene implantada de la ley de protección de datos con la empresa Soft Line. Toda la maquinaria antes de su salida para la entrega al cliente es probada por personal cualificado en las instalaciones de GUILLÉN MARTEL HERMANOS, Un proceso fundamental de la empresa para garantizar que toda la maquinaria sale revisada y en buen y correcto estado de funcionamiento, así garantiza el uso en obra y salvaguarda la seguridad de los trabajadores. El mecánico que prepara la máquina para su salida, la revisa, dejando constancia de las operaciones realizadas en el parte de salida y comprobación de la maquinaria, (firmado por el mecánico que realiza la revisión) el cual entregará en administración, y se adjunta una copia para el cliente. En dicho parte de Salida y Comprobación de Maquinaria se anota lo siguiente: Día Máquina Nº Serie Flota Nº Albarán de entrega Página 6 de 15

7 Comprobación general Niveles Comprobación General Filtros Engrase y limpieza de la Máquina Sistema de Refrigeración ó Ventilación Buen estado de sus elementos de seguridad Buen estado de sus neumáticos y llantas Revisión específica (según registro I-1 PC-04) Imagen corporativa de la máquina Estado General Firma del mecánico Una vez transcurrido el período de alquiler establecido, el cliente avisa de la retirada de la maquinaria. Verbalmente que es el medio habitual, también lo puede reconfirmar por escrito (mediante fax ó ) Se da por hecho que Guillén Martel Hnos, S.L recepciona bien sus pedidos, en caso de duda ó no entendimiento entre ambas partes el cliente puede comunicar la devolución por escrito, fax ó . Si la comunicación es únicamente verbal el cliente da por hecho que la prestación del servicio es correcta (confía en nuestra prestación del servicio). (El cliente). Siempre al Departamento de Administración, el cual genera el albarán de devolución ó albarán de recogida y posteriormente GUILLÉN MARTEL HERMANOS procederá a la recogida de la maquinaria en las instalaciones (obra) del cliente, llevando el albarán de devolución o albarán de recogida y comprobando la correspondencia del equipo a recoger con lo descrito en el Albarán por el transportista o el personal de taller. (La retirada solicitada por el cliente al Departamento de Administración, no siempre coincide con el albarán realizado de devolución, y es el gruista el encargado de amoldar la retirada a la realidad que está recogiendo). El transportista que realiza la recogida de los equipos en obra, comprueba que está anotando en el albarán lo que recoge, en caso que le devuelvan alguna máquina que no estuviera anotada en el albarán, el transportista la anota, lo mismo si hubiera anotada alguna máquina que no le devolviera el cliente, Página 7 de 15

8 como anotará también todos los daños, roturas, etc que evidencie de la maquinaria que está recogiendo. El albarán de recogida es firmado por el cliente (en el cual debe escribir, nombre, apellidos y DNI) y archivado en Administración en la carpeta de albaranes de devolución. (Si hubiera alguna modificación de la anteriormente descrita en el albarán, el transportista lo comunica a Administración, para que proceda a su rectificación) Una vez que llega el transportista a nuestras instalaciones el personal de taller o administración comprueba la descarga con el albarán de devolución que trae el gruista. La maquinaria una vez devuelta pasa a un proceso de Revisión, limpieza y mantenimiento en nuestro taller. Para todas las devoluciones que se realicen en la empresa que no sea una devolución del material, se realizará en folio dina 4 (para diferenciarlo del papel de imprenta) y en la devolución en notas se especificaran tres campos. Página 8 de 15

9 Fecha Devolución controlada : se especifica los motivos de la devolución Persona que realiza la devolución ( personal de administración de Guillén Martel Hnos., S.L) Estas devoluciones al ser anómalas, no siempre pueden ir firmadas por el cliente, debido a que son devoluciones por: Extravío, robo, perdida, desaparición, hurto, etc. (es decir toda aquella baja de maquinaria que no se considera devolución porque la máquina no se devuelve a Guillén Martel Hnos., S.L). Una vez realizada dicha devolución se archivará en una carpeta llamada Devoluciones controladas Limpieza Inventario, posteriormente se hará el traspaso de almacén, especificando a que almacén va a parar (robo, desguace, etc.) Reparación de maquinaria El personal de Administración o el Jefe de taller refleja en el Parte Diario de Averías las llamadas de los clientes que solicitan la reparación de maquinaria. (Cuando la avería la recepciona el personal de administración, lo comunica al jefe de taller el cual firma al recibir el aviso en la casilla firma encargado ). Página 9 de 15

10 PC-04, REV:9 De forma continua Administración o el Jefe de taller comunica a los operarios en persona o por teléfono las averías que deben solucionar. En dicho parte diario de averías se reflejan los siguientes datos: Nº de avería (correlativo) Hora de aviso (la hora que avisa el cliente comunicando la avería) Empresa (cliente) Obra (lugar dónde está la maquina) Máquina averiada Motivo de la Avería Mecánico Hora en que se da la avería al mecánico Observaciones (se puede anotar nombre o teléfono del solicitante) Firma Encargado Inmediatamente se emite un parte de avería o reparación en obra en el cual se anota lo siguiente: Fecha Hora (cuando avisa el cliente comunicando la avería) Empresa (la cual tiene arrendada la máquina) Nombre y teléfono (persona que nos avisa) Obra (lugar donde está la máquina) Máquina Motivo avería Nombre del mecánico que GUILLÉN MARTEL HERMANOS envía a su reparación Informe de la reparación efectuada (lo rellena el mecánico) Fecha y hora de finalización de la avería Firma del cliente indicando su conformidad con la reparación Página 10 de 15

11 Dicho parte de averías es original y copia con lo cual una vez realizada la avería el mecánico rellena la parte inferior del parte de avería, en el apartado informe sobre la reparación efectuada anota la reparación que ha realizado, especificando día y hora que queda reparado, el cliente firma y se entrega Copia al cliente para que quede constancia de que ha terminado y el original se entrega en Administración, el personal de administración archiva dicho parte en la carpeta partes de avería. Los partes serán entregados en el día al Departamento de Administración y éste los archivarán en el día. Cuando los operarios finalizan el trabajo lo comunican a GUILLÉN MARTEL HERMANOS de modo que Administración anote la hora de finalización en el parte diario de averías como inspección final. Administración o el Jefe de taller cumplimentan los siguientes campos en el mencionado Parte diario de averías : Hora en la que el mecánico avisa que ha terminado la avería Los partes diarios de averías con las inspecciones finales realizadas son archivados en Administración en una carpeta llamada partes diarios de averías. Los mecánicos que visitan de manera habitual las obras haciendo mantenimientos o reparaciones y el gruista de Guillén Martel Hnos., S.L usan el impreso Tareas mecánicos (el cual entregan al departamento de Administración al final de la jornada) el personal de Administración lo archiva en la carpeta de Tareas mecánicos indicando: Operario/ Fecha/ Hora de salida Km. vehículo salida Hora de llegada Km. llegada Obra/ cliente/ faena a realizar Hora a la que se termina Indicación de si ha quedado solucionado o no. Página 11 de 15

12 Puede que a la reparación acuda una empresa subcontratada, en ese caso Administración comunica a a la empresa subcontratada mediante fax dicha reparación y elabora un albarán de venta en el que indica reparación, obra, cliente y máquina. La empresa subcontratada elabora un albarán que envía a GUILLÉN MARTEL HERMANOS indicando la reparación el cual debe estar firmado por el cliente Propiedad del cliente Los mecánicos de Guillén Martel Hnos, S.L conocen el Código de comportamiento medioambiental en obra, es decir cuando realizan reparaciones en obra (propiedad del cliente) retiran los residuos que pueda haber generado dicha reparación. Referente a los datos personales del cliente, Guillén Martel Hnos cumple según ley protección de datos. 3. Mantenimiento de maquinaria GUILLÉN MARTEL HERMANOS lleva a cabo un mantenimiento de la maquinaria alquilada en las instalaciones del cliente es decir en su obra. Administración dispone de listados de maquinaria en el sistema informático donde aparecen los siguientes campos: Fecha de salida en alquiler Nº serie y flota de la máquina Empresa que la tiene alquilada Dirección obra Persona y teléfono de contacto Cada quince días Administración imprime un listado de maquinaria alquilada por cliente dirección y lo entrega al Jefe de taller quién a su vez se pone en contacto con los operarios para llevar a cabo dicha revisión. Para planificar los trabajos el Jefe de taller subrayará la maquinaria a revisar e indicará el Página 12 de 15

13 nombre del mecánico y la fecha en la que lo tiene que revisar. El mecánico lo revisa y devuelve el parte de revisión a Administración. Una vez recibido el parte de revisión en Administración, el personal de administración rellena la ficha de revisiones máquinas en el programa Ahora el día y tipo de revisión realizado, así como el mecánico que ha realizado dicha revisión. Más tarde se envía al cliente el parte de revisión por fax ó , junto con un escrito en el que explica el tipo de revisión realizada. Dicho comunicado es archivado en la carpeta Comunicados de Revisiones a pie de obra. El Jefe de Taller anotará en el listado de maquinaria alquilada por cliente, la fecha en la cual se ha realizado la revisión, El parte de revisión es archivado en la carpeta de Partes de Revisión por Obra. En los partes de revisión el mecánico indicará las revisiones realizadas y comprobará el correcto funcionamiento de la máquina firmando dicho parte como evidencia de su realización. El cliente firma dicho parte indicando su conformidad. El mantenimiento realizado a la maquinaria y su frecuencia se definirá en el impreso I-1-PC-04 Ficha de mantenimiento de maquinaria por el jefe de taller Venta de maquinaria. El proceso de venta de maquinaria ha quedado descrito en el procedimiento PC-01 Ventas. 5.- RESPONSABILIDADES Las responsabilidades derivadas del presente procedimiento han quedado definidas a lo largo del método operativo. 6.- DOCUMENTACIÓN RELACIONADA - UNE-EN-ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. - UNE-EN-ISO 9000 (2006) Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. - Manual de Calidad - Manual de Procedimientos: - PC-03 Compras y proveedores - PC-01 Ventas Página 13 de 15

14 - PCM-05 No conformidades, acciones correctivas y preventivas 7.- ANEXOS Anexo 1: I-1-PC-04 Ficha de mantenimiento de maquinaria Página 14 de 15

15 I-1PC-04 Fecha: FICHA DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA MÁQUINA: MODELO: DESCRIPCIÓN DEL MANTENIMIENTO: (Indicar operaciones de mantenimiento y frecuencia) Fdo. Jefe de Taller: