Manual del Agente. Portal de Asociados Abril Portal de Asociados de LAN -

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1 Manual del Agente Portal de Asociados Abril 2008 Portal de Asociados de LAN -

2 APÉNDICE 1.- Login Cambio de clave y atribuciones del agente Reserva y compre inventario regular (one way round trip) Uso de profile de LAN para agilizar la creación de la reserva Emisión de una reserva previa Manejo de queues Manejo de Time Limit Avisos por cambio de itinerario Buscar y trabajar un PNR Acciones Buscar Ticket Creación de reservas con stopover, open jaw y surface

3 1.- Login Para poder acceder al Portal de Asociados es necesario que el Administrador de la agencia lo inscriba como agente y le asigne un login y una clave. Herramienta para recrear una clave olvidada Si usted no conoce su clave, pero piensa que el Administrador ya lo inscribió en el sitio, haga click en Obtener Clave. En la pantalla de respuesta indique su login y haga click en el botón Seguir. Si el login está creado en el portal, el sistema le enviará por la opción de recrear su clave. Si persisten las dudas respecto de su login y su clave, consulte al Administrador de la Agencia. NO LLAME A SOPORTE para conocer su clave. Recuerde que su clave es confidencial y nadie en LAN tiene acceso a ella. 2.- Cambio de clave y atribuciones del agente 3

4 Para poder procesar reservas y tickets en el Portal de Asociados es necesario que el Administrador, además de crearlo como agente en el Sistema, lo autorice expresamente para poder emitir tickets contra una Línea de Crédito. Para verificar si usted cuenta con dicha autorización haga click en el menú Servicios - Administración y luego en Mi cuenta. Esta consulta le permite revisar si está autorizado para emitir tickets contra Línea de Crédito. Si usted no está autorizado a emitir contra una Línea de Crédito, el sistema sólo le permitirá crear una reserva. Recuerde que sólo el Administrador de la Agencia puede otorgarle este permiso. Adicionalmente, si desea cambiar su puede hacerlo dentro del mismo Perfil del Agente ingresando previamente a Modify Information. Finalmente, si desea cambiar la clave haga click en Cambiar clave y digite la nueva clave que desea crear. El login no se puede modificar. Recuerde cambiar periódicamente de clave de acceso. Su clave es la que lo autoriza a emitir tickets en el Sistema. 3.- Reserva y compre inventario regular (one way round trip) El Portal de Asociados permite crear reservas y emitir tickets electrónicos de cualquier destino de la ruta doméstica Perú. Para realizar una reserva o emitir un ticket, puede hacerlo una vez logeado desde la caja de compras, como también ingresando por Servicios Ventas Reservas y Ventas. 4

5 En el primer paso, seleccione el origen y destino del viaje, las fechas de ida y retorno, la cabina y la cantidad de pasajeros, diferenciando entre adultos, niños (2 años a 11 años) e infantes (0 a 1 año). Caja de compras: Reservas y ventas: Luego haga click en Continuar El sistema entregará una pantalla en la que se combinan los vuelos disponibles para esas fechas con las tarifas publicadas. 5

6 Las líneas indican los vuelos existentes, las columnas las tarifas disponibles. Si una tarifa para un vuelo particular está disponible, aparecerá el punto blanco indicando que puede seleccionarla. En caso que la clase asociada a la tarifa no esté disponible para la cantidad de pasajeros seleccionados aparecerá Agotado. Seleccione los vuelos y tarifa que desea. Si las tarifas no fueran combinables, al seleccionar una tarifa, se cambiará a color gris las del vuelo complementario que no combinan con la marcada. 6

7 La tarifa seleccionada será mostrada en el recuadro inferior derecho. Si su elección fuera una ruta ida y vuelta, mostrará la suma de las dos tarifas elegidas. Luego haga click en el botón Continuar. El sistema mostrará un resumen con el itinerario deseado, indicando el valor final del viaje incluyendo tasas de embarque. Adicionalmente, se presentarán links que permiten revisar las restricciones y el detalle de los impuestos. La opción Ver tarifas en otra moneda le permitirá ver el equivalente de los importes en dólares o en cualquiera de las monedas indicadas. Para generar el PNR es necesario completar todos los datos que se solicitan en la siguiente pantalla, tras presionar el botón Continuar. Más adelante, en Uso de profile de LAN para agilizar la creación de la reserva se verá la utilidad del botón Precargar Datos. 7

8 Los datos de la primera sección corresponden a la identificación mínima necesaria para la construcción del PNR. Siendo sólo los campos no obligatorios: Pasajero Frecuente e Información Tributaria RUC. Si se cotizó un viaje para más de un pasajero, se solicitarán los datos de cada pasajero adicional. La segunda sección solicita la información de contacto, pueden corresponder al pasajero o al agente que realiza la venta. El es de suma importancia ya que toda comunicación respecto a confirmaciones de reservas y compras, cambios de itinerario o time limit puestos por LAN se comunica al informado al momento de la reserva. En tercer lugar se debe ingresar la forma de pago Línea de Crédito Agencias en caso deseara la compra en ese momento. De no tener esta opción, solo se puede reservar. El detalle es: *Reserva: El sistema crea un PNR con la información ingresada *Línea de Crédito: Corresponde a un sistema habilitado por LAN para las Agencias de Viajes que deseen crédito contra garantía. Para mayores detalles contacte a un Ejecutivo LAN. Agente sin permisos para emitir Agente habilitado para emitir En cuarto lugar, es posible ingresar el RUC de la empresa cliente para sustentar el crédito fiscal y/o gastos, en los casos que la ley lo permita. Esto debe ser ingresado en el Paso 4, junto con los datos del(os) pasajero(s). 8

9 Por último, se indica que la forma de entrega del ticket será e-ticket. Tras ingresar toda esta información se debe presionar el botón Continuar. En el paso 5 se presenta un resumen previo a realizar el pago, se muestran los detalles de los vuelos, los valores finales y el link para ver las condiciones relacionadas a la compra. Una vez revisadas y aceptadas estas condiciones, se requiere hacer click en el botón Continuar. Si eligió la opción Sólo deseo reservar recibirá la confirmación de su reserva de la siguiente manera: 9

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12 Si desea regresar a la página de ingreso, dé click sobre Volver al Inicio Si desea imprimir la confirmación de su reserva, dé click sobre Imprimir esta página Si eligió la opción Forma de Pago Línea de Crédito Agencias recibirá la confirmación de su reserva de la siguiente manera: 12

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16 En el momento en que se despliegue esta pantalla ya se habrá efectuado el registro del pago de la reserva. En la parte superior de la pantalla se entrega el código de reserva y a continuación el resumen de los datos ya ingresados, junto con las regulaciones y reglamentos. Adicionalmente, se genera un automático al correo electrónico ingresado al momento de crear la reserva, indicando la información de la reserva. La emisión de los boletos es inmediata. Si por algún motivo, pasan más de cinco minutos sin que aparezca el número de ticket, contacte a LAN. Más adelante en la sección Creación de reservas con stopover, open jaw y surface se explicará cómo se realizan este tipo de itinerarios usando el Portal de Asociados Uso de profile de LAN para agilizar la creación de la reserva Como una forma de agilizar significativamente la creación de reservas, el Portal de Asociados entrega acceso directo al profile de clientes de la Agencia. Para usar este acceso, se debe hacer click en el botón Precargar datos en el paso 4 del proceso de una reserva ó compra. Aparecerá una segunda pantalla en la que debe digitar el documento de identidad del pasajero (DNI ó pasaporte) que quiere incluir en la reserva como FOID. Digite el número del documento y luego haga click en el botón Seguir. Si el pasajero está creado en el profile de la Agencia de Viajes, los campos correspondientes a ese pasajero quedarán completados automáticamente. 4.- Emisión de una reserva previa El Portal de Asociados permite emitir las reservas realizadas previamente en el sistema. Para ello hay que ingresar a la opción Emitir reserva en el menú Servicio Ventas, y seleccionar la reserva que se desea emitir. 16

17 El sistema buscará la reserva y lo posicionará en el paso 3 del proceso de compra para que usted especifique la forma de pago del ticket a emitir. 5.- Manejo de queues El sistema no maneja el concepto de queues a la manera tradicional de los sistemas de reservas. En su lugar, el sistema realiza notificaciones mediante Manejo de Time Limit Es común que los agentes utilicen la herramienta de Time Limit como recordatorio para hacer un seguimiento a la reserva. En el Portal de Asociados es posible agregar un recordatorio de Time Limit a cualquier reserva del sistema, indicando la fecha en que se desea el recordatorio y un mensaje. El sistema generará automáticamente un al correo electrónico registrado del agente en uso indicando el mensaje en la fecha que el agente indicó. El Time Limit se ingresa desde la pantalla Buscar reserva en el menú Servicio Ventas. Se debe dar click en el link Recordar TL. Es importante recalcar que esta herramienta es sólo de apoyo y no está en línea con el GDS, por lo que no se ve actualizada por los posibles cambios de itinerarios. El sistema le solicitará la fecha en que desea que se le envíe el mail recordatorio y un mensaje de texto. Cuando se cumpla la fecha del time limit, el sistema enviará un mail de aviso Avisos por cambio de itinerario Cada vez que LAN realiza un cambio en algún vuelo se notifica a todos los PNR afectados mediante un aviso al indicado al momento de hacer la reserva. Se recomienda ingresar el de la Agencia de Viajes. 6.- Buscar y trabajar un PNR Para trabajar con un PNR debe buscarlo a través de la opción Buscar Reserva de la pestaña Servicios - Ventas: 17

18 Puede buscar por código de PNR, por apellido, incluyendo búsquedas parciales, esto es, GO hace match con GOMEZ y con GONZALEZ. Adicionalmente, puede filtrar los PNR que ya están emitidos y mostrar sólo las reservas pendientes de emisión. Si no se especifica Apellido o PNR, el sistema muestra una lista con todos los PNRs. Para trabajar un PNR, basta hacer click en el código de PNR. El sistema muestra el PNR completo, con todos sus elementos y una breve explicación. Si desea eliminar un elemento del PNR, haga click en Eliminar al lado derecho al elemento. Adicionalmente, se pueden agregar elementos SSR, OSI o Remarks completando la información solicitada, con el formato indicado en los ejemplos y luego haciendo click en el botón Agregar No olvide asociar los elementos (SSR, OSI, etc) a un pasajero en particular o a un segmento en particular seleccionándolos de la lista. 18

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20 Aquí algunos ejemplos de cómo ingresar un SSR: Form of identification (FOID) FOID LP HK1-NI en donde: FOID Código para ingresar identificación LP Línea Aérea a quien se envía el mensaje HK1 Código de acción. Sólo se permite HK -NI Guión, tipo de documento NI=cédula de identidad, PP= pasaporte Número de documento * Se deberá asociar sólo al pasajero, no al segmento de vuelo. Pasajero Frecuente FQTV LP-LA en donde: FQTV LP -LA Código para ingresar información de pasajero frecuente Línea Aérea a quien se envía el mensaje Guión, LA y número de LanPass * Se deberá asociar el pasajero y el segmento de vuelo. Silla de ruedas WCHR LP -ELDERLY PAX 70YRS WCHR LP-ELDERLY PAX 70YRS en donde: Código de silla de ruedas Línea Aérea a quien se envía el mensaje Guión, texto libre (motivo a la solicitud) * Se deberá asociar el pasajero y el segmento de vuelo. Sólo se podrá solicitar silla de ruedas para casos de pasajero de tercera edad y que no requieran Medif. Aquí algunos ejemplos de cómo ingresar un OSI: LANCorporate LP CIP LC en donde: LP CIP LC Línea Aérea a quien se envía el mensaje Código OSI Número de LANCorporate (10 dígitos) * Se deberá asociar el pasajero y el segmento de vuelo. Pasajero VIP LP-VIP TRATASE VICE PRESIDENTE DE EMPRESA X LP VIP TRATASE VICE PRESIDENTE DE EMPRESA X Línea Aérea a quien se envía el mensaje Código OSI Texto libre * Se deberá asociar el pasajero y el segmento de vuelo. 20

21 6.1.- Acciones El sistema permite utilizar la pantalla con el listado de PNRs para tomar acciones sobre ellos. La opción Itinerario presenta al agente un resumen del itinerario de la reserva específica. La opción Check in, que sólo aparece para reservas con ticket, permite ingresar directamente al chequeo por internet para los pasajeros de la reserva. Este chequeo lo puede hacer también desde el menú Servicios Ventas Check in. En Búsqueda de Vuelo deberá ingresar el código de la reserva más el apellido del pasajero, ó el documento de identificación más el apellido del pasajero. 21

22 Solo aquellas que tienen fecha vuelo dentro de las próximas 48 horas, estarán disponibles para seleccionar. Puede elegir chequear a todos los pasajeros de un mismo PNR ó bien elegir sólo al pasajero que desea chequear en ese momento. Una vez elegido el vuelo y el (los) pasajero(s), se presentan los datos del(os) pasajero(s) para su confirmación. 22

23 Al hacer click sobre el botón Continuar se muestra el mapa de asientos del vuelo. Al seleccionar alguno disponible, aparecerá en el recuadro superior de la pantalla. 23

24 Haga click en Continuar y el asiento será asignado, mostrando las tarjetas de embarque. ES NECESARIO IMPRIMIR DOS COPIAS DE ESTE ÚLTIMO. Al ingresar sobre Tarjeta de embarque, tendrá opción para entrar a visualizar la tarjeta de embarque e imprimirla, como también para enviarla a un determinado. Deberá tener instalado el Adobe Reader ó similar para imprimir la tarjeta de embarque. 24

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26 Si se eligió la opción del envío de la Tarjeta de embarque vía , recibirá una confirmación como esta. Es posible deschequear al pasajero mediante la opción Anulación check in. Los pasos necesarios son similares a los del chequeo. Estos deben realizarse hasta 3 horas antes de la salida del vuelo. 7.- Buscar Ticket El Portal de Asociados lleva un registro completo de todos los tickets que se emiten. Para revisar un ticket e imprimir el comprobante, o bien para anularlo (sólo dentro del día de la emisión del ticket) haga click en Buscar tickets en el menú Servicio - Ventas. Nota: El detalle de un boleto electrónico sólo se podrá ver teniendo la reserva activa. Si conoce el número de ticket, puede ingresarlo para accesarlo directamente. También puede hacer búsqueda parcial ingresando los primeros dígitos del ticket (por ejemplo mostrará todos los tickets mayores a ). Si no ingresa nada, el sistema mostrará todos los tickets. Adicionalmente, también puede buscar por apellido del pasajero, incluyendo búsquedas parciales, esto es, GO hace match con GOMEZ y con GONZALEZ. Si hace click en el número de ticket, el sistema muestra el detalle del ticket electrónico con el link para anular en la parte inferior. Es importante señalar que el voideo funciona correctamente SOLO en tickets de reservas emitidas dentro del mismo día y que no han sido prechequeadas. La anulación de tickets es realizada por el Administrador. 26

27 Al dar click sobre el número de boleto, se desplegará el comprobante de etkt para el pasajero. El botón imprimir se ubica en la parte inferior central. Para anular el boleto, deberá dar click sobre el botón Anular Ticket de esta misma aplicación. En rojo, confirmará si el voideo se realizó o nó. El mensaje en rojo de la siguiente imagen significa que el voideo se realizó exitosamente. Vemos además, que el status del boleto cambió a V (Void) 27

28 Recuerde que si alguno de los cupones de vuelo del etkt que desea anular se encuentra chequeado, deberá primero deschequearlo. Sólo es posible el deschequeo por la web, si el chequeo se realizó por la misma vía. El deschequeo debe realizarse mínimo con 3 horas de anticipación a la salida del vuelo. Al solicitar la anulación del etkt con algún tramo chequeado, mostrará el siguiente mensaje, la cual significa, no fue posible hacer el voideo LP TK: INVALID TICKET / COUPON STATUS. A comparación de la imagen anterior, el status del boleto no cambia a V (Void). Para deschequear un pasajero, ingresé a la opción Anulación Check-in del menú Servicio Ventas e ingrese los datos solicitados de acuerdo a las siguiente imágen: Deberá seleccionar al pasajero y la(s) ruta(s) que desea deschequear. Recuerde que es necesario que ningún segmento de vuelo de un boleto electrónico se encuentre chequeado para la anulación del ticket. El portal le responderá Deschequeado exitosamente una vez que su solicitud haya sido procesada. 28

29 8.- Creación de reservas con stopover, open jaw y surface. El Portal de Asociados permite este tipo de reservas utilizando la opción Múltiples destinos desde la opción de Reservas y Ventas del menú Servicio - Ventas. Para crear un PNR con estas características, es necesario seleccionar el origen, destino y fecha del primer tramo a construir y marcando la opción Múltiples destinos. 29

30 Al hacer click sobre Múltiples destinos se desplegará una pantalla para ir ingresando los segmentos. Para agregar nuevos tramos presione el botón Más segmentos y para eliminar alguno presione Menos segmentos. Cuando se han ingresado los segmentos con sus respectivas fechas, debe presionar Continuar. El sistema entregará una lista de los vuelos disponibles para cada tramo. Seleccione para cada tramo un vuelo disponible. 30

31 Cuando el itinerario esté construido, haga click en Continuar. El sistema automáticamente tarificará el PNR creado con la tarifa más económica disponible al momento. Cabe señalar que en este caso, el despliegue de las tarifas disponibles es diferente al de una reserva normal. 31

32 De no desear esa tarifa, si no una más alta con condiciones más flexibles, modifíquelo desde la misma pantalla en la opción Otros precios para pasajero adulto en donde le mostrará la tarifa más económica disponible de cada familia tarifaria. Luego complete los datos del pasajero y seleccione la forma de pago de manera análoga a un itinerario simple para crear la reserva o los tickets. 32

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