LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS EMPRESAS: UNA EXPERIENCIA ENRIQUECEDORA PARA LOS ALUMNOS DE TELECOMUNICACIONES EN LA EUPM

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1 LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS EMPRESAS: UNA EXPERIENCIA ENRIQUECEDORA PARA LOS ALUMNOS DE TELECOMUNICACIONES EN LA EUPM Rosa Giralt, Pere Palà, Francisco del Águila, Jordi Bonet Escola Universitària Politècnica de Manresa (UPC) Resumen Los estudiantes de la Ingeniería Técnica de Telecomunicaciones de la EUPM deben cursar una asignatura llamada Proyectos, que les introduce a la gestión de proyectos mediante conceptos metodológicos, ya que, en su vida profesional, su trabajo consiste muchas veces en realizar proyectos de tipos muy diversos. Así, el alumno, adquiere un ligero perfil de gestión que complementa al técnico, demanda habitual de los empresarios. Precisamente por ser una asignatura de gestión, los alumnos no están motivados, memorizan los conceptos y no creen que les sea de ninguna utilidad en su futuro profesional. Los alumnos se dan cuenta de la utilidad de la gestión de proyectos demasiado tarde, cuando empiezan a trabajar. Existe una solución para conseguir que el alumno se interese por la asignatura de Proyectos, y esta pasa por convencer al alumno de que estas metodologías de gestión de proyectos se utilizan realmente en las empresas. Esto se puede conseguir con sesiones en las que representantes de empresas presentan un proyecto ya realizado, comentando tanto aspectos técnicos y metodológicos, como otras experiencias relacionadas con el mismo. Después de varios años realizando estas sesiones, se ha observado un aumento de la motivación en los alumnos. 1. INTRODUCCIÓN En el plan de estudios actual para la Ingeniería Técnica de Telecomunicaciones de la Escola Universitària Politècnica de Manresa (EUPM), existe una asignatura obligatoria de tercer curso, concretamente quinto cuatrimestre, llamada Proyectos. Su objetivo principal es dar a conocer al alumno que todo proyecto tiene unas fases de realización, y que para su ejecución es necesario seguir una metodología establecida. Dicha metodología no es única, pero existen unos parámetros que deben conocerse y contemplarse en todo proyecto. El curso 97/98 fue el primero en qué se impartió esta asignatura. El profesorado estaba motivado: no era una asignatura técnica, pero se había intentado relacionarla con las necesidades detectadas en las empresas, y con el trabajo que gran parte de los alumnos acabarían realizando en el futuro (proyectos de ingeniería, de consultoría y en muy pocas ocasiones de

2 investigación). Algunos recién titulados se decepcionan al encontrar un trabajo que parece no tener mucha relación con los aspectos técnicos estudiados durante la carrera, y creen que se les piden más conceptos de gestión que técnicos. Así pues, parecía que la asignatura debería ser de gran interés para los alumnos. A parte del objetivo principal de esta asignatura, que sería dar a conocer una posible metodología de gestión y realización de proyectos, permitiría hacer entender al alumno que los conocimientos técnicos adquiridos son necesarios y, complementados con unos de gestión, les permitiría, en el futuro, realizar gran variedad de proyectos, más o menos técnicos, en un país donde la investigación en las empresas es mínima. Después del primer curso, se empezó a observar que los alumnos no se interesaban por este tipo de asignatura. Más adelante, dejaron progresivamente de asistir a clase por encontrarla fácil, incluso obvia. El número de aprobados solía ser elevado, aunque la gran mayoría lo conseguía memorizando los conceptos. De este modo no entendían la metodología explicada, pero conseguían aprobar la asignatura. Era ya cuando empezaban a trabajar, que se daban cuenta de la importancia de la gestión de proyectos y el error que habían cometido al no haber prestado la suficiente atención a esta asignatura. Todo estaba claro para los profesores: existía un problema que se debería solucionar lo más rápido posible. No se había conseguido motivar al alumno, quien aprobaba sin entender una asignatura que podría ser crucial para su futuro laboral. 2. CARACTERÍSTICAS DE LA ASIGNATURA DE PROYECTOS Proyectos es una asignatura básicamente metodológica. El alumno debe entender que para realizar un proyecto con éxito se deben seguir unas fases determinadas y una metodología preestablecida. Debe existir una coordinación entre todos los componentes del equipo de trabajo para que se realicen adecuadamente todas las tareas del proyecto, en el momento más adecuado y con la información necesaria. Con estos objetivos, se inicia el temario detallando cuáles son los distintos tipos de proyectos que puede llegar a realizar un ingeniero de telecomunicaciones, sea técnico, superior o incluso otras personas con titulaciones similares (industriales, electrónicos, informáticos,...). De este modo el alumno se percata de la gran variedad de proyectos que pueden llegar a realizar en su vida laboral. Se aprovecha también este capítulo introductorio para describir brevemente cuáles son las principales fases de un proyecto cualquiera. El siguiente capítulo enfatiza la fase de planificación. Ésta es una fase muy importante, ya que si un proyecto no está correctamente planificado, las probabilidades de fracaso son muy elevadas. Así pues, se incide en cómo planificar un proyecto, tarea que los alumnos encuentran extremadamente difícil cuando aún no se conoce la solución técnica del proyecto en cuestión. Si esta planificación es importante en todos los proyectos, también lo es la

3 realización de una buena oferta para aquellos proyectos que son externos y deberán venderse a otra empresa, sobretodo si hay competencia. Una vez planificado un proyecto se debe pensar en su realización. En primer lugar se debe seguir en todo momento el plan de trabajo realizado, si no se desean retrasos en las diferentes fases y en general en la fecha límite de finalización del proyecto. Pero el alumno debe conocer también aspectos sobre el equipo de trabajo (quién lo compone, qué cualidades deben reunir estas personas, cómo se coordinan,...) y sobre la ejecución de los proyectos en general (desarrollo de reuniones, seguimiento del proyecto, formularios a utilizar,...). En general es muy útil realizar una buena documentación del proyecto, especialmente si éste es de consultoría, ya que el resultado no es palpable. Así pues, el alumno debe conocer cómo estructurar la documentación de cualquier proyecto. Una gran preocupación del alumno es el Proyecto Final de Carrera (PFC), por lo cual se realiza un capítulo adicional donde se particulariza la información descrita durante la primera parte del curso para este proyecto concreto. Se insiste en la planificación previa de las tareas, que permitirá al alumno organizar su tiempo y en la documentación del proyecto, al igual que se describen brevemente las herramientas que el alumno puede utilizar para la planificación, documentación y presentación de cualquier proyecto, y en particular, su Proyecto Final de Carrera. Lógicamente esta metodología no sería comprensible sin ejemplos, de modo que se realizan diversos durante todo el curso, algunos reales y otros ficticios. Éstos se suelen acompañar con experiencias, problemáticas y conflictos que pueden surgir,... que dan a conocer con más claridad la complejidad asociada a la realización de proyectos. Para ayudar aún más a la comprensión de la materia, se realiza durante todo el curso un trabajo competitivo consistente en un juego de simulación para la realización de un proyecto entero por parte de un equipo de trabajo numeroso (unas 10 personas). Esto motiva al alumno, permite aplicar la metodología y darse cuenta de los problemas que surgen durante los proyectos por diversas causas: falta de información, conflictos entre el equipo de trabajo,... [1] A pesar de los ejemplos realizados en clase y el trabajo de curso, se detecta que gran parte de los alumnos no entienden la metodología de gestión de proyectos. Además muchos de ellos creen que la temática estudiada en esta asignatura no es importante para los futuros ingenieros al carecer de conceptos técnicos. El juego de simulación ayuda a motivar al alumno, pero quedan aún problemas por resolver: la comprensión de la metodología entre otros. 3. DEMANDAS DE LAS EMPRESAS A LA UNIVERSIDAD En general, los empresarios reconocen que la formación técnica de los recién titulados es buena, pero no es directamente aplicable a la empresa actual. Los

4 estudios requieren una adaptación al mercado laboral de cada momento. En octubre de 2003, se realizaron en la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC), unas jornadas de debate sobre la formación de los titulados entre la empresa y la universidad [2], que enfatizaban estos aspectos. Los participantes de estas jornadas se mostraban partidarios de integrar una visión empresarial en el sistema académico. Sobre las metodologías docentes, proponían que el estudiante tomara un papel activo, mediante el trabajo por proyectos y en equipo. Los ejercicios prácticos que realicen los estudiantes se deberían enfocar a proyectos de tipo industrial y empresarial. También se encontró de gran interés potenciar la colaboración entre la empresa y la universidad. De las conclusiones de estas jornadas y del conocimiento del mercado laboral actual en el ámbito de las telecomunicaciones, se puede decir que algunas de las demandas de los empresarios que pueden ser tratadas en la asignatura de proyectos son: Los recién titulados no tienen conocimientos en metodología y gestión de proyectos, por lo que sería útil darles una información básica sobre el tema. Los estudiantes no conocen el mercado laboral. Se debe fomentar el trabajo en equipo, orientado a proyectos. 4. PROBLEMÁTICAS SURGIDAS EN LA ASIGNATURA Según las necesidades que tienen las empresas por lo que se refiere al perfil de los ingenieros recién titulados (perfil técnico pero también de gestión), parecía que el enfoque de la asignatura de proyectos era correcto, ya que permitía complementar los aspectos técnicos ya adquiridos en el resto de asignaturas. Pero los problemas eran palpables y debían solucionarse si se deseaba que la asignatura llegase a ser provechosa para los alumnos. Los principales problemas detectados en la asignatura se podrían describir en los siguientes puntos: Falta de motivación: Gran parte de los alumnos no tienen ganas de aprender los conceptos metodológicos de esta asignatura porque creen que no encajan en el perfil técnico de un ingeniero. Falta de interés: Algunos alumnos se sienten más interesados por el trabajo de laboratorio y los aspectos puramente técnicos, porque es lo que inicialmente les motivó a escoger la carrera de telecomunicaciones y creen que éste es el trabajo que realizarán en su futuro profesional, excluyendo cualquier tarea de gestión. Incomprensión de la metodología: A pesar de ser una asignatura que los alumnos encuentran relativamente fácil, la falta de motivación e interés, provoca que memoricen los contenidos en lugar de entenderlos. Son capaces de aprobar el examen, pero de sus respuestas y de los trabajos y comentarios realizados, se observa que

5 la metodología no está clara y muy probablemente no sabrían aplicarla en un proyecto real. Falta de credibilidad: Los alumnos creen mayoritariamente que los conceptos que se explican en clase no se aplican realmente en las empresas en las que ellos pueden llegar a trabajar. Solo se dan cuenta del error cuando entran en el mercado laboral. Al ver que esta asignatura de proyectos no resultaba interesante para los alumnos y no creían en la importancia futura de los conceptos que en ella se explicaban, se empezaron a pasar encuestas a final de curso a todos los alumnos que asistían habitualmente a clase preguntando qué mejoras introducirían ellos en la asignatura para hacerla más interesante y motivadora. Muchos de ellos coincidían en la importancia de hacerla más práctica, por ejemplo visitando empresas y viendo como trabajaban. El hecho de visitar empresas parecía poco viable, además de no aportar nada nuevo a la comprensión de la gestión de proyectos. Lo que sí que parecía interesante de esta idea era que si el alumno se daba cuenta de que empresas totalmente diferenciadas entre ellas, realizaban proyectos como los ejemplos dados en clase y utilizaban la metodología descrita (o muy parecida a la descrita), llegarían a creer en la importancia de los conceptos explicados en clase para su futuro profesional. Con este enfoque la solución se dejaba entrever. Establecer una relación con determinadas empresas podía resultar interesante y motivador para el alumno. Solamente quedaría por ver cómo debería ser esta relación para que ayudara a la comprensión de la metodología y solucionara, en parte o en su totalidad, los problemas surgidos. 5. SOLUCIONES PROPUESTAS Parece pues, que una buena solución para los problemas surgidos podría ser establecer una relación con determinadas empresas, en donde trabajen ingenieros de telecomunicaciones. Se debería detallar, partiendo de esta idea, como aprovechar el conocimiento y experiencia de estas empresas, para que ayude a mejorar la motivación, interés y credibilidad de los alumnos por la asignatura de proyectos. No es una solución viable visitar las empresas, ya que no se puede apreciar el trabajo metodológico de la gestión de proyectos. Sería probablemente una solución mejor, conseguir que representantes de empresas vinieran en horario de clase a explicar algún proyecto realizado a nivel metodológico. Esto permitiría a los alumnos conocer a empresas, ver en general el tipo de trabajo que en ellas se realiza y conocer la metodología utilizada para la gestión de proyectos, que puede diferir ligeramente de la explicada en clase, aunque la base sea la misma. Para que las informaciones de las diferentes empresas sean de utilidad a los alumnos y permitan solucionar los problemas detectados, se deberán escoger

6 empresas diferentes que complementen la información dada. Además, para que las sesiones sean del interés del alumnado, deberán contener información técnica junto con la de gestión (propiamente de interés para la asignatura de proyectos ). Así pues, se describen a continuación las características de las empresas escogidas y el contenido de las sesiones explicativas Empresas seleccionadas Las empresas deberán seleccionarse de manera que se complementen en cuanto a su actividad se refiere. Deberán ser empresas donde se realicen proyectos relacionados con las telecomunicaciones. Cada cuatrimestre en que se realice la asignatura, estas empresas escogerán un ingeniero que haya dirigido algún proyecto realizado durante los últimos años. Éste acudirá durante una sesión de 2 horas a clase de la asignatura de proyectos. En algunos casos, puede que la asistencia no sea posible debido a picos de trabajo en alguna de las empresas seleccionadas. Hasta el momento, se han escogido 3 empresas de la provincia de Barcelona, con los perfiles siguientes: Entidad bancaria: Tiene un gran departamento de informática y comunicaciones, donde trabajan diversos ingenieros de telecomunicaciones. A parte de múltiples proyectos informáticos, realizan proyectos de comunicaciones entre sus sedes (a nivel de telefonía y transmisión de datos). Los proyectos se realizan a nivel interno, muchas veces con el soporte de consultorías, ingenierías o proveedores de servicios de telecomunicaciones o equipos informáticos. Es necesario que planifiquen el proyecto, pero no que hagan una oferta, sólo tienen que calcular las personas que deberán participar en el proyecto y el coste interno que esto supone. Las ofertas suelen recibirlas de sus colaboradores. Consultoría de telecomunicaciones: La mayoría de sus trabajadores son ingenieros o informáticos. Realizan gran diversidad de proyectos de telecomunicaciones para otras empresas, todos ellos a nivel de consultoría. Deben planificar correctamente y tener una metodología clara de gestión y seguimiento de proyectos. Deben realizar una buena oferta en contenido y precio, sobretodo si compiten con otras empresas para ganar el proyecto. Es complicado predecir el tiempo que invertirá el equipo de trabajo en realizar las tareas y el coste que esto supone. Ingeniería: La mayoría de sus trabajadores son ingenieros. Los proyectos que realizan son básicamente de diseño y construcción de equipos a medida. Es muy importante planificar bien los proyectos y realizar una oferta ajustada. Es complicado predecir el tiempo y coste debido al diseño y los materiales utilizado. Es difícil también predecir las modificaciones que deberá sufrir el producto. Como se puede ver, las 3 empresas tienen características bien diferenciadas y se complementan. Aunque se establezca una estructura igual para las sesiones

7 de presentación, el contenido técnico, de gestión, experiencias y conflictos serán bien diferentes Contenido de las sesiones El contenido de las sesiones deberá ser básicamente sobre la metodología de gestión de proyectos utilizada, incluyendo también aspectos técnicos del proyecto que, en el fondo, sería lo que llamaría la atención del alumno. Con esta idea, las empresas deben escoger un proyecto realizado durante los últimos dos o tres años, cuya temática sea atractiva para los alumnos. A partir de este momento, la estructura de la presentación que se aconseja a los representantes de las empresas es la siguiente: Descripción del proyecto: Pueden describir brevemente (30 minutos aproximadamente) el proyecto, con el detalle técnico que se crea oportuno y que los alumnos puedan llegar a comprender con los conocimientos adquiridos hasta el momento. Descripción de la planificación: Pueden describir las diferentes fases de la planificación realizada (45 minutos aproximadamente). Se enfatizaría el porqué se propusieron dichas fases y que tareas estaba previsto realizar en cada una de ellas. Comentarios sobre la realización: Pueden comentar (30 minutos aproximadamente) las experiencias vividas durante la realización del proyecto. Habitualmente surgen comentarios sobre el seguimiento de la planificación, retrasos en el proyecto, conflictos entre el equipo de trabajo y con los proveedores, problemas técnicos Preguntas por parte de los alumnos: Se puede dejar un margen de tiempo para que los alumnos pregunten temas relacionados con la presentación. Es habitual escuchar preguntas sobre aspectos técnicos, pero también suelen hacerse preguntas sobre costes, solución de problemas surgidos, retrasos,... Todo ello ayuda al alumno a ver que no resulta fácil planificar un proyecto, ni tampoco llevarlo a cabo, ya que a menudo surgen problemas que impiden seguir el plan de trabajo realizado. Pero a la vez, se dan cuenta que en muchas de las empresas donde pueden llegar a trabajar en el futuro, se realizan proyectos y se utiliza una metodología parecida a la descrita en clase. En definitiva, estas exposiciones permiten al alumno darse cuenta de que lo explicado en clase está relacionado con aspectos técnicos y se utiliza en el mercado laboral. El trabajo adicional realizado por los alumnos, basado en el juego de simulación, complementa el conocimiento adquirido en estas sesiones, ya que experimentan ellos mismos las problemáticas que aparecen al trabajar en equipo y realizar un proyecto nuevo y, por lo tanto, desconocido, que ya han sido presentadas por el conferenciante.

8 6. MEJORAS OBTENIDAS Con el método descrito sobre las sesiones explicativas por parte de empresas, se puede mejorar, en un elevado porcentaje de los alumnos, el interés por la asignatura de proyectos. Con este método, en general, se consigue que los alumnos se den cuenta de que los conceptos que se trabajan en esta asignatura, son muy provechosos en la vida profesional de la mayoría de los ingenieros, lo cual aumenta automáticamente el nivel de motivación del alumno por la asignatura. A continuación se analiza cada uno de los problemas detectados, comprobando que se puede solucionar, total o parcialmente utilizando este método: Mejora de la motivación: Aunque el profesor explique conceptos metodológicos y de gestión, insistiendo a los alumnos que los propios ingenieros deben tener estos conocimientos, éstos continúan pensando que las tareas de gestión nunca las llegarán a realizar. Cuando es un ingeniero que trababa en una empresa el que asegura que una misma persona debe tener conocimientos técnicos y de gestión a la vez, la motivación aumenta en un porcentaje considerable de los alumnos. Mejora del interés: Los alumnos interesados solamente por las asignaturas muy técnicas y con prácticas de laboratorio, acaban viendo que incluso en las ingenierías o centros de investigación son necesarios los conocimientos de gestión. El hecho de darse cuenta que el perfil gestión es necesario y no excluye la realización de tareas técnicas, el interés aumenta en un gran porcentaje de los alumnos. Mejora de la comprensión de la metodología: Por una parte, si el alumno está más motivado e interesado por la asignatura, entenderá mejor los conceptos descritos. Por otra parte, el hecho de escuchar directamente de una persona que ha vivido el proyecto, datos técnicos, pero también porqué se ha planificado el proyecto de determinado modo, tareas que se realizan, experiencias,... hace que los alumnos comprendan mejor como debe aplicarse la metodología y la necesidad de hacerlo. Mejora de la credibilidad: Si las diferentes empresas que realizan sesiones explicativas a los alumnos coinciden en la utilización de una metodología muy similar a la descrita por el profesor, acabarán creyendo que los conceptos explicados en la asignatura de proyectos son realmente necesarios para su futuro profesional. A parte de la impresión del profesor, es adecuado basarse en la opinión de los alumnos. Así pues, se adjuntan unos gráficos con la evolución de las notas y los resultados de las encuestas de los estudiantes, desde el primer año de impartición de la asignatura. Se debe tener en cuenta que la evolución varía en función de los grupos y aspectos diversos que les pueda afectar, pero la tendencia general es positiva. El primer curso que se realizaron sesiones fue el 98/99 y solamente asistió una empresa el último día de clase, con lo que no se notó el efecto para este curso.

9 Otro aspecto que afectó a los alumnos fue el reciente cambio de plan de estudios, que provocó una carga excesiva de trabajo en algunos grupos durante el curso 03/04. Por último, se debe considerar que no todos los años se han realizado encuestas a los estudiantes, lo que provoca una falta de datos en la gráfica correspondiente. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 97/98 98/99 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 Suspenso Aprobado Notable Sobresaliente MH Figura 1.- Evolución de las notas de los alumnos. 4,4 4,2 4,0 3,8 3,6 3,4 3,2 97/98 98/99 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 Figura 2.- Evolución de la valoración en las encuestas de los alumnos. Conclusiones Se ha observado que la realización de sesiones por parte de diferentes empresas ha sido realmente positiva. Durante los primeros años, los alumnos no estaban motivados ni interesados por la asignatura de Proyectos. Pensaban que era fácil y no era necesario asistir a clase. Este hecho

10 provocaba que se aprobara la asignatura memorizando, pero la gran mayoría de los alumnos no entendían la metodología y, consecuentemente, no eran capaces de aplicarla en un proyecto. Se empezaban a dar cuenta al realizar su Proyecto Final de Carrera y, posteriormente, cuando empezaba su vida laboral. Al iniciar las sesiones con empresas, el interés de los alumnos ha ido aumentando progresivamente y, en general, acaban el curso más convencidos de que la materia descrita en esta asignatura les será útil para su futuro profesional. También se ha observado, por los trabajos realizados en grupo, que son cada vez más capaces de aplicar la metodología correctamente. Referencias [1] R. Giralt, P. Palà, F. del Águila, J. Bonet, La motivación del alumno en asignaturas de proyectos mediante juegos de simulación, Actas del XI Congreso de Innovación Educativa en las Enseñanzas Técnicas, Vilanova, [2] Resumen de la jornada realizada en la UPC el 23 de octubre de 2003, L empresa i la universitat dialoguen sobre els elements que han d orientar la formació dels titulats del futur Espai Europeu de l Educació Superior,

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