Los sistemas de información en el arranque del negocio

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1 Los sistemas de información en el arranque del negocio Introducción Ing. Gabriela Gerón Piñón En los planes de negocios se indica que se defina el software, hardware, origen de la tecnología y licencias que apoyarán el proyecto que se va a emprender. Me llama la atención que cuando los emprendedores desarrollan este punto lo hacen de manera general, sobre todo cuando su idea de negocio no está relacionada al área de tecnología. La intención del presente artículo es resaltar la importancia de identificar desde el arranque de un negocio el sistema de información que se utilizará, aprovechar los recursos disponibles con los que cuentan los emprendedores, que van desde software, revistas especializadas, hasta los apoyos económicos a los que tienen acceso. Los Sistemas de Información y su Clasificación En la época actual escuchamos continuamente sobre los sistemas de información. algunas de sus definiciones más famosas: Veamos Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. [Cohen y Asín, 2000] Componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución. [Laudon y Laudon, 1996] De acuerdo a lo anterior, los emprendedores deben identificar que los sistemas de información les apoyaran en el funcionamiento de sus negocios, les proporcionarán información oportuna para la toma de decisiones y deberán generar valor para el cumplimiento de su visión y objetivos estratégicos. Existen varias clasificaciones de los sistemas de información, veamos una de ellas que hace sentido en el mundo de los negocios: Sistemas Transaccionales: Son aquellos que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización o negocio. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones: Ayudan a la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y sistemas de información para ejecutivos.

2 Sistemas Estratégicos: Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas. De acuerdo a la clasificación anterior, típicamente las instituciones comienzan utilizando sistemas transaccionales para apoyar a sus diferentes procesos, a medida que se tiene una mayor madurez en el uso de los sistemas se puede contar con suficiente información para implementar sistemas de apoyo para la toma de decisiones y por último, se llega a un nivel más sofisticado en el uso de la información cuando ya la institución desarrolla su propia tecnología e inteligencia de negocios para lograr ventajas con respecto a su competencia. Es importante que cualquier persona que quiera emprender un negocio conozca esta clasificación para que al momento de adquirir un sistema de información identifique que tiene que ir de manera gradual, ya que no se puede implementar sistemas estratégicos si los procesos no están completamente automatizados y si no se cuenta información histórica. Estadísticas del Uso de Sistemas de Información en México De acuerdo a la Secretaría de Gobierno, México tiene un nivel de gasto en tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) de 3.2% del PIB, ubicándose en el lugar 50 a nivel mundial. Este rezago es aún mayor en términos de gasto en software, que es 6 veces inferior al promedio mundial y 9 veces menor que el de EUA. Las estadísticas anteriores nos indican que en nuestro país existen áreas de oportunidad en el uso de las tecnologías de información, pese a que cada día más empresas consideran a los sistemas como parte estratégica del éxito de su negocio. En las siguientes dos gráficas se presentan estadísticas del Inegi de La primera identifica el porcentaje de empresas que utilizan equipo de cómputo en sus procesos administrativos, y la segunda, el porcentaje de empresas que usan internet en sus relaciones con clientes y proveedores. Esta información está clasificada por tamaño de empresa y por sector al que pertenecen las empresas encuestadas.

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4 De acuerdo a esta información, podemos apreciar que medida que una empresa crece, el uso de los sistemas de cómputo e internet en sus procesos y relaciones con clientes y proveedores es necesario, ya que de otra manera administrar el negocio se vuelve complejo. Asimismo podemos percibir que el sector de servicios es donde más uso se da a los sistemas de información, seguido del manufacturero y por último el de comercio. Las direcciones de corporativos, información en medios masivos, servicios financieros y de seguros son las industrias que más se apoyan en el uso de tecnologías de información. Los sectores en donde se apoyan de una menor manera son los electricidad, agua y suministro de gas por ductos al consumidor final, agricultura, ganadería, aprovechamiento forestal, pesca y caza. Todas estadísticas nos resaltan la importancia de implementar sistemas de cómputo e internet en los negocios en México, así como que los emprendedores deben visualizar que a medida que su negocio crecerá requerirá de un mayor uso de sistemas de información. Dependiendo del sector en el que operarán, deben tener claro el uso que la industria le da a la tecnología. La Importancia de los Sistemas de Información El llevar a cabo la administración de una pequeña empresa desde sus inicios, es una tarea sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en las empresas es el uso adecuado de la información. Es por esto que el uso de sistemas de información aporta un apoyo significativo para todas aquellas empresas que buscan un futuro exitoso. La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de ésta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de una institución que busca el crecimiento. El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograrse un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. La información permite identificar cuáles son las fortalezas con las que se cuenta y cuáles son las debilidades y sectores vulnerables como organización. El tenerlas claras implica tener la habilidad de planear acciones que nos permitan fortalecernos, realizar una planeación alcanzable y factible, identificar áreas que requieren mayor atención, así como poder controlar las actividades de la organización. El objetivo básico de la información es apoyar a la toma de decisiones dentro de la organización. Se busca tener más bases sustentables para poder decidir qué es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon. En una pequeña empresa se le debe de poner una atención sumamente especial a la información que se genera cada día, ya que la adecuada interpretación de ésta pondrá los cimientos necesarios para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado y se obtendrá una mayor oportunidad de crecimiento y expansión.

5 Un sistema de información nos permite tener un control sobre todos los elementos de la empresa y todos sus recursos con los que cuenta, así se evitarán desperdicios o pérdidas de recursos materiales y demás. Si se tiene menos desperdicios y pérdidas se verán reflejados en los estados financieros de forma positiva para toda la organización. Con un sistema de información se puede tener el control sobre el inventario con el que se cuenta y así saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se necesita. Con esto se obtendrá una mejora en el servicio a los clientes, un incremento en las ventas y mejor manejo y administración de los recursos económicos de la empresa. Por todo lo anterior, podemos concluir que los sistemas de información son una herramienta necesaria e importante para el flujo de la información en una empresa, son una fuente importante de apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y proporciona los conocimientos básicos para la realización de las actividades de cualquier área. Recursos disponibles para apoyar a los emprendedores Los emprendedores cuentan con diferentes apoyos en términos de sistemas de información. Vamos a clasificar estos apoyos en tres rubros: 1. Software de uso libre, 2. Revistas y publicaciones en línea y 3. Apoyos económicos. 1. Software de uso libre En términos de software podemos diferenciar entre software de uso libre y software que requiere licenciamiento. Este último requiere que el dueño del negocio cubra un costo que le da derecho a las licencias, capacitación para el uso e instalación del mismo. En este caso vamos a enfocarnos en el software de uso libre pensando en apoyar el arranque de los negocios y que les sirva como apoyo para que los emprendedores administren sus negocios. A medida que el negocio vaya fortaleciéndose, es sumamente importante adquirir software específico y especializado en cada área. Hablaremos más tarde de los distintos apoyos económicos con los que cuentan los emprendedores por si tienen los identificados desde el inicio del negocio los sistemas que utilizarán y que consideran que son una parte fundamental de su operación.

6 La mayoría de las opciones de software de uso libre son sencillas. No sirven para una administración total de una empresa, pero como lo mencionamos anteriormente, pueden ahorrar costes en licencias hasta que se adquiera un sistema de gestión integral. Algunos ejemplos de este software tenemos al programa PDF Edit, que es un opensource el cual es una alternativa para el famoso Adobe Reader. Una de las mayores ventajas del PDF Edit, es la posibilidad de hacer ediciones básicas en los documentos PDF que estemos leyendo con este programa. En los antivirus encontramos al AVG, que es considerado uno de los mejores en el mercado en su versión gratuita. Como navegador se puede utilizar Mozilla Thunderbird que es una alternativa de gran calidad al Explorer de Microsoft. También existen programas de comunicación instantánea como el Messenger o el Skype que ofrecen una buena calidad de servicio y se puede hacer conferencias con ellos. Skype también ofrece la posibilidad de llamar a teléfonos mediante el prepago a precios razonablemente bajos. Lynux ofrece un sistema operativo freeware, que por lo tanto nos ahorra los costos de una licencia de Windows Vista. Además pueden utilizarse hojas de cálculo, procesadores de texto y muchos programas adicionales para prácticamente todas las necesidades que puedan surgir, sin tener que desembolsar nada por ellas. Google también ofrece hojas de cálculo y procesadores de texto gratuitos. Como podemos ver, el mercado está lleno de opciones que pueden ayudar a los emprendedores en sus actividades diarias. Están al alcance de todos aquellos que las busquen en Internet. 2. Revistas y publicaciones en línea Para estar más enterados del mundo de los sistemas de información, los emprendedores pueden consultar diferentes revistas tanto impresas como en línea. En el ámbito mundial existe una gran variedad de revistas, eventos y publicaciones. En Internet se encuentran gran cantidad de revistas especializadas en el área computacional y muchas de ellas editadas en Estados Unidos. Algunas de las revistas comerciales más conocidas están Byte, PcWorld, Media, Cadence, Computer World, Personal Computing, PC Computing por mencionar algunas. Hay revistas que se puede tener acceso a ellas de forma gratuita vía electrónica y otras se requiere tener suscripción. A nivel nacional, contamos con diferentes revistas, donde destacan las impresas por el grupo Sayrols como por ejemplo: esemanal, revista especializada en tecnologías de la información enfocada a distribuidores de software y hardware; Cómputo y Negocios, publicación mensual enfocada a brindar beneficios y soluciones de negocio y tecnología a dueños y directivos de las

7 pequeñas y medianas empresas mexicanas; Link revista especializada en direcciones de Internet; enfocada a Telecomunicaciones. Se invita a los emprendedores a que consulten este tipo de publicaciones que les ayudarán a conocer los sistemas de información que están en el mercado y que actualmente se están utilizando en cada industria. 3. Apoyos a los Emprendedores Los emprendedores cuentan con diferentes programas para ayudarlos a adquirir hardware, software y capacitación. A continuación se detallan estos programas: PROSOFT (Programa para el Desarrollo de la Industria del Software) La Secretaría de Economía, en coordinación con organismos empresariales y empresas del sector, diseñó el Programa para el Desarrollo de la Industria del Software (PROSOFT). El objetivo del PROSOFT es impulsar a la industria de software y extender el mercado de tecnologías de información en nuestro país. PROSOFT definió algunas estrategias en donde se resaltan las siguientes: - Desarrollar el mercado interno apoyando a las empresas para que usen hardware y software en sus operaciones (Inventarios, Normas, Contabilidad) y en su relación con proveedores y clientes (Digitalización de Cadenas de Valor) - Apoyo a Emprendedores que Fomenten el desarrollo del Sector de TI y/o el uso de las TI en el país. Algunos de los apoyos que brinda PROSOFT son para la capacitación en uso de sistemas de información, cursos de capacitación, infraestructura (equipamiento tecnológico, equipamiento de un proyecto productivo, software (herramientas y paquetería), normas y modelos, desarrollo de TI,

8 protección de la propiedad intelectual, comercialización, estudios, servicios profesionales, eventos, innovación, creación y fortalecimiento de fondos. Programa de Capital Semilla PYME Es un programa que proporciona apoyo financiero en forma de crédito simple a los proyectos viables de emprendedores, para la formación y arranque de nuevos negocios incubados a través de las incubadoras reconocidas por el Sistema Nacional de Incubación. Qué financia el programa de capital humano? - Adquisición de maquinaria y equipo - Inversiones para lanzar el producto al mercado - Adaptación y remodelaciones - Registro de patentes - Capital de trabajo para la operación del negocio Registro CONACYT De Consultores Tecnológicos (RCCT) Es un programa creado inicialmente para proporcionar asesoría, gestión tecnológica, asistencia técnica y seguimiento a los proyectos financiados por la institución, principalmente a través del Fondo de Investigación y Desarrollo para la Modernización Tecnológica (FIDETEC). Posteriormente, el programa ha sido ampliado para brindar servicios de calidad a los empresarios interesados en ejecutar proyectos de desarrollo tecnológico o resolver problemas técnicos específicos de producción para aumentar su competitividad. El RCCT está integrado por firmas de consultoría, investigadores, ingenieros, técnicos, administradores y otros especialistas distinguidos por sus conocimientos prácticos y profesionales, todos ellos relacionados con actividades de innovación, transferencia, desarrollo tecnológico y mejoramiento de la calidad. NAFIN (Nacional Financiera) Por otro lado, NAFIN cuenta también con un programa de apoyo a las PyMES por medio del cual NAFIN ofrece precios preferenciales para la adquisición de tecnología, además de contar con convenios con algunos bancos como HSBC y BANORTE con los cuales se favorece la modernización de las pequeñas y medianas empresas.

9 Conclusiones Como observamos a lo largo del artículo, los sistemas son sumamente importantes en el arranque del negocio debido a que apoyan en el control de las operaciones básicas y proporcionan información para la toma de decisiones. Es esencial que los emprendedores tengan claro desde el inicio de su negocio que usarán los sistemas de información como una herramienta clave para el logro de sus objetivos. Pudimos observar también que los emprendedores tienen diferentes apoyos a su alcance, desde software de uso libre, revistas y materiales especializados, apoyos económicos y de capacitación. Espero que este artículo brinde algunas ideas a las personas que están próximas a iniciar el desarrollo de su Plan de Negocios y que vean con otra perspectiva a los sistemas de información. Referencias Bibliográficas - Barcelo y Pérez (2003). El impacto en las PYMES de los Sistemas de Información en Hermosillo, Sonora, México. URL: - Cohen y Asín (2000). Sistemas de información para los Negocios. Edit. McGrawHill, Conacyt (2009). Portal del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología del CONACYT. URL: - Fernández y Planta (2005). Los sistemas de información gerencial en las PYMEs en el marco de la creación de un entorno de éxito en tiempos de crisis. URL: - Inegi (2009). Establecimientos que usan tecnologías de la información en sus procesos y relaciones con los clientes, por tamaño del establecimiento, URL:

10 - Inegi (2009). Establecimientos que usan tecnologías de la información en sus procesos y relaciones con los clientes, por sector de actividad económica, URL: - Orozco, Lourdes (Julio 2004). Sistemas y Tecnologías de Información para las Pequeñas y Medianas Empresas. URL: - Secretaria de Economía (2009). Programa para el Desarrollo de la Industria del Software (PROSOFT). URL:

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