Manual de Operaciones para el Fondo Canasta de País en Colombia. (Country Based Pooled Fund Colombia-) 10 de julio de 2015

Transcripción

1 Manual de Operaciones para el Fondo Canasta de País en Colombia (Country Based Pooled Fund Colombia-) 10 de julio de The mission of the is to mobilize and coordinate effective and principled humanitarian action in partnership with national and international actors. Coordination Saves Lives

2 CBPF Colombial 2 Tabla de Contenido 1. Introducción Objetivo Alcance y Limitaciones Alcance y objetivos del CBPF de Colombia Estrategia y enfoque programático del CBPF Governanza y Administración Coordinador Humanitario Junta Asesora Comité de Revisión Modalidades de Adjudicación de Recursos Organizaciones elegibles ONG Nacionales e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja Agencias del Sistema de Naciones Unidas Criterios de Adjudicación Modalidades Rondas de Financiamiento Fondos de Reserva Duración de los proyectos Rendición de Cuentas Gestión de Riesgos Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja Monitoreo Roles y Responsabilidades Proceso y herramientas de monitoreo Informes y reportes Auditoría Proceso de Apelaciones Mecanismos de Denuncia Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos Información Adicional Información de Contacto Fecha de Revisión... 17

3 CBPF Colombial 3 1. Introducción 1. Los Fondos Canasta de País o comúnmente conocidos por su denominación en inglés Country Based Pooled Funds (CBPFs), son instrumentos de financiación humanitaria establecidos por el Coordinador de Socorro de Emergencias de las Naciones Unidas (Emergency Relief Coordinator-ERC) y administrados por la Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCHA) a nivel de país bajo el liderazgo del Coordinador Humanitario (CH). El presente CBPF en Colombia, ha sido anteriormente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias (ERF por sus siglas en inglés). 2. Los CBPF apoyan el mandato de coordinación humanitaria de OCHA, promoviendo a través de su respuesta la coordinación, efectividad y complementariedad con otros actores humanitarios. Los CBPF reciben contribuciones unearmarked de diferentes donantes y funcionan como fondos canastas. 3. CBPFs adjudican recursos en respuesta de las necesidades humanitarias priorizadas a través de una planeación conjunta y un inclusivo proceso de toma de decisión a nivel de cada país. Los CBPF promueven una respuesta estratégica y pertinente a través de su armonización con el Ciclo del Programa Humanitario (HPC por sus siglas en inglés) y los Planes de Respuesta Humanitaria (SRP por sus siglas en inglés). 1.1 Objetivo 4. El propósito de este manual de operaciones del CBPF de Colombia es describir su gobernanza, acuerdos, modalidades de adjudicación, procesos financieros, prioridades, roles y responsabilidades de las contrapartes involucradas, teniendo en cuenta los siguientes objetivos: i. Dar claridad e instrucciones para las contrapartes involucradas en la administración del CBPF de Colombia acerca de su efectiva administración y gobernanza. ii. Describir los pasos y requisitos del proceso de adjudicación del CPBF con la intención de mejorar la adjudicación estratégica y oportuna en Colombia. iii. Dar un panorama de la dirección general y del enfoque programático del CBPF de Colombia. 1.2 Alcance y Limitaciones 5. Este manual es complementario al lineamiento Global de Operaciones de los CBPF (ver anexo 1), el cual describe las reglas globales que deben aplicar todos los CBPF alrededor del mundo. Sin embargo, este manual incluye adaptaciones de las regulaciones globales al contexto humanitario de Colombia. El cumplimiento del presente documento y del anexo 1 es fundamental para asegurar la transparencia y la estandarización de los procesos. 2. Alcance y objetivos del CBPF de Colombia 6. Los objetivos principales del CBPF de Colombia, son: i. Mejorar la respuesta humanitaria incrementando el alcance de la financiación a las principales necesidades humanitarias a través de un inclusivo y coordinado proceso a nivel nacional y local. ii. Fortalecer el liderazgo del Coordinador Humanitario. iii. Contribuir a la ejecución del Plan Estratégico de Respuesta (SRP) en el marco del Ciclo del Programa Humanitario (HPC por sus siglas en inglés). iv. Promover una respuesta coordinada a las necesidades humanitarias. 7. El CBPF, inicialmente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias (ERF por sus siglas en inglés) opera en Colombia desde finales de Desde su creación, el ERF ha recibido contribuciones de España, Suecia, Suiza, Noruega y San Marino por un total de US$ 10 millones (i.e. en promedio US$1,7 millones anuales en los últimos tres años). 8. Inicialmente el ERF se estableció para atender a la población doblemente afectada (i.e. por desastres de origen natural y conflicto armado). Sin embargo, en 2012, por recomendación de la Junta Asesora, el CH amplió el mandato

4 CBPF Colombial 4 del ERF para responder también de forma específica a la población afectada exclusivamente por el conflicto. De esta manera, desde el 2013 el ERF sirvió para responder a distintos tipos de eventos como desplazamientos masivos y confinamientos, así como para atender las necesidades de carácter crónico de población vulnerable en zonas de conflicto. 9. En 2014 las prioridades estratégicas y el enfoque programático del ERF guardaron relación directa con el Plan de Respuesta Estratégica (Strategic Response Plan SRP) definida por el Equipo Humanitario de País (EHP) acordado en noviembre de El EHP basa su estrategia en el análisis de necesidades humanitarias desarrollado por los clústeres y Equipos Humanitarios Locales (EHL) con la facilitación de OCHA. 10. Para 2015, el CBPF de Colombia se alinea con el Plan de Respuesta Estratégica definida por el Equipo Humanitario de País acordado en noviembre del En este sentido, el Fondo determina sus prioridades geográficas, poblacionales y sectoriales a partir del SRP. 11. El alineamiento con la Estrategia Humanitaria del EHP y el papel activo e incluyente de los EHL y los clústeres, como se define en sus respectivos términos de referencia, en la asignación y monitoreo de proyectos financiados con recursos del CBPF, fortalece la arquitectura humanitaria y aumenta la efectividad de la respuesta en el terreno. Esto permitirá tomar en cuenta el potencial de complementar otras fuentes y mecanismos de financiación como el Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF). Así mismo, el CBPF deberá promover la complementariedad con la respuesta de entidades estatales (Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional, entidades de gobiernos locales y departamentales) en aras de maximizar los recursos. 12. El CBPF se activará como último recurso de respuesta en situaciones de emergencias humanitarias, razón por la cual los Equipos Humanitarios Locales y los socios implementadores deberán promover un diálogo constante con las entidades estatales y socios humanitarios en general. 2.1 Estrategia y enfoque programático del CBPF 13. Los recursos del CBPF serán destinados a responder de forma rápida a necesidades humanitarias, crónicas y súbitas, causadas por los efectos del conflicto y los desastres asociados a fenómenos o eventos de origen natural. El enfoque programático del CBPF es: i. Apoyar actividades para salvar vidas 1. ii. Destinar los recursos del CBPF para llenar brechas críticas en la respuesta humanitaria de acuerdo con la priorización demográfica, geográfica y sectorial de la Estrategia Humanitaria del EHP, así: a. Regiones críticas: con base en el análisis de necesidades y brechas se priorizarán los 186 municipios, ubicados en los siguientes departamentos: Frontera venezolana: Norte de Santander y Arauca Noroccidente: Antioquia, Córdoba y Guajira Pacífico: Valle del Cauca, Cauca y Chocó Sur: Putumayo, Nariño, Caquetá, Huila y Tolima Suroriente: Meta y Guaviare Tabla 1: Departamentos y municipios priorizados por el SRP 2015 Departmento Antioquia Municipio Medellín, Anorí, Apartadó, Briceño, Cáceres, Caucasia, Chigorodó, El Bagre, Ituango, Nechí, Remedios, San Andrés de Cuerquía, Segovia, Tarazá, Toledo, Turbo, Vigía del Fuerte, Yarumal, Zaragoza 1 proyectos pueden estar orientados con base en los criterios de salvar vidas, los cuales rigen la respuesta rápida en el marco del Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF, por sus siglas en inglés).

5 CBPF Colombial 5 Arauca Caquetá Cauca Chocó Córdoba Guaviare Huila La Guajira Meta Nariño Norte de Santander Putumayo Tolima Valle del Cauca Arauca, Arauquita, Fortul, Saravena, Tame Florencia, Belén de Los Andaquies, Cartagena del Chairá, Curillo, El Doncello, El Paujil, La Montañita, Milán, Puerto Rico, San José del Fragua, San Vicente del Caguán, Solano, Solita, Valparaíso Toribio, Jambalo; Suarez, Guapi, Timbiqui, Lopez, Caldono, Buenos Aires, Tambo, Argelia, Morales, Caloto, Santander de Quilichao, Inza, Corinto, Miranda, Patia, Balboa, Popayán, Cajibio, Timbio, Piendamo, La Sierra, Piamonte, Mercaderes, Sucre, Rosas, Bolívar, Santa Rosa, San Sebastián Quibdó, Acandí, Alto Baudó, Atrato, Bagadó, Bajo Baudó, Bojaya, El Cantón del San Pablo, Carmen del Darien, El Carmen de Atrato, El litoral del San Juan, Istmina, Juradó, Lloró, Medio Atrato, Medio Baudó, Medio San Juan, Nóvita, Nuquí, Río Iro, Río Quito, Riosucio, San José del Palmar, Sipí, Tadó, Unguía, Unión Panamericana Montería, Ayapel, Cereté, Montelíbano, Moñitos, Puerto Libertador, San Bernardo del Viento, San José de Uré, San Pelayo, Tirralta, Valencia San José del Guaviare, Calamar, El retorno Neiva, Algeciras, Baraya Riohacha, Barrancas, Dibulla, Fonseca, Hatonuevo, Maicao, Manaure, San Juan del Cesar, Uribia Villavicencio, Granada, Mapiripán, Mesetas, Uribe, Lejanías, Puerto Gaitán, Puerto Rico, San Juan de Arama, Vistahermosa Arboleda, Barbacoas, Cumbitara, El Charco, El Rosario, Leiva, Linares, Magüi, Mosquera, Olaya Herrera, Francisco Pizarro, Policarpa, Ricaurte, Roberto Payán, Santa Bárbara, Taminango, San Andres de Tumaco Cúcuta, Convención, El Carmen, El Tarra, Hacarí, San Calixto, Sardinata, Teorama, Tibú Mocoa, Orito, Puerto Asís, Puerto Caicedo, Puerto Guzmán, Legízamo, Sibundoy, San Francisco, San Miguel, Santiago, Valle del Guamuez, Villagarzón Ibagué, Ataco, Chaparral, Coyaima, Planadas, Rioblanco, Rovira Cali, Buenaventura, Bugalagrande, Florida, Jamundí, Pradera, Riofrío, Trujillo, Tuluá b. Grupos poblacionales: Nuevas víctimas de desplazamiento forzoso, tanto en zonas rurales como urbanas, especialmente familias monoparentales, que no hayan recibido asistencia humanitaria inmediata. Las poblaciones indígenas y afrodescendientes que viven en zonas rurales aisladas afectadas por conflictos y/o desastres naturales. Poblaciones con restricciones al acceso y confinada, definida como la población afectada por restricciones a la movilidad durante más de una semana y con limitaciones de acceso a tres o más servicios y/o bienes básicos. Personas afectadas por desastres asociados a eventos naturales, con énfasis en aquellos que viven en zonas de riesgo por conflicto, por lo que sufren doble vulnerabilidad. Dentro de estos cuatro grupos se dará especial prioridad a la protección de mujeres, niños, niñas, adolescentes y jóvenes, personas de la tercera edad y personas con discapacidad. c. Sectores: Protección Seguridad alimentaria y nutrición Educación en emergencias Salud Agua, saneamiento básico e higiene Albergues/CCCM En todos los sectores se promoverá el enlace con la recuperación temprana y la búsqueda de soluciones más duraderas. El CBPF se guiará por un enfoque de derechos humanos y diferencial, asegurando la centralidad de la protección. iii. Promover la complementariedad con los proyectos CERF que se implementen en el país. iv. Aumentar el acceso a recursos y las capacidades operativas de las organizaciones no gubernamentales (ONG) nacionales e internacionales para la respuesta humanitaria. v. Asegurar la implementación del Gender Marker en cada uno de los proyectos presentados. Para 2015 todos los proyectos aprobados por el CBPF deberán cumplir con un marcador de género de 2a o 2b.

6 CBPF Colombial 6 vi. Asegurar que los proyectos están siendo implementados según las normas mínimas, como las del proyecto Esfera. vii. Velar por una rendición de cuentas hacia la población afectada. viii. Las intervenciones respaldadas por el CBPF deberán ser coherentes con los principios humanitarios básicos de humanidad, neutralidad, imparcialidad e independencia. 3. Gobernanza y Administración 3.1 Coordinador Humanitario 14. El Coordinador Humanitario dirige y supervisa la administración del CBPF de Colombia como se detalla en el Manual Global Operativo para CBPFs, apoyado por el Jefe de Oficina de OCHA y la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, y asesorado por la Junta Asesora del CBPF. 3.2 Junta Asesora 15. La función principal de la Junta Asesora es dar apoyo en la dirección estratégica y en la supervisión del desempeño del CBPF. La autoridad de la decisión final es responsabilidad exclusiva del CH, quien preside la Junta. Las funciones de la Junta Asesora son definidas en detalle en el Manual Global Operativo del CBPF. 16. La composición de la Junta Asesora se determina sobre la base de consultas entre el Coordinador Humanitario, El Equipo Humanitario de País, OCHA, Agencias de Naciones Unidas, donantes y ONG. 17. La Junta Asesora será conformada por: i. Coordinador Humanitario, preside la Junta Asesora ii. Una (1) Agencia de las Naciones Unidas en representación de las Agencias de Naciones Unidas en Colombia iii. Una (1) ONG internacional, en representación de las ONG internacionales iv. Una (1) ONG nacional, en representación de las ONG nacionales. v. Entidades del gobierno: Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional (APC), Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), Unidad de Atención y Reparación Integral de las Víctimas (UARIV). vi. Donantes: Suecia, España, Noruega y Suiza. vii. Observador: ECHO viii. Secretaria Técnica: OCHA 18. La Junta Asesora funcionará de la siguiente manera: i. Los representantes de las Agencias de Naciones Unidas, ONG nacionales e internacionales, deberán rotar anualmente. Nuevos donantes del ERF en Colombia, podrán ser parte de la Junta Asesora. ii. Las reuniones se llevarán a cabo mínimo dos veces al año y cuando sea requerido. iii. Las decisiones de la Junta Asesora se tomarán por consenso. iv. En caso de no contar con consenso, OCHA, como Secretaría Técnica, elevará las diferentes posturas y opiniones al CH, quien deberá tomar una decisión final. 3.3 Comité de Revisión 19. El Comité de revisión es el responsable de la revisión estratégica y técnica de los proyectos recibidos por el CBPF. Las funciones y la composición del Comité de Revisión están definidas en línea con el Manual Global Operativo del CBPF. El Comité de revisión para Colombia está compuesto por: i. Experto técnico del clúster de Seguridad Alimentaria y Nutrición ii. Experto técnico del clúster de Salud

7 CBPF Colombial 7 iii. Experto técnico del clúster de Protección iv. Experto técnico del clúster de Albergues/CCCM v. Experto técnico del sector de Educación en Emergencias vi. Experto técnico del clúster de Agua, Saneamiento e higiene vii. Experto técnico del grupo de Recuperación temprana viii. Punto focal para la revisión del enfoque de género de UNFPA/ONU-mujeres ix. Unidad de financiamiento humanitario de OCHA 20. El Comité de Revisión funcionará de la siguiente manera: i. Los expertos técnicos podrán rotar anualmente. ii. El Comité revisará los proyectos a través del Sistema Virtual del CBPF (Grant Management System GMS-); sin embargo, deberán asistir a reuniones solicitadas por OCHA. iii. Las decisiones del Comité de Revisión se tomarán por consenso. 21. En caso de no contar con consenso, OCHA elevará las diferentes posturas y opiniones a la Junta Asesora o en su defecto al CH, quien deberá tomar una decisión final. 4. Modalidades de Adjudicación de Recursos 4.1 Organizaciones elegibles 22. Las contribuciones de los donantes al CBPF de Colombia serán utilizadas prioritariamente para la financiación de proyectos ejecutados por Organizaciones no gubernamentales nacionales e internacionales y los miembros del Movimiento Cruz Roja y Media Luna Roja. Solo en casos en los que estas organizaciones no cuenten con la capacidad de responder a una emergencia, la Junta Asesora podrá aprobar la asignación de recursos a Agencias del Sistema de Naciones Unidas y la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) ONG Nacionales 2 e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja 23. OCHA, como administrador del CBPF y en coordinación con los clusters, llevará a cabo un proceso de evaluación de la capacidad técnica, administrativa y financiera de los potenciales socios implementadores. Los resultados de esta evaluación determinan la elegibilidad de la organización y el nivel de riesgo de los socios implementadores considerados como elegibles. La calificación de riesgo influirá en los mecanismos de control aplicados a los socios que administran los recursos, tal como lo registra el Manual Global Operativo del CBPF y el presente documento Agencias del Sistema de Naciones Unidas 24. En caso de que la Junta Asesora apruebe la aplicación de una Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o de la OIM para acceder a recursos del CBPF, la Agencia que solicita el proyecto deberá garantizar una contrapartida del 50% del total del presupuesto del proyecto presentado. 4.2 Criterios de Adjudicación 25. La revisión y aprobación de las propuestas de proyectos se realizan en conformidad con el marco programático y el enfoque descrito anteriormente y sobre la base de los siguientes criterios: i. Elegibilidad y capacidad del socio: verificado a través del debido diligenciamiento del proceso de evaluación de capacidades. ii. Acceso: el acceso y / o la presencia física de las áreas de operación; la ubicación del proyecto está claramente identificado 2 Dentro de la categoría de ONG nacionales se incluirán las organizaciones sociales de base legalmente constituidas.

8 CBPF Colombial 8 iii. Relevancia estratégica: Existencia de un vínculo claro entre los objetivos del Plan de Respuesta Humanitaria estratégicos y sectoriales (SRP), el cumplimiento de los términos de referencia que se describen en la convocatoria de ronda, y la alineación de las actividades con las áreas de interés del Fondo. iv. Basado en las necesidades: las necesidades son bien explicadas, fundamentadas y documentadas y los beneficiarios están claramente identificados y descritos. v. Pertinencia: las actividades son adecuadas para responder a las necesidades identificadas. vi. Solidez técnica y rentabilidad: la propuesta cumple con los requisitos técnicos para la implementación de las actividades planeadas; y el presupuesto es adecuado al contexto y para el alcance de los objetivos establecidos. vii. Gestión y Administración del Riesgo: los supuestos y los riesgos son ampliamente y claramente comprendidos, junto con las estrategias de gestión y mitigación. viii. Monitoreo: un monitoreo realista y una estrategia de reporte se desarrolla en la propuesta. 4.3 Modalidades 26. El CBPF operará bajo dos modalidades de financiación, Rondas de financiamiento y Fondos de Reserva, a través de las cuales se espera brindar una respuesta estratégica y coherente con las prioridades de la comunidad humanitaria en el país, plasmadas en el SRP Rondas de Financiamiento 27. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como crónicas, prolongadas, subfinanciadas o con brechas de respuesta. 28. Teniendo en cuenta las tendencias humanitarias de Colombia, específicamente la disminución de emergencias súbitas y la necesidad de responder a emergencias crónicas, el CBPF de Colombia concentrará sus esfuerzos en financiar este tipo de emergencias durante el En este sentido, el CBPF adjudicará mayoritariamente sus recursos en las rondas dejando una reserva mínima de $250,000 dólares en cada una de ellas. En caso, de que el CBPF no cuente a la fecha de inicio de una ronda con un monto superior a $250,000 dólares, la ronda no será abierta. 29. Los requisitos y los lineamientos estratégicos para cada ronda serán publicados por OCHA de acuerdo a las fechas establecidas por este manual de operaciones. Las fechas estipuladas para las rondas de financiación serán las siguientes; en cada una de ellas se cumplirán con las siguientes etapas de revisión y aprobación: Tabla 2: Proceso de revisión y aprobación en las Rondas de Financiamiento Pasos del proceso de revisión y aprobación Publicación de convocatoria Aplicación a través del sistema virtual (GMS). Comentarios Responsable Ronda 1 OCHA publicará en operations/colombia la convocatoria con información sobre: detalles técnicos, prioridades regionales y sectoriales, capacidad de financiación en la ronda. Las propuestas deberán ser presentadas con un marco lógico y un presupuesto, de acuerdo con los formatos virtuales del GMS. Todas las propuestas deberán ser socializadas previamente con los respectivos EHL y Clusters, que estén involucrados geográficamente o sectorialmente en las propuestas. Las propuestas deberán fundamentarse en una evaluación de necesidades (ver OCHA y CH Organizaciones interesadas en aplicar a la ronda. Aplica parcialmente 17/04/2015 Ronda 2 20/08/ /04/ /10/2015

9 CBPF Colombial 9 Verificación general de las propuestas y de la documentación requerida para validar la aplicación. Revisión Estratégica Revisión Técnica Entrevista de las organizaciones con el Comité de Revisión Aprobación final Desembolso detalles en punto 30) En caso de que la aplicación cumpla con los parámetros establecidos, será remitido a aprobación preliminar de la Junta Asesora. En caso de que no se cumpla con los parámetros, culmina el proceso de aplicación. La Junta Asesora del CBPF en un plazo de 24 horas, deberá aprobar la pertinencia estratégica de las propuestas valoradas previamente por OCHA. El Comité de Revisión revisará las propuestas presentadas. En caso de contar con más de tres propuestas y dependiendo de la capacidad de financiación del CBPF, el Comité definirá una lista corta para invitar a las organizaciones a una entrevista con el Comité. El Comité Técnica también evaluará estratégicamente las propuestas. Las organizaciones serán invitadas a una entrevista con el Comité de Revisión, con el objetivo de presentar sus propuestas y aclarar dudas que surjan durante el proceso. Con base en la valoración de las entrevistas el Comité de Revisión recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte del CH. Con base en las recomendaciones del Comité de Revisión, el CH aprobará los proyectos sugeridos. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA acompañará a las organizaciones para culminar con el diligenciamiento requerido de los formatos. Una vez la organización haya entregado la documentación requerida, se procederá a activar el primer desembolso con la sede en Nueva York. Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA-Bogotá 01-06/05/ /11/2015 Junta Asesora 07-08/05/ /11/2015 Comité de Revisión (delegados de Clusters) Comité de Revisión (delegados de Clusters) y Organizaciones CH, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA. Organizaciones, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, FCS /05/ /11/ /05/ /11/ /05/ /06/2015 Aprox 10 días Aprox 10 días 30. Las organizaciones que apliquen a esta modalidad de financiación deberán: i. Cumplir con los requisitos expuestos en la convocatoria (priorización geográfica, sectorial y poblacional). ii. Socializar previamente (antes de enviar la aplicación a través de GMS) las propuestas con el Equipo Humanitario Local correspondiente a la zona en la que se plantea la propuesta de proyecto, o con OCHA Bogotá en caso de que no exista un EHL. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, organización con la que se definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del EHL, entre otras). iii. Contactar, durante el proceso de formulación y aplicación, a los Coordinadores de Clústers de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder, con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla. Contactar a OCHA para dar apoyo e información sobre la utilización del GMS. iv. Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un

10 CBPF Colombial 10 periodo máximo de dos meses antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación y complementar la actualización con otras evaluaciones (sectoriales, etc). v. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología. vi. El monto máximo para adjudicación en una ronda de financiamiento será de 300,000 dólares por proyecto y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). El desembolso se adjudicará dependiendo la calificación de riesgo de la ONG. Sin embargo, esta información podrá variar dependiendo la estrategia de adjudicación estipulada en la convocatoria. vii. Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses Fondos de Reserva 31. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como no previsibles o súbitas, generadas por el impacto del conflicto armado o por desastres de origen natural en cualquier zona geográfica del país. Esta modalidad de financiamiento puede ser activada cuando la emergencia lo amerite, a lo largo de todo el año. 32. El proceso de revisión y aprobación de este tipo de asignación de recursos, se realizará de manera más ágil, cumpliendo con las siguientes etapas: Tabla 3: Proceso de revisión y aprobación en los Fondos de Reserva Etapas del proceso de revisión y aprobación Aplicación a través del sistema virtual (GMS). Verificación general de las propuestas y de la documentación requerida para validar la aplicación. Comentarios Responsable Ronda Las propuestas deberán ser presentadas con un marco lógico y un presupuesto, de acuerdo con los formatos virtuales del GMS. Todas las propuestas deberán ser socializadas previamente con los respectivos EHL y Clusters, que estén involucrados geográficamente o sectorialmente en las propuestas. En caso de que la aplicación cumpla con los parámetros establecidos, será remitida la revisión técnica y estratégica del Comité de Revisión Técnica. En caso de que no se cumpla con los parámetros, culmina el proceso de aplicación. Organizaciones interesadas en aplicar a la ronda. Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA-Bogotá Máximo 20 días después de la emergencia 1 día después de someter la propuesta a GMS Revisión Técnica y estratégica El Comité revisará técnica y estratégicamente la propuesta presentada. El Comité podrá sugerir ajustes y cambios a las propuestas. El Comité recomendará (o no) la aprobación de la propuesta por parte del CH. Comité de Revisión (delegados de Clusters) 3 días Entrevista de las organizaciones con el Comité de Revisión Las organizaciones serán invitadas a una entrevista con el Comité de Revisión, con el objetivo de presentar sus propuestas y aclarar dudas que surjan durante el proceso. Con base en la valoración de las entrevistas el Comité de Revisión recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte del CH. Comité de Revisión (delegados de Clusters) y Organizaciones 1 día Aprobación final Con base en las recomendaciones del Comité de Revisión, el CH aprobará los proyectos sugeridos. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA acompañará a las organizaciones para culminar con el diligenciamiento requerido de los formatos. CH, Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA. 5 días (en promedio) Desembolso Una vez la organización haya entregado la documentación requerida, se procederá a activar el primer desembolso con la Organizaciones, Unidad de Aprox. 10 días

11 CBPF Colombial 11 sede en Nueva York. Financiamiento Humanitario de OCHA, FCS. 33. Los proyectos que se financien a través de esta modalidad de financiación deberán: i. Socializar previamente (antes de someterlas al Comité de Revisión a través de GMS) las propuestas con el Equipo Humanitario Local correspondiente a la zona en la que se plantea la propuesta de proyecto, o con OCHA Bogotá en caso no exista un EHL. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, organización con la que se definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del EHL, entre otras). ii. Contactar a los Coordinadores de Clústers de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder, con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla. Contactar a OCHA para dar apoyo e información sobre la utilización del GMS. iii. Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un periodo máximo de dos semanas antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación y complementar la actualización con otras evaluaciones (sectoriales, etc.). iv. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología. v. El monto máximo para adjudicación será de 300,000 dólares y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). Sin embargo, esto podrá variar dependiendo la magnitud de la emergencia y la decisión del Coordinador Humanitario. vi. Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses. 4.4 Duración de los proyectos 34. La implementación de los proyectos financiados por el CBPF de Colombia no debe exceder los doce (12) meses a partir de la fecha de inicio del proyecto como se indica en el memorando de entendimiento firmado. El Fondo solo cubrirá los gastos que se registran en el presupuesto aprobado y cubrirá los gastos efectuados únicamente en el tiempo estipulado para el proyecto (fecha de inicio a partir de la firma del coordinador humanitario). Los gastos efectuados antes de la fecha de inicio y después del cierre del proyecto, no serán cubiertos por el CBPF. 35. El Coordinador Humanitario, podrá estipular otros tiempos de implementación en caso se ser requerido, los cuales serán especificados en la convocatoria a las rondas de financiación o en su defecto durante el proceso de aprobación de proyectos que respondan a emergencias súbitas. 36. Los socios implementadores podrán solicitar una extensión de tiempo sin costo hasta de máximo tres meses. 5. Rendición de Cuentas 37. Para el CBPF es esencial garantizar la transparencia, el adecuado manejo de los recursos, la mitigación de los riesgos y una rendición de cuentas oportuna con la Junta Asesora, sus socios implementadores, las autoridades estatales y la comunidad humanitaria de Colombia. 5.1 Gestión de Riesgos Tabla 3: Análisis y gestión de riesgos identificados para el CBPF Categoría de riesgo Estratégicos y Programáticos Riesgo Impacto Mitigación Identificación insuficiente de las necesidades Proyectos no efectivos. Acción con daño. Obligatoriedad del MIRA para todos los proyectos. Establecimiento de regulaciones sobre la fecha entre

12 CBPF Colombial 12 Gobernanza y administración del Fondo Financiera Interna humanitarias en las emergencias Poca claridad sobre las prioridades y el funcionamiento del CBPF Mal manejo de los recursos. No respuesta a la emergencia. Proyectos rechazados por incumplimiento de las prioridades y lineamientos del CBPF. Falta de socios implementadores para responder a las emergencias. Inactividad del CBPF Ausencia de respuesta humanitaria ante necesidades de la población. Recursos no utilizados apropiadamente al contexto humanitario. el MIRA, la Emergencia y la presentación de la propuesta al CBPF. Consideraciones del EHL sobre pertinencia de la respuesta Fortalecimiento y Capacitaciones a posibles socios implementadores. Capacitaciones a colegas de OCHA en terreno. Acompañamiento de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA a posibles socios implementadores. Establecimiento de un manual de operaciones para el CBPF de Colombia. Establecimiento de un manual de operaciones para el CBPF acorde al contexto humanitario del país. No contribuciones de los donantes o contribuciones Falta de recursos disponibles para responder a las situaciones Implementación de estrategia de movilización de recursos. tardías humanitarias que requieran respuesta. Brindar información a los donantes sobre las fechas estratégicas para la recepción de las contribuciones. Fraude/Corrupción Pérdida de recursos del CBPF Evaluación del sistema de financiamiento de los Imagen negativa del CBPF, OCHA y del proyectos SNU ante las comunidades y el Evaluación de capacidades de los socios gobierno. implementadores antes y después de la adjudicación de los recursos. Acompañamiento y monitoreo constante a los socios implementadores. Seguimiento cauteloso a los informes y reportes. Procesos de auditorías financieras a socios implementadores. Pérdida de activos Pérdida de recursos Asociación de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA con la unidad de Administración de OCHA para el correcto manejo de los activos del Fondo. Seguimiento insuficiente a los proyectos Incumplimiento de OCHA como administrador del Fondo. Activación del GMS para Colombia Reestructuración de la Oficina de OCHA para dar apoyo a la UFH en caso de que sea necesario Externas Capacidad insuficiente para la gerencia y administración del CBPF. No ingreso a las zonas de implementación Incumplimiento con los requerimientos administrativos y programáticos y de coordinación del CBPF. Debilidades en el monitoreo de los proyectos. No desarrollo del proyecto Aplazamiento del proyecto Retraso de la ayuda Garantizar la composición mínima de la Unidad de Financiamiento de OCHA. Fortalecer la Unidad de Financiamiento de OCHA con los Oficiales de Terreno de OCHA y los Coordinadores de Clusters. OCHA estará receptivo a apoyar a los socios implementadores. OCHA permitirá el uso del logo de Naciones Unidas para el ingreso a zonas de difícil acceso. Impulsar a que las organizaciones analicen medidas de protección para todas las organizaciones (y su personal) 5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja 38. El CBPF, a través de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, realizará una evaluación de capacidades a las ONG y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja, con el objetivo de identificar su capacidad técnica y el nivel de riesgo que implica transferir recursos a las organizaciones que presenten proyectos al CBPF. La evaluación se llevará a cabo con base en el análisis objetivo de los indicadores especificados en la tabla 4.

13 CBPF Colombial Toda ONG nacional e internacional deberá cumplir con el proceso de evaluación de capacidades. Los resultados de la evaluación (puntuación obtenida) tendrán una vigencia de dos años, esto permitirá a las ONG aplicar a recursos del CBPF en varias oportunidades en un periodo de dos años. 40. En caso de que la ONG evaluada no alcance el mínimo puntaje para ser considerada como elegible, podrá someterse nuevamente al proceso de evaluación de capacidades (ad hoc) a los seis meses de haber recibido los resultados de la evaluación. 41. Con el objetivo de estandarizar procesos, OCHA llevará anualmente un proceso de evaluación de capacidades a todas las ONG interesadas en aplicar al CBPD. Para tal fin, OCHA publicará con mínimo un mes de antelación los tiempos para que las ONG envíen los documentos requeridos. En casos excepcionales, OCHA podrá efectuar evaluaciones de capacidades individuales, fuera de los tiempos de convocatoria. Tabla 4: Criterios para realizar evaluaciones de capacidades de las organizaciones Criterio de Evaluación y % máximo a alcanzar por criterio Información organizacional 10% Capacidad Técnica 30% Coordinación 25% Financiamiento 15% Administración 20% Se encuentra la organización registrada y/o acreditada ante las autoridades competentes para trabajar en el país? Tiene la organización una misión y objetivos definidos en un documento formal? Tiene la organización su mecanismo de gobernanza establecidos en documentos formales y claros? Cuenta la organización con una misión relacionada con los objetivos de las acciones humanitarias proyectadas? Cuenta la organización con una estrategia de intervención clara la cual oriente y fundamente sus intervenciones y proyectos en general? Cuenta la organización con personal calificado o recurso humano experto para el desarrollo del proyecto al que aplica? Fundamenta la organización sus proyectos e intervenciones en guías/estándares técnicas (por ejemplo sectoriales, nacionales y/o internacionales)? Cuenta la organización con referencias positivas por parte de sus donantes y socios? Cuenta la organización con experiencias documentadas en acción humanitaria? Cuenta la organización con experiencia en acción humanitaria en los departamentos priorizados por la comunidad humanitaria a través del SRP del año en cuestión? Tiene la organización experiencia de acción en los sectores de intervención humanitaria para los que planea solicitar recursos al CBPF? Cómo es el vínculo de la organización con los Clusters y/o los Grupos de trabajo sectoriales? La organización participa en los respectivos EHL involucrados en la propuesta. La organización participa en otros espacios de coordinación en las regiones involucradas en la propuesta. Cuál fue el presupuesto anual de la organización en los últimos tres años? El monto de proyectos ejecutados en los últimos tres años es equivalente o superior al monto máximo previsto par el financiamiento del CBPF La organización ha diversificado las fuentes de financiación en los últimos tres años, incluyendo donantes internacionales, fondos canasta/ comunes, fuentes estatales, entre otros? Ha contado la organización con procesos de auditorías financieras externas? Fueron identificados hallazgos financieros relevantes en los informes de auditorías de los últimos tres años? Tabla 5: Niveles de riesgo con base en los resultados de la evaluación de capacidades % alcanzado en la evaluación de capacidades Nivel de riesgo identificado Bajo Organización elegible Intermedio Organización elegible Alto Organización elegible Recomendación

14 CBPF Colombial Muy alto Organización no es elegible. Se puede llevar a cabo una nueva evaluación de capacidades seis meses después de la presente evaluación. 42. El resultado de la evaluación tiene una implicación directa en la manera en que los recursos serán adjudicados y en las solicitudes de OCHA a los socios implementadores durante la implementación. Las medidas que tomará OCHA variarán dependiendo de los siguientes factores: i. Tipo de socio implementador (i.e ONG/UN) ii. Nivel de riesgo del Socio iii. Valor del proyecto iv. Duración del proyecto 43. A partir de los factores mencionados, OCHA determinará las modalidades de operación que implementará y estas tendrán en cuenta: i. Número de desembolsos ii. Monto máximo y mínimo a adjudicar por proyecto iii. Número de visitas de monitoreo iv. Medidas de control financiero v. Número de reportes financieros y narrativos solicitados vi. Auditoría 44. Para el CBPF de Colombia, de acuerdo al nivel de riesgo, se tomarán las siguientes medidas: Tabla 6: Modalidades de implementación con base en el nivel de riesgo identificado Nivel de riesgo Duración de proyecto Monto del proyecto Monto máximo Desembolsos (en % del total del presupuesto) Informes financieros Desemb olso Interme dio Final Reportes narrativos Avance Final Visita de Monitoreo Auditoría Alto Medio Bajo menos de 6 meses Entre 6 y 12 meses menos de 6 meses Entre 6 y 12 meses Menos de 6 meses Entre 6 y 12 meses Menos de 150, Si Si Si Si (1) Si 1 Más de 150, , Si Si Si Si (1) Si 1 Menos de 150, Si Si Si Si (2) Si 1 Más de 150, , Si Si Si Si (2 o3) Si 3 Menos de 200, Si Si Si (1) Si - Más de 200, , Si Si Si Si (1) Si 1 Menos de 200, Si Si Si Si (1) Si 1 Más de 200, , Si Si Si Si (1) Si 2 Menos de 250, Si Si No Si - Más de 250, , Si Si Si No Si 1 Menos de 250, Si Si Si (1) Si - Más de 250, , si Si Si Si (1) Si 1 Sí, de acuerdo con lo estipulado en el MoU 5.3 Monitoreo 45. Las organizaciones implementadoras según el CBPF deben tener los mecanismos internos adecuados para la gestión, reporte y monitoreo del proyecto. La capacidad de cada organización se verificará durante la evaluación, aprobación, seguimiento y presentación de informes.

15 CBPF Colombial Roles y Responsabilidades 46. El Coordinador Humanitario es responsable de asegurar que una muestra representativa de los proyectos financiados en el marco del CBPF sean monitoreados adecuadamente. La Unidad de Financiamiento de OCHA (UFH) es responsable de coordinar los esfuerzos de monitoreo y garantizar que el seguimiento de los proyectos se lleve a cabo. Los costos para el monitoreo por parte del personal de OCHA (Unidad de Financiamiento Humanitario, Oficiales de Coordinación de Terreno, Gerencia) serán cubiertos por OCHA Colombia en el marco del cost plan. 47. Los mecanismos mínimos para el seguimiento de los proyectos ejecutados por organizaciones no gubernamentales se determinan con base en el nivel de riesgo para el socio implementador, la duración del proyecto, actividades y el monto del proyecto Proceso y herramientas de monitoreo 48. A continuación se presentan las herramientas de monitoreo utilizadas en el CBPF de Colombia. i. Se realizará una reunión con los socios implementadores al mes de inicio del proyecto. ii. Se realizará una reunión con los socios implementadores luego de la entrega del informe intermedio. iii. Se realizaran al menos dos reuniones con los socios implementadores en el marco del Equipo Humanitario Local. iv. Se realizará reuniones de OCHA con los socios implementadores en Bogotá si se requieren. v. Se realizará al menos una visita de terreno para el monitoreo de los proyectos en las cuales se espera: Evaluación del progreso de las actividades claves del proyecto. Verificación de los resultados reportados. Evaluación del cumplimiento oportuno de las actividades planeadas. 49. OCHA podrá realizar las visitas de terreno en compañía de los clústers, donantes y miembros de la Junta Asesora. Las conclusiones y los hallazgos del monitoreo quedarán consignados en el sistema virtual GMS- y a disposición de los socios implementadores, así como del Comité de Revisión Informes y reportes 50. Los informes se efectuarán de acuerdo con lo establecido en el memorando de entendimiento (MoU) firmado entre la organización y OCHA. 51. Así mismo, OCHA, como administrador del CBPF debe garantizar la transparencia y la rendición de cuentas con la comunidad humanitaria. En este sentido en la siguiente tabla se presentan las responsabilidades de OCHA. Tabla 7: Informes y reportes en el marco la gestión del CBPF Producto Informe anual/infografía anual Informe Trimestral/Infografía trimestral Noticias Informes y reportes bajo la responsabilidad de OCHA OCHA publicará anualmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión del año finalizado. OCHA publicará trimestralmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión de los meses finalizados. Periodos de reporte: Enero-marzo Abril-junio Julio-Septiembre Octubre diciembre OCHA publicará a través del noticias, informes, historias de vida, fotografías y cualquier novedad sobre el Fondo. Asimismo, notificará al Coordinador Humanitario, la Junta Asesora y al Comité de Revisión cualquier novedad a través de correo electrónico.

16 CBPF Colombial Auditoría 52. Todos los proyectos del CBPF implementados por ONG serán auditados. La auditoría se activará tan pronto OCHA notifique que el socio implementador ha entregado satisfactoriamente los informes finales. OCHA enviará documentos de soporte (Contrato, informes, documentos bancarios) a la firma auditora. 53. La auditoría es un proceso independiente a OCHA; sin embargo OCHA garantizará una correcta aproximación de la Auditoría a los socios implementadores, discutiendo temáticas y brindando apoyo sobre la normatividad del CBPF. 54. Colombia firmó un LTA (Long Term Agreement) con Moore Stephens SCAI en septiembre del Esta firma se encargará hasta septiembre 2017 de la auditoría de los proyectos financiados por el CBPF. La unidad de administración y finanzas de OCHA lidera el proceso de pagos y renovación del LTA de la firma auditora Proceso de Apelaciones 55. Las partes interesadas que tengan preocupaciones o quejas con respecto a los procesos del CBPF de Colombia, pueden en cualquier momento contactar al Jefe de la Oficina de OCHA (gomezg@un.org). Las quejas serán recopiladas, revisadas y elevadas al Coordinador Humanitario, quien tomará una decisión y las medidas necesarias. El CH compartirá con la Junta Asesora dichas inquietudes o quejas y las acciones tomadas a las mismas. Mecanismos de Denuncia 56. La siguiente dirección de correo electrónico (financiamiento@colombiassh.org) está disponible para recibir comentarios de las partes interesadas que creen que han sido tratados de forma incorrecta o injustamente durante cualquiera de los procesos CBPF. OCHA compilará, revisará, responderá y -si es necesario- planteará las cuestiones a Ch, quien tomará las medidas necesarias. 6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos 57. Cambios significativos de los objetivos y de las actividades de los proyectos (geográficos, poblacionales y programáticos) deberán ser evaluados caso por caso por el Coordinador Humanitario. OCHA analizará, evaluará y asistirá al CH, quien comunicará a través de OCHA su aprobación y/o comentarios a los socios implementadores. 58. En caso de que estos cambios tengan implicaciones en la duración del proyecto o sobre el presupuesto aprobado, los socios implementadores deberán: i. Solicitar una extensión de tiempo sin costo: implica la firma de un ajuste al memorando de entendimiento. La extensión puede ser de hasta tres meses. Para ello se debe diligenciar una carta en la cual se justifique el tiempo adicional solicitado; y enviar un informe financiero actualizado. Los formatos deberán ser solicitados a OCHA. ii. Revisión presupuesta: implica la aprobación de un nuevo presupuesto. Se solicita siempre y cuando se supere un 15% entre líneas presupuestales. Los formatos deben ser solicitados a OCHA. 7. Información Adicional 59. Manual Global Operativo de CBPFs: Instrucción Política para CBPFs:

17 CBPF Colombial Plan de Respuesta Estratégico (SRP 2015): 8. Información de Contacto 62. Unidad de Financiamiento Humanitario. Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCHA), Cra. 13 No Oficina 402, teléfono: Fecha de Revisión 63. Este documento será revisado por la Junta Asesora a más tardar el 18 de diciembre de 2015.

18 CBPF Colombial 18 Acrónimos CH GMS EHL EHP LTA MoU OCHA OIM ONG SRP UFH Coordinador Humanitario Grant Management System Equipo Humanitario Local Equipo Humanitario de País Long Term Agreement Memorando de Entendimiento Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios Organización Internacional para las Migraciones Organización No Gubernamental Strategic Response Plan Unidad de Financiamiento Humanitario