Funcionalidades principales de OnBase

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1 Funcionalidades principales de OnBase

2 Es tiempo de marcar la diferencia OnBase es un producto de gestión de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en inglés) de nivel empresarial diseñado para impulsar procesos de transacción de gran volumen y gran valor. Con OnBase, las organizaciones cumplen sus objetivos corporativos, imponen controles sistémicos empresariales e implementan la recuperación de datos en casos catastróficos. Más de 9,500 organizaciones en todo el mundo han escogido OnBase porque su relación precio/rendimiento es fácil de justificar, su configurabilidad y rápida implementación resultan en menores costos de servicio técnico profesional que los ofrecidos por muchos productos de la competencia y su facilidad de uso reduce el tiempo de capacitación y las interrupciones en la actividad comercial. La gestión de procesos comerciales orientados a los contenidos con OnBase reduce gastos, aumenta ingresos, mejora el servicio al cliente y desarrolla una plataforma de apoyo para el gobierno corporativo y las iniciativas de gestión del riesgo y de cumplimiento. 2

3 Razones para escoger OnBase Un producto con soluciones innumerables: A diferencia de otros numerosos productos ECM, OnBase no es una colección de tecnologías adquiridas. Se trata de un paquete de aplicaciones ECM que ha sido desarrollado orgánica y continuamente para compartir la misma base de código, interfaz de usuario, el depósito de contenidos y los módulos de seguridad y administración. Gracias a la profundidad y amplitud de sus funciones de nivel empresarial, OnBase reduce los gastos generales administrativos así como los costos de capacitación. Con la satisfacción de las necesidades de múltiples áreas comerciales, OnBase fomenta la rápida adopción de la tecnología por parte del usuario final. Estabilidad, innovación y rendimiento: Tanto el desarrollo de productos como la gestión corporativa demuestran una concentración constante en el mejoramiento continuo, el crecimiento estable y el ofrecimiento de un buen valor. Hyland Software, una compañía de capitales privados ajena a las distracciones causadas por los desafíos de la consolidación del mercado, ha demostrado una rentabilidad constante, ha mantenido tasas de crecimiento que superan el promedio de la industria y opera con el equipo gerencial competente que ha cultivado su cultura centrada en el cliente. «Queda de inmediato de manifiesto la índole definitivamente positiva de Hyland. Quienes trabajan en Hyland tienen experiencia y demuestran una actitud muy positiva. Disfrutan de lo que hacen y les gusta dónde trabajan. Ellos saben que OnBase va a funcionar, lo cual les infunde confianza, así como la competencia obtenida de las certificaciones y la capacitación que reciben. Ha sido una experiencia estupenda». - Susan Wendel, Gerente de cuentas por pagar de Advocate Health Care Tecnologías de fácil asimilación: OnBase, diseñado para vencer la resistencia del usuario final a la adopción de nuevas tecnologías, permite que el nuevo usuario comience a trabajar con documentos de OnBase con apenas unos minutos de instrucción. Puede configurarse la interfaz de OnBase con rapidez y facilidad para satisfacer las necesidades específicas de todos los empleados de una organización. También puede integrarse el producto en casi cualquier inversión tecnológica actual para operar como extensión de aplicaciones o portales esenciales especializados ya instalados, como Microsoft SharePoint. Gracias a su configurabilidad basada en apuntar y seleccionar con el ratón, OnBase permite no sólo a los programadores sino también a los usuarios comerciales configurar, implementar, modificar y ejecutar informes en productos ECM sofisticados sin tener que verse limitados a usar una aplicación de código rígido. Pericia industrial: No importa si formulan una pregunta sobre el uso de OnBase para un proceso comercial específico o para una llamada de asistencia técnica, los clientes de OnBase trabajan con proveedores capacitados en los productos y con empleados que conocen la aplicación comercial específica. Colaboran diariamente con los clientes peritos competentes poseedores de conocimientos sobre procesos industriales o comerciales específicos. Implementación rápida y una breve relación tiempo/beneficio efectivo: Como se necesita de escasa o ninguna codificación personalizada para implementar OnBase, el producto puede implementarse en un tiempo más corto que requiere menos servicios profesionales comparado con los paquetes de productos ECM de plataforma específica. Gracias a ello, las organizaciones realizan un rendimiento de la inversión más acelerado y una mayor flexibilidad presupuestaria para iniciar gradualmente las iniciativas de ECM en varios departamentos. Servicio y asistencia excelentes al cliente: Hyland Software cultiva deliberadamente una cultura corporativa que tiene por primerísima prioridad la satisfacción de las necesidades de los clientes de OnBase. Ya sea que se trate de crear nuevas funciones a partir de comentarios de la clientela o de proporcionar servicios educativos, eventos y foros de usuarios, los clientes de OnBase deberán anticipar un servicio profesional, oportuno y apropiado de los empleados de Hyland y de la sobresaliente red de proveedores autorizados de productos de OnBase. Arquitectura segura, escalable y confiable: OnBase crea un conjunto personalizado de derechos y privilegios de productos para cada grupo de usuarios a fin de mantener un nivel elevado de seguridad. La arquitectura de OnBase incluye un acceso escalable y confiable a los depósitos de contenidos de OnBase y compatibilidad con versiones anteriores de configuraciones para contenidos actuales, seguridad, grupos de usuarios, bases de datos y almacenamiento de archivos de OnBase. 3

4 Se ofrece más que un programa informático para resolver problemas comerciales A fin de obtener el máximo de ventaja, debe contemplarse ECM como una estrategia comercial tecnificada y no solamente como una aplicación informática. OnBase tiene la funcionalidad y escalabilidad de nivel empresarial que exige el mercado actual, pero supera la norma impuesta por otros proveedores de ECM con el ofrecimiento de un compromiso incomparable a la prestación de productos industriales y la satisfacción del cliente. Hyland Software, empresa desarrolladora de OnBase, ha invertido en la gente, los programas y productos que las organizaciones necesitan para eliminar demoras costosas y frustrantes, las inexactitudes, los embotellamientos y la falta de comunicación. Los productos de OnBase respaldan los objetivos corporativos específicos de la organización donde prestan servicio y ofrecen una ventajosa relación tiempo/beneficio efectivo por las siguientes razones: Los usuarios de OnBase y los proveedores autorizados de productos de OnBase desarrollan productos junto con los empleados que comprenden los procesos comerciales porque han participado directamente en ellos, entre otros, contadores públicos (CPA, por sus siglas en inglés), administradores titulados de información médica (RHIA, por sus siglas en inglés) y otros profesionales autorizados en industrias específicas. La asistencia técnica continua posventa incluye el acceso a especialistas en industrias y peritos disponibles para ayudar a comprender aún más las metodologías de implementación y las mejores prácticas, a fin de fomentar el mejoramiento continuo de los procesos, prestar asistencia técnica y garantizar la satisfacción del cliente. Los usuarios de OnBase cuentan con acceso a los amplios conocimientos y experiencia de la diversa comunidad de profesionales de OnBase, que comprende unas personas provenientes de varias industrias. Ellos asisten al Congreso anual OnBase de Capacitación y Tecnología (OTTC, por sus siglas en inglés) para compartir ideas y experiencias tanto en sesiones generales como en foros de industrias específicas. 4

5 Respaldo de la agilidad comercial «El 30 de octubre no sólo fue el día inauguratorio de VSR con OnBase sino también el más ocupado con la tramitación de pedidos que hemos tenido en nuestros 21 años de trayectoria y no teníamos a la persona de TI con más experiencia en OnBase. Temía que se combinaran ambas circunstancias, pero no hubo pérdida de producción. Todo lo contrario, la producción aumentó. Más contento con la implementación no podía haber estado. Resulta verdaderamente asombroso que progresáramos desde la ausencia de sistema hasta procesos completos con flujo de trabajo en la fecha más intensa en la historia de la compañía, sin pérdida de la productividad» - Michael Armour, Vicepresidente de Nuevos Negocios VSR Financial Services, Inc. Los documentos faltantes y la necesidad de almacenar contenidos en sistemas múltiples ralentiza los procesos comerciales de transacción para los que se necesita aprobación, evaluación o documentación, sea que dichas actividades estén automatizadas o se realicen manualmente. OnBase ofrece un producto unitario para consolidar y vincular los contenidos necesarios que impulsan los procesos y contenidos básicos que el usuario crea y recibe a diario para imponer un reglamento comercial normalizado, directivas coherentes de retención y una recuperación integral de datos en casos catastróficos. OnBase permite a las organizaciones hacer mucho más que simplemente almacenar documentos diversos, entre otros, imágenes escaneadas, audioarchivos y archivos visuales, páginas de Internet e informes empresariales. Mediante una interfaz de configuración sencilla, el usuario puede hacer lo siguiente: Definir la relación entre los documentos y pasar de un documento a otro con un clic del ratón. Determinar los papeles que juegan los documentos en varios flujos de trabajo y decisiones. Controlar los derechos de visualización, impresión, corrección y distribución de los documentos. Imponer los calendarios de retención apropiados para los documentos. Compartir los documentos de varias maneras, entre otras, distribución por correo electrónico y presentación de documentos en Internet. Configurar estrategias flexibles de almacenamiento para mantener el rendimiento del sistema. Mejora en el rendimiento de las aplicaciones de la empresa Pueden mejorarse las capacidades de rendimiento y recuperación de datos en casos catastróficos de muchas aplicaciones con el archivo de informes o documentos en OnBase, donde pueden formar parte de un depósito controlado de registros de la empresa. Pueden archivarse en OnBase los informes de grandes sistemas para garantizar su accesibilidad. Dichos informes a menudo tienen que volver a ejecutarse, ocupan toda la capacidad de almacenamiento y no es fácil buscarlos. También existen módulos dedicados para el archivo de documentos generados con SAP ArchiveLink o Microsoft SharePoint Server 2007, los que no afectan al usuario y representan una carga reducida de trabajo para el personal de TI. Las organizaciones que hacen la conversión de sistemas heredados de generación de imágenes o que reciben documentos de terceros de oficinas de servicio o de otros socios pueden importar automáticamente a OnBase estos documentos y los índices correspondientes. OnBase, diseñado para complementar y maximizar las inversiones en TI existentes, también se integra en las aplicaciones comunes de correo electrónico y así permite la importación de documentos a OnBase como procesos automatizados mediante Subscription Server de OnBase o bien permite que el usuario utilice como interfaz el correo electrónico para importar y recuperar documentos. OnBase también puede emplear las capacidades inherentes de registro en diario de un servidor de Microsoft Exchange para crear un archivo integral de correspondencia electrónica a fin de mejorar la responsabilidad y la investigación. 5

6 Mejor coherencia con un depósito oficial de registros La administración unificada de OnBase permite que las organizaciones impongan criterios de coherencia y responsabilidad en toda la empresa como si se tratara de un solo sistema oficial de registros (SOR, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, si un contrato de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés) requiere tomar medidas respecto a una queja dentro de un plazo determinado, se registrará fielmente esa queja, la cual tendrá el mismo tipo de documento y registro cronológico para auditoría, sin importar si fue escaneado, enviado por fax o por correo electrónico. El cumplimiento de auditorías y leyes que rigen la obtención de información y pruebas electrónicas se ve enormemente mejorado gracias a esta función. Con OnBase, desarrollado en una sola plataforma, las organizaciones pueden captar y gestionar coherentemente todas estas clases de contenidos sin tener que manejar aplicaciones múltiples: Imágenes escaneadas y captadas con escaneadores de alto o reducido volumen, entre otros, dispositivos multifuncionales. Documentos provenientes de aplicaciones comunes de oficina como Microsoft Word o Excel. Datos archivados provenientes de aplicaciones de la empresa, entre otras, Microsoft SharePoint y SAP ArchiveLink. Informes de la empresa importados por COLD/ERM sin ejecutar una aplicación o servidor por separado. La situación de los documentos impresos como las escrituras o los contratos originales. Correspondencia electrónica, ya sea importada o creada según fuera necesario, captada automáticamente por destinatario, tema u otra propiedad, o mantenida en un archivo integral de todos los mensajes recibidos y enviados. Páginas web convertidas a imágenes TIFF para la recolección de artículos tales como informes crediticios u otros de tipo electrónico. Secuencias de datos, entre otras, secuencias de datos XML y de datos específicos de una industria como EDI 835/837, HL7 o DSTU X OnBase - Client Windows Server COLD/DIP OnBase - Client Windows Server Workflow Usuarios locales OnBase Clients Windows o Web Local Network Camino Acceso cliente OnBase Web (HTTPS) OnBase Server(s) Firewall Servidor de archivos - Archivos doc Ubicacion secundaria/mantenimiento (3 o copia) Servidor de archivos - Archivos doc Disco extraible (2 o copia) Network Servidor de archivos - Archivos doc 1 o disco (1 o copia) Firewall Base de datos OnBase: SQL Server Oracle Sybase Datacenter Acceso via Internet o VPN/Modem Enterprise 6

7 Los documentos residen donde el usuario desee trabajar con ellos En el caso de muchas organizaciones, se debilita la ventaja comercial de ECM debido a las inquietudes sobre la capacitación del usuario final y su aceptación del producto. Se ha diseñado OnBase para mitigar dicha inquietud al no requerir que el usuario final interactúe con la interfaz de ECM de ninguna manera, sin dejar de ofrecerle un acceso completo a los documentos y a las funciones necesarias. OnBase, equipado para que el usuario final configure fácilmente la forma y el lugar donde desee cumplir sus tareas diarias, funciona como extensión de los programas informáticos existentes, entre otros: Aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en inglés) Para muchas organizaciones, la aplicación comercial básica que los empleados usan cotidianamente es el contexto más lógico de acceso a los documentos. Los usuarios de OnBase se valen de esta estrategia para permitir que los profesionales de cuentas por pagar puedan recuperar facturas directamente de un sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP, por sus siglas en inglés), que los cajeros puedan recuperar tarjetas de firma de un sistema de banca básico y que los tramitadores de siniestros puedan ver documentos y tareas directamente a partir de las solicitudes de tramitación de siniestros. OnBase ofrece tanto una herramienta de integración aprogramática así como integraciones dedicadas para algunas de las aplicaciones empresariales destacadas, como las de SAP, Oracle, Epic Systems Corp. y ESRI. Correo electrónico El correo electrónico se ha convertido en la aplicación empresarial para muchos empleados. Con las integraciones dedicadas de OnBase para Outlook, GroupWise y Lotus Notes, el usuario puede importar y recuperar documentos y participar en el flujo de trabajo automatizado en la misma interfaz del mensaje de correo electrónico. El usuario ve esta función integrada en la misma estructura de carpetas que tiene la aplicación de correo electrónico. Portales También puede incorporarse la funcionalidad de OnBase en portales corporativos adaptados a las preferencias específicas y los deberes laborales del usuario. Valiéndose de la interfaz StatusView de OnBase Web Server, las compañías pueden diseñar portales donde se efectúe una consolidación integral de todo en OnBase, entre otros elementos, el acceso a las aplicaciones de generación de grandes volúmenes de imágenes, tareas/avisos de flujo de trabajo y gráficos para bosquejar el rendimiento del procesador. Pueden distribuirse estos mismos miniportales a través de un sitio web de SharePoint o mediante portales J2EE según norma WSRP 1.0, como IBM WebSphere, SAP NetWeaver y BEA WebLogic. Web Los socios, sectores representados y clientes también pueden recibir acceso limitado por Internet a los documentos de OnBase. Entre las organizaciones que utiliza OnBase de esta manera se incluyen una compañía de seguros de la propiedad y seguros contra daños o desastres que puede entregar páginas de declaraciones a sus agentes independientes a pocas horas de recibir las solicitudes y la secretaría judicial local que permite a sus votantes buscar en su sitio de Internet licencias matrimoniales y documentos judiciales. 7

8 Las interfaces configurables reflejan los papeles de los usuarios Desde luego, el usuario puede buscar los documentos necesarios (sobre los que tiene derechos) por tipo de documento, palabras claves y períodos gracias al carácter intuitivo y sencillo de la ventana nativa de recuperación de OnBase. Los usuarios de OnBase también tienen la opción de realizar búsquedas en todo el texto para posibilitar la ubicación de un documento o conjunto de documentos que contengan una palabra o frase específica (por ejemplo, determinar qué contratos contienen una condición en particular). Sin embargo, tal vista integral no es necesaria para algunas funciones laborales, o bien conviene para éstas una vista que refleje una tarea o proceso comercial específico. En tal caso, puede adaptarse OnBase para dichos usuarios. Las carpetas y los gabinetes de archivos de OnBase satisfacen las necesidades de aquellas organizaciones que deseen retener el aspecto de sus archivos impresos con la incorporación de una interfaz de carpeta con pestañas, que permite al usuario organizar documentos virtuales en la misma forma lógica que las carpetas de archivos impresos sin incurrir en costos laborales ni usar recursos de almacenamiento ni quedar expuesto a desastres naturales ni al abuso de privacidad relacionados con las salas de archivos. Pueden configurarse las carpetas para generar automáticamente todas las subcarpetas relacionadas según un documento entrante (por ejemplo, un documento de siniestro entrante crea secciones para documentos, fotos, etc. de uso del liquidador) y determinar automáticamente la ausencia de un documento esencial en una carpeta (por ejemplo, la falta de un pagaré en un archivo de préstamo). «Casi todo en obras públicas y en el gobierno comunitario depende de lugares geográficos. La meta definitiva es que todo el personal use GIS [siglas en inglés para sistema de información geoespacial] y aproveche el poder de la gestión documental en la aplicación. Nos proponemos que el personal jamás tenga que dejar el entorno GIS pero aún así pueda recuperar la información espacial, acceder a los documentos y crear pedidos de trabajo. Una parte integral del logro de esta meta es nuestra aplicación de OnBase» - Terry Biederman, Director de Obras Públicas Municipalidad de régimen estatutario de Waterford estado de Michigan Si las tareas diarias del empleado son más especializadas, puede obtener un acceso muy sencillo a los documentos gracias a las consultas personalizadas. Luego de unos minutos de configuración, la consulta personalizada genera una interfaz para recuperar documentos muy específicos. Por ejemplo, el representante de servicio al cliente en el departamento de cuentas por cobrar podría contar con esta funcionalidad (ya sea directamente de OnBase o a través de un portal integrado) para buscar documentos que contienen un número de cuenta específico. 8

9 La automatización flexible de procesos comerciales impulsa la productividad y el cumplimiento de normas Si bien OnBase ofrece una gestión documental de nivel empresarial de fácil adopción y costo justificable, los mayores réditos a menudo emergen de la automatización de los procesos comerciales. Hyland, que Forrester Research* reconoce como líder en la gestión de contenidos de transacción, se destaca por la extraordinaria habilidad de gestionar contenidos generados fuera de una organización (facturas, solicitudes, etc.) y procesos comerciales afines. «La verdadera ventaja de OnBase radica en que permite instalar productos con la flexibilidad necesaria para la empresa en cuestión» - Mike Sole Gerente Principal de Proyectos Podiatry Insurance Company of America Los productos de flujo de trabajo de OnBase, de rápida implementación: Aumentan la productividad con la habilitación del procesamiento automatizado para eliminar gran parte del procesamiento manual. Reducen los costos de mano de obra y del archivamiento y almacenamiento manuales. Reducen los ciclos para mejorar el servicio al cliente y el registro de ingresos. Imponen reglas comerciales que pueden restringirse por motivos de cumplimiento o que el usuario comercial puede modificar sobre la marcha para adaptarse rápidamente a condiciones cambiantes. Conservan la visibilidad tanto de la condición del documento como de la actividad en tiempo real, además de crear un registro cronológico para auditoría, disponible de inmediato. Garantizan la priorización, distribución y monitoreo adecuados del trabajo. Apoyan la coherencia de los procesos de comienzo a fin para usuarios múltiples, procesos complejos numerosos y procesos en paralelo. Incluyen un simulador para poner a prueba resultados anticipados y crear situaciones hipotéticas a fin de mejorar las posibilidades de éxito. Validan la aprobación de pedidos, pagos y otras transacciones con firmas digitales o recuadros de refrendo para obviar las firmas manuales. Divulgan la información por métodos varios y automatizan la creación de documentos totalmente nuevos. Según las necesidades de la organización, puede iniciarse un flujo de trabajo de OnBase Workflow de varias maneras, entre otras, el recibo de un documento entrante (imagen escaneada, correo electrónico, fax, etc.), la finalización de un formulario electrónico de OnBase o de un formulario de Microsoft InfoPath o la ejecución de una acción en una aplicación empresarial integrada en OnBase. Por ejemplo, un pedido entrante de producto podría inducir varias actividades (comprobación crediticia, revisión de ingeniería, verificación de disponibilidad de materiales, etc.) y necesitar de aprobaciones múltiples antes del envío de los artículos al cliente. Con OnBase, el cliente puede presentar un pedido con el método preferido y así reducir costos y ciclos para el proveedor. * «The Forrester Wave : Content-Centric Applications, Q1 2006» 9

10 Protección de la integridad documental Muchos documentos que juegan un papel en una transacción sirven posteriormente de contenidos fijos que representan pruebas de una transacción, decisión o proceso. Además de la imposición de reglas comerciales mediante Workflow, OnBase ofrece varios métodos para validar la integridad de los contenidos de un depósito de OnBase y gestiona estos elementos como si fueran registros y no sólo documentos. OnBase da lugar a la gestión tanto de documentos como de registros en la misma interfaz y con la misma base de código, más bien que integrando aplicaciones desarrolladas o adquiridas por separado. Records Management de OnBase puede atender las necesidades especiales de control de acceso, disposición y retención de los registros declarados durante la vida útil de los mismos. Junto con la funcionalidad de carpetas en OnBase, Records Management constituye una herramienta potente de responsabilidad. Mediante la creación automatizada de carpetas y subcarpetas y la definición de los contenidos obligatorios, las organizaciones pueden garantizar la observación de las directivas apropiadas y la presencia de los documentos relacionados con el cumplimiento. Puede gestionarse la vida útil de todo el registro en el nivel de la carpeta. Además del mantenimiento de valiosos registros cronológicos para auditoría y de la historia documental, OnBase tiene herramientas de protección y validación de la integridad de los documentos individuales. Por ejemplo, Enterprise Document Management (EDM) Services de OnBase garantiza que el usuario vea solamente las versiones aprobadas de los documentos y previene las revisiones simultáneas. EDM Services también permite que el usuario pueda trabajar con documentos retirados una vez desconectado de OnBase. «Escogimos OnBase porque ofrecía el precio y las características que buscábamos. Ahora que tenemos una trayectoria con OnBase, estamos muy contentos con la tecnología» - Pedro Ernesto CIO de Scania Latin America Por ejemplo, la contratación de un empleado nuevo puede generar la creación de una serie de carpetas para gestionar las evaluaciones, la nómina, los beneficios y las certificaciones. El usuario puede determinar, con sólo una selección del ratón, si faltan documentos esenciales como un formulario tributario que afecta la nómina o un certificado necesario para el cumplimiento. Luego de la terminación del empleo, puede cerrarse el registro luego de un período determinado y destruírselo finalmente cuando ya no se lo necesite. El servicio Integration for PFU TimeStamp (Integración para marca de hora de PFU) de OnBase ofrece validación tercerizada de la existencia de un registro en una fecha determinada que no haya sufrido alteraciones desde entonces. Cuando cambia la condición de una carpeta de Records Management de «abierta» a «cerrada» o a «cierre», se la puede enviar al servicio Integration for PFU TimeStamp, donde se asigna a cada documento una verificación digital inalterable. También pueden timbrarse con sello de hora mediante una sencilla acción de selección con el botón derecho del ratón documentos y carpetas individuales de OnBase que no forman parte de un producto de Records Management. 10

11 Uso compartido de contenidos fuera de la empresa Las opciones flexibles para compartir documentos con clientes internos y externos (aún en el caso de organizaciones cuyos «clientes» son pacientes, estudiantes, socios comerciales, clientes o agentes) mejoran el servicio, ya sea que ello signifique el envío de correspondencia electrónica, discos compactos o comunicaciones impresas en un formato preferido o el fomento de un autoservicio eficaz. OnBase tiene la funcionalidad para crear y distribuir cartas, declaraciones y otros documentos, discos compactos y discos DVD de distribución directa a clientes. Estas son algunas de las formas de uso de OnBase para comunicarse con socios, clientes, estudiantes, pacientes y otros sectores representados: Generación dinámica de documentos con datos de varias fuentes, mediante el uso de plantillas configurables de Word, incluso la creación automatizada de grandes cantidades de documentos y la capacidad de ejecutar dicha creación en equipos múltiples. Finalización automatizada de formularios con la combinación de datos ingresados por usuarios y de fuentes externas de datos, con la garantía de que se finalizan coherentemente los campos de formulario y que se facilitan opciones normales de almacenamiento de copias para los egistros internos. Creación de documentos estructurados, como declaraciones, con un programa de diseño intuitivo para generar documentos simples o declaraciones compuestas que reúnen documentos complementarios (imágenes de cheques o comprobantes de entrega, por ejemplo). Distribución de declaraciones, informes y demás documentos por fax, correo electrónico, publicación en sitios de Internet, su grabación en discos compactos, o cualquier combinación de opciones según las preferencias del destinatario. Publicación de un minisistema ECM con funciones básicas de búsqueda y funcionalidad de recuperación de datos en un CD/DVD con cifrado optativo, a fin de compartir con la clientela volúmenes de documentos complejos o extensos. Acceso limitado al mismo sistema OnBase mediante el servidor web de OnBase, con funciones de seguridad de nivel empresarial a fin de eliminar el riesgo de comprometer documentos confidenciales. Cumplimiento, obtención de información y pruebas electrónicas y recuperación de datos en casos catastróficos OnBase ofrece posibilidades funcionales intrínsecas así como productos y servicios especializados que se han incorporado en el mismo código del producto para responder a las inquietudes de cumplimiento y de moderación del riesgo. La sencilla centralización de todos los contenidos en un depósito oficial de registros garantiza la disponibilidad de los documentos para auditorías y para la obtención de información y pruebas electrónicas, posibilita la implementación de un plan integral de retención y es compatible con una estricta seguridad del usuario. Para moderar los riesgos, OnBase ofrece las siguientes funciones: Automatización de procesos comerciales y formularios electrónicos interactivos para imponer reglas comerciales estrictas y reducir la posibilidad de que el usuario pudiera operar al margen de una directiva o proceso recomendado. Comprensión sin precedentes por parte de la gerencia de los procesos y del rendimiento mediante registros cronológicos para auditoría, informes y visualizaciones gráficas en tiempo real. Control de versiones para garantizar que el usuario siempre consulte la versión más reciente o autorizada de los documentos, tales como directivas y procedimientos, fichas técnicas de seguridad de materiales u otros documentos esenciales, y para impedir la alteración de dichos documentos sin la autorización debida. Plataforma de distribución de l a documentación de lectura obligatoria, como directivas y procedimientos, y del monitoreo de los reconocimientos del empleado donde consten que ha leído y comprendido dichos documentos. Creación automática de copias de seguridad en CD/DVD de los depósitos de OnBase como parte de un plan de recuperación de datos en casos catastróficos/continuidad de la actividad comercial. Servicios de validación de copias de seguridad para comprobar la capacidad de recuperación de datos en caso de falla del servidor, así como servicios de recuperación de datos, entre otros, asistencia para restaurar la base de datos en casos de emergencia y una oficina integral de emergencia para recuperación de datos en casos catastróficos, administrada en un entorno con certificación SAS

12 Metodologías múltiples de implementación Las organizaciones que seleccionan OnBase no tienen que efectuar cambios drásticos en sus entornos o estrategias de TI a fin de dar lugar a la implementación de OnBase. OnBase resulta adecuado para prácticamente cualquier entorno gracias a una filosofía orientada al consumidor y a una arquitectura abierta, sin importar los recursos de TI existentes. In situ o en línea A pesar de la reconocida rápida implementación de OnBase y de depender muy poco de servicios profesionales, muchas organizaciones descubren que no pueden implementar un producto ECM con la prontitud que quisieran. OnBase OnLine, uno de los pocos productos ECM alojados de avanzada que la empresa desarrolladora de software vende y para la que ofrece asistencia técnica, resulta ideal para las organizaciones que tienen limitaciones de TI, requisitos presupuestarios o un modelo comercial de tercerización. Los proveedores autorizados de productos OnBase y los profesionales de OnBase OnLine brindan pericia consultiva para recomendar el producto más adecuado. Con OnBase OnLine, que tiene certificación de SysTrust, las organizaciones pueden disfrutar de inmediato de la funcionalidad y las ventajas de OnBase en un centro de datos con certificación SAS 70 completamente tercerizado. OnBase OnLine también ha recibido certificación de Microsoft en Advanced Infrastructure Solutions Competency con la especialización de alojamiento. Como opciones, OnBase OnLine ofrece la compra de licencias perpetuas y su alojamiento en un centro de datos seguro o un modelo con suscripciones para usar el software y la infraestructura. Maximización del valor de todas las inversiones tecnológicas La funcionalidad de OnBase salva las brechas que separan las aplicaciones con la eliminación de procesos redundantes, inconexos y manuales. Su arquitectura abierta facilita su incorporación en entornos existentes o su adaptación a nuevas inversiones tecnológicas. Gracias a ello, las organizaciones pueden adoptar un criterio empresarial estratégico para aumentar la productividad y normalizar los procesos. Puede implementarse Application Enabler de OnBase para indexar y recuperar documentos directamente de las aplicaciones de la empresa que los empleados usan a diario, gracias a la capacidad de esta aplicación para operar como una extensión de las aplicaciones existentes. Puede usarse Application Enabler para generar hojas de separación con códigos de barras, indicar flujos de trabajo y completar documentos con plantilla base directamente en aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en inglés) tales como sistemas ERP, de contabilidad, de información estudiantil, de información hospitalaria o de tramitación de préstamos. Las integraciones dedicadas proveen conexiones aún más estrictas entre los documentos de OnBase y los flujos de trabajo y las aplicaciones de la empresa. Por ejemplo, OnBase Connector 2.0, con certificación de SAP, para usarse con SAP ArchiveLink, vincula los documentos generados fuera de un producto SAP con objetos comerciales de SAP, provee un mecanismo para el archivo de listas de impresión y guarda los documentos salientes en formato PDF. Este módulo también acepta la importación de códigos de barras y la sincronización de palabras clave. Se han desarrollado otros módulos de integración dedicados de OnBase para Microsoft SharePoint, Oracle ebusiness Suite 11i, Esker DeliveryWare, para aplicaciones de atención médica de Epic Systems Corp. y para sistemas de información geoespacial (GIS, por sus siglas en inglés) de ESRI. La incorporación de secuencias de mensajes según normas de la industria, como Microsoft BizTalk, EDI 835/837, HL7, XML y DSTU X , entre otras, fomenta con mayor facilidad la comunicación entre los sistemas internos y los socios. OnBase es compatible con Web Services para fomentar una rápida integración entre aplicaciones de la empresa. Asimismo, OnBase ha establecido asociaciones con proveedores de tramitación de formularios especializados, productos de almacenamiento especializados y con otros fabricantes de equipos y software. «Tenemos un mayor grado de flexibilidad porque usamos un producto en plataforma web. En colaboración con el personal en línea de OnBase, podemos realizar actualizaciones o agregar nuevas funciones sin afectar a todas las estaciones de trabajo. Así lo hemos hecho con mayor rapidez que si lo hubiéramos hecho por cuenta propia. En estos momentos, tenemos un plan trienal para instalar media docena de productos, lo cual es osado pero factible. Posiblemente pudiéramos lograr solamente uno, quizás dos, proyectos al año, si fuéramos a hacerlo con recursos propios y tuviéramos que afectar las estaciones de trabajo» - Christopher Masi, Supervisor del Centro de Imágenes Blue Cross Blue Shield of Vermont 12

13 Onbase es compatible con entornos heterogéneos OnBase se compromete a posibilitar al máximo la información para los usuarios finales en cualquier entorno. Por ejemplo, el sistema de un hospital importante integra OnBase en tres sistemas principales de la empresa, uno de los cuales se instala mediante Citrix, otro tiene plataforma Internet y el tercero plataforma Java. La funcionalidad prestada por un cliente Java, por ejemplo, que permite el acceso al servidor web mediante un mayor número de exploradores y la integración para WSRP (compatible con la presentación de la funcionalidad de OnBase a través de portales según norma WSRP 1.0), subrayan el compromiso de OnBase para poner la información a disposición de todos los usuarios. «Tenemos tres sistemas de empresa [Epic, Keane y Siemens] y necesitábamos un producto que pudiera funcionar con todos ellos, para así tener el mismo acceso a la información sin importar la presencia del paciente en un lugar determinado. Application Enabler de OnBase nos permite ver documentos directamente en aquellas aplicaciones sin necesidad de ir a otro sistema ni de duplicar la información» - Kate Schlotzer, Gerente de Sistemas y Automatización Residential Management Group, Royaume-Uni 13

14 Arquitectura Se ha desarrollado la arquitectura OnBase sobre las plataformas Microsoft Windows y.net, con lo cual se han creado modelos económicos de instalación y desarrollo de una infraestructura ECM escalable. Se disponen de clientes multifuncionales independientes de Internet y de Microsoft Windows para acceder al mismo depósito de documentos OnBase. La compatibilidad multiplataforma permite la implementación de OnBase con servidores de bases de datos y de almacenamiento de archivos que operan en otros sistemas operativos ajenos a Windows, entre otros, Unix, LinuxTM, IBM WebSphere, BEA WebLogic y IBM AS/

15 Información sobre Hyland Software Puede obtener información adicional sobre las ventajas de las tecnologías, los servicios, el personal y otros recursos de OnBase de un gerente de cuentas de Hyland Software o de un proveedor autorizado de productos de OnBase. Por otro lado, puede obtener información adicional en entre otros artículos: «Ninguno de nuestros clientes (pacientes, proveedores y médicos) podrían estar más satisfechos con la solución. Gracias a la mejor eficiencia y los procesos avanzados de trabajo, los médicos pueden pasar más tiempo con los pacientes y menos tiempo cumpliendo tareas administrativas. Los pacientes pueden quedarse tranquilos porque saben que los médicos tienen más tiempo para atenderles y porque disponen de toda la información pertinente en el lugar donde reciben dicha atención» - Caryn Hewitt, RN, BSN, Socia Ejecutiva. Gestión de Información Sanitaria (HIM, siglas en inglés) MeritCare Health System Usos de OnBase en todo el mundo en procesos comerciales básicos en servicios financieros, gobiernos, atención médica, educación universitaria, plantas fabriles y en otras industrias, así como en los procesos comerciales esenciales para todas las industrias, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y recursos humanos. Estudios de casos prácticos y videotestimonios de clientes satisfechos en casi todas las industrias. Síntesis de los servicios que se ofrecen a los usuarios de OnBase, entre otros, educación, validación de bases de datos, recuperación de datos en casos catastróficos y productos alojados. Comprensión del equipo gerencial de Hyland Software y de su cultura única, gracias a los cuales es una de las compañías de ECM más estables y con mayor crecimiento en el mercado. Descripciones más detalladas de las capacidades innovadoras y fiables del paquete de productos de OnBase y maneras en que éstas mejoran la respuesta a las necesidades comerciales orientadas a los procesos y las transacciones. 15

16 Hora de sobresalir. Obtenga información adicional de las aplicaciones comerciales existentes. Reduzca e incluso elimine las tareas poco económicas y redundantes. Ahora puede dedicar tiempo a las tareas que realmente tienen importancia. De eso se trata la gestión eficaz de documentos y gestiones. De eso se trata la diferencia OnBase. Entérese en OnBase.com Hyland Software, Inc. All rights reserved. v s

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