MAESTRA INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO-000 Grupo de Empresas MAESTRA. Subgerencia de Administración

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1 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 1 de 22 (VENDERORES)

2 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 1 de 22 DESCRIPCIÓN GENERAL INDICE MSA-SVO Sistema de Ventas Online: Versión Ejecutiva Guía para el Manejo del Manual Interpretación de los Códigos del documento Presentación de la Aplicación 3 2. Generalidades del sistema Navegación Funcionamiento de los componentes de formularios 4 3. Acceso al sistema Auntentificando usuario Seleccionando Proyecto 5 4. Cotizaciones Nueva Cotización Buscar Cotización Examinar Cotizaciones Disponibles 5. Contratos Nuevo Contrato Selección de Propiedad y Clientes Ingreso de Financiamiento Ingreso de pagos, cuotas Registro de Pagos Registro de Cuotas Impresión de Documentos Examinar Contratos Impresión de Documentos Modificación de Contrato Modificación de Conceptos Modificación de Cuotas Cartola de Cuenta Corriente Registro de Renuncias Bitacora Pagos 5.3. Buscar Contrato 6. Pagos.

3 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Nuevo Pago 6.2. Depositos 6.3. Retiros Página: 2 de 22

4 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 3 de GUÍA PARA EL MANEJO DEL MANUAL De manera general, a continuación se describen los aspectos claves para lograr una adecuada comprensión y utilización del Sistema de Ventas Online CÓDIGOS DEL DOCUMENTO Los siguientes códigos, identifican al presente documento y a cada una de sus partes constitutivas. Sus significaciones se describen a continuación: MSA-SVO-0XX donde: M = Maestra Inmobiliaria, S.A. SA = SVO = Sistema de Ventas Online 000 = Versión Ejecutiva del Manual de Operaciones Sistema de Ventas Online Índice del Manual

5 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO PRESENTACIÓN DE LA APLICACIÓN Página: 4 de 22 A continuación se describe la operación de los diferentes módulos que forman parte del sistema de ventas online (llamado en adelante SVO). Sistema encargado de recepcionar la información referente a las ventas desde las salas de ventas y apoyar la gestión de estas y de la administración central NAVEGACIÓN Para acceder a los diferentes módulos y procedimientos de SVO, éste entrega un menú horizontal que contiene diferentes opciones y subopciones. Además algunos procedimientos a su vez incluyen botones que permiten ejecutar otros procedimientos. El menú y las opciones dentro de procedimientos son parametrizadas por perfil de usuario FUNCIONAMIENTO DE LOS COMPONENTES DE FORMULARIOS La mayoría de las interfaces del SVO, trabajan con formularios, a su vez los formularios contienen diferentes objetos, que sirven para recepcionar la entrada de datos. Botones: Sirven para ejecutar alguna acción como por ejemplo grabar. Funcionan dando un clic sobre ellos. Y si estan en foco (seleccionados) dando un ENTER. Dentro del sistema los botones tienen diferentes apariencias pero su funcionalidad es la misma. Cuadros de texto: Sirven para recibir información (escribir) tanto texto como números, para poder escribir en ellos deben estar en foco (con el cursor parpadeando dentro de ellos). Para que el sistema reciba y eventualmente valide lo ingresado se debe presionar la tecla TAB.

6 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 5 de 22 Combos: Los combos sirven para seleccionar conceptos establecidos. Se usan fundamentalmente para evitar errores de digitación. Inicialmente se visualizan sin foco y al dar un clic sobre él, se despliegan las opciones (con foco), para seleccionar una de ellas sole se debe dar clic en el texto y el combo se cerrará con la opción seleccionada escrita en su interior. Sin Foco Con Foco En una interfaz donde se encuentran varios cuadros de texto, combos etc como por ejemplo el formulario de ingreso de cotización, la forma más fácil de moverse es presionando TAB y el foco se irá desplazando en orden por lo diferentes cuadros de texto y combos del formulario. Al tener un combo seleccionado puede ir más rapido al item a seleccionar presionando la primera letra con que comienza dicho item. Por ejemplo en un combo de comunas, se presiona M y se llegará a la primera comuna que comience con dicha letra. Tambien dentro de los combos se puede avanzar con las flechas [arriba] y [abajo].

7 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 6 de AUTENTIFICANDO USUARIO Al comenzar a utilizar el SVO, se dede indicar el nombre y passworwd de acceso. Además de una medida de seguridad, este dato permite entregar al usuario las herramientas que su perfil requiere SELECCIONANDO PROYECTO Una vez autorizado el ingreso al sistema serán desplegados los logos de los proyectos a los cuales el usuario tiene acceso, para luego cargar la interfaz principal con su menú personalizado.

8 4.1. NUEVA COTIZACIÓN INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 7 de 22 Para realizar el ingreso de una nueva cotización, se debe primeramente completar la ficha del cliente. Si se ingresa el RUT de un cliente que ya exista en la base de datos, todos sus datos serán desplegados en la ficha, los que podrían eventualmente ser modificados. Una vez terminado este ingreso se presiona el botón inferior [GRABAR CLIENTE], e inmediatamente se pasa a la selección de la propiedad a cotizar.

9 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 8 de 22 Esta interfaz despliega (si es un cliente antiguo), las cotizaciónes ya registradas. Para los clientes nuevos despliega una cotización con número 0 (cero) y un botón [NUEVO], se debe presionar este botón y se sobrepondrá una ventana con un asistente para seleccionar una vivienda. (Figura 3). Este asistente permite ordenar el despliege por edificio, piso, departamento, tipo o valor (siempre en forma ascendente). Una vez ubicada la propiedad se selecciona presionando el botón [SEL]. Inmediatamente se muestra una interfaz que recibira los datos de la forma de financiamiento para así calcular de manera referencial el dividendo a cancelar por el cliente. (Figura 4) Figura 3 Figura 4 En esta interfaz podrá ingresar montos o porcentajes de descuento, gastos operacionales, subsidios, ahorros, tasas de interes, plazos y reservas, e inmediatamente se desplegará en la parte inferior un monto referencial en UF y pesos (a la UF del día). Presionando el botón [GRABAR], se cierra esta esta ventana y la propiedad cotizada es desplegada en los registros de cotizaciones del cliente (figura 5).

10 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 9 de 22 Figura 5 En este instante se presentan 3 botones activos que se pueden seleccionar: [NUEVO]: Abre la ventana de selección de propiedades para seleccionar una propiedad y generar una nueva cotización con un nuevo folio. [AGREGAR]: Abre la ventana de selección de propiedades para seleccionar una propiedad y agregarlo al folio de cotización existente. [IMPRIMIR]: Imprime la cotización seleccionada. [ED]: Este pequeño botón permite editar (modificar), los datos de financiamiento de la línea correspondiente.

11 4.2. BUSCAR COTIZACIÓN INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 10 de 22 Realiza la búsqueda de cotizaciones realizadas a un cliente determinado. Esta opción es útil para chequear la validez de una antigua cotización. Se debe presionar el botón exáminar y se sobrepondrá una ventana de asistencia para la búsqueda del cliente. La forma de buscar un cliente es escribir parte del apellido paterno en el cuadro Apellido paterno contiene e inmediatamente se desplegarán los clientes en que su apellido contenga el texto señalado. Para los apellidos que contengan la letra Ñ, se recomienda no incluir esta letra. Por ejemplo para buscar a un muñoz, sería aconsejable buscar los apellidos que contengan OZ. Para seleccionar el cliente se debe presionar el botón. [OK] Una vez seleccionado el cliente, se despliega un registro de cotizaciónes del cliente donde en forma destacada se indica la fecha que se realizó la cotización y que vendedor la generó. (Figura 6). Esta cotizacón se puede imprimir o modificar la forma de financiamiento de las propiedades. Figura 6

12 4.3. EXAMINAR COTIZACIÓN INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 11 de 22 Esta opción realiza un despliege completo de todas las cotizaciones realizadas ordenadas desde la más reciente a la más antigua DISPONIBLES Consiste en una interfaz de consulta rápida de las propiedades disponibles. Mediante filtros su finalidad es poder entregar en forma rápida la disponibilidad de propiedades según ciertos patrones de búsqueda. Los filtros son, item Piso, tipo, Mts2 y Valor. Los que al cambiar su selección, cambia el contenido de la consulta. Estos filtros funcionan de forma individual o combinada. En la figura superión se pueden ver

13 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 12 de 22 las propiedades disponibles de 3 dormitorios que se encuentran en el tercer piso NUEVO CONTRATO Permite ingresar los nuevos contratos, donde se completarán la información del comprador, de la propiedad, financiamiento, pactación de cuotas y generación de documentación SELECCIÓN DE PROPIEDAD Y CLIENTE Primeramente se debe seleccionar la propiedad mediante el asistente, presionando. Luego se debe indicar el cliente, ingresando el R.U.T. (sin incluir el digito verificador). Si el cliente se encuentra en las bases de datos de las cotizaciones, aparecera su nombre. Si esto no ocurriese se deberá ingresar la ficha del cliente por la opción COTIZACION/NUEVA, bastando solo con grabar la ficha del cliente. Figura 9

14 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO INGRESO DEL FINANCIAMIENTO Página: 13 de 22 La parte del financiamiento corresponde al ingreso de los datos del subsidio, libreta, reserva, pie y gastos administrativos Algunas consideraciones importantes al llenar este formulario. - En la linea del subsidio se despliega una fecha de vencimiento del subsidio, esta no debe ser eliminada - El monto de la reserva a pesar de ser editable siempre debe mantenerse en 10 UF y solo cambiarlo a cero si corresponde. Si existiesen errores en algunos de los datos de financiamiento estos se indicarán al momento de presionar [GRABAR CONTRATO] INGRESO DE PAGOS Y CUOTAS Existen 3 conceptos que deben ser detallados en el registro de pagos y cuotas. La reserva, Los saldos en cuota (pie) y los G.O. (gastos operacionales). Cada uno de estos, excepto el saldo en cuota tiene 2 botones [PAGO] y [CUOTA]. Que se usan para los siguientes casos: FIG10 [PAGO]: Este indica al SVO que el cliente efectuará un pago en el momento (sea en efectivo o documento). [CUOTAS]: Este indica al SVO que debera generar cuotas por un monto determinado. Cuando un item sea, una parte pagada y la otra pactada en cuotas. Siempre deberá primero indicar el pago, para que el SVO, calcule el saldo en cuotas.

15 REGISTRO DE PAGOS INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 14 de 22 La interfaz de registro de pagos, es una ventana que se sobrepone y consta de 2 areas de ingreso de datos. Una que identifica el tipo de pago, los montos y la forma de pago y la segunda los datos de documentos. El sistema asume que se ingresará el pago completo por el monto (en este caso 10UF), las que despliega en pesos a la UF del día. Si el pago es menor a 10 UF, bastará con cambiar este valor (en pesos) por un valor inferior e inmediatamente se recalcula el monto en UF. No se permite ingresar un monto superior al calculado. Luego se deben ingresar los datos de la forma de pago, y los datos de identificación de documentos (si corresponde) REGISTRO DE CUOTAS La interfaz de ingreso de cuotas consta de un formulario en el que se muestra el valor a desglosar en cuotas. Se debe ingresar el número de cuotas, el día de cobro y el mes-año de la primera cuota. El sistema muestra como referencia un monto mensual en UF con su equivalencia en pesos. Luego de esto se debe presionar [GENERAR CUOTAS]. Y ahora se despliega un detalle de la programación de cuotas.

16 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 15 de 22 El detalle muestra cada cuota con su valor en UF y su fecha de vencimiento. Cada cuota permite que su monto y su fecha puedan ser cambiados. Si desea rehacer por completo las cuotas, puede volver a ingresar el número de cuotas, los dias de cobro e inicio del cobro y presionar [GENERAR CUOTAS]. Esto generara nuevamente un plan de cuotas. Cuando ya este todo correcto presione [GRABAR]. Una vez terminado el ingreso de pagos y cuotas del comtrato deberá presionar [IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS].

17 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 16 de 22 Al presionar esta opción, primero se realiza una validación sobre los pagos y cuotas y si todo esta correcto se despliega una botonera que entrega un listado de los documentos que deben ser emitidos EXAMINAR CONTRATOS Se despliegan todos los contratos realizados desde el más reciente al más antiguo (Figura 13). Cada registro contiene los botones con los que se pueden realizar las siguientes operaciones: Imprimir documentación. Modificar Contrato. Ver Cartola de Cta. Cte. Renunciar. Ver y Actualizar Bitacora. Ingresar Pagos. Importante: Estas opciones se despliegan dependiendo los permisos de cada perfil de usuario.

18 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 17 de 22 [IM]: Permite imprimir los documentos asociados al contrato. [ED]: Permite realizar modificaciones al contrato. [CT]: Despliega la cartola con el estado de los pagos del contrato. [RN]: Genera la renuncia del contrato. [BT]: Permite ver y actualizar la bitacora. [PG]: Permite ingresar los pagos de cuotas pactadas IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Muestra los documentos disponibles, para ser impresos. (Capítulo de éste manual CARTOLA DE CUENTA CORRIENTE Despliega la cuenta corriente del cliente. En esta se despliega información de la forma de financiamiento de la propiedad y a continuación un detalle de las cuotas pactadas en cada ítem con sus respectivos pagos asociados.

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20 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 19 de BITACORA La bitacora es un registro histórico que indica el cumplimiento de los pasos lógicos de una operación de venta. Desde la reserva, hasta la entrega de la propiedad. Además de ingresar los pasos lógicos de la operación de compra, se pueden ingresar las observaciones de todos los contactos con el cliente, sean estos personales, vía telefónica o . Los eventos son desplegados desde el más antiguo al mas reciente, alguno de estos eventos son puestos en forma automática por el sistema como por ejemplo la reserva. La forma de ingresar un nuevo evento es presionando el enlace [NUEVO EVENTO], que se encuentra al final de los registros. Este nos desplegará una ventana para agregar un nuevo evento.

21 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 20 de 22 Esta siempre nos mostrará como primer evento un CONTACTO y luego el que corresponda a la secuencia lógica de los registros ya ingresados. Por ejemplo: Si el ultimo evento registrado es la reserva, al agregar un nuevo evento solo entregará la posibilidad de agregar un CONTACTO o el siguiente registro lógico SOLICITUD DE ANTECEDENTES, hasta que no se ingrese este evento, el sistema no permitirá ingresar el siguiente ENTREGA DE ANTECEDENTES. *IMPORTANTE * No debe utilizar el evento CONTACTO, para indicar eventos que estan codificados PAGOS Permite ingresar los pagos de cuotas pactadas sean estas de reservas, gastos operacionales u otros items. Una vez presionado se entra a la interfaz de ingreso de pagos. Esta muestra el resumen de los items comprometidos a cancelar en cuotas indicando el saldo pendiente de pago en UF. Cada contrato asociado al cliente se despliega en un botón en la parte superior, con el propósito de ver y eventualmente pagar items de estos contratos.

22 INMOBILIARIA, S.A. MSA-SVO Página: 21 de 22 Para pagar por ejemplo una cuota de gastos operacionales debe presionar icono con la imagen de un ojo y se desplegará en la parte inferior el detalle de las cuotas pactadas del ítem. Cada cuota esta seguida inmediatamente de su cancelación, y cada cancelación tiene 2 opciones (dependiendo del perfil de usuario), [ED] Editar o [X] Eliminar el pago. El botón [$] que es para ingresar el pago, siempre se encontrará en la cuota siguiente al último pago. Al presionar el botón de ingreso de pago [$] se despliega la ventana de ingreso de pago la cual funciona según se encuentra detallado en el capítulo Una vez ingresado el pago puede imprimir en comprobante de ingreso haciendo clic sobre el folio de ingreso que se muestra en el registro del pago.