Te financian un proyecto Y ahora qué? Gestión de proyectos

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Lorena Maestre Aguilera
hace 8 años
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1 Te financian un proyecto Y ahora qué? Gestión de proyectos

2 Guión 1. Gestión de proyectos 2. El ciclo de vida de un proyecto 3. El plan del proyecto 4. El equipo de trabajo 2

3 1. La gestión de proyectos Proceso por el cual se planifica dirige y controla el desarrollo del proyecto en términos aceptables técnicos económicos de tiempo Gestión es un término más general que abarca el conjunto de técnicas y procesos de definición, evaluación y control de las relaciones 3

4 4 La triple limitación

5 La triple limitación: SOLUCIONES Protocolo completo y realista Recursos apropiados Establecer plazos Trabajar con horarios Agendas Presupuesto realista Revisión continua 5

6 Elementos básicos para la gestión de un proyecto Actividades o tareas Basadas en los objetivos del proyecto Secuencia lógica Cada actividad debe tener especificado: Método Tiempo Coste Recursos Personas Otros elementos 6

7 La mayoría de los proyectos fallan por una mala gestión Incorrecta gestión o dirección Desconocimiento o mal uso de las herramientas de gestión Desconocimiento o mal uso de las técnicas de análisis y diseño de sistemas Necesidades no satisfechas o no identificadas Cambio no controlado del ámbito del proyecto Exceso de coste Al mando del proyecto debe estar un buen director: Conocimiento científico-técnico Formación en gestión 7

8 Qué debe conocer bien el director de proyecto El entorno donde se va a realizar el proyecto Los objetivos de su centro / empresa y requisitos legales, fiscales, etc Planes estratégicos / reglas de decisión Estructura organizativa Las personas Aptitud Actitud 8

9 9 2. El ciclo de vida de un proyecto

10 2. El ciclo de vida de un proyecto 1. Selección del proyecto (protocolo y memoria) Objetivos Métodos Objetivos operativos: Define entregables Define medida del éxito (publicación) Compromiso de Calidad 10

11 2. El ciclo de vida de un proyecto Compromiso de Tiempo Presupuesto 2. Plan del proyecto (incluye en protocolo) En base a los objetivos y métodos propuestos, identifica Recursos disponibles Personal y funciones Tiempo y secuencia Coste 11

12 2. El ciclo de vida de un proyecto 3. Ejecución En base al protocolo y el plan 4. Control 12

13 2. El ciclo de vida de un proyecto 5. Evaluación Técnica -> informes intermedios ( esos entregables!) Apreciaciones del personal Revisiones (si se modifica el protocolo => CEIC) Auditorías pueden caer por sorpresa; tenlo todo preparado 13

14 2. El ciclo de vida de un proyecto 6. Terminación Última evaluación Informe final Publicaciones Revisión profunda de aciertos y errores Liquidación de cuentas 14

15 3. El plan del proyecto Mapa de ruta Implica un gran esfuerzo y surge de Identificación de necesidades Especificación de requerimientos Predicciones acerca del futuro Estimación de los recursos Son tri-dimensionales 15

16 3. El plan del proyecto: Dimensiones Temporal Se basa en agendas y horarios Instrumentos Diagramas de Gantt Redes de programación Recursos Consiste en la asignación de recursos limitados Herramientas: Diagramas de Gantt Hojas de cálculo de recursos Económica Se basa en realizar un buen presupuesto 16

17 3. El plan del proyecto: Instrumentos de planificación Desmenuzar las actividades en tareas y subtareas Describir Duración real en horas % para que esté completa Cuándo se empieza realmente y cuándo se termina Esto es en realidad para el control Cuando planifiques pon sólo aprox: Duración y fechas previstas 17

18 3. El plan del proyecto: Instrumentos de planificación Tarea Descripción Duración % completo Fecha inicio Fecha fin

19 3. El plan del proyecto: Instrumentos de planificación Hacerte un diagrama de Gantt, o un PERT/CMP Establecer secuencias de tareas Identifica tareas que se pueden hacer de forma simultánea Mete los tiempos (longitud de la tarea) Y la fecha de inicio y fin previstos 19

20 3. El plan del proyecto: Instrumentos de planificación Tarea 1 Tarea 1.1 Fecha 1 Fecha 2 Tarea 1.2 Fecha 1 Fecha 2 Tarea 2 Tarea 2.1 Fecha 1 Fecha 2 Tarea 2.2 Fecha 1 Fecha 2 20

21 Control / planificación al día Cada semana (o cada dos) revisa cómo va el proyecto con respecto a la planificación prevista Utiliza: Tus tablas de control Tu diagrama de Gantt Actualiza mediante un sistema flexible como Scrum Qué hay que hacer esta semana y quién Qué está haciéndose Qué está hecho Imprevistos que han surgido Una vez al mes revisa contabilidad 21

22 Control / planificación al día (tablero SCRUM) Nuevas tareas Sub-tareas Sub-tareas Sub-tareas proyecto Tareas pendientes cursoimprevistos finalizadas Reglas: 1 coordinador (reparte y añade tareas director de Mini-scrums equipo) 1 moderador (tiempos reunión, convoca y prepara materiales) individuales Reuniones: 1 cada 2 sem * 30 min para planificar + 1/sem *15 min para control Post-its: - Cada color identifica a una persona - Cada post-it lleva una sola tarea - Cada uno mueve sus post-it cuando acaba 22

23 3. El plan del proyecto: Presupuesto Partidas Costes directos de la mano de obra = (salarios por hora)*horas dedicación proyecto Gastos generales Prestaciones suplementarias Costes auxiliares Fondo de reserva para hacer frente a imprevistos (otros están en contra de esto): Estimación realista -> engorde por un factor, que depende del riesgo del proyecto Partidas concretas de imprevistos 23

24 24 3. El plan del proyecto: Presupuesto

25 3. El plan del proyecto: Control del Presupuesto Control Al igual que cuando planificaste el proyecto: desglosa partidas pon fechas de utilización - pagos Va a haber variaciones, seguro lo importante es la dimensión Identifica variación Investiga causas de la variación Puedes ir pintando la gráfica de costes previstos frente a costes reales 25

26 3. El plan del proyecto: Recursos Para cada tarea y subtarea, necesitas identificar Personas responsable (R)(suele ser el IP) ejecutor (E)(pueden coincidir) Otros recursos que puedas necesitar: grandes maquinarias para las que hay que pedir permiso de utilización Servicios externos (monitorización, análisis, etc) Puedes añadirlo al Gantt y utilizarlo para la planificación semanal Cada componente del equipo debe conocer: la fecha prevista de cada actuación suya para reservar tiempo El tiempo total por mes ( va a poder sacar adelante el proyecto?) 26

27 4. El equipo de trabajo Va a ser clave en la consecución del proyecto Tenemos el equipo que tenemos, pero se puede mejorar la dinámica: haz ver que con el proyecto se empieza de nuevo El líder debe ser líder de verdad, no el que manda, sino el que 27

28 4. El equipo de trabajo asegura la comunicación efectiva: todos deben saber de qué y cuándo se ocupan y si ha habido cambios (cómo van) entiende y gestiona las diferencias entre miembros fomenta: la confianza mutua la comunicación espontánea el apoyo mutuo las habilidades intelectuales y orales es capaz de llevar una reunión efectiva 28

29 29 Finalmente: El orden, una regla de oro

30 Qué hemos aprendido? 1. Cuando gestionamos jugamos con el método, el tiempo y los recursos 2. Un proyecto científicamente impecable puede fracasar con un mal gestor invierte en gestión 3. Desmenuzar el proyecto en tareas facilita su gestión 4. Sólo podemos hacer los que sabemos en qué tiene que acabar 5. Sólo podemos mejorar lo que medimos 6. El líder va a marcar la diferencia 30

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