UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: CONTROL DE INVENTARIOS Empresa: CONSORCIO CIENTÍFICO DEL BAJIO S.A DE C.V Memoriaque como parte de los requisitos para obtener el titulo de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN ÁREA RECURSOS HUMANOS Presenta Pereida Camacho Ana Cecilia Asesor de la UTEQ Prof. Ernesto Bustos Asesor de la Empresa C.P. Luz María Herrera Castro Santiago de Querétaro. Qro. Diciembre 2012

2 Resumen Consorcio Científico del Bajío (COCIBA) brindó la oportunidad de realizar el proyecto de control de inventario durante el trayecto de la estadía, esto con el fin de tener un documento formal para realizar la toma de inventario y realizarlo de forma más rápida. La empresa cuenta con software para cada departamento, los cuales están tomados de la mano para checar las gamas de productos y marcas con las que cuenta esta, por este motivo es importante llevar un control diario de los stock y existencias de los software tales como ADMINPAQ Y BACK OFFICE y al final de la jornada de trabajo, el almacenista está encargado de realizar un inventario selectivo que se realiza a diario para no alterar el orden de existencias físicas y las del sistema, así como checar kardex en el software. El inventario global se realiza cada 6 meses, actividad en la que participa toda la empresa y se congelan los stock, entradas y salidas de material para poder simplificar el proceso y durante este, se dividen en dos equipos para contar y cotejar entre ellos y así cuadrar las existencias, posteriormente se cotejan contra las del sistema y si no cuadran procede a checar producto por producto con la finalidad de corroborar que el sistema este a la par con el stock, con esto se podrá tener una mejor atención al cliente ya que sabes perfectamente los que está en existencia y el departamento de compras también puede checar con seguridad que productos pedir para mantener su stock en orden y en constante movimiento. Fue también de gran importancia saber cómo funciona cada uno de los departamentos de COCIBA 1

3 para tener un documento eficaz para realizar el inventario así como conocer que materiales consumen más los clientes para mantener un stock seguro y que compras pueda pedir estos. Abstract Bajio Science Consortium (COCIBA) provided an opportunity to perform inventory control project during the course of the stay, this in order to have a formal document for taking inventory and do it faster. The company has software for each department, which are holding hands to check the product ranges and brands that account is, for this reason it is important to keep track of daily stock and inventory of software such as AdminPAQ and back office and end of the working day, the storekeeper is responsible for conducting an inventory is made selective daily to not alter the order of physical stock and the system and check Kardex software. The global inventory is conducted every six months, an activity in which the whole company and freeze the stock, material inputs and outputs to simplify the process and for this, they are divided into two teams to count and compare between them and thus squaring stocks, then matched against the system and if not add up proceeds to check product by product in order to verify that the system is on par with the stock, so can have better customer service because they know well the ones in existence and the purchasing department can also check with security products to keep your stock request in order and in constant motion. It was also very important to know how each of the 2

4 departments COCIBA to have an effective document to inventory and know that customers consume more materials to maintain a safe and stock purchases can order these. 3

5 Dedicatorias A mis padres por todo lo que me han dado, por permitirme disfrutar de una etapa más en la vida y cuya aportación no se limitó a un apoyo económico sino también moral, por ayudarme a ser mejor y porque a pesar de la diferencias que se presentaron, sé que cuento con ellospara todo. Sobre todo a mi hijo cuya personita es la que me levanta aun con más ganas para luchar en la vida, el motivo más importante para saltar todo obstáculo que se presente en la vida. Gracias. Agradecimientos Especialmente le doy gracias a Dios por haberme dado unos padres maravillosos y un hijo al que amo y me ha dado el doble de fuerzas para seguir día con día adelante, a mi pareja quien desde que lo conozco siempre me ha apoyado y ha estado en todo momento. A mis profesores quienes con esfuerzo y dedicación me enseñaron y compartieron de sus conocimientos, los profesores que muy aparte de su enseñanza me brindaron de su amistad. A mis amigas, con las que compartí varios momentos de mi vida, gracias por apoyarme y motivarme a seguir adelante, me enseñaron a tener mucha fe y nunca darme por vencida sin haber luchado con todas mis fuerzas. 4

6 Índice. Contenido Resumen... 1 Abstract... 2 Dedicatorias... 4 Agradecimientos... 4 Índice I. Introducción II. Antecedentes... 9 II.I Misión:... 9 II.II. Visión:... 9 II.III. Valores:... 9 II.IV. Funciones: II.V. Organigrama: III. Justificación IV. Objetivos V. Alcances VI. Justificación teórica VII. Plan de actividades VIII. Recursos Materiales, Financieros VIII.I Recursos Materiales: VIII.II. Recursos humanos: VIII.III. Recursos Económicos: I. Desarrollo del proyecto I.I. Políticas del control de inventario I.II Procedimiento para el control de inventario selectivo

7 I.II.I Objetivo I.II.II Diagrama de flujo de inventario selectivo I.III Procedimientos para la toma del inventario semestral I.III.I Objetivo I.III.III Diagrama de flujo de inventario semestral Resultados Obtenidos I. Análisis de riesgos II. Conclusiones III. Recomendaciones IV. Referencias bibliográficas

8 I. Introducción. En el mundo de la administración, la planeación y el control son etapas fundamentales para lograr la eficacia exigida por parte de la sociedad, principalmente para el manejo de los recursos materiales en una organización, a continuación se muestra un proceso que busca atacar las dificultades en el control del inventario y fundamentar un proceso que permita mejorar los sistemas y formas, así como determinar las diversas causas por las que se origina el mal servicio en el manejo de material, emitiendo propuestas para mejorar el control interno. Tomando como esto una forma de trabajo que el área administrativo podrá emplear para proporcionar un mejor servicio La organización COCIBA decidió dar hincapié al tema de inventarios ya que es el procedimiento que se necesitaba actualizar debido a varios cambios que han surgido dentro de la empresa. Consorcio Científico del Bajío (COCIBA) está en constantecrecimiento, y como es de saber la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios, de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma, ya que permite a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. El control de inventario en COCIBA se realiza cada 6 meses y todos los departamentos participan durante el ejercicio y el propósito final de realizarlo 7

9 es analizar tanto en el sistema como en los almacenes las existencias, compras y ventas, entradas y salidas, devoluciones tantos de ventas como de compras etc. El sistemas debe de ser eficaz y eficiente, debe de estar a la par los productos físicos contra los del sistema que maneja COCIBA y la finalidad de realizar un procedimiento para este ejercicio es mejorar la organización de almacenes y mejorar el tiempo en la toma de inventario y obtener los mejores resultados, sobre todo contar con un documento formal. 8

10 II. Antecedentes La empresa Consorcio Científico del Bajío SA De CV (COCIBA) está ubicada en Calzada del Retablo no.19 en la Colonia Centro fundada el 17 de Junio del año Actualmente laboran 16 empleados y el giro de COCIBA está enfocado a la comercialización de instrumentos científicos y equipo para laboratorio teniendo proveedores nacionales e internacionales y por supuesto una extensa cartera de clientes que abarcan la zona geográfica central. II.IMisión: Ser una empresa con el compromiso de proporcionar los mejores productos del mercado, manteniéndose a la vanguardia de los avances tecnológicos para dar un servicio de calidad total a nuestros clientes. II.II.Visión: Ser una empresa líder con tecnología de punta en el mercado de la comercialización de material y equipo científico a nivel República Mexicana, trabajando continuamente la calidad en el servicio al cliente a un costo competitivo. II.III.Valores: Compromiso y lealtad. Responsabilidad. Compañerismo. Respeto. 9

11 II.IV.Funciones: COCIBA-CONSORCIO CIENTIFICO DEL BAJIO S.A. DE C.V. Es una empresa con experiencia de más de 15 años en la venta de materiales y equipos para laboratorio, cuenta con distintos departamentos que realizan sus actividades con distintos software que son flexibles para que se adapten los empleados y sea eficiente para sus clientes. COCIBA tiene soluciones para Instituciones escolares, laboratorios, empresas que manejan alimentos, distribuidores, mostrador y hospitales entre otros y maneja reactivos, materiales y equipos de las mejores marcas tales como: SIGMA. HANNAPRO. SCHOTT. BAKER. HYCEL. VIRESA. FELISA. SANOFI. MONTIEL. Por lo tanto, por ser una empresa líder en el ramo de la venta de instrumentos para laboratorio, es de gran importancia hacer hincapié en la administración que lleva a cabo ya que es factor importante para que la empresa siga en pie y 10

12 recibiendo mayor porcentaje de utilidad y para que esto tenga alcance debe de existir un control de inventario que se desarrolló durante el lapso de la estadía. II.V. Organigrama: 11

13 III. Justificación. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa que es obtener utilidades. Es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es pocas veces atendido, sin tenerse registro, una persona responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero estresante tarea. La obtención de las utilidades reside en la mayor parte de los casos de las ventas y si la función no reside con eficiencia por consecuente ventas no tendrá el material suficiente para surtir a la cartera de clientes y este se inconformará. Nuestro país está en constante crecimiento de su sector productivo lo que ha orillado a que todas las empresas tengan que mejorar sus niveles de competitividad y para que la empresa COCIBA se posicione dentro del estado de Querétaro, entre las estrategias a implementar es indispensable el mejor desarrollo de un plan Control de Inventario, del cual actualmente la empresa no cuenta a grandes rasgos y se requiere para el mejoramiento de su capital y así lograr los objetivos planteados. El Control de Inventarios es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para dar fluidez al momento de realizar el inventario o un cierre de ejercicio. 12

14 Es de gran importancia observar y saber cuándo se tiene que realizar el Control de Inventarios, por ejemplo, se puede realizar cuando se recibe entrada de material y salida con la ayuda de software.. IV.Objetivos. El control de inventario tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos, en este caso que el inventario físico cuadre con el inventario del software, o sea la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Se realizó un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. En el proyecto se desarrolla una técnica para mejorar el Control de Inventario por medio del software con el que trabaja la empresa (ADMINPAQ), es decir que: El control de almacén sea eficiente. Es importante lograr que el software se maneje por todos los departamentos para lograr exactitud en el momento de realizar un inventario semestral y el del cierre de ejercicio. 13

15 El material físico cuadre con el software. El departamento de Ventas puede checar con seguridad que el producto solicitado por los clientes este en realidad en existencia. V. Alcances El alcance del presente proyecto es que los departamentos de COCIBA: Ventas, Cotizaciones, Facturación, Compras, Almacén, Contabilidad, Crédito Y Cobranza y Gerencia Administrativo hagan de su conocimiento y consulten los lineamientos y procedimientos para que lleven a cabo la actividad de inventario conforme está en el presente documento y así poder mantener un equilibrio en el Control de Inventarios. Dentro de la actividad del inventario no existieron percances que pudieron haber impedido el proceso que se describe en el presente proyecto, sin embargo, existieron diferencias al realizar el cierre de inventario por lo que se tuvo que reiterar los productos que tuvieron diferencias físicas contra las del sistema. Fue necesaria la ayuda de un Ingeniero en Sistemas computacionales para llevar a cabo el inventario, con el fin de apoyar con las deficiencias que pudieron presentar con el sistema. Elementos del concepto: 1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. 14

16 2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. VI. Justificación teórica RECURSOS DE LA EMPRESA Para que las empresas realicen sus actividades fundamentales necesita de recursos que optimizados, le permitan alcanzar sus objetivos, dentro de las necesidades que tiene se encuentran: Recursos Humanos. Contar con individuos que tengan las capacidades, habilidades y destrezas para desempeñar adecuadamente su trabajo con un proceso optimo de integración, seguido por una capacitación idónea y un proceso de mantenimiento. Recursos Financieros. Los recursos monetarios le permiten a la empresa tener acceso a los demás recursos, ya sea mediante dinero propio u obtenido mediante algún financiamiento. Recursos Materiales. Son los bienes que contribuyen a la realización de las actividades de la empresa, dentro de los que podemos encontrar: activos fijos, materia prima, instalaciones, equipos etc. 15

17 Recursos Técnicos. Comprende el establecimiento y uso de procesos, procedimientos, métodos de trabajo, tecnología etc. Cociba cuenta con ADMINPAQ Y CONTPAQi, Software que están entrelazados para varias funciones entre ellas el Control de Inventarios lo cual tendrá mayor fluidez al momento del cierre de ejercicio. Cuando se pide y llega mercancía se da de alta tales productos con determinados prefijos y código para poder localizarlos con facilidad, así mismo el proveedor nos envía listas y cotizaciones de precios y estos se dan de alta en ADMINPAQ, sin embargo, muchas de las veces los precios varían en las cotizaciones que se les entregan a nuestros clientes ya que se presentan descuentos y promociones. La necesidad de contar con un resguardo de lo que requiere la sociedad, ha sido paralas empresas, las organizaciones y toda área donde exista demanda de productos o servicios una forma de administrar los recursos evitando una ruptura de inventario, es decir que no esté disponible un producto. Por lo tanto es necesario un adecuado balance entre las necesidades de la sociedad y el nivel de inventario y para mantener un control de inventarios adecuado es necesario conocer las definiciones y sobre todo tener una idea de los elementos que integran los inventarios. Para gestionar bien los inventarios de debe definir perfectamente: La mercancía a pedir. 16

18 La fecha de pedido. El lugar de almacenamiento. La manera de evaluar el nivel de los stocks. El modo de reaprovisionamiento.. GARCIA, Munich. (1190). Fundamentos de la Administración. Pag.16 México: Editorial TRILLAS. 17

19 VII.Plan de actividades. A continuación se presenta una Grafica de Gantt la cual contiene el plan de actividades a realizar por Semana. Actividad Portada Autorización Resumen Abstrac Índice Introducción Antecedentes Justificación Objetivos Alcances Fundamentación Teórica Plan de actividades Rec. Materiales y humanos Desarrollo del proyecto Resultados obtenidos Análisis de riesgo Conclusiones 18

20 VIII. Recursos Materiales, Financieros. En este capítulo se presenta la lista de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, la cual incluye recursos humanos, el equipo y la herramienta que se requiera para garantizar los resultados programados. Se requiere de recursos: VIII.IRecursos Materiales: Se necesita de estos recursos para facilitar la actividad de inventario. Computadora con software Cuaderno y pluma Stickers Escáner VIII.II.Recursos humanos: Todos los departamentos participan para concluir el inventario trabajando por equipos de dos, los empleados restantes daban apoyo para otras actividades como reiterar que las etiquetas fuesen las correctas. Departamento administrativo Departamento de Contabilidad Crédito y cobranza. Departamento de Compras Departamento de Facturación y Almacén Departamento de Ventas Cotización 19

21 VIII.III. Recursos Económicos: o Ninguno. I. Desarrollo del proyecto. Software que utiliza la empresa. AdminPaq y ConPaqi Son software conocidos por la mayoría de las empresas ya que agiliza y simplifica el trabajo porque contiene los procesos de la gestión empresarial tales como pedidos, remisiones, facturas, compras, cuentas por pagar y cobrar e inventarios. Consulta y despliega toda la información de los catálogos que maneja la empresa.otra de sus grandes ventajas es que exporta a Excel información de los clientes, proveedores, almacenes, facturas, productos etc. O únicamente ver los reportes eligiendo cual es el lapso que se desea ver. En AdminPaq se puede ver por medio de reportes la existencia de productos por su unidad lo que permite fluidez al momento de dar un servicio al cliente o también se puede exportar a Excel y es recomendable realizarlo a diario.ahorra tiempo al integrarlo a otros procesos o al software ContPaqi ya que genera las pólizas automáticamente. Desde el almacén digital relaciona en la contabilidad los documentos fiscales recibidos así, evitando la duplicidad y el mal manejo de los mismos. Otro punto importante al integrarse al ContPaqi se contabiliza el costo de lo vendido y también recibe la información del pago de clientes y proveedores para acutalizar automáticamente las cuentas por cobrar y por pagar. 20

22 I.I. Políticas del control de inventario. No se deben de elaborar facturas y remisiones o extender cualquier otro documento que altere el sistema durante el proceso del inventario, si es demasiado urgente es necesario pedir autorización por parte del departamento administrativo. El departamento de compras no realizará pedidos o si llegan productos no se subirán al sistema, sin embargo se guardaráeste stock en otra parte para poder dar de alta después de terminar el proceso del inventario. El departamento de ventas que es el primer filtro para darle servicio al cliente también deberá de bajar, sin embargo se debe de estar al pendiente de la atención al cliente. En cuanto el inventario este 100% cuadrado se podrá utilizar ADMINPAQ Y CONTPAQI I.II Procedimiento para el control de inventario selectivo. I.II.I Objetivo. La toma de inventario selectivo se realiza diario con el fin de dar fluidez al inventario semestral, este se realiza por cada producto de una sola marca. También es útil para observar cada mes cual es el producto que es más vendido y así realizar un stock que sea rotatorio y dar un mejor servicio al cliente al solicitarlo así, ya no espera días para que llegue el producto. 21

23 1. Contabilidad exporta de ADMINPAQ a Excel los movimientos del producto seleccionado y entrega dicho documento al responsable del almacén. 2. El almacenista recibe las hojas y verifica las existencias que están físicamente contra las que da el sistema. 3. Por último contabilidad recibe las hojas de almacén y verifica el resultado, si hay diferencias se debe de verificar nuevamente extendiendo un kardex, aunque también se deben de considerar las entradas y salidas ficticias en caso de las facturas por adelantado ya que alteran el inventario. I.II.II Diagrama de flujo de inventario selectivo. 22

24 I.III Procedimientos para la toma del inventario semestral. I.III.I Objetivo. Mejorar e implementar un procedimiento que sea exacto en su volumen y determinar que producto circula más para que el departamento de compras maneje un stock considerable con el fin que el cliente no espere días o semanas a que el producto llegue. Otro punto importante a considerar es dar un reporte financiero que arroje información sobre la utilidad realmente esta obteniendo la empresa. 1. Asignar el personal que será el responsable de la toma de inventario Todo el personal de la empresa debe de estar presente pero el departamento de ventas debe de estar al pendiente de los clientes. Es considerable e importante que el personal de COCIBA esté presente durante la toma de inventario y trabajar en equipo de esta manera la actividad será de manera fluida y debe de durar un máximo de 2 días. Se dividirán en equipos de dos para realizar el conteo físico. 2. Almacén. Almacén debe de estar debidamente ordenado por marca y presentación de cada uno de los productos y en cada anaquel una etiqueta que indique la descripción de cada lote, el encargado de esta actividad es el almacenista. 23

25 3. Departamento de Facturación. El departamento tiene prohibido realizar facturas, entradas y salidas de material y extender remisiones durante el proceso del inventario ya que puede afectar las existencias físicas y las del sistema. Días antes, el departamento debe de sacar todos sus pendientes y no tener productos pendientes por entregar en el termómetro. 4. El sistema. Exportar del software ADMINPAQ el listado del inventario semestral, dicho documento debe de contener las remisiones, lotes, caducidades, series y pedidos, también es importante verificar si existen elementos que afecten el inventario como lo es la factura por adelantado ya señalado en el punto anterior. 5. Congelar existencias. Se debe de congelar las existencias en el software ADMINPAQ para poder realzar el conteo físico ya que el stock esta en constantemente movimiento lo cual impide que sea exacto el inventario. 6. Conteo físico de almacenes. El personal asignado para el conteo físico deberá de realizarlo cotejando los dos almacenes, es decir, habrá 2 equipos asignados, uno contando el almacén de reactivos y el numero dos contando el almacén de consumibles y viceversa para cotejar si hay diferencias, al momento de realizar el conteo los do equipos deben de dejar en el lote el numero de productos que contaron para que el segundo equipo que cuente cheque si en realidad esta esa cantidad de 24

26 productos, posteriormente cotejarlo de nuevo pero esta vez contra el archivo exportado del ADMINPAQ, en caso de que existan diferencias revisar el motivo físicamente y contra el reporte en Excel. Es tan importante sacar las entradas de las facturas por adelantado y guardar las remisiones para no tener problemas en la toma de inventario y no duplicar pedidos, sobre todo comunicación en todos los departamentos. I.III.III Diagrama de flujo de inventario semestral. 25

27 . Resultados Obtenidos Todas las empresas sin importar de que tamaño sean deben de tener comunicación para poder fluir y hacer más eficiente el desempeño y trabajo, durante el proceso del inventario la empresa participó con éxito y al capturar se encontraron varias diferencias, afortunadamente se checaron las diferencias de los productos revotados checando cuantas entradas y salidas existieron durante el periodo. I. Análisis de riesgos. Afortunadamente no hay limitaciones ni barreras dentro del proceso de la toma de inventario ya que únicamente se necesitó trabajo en equipo y orden durante el proceso, sin embargo es importante mantener cada departamento en orden para no atrasar los procedimientos. II. Conclusiones. Este proyecto se desarrolló dentro de COCIBA, en la cual se realizó un análisis de control de inventario, ya que no tenia un documento oficial para la toma de esta actividad, una ves listo dicha actividad, se concluyó que las diferencias que existieron fue por que daban productos con otro catalogo y al realizar facturas por adelantado y dar entrada de material ficticio, al momento de llegar no se 26

28 hacia la salida de este material por lo que también fue motivo para que existieran diferencias. Después de realizar esta actividad se procedió a checar las utilidades y el estado contable de la empresa COCIBA, actividad que esta encargada por el departamento de contabilidad. III. Recomendaciones. Se recomienda que al facturar por adelantado se apunte en un documento ya sea de papel o electrónico las entradas de los productos que no están en existencia y al llegar ese material, dicho documento ayudará a checar que producto es para hacer la salida y así no tener diferencial al momento de realizar el inventario semestral y no tomar a la ligera entregar un producto con otro catalogo aunque sea el mismo reactivo o consumible. IV. Referencias bibliográficas. GARCIA, Munich. (1190). Fundamentos de la Administración. México: Editorial TRILLAS. TERRY, George. STEPHEN, Franklin. (2001). Principios de la Administración. México. Editorial TRILLAS. 27

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