Pasos para la implementación de Magnus ERP

Transcripción

1 Pasos para la implementación de Magnus ERP 2da Edición Guía completa para principiantes.

2 Prólogo Manual de Implementación para Magnus ERP, 2da Edición. Por Estratega Sistemas. Impreso en México. Publicado por Estratega Sistemas S.A. de C.V. Esta publicación fue creada para su uso interno y esta prohibida su reproducción total o parcial con fines lucrativos o fuera de la institución. Contenido: Estratega Sistemas Editores: Enrique, Mauricio Delgado, Diseño Editorial: Mauricio Delgado. Diseño de Portadas: Mauricio Delgado. 27 de Enero del Prólogo Este manual esta dirigido a todo aquel que desee aprender a utilizar el software Magnus ERP en todos sus módulos. Convenciones, Prólogo 2

3 Índice Índice 1. Nombrar responsables por área y líder de proyecto 2. Codificación y clasificación de productos 3. Alta de catálogos 4. Alta de movimientos de CxC y CxP 5. Diseño de formatos de trabajo 6. Alta de órdenes 7. Captura de Inventario Físico 8. Control de Movimientos al Inventario 9. Captura de Pedidos 10. Captura de s 11. Captura de Facturas 12. Interface Contable } 3 Índice

4 Nombrar responsables por área Detalle de la ICE-001 Nombrar responsables por área y líder de proyecto Capacitar en el sistema Administrativo Magnus al total de usuarios finales y nombramiento de líder de proyecto. 9 Horas de capacitación Tener personal capacitado, Identificar los alcances del sistema dentro de la empresa y orientar a los usuarios a lograr la implementación, siempre el avance y control del proyecto a cargo del líder Aula, Equipo de Computo, Documentación Curso de Capacitación Instructor Personal de la Empresa La captura dentro del sistema se puede llevar a cabo de inmediato. Cambios en la mecánica de operación de la empresa. Siempre para mejorar. Los usuarios sugieren mejores procesos a los actuales. Se establecen claramente los alcances del sistema dentro de la empresa. Se tiene una postura crítica a la implementación del sistema. Parte 1, Nombrar responsables por área 4

5 Codificación y clasificación de productos Detalle de la ICE-002 Codificación y clasificación de productos. Crear los catálogos base de operación con la clave y clasificación de los productos terminados, materia prima, materia prima en tallas, fracciones y procesos que mejor se acomode al uso de la empresa, crear el catalogo de clientes y proveedores con las clasificaciones necesarias para la obtención de resultados y su relación con las cuentas contables, para optimizar la transferencia de información entre los sistemas. 16 Horas. Crear un catalogo de productos, clientes y proveedores que se adapte lo mismo a las necesidades de control de almacén, disminución de tiempos de captura contable, requerimientos del departamento de compras y orientar al departamento de ventas a detectar los nichos de mercado y productos con mejor operación, en resumen a orientar el uso del sistema a los resultados y no a la actividad Equipo de Computo Catálogos en Excel Personal de almacén, ventas, compras, contabilidad y administración. Catálogos listos para su captura dentro del sistema Metodología de la nomenclatura para la codificación de los catálogos Información y resultados previstos desde antes del inicio de operaciones Se evitan errores de re-procesos al considerar todas las interfaces desde un inicio 5 Codificación y clasificación de productos, Parte 2

6 Alta de Catálogos Detalle de la ICE-003 Alta de catálogos. Captura dentro del sistema de todos los datos correctos de clientes, proveedores, líneas de productos, productos, clasificaciones, zonas, esquemas de impuestos, cuentas contables y unidades, etc.. 4 Horas Tener la información del sistema lista para el inicio de operaciones por parte de los usuarios finales. Sistema CEDIS Equipo de Computo Catálogos en Excel Personal de captura Catálogos base de la información que permita el inicio de operaciones Información lista y orientada a la toma de decisiones. Perfiles de operación del sistema a los usuarios Parte 3, Alta de Catálogos 6

7 Alta de Movimientos Detalle de la ICE-004 Alta de movimientos de CxC y CxP. Iniciar operaciones con los saldos correctos de clientes y proveedores, capturando los movimientos actuales que generen el saldo correcto y los vencimientos de los documentos y su continuidad en el tiempo. 10 Horas Lograr el control de los saldos de clientes y proveedores a la brevedad posible dentro de la empresa y su actualización continua, para la toma de decisiones. Equipo de Computo Saldos actuales de CXC y CXP por documento Personal de Producción Consulta de saldos por cliente o proveedor Primera actividad continua que se logra dentro de la empresa que comienza a dar resultados. 7 Alta de Movimientos, Parte 4

8 Diseño de Formatos Detalle de la ICE-005 Diseño de formatos de trabajo. Diseñar los documentos de trabajo que permitan a la empresa la impresión de documentos en línea desde el sistema ejemplo: órdenes de compra, recepciones, vales de salida, pedidos, facturas, remisiones y cualquier documento que sea generado dentro del sistema. 8 Horas Disponer de formatos de impresión ligados a las actividades y procesos de la empresa optimizando los tiempos y cumpliendo con los requerimientos del personal. Muestra de documentos actuales Personal de Administración Formatos a la medida de las necesidades Optimizar tiempo de impresión Impresión en línea con la actividad Parte 5, Diseño de Formatos 8

9 Alta de Documentos Detalle de la ICE-006 Alta de órdenes de compra y recepciones. Captura en línea de las órdenes de compra y recepciones dentro del sistema, en línea con las actividades de la empresa e iniciando las operaciones de CxP e inventarios simultáneamente. 10 Horas Iniciar la actividad de generar órdenes de compra directamente dentro del sistema, la recepción de materiales y el control de las CxP e inventarios ligadas a esta operación. Productos a solicitar al proveedor Formato de impresión a llenar Personal de Compras Requerimientos de compra bajo control Control de cuentas por pagar en línea con las compras. de operaciones de control de inventario 9 Alta de Documentos, Parte 6

10 Captura de Inventario Detalle de la ICE-007 Captura de Inventario Físico. Conteo físico de las existencias en el inventario de materia prima y producto terminado y su captura dentro del sistema para iniciar el control de las operaciones de movimiento al inventario. 3 Horas Iniciar el control de las existencias de los productos en el inventario basados en un conteo real y a partir de ese conteo hacer coincidir las existencias físicas con las del sistema de manera permanente. Listado de productos a contar Microsoft Excel Formato para generar archivo de captura Personal de Almacén Existencias cuadradas Control de entradas y salidas del almacén Verificación de existencias contra real Parte 7, Captura de Inventario 10

11 Control de Movimientos Detalle de la ICE-008 Control de Movimientos al Inventario. Control de los movimientos al inventario generados automáticamente con la operación de compra - venta y registro de los movimientos adicionales del almacén. 12 Horas Registro de las operaciones del kardex para evitar la captura de información a destiempo la confusión entre claves de producto, la entrega o recepción equivocada de mercancía a los almacenes que no esté sustentada por un movimiento. Documento que indique una operación del almacén Hoja de kardex manual para el comparativo de productos al menos de los mas representativos Personal de Producción Historial del kardex producto Control de existencias del producto. Calculo de stocks máximos y mínimos y punto de rotación, administración de áreas. 11 Control de Movimientos, Parte 8

12 Captura de Pedidos Detalle de la ICE-009 Captura de Pedidos. Registro de los pedidos de los clientes, con fecha de captura, entrega, relacionando a un vendedor y la cantidad de producto solicitado detallando los precios de venta. 3 Horas Planear la fabricación o la compra de los productos según los requerimientos causados por la venta para optimizar los inventarios y disminuir en lo posible la inversión en producto de baja circulación. Hoja de pedidos Personal de ventas Registro electrónico de los pedidos Requerimientos de producto de los pedidos para la planeación de la producción y compra. Análisis de Stock máximos y mínimos. Parte 9, Captura de Pedidos 12

13 Captura de Remisiones Detalle de la ICE-010 Captura de Remisiones. Registro de las entregas por Remisión a los clientes, con fecha de captura, entrega, relacionando a un vendedor y la cantidad de producto entregado detallando los precios de venta. 3 Horas Controlar las salidas del almacén originadas por entregas a los clientes para su posterior facturación, es recomendable que estas entregas sean elaboradas por personal de oficina y entregadas físicamente por personal de almacén. Hoja de entrega Personal de ventas Registro electrónico de las remisiones Control de movimientos en el almacén. 13 Captura de Remisiones, Parte 10

14 Captura de Facturas Detalle de la ICE-011 Captura de Facturas Registro de las Facturas a los clientes, con fecha de captura, entrega, fecha de pago y relacionando a un vendedor y la cantidad de producto entregado detallando los precios de venta. 3 Horas Emisión de facturas incluyendo la factura electrónica directamente desde el sistema, haciendo su registro de salida al almacén y del documento a cobrar, maximizando el control y disminuyendo los tiempos y errores de captura. Factura Personal de ventas Registro electrónico de las facturas Afectación automática de saldos de clientes Análisis de facturación. Parte 11, Captura de Facturas 14

15 Contabilización de documentos Detalle de la ICE-012 Contabilización de documentos. Relacionar las facturas y compras del periodo a la contabilidad respectiva. 3 Horas Interfasar la información administrativa con la contabilidad disminuyendo drásticamente los tiempos de captura y errores cometidos al trasladar la información. Facturas y Compras del periodo Personal de contabilidad Captura automática de las pólizas de compras y ventas Disminución de errores en la captura de pólizas Tiempo disponible para contabilidad. 15 Contabilización de documentos, Parte 12