Guía para el comprador del software de gestión financiera. Los 10 aspectos esenciales de una solución financiera efectiva

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1 Guía para el comprador del software de gestión financiera Los 10 aspectos esenciales de una solución financiera efectiva

2 Tabla de contenidos Introducción Capacidades principales de la gestión financiera Gestión de flujo de caja...4 Gestión de reconocimiento de ingresos e ingresos recurrentes...4 Planificación financiera y generación de informes...5 Gestión de activos fijos Gestión de inventario, ejecución del pedido y envío integrados Costo total de propiedad bajo y mayor facilidad de uso Un proceso optimizado de gestión de pedidos Procesos del ciclo de aprovisionamiento Gestión del proceso de Recursos Humanos Inteligencia de negocios Gestión de negocios global y multiempresa Adaptabilidad a modelos de negocios específicos Gestión de contratos y contabilidad de proyectos Conclusión NetSuite R0812

3 Introducción La gestión financiera de su empresa es la columna vertebral de su negocio y un aspecto fundamental para la salud y viabilidad a largo plazo de su empresa. Aun así, suele ser necesario postergar el enfoque en la rentabilidad durante los períodos de aumento de los ingresos y crecimiento. Para continuar aplicando el rigor financiero necesario a fin de apoyar el crecimiento rápido, el departamento de contabilidad debe contar con las herramientas adecuadas para desempeñar su trabajo de la manera más eficiente posible. Si no cuenta con las herramientas necesarias para manejar los requisitos legales y del negocio de una empresa de alto crecimiento, el personal de contabilidad pierde tiempo en tareas manuales y repetitivas al cerrar los libros cada mes y usted termina contratando personal temporario adicional para que se encargue de esta tarea. Cuando el departamento financiero basa su desempeño en hojas de cálculo y soluciones temporales, usted sabe que es hora de actualizar la solución de gestión financiera. Los períodos de cierre financiero y las preparaciones de auditorías llevan varias semanas para completarse; además, las ventas que se producen el último día del trimestre con frecuencia no ingresan en el sistema, por lo cual no se reconocen como ingresos a tiempo. Los procesos financieros esenciales, como el manejo de la consolidación financiera, la tributación multiestado y nacional, y la generación de informes basados en múltiples monedas se convierten en un freno enorme para la productividad de todo su departamento y poseen una multiplicidad de errores. Al sumar requisitos legales, como el reconocimiento de ingresos y las normas contables que cambian continuamente de los distintos países en que opera, las presiones aumentan. Si alguno de estos escenarios le resulta familiar, es hora de analizar en profundidad la manera en que sus sistemas de negocios existentes están afectando la rentabilidad de su empresa. Esta nota técnica describe los 10 aspectos esenciales de un sistema de gestión financiera completo y la manera en que la solución adecuada puede ayudarle a mantenerse actualizado en un mundo de negocios en continuo cambio. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 3 14

4 1. Capacidades principales de la gestión financiera Funciones de contabilidad Todo sistema de gestión financiera debe contar con funciones de contabilidad básicas, como libro mayor, cuentas a cobrar y cuentas a pagar, y un historial de auditoría incorporado. Más allá de las funciones de contabilidad básicas, su sistema de gestión financiera debe ser extensible para poder adaptarse al crecimiento futuro a la vez que permita prestar atención a los resultados finales. Por ejemplo, Hard Dollar, una empresa de arquitectura y diseño, pudo obtener un crecimiento en las ganancias del 278 % al año gracias al sistema de gestión financiera en la nube de NetSuite, a la vez que redujo los costos administrativos en un 20 %. Si su empresa se está expandiendo rápidamente, usted necesita que el sistema de gestión financiera permita provisionar una cantidad ilimitada de cuentas y subcuentas del libro mayor. Debe permitirle definir sus propios períodos contables y cerrar componentes individuales por separado a fin de cumplir con las necesidades de las subsidiarias y las divisiones internacionales nuevas que incorpore. Y, por último, debe contar con un plan de cuentas predefinido para una amplia variedad de industrias a fin de colaborar con una implementación más rápida. Sin estas funciones contables esenciales, se hace muy difícil para el personal de finanzas controlar la enorme cantidad de centros de costos dentro de la empresa y garantizar que se está operando dentro del presupuesto asignado. Por ejemplo, Digital Check, un fabricante, pudo crecer un 350 % en seis años sin la necesidad de agregar nuevo personal al adoptar la solución financiera de NetSuite. Gestión de flujo de caja Uno de los aspectos clave para gestionar su estado financiero es su capacidad para controlar el flujo de caja con detenimiento y regularmente. Cuando su empresa crece rápidamente, es probable que deba enfrentar costos inesperados de permisos, licencias, materias primas, equipos, trabajo por contrato extendido y acuerdos con proveedores, entre otros. Estas inversiones con frecuencia requieren pagos por adelantado considerables y una planificación financiera inteligente para mantener un flujo de caja positivo. Si no hay suficiente efectivo disponible para cumplir con alguna de estas obligaciones, la empresa podría verse afectada, su crecimiento podría verse amenazado e incluso podría quedar expuesta a responsabilidades legales. Para poder evitar estas posibles dificultades, es fundamental mantener un equilibro entre los flujos de entrada y los flujos de salida de efectivo. El sistema de gestión financiera debe permitirle realizar un análisis del flujo de caja para poder examinar los componentes del negocio que afectan el flujo de caja, como las cuentas a cobrar, el inventario, las cuentas a pagar y las condiciones de crédito, entre otros. Al realizar un análisis del flujo de caja de estos componentes individuales, podrá identificar más fácilmente los problemas de flujo de caja y las oportunidades de mejora. La visibilidad en tiempo real es importante cuando se trata de tomar decisiones informadas en el momento oportuno. Cuando se puede acceder a la información de manera instantánea, prácticamente desde cualquier lugar, sin desperdiciar recursos en la extracción de datos y sin tener que unir datos de fuentes diferentes, los empleados pueden tomar decisiones más precisas y más rápidas. Al contar con una mayor visibilidad en tiempo real de los flujos de caja mediante paneles de control detallados e indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés), usted será alertado de las discrepancias y situaciones de indicador rojo mucho antes. Gestión de reconocimiento de ingresos e ingresos recurrentes Administrar un negocio con un flujo de ingresos predecible se hace difícil cuando se está en las primeras etapas del crecimiento, debido a que hay una gran cantidad de incertidumbres en relación con la adquisición de nuevos clientes. No obstante, una vez que se establece una base de clientes estable, se debe centrar el interés en obtener ingresos continuos de estos clientes y en aumentar el valor de los clientes para potenciar su siguiente etapa de crecimiento. La estrecha coordinación entre finanzas, ventas y servicio es necesaria para identificar los flujos de ingresos recurrentes y definir los períodos de imputabilidad de los servicios prestados y cuándo pueden reconocerse los ingresos en los balances generales de su empresa. Su sistema de gestión financiera debe poder manejar e informar sobre estos diversos escenarios de ingresos recurrentes. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 4 14

5 A la hora de identificar posibles flujos de ingresos recurrentes, es imprescindible conocer el costo de servicio de su empresa. El sistema de gestión financiera debe tener la capacidad para modelar de manera precisa diferentes escenarios de imputabilidad y manejar los costos directos e indirectos del cliente, es decir, los costos de adquisición, servicio y entrega de productos, así como también determinar cuáles son los segmentos de clientes que impulsan un margen y cuáles no. El antiguo adagio de que el 20 % de los clientes genera el 80 % de las ganancias es particularmente importante en el caso de los ingresos recurrentes, debido a que el 80 % restante de clientes que se encuentran en el umbral de equilibrio o generan pérdidas, puede generarle un costo año tras año, a menos que ajuste la rentabilidad en toda su base de clientes.también es importante tener a disposición buenos procesos de reconocimiento de ingresos. La infraestructura de facturación debe tener la capacidad de manejar esquemas de precios múltiples para clientes diferentes. Puede administrar diferentes condiciones de pago, ya sea mensual, trimestral o anualmente, y facturar a los clientes por adelantado, posteriormente o mediante el prorrateo en meses parciales. El uso de hojas de cálculo puede descontrolarse rápidamente y los planes de facturación diferentes o extraordinarios pueden generar confusión y errores de facturación. Un sistema de gestión financiera con capacidades sólidas de facturación garantiza que usted pueda administrar los planes de facturación basados en la suscripción de manera sencilla y precisa. Incluso puede hacer que la facturación se convierta en un diferenciador competitivo al permitirles a los clientes modificar sus planes de facturación y opciones de pago, mejorando así la satisfacción del cliente y reduciendo la deserción. Con NetSuite, todos nuestros datos tienen una precisión absoluta, se presentan en tiempo real y están disponibles con solo un clic. NetSuite ha modificado enormemente nuestra manera de trabajar. Asociación de Arboricultura Si bien los procesos de facturación son de gran ayuda en el reconocimiento de ingresos, un sistema de gestión financiera también debe ayudarle a cumplir con las reglas del FASB, la SEC y el AICPA en materia de reconocimiento de ingresos. Su sistema financiero debe contar con soporte incorporado para reglas clave de reconocimiento de ingresos, como SOP 81-1, SAB 101, EITF 00-21, EITF y EITF 09-03, para permitirle reconocer los ingresos para ventas de múltiples elementos y reconocerlos a tasas diferentes. Estas nuevas reglas de reconocimiento de ingresos traen consigo todo un conjunto de cálculos complicados que el personal de finanzas debe realizar. Un sistema de gestión financiera que incorpora soporte para el reconocimiento de ingresos flexible garantizará que su personal reduzca su dependencia de múltiples hojas de cálculo y procesos manuales propensos a errores. Un sistema de este tipo ayuda a garantizar que obtenga una visibilidad clara y un control continuo de todos los aspectos del proceso de reconocimiento de ingresos, y que tenga la capacidad para administrar y reconocer diferentes tipos de ingresos, tales como los ingresos basados en el tiempo, el porcentaje de finalización y según eventos, entre otros. El soporte para estas nuevas reglas de reconocimiento de ingresos es especialmente importante porque las nuevas normativas pueden permitir a las empresas reconocer los ingresos de manera mucho más temprana. Antes de la llegada de estas nuevas normativas, si usted no podía determinar el valor razonable de alguno de los artículos que formaban parte de una venta, debía diferir los ingresos de dicho artículo hasta que se entregara en algún momento futuro. Sin embargo, estas nuevas normativas le permiten aplicar un precio de venta estimado (ESP, por sus siglas en inglés) a los artículos que aún no se han entregado y reconocer los ingresos mucho antes. Por lo tanto, producen un impacto material en sus ingresos y, en consecuencia, son muy importantes para los resultados finales. Planificación financiera y generación de informes A fin de poder planificar y pronosticar con precisión los costos futuros en relación con diversas iniciativas, el sistema de gestión financiera debe otorgarle una visibilidad profunda del estado actual de las operaciones de su empresa de modo que pueda identificar las áreas problemáticas. La planificación financiera implica recopilar datos provenientes de distintos departamentos dentro de la empresa para obtener una vista integral de las operaciones y, después, modelar diversos escenarios posibles para evaluar el impacto de estructuras de costos diferentes. Sin un sistema de gestión financiera que le permita desarrollar estas funciones fácilmente, el equipo de finanzas desperdiciará tiempo en la consolidación de datos provenientes de diversos sistemas en lugar de llevar a cabo un análisis estratégico. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 5 14

6 Al implementar NetSuite y el módulo de planificación financiera, hemos podido vincular la estrategia, la planificación y la ejecución. Podemos controlar de manera continua el rendimiento real y, a la vez, analizar rápidamente múltiples escenarios posibles, lo cual nos permite ser más ágiles y eficientes a la hora de tomar decisiones tanto tácticas como estratégicas. KANA Los informes financieros para fines de cumplimiento son de gran relevancia dado el entorno altamente regulado de la actualidad. Normativas como la Sarbanes-Oxley y los numerosos estándares de los GAAP deben cumplirse rigurosamente. En este tipo de entorno, es muy importante que los informes mensuales, los informes de rendimiento y el cierre financiero sean impecables, en caso de que deban someterse a una auditoría. Este es uno de los motivos principales por los cuales muchas empresas demoran demasiado en cerrar cada trimestre. Un sistema de gestión financiera que pueda resistir la supervisión legal, acelerar el cierre financiero y producir informes financieros clave según demanda, ofrece una enorme ventaja competitiva. Un sistema sólido también debe permitirle al personal de finanzas acceder desde hojas de entrada de datos o informes de presupuestos directamente a transacciones subyacentes, proporcionándoles una vista del negocio completa y sin precedentes. También debe permitirles a los miembros del equipo controlar las medidas financieras según su rol (ya sean controladores, directores financieros o analistas) mediante paneles de control personalizables e indicadores clave de rendimiento. En lo que se refiere a la planificación financiera, las funciones de creación de presupuestos y pronósticos se encuentran entre las primeras de la lista, principalmente por su rol central en el control de los costos. El sistema de gestión financiera debe habilitar la recopilación de datos multidimensional y automatizar la consolidación de planes de modo que usted tenga una vista clara de los costos en relación con el personal, las ventas, los bienes de capital, y más. La automatización también mejora la precisión y reduce los errores al eliminar las fórmulas y los vínculos dañados. Una mejor práctica clave dentro de la planificación financiera es comparar los datos reales con los datos planificados. Con la planificación basada en hojas de cálculo, la integración de datos reales con presupuestos, pronósticos o escenarios posibles es problemática, y el análisis de desviaciones subsiguiente es prácticamente imposible. Los sistemas de gestión financiera que cuentan con las mejores capacidades de creación de presupuestos y pronósticos integran datos reales desde el año hasta la fecha sin dificultades y le permiten desarrollar análisis de desviaciones para comparar los resultados reales respecto de los presupuestos. Gestión de activos fijos A medida que su empresa crece, probablemente adquiera una variedad de activos fijos, como equipo, terrenos e inmuebles. Es importante que pueda mantener y controlar el ciclo de vida completo de todos los activos fijos, desde su creación hasta su depreciación, revaluación y retiro, a fin de obtener una vista más clara de cómo esto afecta los resultados finales. De la misma manera, un sistema de gestión financiera debe contar con una funcionalidad de gestión de activos detallada y admitir diferentes tipos de cálculo de depreciación. Debe poder manejar activos depreciables y no depreciables, programas de mantenimiento y seguros. También debe entrelazar estrechamente el proceso de adquisición de activos con los procesos contables para garantizar que no se pierda ningún equipo. Hay varios métodos de depreciación y cada método tiene un conjunto diferente de ventajas y desventajas. Su sistema de gestión financiera debe permitirle utilizar cualquiera de los métodos de depreciación estándar, incluidos el método lineal, la declinación fija, la suma de dígitos de los años, el uso de activos e incluso sus propios métodos de depreciación definidos por el usuario. La gestión sólida de los activos fijos puede ayudarle a beneficiarse de las deducciones de impuestos relacionadas con la depreciación de los activos. Estas deducciones le ayudarán a reforzar los flujos de caja, permitiéndole reinvertir los ingresos en el negocio y crecer aún más. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 6 14

7 2. Gestión de inventario, ejecución del pedido y envío integrados Un componente esencial del control de costos consiste en garantizar que los inventarios se repongan en el momento adecuado. Cuando hay más inventarios disponibles que los necesarios, se produce un aumento en el costo de los productos vendidos (COGS, por sus siglas en inglés), lo cual, a su vez, impacta en los márgenes de ganancias de las diversas líneas de productos de su empresa. Para poder administrar los márgenes de cada producto con una vista clara de los costos de inventario, las tasas de rotación y la rentabilidad de los inventarios, un buen sistema de gestión financiera incorporará controles rigurosos de gestión de inventario y proporcionará una visibilidad completa en tiempo real de las tendencias de demanda, oferta, costos y cumplimiento. NetSuite nos permite examinar la carga de trabajo de los proveedores y les permite a nuestros clientes ver nuestro inventario. Además, nos permite controlar todo el negocio desde cualquier parte del mundo, en tiempo real. König Wheels Las capacidades clave de gestión de inventario incluyen la gestión de depósitos y lotes, el costo de entrega, la reposición según la demanda, los precios por cliente y volumen, y el inventario con múltiples ubicaciones. Realizar un seguimiento del rendimiento respecto de estas áreas le permitirá a su empresa obtener un mayor control de la reposición de inventarios y garantizar que tenga a disposición los productos suficientes para completar los pedidos anticipados, a la vez que mantiene el stock en exceso y los costos relacionados al mínimo. De esta manera, puede reducir en gran medida los costos de inventario al ajustar el control de los niveles de stock y, a la vez, aumentar la eficiencia operacional. König Wheels logró ahorrar $ al año mediante el uso de un sistema de gestión financiera con capacidades integradas de gestión de inventario a la vez que duplicó sus ventas en cuatro años. König también pudo reducir su necesidad de contar con inventario físico en un 25 % gracias a los envíos justo a tiempo. Las capacidades sólidas de gestión de inventario también le permiten realizar un seguimiento del costo específico de cada lote a medida que se compran y venden productos. Como resultado, la empresa adquiere más flexibilidad de precios dado que puede asignar precios diferentes a distintos tipos de clientes y canales de venta, tales como ventas al por mayor, al por menor y en línea. Esta estrategia le permite aumentar la base de clientes y obtener el valor máximo, a la vez que controla los costos. Además, la integración con el sistema contable de back-office le permite al personal de finanzas calcular los planes de demanda aprovechando los datos históricos y modelar la manera en que las órdenes de compra y venta esperadas afectan los niveles de inventario futuros. Si bien la funcionalidad de gestión de inventario detallada ciertamente lo ayuda a mantener un control riguroso de los márgenes, puede agregar aún más valor si está integrada con el cumplimiento y el envío. Con el inventario, la gestión del cumplimiento de pedidos y el envío integrados, puede eliminar el reingreso manual, los errores de procesamiento de pedidos y los costos de reconciliación de la información de envío. De hecho, según la empresa de análisis independiente Nucleus Research, las empresas por lo general ahorran hasta un 35 % sobre los costos de envío anuales con un único sistema de back-office integrado para el inventario y el cumplimiento. También puede reducir los errores de cumplimiento al direccionar los pedidos electrónicamente a los proveedores en los casos de envío directo y mejorar los procesos de devolución con la integración entre la gestión de pedidos y la autorización de devolución de mercancía. 3. Costo total de propiedad bajo y mayor facilidad de uso Un equipo de finanzas típico debe lidiar con diversas aplicaciones, desde la contabilidad hasta la planificación financiera, la inteligencia de negocios, la gestión de inventario y sistemas de front-office, como gestión de pedidos, gestión de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) y comercio electrónico. Su departamento de TI debe dedicar tiempo valioso a planificar, implementar, gestionar, integrar y mantener estas múltiples aplicaciones. La infraestructura de hardware, los servidores y las licencias de software que hacen un uso intensivo del capital, en combinación con actualizaciones costosas y que demandan mucho tiempo, aumentan los gastos operativos, y esos costos pueden ser difíciles de controlar cuanto más rápido se crece. Además, el personal de finanzas probablemente se encuentre disperso en varias ubicaciones y deba tener que lidiar con un cliente de red privada virtual (VPN, por sus siglas en inglés) lento y difícil de manejar para acceder a sus sistemas financieros. Su sistema de gestión de negocios principal no solo debe desarrollar funciones financieras esenciales, sino que además debe minimizar los gastos generales y ayudar a gestionar los costos. La selección de un sistema de gestión financiera basado en la nube es una manera infalible de reducir el costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de su solución. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 7 14

8 Hemos triplicado nuestra productividad, mejorado la gestión del riesgo y reducido los gastos generales de TI del comercio electrónico en más del 20 % con la adopción de NetSuite. Magellan GPS Solo mediante una solución de gestión financiera basada en la nube, su personal puede acceder a los datos fácilmente y en tiempo real, sin tener que depender de TI. Este tipo de solución es gestionada y operada por un proveedor, y todos los datos de transacciones y de clientes se alojan en el centro de datos del proveedor junto con la infraestructura de software y hardware que se necesita para ejecutarlos. Este tipo de sistema de gestión financiera se denomina de múltiples inquilinos, lo que significa que el proveedor puede alcanzar economías de escala al ejecutar la aplicación para miles de clientes en una infraestructura compartida, con una rentabilidad que un departamento individual no puede alcanzar por su cuenta. El resultado es que una aplicación financiera con múltiples inquilinos basada en la nube puede ser más del 50 % más económica que la alternativa local. De hecho, en una encuesta que llevó a cabo recientemente el Instituto de Contadores de Gestión (IMA, por sus siglas en inglés), los encuestados mencionaron el TCO más bajo como el beneficio principal de trasladarse a la nube, seguido del acceso en cualquier momento y lugar. Un estudio realizado por Hurwitz & Associates parece respaldar esta afirmación: Hurwitz descubrió que el ahorro en TCO que puede obtenerse mediante una aplicación de negocios en la nube frente a una aplicación de negocios local varía entre el 35 y el 55 %. Figura 1: Ventajas de trasladarse a la nube Por ejemplo, Magellan GPS pudo ahorrar un 20 % en los costos de TI al seleccionar un sistema de gestión financiera basado en Web como NetSuite y, al mismo tiempo, triplicó su productividad de canal de venta. Un beneficio adicional de los sistemas de gestión financiera basados en la nube es que hay una única versión de la aplicación. Esto significa que el departamento de finanzas recibe actualizaciones y funcionalidades automatizadas (como compatibilidad con los cambios contables y legales más recientes) sin tener que llevar a cabo procesos de actualización y aplicación de parches que son engorrosos y consumen mucho tiempo. También significa que las personalizaciones que se realizan en el sistema no se pierden durante las actualizaciones automáticas y el departamento de TI no debe asumir la tarea de volver a implementarlas. Como resultado, su proveedor se encarga de un proceso de actualización sin interrupciones, de manera tal que su departamento de finanzas operará siempre con el software y el hardware más recientes. Con un sistema de gestión financiera basado en la nube, los empleados tienen acceso a sus sistemas en cualquier momento y cualquier lugar, mediante un navegador web. Esto le permite al personal de finanzas tener acceso continuo a información fundamental, como efectivo disponible, flujos de caja, pasivos, deudas, márgenes de ganancias, y más. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 8 14

9 Pensábamos que 2009 sería un año de pérdidas, pero finalizó con un crecimiento anual importante. Ahora tenemos más de 20 millones de lectores mensuales, y gran parte de ese éxito proviene de nuestra eficiencia operacional mejorada. Gawker Media 4. Un proceso optimizado de gestión de pedidos Una clave para mantener el control de los resultados finales es asegurarse de que los procesos de negocio principales puedan escalar de manera eficiente a medida que continúa creciendo. En caso de no hacerlo, se puede poner en riesgo la capacidad para aumentar la demanda de ganancias a medida que crecen los ingresos. Dado que las empresas crecen rápidamente, el ciclo de gestión de pedidos es una de las primeras áreas donde se exponen estos puntos débiles en crecimiento; y un proceso de gestión de pedidos manual e ineficiente, puede resultar costoso y generar grandes dificultades en el servicio al cliente y en el reconocimiento de ingresos. Cuando los representantes de ventas convierten un cliente interesado en un cliente y efectúan un pedido, esa información por lo general debe transferirse a otras bases de datos para procesar el cumplimiento de la gestión de pedidos, actualizar la información contable, completar los registros de clientes y calcular y pagar las comisiones. Sin sistemas eficientes de gestión de pedidos es probable que no pueda captar esta información en los sistemas contables a tiempo para el cierre del trimestre, lo que puede derivar en informes imprecisos, reducción de ingresos y representantes de ventas insatisfechos debido a los retrasos en el pago de comisiones. Además, los empleados pierden mucho tiempo reescribiendo datos de un sistema a otro, y los costos aumentan continuamente debido a que se necesita contratar y pagar horas adicionales a nuevos miembros de personal y contratistas para que se encarguen de las demandas de procesamiento de pedidos. Una vez que se ha colocado un pedido en el sistema de gestión de pedidos, debe asegurarse de que los clientes provean el pago a tiempo y de que el número de fechas de ventas pendientes (DSO, por sus siglas en inglés) no aumente tanto como para generar cancelaciones de pedidos o la insatisfacción del cliente. Un sistema que integra los procesos de front-office y back-office e incluye la gestión de pedidos incorporada le permite a la empresa reducir los costos y el papeleo innecesario al hacer posible que el personal pueda convertir oportunidades cerradas en pedidos con solo unos clics. También le proporciona al equipo ejecutivo y de finanzas una perspectiva mucho más precisa y oportuna del rendimiento del negocio. Al optimizar y acelerar el ciclo de gestión de pedidos, su empresa puede beneficiarse de flujos de caja mejorados, como ocurrió con Gawker Media. Dicha empresa utilizó NetSuite para integrar sus procesos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar, y pudo reducir los costos de contabilidad en un 20 %. Gawker también integró sus procesos desde el pedido hasta las cuentas a pagar a fin de maximizar el efectivo disponible. Otra empresa, Outback Toys, aceleró su proceso de gestión de pedidos en un 25 %, a la vez que ahorró $ al año e hizo crecer el negocio en un 33 % con NetSuite. Nucleus Research descubrió que los clientes que utilizaban la funcionalidad automatizada de la cotización al efectivo de NetSuite, por lo general podían reducir el tiempo que llevaba este proceso en un 50 %. 5. Procesos del ciclo de aprovisionamiento Todas las empresas necesitan comprar servicios y equipo. Si no cuentan con procesos rigurosos de compra y aprobación, corren el riesgo de que los empleados incurran en gastos no planificados que pueden afectar los resultados finales. Un sistema de gestión financiera que administra el proceso completo del ciclo de aprovisionamiento le otorga visibilidad de todas las áreas de gastos, de modo de que usted pueda identificar y rectificar rápidamente los costos fuera de control y encontrar oportunidades de ahorro. También puede crear un historial de auditoría de compras completo que garantice la determinación de responsabilidad. Otro beneficio de contar con un proceso optimizado del ciclo de aprovisionamiento es el ahorro de tiempo y la eliminación de errores gracias a la automatización de todo el proceso, a través de la compra, la recepción y las cuentas a pagar. Cuando los empleados del departamento de finanzas pueden realizar un seguimiento del estado de los requerimientos de compra y los pedidos por medio de la funcionalidad de autoservicio que elimina los formularios en papel y los errores relacionados, se liberan y pueden concentrarse en actividades que colaboran con el crecimiento de la empresa y, a la vez, mejoran los resultados finales. Un beneficio adicional de la automatización es que las nuevas órdenes de compra se generan automáticamente una vez que se ha alcanzado el punto de nuevo pedido para un determinado bien o materia prima. En lugar de tener que distraer al personal que está trabajando en los proyectos para que revise órdenes de compra y cantidades de pedido anteriores, y genere una nueva orden de compra; las órdenes de compra pueden activarse de manera automática mediante el sistema de gestión financiera. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 9 14

10 Uno no puede crecer si pasa todo el tiempo en el departamento del auditor. Dado que somos una empresa financiada por capital de riesgo, la transparencia y la precisión en el reconocimiento de ingresos que proporciona NetSuite nos resulta fundamental. Eloqua Una vez que las órdenes de compra han sido generadas, los proveedores que suministran bienes o servicios a su empresa deben cobrar. El personal de finanzas deberá confirmar con el departamento de cuentas a cobrar si los servicios o bienes se entregaron según lo pactado y, solo en ese caso, autorizar a cuentas a pagar a liberar el pago al proveedor. Todas estas actividades consumen ciclos valiosos que el personal de finanzas podría dedicar a otras operaciones y procesos financieros importantes. La integración de las cuentas a cobrar con las cuentas a pagar garantiza que se entregue el pago a los proveedores en tiempo y forma. 6. Gestión del proceso de Recursos Humanos Sus empleados conforman el activo más valioso de su empresa; sin ellos, simplemente no puede alcanzar sus objetivos de crecimiento. No obstante, existe una gran cantidad de costos de infraestructura asociados con cada empleado y es importante minimizarla. La gestión de recursos humanos básica, como la gestión de incorporaciones, nómina y gastos, puede convertirse en una montaña de hojas de cálculo cada vez que el departamento de Recursos Humanos provee información al personal de finanzas. El cálculo de parámetros, como salarios, retenciones, deducciones y acumulaciones de días por enfermedad y vacaciones, puede consumir varias horas por semana y requerir el uso de procesos manuales propensos a errores que se ejecutan principalmente mediante hojas de cálculo y saltando entre diversas aplicaciones aisladas. Para que el personal de finanzas determine con precisión lo que los empleados cuestan para la organización, es necesario integrar esta información con el sistema contable. Además, un sistema de nómina debe calcular ganancias, deducciones, contribuciones de la empresa e impuestos automáticamente. Este sistema de nómina también debe automatizar toda la gestión de impuestos y presentación fiscal, proporcionar opciones de depósito directo a los empleados y facilitar la nómina sin papeleo. De este modo, se optimizan todos los procesos de nómina, se eliminan los procesos manuales y repetitivos y, como resultado, se ahorra dinero. Otro aspecto estrechamente relacionado con la nómina es la compensación por incentivos para el personal de ventas. El personal de finanzas suele dedicar muchas horas por mes al cálculo y pago de comisiones, y el personal de operaciones de ventas debe dedicar una infinita cantidad de horas a la resolución de disputas de ventas sobre los importes del pago de comisiones. Para evitar estos escenarios, debe contar con un sistema de compensación por incentivos que permita a las operaciones de ventas configurar reglas sofisticadas para la comisión de ventas basadas en cotizaciones, ventas, cantidad y rentabilidad. Este sistema de compensación por incentivos debe integrarse con sus sistemas de nómina para optimizar el procesamiento de pagos, y debe integrarse con sus sistemas contables de modo que el personal de finanzas pueda supervisar los programas de incentivos a las ventas. Otra manera de reducir los gastos de infraestructura de los empleados es habilitar el autoservicio para empleados dentro de su sistema de gestión de Recursos Humanos e integrarlo con su sistema contable, de modo que todos los cambios de datos se capturen automáticamente. Un sistema en el que el empleado pueda ingresar y realizar un seguimiento de planillas horarias, informes de gastos y órdenes de compra, gestionar el tiempo de vacaciones y los formularios W-4s, y visualizar los detalles de talonarios garantiza que estos procesos se completen de manera oportuna. Las notificaciones y solicitudes de aprobación pueden direccionarse automáticamente a los supervisores adecuados, y todas las aprobaciones pueden informarse instantáneamente a finanzas y nómina. Al contar con esta funcionalidad de autoservicio en los sistemas financieros, el personal puede analizar el impacto que produce la actividad del empleado en los resultados finales, y no solo trasladar datos de una hoja de cálculo a otra. 7. Inteligencia de negocios Tener una visión clara de las operaciones de su empresa suele ser un desafío. Los datos con frecuencia se encuentran fragmentados y distribuidos entre varios sistemas, y las hojas de cálculo suelen estar desactualizadas y son propensas a errores y difíciles de mantener. Las herramientas de análisis de complementos tradicionales son costosas de implementar y, con frecuencia, no cuentan con los componentes clave de inteligencia de negocios y el acceso fácil que necesitan para ser persuasivas. Cuáles son los componentes clave de la inteligencia de negocios que necesita para obtener una vista tanto integral como detallada de las operaciones de la empresa? Para obtener una visión general del rendimiento de las distintas divisiones, necesita paneles de control basados en roles que brinden un conocimiento personalizado que se adapte a las necesidades de cada usuario financiero, ya sea controlador, director de análisis y planificación financiera, analista o director financiero. Estos paneles de control deben extraer datos de un único repositorio de datos centralizado, de modo que sean datos en tiempo real y se eliminen las múltiples versiones de la verdad. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 10 14

11 El panel de control es mi componente preferido de NetSuite. Estoy siempre de viaje, pero nunca estoy lejos de los indicadores clave del negocio. Intermountain Soft Water No hay duda de que NetSuite ha continuado ayudándonos a incrementar las ventas. En un período de cinco años, NetSuite nos permitió aumentar los ingresos en un 250 a 300 por ciento. Esto se debeen gran parte a la transparencia que brinda NetSuite. Podemos ver exactamente qué está ocurriendo y qué debe hacerse. i-nexus Para poder analizar correctamente el rendimiento de la empresa, se necesitan métricas cuantitativas y KPI para evaluar el éxito o fracaso de distintas actividades dentro de los departamentos de la empresa. Estos KPI le permiten medir el rendimiento en comparación con parámetros de referencia y objetivos específicos de líneas de negocios, y mostrar las desviaciones clave y las tendencias período a período. Una vez identificadas las anomalías, puede desglosar de este nivel de resumen a un nivel más detallado, hasta llegar a la transacción subyacente. Más allá de las comparaciones históricas, la solución ideal le otorgará al personal de finanzas una vista en tiempo real de los KPI y las métricas de rendimiento que abarca la totalidad de las operaciones (ventas, marketing, servicios y cumplimiento) para poder llevar a cabo un análisis del impacto financiero y la dinámica entre los departamentos. Los datos en tiempo real, accesibles según demanda en la Web, otorgan una perspectiva de acción que mejora su capacidad para abordar rápidamente los problemas a medida que van surgiendo y aprovechar las oportunidades al máximo. 8. Gestión de negocios global y multiempresa Es probable que en algún momento su empresa crezca a través de múltiples geografías y llegue a tener varias subsidiarias y ubicaciones internacionales. En esa etapa, deberá lidiar con la moneda de los informes, el cálculo de los impuestos y los diferentes requisitos legales y de cumplimiento para cada división. Además, deberá consolidar la información financiera y de negocio, y obtener una visibilidad a nivel regional y global. El manejo de los impuestos locales suele representar un desafío para muchas empresas. Su sistema de gestión financiera debe manejar los impuestos locales sin inconvenientes en las subsidiarias mediante un motor de impuestos integrado que permita crear múltiples calendarios fiscales para una variedad de impuestos, desde el impuesto sobre bienes y servicios hasta el IVA, el impuesto al consumo o el impuesto general sobre las ventas. El sistema también debe manejar las normas contables específicas de cada país y ofrecer una gestión multimoneda en todas las áreas financieras, incluidas cuentas a cobrar, cuentas a pagar, nómina, facturación, gestión de pedidos, pronóstico, gestión de cotizaciones y comisiones. Dado el cambio continuo de los tipos de cambio de las monedas internacionales, el sistema de gestión financiera debe ser capaz de actualizar automáticamente los tipos de cambio. También debe habilitar al departamento de finanzas a mantener la tasa de conversión para el tipo de la moneda local actual así como las tasas históricas utilizadas en el momento en que se efectuó un pedido o se pagó una comisión. Si bien las capacidades con múltiples facetas de conversión de monedas constituyen una parte importante en la dirección de un negocio global, la consolidación de las finanzas y la implementación en tiempo real son esenciales para alcanzar un cierre financiero más rápido, así como también para obtener una visibilidad oportuna de las operaciones. El sistema de gestión financiera debe ofrecer una consolidación multimoneda para cuentas a cobrar, cuentas a pagar, nómina, inventario, facturación y cumplimiento de pedidos, desde las operaciones locales nacionales hasta las oficinas regionales y globales. NetSuite nos otorga una vista completa de toda la empresa en tiempo real; ahora podemos ver artículos como P&L con mucho más detalle que antes. El equipo de liderazgo puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dedicarlo a aumentar nuestra base de clientes en un 150 % respecto de los últimos tres años. Cynergi Por ejemplo, SuccessFactors pudo consolidar las finanzas para 19 subsidiarias en 19 países utilizando NetSuite OneWorld. Al implementar NetSuite OneWorld para operaciones multinacionales, SuccessFactors logró ahorrar $ al año en salarios de TI y un 33 % en costos equivalentes de software y servidores locales. La necesidad de realizar compensaciones de grupo es importante si la empresa tiene varias subsidiarias. Muchas empresas no cuentan con una política clara de compensación de grupo y deben enfrentar problemas de moneda, contabilidad e impuestos. Es necesario revaluar adecuadamente los activos y pasivos entre empresas en moneda extranjera y establecer tasas de conversión de moneda antes de llevar a cabo las compensaciones de grupo. Para hacerlo, el sistema de gestión financiera debe tener la capacidad de generar informes de entidades locales y entre entidades, la gestión automatizada del reconocimiento de ingresos, controles internos estrictos, historiales de auditoría fáciles de seguir y capacidades de cumplimiento multinacional. NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 11 14

12 Ahora contamos con un sistema ERP de SaaS de primera clase con NetSuite OneWorld y, dadas nuestras múltiples subsidiarias en Norteamérica, Latinoamérica, Europa y Asia- Pacífico, el software es tan fácil de usar que podemos poner al día a los usuarios nuevos muy rápidamente: un factor clave para tener éxito en nuestra expansión hacia el exterior. SuccessFactors 9. Adaptabilidad a modelos de negocios específicos Los procesos financieros deben ser sólidos, auditables y tan automatizados como sea posible para que permitan maximizar el rendimiento y proporcionen una visibilidad detallada de las operaciones de la empresa. A la hora de rediseñar los procesos para cumplir con estos objetivos, debe estar seguro de que el sistema de gestión financiera sea flexible. Cuando la empresa intenta ingresar a nuevas verticales de la industria o expandirse a nuevos canales de ventas o mercados, los sistemas de gestión financiera deben ser lo suficientemente ágiles como para adaptarse a estos nuevos modelos de negocios. El sistema de gestión financiera debe tener la capacidad para satisfacer las necesidades de su industria específica y su modelo de negocios. En industrias como la de fabricación, por ejemplo, querrá integrar las finanzas con los procesos de fabricación de los proveedores para poder reducir la brecha entre la demanda de sus clientes y su capacidad para planificar sus recursos de fabricación. Al lidiar con empresas de ventas al por mayor y distribución, una manera de mejorar los flujos de caja es reducir el número de fechas de ventas pendientes (DSO) con facturación automatizada y gestión de cobros. En el sector del software, debido a la naturaleza intangible de los activos involucrados, puede necesitar programas de amortización detallados para depreciar estos activos adecuadamente. Estos ejemplos son solo una muestra de los distintos casos de uso que puede encontrar en industrias específicas. Operamos en tres continentes, Europa, Asia y Norteamérica, y nuestra empresa está experimentando un crecimiento sin precedentes. Sería imposible para nuestra empresa predecir los requisitos de la infraestructura y los sistemas futuros para nuestro negocio. Gracias a NetSuite OneWorld, no tenemos que hacerlo. BLUW Queríamos una solución personalizable, integrada y fácil de usar que brindara todos los procesos de negocio relevantes en un solo paquete. NetSuite nos permite ahorrar tiempo y centrar el interés en la dirección del negocio, lo que nos ha ayudado a aumentar las ventas, es decir, los ingresos en un 95 %. 2Pure Además de las capacidades específicas de la industria, el sistema debe contar con capacidad de configuración incorporada, personalización sencilla y gestión flexible de flujo de trabajo para alinearse con sus procesos de negocios únicos. El motor de flujo de trabajo debe tener la capacidad para editar rápidamente las acciones y reglas que impactan sobre un proceso financiero en particular, y la capacidad para especificar las condiciones para transiciones de flujo de trabajo a fin de colaborar con la automatización de back-office. De hecho, la manipulación del flujo de trabajo puede constituir una parte importante de la mejora del proceso; en el caso de CB Engineering, un proveedor de equipamiento especializado con tecnología compleja, el tiempo que llevaba compilar una propuesta de pedido personalizado de 100 líneas se redujo de tres horas a treinta minutos gracias a NetSuite. El sistema de gestión financiera también debe contener componentes de personalización gráfica de modo que el personal pueda crear de manera más fácil y rápida personalizaciones y objetos personalizados simplemente seleccionando varios elementos lógicos. 10. Gestión de contratos y contabilidad de proyectos Para las empresas con organizaciones de servicios profesionales y empresas de servicios, la contabilidad y la facturación basadas en proyectos constituyen una de las áreas más importantes y complejas con que debe lidiar el personal de finanzas. El personal debe mantener un contacto constante con las unidades de negocios adecuadas de la empresa para garantizar que los bienes del proyecto se hayan completado y que el pago pueda reconocerse, cobrarse y liberarse al contratista. La coordinación con cuentas a pagar para el procesamiento de pagos también debe realizarse con artículos de línea detallados de los distintos bienes que el contratista proporcionó en cada etapa. La situación se complica aún más cuando hay múltiples contratistas involucrados y puede requerir aún más tiempo valioso del personal de finanzas. Cuando el proceso de gestión de proyectos está integrado con los sistemas financieros y contables, las partes interesadas obtienen una visibilidad completa en tiempo real de los aspectos relevantes del proyecto y ya no deben dedicar tiempo a la recuperación de esta información de otros grupos. Los mejores sistemas de gestión financiera pueden calcular automáticamente las proporciones adecuadas de los pagos a realizar en cada etapa del proyecto para todas las partes involucradas. Esto reduce la cantidad de tiempo que el personal de finanzas necesita para trabajar en los cálculos de pagos complejos, de modo que puede concentrarse en actividades como el análisis de costos de proyecto para determinar las áreas en las que puede ahorrarse dinero para emplear en proyectos futuros. Por ejemplo, Magnetic, una empresa de diseño de sitios web, utiliza NetSuite OpenAir para revisar proyectos similares realizados en el pasado y utiliza los escenarios de facturación como línea de base a la hora de cotizar un nuevo trabajo. Como resultado, los proyectos no rentables se pueden evitar o arreglar antes de firmar una declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés). NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 12 14

13 Aún debemos trabajar con un escenario de facturación que NetSuite OpenAir no ha podido manejar. Magnetic Con NetSuite, nuestros contratos y procesos están vinculados, lo que facilita en gran medida la vista de lo que conservamos y remitimos. Podemos crear una factura a partir de un contrato y, cuando efectuamos el cobro, el sistema reconoce automáticamente lo que debemos pasarle al atleta y genera una cuenta a pagar. Las capacidades sólidas de facturación basada en proyectos sirven como umbral para la gestión de contratos complejos. Muchas empresas padecen la pérdida de ingresos y la deserción de clientes debido a que dependen de procesos manuales engorrosos, ineficaces y lentos para gestionar los contratos. La gran cantidad de hojas de cálculo y la asignación de tareas organizacionales involucrada generan errores costosos y retrasos en los proyectos, y le quitan a las empresas la oportunidad de aprovechar al máximo todo el potencial de su negocio basado en contratos. En muchos casos, las empresas quedan con dinero a disposición porque no pueden responder lo suficientemente rápido ante relaciones con clientes a punto de vencer. Uno de los tantos problemas de la gestión de contratos es la gestión de las múltiples transacciones que suelen llevarse a cabo con un cliente durante el transcurso de un año. Algunas de ellas son transacciones únicas, mientras que otras constan de renovaciones de contratos anuales para nuevos usuarios, licencias de productos y módulos, o derechos de soporte y mantenimiento. Un buen sistema de gestión financiera simplifica este proceso tanto para usted como para su cliente, permitiendo la terminación conjunta de múltiples transacciones en un solo contrato con una única renovación. Al mismo tiempo, el hecho de admitir múltiples contratos proporciona una mayor flexibilidad cuando probablemente no sea adecuado terminar conjuntamente todos los artículos en un único contrato. Este enfoque optimizado ayuda a garantizar ingresos máximos durante el proceso de renovación. Los cargos adicionales y descuentos constituyen un aspecto esencial del proceso de gestión de contratos. Cuando renueva un cliente, usted puede aumentar el precio basándose en un libro de precios predefinido, un aumento estándar general, o puede aumentar el precio solo para algunos de sus clientes. De manera similar, puede extender los descuentos a clientes selectos. Es importante que cuente con la flexibilidad necesaria para implementar y personalizar los cargos adicionales y descuentos para cualquier rango de clientes. No obstante, la gestión de este proceso mediante hojas de cálculo genera el riesgo de errores, pérdida de ingresos e insatisfacción del cliente. Es fundamental que el sistema de gestión financiera proporcione funciones que permitan gestionar los cargos adicionales en forma general o según el cliente o contrato y, a la vez, admita los descuentos detallados a nivel de la transacción individual. Wasserman Media Group NetSuite NetSuite Guía para el comprador del software de gestión financiera 13 14