Para la medición de Transparencia, Participación Ciudadana e Institucionalidad. Manual de uso cuestionario online

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1 Para la medición de Transparencia, Participación Ciudadana e Institucionalidad Manual de uso cuestionario online

2 Bienvenido al manual del usuario del cuestionario online del Índice de Integridad 2008 de las instituciones públicas de Panamá. Hemos adecuado el cuestionario, presentado en las inducciones, para que pueda ser llenado por usted de forma sencilla y segura a través del Internet. Las ventajas del uso del sistema online son múltiples: le permite guardar los datos de forma segura, conocer el avance de culminación, desactivar las preguntas que no aplican, imprimir y guardar en versión PDF. Asimismo le permite conocer el acumulado de la calificación y su ponderado por cada factor. El diseño se ha hecho sencillo, las preguntas son de selección y para completar, para disminuir posibles errores. A partir del 1 de Julio del 2008 su institución tendrá nueve semanas (hasta el 29 de agosto) para culminar el cuestionario y aportar los documentos que sustenten sus respuestas, para lo cual le recomendamos fijen citas con las investigadoras asignadas para validar sus contenidos y verificar que los mismos son los correctos para sustentar su evaluación. Le recordamos que tanto el programa, así como el contenido están amparados bajo derecho de autor. Esperamos que la herramienta contribuya a facilitar su trabajo. Cualquier duda sobre el uso y aplicación puede hacerla llegar por correo electrónico o por nuestros teléfonos Le deseamos éxitos en su autoevaluación

3 El cuestionario online En las capacitaciones, usted recibió un cuestionario donde le señala el contenido, el concepto de la pregunta, el puntaje asignado a cada respuesta y el acumulado máximo posible. Úselo de guía y apoyo. Verá algunos ligeros cambios en los textos, contenido y puntuación, debido a la mejora de la herramienta, gracias a la interacción de ustedes con el cuestionario. Los ligeros cambios realizados no modifican el marco conceptual sobre el cual se sustenta el cuestionario. Los máximos de puntos acumulados dependen de las preguntas válidas para cada institución en particular. Lo que se mantiene común a todas las instituciones es el ponderado de los factores y su homologación final en la métrica de clasificación del 0 al 100.

4 El cuestionario online El cuestionario tiene un reporte en la sección de Resultados que le permite conocer por factor el total máximo de puntos que puede alcanzar, los puntos netos alcanzados y el porcentaje de la ponderación. En esta primera fase de la aplicación del cuestionario, aún no contará con el reporte de puntaje por pregunta. Esa opción se le brindará más adelante, informándole oportunamente cuando entrará a funcionar. Herramienta del Índice Usted encontrará, en la sección de Herramientas del Índice, el cuestionario, tal y como aparece en línea, con la guía de puntaje por pregunta, que le ayudará a tener sus cálculos por cada pregunta. El archivo se denomina Manual de la puntuación acumulada del cuestionario online

5 El cuestionario online El Administrador del programa es el personal que desarrolla el Proyecto Índice de Integridad, por lo que cualquier reporte, duda o falla del sistema debe contactar a su investigador asignado. El cuestionario online fue construido sobre un programa denominado WorkFlow, por lo que observará una cantidad de detalles y opciones en su pantalla, que no serán aplicadas en su totalidad. En el presente manual se le señala las opciones que le permite operar el cuestionario y que realmente son las que requiere aplicar. Puede llenar el cuestionario por partes, en horas y días diferentes. No necesita hacerlo todo de una vez. Recuerde que debe guardar la información, cada vez que lo esté trabajando, para conservar la data. Usted puede modificar el cuestionario cuantas veces lo desee. Una vez que decida cerrar el cuestionario, ya no podrá modificarlo.

6 El cuestionario online Recuerde, a partir del 1 de Julio del 2008 su institución tendrá nueve semanas, hasta el 29 de agosto, para culminar su cuestionario. El sistema se cerrará automáticamente el viernes 29 de agosto a las 12 de la noche, impidiendo hacer cambios. Si culmina, antes de la fecha, obtienen 10 puntos extras, si culminan en la fecha 5 puntos y si no lo culmina pierde 10 puntos. Trabaje en equipo y con tiempo suficiente. Consulte sus respuestas con su investigadora asignada.

7 1 Acceso al cuestionario Usted puede tener acceso desde toda computadora que esté conectada a Internet, a la hora que desee, con cualquier sistema operativo (Windows, Linux, etc.). Inicie la navegación desde nuestra página Web en el link de Índice de Integridad 2008

8 Acceso al cuestionario 2 Ingrese a la página del Índice de Integridad y pulse Cuestionario online

9 Registro de usuario Para tener acceso al sistema debe: 1. Ingresar por Create External. 2. Completar la información solicitada. 3. Esperar la aprobación del administrador del sistema que le confirmará en su buzón de correo electrónico la aprobación. 4. Se dará acceso a una sola clave. 5. Por seguridad, si el sistema permanece inactivo más de quince minutos se cierra automáticamente. 6. Por seguridad, si usted trata de retroceder páginas, usando la opción de Internet se cierra automáticamente.

10 Registro de usuario En la columna izquierda coloca la información de su institución: Company: institución Dirección, teléfonos, celular, Persona de contacto es el responsable del ID y clave. En Division debe seleccionar siempretransparencia Internacional. Y en Remarks señalar el cargo y departamento en el cual trabaja la persona. En la columna derecha: Colocará el ID que le fue suministrado previamente, para identificar a su institución. Podrá crear su propia clave de seguridad o password. Podrá crear su propia pregunta de seguridad y la respuesta. Marque Create Client para avanzar.

11 Registro del usuario Transparencia Internacional Indique el cargo de la persona que solicita el acceso Siempre debe hacer esta selección Llene el registro de nuevo usuario y marque Create Client

12 Registro del usuario El sistema le indicará que el registro fue hecho con éxito. Marcar Continue Le enviaremos a su correo la aprobación de la activación de la cuenta.

13 Acceso del usuario Pasos para ingresar, cuando es usuario registrado: 1. User Name: nombre o ID. 2. Passwoord: clave de acceso 3. Login: dar clickcon el mouse o enter. Si intenta tres veces ingresar con clave errónea, por seguridad será bloqueado el acceso y debe dirigirse al administrador del programa (su investigadora asignada).

14 Menú Principal La primera vez que tenga acceso verá una pantalla similar a ésta. Debe seleccionar el círculo para abrir el cuestionario e iniciar el proceso.

15 Menú Principal Una vez que inicie el cuestionario, cada vez que ingrese al menú principal verá la pantalla así: La información de la pantalla, la puede exportar en formato Excel o en PDF Allí verá los datos de la información sobre el cuestionario, fecha de creación, hora, memos y archivos activos, y cierre definitivo del cuestionario. Cada vez que desee ingresar al cuestionario debe aplicar la opción LOAD

16 El cuestionario está dividido en cinco secciones

17 1. Transparencia

18 2 Participación Ciudadana

19 3 Institucionalidad

20 4 Resultados

21 5 Attachements

22 Menú del cuestionario HOME: Cuando desee visualizar o actualizar datos de teléfono o correo en su perfil de punto focal. LINKS: Para cuando requiera volver a su menú o pantalla principal. LOGOUT: Para salir del sistema.

23 Salvar y cerrar cuestionario Para salvar los cambios que realice en el cuestionario, debe aplicar Resubmitantes de salir del sistema, cada vez que esté usando el cuestionario. ATENCIÓN En caso de haber culminado el cuestionario y desee cerrar el sistema, aplicará Submit. En éste caso, no podrá hacer más cambios al cuestionario, por lo que un aviso le alertará. Le recomendamos tener una sesión de asistencia técnica con su investigadora asignada, antes de aplicar esta función, a objeto de validar sus respuestas y garantizar que las mismas están correctamente llenas, para evitar pérdidas de puntaje.

24 Impresión y archivo Puede imprimir y/o salvar cada una de las cinco secciones del cuestionario, por separado, en formato PDF.

25 Tipos de pregunta El cuestionario contiene preguntas de selección simple, compuesta o para completar. SELECCIÓN SIMPLE

26 Tipos de pregunta COMPLETAR SELECCIÓN COMPUESTA 1. En las de completar debe escribir la información solicitada, empleados números o letras, de ser el caso. 2. En las de selección compuesta, al tocar la ventana se desplegarán las opciones que debe marcar.

27 Desactivar preguntas Antes Todas las preguntas están marcadas Aplica. En caso que la pregunta No aplica, debe marcarlo, a objeto de que no sea afectada su puntuación final en la ponderación. La opción desactiva las preguntas asociadas, como en éste ejemplo, la pregunta 1 estaba vinculada a la 2. Esta opción ajusta automáticamente el sistema para hacer los cálculos con base al máximo puntaje que se puede obtener en las preguntas que sí aplican y que verá en la sección de Resultados. Después

28 Llenar cuestionario Seleccione sólo las opciones que usted considera cumple la institución

29 Cómo contestar En éste ejemplo las respuestas son incluyentes y acumulativas. Lo que significa que puede marcar todas las casillas de respuesta simple con las que cumple la institución.

30 Cómo contestar Correcto Incorrecto Si usted elige la opción NOy tiene opciones de selección en la misma pregunta, no debe activar las opciones que aparecen en la misma, ya que le sumarán puntos, alterando su resultado real, pues serán eliminados en la revisión que haga la investigadora.

31 Cómo contestar Las respuestas son incluyentes y acumulativas. Lo que significa que puede marcar todas las casillas de respuesta simple y compleja. Ejemplo Correcto: Primero marque la opción Impreso o Web y luego seleccione la fecha de actualización. Ejemplo Incorrecto: Debe completar la casilla

32 Cómo contestar Hay respuestas excluyentes, como en el ejemplo. El sistema no le permitirá marcar más de una opción.

33 Hay respuestas para completar donde se tiene Cómo contestar 5 ó 10 opciones. Complete las que cumpla la institución. A mayor ejemplos tenga, más puntuación acumula, porque acumula buenas prácticas y cumplimiento. Las preguntas similares a éste ejemplo son la 18, 30, 31, 46, 63.

34 Pregunta 18 Si su respuesta es sí, observará sólo campos hasta la Al responder no, aparecerá el campo Usted deberá llenar sólo ese campo y no los otros. Explicar el no le brindará 2 puntos.

35 Reporte de resultados En la carpeta de Resultados, podrá observar los resultados de los puntos obtenidos con las respuestas de las preguntas que aplican a la institución. Puntuación máxima : el sistema calcula de forma automática, una vez que active no aplica en las preguntas, el máximo puntaje que puede alcanzar en el factor. Total de respuestas:expresa la acumulación de puntos por el factor, en números absolutos. Total ponderado sobre:el aporte del factor evaluado a la evaluación final del Índice. Total en porcentaje:el avance de ejecución del cuestionario. En el total final encontrará el resultado totalizado en números absolutos y el ponderado del Índice. Usted puede imprimir o guardar la información, en el botón de PDF.

36 Reporte de Resultados

37 Registro de documentos Usted tiene en la sección de herramientas el archivo de soporte de documentos: Listado de documentos de soporte.xls. Debe bajarlo y completar, tal y como se informó en las inducciones. Una vez que complete el archivo, debe subirlo al sistema en Attachements. En éste archivo nos indicará cuales son los documentos de respaldos por sección de pregunta. Un solo archivo puede respaldar varias preguntas. Una pregunta puede ser respaldada por varios archivos. También señalan las direcciones de Internet o copia del documento.

38 Ejemplo listado de documentos

39 Agregar comentarios Usted debeagregar comentarios cuando seleccione la opción de No aplica, en el cuestionario. También puede hacerlo cuando considera necesario aclarar o justificar alguna selección que realiza. Asimismo cuando desee hacer una observación, aporte, o reporte del sistema. Para agregar comentarios debe abrir la pestaña Attachements. Cuando haga el comentario, en el Memo Title debe indicar el tema. Si está relacionada a una pregunta en específico, debe colocarla de la siguiente forma: Pregunta (y a continuación el número de la misma). Ejemplo: Pregunta 57

40 Agregar comentarios y archivos Comencemos con la opción de cómo agregar comentarios: En esta aplicación usted puede administrar sus comentarios, organizarlos, eliminarlos, abrirlos, bajar el registro en Excel o PDF. Agregar archivos en cualquier formato (.doc,.ppt,.xls,.jpg,.pdf, etc.) 1. Seleccione la carpeta Attachements para abrir este menú. 2. Seleccione Addmemo para registrar su comentario. 3. Si desea subir un archivo use Selectfile to upload.

41 Agregar comentarios Pasos: 1. Al abrir la ventana coloque el Memo Title 2. Realice su comentario 3. Marcar Memo save si desea guardar. 4. Marcar cierre si desea eliminar la opción.

42 Agregar documentos En examinar, buscar el archivo en su computadora. Puede ser en cualquier formato. 2. Seleccionar el archivo y abrir. 3. Marcar la flecha Upload selec file 4. Al finalizar la operación verá en el listado la sección ejecutada. 4

43 Administrar sección de comentarios Archivos Antes Para organizar el archivo por orden alfabético, pulsar File name. Para organizarlo por fecha y hora de elaboración, pulsar Created. Para ver el contenido pulse View. No podrá editarlo. Para borrar el archivo pulsar Delete. Saldrá una ventana confirmando si desea borrar el archivo confirm delete Attachment, pulsar aceptar para borrar o cancelar para no hacerlo. Vista después de organizarlos por orden alfabético

44 Administrar sección de comentarios Si pulsa Excel la información se verá así y podrá almacenarla e imprimirla.

45 Administrar sección de comentarios Si pulsa PDF la información se verá así y podrá almacenarla e imprimirla.

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