Sistema de ventas online. Versión 2.0

Transcripción

1 Sistema de ventas online. Versión 2.0 Por Marcelo Texeira 1

2 ÍNDICE 1. Por qué vender por Internet? 2. Características del sistema. 3. Utilización Como se realizan las compras Como vender - Administración de su tienda Información general Opciones generales Administración de Artículos Manejo de clientes Manejo de las ventas Manejo de los usuarios Manejo de la agenda Manejo de noticias Manejo de secciones Sistema de servicio técnico. 4. Soporte técnico 2

3 1. Por qué vender por Internet? Publicidad: Su pagina funcionara como anuncio permanente de su compañía, actualizable cada vez que usted lo desee. Además, cada vez que alguien busque el artículo que usted vende en algún directorio o buscador de Internet, encontrara su sitio. Información: Un sitio con comercio en línea provee información detallada y actualizada de cada uno de los productos que ofrece, incluyendo precio, especificaciones, descripción, foto, etc. Marketing: Al ofrecer servicios interactivos y ventas en línea a diferencia de solo páginas estáticas, la empresa proyectara una imagen de vanguardia en tecnología y servicio. Nuevos Mercados: Posiblemente haya clientes potenciales en otros países, o en el mismo país pero en otras ciudades, o incluso pequeños pueblos, que no tienen acceso local al producto que vende la empresa. Ellos estarán felices al poder comprar los productos sin tener que trasladarse. Facilidad de compra: Incluso para sus clientes actuales, el poder comprar sus artículos desde la comodidad de su hogar y recibirlos a domicilio constituirá una grata sorpresa. Soporte a clientes: Dudas, aclaraciones, soporte técnico, status de pedidos, etc. es suministrado mas efectiva y eficientemente por medio de su pagina que puede contar con foros, FAQs, consultas de status, verificación de ordenes y, por supuesto, correo electrónico. Ventaja Competitiva: Cada vez más clientes potenciales que comparan varias compañías valoran el hecho de que en sus tarjetas de presentación y papelería este presente su propia dirección de Internet. Entre mas completo y útil sea su sitio, mucho mejor. Hace más eficiente la cadena de valor: Podrá vender directamente sus productos a empresas o clientes finales, prescindiendo así de intermediarios que no agregan valor a su producto y enlentecen el proceso de venta. Reducción de costos para su empresa: Podrá ahorrar mucho dinero en folletería impresa, llamadas telefónicas o en vendedores a domicilio ya que a través de Internet nada de esto es necesario. Listo para el futuro: Las ventas en línea son ya una realidad, pero es indudable que en los próximos años se incrementaran a un ritmo acelerado y conforme esto suceda, usted estará listo y con experiencia. Disfrute la tranquilidad de sentir que el futuro esta a su favor, y no en su contra. 3

4 2. Características del sistema. El sistema de basa en los comúnmente llamados carritos de compra. Usted tendrá un espacio en Internet donde podrá exhibir sus productos ordenados por categorías donde los internautas que lleguen a su sitio Web podrán buscar y navegar entre estas y realizar pedidos desde la comodidad de su hogar. Luego usted recibirá estos pedidos en su propio mail donde los despachará y cobrará. Parece sencillo? Pues lo es Características para el cliente Catálogo por categorías: El cliente podrá navegar entre los productos los cuales estarán ordenados por categorías de forma ordenada y clara. Información de cada producto: De cada producto se podrá mostrar una fotografía, descripción, precio y toda la información que usted considere importante. Buscador de productos: Mediante un sencillo buscador el cliente podrá acceder rápidamente a los artículos que necesite. Carrito de compra: El cliente podrá agregar ítems a un carrito de compras donde podrá chequear en cualquier momento los artículos que ha elegido y podrá ver el total de la compra. También podrá quitar elementos o modificar la cantidad a comprar de cada uno de ellos. Seguimiento de pedidos: En todo momento el cliente podrá realizar el seguimiento de los pedidos realizados. Registro de clientes: Cada cliente deberá estar registrado para realizar una compra. De esta manera usted dispondrá de los datos de facturación y de envío, y para el cliente podrá confirmar cada solamente utilizando su usuario y contraseña, sin necesidad de ingresar sus datos más de una vez. Sector de Novedades y Ofertas: En estas dos categorías el cliente podrá ver algunos productos que usted desee destacar. Suscripción: Cada visitante de su tienda virtual podrá subscribirse para recibir vía mail novedades y ofertas. Características para el vendedor Administración total vía Web: Usted podrá administrar totalmente la tienda virtual a través de cualquier navegador de páginas Web mediante un sistema muy intuitivo y fácil de utilizar pensado para aquellos que no saben absolutamente nada de programación. Manejo de diferentes formas de pago: Podrá configurar hasta 10 formas diferentes de pago para los pedidos realizados por lo clientes. 4

5 Gestión ilimitada de categorías y productos: Nuestro sistema está pensado para que pueda trabajar con la cantidad de productos que desee no habiendo ningún tipo de límites. Recepción de pedidos vía Web, correo electrónico y teléfono móvil: Cada vez que algún cliente confirme un pedido podrá acceder a él mediante la Web o en su casilla de correo electrónico. De cada pedido le llegará el detalle completo y los datos del cliente. También se incluye la posibilidad de recibir los pedidos en su celular. Facturación: Podrá manejar los pedidos de una forma sencilla y clara, teniendo también la posibilidad de llevar el control total de la facturación de las ventas. 5

6 3. Utilización. Este sistema fue pensado para que sea de muy fácil utilización, el único requerimiento básico necesario para poder operarlo es simplemente saber navegar por páginas Web y disponer de un PC con una conexión a Internet Como se realizan las compras. Cada persona que acceda a su tienda virtual podrá navegar entre las diferentes categorías de productos que usted disponga. En cada una de ellas encontrará los productos correspondientes donde podrá ver una fotografía, el nombre del artículo y eventualmente su precio. En caso de interesarte algún artículo en particular, haciendo un clic sobre la imagen podrá acceder a más información del mismo como también a una foto mas grande. Si el cliente lo desea puede realizar una consulta desde la página del artículo, esta consulta le llegará vía mail. También podrá recomendar el artículo, esto es mandar un mail a un amigo u conocido con información sobre este artículo. Si el cliente tiene interés en comprar este artículo, podrá agregarlo al carrito de compras, esto es indicando la cantidad de unidades que desea comprar del mismo. Este procedimiento se puede realizar tantas veces como artículos desee comprar. Para concretar la venta el cliente deberá dirigirse a VER CARRITO donde podrá acceder a la lista de artículos que agregó al mismo, pudiendo de esta manera rectificar las cantidades o eventualmente eliminar alguno que ya no desee comprar. El próximo paso para concretar al compra es ingresar como usuario, para ello deberá ingresar su mail y contraseña, en caso de no estar registrado deberá hacerlo completando el formulario con todos sus datos personales y datos para la facturación. Realizado esto, el pedido quedará ingresado en el sistema. 6

7 3.2. Como vender - Administración de su tienda. Para poder comenzar a vender deberá configurar algunos datos sobre su tienda virtual. Para ello deberá acceder al panel de administrador con su usuario y contraseña. Luego de acceder se nos presentará un menú horizontal de opciones donde podremos acceder a las diferentes secciones de la tienda Información general. Se desplegará algunos datos sobre su tienda virtual. Artículos: cantidad de artículos en el sistema. Usuarios: cantidad de usuarios registrados en el sistema, de cada uno de ellos se dispone información personal y de facturación. Subscriptos: cantidad de gente que se subscribió a su tienda para recibir ofertas, novedades, noticias, etc. Tener en cuenta que solamente se dispone de el mail de estas personas, no son lo mismo que los usuarios. Pedidos pendientes: cantidad de pedidos que aún están en estado PENDIENTE. Pedidos procesados: cantidad de pedidos que aún están en estado PROCESADOS. Pedidos enviados: cantidad de pedidos que aún están en estado ENVIADOS. Pedidos anulados: cantidad de pedidos que aún están en estado ANULADOS. Productos con menos de 10 unidades: cantidad de productos de los cuales se dispone menos de 10 unidades en sotck. Productos sin stock: cantidad de productos cuyo sotck es 0. Visitas por mes: cantidad de veces que se accedió a la página principal contabilizados por mes. Visitas por día: cantidad de veces que se accedió a la página principal contabilizados por día Opciones generales. En esta sección usted podrá configurar las características generales que tendrá su tienda virtual. Si usted realiza modificaciones, éstas se verán reflejadas inmediatamente en su sitio Web luego de hacer clic en el botón de "ACTUALIZAR". 7

8 Nro de filas por página: en la página se mostrarán los artículos de a 3 por fila, pero usted puede elegir cuantas filas se mostrarán como máximo en todo momento, se recomienda no menos de 3 filas. Nombre de la tienda: es el nombre que identifica su tienda. Se mostrará tanto en la barra de título del navegador como en los mails que se envíen. Mail: es mail que se utilizará para todo tipo de comunicación, también será el remitente de todos los mails enviados a los clientes y subscriptos. Pié de página: es el texto que se muestra en la parte inferior de cada página, puede utilizar frases como "Los precios no incluyen impuestos", "Todos los derechos reservados" o lo que desee, también lo puede dejar blanco. Si lo desea puede utilizar código HTML. Marquezina: es el texto que se desplazará de derecha a izquierda en la parte superior de la página. Texto enlace 1 y Página 1: se dispone de cuatro secciones que son páginas secundarias donde usted podrá agregar la información que desee. Por ejemplo se puede poner una página con información sobre la garantía de los diferentes artículos a la venta, información sobre su empresa, etc. Información a mostrar sobre cada artículo: Por defecto para cada artículo se mostrará el nombre y la descripción, pero si lo desea puede agregar campos extras como por ejemplo "Garantía", "Características", etc. Si en algún momento desea desactivar alguno de estos campos simplemente déjelo en blanco. Disponibilidad: aquí podrá completar hasta 5 opciones diferentes según la disponibilidad de los diferentes artículos. Por ejemplo usted podría tener algunos artículos en sotck de su empresa para los cuales podría definir 8

9 Entrega inmediata, pero otros artículos usted los consigue a medida que se venden, y de esta manera estos artículos demorarán un poco mas en ser entregados, para ellos podría definir Entrega en 48hs Orden de los artículos: dispone de diferentes formas de presentar los artículos en las categorías y en las búsquedas: Criterio individual de cada categoría: los artículos se ordenarán según lo que usted defina para cada categoría. Esto lo puede definir en la opción Artículos/Ordenar del menú de opciones. Por nombre de artículo Ascendente/Descendente: se tomará en cuenta el nombre del artículo y se ordenará alfabéticamente de forma ascendente o descendente. Por precio Ascendente/Descendente: se tomará en cuenta el precio del artículo y se ordenará de forma ascendente o descendente. Por orden de aparición Ascendente/Descendente: se tomará en cuenta cuando se dió de alta el artículo, si es ascendente los más viejos aparecerán primero, descendente los mas nuevos aparecerán primero. Moneda a utilizar: podrá utilizar un solo tipo de moneda en su tienda virtual, pesos o dólares, pero en el momento de facturación podrá hacerlo en cualquiera de las dos monedas, tomándose en ese momento la cotización del dólar del Banco República Oriental del Uruguay. Mostrar cotización dólar: si lo desea podrá mostrar en su tienda virtual la cotización del dólar en función de la cotización del día del Banco Republica del Uruguay. Impuesto: es un valor entero que representará el impuesto, por ejemplo si usted ingresa el valor 23, se calculará al 23% de la venta. Nombre Impuesto: es el nombre del impuesto, por ejemplo IVA. Si los precios que usted maneja ya incluyen los impuestos, deberá dejar en blanco estos campos. Formas de pago: podrá definir hasta 10 diferentes formas de pago. Banner publicitario: si lo desea puede incluir un banner promocionando algún artículo en particular, éste deberá ser un archivo en formato GIF cuyas dimensiones serán 468x60 píxeles el cual estará ubicado en la parte superior de todas las páginas del sitio. Deberá junto con el archivo ingresar el código del artículo que desea promocionar (el código que asigna el sistema, no el que usted ingresa), así al hacer clic sobre él se mostrará dicho artículo. Mail de su celular: al ingresar el mail por el cual recibe mensajes SMS en su celular, podrá recibir una notificación cada vez que alguien realize un pedido. POPUP: podrá activar esta opción si desea que cuando alguien entre a su tienda se abra una ventana con una imagen publicitaria. 9

10 Palabras clave: Este es uno de los datos más importantes para que su tienda sea visitada. Aquí deberá ingresar las palabras por las cuales los buscadores permitirán que su sitio sea encontrado. Podrá ingresar tantas como desee pero separadas por comas, no por espacios en blanco ni por punto y coma. Habilitación servicio técnico: aquí puede habilitar o deshabilitar el sistema de fichas para llevar el control del servicio técnico que usted brinda a sus clientes. Habilitación secciones: las secciones son páginas secundarias que usted podrá crear con el contenido que desee. Éstas aparecerán en un menú como el de las categorías, a la izquierda de la tienda. Habilitación de subcategorías: en caso de comercializar muchas categorías de productos, habilitando esta opción podrá agrupar las categorías de productos similares para facilitar la navegación entre productos. Habilitación de la tienda: En caso de elegir NO, al acceder al la tienda se mostrará un cartel "SITIO EN MANTENIMIENTO" Administración de artículos. Categorías principales En caso de haber habilitado las subcategorías en las opciones principales, podrá crear tantas como desee. Estas categorías son las que agruparán las Categorías de productos para facilitar la navegación entre productos. Categorías de productos Podrá dar de alta tantas categorías como necesite, podrá cambiar el nombre de cualquiera de ellas, pero tenga en cuenta que si elimina alguna también se eliminarán todos los artículos que se hayan ingresado en esta categoría. 10

11 Alta de un nuevo artículo Aquí ingresará toda la información de cada artículo a la venta: Artículo: será el nombre del mismo, sea breve y no escriba demasiadas palabras Código: este campo es opcional, podrá ingresar un código interno que podrán ser números, letras o ambas cosas. Descripción: podrá escribir todo el texto que desee con formato a su gusto. Precio: campo numérico donde solo podrá ingresar números o el punto separador de decimales (no ingerese la coma, solamente el punto en caso de ser necesario). Peso: será el peso del artículo, esto servirá para calcular costos de envío. En caso de no trabajar con esta variable ingrese el valor cero. Precio antiguo: podrá ingresar un precio el cual aparecerá tachado. Esto se utiliza comúnmente cuando se desea destacar una baja de precios, el precio antiguo siempre es menor que el precio actual. Impuesto: podrá poner el impuesto a utilizar, por defecto se utiliza el que configuró en las opciones generales de su tienda, pero podrá modificarlo para este artículo en caso de ser necesario. Lleva COFIS: si usted vende a una empresa recuerde que los productos llevan el impuesto de COFIS. Peso: el peso deberá ingresarse en gramos, servirá para calcular los costos de envío del pedido. Stock: será la cantidad de este artículo que dispone para la venta. Stock mínimo: el sistema le avisará cuando un artículo llegue al sotck mínimo que usted desee. Disponibilidad: podrá indicar el tipo de disponibilidad de este artículo, en función de las que hubiere configurado en las opciones generales de la tienda. Categoría: seleccione la categoría a la que pertenece este artículo. Tipo de artículo: Común: es la mayoría de los artículos. Destacado: son aquellos artículos que el cliente verá apenas entre en si tienda virtual. Deberá tener algunos artículos del tipo destacados para que la "vidriera" de su tienda haya algo para mostrar. Oferta y Novedad: son aquellos artículos que se quieren destacar, se muestran en su categoría correspondiente pero también en las categorías Oferta o Novedad. Foto grande y foto chica: serán las fotos que se desean mostrar de este artículo, en caso de no disponer de fotos, deje estos campos en blanco. Habilitado: si un artículo está habilitado, éste se mostrará en la tienda, en caso contrario no aparecerá en ninguna categoría ni mediante búsquedas. Importante: tanto en la descripción como en lo demás campos donde usted puede escribir texto, podrá utilizar la barra de formato que le permite darle una mejor presentación al texto ingresado. También podrá insertar imágenes tanto de sitios Web exteriores o imágenes que usted haya insertado desde la Galería de imágenes que se encuentra en Secciones. Para poder ingresar una imagen deberá hacer clic en el botón deseada. y pegar el enlace a la imagen 11

12 Alta en función del último ingresado Esta opción es igual a la anterior nada mas que en los campos aparecerán completados con la misma información del último artículo que dio de alta en el sistema. Esta opción está pensada para cuando necesite dar de alta varios artículos similares donde solamente cambian algunos datos, para que no tenga que llegar todos los campos con la misma información y solamente cambie algunas cosas. Menú de Búsquedas Podrá acceder a listados de artículos, búsquedas para su posterior edición o baja del sistema. También podrá exportar en formato de MS-Excel los artículos de su tienda. Visitas por mes por categoría Se presenta la cantidad de accesos a cada categoría por mes, esta opción es muy útil a la hora de saber que tipos de artículos son de mayor interés para los clientes. Visitas por artículo Aquí usted podrá ver información cuantas visitas tubo cada artículo, ordenados por nombre de artículo. Visitas por visitas Aquí usted podrá ver información cuantas visitas tubo cada artículo, ordenados por el mas visitado al menos visitado. 12

13 Los mas vendidos Aquí usted podrá acceder a la información de cuales son los artículos mas vendidos, en función de los pedidos realizados y de las cantidades vendidas. Relacionar artículos Esta opción está pensada para que cuando un cliente visite un artículo en particular, usted pueda mostrar también una lista de artículos que tengan algún tipo de vínculo con el que el cliente está viendo. Por ejemplo si un cliente está en la página de un equipo de sonido, podría mostrar como artículos relacionados otros artículos como Audífonos, Parlantes, Amplificadores, etc. Las relaciones se establecen ingresando los código de los artículos (no el código que usted ingresó, sino el código que el sistema le asigna a cada artículo). Productos según sotck Con esta opción podrá consultar cuantos artículos tienen como máximo la cantidad que usted ingrese. Muy útil a la hora de conocer que artículos quedan pocas unidades. Ordenar categorías Podrá ordenar para cada categoría de productos la forma en que se presentarán los mismos. Simplemente selecciones la categoría que desea ordenar y luego asigne un número a cada artículo, éstos se mostrarán de mayor a menor. Ordenar destacados Igual a la opción anterior, pero aquí se ordenan solamente los artículos que se muestran en la página principal de la tienda Manejo de clientes. En esta sección usted podrá administrar los usuarios registrados y los subscriptos a su tienda virtual. Menú de clientes registrados Búsqueda/Listado: podrá buscar usuarios registrados por nombre o mail, también acceder a listados de los mismos. Una herramienta interesante es la posibilidad de ver cuales son los mejores clientes, en función de la cantidad de pedidos enviados. Pedidos de un usuario: podrá acceder a la lista de todos los pedidos que realizó cierto usuario, con todo detalle de cada uno de ellos. 13

14 Mail para usuarios registrados: Podrá enviar un mail a los usuarios que en algún momento se registraron para realizar alguna compra. Podría ser información de nuevos productos, ofertas, etc. Mail para los subscriptos: igual que el anterior, pero esta vez el mail va para aquellos que solamente se registraron con su mail, no necesariamente han realizado compras. Obtener los mails de los usuarios y Obtener los mails de los subscriptos: aquí usted podrá extraer solamente las direcciones de mail, por si desea enviar un mail desde algún programa externo como por ejemplo el Outlook o cualquier otro. Baja del sistema: le permite dar de maja a un usuario en particular Manejo de las ventas. En esta sección podrá manejar los pedidos que llegan y la facturación. Cada vez que un usuario registrado realiza un pedido, éste queda ingresado en el sistema con estado PENDIENTE. A continuación se explican los diferentes estados en los que puede estar un pedido: PENDIENTE: es cuando recién se recibe este pedido. PROCESADO: es cuando el pedido ha sido considerado y aprobado. ENVIADO: es cuando el pedido ha sido efectivamente enviado al cliente. ANULADO: en cualquier momento se puede anular un pedido, por ejemplo cuando el cliente comete un error o por x motivo. Ventas hasta la fecha: se muestra un resumen de todo lo vendido hasta el momento. Facturación. El sistema permite generar las facturas correspondientes para los pedidos que estén en estado PROCESADO. Usted podrá generar facturas en moneda nacional o en dólares, o sea que el cliente podrá pagar en una moneda diferente a la que usted tenga configurada en su tienda, en este caso se tomará la cotización del dólar del Banco República del día de la fecha para la conversión. Generar factura: podrá facturar una venta directamente sin la necesidad de armar el pedido desde la tienda virtual. Facturas pendientes: podrá sacar una copia de las facturas de los pedidos que estén en estado PROCESADOS. La impresión deberá realizarse en volteas pre-impresas. Luego de impresa la factura, y en caso de necesita volver a imprimirla (ya sea porque la impresora tenía poca tinta y la que salió no sirve, o por cualquier otro motivo) deberá dirigirse a Imprimir factura por Nro. de pedido. Ver últimas facturas: se listarán las últimas 100 facturas con la posibilidad de volver a imprimir cualquiera de ellas. 14

15 Factura por número de pedido: mediante el número de pedido podrá volver a imprimir la factura correspondiente. Consulta entre fechas: le permitirá ver la recaudación entre un par de fechas, considerando solamente los pedidos ENVIADOS Manejo de usuarios. En esta sección podrá crear y administrar usuarios vendedores. Solamente el usuario administrador podrá acceder a todas las opciones de la tienda, los vendedores que usted cree solamente podrán acceder a la sección de ventas y Agenda Manejo de la agenda. La agenda que incorpora el sistema es simplemente para manejar mensajes que podrán ser vistos por todos los usuarios del sistema, por ejemplo avisos internos de la empresa, recordatorios, etc Manejo de noticias. Se dispone de una sección donde usted podrá dar de alta y baja noticias relacionadas con su tienda virtual o con los artículos que vende. 15

16 3.2.9 Manejo de secciones. Las secciones son páginas secundarias donde usted puede crear con el contenido que desee. Basta con activarlas en opciones generales de la tienda y podrá dar de alta tantas como desee, éstas aparecerán en una barra como la de las categorías a la izquierda de su tienda. Cada sección se compone de un título y de un contenido. Este contenido puede ser texto con formato e incluir imágenes, además podrá trabajar directamente con código HTML lo cual le permitirá crear páginas de calidad. 16

17 Sistema de servicio técnico Esto es por ejemplo si su empresa además de vender también realiza reparaciones o brinda soporte técnico a sus clientes. Se trata de un sistema que funciona de la siguiente manera: 1) El cliente entrega un producto para reparar, de esta manera se ingresan los datos del producto y de cliente en una ficha la cual tendrá un código único, y se entregará impresa al cliente. El producto queda en estado "A presupuestar" 2) El cliente podrá acceder a la tienda virtual y con el código de la ficha podrá consultar el estado de la reparación, para ello habrá una sección nueva al final de la columna de las categorías. 3) En caso de que ya se haya revisado el producto y ya esté pronto el presupuesto, se podrá cambiar el estado de la ficha a "Esperando respuesta" y se podrá ingresar el importe de la reparación y las tareas a realizar en el producto (por ejemplo "se requiere cambio de cabezal"). 4) El cliente entra por la tienda y consulta mediante el código de la ficha, y podrá Aceptar o Rechazar el presupuesto. En caso de aceptar automáticamente la ficha cambia al estado "En reparación", si lo rechaza la ficha queda en estado Anulada y el cliente podrá pasar a retirar el producto. En ambos casos se informará automáticamente por mail de que el cliente aceptó o rechazó el presupuesto dado. 5) En cualquier caso también se puede pasar la ficha al estado "Esperando repuesto" en caso de que se necesite encargar alguna pieza para la reparación, o al estado "En RMA" si la reparación corre por otro lado. 6) Luego de reparado el producto hay que cambiar la ficha al estado "A retirar", y de esta manera el cliente podrá pasar a levantarlo. 7) Luego de retirado se actualiza la ficha al estado "Retirado" 17

18 4. Soporte técnico Por cualquier consulta, duda o sugerencia podrá contactarse con nosotros en cualquier momento. Técnico responsable: Marcelo Texeira Mail: info@micomerciovirtual.com MSN: jmtexeira@hotmail.com 18