Informe del cruce de Sistema de Gestión Conducta Responsable con los Sistemas de Gestión de las normas ISO 9001, ISO y OHSAS

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1 Informe del cruce de Sistema de Gestión Conducta Responsable con los Sistemas de Gestión de las normas ISO 9001, ISO y OHSAS Introducción. El cruce del Sistema de Gestión de Conducta Responsable (SGCR) con los Sistemas de Gestión: de la Calidad según ISO 9001 (SGC), Ambiental según ISO (SGA) y de Seguridad y Salud Ocupacional según OHSAS (SGSySO), ha sido realizado con las versiones actualmente vigentes de las normas. 2. Objetivo. El objetivo de este cruce es simplificar la autoevaluación en el SGCR para aquellas empresas socias de ASIQUIM, las cuales ya cuentan con la certificación de su SGC y/o SGA y/o SGSySO. 3. Metodología de trabajo y resultados. Sobre un cruce previo del SGCR con las normas realizado por SGS, se verificó la necesidad de excluir preguntas para sistemas de gestión certificados. Para ello se revisaron las preguntas del SGCR frente a cada una de las cláusulas de las normas, las preguntas no cubiertas por alguna de las normas pasaron a ser las primeras obligatorias, lo cual tenía estrecha relación con las preguntas mandatorias. A partir de este punto se decidió que todas las preguntas mandatorias serían obligatorias, ya que en opinión del autor esta obligatoriedad es la forma de asegurar el cumplimiento del SGCR. Basado también en lo último, se clasificaron como obligatorias 51 preguntas Generales dado el fuerte nexo con Conducta Responsable, que las normas no eran específica en esas prácticas y dado el conocimiento del autor de las debilidades de los SGC, SGA y SGSySO. Lo anterior implicó reformular algunas preguntas, cambiar el carácter, las preguntas de gestión ambiental con la cooperación de ASIQUIM fueron distribuidas en Generales y Producción. El cuadro actual definitivo se muestra en la Tabla 1. RAYENCOR S.R.L. 1

2 Tabla 1. Preguntas SGCR su carácter y obligatoriedad Preguntas SGCR Original Actual Obligatorias Generales Mandatorias Almacenamiento Distribución Gestión Ambiental Produción Terminal Transporte TOTAL Lo anterior permite afirmar que una empresa socia certificada en las 3 normas sólo deberá responder las 139 preguntas obligatorias del total de 344, vale decir un 40% de las preguntas totales. La autoevaluación del SGCR considera un SI como respuesta, cuando se está en cumplimiento. Aplicando la misma lógica aparecerá un SI como respuesta predefinida, dependiendo del sistema de gestión certificado del asociado. Estas preguntas no deberán ser contestadas pues ya se indicará el cumplimiento. Las otras preguntas no cubiertas por las norma (PNCN) se suman a las Obligatorias y dan el número total de preguntas a responder por el asociado. Los resultados se encuentran en la Tabla 2 y en la Figura 1. Tabla2. Preguntas a responder por el asociado. Certificación Pregunta con respuesta SI Preguntas No cubiertas por la norma, PNCN Preguntas con respuesta obligada Total preguntas a responder Reducción del cuestionario ISO % ISO % OHSAS % En la última columna se puede observar la fuerte reducción en la cantidad de preguntas de autoevaluación. Las preguntas que ya tendrán un SI como respuesta indica el grado de cumplimiento del SGCR, así la certificación ISO 9001 cumple con un 44% del SGCR, las certificaciones ISO cumple con un 55% y la OHSAS con un 56% del SGCR. Un sistema de gestión certificado Trinorma, sólo contestará las 139 preguntas clasificadas como obligatorias y tendrá un 60% de cumplimiento para su SGCR. RAYENCOR S.R.L. 2

3 A continuación se entrega la Figura 1, que muestra en forma gráfica lo comentado. Figura 1. Cruce de sistemas de gestión. Preguntas a responder. 4. Consideraciones y recomendaciones para la verificación de SGCR. Al aplicar el filtro para una norma estará predefinido un SI cumple para aquellas preguntas cubiertas por la certificación de los SGC y/o SGA y/o SGSySO. Serán excepción aquellas preguntas consideradas como obligatorias de responder dada su relevancia para el SGCR. Dado que habrá muchas preguntas con respuesta SI, para los sistemas de gestión certificados, se debe considerar como prerrequisito, que en la política de la empresa estén incluidos los compromisos con los 6 principios de Conducta Responsable Los certificados de los SGC y/o SGA y/o SGSySO deben estar vigentes al día de la verificación, condición sine qua non para aplicar el filtro y excluir cláusulas del SGCR El Equipo verificador debe ser informado de las no conformidades encontradas en la última auditoría externa y de las acciones correctivas aceptadas por el ente certificador del asociado. En especial, si el carácter de las desviaciones está relacionado con las preguntas definidas como mandatorias del SGCR Se debe tener presente que las certificaciones del asociado, no deben ser motivo de inhibición para los miembros del equipo verificador, quienes podrán solicitar RAYENCOR S.R.L. 3

4 antecedentes sobre cualquiera de las preguntas contestadas con SI cumple, en caso de considerarlo necesario La empresa cuyo SGCR es verificado, debe poner a disposición del equipo verificador todos los antecedentes y registros necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de su SGCR y dar respaldo a los SI cumple de su autoevaluación Los documentos oficiales: misión, política, autoevaluación e indicadores del SGCR y en especial el cumplimiento legal del asociado deben conocerse previo a la visita in situ. Con relación a este último, un voto de confianza hacia el asociado, podría ser el aceptar un documento firmado por la Dirección en que asegura el cumplimiento legal de su representada. 5. Conclusiones. El cruce realizado entre el SGCR y los otros sistemas de gestión es una guía cuyo objetivo es facilitar el trabajo de las partes verificado verificador. La integración de sistemas de gestión permite a las organizaciones socias de ASIQUIM una disminución de los costos de administración, al aumentar su eficiencia y eficacia. Un asociado con certificaciones ISO y OHSAS ya cuenta con un buen grado de cumplimientos del SGCR (ISO %, ISO %, OHSAS %), llegando al 60% de cumplimiento en un sistema certificado trinorma. Finalmente los socios con su SGCR podrán conocer la brecha, que les separa de las certificaciones de los SGC y/o SGA y/o SGSySO, lo cual es otro gran valor agregado de Conducta Responsable. Raúl Cortés González RAYENCOR S.R.L. 3 de marzo de 2014 RAYENCOR S.R.L. 4

5 Anexo I. El aporte de Conducta Responsable a los sistemas de gestión de la Calidad (ISO 9001), Medioambiental (ISO 14001) y de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001). El sistema de gestión Conducta Responsable (SGCR) aporta valor en temas que no son cubiertos específicamente por las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, ya que las normas son aptas para cualquier tipo de organización, en cambio Conducta Responsable está enfocada al área química. El SGCR en su autoevaluación integra el compromiso con la sustentabilidad, tomando el concepto desde la cuna a la muerte para la manipulación, fabricación, almacenamiento, comercialización, transporte, distribución, uso y disposición final de los productos químicos. Desde la pregunta obligatoria 16 en adelante se refleja este concepto, a través de los requisitos legales, indicadores, entrenamiento comunicación, control operacional, manejo de crisis y responsabilidad social ente otros. El gran aporte de ASIQUIM se manifiesta en los temas de control operacional y manejo de crisis donde se cubren y complementan aspectos, los cuales van más allá de los tratados por las mencionadas normas. Las 52 preguntas obligatorias para el control operacional y 10 para el manejo de crisis, evidencian el aporte de este sistema de gestión. El tema reconocimiento y responsabilidad social a través de sus 12 preguntas obligatorias, incluyendo la comunicación con los trabajadores y la comunidad, es complementado con 4 preguntas adicionales de relacionamiento con la comunidad y 6 preguntas sobre comunicación. Cabe señalar el énfasis de Conducta Responsable con sus 23 preguntas obligatorias en una gestión con definición de indicadores (3), objetivos, metas y programas (3), Entrenamiento (7), monitoreo y revisión (2), Registros (3), Auditorias (4), evaluación critica del desempeño (1) conduce a mejora continua demostrable a través de los indicadores solicitados y compartidos con los trabajadores, asociación y comunidad, si corresponde. Finalmente destacar, que la fortaleza de Conducta Responsable es fruto de la experiencia y conocimiento del quehacer de ASIQUIM, en la necesidad de no cometer los mismos errores, de mejorar en forma permanente para ser más eficiente y en el fuerte compromiso con la sustentabilidad. Una selección de las preguntas de más valor agregado se puede ver en el Anexo II. RAYENCOR S.R.L. 5

6 Anexo II. Preguntas de más valor agregado dentro de las obligatorias. A continuación se entregan las preguntas, las cuales en la opinión del autor de este informe agregan más valor Identificación de riesgos asociados con la actividad química. 16. Se ha establecido un listado de Sustancias Químicas que en virtud de su peligrosidad, deba ser analizado el riesgo (Peligro vs Exposición) de este en todo su ciclo de vida? 18. Se han establecido niveles de protección múltiples, tales como: contención secundaria; sistema de detección temprana de fugas; sistemas de mitigación y ataque temprano (tales como rociadores, sistemas de espuma, etc.); sistemas inertes (tales como colchones de nitrógeno) y procedimiento para autorización de trabajos de mantención en condiciones normales y especiales? Identificación de requisitos legales y otros. 19. Existen procedimientos que establezcan los requisitos legales aplicables a materias de Conducta Responsable en la organización? 20. Se cuenta con un procedimiento que asegure el conocimiento de toda la legislación vigente y emergente en materias salud, seguridad y medio ambiente? 24. Se da cumplimiento a las regulaciones de seguridad en los procesos de los Servicios de Salud, Superintendencia de Electricidad y Combustible, Municipalidad y otras entidades públicas pertinentes? Definición de indicadores. 29. Se ha determinado los tiempos de respuesta de en caso de siniestro/emergencia: Bomberos, servicios de ambulancias, brigada interna y Carabineros?; se revisan periódicamente estos tiempos de respuesta mediante simulacros en planta? 30. Se han definido indicadores para evaluar el compromiso de los colaboradores con Conducta Responsable? Objetivos y metas. 35. Están reflejadas las metas de Conducta Responsable (aspectos de Salud, Seguridad, Medio Ambiente, etc.) dentro de las metas del personal, considerando su cumplimiento en la evaluación de desempeño individual? RAYENCOR S.R.L. 6

7 Organización y área de responsabilidad. 42. Tiene cada trabajador una descripción de su puesto de trabajo que describa su responsabilidad en relación con los aspectos de Conducta Responsable (Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Calidad, Responsabilidad Social, etc.)? 47. Existe una política de la empresa sobre prevención de adicciones? 48. Se explica y se les da a todos los trabajadores esta política? 50. Elabora un Experto Profesional de Prevención de Riesgos un informe anual sobre la actividad de la empresa en el transporte de cargas peligrosas? 56. Existe un plan de contingencia en caso de enfermedad, vacaciones, imprevistos, etc.? 57. Se ha asignado formalmente a un miembro de la alta gerencia la responsabilidad de asegurar que todas las materias de Conducta Responsable se encuentren efectivamente cubiertas? Entrenamiento. 62. Están las siguientes materias incluidas en el programa de capacitación?: comunicación, investigación y análisis de incidentes, promoción de actitudes de Conducta Responsable, relación con clientes, instrucciones de trabajo, manipulación de mercancías peligrosas, tareas que requieren una habilidad especial, manejo de equipo de protección personal, procedimientos de emergencia. 66. Se revisa el procedimiento de primeros auxilios, con participación de una fuente médica, al menos una vez al año? 72. Se llevan a cabo cursos de repaso de la formación previamente impartida? Comunicación. 78. Existen procedimientos que permitan evaluar y dar debida respuesta a las inquietudes de los grupos de interés, respecto al desempeño en Conducta Responsable en forma regular? 80. La organización comparte regularmente información importante respecto a Conducta Responsable y lecciones aprendidas a partir de incidentes con otros a través de ASIQUIM con el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes similares? RAYENCOR S.R.L. 7

8 84. Se ha entregado la información adecuada a Bomberos de la localidad respecto a los productos almacenados?; están ellos conscientes de los riesgos involucrados y se encuentran preparados para prestar apoyo en caso de un siniestro? 85. Se encuentra disponible en planta un listado actualizado de los productos almacenados, incluyendo toda la información relevante (cantidad, ubicación, grado de peligrosidad)? Control Operacional El sistema de combate contra incendios (suministro de agua, bombas, espuma, hidrantes, monitores, extintores) sigue buenas prácticas reconocidas? 107. El sistema eléctrico (líneas de distribución, mantenimiento) sigue buenas prácticas reconocidas? 108. La limpieza de los estanques sigue buenas prácticas reconocidas? 109. El manejo de las aguas de tratamiento, aguas residuales y otros residuos sigue buenas prácticas reconocidas? 110. Se cuenta con un sistema de control de emisiones evaporativas basado en buenas prácticas reconocidas? 114. Se aplican prácticas que eviten inflamaciones por corriente estática? 138. Se cuenta con un Plan de Contingencia verificable, que permita enfrentar una emergencia producida por un accidente en la carretera? (sólo en el caso de transporte de cargas peligrosas en vehículos con Peso Vehicular Bruto, PVB, igual o superior a kg 159. Los camiones que transportan carga peligrosa, cuentan con: dispositivo electrónico de registro DER, homologado y autorizado por Resolución del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, que registre, como mínimo, el tiempo, la velocidad y distancia recorrida; sistema de radio comunicaciones o porte de un aparato de telefonía móvil celular de cobertura nacional; luz de seguridad (baliza; sólo si el peso bruto vehicular es igual o mayor a Kg.; compartimiento hermético y adecuado a la carga transportada? 165. Dispone la empresa de un adecuado equipo disponible para hacer frente a una emisión o fuga de producto? 190. Dispone la instalación de todas las autorizaciones y licencias de operación requeridas, de acuerdo con las operaciones que se llevan a cabo en el mismo? 208. Están las vallas, rejas y puertas de la instalación en un estado y condición correspondientes a un estándar aceptable? Están las vías de tráfico y el área de estacionamiento en un estado y condición correspondientes a un estándar aceptable? RAYENCOR S.R.L. 8

9 211. Están los patios y caminos apropiadamente pavimentados y bien conservados? 213. Están los caminos, senderos y escalones, en buenas condiciones, limpios y libres de obstáculos? 216. Hay un número suficiente de extintores distribuidos por el lugar y están libres de obstrucciones? 217. Están los extintores y mangueras accesibles, en buenas condiciones y controladas en forma regular? 218. Existe un programa de inspección y mantenimiento para los extintores? 221. Se han instalado señales, indicadores, letreros y/ o pictogramas de precaución (prohibido fumar, obligación de usar cascos, etc.)? 230. Existen procedimientos de seguridad en cuanto a protección, de las personas, las propiedades y las operaciones contra eventuales pérdidas por destrucción intencionada o robo? 231. Se controla la entrega y la duplicación de llaves de edificios, vehículos y bodegas? 232. Son los visitantes y suministradores de servicios: registrados a su llegada?; provistos con la información relativa a los riesgos que se pueden encontrar?; provistos del equipo de protección personal?; está ello cubierto por un procedimiento escrito? 279. Se han revisado todos los riesgos para la salud laboral de todos los productos químicos que se transportan y/o manipulan? 281. Se lleva a cabo un estudio sobre cualquier nuevo producto químico antes de que se acepte el primer pedido? Manejo de Crisis Cuenta la organización con un plan para el manejo de las emergencias surgidas en cualquier punto del ciclo de vida? 283. Se han definido claramente los roles y capacidades de la empresa en los programas conjuntos con ONEMI, grupos de industrias, contratistas, transportistas y agrupaciones públicas? 287. Están bien señalizadas las salidas de emergencia, en especial en aquellos zonas en que se manejan residuos peligrosos? RAYENCOR S.R.L. 9

10 288. Se han considerado medidas de control frente a fenómenos Sísmicos y condiciones extremas de tiempo tales como frío o calor extremo, altas velocidades de viento, inundaciones rápidas y/o terremotos, en el equipamiento, diseño y operación de la planta? 290. Simulacros de emergencia: se realizan simulacros de emergencia con regularidad?; están los servicios públicos de emergencia involucrados en el desarrollo de los planes de emergencia?; están los servicios de emergencia, familiarizados con las condiciones internas de la compañía?; se realizan simulacros de emergencia conjuntamente? 297. Hay una persona designada para hacer declaraciones a terceras partes tras un accidente / incidente? Existen una cadena de suplencia para esa persona? Está esta persona, debidamente capacitada? Monitoreo y revisión Se cuenta con procedimientos que garanticen un adecuado monitoreo y que provea evidencia objetiva de cumplimiento de los requisitos de Conducta Responsable? Registros Existe un archivo debidamente documentado y actualizado con un listado completo de incidentes, accidentes y no conformidades ocurridas en planta? 305. Se lleva registros de las emisiones y residuos generados en las actividades de las plantas? No Conformidades y Acciones Correctivas / Preventivas Se informa al cliente de todas las "no conformidades" en que están implicados sus productos? 311. Se comparten con los clientes los resultados de los análisis de tendencias? 313. Se incentiva el planteamiento de no conformidades entre los colaboradores, proveedores y contratistas? Auditorías Internas y Externas Se realizan auditorías de cumplimiento legal en materias de control de la contaminación y seguridad de los trabajadores? RAYENCOR S.R.L. 10

11 Revisión de desempeño y Evaluación Crítica Asiste la Dirección de la empresa, al menos dos veces al año, a las reuniones celebradas para revisar asuntos de Conducta Responsable? Reconocimiento y otros aspectos de Responsabilidad Social Se traducen los indicadores para evaluar el compromiso de los colaboradores con Conducta Responsable en compensaciones económicas o reconocimientos? 329. Se mide en forma periódica el clima laboral? 330. Se facilita la participación de trabajadores en acciones de responsabilidad social conjuntas con la organización, en apoyo a la comunidad? 331. Se ha estudiado la brecha salarial? Si se ha estudiado, se ha hecho alguna acción para alcanzar estándares adecuados? 333. Se mide o se solicita mediciones de Clima laboral en contratistas habituales? 334. Se promueve entre sus empleados y contratistas programas de alimentación sana? 335. Se tiene un código de ética para temas laborales y comerciales? Existe un número anónimo para denuncia de faltas a dicho código? Relacionamiento con la comunidad Se organizan días de puertas abiertas u otra actividad de acercamiento con la comunidad? 343. Se ha definido una estrategia para acercarse a establecimientos educacionales para traspasar conceptos y buenas prácticas de Conducta Responsable? Ej. Preparación ante emergencias, Seguridad, Etc Se programan reuniones periódicas con organizaciones emplazadas en la cercanía de su instalación, para tratar temas de interés común? Ej. Juntas de Vecinos, Gremios Geográficos, Vecinos Industriales, etc. 342 Se evaluado la implementación de un Panel Asesor de la Comunidad? Existe una definición al respecto? RAYENCOR S.R.L. 11

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