Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 1

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1 UNIDAD 2 TIPOS DE SISTEMAS La Empresa en la Sociedad de la Información: Impacto en las Organizaciones Hoy en día es normal escuchar la afirmación se esta en la sociedad de la información! Ello es así, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática. Para las Organizaciones, estas dinámicas en el entorno, plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata. Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets[2] y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy. Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros. Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar. Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma. En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, la velocidad, la flexibilidad y la conectividad están implicadas; como las Organizaciones operan con información, entonces ellas también son afectadas, cómo hacer que los efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con que se cuente. Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de información se ha enriquecido logrando desarrollos, como la Teoría de Redes, las Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Información Inteligentes. Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacia la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 1

2 las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy. Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa: Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos. Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente. Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes. Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global. El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento. Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas que absorben esa información. LA EMPRESA Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO CULTURAL: PROCESOS Y PERSONAS Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que le dan una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen. Gestión del Cambio El cambio es un fenómeno que ha existido desde el comienzo de la Historia en los diferentes entornos: cultural, político, social, empresarial. En el mundo empresarial, las empresas que no han sabido anticiparse al cambio o evolucionar adecuadamente han perdido su posición competitiva en el mercado. Para alcanzar posiciones de liderazgo en el entorno empresarial es necesario diseñar una estrategia de cómo gestionar los cambios. Los cambios en general, y en especial, en los aspectos organizativos y de sistemas, suelen plantear incertidumbre en las personas. Esta situación de incertidumbre puede desembocar en un rechazo, explicito o implícito en lo que respecta al servicio que se va a implantar. Para minimizar este efecto es necesario realizar una serie de actuaciones o actividades que permitan minimizar el impacto negativo e incertidumbre que dicho cambio va a provocar en la organización. El objeto de ejecutar acciones de Gestión del Cambio es vertebrar actividades, procesos, mecanismos y canales de trabajo para contribuir al éxito de la puesta en funcionamiento de un proyecto. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 2

3 Estas actividades se concretan en acciones de comunicación, formación, liderazgo y motivación que permitan obtener la mayor productividad del servicio por parte de los profesionales en el menor tiempo posible. Se establecen entonces objetivos para la Gestión del Cambio, como por ejemplo: Conseguir el cambio cultural asociado a la nueva filosofía de trabajo resultante del nuevo modelo, con una visión común y comprometida Conseguir la participación, involucración y compromiso de todos los beneficiados por el cambio Detectar apoyos y barreras, y establecer mecanismos para superarlas, consiguiendo que el cambio sea aceptado de forma natural. El planteo se basa en el diseño, ejecución y seguimiento de una serie de Planes Estratégicos de la Gestión del Cambio: Plan de Liderazgo, de Comunicación, de Formación, de Motivación. Una correcta Gestión del Cambio, facilitará la transición a un nuevo modelo de explotación, y permitirá mantener alineadas las expectativas de los afectados con las características finales del servicio. Esto evitará posibles impactos en su productividad para: Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas El inicio de un proceso de no retorno, que llevará a la empresa a ir configurando la forma de ser y hacer en torno a las TICs sólo es posible mediante un profundo cambio simultaneo en cultura, personas y procesos. La cultura tradicional, más basada en valores impregnados de un cierto paternalismo, que priman la fidelidad a la jerarquía, la seguridad en el desempeño de una tarea en muchos casos repetitiva y rutinaria y la permanencia en el mismo puesto durante tiempo, debe ir siendo desterrada y dejando paso a una cultura que se base entre otros en los siguientes valores: Creatividad e innovación como principio rector de la conducta La persona y el equipo humano por encima del individuo El compartir información y conocimiento Procesos y Personas Hoy en día no nos podríamos imaginar nuestras vidas sin las funciones que realizan las computadoras, ya sean estas administrativas, entretenimiento o científicas. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 3

4 Pero la tecnología, en realidad, es menos de lo que aparenta, pues aún con lo sofisticado de sus componentes y el enorme alcance que posee requiere de la intervención del hombre, su decisión y criterio para operar, es importante señalar que es precisamente cuando se conjuga el hombre y la máquina, que se hace necesaria la presencia de un instrumento o herramienta que permita el uso optimo de sus bondades sin caer por ello en un ilusorio estado tecnócrata. Para ello es preciso recordar que a finales de los ochenta y principio de los noventa, en pleno auge de ese desarrollo tecnológico a gran escala, surgió una herramienta que cuestionaba la administración del momento y planteaba cambios radicales que transformaran a las organizaciones en entes dignos de la evolución electrónica, esa herramienta es conocida como la reingeniería. La reingeniería supone un cambio total de la concepción del negocio, desde la manera de observar el proceso hasta la forma de concebir el resultado, en líneas generales parecía la panacea de finales de siglo, pues permitía a las organizaciones asumir el reto de repensarse de manera concienzuda y responsable. Una de las características más comunes de las empresas que se aventuraron a hacer uso de la reingeniería para ajustarse a los nuevos tiempos consistió en la adquisición de la tecnología de punta que ofrecía el mercado, suponiendo y esperando ahorro en tiempo, costos y personal. Las estadísticas demostraron que la mayor parte de las empresas que asumieron el reto de cambiar radicalmente sus procesos, repensar su estructura, funciones y orientación, además de haber invertido altísimas sumas de dinero para lograrlo en tecnología y firmas consultoras, fracasaron en su intento. Pero Cómo fue posible? Acaso la reingeniería no era una buena herramienta gerencial? Y si lo era, por qué la mayoría no logró el éxito esperado? Dónde estuvo la falla? Cuando las organizaciones deciden realizar cambios importantes en su estructura, funciones y procesos deben hacerlo en forma de cascada, primero los que la dirigen deben entender y aceptar el cambio como un hecho para luego transmitir ese convencimiento a sus subordinados, pero no es ahí donde se encuentra la respuesta, es posible encontrarla sólo en dos hechos simples y comúnmente olvidados: la cultura del común y la necesidad de gerenciarla. Cuando se hizo uso de la reingeniería como herramienta de cambio se infundió en el recurso humano un temor a ser desplazado con la tecnología que luego fue corroborado por muchos a la hora de observar los resultados del cambio y con ello la pérdida de sus empleos. Lo anterior no pretende suponer que las organizaciones estaban obligadas a sostener una carga laboral innecesaria una vez reorientado sus procesos y actualizada su tecnología; se refiere precisamente a la falta de vinculación entre el individuo y el ambiente cambiante de la era y la importancia que posee el manejo de la tecnología en el día a día laboral, esto como consecuencia de la ausencia de programas y planes de desarrollo que algunas empresas presentan aún en la actualidad y que no alteran de manera positiva y significativa la cultura tecnológica de la organización. Todavía la tecnología, en la mayoría de los casos, es subutilizada por las organizaciones que las adquieren, limitando su uso a los procesadores de palabras, presentaciones digitales y, en algunos casos a hojas de cálculo. La presencia del correo electrónico interno, aunque ampliamente difundida, no necesariamente es utilizada por todos los entes involucrados y, el uso de herramientas como Internet apenas si son orientadas a agregar valor a la gestión diaria, no obstante es común observar como quienes poseen estas facilidades técnicas hacen alarde de las mismas aun cuando su utilidad apenas se aprecie. La mayoría de las empresas que fracasaron en la implementación de tecnología como parte de su cambio radical, parecen haber olvidado el impacto que ésta tiene en el personal y la necesidad que Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 4

5 posee el individuo de conocer, entender e internalizar la importancia misma de su presencia, por lo tanto no se trataba simplemente de implementar una nueva forma de manejar y observar el negocio, sino de gerenciar de manera eficaz esa nueva visión, lo cual es pieza fundamental del concepto que encierra la palabra Cybergerencia. CyberGerencia La Cybergerencia es aquella que administra, dirige y controla de manera eficiente y efectiva el conocimiento tecnológico y su impacto dentro de la empresa. La Cybergerencia conjuga la administración y la transferencia del conocimiento con el uso racional y óptimo de la tecnología, no con la intención de desplazar al hombre por la máquina, sino con el propósito de orientar su desempeño al uso eficiente de la misma, con la finalidad de ahorrar costos e incrementar las ganancias. La presencia de la gerencia a través de la tecnología no se puede considerar como una etapa de integración o como una moda derivada del uso de los sistemas informáticos. La Cybergerencia va más allá definiendo el perfil de quienes dirigen una empresa a través del uso de las tecnologías de información. La Cybergerencia supone la visión de la tecnología como pieza complementaria del desempeño administrativo y no como un medio lineal y operativo para registrar y almacenar los resultados, pues de lo contrario se estaría traduciendo el concepto primario de las tarjetas perforadas de los otrora computadores al uso electrónico del disco, entendiéndose al computador como la acción que originó su nombre y no como la herramienta en la que se ha convertido. La Cybergerencia posee las siguientes características: Considera el uso de la tecnología como complemento del talento humano. Involucra al individuo con el uso consciente de la tecnología para facilitar sus procesos y los de la empresa. Está presente en empresas cuya cultura está orientada a la innovación. No restringe el uso de la tecnología, lo promueve. Incentiva el pensamiento creativo del capital humano en la búsqueda de mejorar los procesos a través de la tecnología. Promueve la inversión con base en la disminución de costos e incremento de utilidades. Exige el uso colectivo de los dispositivos tecnológicos disponibles en la empresa. Facilita la transferencia de conocimiento. Asimilar la tecnología no es tarea fácil, en la mayoría de los casos sólo se termina por aceptarla como un requisito, algo que conociendo estrictamente lo básico resulta suficiente para enfrentar un mínimo de retos en las empresas contemporáneas. Hoy se sabe que eso no es suficiente, hay que administrarla, y una herramienta como la Cybergerencia ofrece las alternativas para afrontarla con éxito. Quien no gerencie la tecnología sólo está ante la ilusión del avance tecnológico, sin duda no lo ha alcanzado. CLASIFICACION DE SISTEMAS INTRODUCCIÓN Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades. Si el sistema de información satisface los requerimientos del sistema-organización, las distintas clases de subsistemas de información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organización. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 5

6 Las organizaciones se pueden estructurar en 4 niveles: el nivel operativo, constituido por los procesos físicos de producción y distribución; el nivel de control operativo, el nivel de las decisiones tácticas, y el nivel de las decisiones estratégicas. Las decisiones son estructuradas, semiestructuradas o no estructuradas, según el nivel (a medida que subimos en la pirámide, las decisiones son cada vez menos estructuradas). Por lo tanto, la información que concierne a la toma de decisiones difiere en los distintos niveles, lo que requiere la existencia de diferentes tipos de sistemas que provean dicha información. La siguiente pirámide ilustra los diferentes niveles en una organización y el tipo de decisiones que en cada uno de ellos intervienen. Cuando una empresa crece, la supervisión de las actividades relacionadas con ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento el empresario descubre que necesita estar en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven demasiado numerosos y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador propietario se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir. En esta situación es cuando debe decidir la implantación de un sistema de información para la empresa con el fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el crecimiento de la misma. Clasificación de los sistemas automatizados Una división en categorías de los sistemas automatizados es la siguiente: 1. Sistemas Transaccionales o En línea 2. Sistemas de tiempo real 3. Sistemas de información gerencial 4. Sistemas de apoyo a decisiones 5. Sistemas basados en el conocimiento 6. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo 7. Sistemas de apoyo a ejecutivos Sistemas Transaccionales o En Línea Históricamente, los sistemas de información transaccionales fueron los primeros (y, durante muchos años, casi los únicos) en ser incorporados al procesamiento computadorizado. En el contexto de los sistemas de información, una transacción es un intercambio entre un usuario que opera una terminal y un sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta un determinado resultado. Implica la captura y validación de los datos ingresados por el usuario, la consulta y/o actualización de archivos, y una salida o respuesta. Esta definición connota en la transacción su carácter de operación individual, relativamente breve e indivisible. Los sistemas de información transaccionales, por lo tanto, están destinados a satisfacer las necesidades del nivel operativo: explotan la capacidad y velocidad de las computadoras para almacenar y procesar grandes volúmenes de datos; realizan operaciones repetitivas y relativamente sencillas; y contribuyen a automatizar las tareas más rutinarias y tediosas, a eliminar el papeleo, a acelerar los trámites, a disminuir la cantidad de mano de obra, a minimizar los errores, a facilitar la registración y Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 6

7 recuperación de datos desagregados y, en general, a reducir o aligerar las actividades que desarrollan los empleados u operarios de las organizaciones. Los sistemas transaccionales son conocidos también con las siglas TPS (Transaction Processing Systems), y cuando el procesamiento se realiza en tiempo real (es decir, cuando el procesamiento de los datos es simultáneo a los hechos) se los conoce como OLTP (On Line Transaction Processing). Cuáles son? En este tipo de sistemas, se encuentran los que son prácticamente comunes a todas las organizaciones, tales como los de Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Producción, etc. También pertenecen a esta clase muchos otros sistemas (llamados sistemas para mercados verticales ) que resultan más específicos de una rama de actividad, como, por ejemplo, Administración de Obras Sociales, Administración de Sistemas de Medicina Prepaga,, Servicios Financieros, Reserva de Pasajes, Administración Hospitalaria, Administración Hotelera, Administración de Propiedades, Administración de Instituciones Educativas, Producción de Seguros, etc. Si no para todos, para la mayoría de estos sistemas existe una variada oferta de paquetes de programas estandarizados. Los más numerosos son los diseñados para las organizaciones más pequeñas, y su costo, su grado de estandarización y su sencillez de manejo los hacen muy accesibles, así como aptos para su empleo con los más económicos modelos de computadoras personales. En el otro extremo, se encuentran las versiones más potentes y costosas, las que suelen tener mayores exigencias de implantación; generalmente, requieren personal especialmente entrenado, recursos de computación relativamente caros y sofisticados, y la adaptación de los programas a las necesidades particulares de la organización. Sobre todo en el caso de esta categoría superior de paquetes, se plantea la alternativa estratégica de optar por estas soluciones de terceros o encarar el desarrollo de sistemas a medida, es decir, especialmente diseñados y construidos para la organización en que serán utilizados. Características: En todos los sistemas de este tipo los datos entran a la computadora o se les recibe de ella en forma remota. Es decir, los usuarios del sistema computacional normalmente interactúan con la computadora desde terminales que pueden estar localizadas a cientos de kilómetros de la computadora misma. Los datos almacenados, es decir, sus archivos o su base de datos, usualmente se organizan de tal manera que los componentes individuales de información pueden ser recuperados, modificados o ambas cosas: 1) rápidamente y 2) sin tener necesariamente que efectuar accesos a otros componentes de información del sistema. El analista debe tener alguna manera de modelar, esto es, de crear modelos de todos los posibles mensajes que el usuario humano puede teclear en su terminal, y de todas las respuestas que el sistema pudiera dar, además de todas las respuestas que pudiera dar el humano ante las respuestas de la computadora, etc. Esto usualmente se lleva a cabo identificando todos los estados en los que la computadora y el usuario pudieran encontrarse, e identificando todos los cambios de estado. Un ejemplo de un estado en el que pudiera encontrarse una computadora de un sistema de cajero automático bancario es: el usuario ha insertado su tarjeta y se ha identificado, pero aún no me ha dado su clave secreta. Un ejemplo de cambio de estado es me ha dado su clave secreta y ahora puedo proceder a determinar si desea retirar efectivo o desea que le informe acerca de su estado de cuenta. Otro cambio de estado pudiera ser ha tratado sin éxito de ingresar su clave tres veces y ahora voy a hacer sonar la alarma. Estos estados y cambios de estado se modelan típicamente con diagramas de transición de estados, que es una de las herramientas que veremos en el curso. La información se teclea desde el lugar de origen y la salida se transmite a donde es requerida. Los datos se organizan de modo que se puedan recobrar fácilmente. Arquitectura de un Sistema en Línea Dado que los sistemas en línea por lo común requieren recuperar datos con rapidez (para poder responder a preguntas y órdenes provenientes de terminales en línea), suele ser muy importante diseñar los archivos y bases de datos de la manera más eficiente posible. De hecho, a menudo las operaciones de computación llevadas a cabo por un sistema en línea suelen ser relativamente triviales, mientras que la estructura y organización de los datos mantenida por el sistema en línea suelen ser más complejos. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 7

8 2. Sistemas de Tiempo Real Un sistema de tiempo real es considerado por muchos como una variante de un sistema en línea; muchos usan ambos términos indistintamente. Sin embargo es importante distinguirlos. Definición: Un sistema computacional de tiempo real puede definirse como aquel que controla un ambiente recibiendo datos, procesándolos, y devolviéndolos con la suficiente rapidez como para influir en dicho ambiente en ese momento. La expresión con suficiente rapidez está sujeta a muchas interpretaciones. Ciertamente, existen muchos sistemas en línea (sistemas bancarios, o de reservas aéreas y sistemas de bolsa) que se espera reaccionen en uno o dos segundos a un mensaje tecleado en la terminal. Sin embargo, en la mayoría de los sistemas de tiempo real, la computadora debe reaccionar en milisegundos y a veces en microsegundos a los estímulos que recibe. Los siguientes son ejemplos de sistemas de tiempo real: Sistemas de control de procesos: los sistemas computacionales que se utilizan para verificar y controlar refinerías, procesos químicos, molinos y operaciones de maquinado.. Sistemas de alta velocidad para adquisición de datos: los sistemas computacionales que obtienen datos de telemetría a alta velocidad de satélites en órbita o las computadoras que capturan cantidades enormes de datos de experimentos de laboratorio. Sistemas de guía de proyectiles: los sistemas computacionales que deben rastrear la trayectoria de un proyectil y hacer ajustes continuos a la orientación y empuje de los propulsores. Sistemas de conmutación telefónica: sistemas computacionales que controlan la transmisión de voz y datos en miles de llamadas telefónicas, detectando los números marcados, condiciones de ocupado y todas las demás condiciones de una red telefónica típica. Sistemas de vigilancia de pacientes: sistemas computacionales que detectan los "signos vitales" de diversos pacientes (por ejemplo, temperatura y pulso ) y que son capaces ya sea de ajustar el medicamento administrado o de hacer sonar la alarma si los signos vitales se mantienen fuera de ciertos límites predeterminados. Además de la velocidad, existe otra característica que diferencia a los sistemas de tiempo real de los sistemas en línea: estos últimos suelen interactuar con las personas, mientras que los sistemas de tiempo real usualmente interactúan tanto con personas como con un ambiente que generalmente es autónomo y a menudo hostil. De hecho, la principal preocupación del analista de sistemas en tiempo real es que, si la computadora no responde con la suficiente rapidez, el ambiente pudiera quedar fuera de control, los datos de entrada pudiera perderse sin remedio o un proyectil pudiera salirse de su trayectoria tanto que ya no fuera posible recuperarlo, o bien que un proceso de manufactura pudiera explotar. En cambio, un sistema en línea que no responda con la suficientemente rapidez en general no hará más que volver impacientes y gruñones a sus usuarios. Si tienen que esperar más de tres segundos la respuesta de un sistema en línea, las personas pueden "explotar" en sentido figurado, pero no en sentido literal. Características: Desde un punto de vista de su puesta en práctica, los sistemas de tiempo real se caracterizan por lo siguiente: Usualmente interactúan tanto con personas como con un ambiente que generalmente es autónomo y a menudo hostil Simultáneamente se lleva a cabo el proceso de muchas actividades. Se asignan prioridades diferentes a diferentes procesos: algunos requieren servicio inmediato mientras que otros pueden aplazarse por períodos razonables. Se interrumpe una tarea antes de concluirla, para comenzar otra de mayor prioridad. Existe gran comunicación entre tareas, especialmente dado que muchas tratan diferentes aspectos de un proceso general, como el control de un proceso de manufactura. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 8

9 Existe acceso simultáneo a datos comunes, tanto en memoria como en el almacenamiento secundario, por lo cual se requiere de un elaborado proceso de sincronización y semáforos para asegurar que los datos comunes no se corrompan. Existe un uso y asignación dinámicos de memoria RAM en el sistema computacional, dado que a menudo resulta poco económico asignar suficiente memoria fija para manejar situaciones pico de alto volumen. 3. Sistemas de información gerencial. Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles: Management Information System), incluyen procesamiento de transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo. Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema total. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de los datos. Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de decisiones y colaboran en la toma decisiones. Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio. 4. Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones Definición: Los sistemas de apoyo a decisiones o DSS (Decision Support Systems) se diferencian de los sistemas de información gerencial tradicionales, en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión es del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente). Los sistemas de apoyo a decisiones son realizados de acuerdo a las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los utiliza a diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales. Son sistemas que no toman decisiones por si mismos, sino que ayudan a los administradores y a otros profesionales de una organización a tomar decisiones inteligentes y documentadas acerca de los diversos aspectos de la operación. Un sistema de apoyo a la toma de decisiones es una o varias formas de establecer un sistema para una tarea clave administrativa o de organización, ciertamente un sistema de apoyo de decisiones está realizado para una tarea administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o tarea. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 9

10 Los sistemas de apoyo a decisiones suelen ser diseñados especialmente para servir a los administradores en cualquier nivel de la organización. Ejemplos: Planillas de cálculo, Sistemas de análisis estadístico, programas de pronósticos de mercado, etc. Características: Típicamente son sistemas pasivos en el sentido de que no operan en forma regular, es decir, operan solo cuando se les necesita No solo recuperan y exhiben los datos, sino que también realizan varios tipos de análisis matemáticos y estadísticos. Tienen la capacidad en la mayoría de los casos de presentar la información en una variedad de formas gráficas, al igual que en forma de reportes. Dentro de los sistemas de apoyo a decisiones se encuentran los: 4.1. Sistemas de Planeación Estratégica: Definición: Son utilizados por los gerentes en jefe para evaluar y analizar la misión de la organización. No son programas de computadoras en sí; son complejas combinaciones de actividades y procedimientos, muchos de los cuales los llevan a cabo humanos utilizando información obtenida de fuentes externas (estudios de mercados, etc.) y datos internos provenientes de otros sistemas de la organización. 5. Sistemas Basados en el Conocimiento Son sistemas que se asocian con el campo de la Inteligencia Artificial y se dividen en dos grandes grupos: 5.1. Sistemas Basados en el Conocimiento Definición: Son sistemas que contienen grandes cantidades de diversos conocimientos que emplean en el desempeño de una tarea dada Sistemas Expertos Definición: Es un programa de computadora que contiene el conocimiento y la capacidad necesarios para desempeñarse en un nivel de experto. El sistema experto es un apoyo de alto nivel intelectual para el experto humano, lo cual explica su otro nombre: asistente inteligente. Son capaces de explicar las líneas de razonamiento que llevaron a las decisiones que tomaron. Algunos de ellos pueden incluso llegar a explicar por que descartaron ciertos caminos de razonamiento y por que escogieron otros. Esta transparencia es una característica primordial de los sistemas expertos, dado que su credibilidad surgirá debido a un comportamiento transparente y explicable. Nota: los términos sistema basado en el conocimiento y sistema experto a menudo se utilizan indistintamente. Ejemplo: Deep Blue Computadora que jugaba al ajedrez a nivel de experto. Mas componentes y tipos de Sistemas de Información En términos prácticos, el alcance del término "sistema de información" puede variar notablemente entre una organización y otra y, según el caso, puede abarcar todos o algunos de los siguientes elementos: Bases de datos de la compañía, Software de gestión integral de empresas (ERP, por sus siglas en inglés), Herramienta para la Gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés), Herramienta para la Gestión de la cadena de suministro (SCM, por sus siglas en inglés), Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 10

11 Solicitudes de empleo, Infraestructura de red, Servidores de datos y sistemas de almacenamiento, Servidor de aplicaciones, Dispositivos de seguridad. ERP (en español gestión integral de la empresa), también llamado software de gestión integrada, consta de aplicaciones cuyo propósito consiste en coordinar todas las actividades de una empresa (llamadas actividades verticales como la producción, el aprovisionamiento o las actividades horizontales como el marketing, la fuerza de ventas, la gestión de los recursos humanos, etc.) en torno al mismo sistema de información. El software de gestión integrada generalmente provee herramientas de groupware y workflow para asegurar la transversalidad y el flujo de información entre los distintos servicios de una empresa. El término "ERP" proviene del nombre del método MRP (planificación de recursos de fabricación) que se usó en la década de 1970 para la gestión de la planificación de la producción industrial. Implementación de ERP ERP es mucho más que un software: es un proyecto real que requiere la integración completa de una herramienta de software dentro de una organización y de una estructura específica y por lo tanto involucra costes de ingeniería importantes. Por otro lado, su implementación en una empresa exige cambios importantes en los hábitos laborales de una gran parte de los empleados. En consecuencia, se considera que el coste de la herramienta de software representa menos del 20 por ciento del coste total de la implementación de ese sistema. CRM: La gestión de relaciones con el cliente o CRM (en inglés CRM por Customer Relationship Management) tiene la intención de proveer soluciones tecnológicas que permitan fortalecer la comunicación entre la empresa y sus clientes para mejorar las relaciones con la clientela a través de la automatización de los distintos componentes de la relación con el cliente: La preventa: está relacionada con el marketing y consiste en estudiar el mercado, es decir las necesidades de la clientela, e identificar potenciales clientes. El análisis de la información reunida sobre los clientes permite a la empresa revisar su selección de productos con el fin de satisfacer mejor las expectativas. La automatización de marketing para empresas (EMA) consiste en la automatización de las campañas de marketing. Las ventas: la automatización de las fuerzas de venta (Sales Forces Automation en inglés, abreviado como SFA) consiste en otorgar a los negocios herramientas de puesta a prueba para asistir la implantación de medidas destinadas a potenciales clientes (gestión de contactos, de reuniones de ventas, de relanzamientos, pero también ayuda en la preparación de propuestas comerciales, etc.). Gestión de servicio al cliente: a los clientes les gusta sentirse conocidos y reconocidos por la empresa y no quieren tener que volver a contar la historia de su relación con la empresa cada vez que son contactados. La posventa: en esta etapa se provee asistencia al cliente, en especial a través de la implementación de centros de llamada (también conocidos como Servicio de atención al cliente, líneas directas o por el término en inglés, call centers) y del suministro en línea de información de soporte técnico. El propósito de CRM es mejorar la proximidad con los clientes para responder a sus necesidades y convertirlos en clientes leales. Por lo tanto, un proyecto de CRM debe proveer a cada sector de la empresa el acceso al sistema de información para poder conocer mejor al cliente y proporcionarle los productos y servicios que satisfagan sus expectativas de la mejor manera posible. Integración de CRM a la empresa La implementación de soluciones de CRM en la empresa no sólo consiste en instalar software ad hoc, sino en modificar la organización de la empresa como un todo, lo que requiere la implementación de un proyecto de cambio de comportamiento. De hecho, la implementación de una estrategia CRM demanda cambios estructurales, competitivos y de comportamiento. SCM El término SCM (gestión de la cadena de suministro, del inglés Supply Chain Management) se refiere a las herramientas y métodos cuyo propósito es mejorar y automatizar el suministro a través de la reducción de las existencias y los plazos de entrega. El término producción "justo a tiempo" caracteriza el concepto de reducir al mínimo las existencias a lo largo de toda la cadena de producción. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 11

12 Las herramientas SCM se basan en información sobre la capacidad de producción que se encuentra en el sistema de información de la empresa para hacer pedidos automáticamente. Por eso, las herramientas SCM tienen una fuerte correlación con la gestión integral de la empresa (ERP, Enterprise Resource Planning en inglés) dentro de la misma empresa. En teoría, una herramienta SCM permite rastrear el paso de las piezas (rastreabilidad) entre los distintos participantes de la cadena de suministro. Concepto de Cadena de Suministro En una empresa productora, el tiempo que lleva terminar un producto depende en gran parte del suministro de materias primas, de elementos de ensamblaje o de piezas sueltas en todos los niveles de la cadena de producción. Por lo tanto, el término "cadena de suministro" hace referencia a todos los eslabones de esa cadena. Compras Suministro Gestión de existencias Transporte Mantenimiento El término "cadena de suministro" es global, en especial dentro de la empresa, pero también incluye a todos los proveedores y a sus subcontratistas. Sistemas de Workflow El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo. Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo Se pueden distinguir tres tipos de actividad: Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo. Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 12

13 Actividades de coordinación. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. Un sistema de Workflow, debe proveer los siguientes servicios: Cuantos documentos y de qué tipo han ingresado o salido. En que posición se encuentran. Cual es el rol responsable en ese instante, quien lo representa. Donde se producen los cuellos de botella. Que tipo de documentación es la que consume mayores recursos. A quienes debemos respuestas y en que plazos. Que trámites eventualmente se atrasarán (proactivo) y que podemos hacer para resolver el problema y finalmente. Que trámites se encuentran atrasados (reactivo). Utilizando las capacidades de desarrollo gráfico y generación de código se logran soluciones de Workflow específico que interactúan con los Sistemas de Información que existan en la organización. Como ser: Servicios de Asistencia de Clientes, Seguimiento de Órdenes de Compra, Seguimiento de Pólizas de Seguros, Seguimiento y Control de Trámite de Otorgamiento de Créditos, Trámite de Pensiones, Seguimiento de Documentos, Oficina de Partes, Sistemas de Atención de Clientes (Afiliados), Control de Proyectos, Control y Seguimiento de Contratos, Gestión Comercial (telemarketing, preventa, postventa, evaluación), Seguimiento de Créditos Hipotecarios, Mesas de Ayuda Interna, Seguimiento y Control de Notas de Pedido, Ordenes de Producción, Despacho y Facturación, Mail Corporativo y aplicaciones genéricas (recados, noticias, compromisos, otros). Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, por ejemplo: Personas Aplicaciones o servicios Procesos de terceros En la práctica, un Workflow puede describir: El circuito de validación. Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso. Los plazos que deben respetarse. Los modos de validación. Además, le proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 13

14 El ejemplo anterior es una representación muy esquemática de cómo puede verse el Workflow para la publicación de un documento en una intranet con la ayuda de una interfaz de publicación: El editor propone un artículo al director de la sección. El editor de la sección le echa una mirada al documento y lo valida. El editor en jefe considera que el documento contiene elementos que no son actuales y lo devuelve al editor. El editor revisa la copia y la envía al director de sección. El director de sección corrige algunos errores tipográficos y envía nuevamente el artículo al editor en jefe. El editor en jefe valida el documento para que se publique en línea. Software para Workflow Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante). En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación. Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg,.gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema. Beneficios del Workflow o flujo de trabajo Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser: Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio. Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales. Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores. Integración de procesos empresariales. Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 14

15 Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo. Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas. Motor de Workflow El motor de Workflow es una herramienta que permite dar forma a y automatizar los procesos de negocios de la empresa. Con este tipo de herramientas se pueden formalizar las reglas comerciales de la empresa para automatizar el proceso de toma de decisiones, es decir, qué rama de Workflow elegir según el contexto. Sistemas Colaborativos Trabajo Colaborativo: El trabajo colaborativo se define como aquellos procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos, más herramientas diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo. En el marco de una organización, el trabajo en grupo con soporte tecnológico se presenta como un conjunto de estrategias tendientes a maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales. El mayor desafío es lograr la motivación y participación activa del recurso humano. Además deben tenerse en cuenta los aspectos tecnológico, económico y las políticas de la organización. Trabajo colaborativo o groupware son palabras para designar el entorno en el cual todos los participantes del proyecto trabajan, colaboran y se ayudan para la realización del proyecto. Elementos del trabajo colaborativo: Objetivos: Los mismos de la organización; particulares, bien definidos u otros Ambiente: cerrado. Motivación: la persona es convencida por la organización. Tipo de proceso: se formaliza el proceso grupal. Aporte individual: conocimiento y experiencia personal al servicio de los intereses organizacionales. Pasos del proceso grupal: se deben definir claramente y previamente. Groupware El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente. La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración. El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología. Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 15

16 típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos." Tipos de colaboración El software colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-comunicación herramientas de conferencia herramientas de gestión colaborativa o en grupo Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: Correo electrónico. Correo de voz. Publicación en web. Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar. Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes. Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video. Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones. Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza. Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información. Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de grupos colaborativos. Beneficios Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo. Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto; Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 16

17 el groupware proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida. Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una manera más eficiente. La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el groupware tradicional no tiene ningún gancho para integrar la información de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo. Trabajar desde casa Para algunas personas, que trabajan solos en casa es una opción excelente. Otros encuentran la idea un poco solitaria y en cierto modo desconcertante. Sin embargo se sienten acerca de los equipos virtuales, hay más y más de ellos, y ofrecen algunos beneficios definidos. Por un lado, no hay necesidad de una oficina o espacio de estacionamiento. Por otro lado, más gente puede ser incluida en el grupo de trabajo. La contaminación del aire y la congestión se reducen cuando la gente no se desplaza. Lo Virtual ofrece trabajo en equipo más flexibilidad para los trabajadores y las organizaciones. CLASIFICACION Relacionado a tiempo - Cuando los empleados utilizar la misma aplicación en diferente tiempo, se le llama groupware asíncrono y cuando se utilizan al mismo tiempo, se llama groupware sincrónico. Relacionado a la Plaza - Cuando trabajo en grupo es utilizado por los empleados en el mismo lugar, se llama coubicarse y si se utiliza en diferentes lugares a continuación, se le llama Distancia. GROUPWARE SINCRÓNICO (Synchronous groupware). Tipo de groupware que trabaja en tiempo real, permitiendo que múltiples participantes colaboren en grupos al mismo tiempo. Ejemplos de groupware sincrónicos incluyen sistemas de Chat basados en texto, videoconferencias, o pizarras blancas. GROUPWARE ASINCRÓNICO (Asynchronous groupware). Tipo de groupware que permite que múltiples participantes colaboren pero no en tiempo real, al mismo tiempo. Los groupware asincrónicos incluyen , sistemas de control de versión, o sistemas de escritura colaborativos. Etica y Moralidad en los Sistemas Ver Anexo Capitulo 2: La Ética en los Sistemas de Información, provisto por la cátedra, del libro Etica y Legislacion Informática. Para el ppt ver: : Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 17

18 EL SUJETO Y OBJETO ETICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Llevando la cuestión de los sujetos de la información a una reflexión más profunda, debemos decir que la persona humana es el sujeto fúndante de la información y el pueblo o la sociedad el sujeto próximo o destinatario inmediato. El servicio al bien común y a los intereses de la sociedad general no puede efectuarse atropellando los derechos inviolables de las personas físicas. Igualmente decimos que el respeto a los particulares no debe ser excusa para atropellar los intereses de los demás, que son nuestros semejantes. Este equilibrio aparece como un desiderátum implícito en todos los códigos éticos. Destacando la capacidad creativa del informador sale al paso del mecanismo informativo. La verdadera información debe ser humana. Es decir, no reducirse a una mera transmisión mecánica de información, sino que debe realizarse utilizando oportunamente los géneros literarios más aptos para reflejar al máximo posible la realidad objetiva. Está claro que un mínimo de objetividad es indispensable para justificar éticamente los actos informativos. La consecuencia inmediata de esto es que el decir la verdad objetivamente, como reflejo de la realidad pura y limpia de manipulaciones arbitrarias, constituye el ideal supremo al auténtico no debe renunciar nunca, al menos como guía interior de su trabajo informativo. Por lo mismo, toda deformación deliberada de la verdad, a la que la sociedad razonablemente tenga derecho a conocer, constituye una inmoralidad profesional. Un mínimo de verdad es indispensable para justificar una información, que honestamente no puede claudicar de ella amparándose en teorías filosóficas escépticas radicales en materia de conocimiento. La función social de la información es exigida de modo especial. La responsabilidad informativa en cuestión no está referida a un concepto de sociedad abstracto. La sociedad a la que se presta el servicio informativo son grupos concretos frecuentemente en conflicto en razón de diversos intereses sociales, económicos y políticos que se deben respetar. La información social hoy en día pasa irremediablemente por la organización empresarial y los informadores que tienen que aprender a estar dentro del engranaje como su ámbito natural. En cualquier caso, el enfoque radicalmente humanista de su trabajo debe guiar de tal manera al informador que se sienta suficientemente liberado de presiones ideológicas, políticas y económicas para poder ofrecer un servicio de información lo más objetivo y respetuoso posible con las instituciones sociales públicas y las personas privadas. La apelación de la conciencia del que informa, para resolver correctamente las situaciones creadas por los conflictos de intereses, presupone una adecuada formación ética del mismo. No es razonable pensar que las decisiones en los casos conflictivos hayan de tomarlas con mala conciencia ética. Respetar a la vida privada y a la dignidad de la persona humana debe formar parte de las normas éticas. La difamación, la calumnia, la injuria y la insinuación maliciosa forman parte de lo inmoral, de lo perverso y con esto solo se busca hacer daño al que informa por eso la información debe ser pura, realista y objetiva. Así también el respeto a la intimidad y a la vida privada en el ejercicio de la información se debe plantear ética y jurídicamente frente a la sociedad. Sobre todo teniendo cuenta de la existencia de medios cada vez más sofisticados para detectar y controlar la vida ajena. Está en juego también el derecho a la propia imagen moral de cada uno de nosotros, que no ha de ser socavada ni con el desprestigio programado ni por las injerencias injustas en la vida de los demás. Bibliografía BOCCHINO, William. Sistemas de información para la administración técnicas e instrumentos. Primera edición. Trillas. México Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 18

19 - última consulta abril log%c3%ada%20de%20gesti%c3%b3n%20del%20cambio%20para%20proyectos%20platea.pdf - última consulta abril última consulta abril última consulta mayo última consulta mayo última consulta mayo 2012 Lectura Recomendada GINER DE LA FUENTE, Fernando, Los Sistemas de Información en la Sociedad del Conocimiento - ESIC Editorial- Madrid Prof. Lic. Analía N. Herrera Cognetta-JTP Ing. Laura R.Villarrubia-JTP Ing. Lía Rico 19