SISTEMAS DE INFORMACION, ORGANIZACIONES Y PROCESOS DE NEGOCIOS

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1 SISTEMAS DE INFORMACION, ORGANIZACIONES Y PROCESOS DE NEGOCIOS Relación entre Organizaciones y S.I. Pueden los Sistemas de Información aplanar las organizaciones reduciendo el numero de niveles que tienen? Permiten los S.I. a las organizaciones operar con menos administradores de nivel medio y trabajadores de oficina? Pueden esos sistemas servir para remodelar las organizaciones de modo que se vuelvan mas ágiles, eficientes y con gran impacto? Pueden las organizaciones usar tecnología de información para descentralizar el poder y extenderlo a trabajadores de niveles inferiores, aprovechando así el talento creativo de millones de empleados? Pueden las organizaciones usar sistemas para reconstruir sus procesos de negocios? Pueden Internet y la Word Wide Web sustituir a la organización? La Relación Bidireccional Los Sistemas de Información y las organizaciones tienen una influencia mutua: Por una parte, los S.I. deben estar alineados con la organización para proporcionar la información que necesitan importantes grupos dentro de ella. Por otra parte, la organización debe ser consciente y debe abrirse a la influencias de los S.I., si es que quiere beneficiarse de las nuevas tecnologías. Los S.I. afectan a las organizaciones, y estas afectan por fuerza al diseño de los sistemas. Son los administradores quienes deciden que sistemas se construirán, qué harán estos, cómo se implementaran, etc. En buena medida, los administradores y las organizaciones eligen los impactos de computación que desean. Características principales de las Organizaciones (1) Por qué son tan parecidas las organizaciones: características comunes:

2 Procedimientos operativos estándar: o Los empleados desarrollan reglas, procedimientos y prácticas razonablemente precisas, para enfrentar prácticamente todas las situaciones esperadas. o Algunas de esas reglas y procedimientos se asientan en procedimientos formales, pero casi todas son reglas empíricas que se siguen en situaciones dadas. o Una buena parte de la eficiencia que alcanzan las organizaciones modernas, tiene poco que ver con las computadoras y mucho que ver con el desarrollo de procedimientos operativos estándar. Por qué son tan parecidas las organizaciones: características comunes: Políticas de la organización: o En las organizaciones las personas ocupan diferentes puestos. Dado que los individuos tienen diferentes intereses y especialidades, es diferente que tengan diferentes puntos de vista, perspectivas y opiniones acerca de la forma en que deben distribuirse los recursos, las recompensas y los castigos. A causa de estas diferencias, se dan pugnas políticas, competencia y conflictos en todas las organizaciones o Una dificultad para efectuar cambios en las organizaciones sobre todo en lo tocante al desarrollo de nuevos sistemas de información es la resistencia política, que al parecer provoca cualquier cambio importante en la organización. o Prácticamente todos los sistemas de información que causan cambios importantes en las metas, los procedimientos, la productividad y el personal, tienen una carga política. Por qué son tan parecidas las organizaciones: características comunes: Cultura de la organización: o La cultura de la organización es el conjunto de supuestos fundamentales acerca de lo que la organización debe producir, qué procesos de negocios deben usarse, cómo deben definirse, y cómo, donde y para quiénes deben producirse los productos. o Todo lo demás tecnología, valores, normas, anuncios públicos, etc. - se sigue a partir de esos supuestos.

3 Algunos supuestos fundamentales de la vida universitaria son: que los profesores saben más que los estudiantes, que las clases tienen un horario regular y que las bibliotecas son acervos de conocimientos en forma de libros y publicaciones periódicas. o Al mismo tiempo, la cultura de la organización es una fuerza potente que restringe los cambios, sobre todo los tecnológicos. Cualquier cambio tecnológico que amenaza los supuestos culturales comunes enfrenta una resistencia muy fuerte. Por qué son tan diferentes las organizaciones: características singulares: Organizaciones y entornos: o Los sistemas de información son herramientas clave para la exploración del entorno, pues ayudan a los administradores a identificar cambios externos que podrían requerir una respuesta por parte de la organización. o Los entornos normalmente cambian con mayor rapidez que las organizaciones: cambios en los conocimientos y la tecnología, nuevos valores y mercados, cambios en la distribución global de la riqueza. o Los cambios en el entorno son causa importante del fracaso de las organizaciones. A medida que los entornos cambian, presentan nuevos problemas a los administradores. o Cuando los entornos se vuelven turbulentos, complejos y con recursos limitados, los conocimientos y las habilidades que las organizaciones llegaron a tener, pueden volverse inútiles e incluso ser un obstáculo para el cambio. Por qué son tan diferentes las organizaciones: características singulares: Organizaciones y entornos: o Algunas organizaciones aprenden a sobrevivir en entornos nuevos y cambiantes, adoptando nuevas tecnologías de información, modificando sus productos y servicios y su proceso de producción, repartiendo de diferente manera los activos de todo tipo y alterando su cultura; es decir explicando lo que están haciendo. Estas organizaciones adquieren rápidamente nuevos conocimientos y tecnologías, y en seguida utilizan esos activos en la producción

4 o Las organizaciones, tal vez la mayoría, se resisten más a los cambios, se vuelven disfuncionales y fracasan. Están aprenden aislándose de su entorno; sobreviven apoyándose en recursos flojos y en ahorros, desarrollando procedimientos operativos estándar rígidos; se vuelven eficientes en su actividad tradicional. Tarde o temprano, estos mecanismos para sobrellevar y aprender se agotan y las organizaciones fracasan. Cómo las Organizaciones afectan a los Sistemas de Información Algunos Cuestionamientos Cómo han usado realmente las organizaciones los Sistemas de Información? Cómo ha cambiado el rol de los Sistemas de Información en las organizaciones? Quién opera los Sistemas de Información? Por qué las organizaciones adoptan Sistemas de Información? 1 - Decisiones respecto al rol de los Sistemas de Información Las organizaciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de información porque toman decisiones acerca del uso de la tecnología y el rol que deben desempeñar. Los cambios en la configuración técnica y de organización de los sistemas, que han acercado mucho más la capacidad de cómputo y los datos a los usuarios finales, han apoyado ese cambio en el rol de los sistemas. 2 - Servicios de Tecnología de Información A través de decisiones acerca de quién diseñará, construirá y operará la tecnología dentro de la organización (estas decisiones determinan la forma en que se suministran los servicios tecnológicos). La función de Sistemas de Información en la organización se compone de tres entidades bien definidas: o Departamento de Sistemas de Información o Especialistas de Sistemas de Información. Programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos y administradores de sistemas de información.

5 Especialistas externos: proveedores y fabricantes de hardware, compañías de software y consultores o Tecnología misma Hardware y software. Hoy en día, el grupo de sistemas de información a menudo actúa como un poderoso agente del cambio en la organización y sugiere nuevas estrategias de negocios y nuevos productos basados en información, al coordinar tanto el desarrollo de tecnología como los cambios planeados en la organización. Hoy en día, en la mayor parte de los grupos de sistemas de información, una proporción cada día mas grande del personal consiste en Analistas de Sistemas, los cuales constituyen el enlace principal entre el grupo de S.I. y el resto de la organización. El trabajo del Analista de Sistemas consiste en traducir problemas y necesidades de negocios en necesidades y sistemas de información. Los Administradores de Sistemas de Información son quienes dirigen a los equipos de programadores y analistas, administradores de proyecto, administradores de instalaciones físicas, administradores de telecomunicaciones, jefes de grupos de automatización de oficina y, por último, administradores de operaciones de cómputo y de personal de captura de datos. Los usuarios finales son representantes de departamentos externos al grupo de S.I., para los cuales se desarrollan aplicaciones. Estos usuarios están desempeñando un rol cada vez más importante en el diseño y desarrollo de los S.I. El Departamento de Sistemas de Información esta encabezado por un jefe. Este es un puesto de alta gerencia que supervisa el uso de la tecnología de información en la compañía. Por qué las Organizaciones Construyen S.I. (1) En la actualidad, los sistemas se construyen para incrementar la eficiencia y ahorrar dinero, pero en muchos casos se ha vuelto indispensables para operar un negocio e incluso llegan a ser una fuente de ventaja competitiva, Sin embargo, es factible que ésta NO sea la única o NI siquiera la principal razón para adoptar sistemas. Algunas organizaciones construyen sistemas simplemente porque:

6 o Son más innovadoras que otras: tienen valores que fomentan cualquier tipo de innovación, sin pensar en su beneficio económico directo para la compañía. o En algunos casos, debido a las ambiciones de diversos grupos dentro de la organización. o En otros, los cambios en el entorno de la organización incluidos cambios en los reglamentos del gobierno, las acciones de los competidores y los costos exigen como respuesta un sistema de computación. Las explicaciones de porqué las organizaciones adoptan sistemas, se divide en dos grupos: Los factores del entorno: son aquellos factores externos a la organización que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información. Algunos son: o Aumento en los costos de mano de obra y de otros recursos. o Las acciones competitivas de otras organizaciones. o Cambios en los reglamentos del gobierno. El entorno también ofrece oportunidades a las organizaciones: Tecnologías. Fuentes de capital Procesos de producción nuevos. Los factores Institucionales: son factores internos de la organización que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información, e incluyen valores, normas e intereses vitales que gobiernan cuestiones de importancia estratégica para la organización : Por ej., la gerencia de una corporación puede decidir que necesita ejercer un control mucho más estricto sobre el proceso de inventarios y, por tanto, decide desarrollar un S.I. de inventarios (el sistema resultante se adopta, desarrolla y opera por razones puramente internas, institucionales).

7 Cómo los Sistemas de Información afectan a las Organizaciones Teorías Económicas Desde el punto de vista económico, la tecnología de Sistemas de Información puede verse como un factor de producción posible de ser sustituido libremente por capital y mano de obra. o A medida que baja el costo de la tecnología de S.I., sustituye a la mano de obra, cuyo costo histórico ha ido en aumento. Así pues, en el modelo microeconómico de la compañía, la tecnología de información debe dar pie a una reducción en el número de administradores medio y oficinistas, a medida que se lleva a cabo la sustitución. La tecnología de información, y en especial el uso de redes, puede ayudar a las compañías a reducir el costo de participar en el mercado (costos de transacción), haciendo costeable contratar a proveedores externos, en lugar de usar fuentes internas. La tecnología de información ha expandido la fuerza y el alcance de organizaciones pequeñas, al permitirles realizar las actividades de coordinación, como procesar pedidos o rastrear inventarios, con muy pocos empleados y administradores. Teorías Conductuales (1) Los investigadores del comportamiento han sugerido que la tecnología de la información podría modificar la jerarquía o la toma de decisiones de las organizaciones, al reducir los costos de adquirir información y al ampliar la distribución de la misma. (Malone, 1997) La tecnología de la información podría llevar información directamente de las unidades operativas a los administradores de nivel superior, eliminando así a administradores de nivel medio y a trabajadores de oficina que los apoyan. La tecnología de la información podría permitir a los administradores de nivel superior ponerse en contacto directamente con las unidades operativas de nivel más bajo, mediante el uso de las telecomunicaciones y computadoras en red, eliminando intermediarios en la gerencia misma (Leavitt y Whisler, 1958).

8 bien, la tecnología de información podría distribuir información directamente a los trabajadores de nivel más bajo, quienes entonces podrían tomar sus propias decisiones con base en sus propios conocimientos e información, sin intervención de la gerencia. Teorías Conductuales (2) Algunas investigaciones incluso sugieren que la computarización incrementa la información que se proporciona a los administradores de nivel medio, facultándolos para tomar decisiones más importantes que en el pasado y reduciendo así la necesidad de tener grandes cantidades de trabajadores de Nivel más bajo (Shore 1983). En las sociedades postindustriales, la autoridad se basa cada vez más en los conocimientos y las aptitudes, NO en la mera posición formal. Por tanto, la forma de las organizaciones deberá aplanarse porque los trabajadores profesionales suelen auto dirigirse; y la toma de decisiones deberá volverse más descentralizada a medida que los conocimientos y la información se extienden a todas las áreas (Drucker, 1988). La tecnología de información puede fomentar las organizaciones de equipos de trabajo conectados en red, en los que grupos de profesionales se reúnan cara a cara, o electrónicamente durante periodos cortos para llevar a cabo una tarea especifica (por ej., diseñar un automóvil nuevo). Internet y las Organizaciones Internet y en especial la Word Wide Web, esta comenzando a tener un impacto importante sobre las relaciones entre compañías y entidades externas, e incluso sobre la organización de los procesos de negocios dentro de una compañía. Internet aumenta la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de la información, y conocimientos en las organizaciones. Los negocios están reconstruyendo lentamente algunos de sus procesos clave con base en la nueva tecnología e Internet. Si el anterior trabajo con redes sirve como guía, un resultado será: o La simplificación de los procesos de negocios. o Una reducción en el numero de empleados. o Y organizaciones mucho más planas que antes.

9 Implicaciones para el Diseño y Entendimiento de los S.I. Si se quieren cosechar los beneficios de la tecnología, es preciso manejar las innovaciones en la organización cambios en la cultura, valores, normas y orientaciones de los grupos de interés con la misma planificación y dedicación con que se manejan los cambios tecnológicos. Es recomendable preparar una lista de los factores a considerar en los planes de sistemas. Los factores de organización cruciales son: o El entorno en el que la organización debe funcionar. o La estructura de la organización: Jerarquía, especialización, procedimientos operativos estándar. o La cultura y política de la organización. o El tipo de organización. o La naturaleza y el estilo de liderazgo. o El grado de apoyo y comprensión de la gerencia o El nivel de la organización en el que reside el sistema. o Los principales grupos de interés a los que el sistema afecta. o Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios que el S.I. debe apoyar. o Los sentimientos y las actitudes de los trabajadores que usarán el sistema de información. o La historia de la organización: inversiones anteriores en tecnología de información, habilidades existentes, programas importantes y recursos humanos La implementación de Sistemas de Información nuevos a menudo es más difícil de lo esperado, debido a los requisitos para el cambio de las organizaciones. Puesto que los Sistemas de Información podrían modificar dimensiones importantes de una organización, incluida su estructura, cultura, relaciones de poder y actividades de trabajo, es común que se oponga mucha resistencia a los sistemas nuevos.

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