Capítulo IV. El origen de la necesidad del desarrollo de Sistemas (Tecnología y Modelos) Octubre 2010

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1 Capítulo IV El origen de la necesidad del desarrollo de Sistemas (Tecnología y Modelos)

2 Como la Tecnología ayuda a crear procesos eficientes Organizaciones usan la tecnología de la información para organizarse de forma más flexible. De esta manera puede responder a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades de negocio. Sistemas de Información entregan a las organizaciones (grandes y pequeñas) flexibilidad adicional para superar limitaciones debidas al tamaño. Organizaciones pequeñas utilizan los sistemas de información para adquirir la fuerza de las organizaciones grandes, por ejemplo, pueden desarrollar mayores actividades de coordinación, tareas de fabricación con pocos empleados. Organizaciones grandes usan la tecnología de la información para lograr la agilidad y responsabilidad de las organizaciones pequeñas.

3 Detalle Compañías Pequeñas Utilizan computadores de escritorio (PC's) Utilizan Sw de bajo costo Información de acceso inmediato a través de teléfonos y enlaces de comunicaciones, elimina la necesidad de personal de investigación, así como el uso de bibliotecas de negocio. La administración puede obtener de manera fácil la información que necesita, por ejemplo para manejar empleados en lugares dispersos.

4 Detalle Compañías Grandes Sistema de fabricación a la medida permiten ofrecer productos personalizados en grandes cantidades. Pueden analizar grandes bases de datos con información de compras de los clientes y así conocer sus necesidades y preferencias, con la misma facilidad que los comerciantes locales. Información se puede distribuir fácilmente a los niveles inferiores de la organización, entregando herramientas a esos niveles para resolver problemas.

5 El cambiante proceso de administración La TI está transformando el proceso de administración, al proporcionar a los administradores, nuevas y potentes capacidades que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar. Ejemplo: Administradores obtienen información respecto del desempeño de su organización hasta el nivel de transacciones específicas de cualquier área, en cualquier momento. Ejemplo : Frito Lay, fabricante de bocadillos salados, sabe en cuestión de horas, cuantas bolsas de fritos se han vendido en cualquier lugar del mundo, en las tiendas de clientes, volumen de ventas y precios de competidores. Muchas compañías están usando la TI para planificar recursos de las empresas, utilizan para ello sw del tipo ERP's (enterprice resource planning)

6 El cambiante proceso de administración Estos sistemas de administración de negocios, integran todas las facetas del negocio, incluidas planificación, producción, ventas y finanzas, de modo de coordinar en forma más estrecha la información generada por cada módulo o tema. Ejemplo: Un representante de Bruselas introduce un pedido de un cliente,, los datos fluyen en forma automática a otros miembros de la compañía que necesitan conocerlos. La fabrica en Hong Kong recibe el pedido y comienza a fabricarlo. La Bodega verifica su avance en línea y planifica la fecha del embarque. La bodega puede verificar la existencia de materia prima y reabastecer lo que la fábrica a agotado. Los datos de ventas y productos fluyen al departamento de contabilidad. Oficinas centrales de esta corporación en Londres pueden estudiar los datos de último minuto sobre ventas, inventarios y producción, en cada paso del proceso.

7 Redefinición de Fronteras de la Organización Los sistemas de información en RED, permiten intercambiar electrónicamente, entre diferentes compañías, transacciones como pagos y órdenes de compra, reduciendo así el costo de obtener productos y servicios externos. Las organizaciones también comparten datos de negocio, catálogos mensajes de correo a través de estos sistemas. Los sistemas de información en red crean nuevas formas de eficiencia y nuevas relaciones entre una organización y otra, entre clientes o proveedores; lo cual redefine las fronteras de la organización.

8 Redefinición de Fronteras de la Organización Ejemplo: Chrysler Corporation está en red con sus proveedores, como Budd Company de Rochester, en Michigan; a través de este enlace, la Budd Company monitorea la producción de Chrysler y le envía piezas de lámina exactamente cuando las necesita, precedidas por un aviso de embarque electrónico. Así Chrysler y sus proveedores se han convertido en socios comerciales vinculados, con responsabilidades que comparten mutuamente. Estos sistemas que vinculan a la compañía principal con sus proveedores, se denominan Sistemas Interorganizacionales, porque automatizan el flujo de información a través de las fronteras de la organización. Estos sistemas permiten que la información o las capacidades de procesamiento de una organización mejoren el desempeño de otra, o las relaciones entre ellas.

9 Comercio y Negocios Electrónicos - Mercado Electrónico Sistema de información que enlaza a muchos compradores y vendedores para intercambiar información, productos, servicios y pagos. Gracias a la tecnología estos sistemas funcionan como intermediarios electrónicos y reducen costos de las transacciones de mercado típica, como seleccionar proveedores, establecer precios, ordenar productos y pagar facturas. Los compradores y vendedores pueden cerrar transacciones de compra y de venta digitalmente, sin importar la distancia. Una gran gama de servicios se anuncian, compran e intercambian en Internet diariamente. Las compañías han creado llamativos folletos electrónicos, anuncios, manuales de productos y formatos de pedido en la red.

10 Comercio y Negocios Electrónicos - Mercado Electrónico Hoy en día es posible conseguir desde flores frescas hasta efectuar transacciones por grandes sumas de dinero, en las bolsas más importantes del mundo. El comercio electrónico como los negocios electrónico han alterado la forma en como se efectúan los negocios. Las organizaciones han tenido que redefinir sus negocios, reinventar procesos de negocios, modificar su culturas corporativas, creando relaciones más estrechas con sus clientes y proveedores.

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12 Como usar los Sistemas de Información : Nuevas Oportunidades con Tecnología Sistemas de información actuales han creado nuevas oportunidades interesantes tanto para los negocios como para los individuos. Pero implican fuente de problemas, preguntas y retos para los administradores. Reto estratégico de los negocios Inversión en tecnología de información representa más de la mitad de los gastos anuales de capital de las mayor parte de las compañías del sector de servicios. Pero aun con esta inversión, las organizaciones no han obtenido los beneficios importantes para su negocio. Las potencias de HW y Sw han crecido con mayor rapidez que la capacidad de las organizaciones para aplicar y usar esta tecnología. Al aplicar TI muchas organizaciones deben ser rediseñadas, para de esta manera seguir siendo competitivas o lograr beneficios tangibles. Si las organizaciones sólo automatizan lo que están haciendo hoy en día, están desaprovechado el potencial de las TI.

13 Reto de la Globalización Dado rápido crecimiento del comercio internacional y surgimiento de una economía global, exigen SI capaces de apoyar tanto la producción, como la venta de bienes en muchos países. En años pasados las oficinas regionales se concentraban en resolver su propios problemas informáticos. Dadas las diferencias de idioma, cultura y política, esta orientación daba como resultado el caos y fracaso de los controles de la administración central. Si lo que se desea es desarrollar sistemas multinacionales integrados, los negocios deben desarrollar HW, Sw y estándares de comunicación global, creando además estructuras de contabilidad e informes multiculturales (normas internacionales).

14 El reto de la arquitectura de Información Crear un nuevo sistema implica mucho más que instalar una máquina en el sótano. Estos procesos colocan hoy en día miles de computadores personales en escritorio de empleados que tienen poca experiencia con ellos, conectan los dispositivos a potentes redes de comunicación, reacomodan las relaciones sociales en la oficina y el lugar de trabajo, modifican patrones de presentación de informes y redefinen las metas del negocio. Los sistemas nuevos hoy, requieren rediseñar la organización y desarrollar nueva arquitectura de información. La arquitectura de la información es la forma específica que la TI adopta en una organización para lograr metas o realizar funciones selectas. Se trata de un diseño de los sistemas de aplicación de negocios que sirven a cada especialidad funcionales y nivel de organización, y la forma específica que cada organización los usa.

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16 La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina Infraestructura de tecnología de información, y consiste en el hw y sw, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo. Estas tecnologías constituyen los TI compartidos de la compañía y están disponibles para todas sus aplicaciones. La Gerencia General de cada organización decidirá como repartir los recursos que tiene asignados para hw y sw, almacenamiento y redes, a fin de efectuar inversiones acordes al tamaño de la organización. La problemática hoy en día está basada en que muchas organizaciones están batallando para integrar islas de información y tecnología, en una arquitectura coherente.

17 El reto de la inversión en sistemas de Información El problema que surge con el desarrollo de computadores potentes y de bajo costo, está relacionado con la administración y la organización, y no con la tecnología. Un tema es utilizar TI para diseñar, producir, entregar y mantener productos nuevos, y otro tema es ganar dinero haciéndolo. Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con la esperanza de posicionarse estratégicamente es complicado y costoso. Si entender los costos y beneficios de construir un solo sistema es algo difícil, considerar si el implante del sistema "vale o no la pena", es aún mayor. Imaginar que piensa un ejecutivo cuando se le presenta una trasformación relevante en la arquitectura de información de la compañía?... Un audaz proyecto que cambiará la organización, costará millones de dólares y además tardará mucho tiempo.

18 El reto de la responsabilidad y Control Pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gente sea capaz de controlar y entender? Los sistemas de información son tan esenciales para los negocios, el gobierno y la vida cotidiana, que las organizaciones deben tomar medidas para asegurar que sean exactos confiables y seguros. Los sistemas automatizados que tienen fallas o son difíciles de operar, pueden tener consecuencias dañinas. Una compañía va hacia un desastre si usa sistemas que no funcionan como deben; que no proporcionan información en una forma que la gente pueda interpretar y usar correctamente. Las posibilidades de fraude, error, abuso y destrucción, son enormes. Los sistemas de información se deben diseñar de modo que funcionen como deben, y de modo que los seres humanos puedan controlar el proceso. Al construir y usar sistemas de información, las organizaciones deben tomar en cuenta la salud, la seguridad, la permanencia en el empleo y el bienestar social, con tanto cuidado como hacen sus metas de negocio.

19 El rol estratégico de los Sistemas de Información Tipos de Sist de Información Grupos a los que sirve Nivel Estratégico Administradores de Nivel Superior Nivel de Administración Administradores de Nivel Medio Nivel de Conocimiento Trabajadores de conocimiento de datos Nivel Operativo Administradores Operativos Áreas de La Organización Ventas y Marqueting Producción Finanzas Contabilidad RRHH

20 Aplicaciones de Sistemas, Clave en la Organización Una organización tienen diferentes intereses, especialidades y niveles, existen por tanto diferentes tipos de sistemas. No existe un solo sistema capaz de entregar toda la información que la organización requiere. Las organizaciones y los sistemas, se pueden dividir en diferentes niveles: estratégico de administración, de conocimientos y operativos. Cada sistema de información estará dirigido a cada nivel y función. Los sistemas en el nivel estratégico ayudarán a preparar planes a largo plazo. Los sistemas en el nivel medio ayudan a los administradores de nivel medio a controlar y dar seguimiento. Los sistemas en el nivel de conocimiento, ayudan a los trabajadores de conocimiento y datos, a diseñar productos, distribuir información y manejar el papeleo.

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